La sindrome del "Questa riunione poteva essere un'e-mail" sta dilagando nel mondo degli affari. Non prendeteci in parola: i dati parlano più delle parole:
Un sondaggio condotto su 182 senior manager ha mostrato che il 71% degli intervistati trova le riunioni inefficienti e improduttive Oltre la metà dei dipendenti controlla le e-mail, manda messaggi o fa altro in multitasking durante le riunioni
- In media,31 ore vengono sprecate ogni mese , per cui la loro implementazione è un modo eccellente per evitare le snoozefest. 🥱
Questa guida vi insegnerà come eseguire stand-up giornalieri brevi e dolci che mantengano il vostro team in sintonia senza consumare tempo di lavoro prezioso.
Che cos'è una riunione stand-up?
Una riunione di stand-up è un breve check-in che vi permette di fare il punto con il vostro team e di discutere delle attività completate e di quelle future, oltre che di eventuali sfide. È stata resa popolare da sviluppo software team che utilizzano il metodologia agile -un insieme di progetti principi di gestione focalizzati su collaborazione interfunzionale e un approccio iterativo per miglioramento continuo . 📈
Gli stand-up sono tipicamente condotti ogni giorno, anche se è possibile adattare la cadenza al vostro flusso di lavoro. La riunione può durare da 5 a 15 minuti, sufficienti per affrontare le fasi necessarie in modo rapido ed efficace.
Come gestire una riunione Stand-Up
Il meccanismo alla base delle riunioni giornaliere di stand-up è semplice: riunite il vostro team e lasciate che a turno si occupino di tre domande
- cosa avete fatto ieri?"
- cosa farete oggi?"
- {\an8}"C'è qualcosa che blocca i tuoi progressi?"
Questo è il cosiddetto approccio "Round Robin", ma si può anche utilizzare il metodo "Walk the Board", in cui l'intero team discute ogni compito sulla lavagna in un ordine specifico (in genere da sinistra a destra).
Considerate le domande di cui sopra come le fasi che ogni membro del team deve seguire affinché la riunione produca i risultati desiderati. Spieghiamo ciascuna di esse in modo più dettagliato, così da sapere cosa cercare nelle risposte.
Domanda 1: "Che cosa avete fatto ieri?"
Questa domanda ha diversi scopi importanti, oltre all'ovvio resoconto dei compiti completati. Mostra se un membro del team è in grado di di dare priorità a compiti sensibili al tempo rispetto a quelli che possono aspettare, il che è fondamentale in un ambiente dal ritmo incalzante. 🏃
Visualizzate i carichi di lavoro del team con la vista Timeline per monitorare i progressi e regolare le date di scadenza delle attività
In questa fase, è possibile anche svelare eventuali inefficienze ed errori di pianificazione. Ad esempio, se un membro del team dice di non aver fatto molto mentre un altro è stato sommerso di compiti, è un chiaro segno che dovreste riequilibrare il flusso di lavoro e riadattare il carico di lavoro di conseguenza.
Infine, lo scambio di informazioni sui compiti portati a termine può aiutare il team a a collaborare in modo più efficiente e ottenere preziose informazioni di cui avranno bisogno per il prossimo lavoro.
Qualcuno potrebbe aver completato un compito simile a quello su cui lavorerà un altro membro del team, in modo da poter dare una mano.
Domanda 2: "Cosa farai oggi?"
Uno dei punti principali di uno stand-up giornaliero è quello di definire la rotta per la giornata a venire e di assicurarsi che i compiti imminenti siano allineati con l'obiettivo generale. Questa fase consente di filtrare in modo proattivo il lavoro di scarso valore e di aumentare l'efficienza del team.
Supponiamo che abbiate scoperto una vulnerabilità di autenticazione che deve essere risolta con urgenza. Se uno dei membri del team dice che il suo piano iniziale per la giornata era di completare un'attività meno sensibile al tempo, come il refactoring del codice legacy, potete dirgli di metterlo in secondo piano e di lavorare sul problema della sicurezza.
Visualizzare, aggiungere, assegnare o commentare rapidamente le dipendenze direttamente in un'attività di ClickUp
Parlare del lavoro imminente previene ogni tipo di malinteso. Elimina le sovrapposizioni di attività, chiarisce le dipendenze e assicura che i compiti critici vengano svolti. ✅
Domanda 3: "C'è qualcosa che blocca i vostri progressi?"
La fase finale delle riunioni di stand-up è dedicata a far emergere e rimuovere i fattori di blocco, come ad esempio:
- Un membro del team non ha accesso alle informazioni o agli strumenti di cui ha bisogno per completare i suoi compiti quotidiani
- Devono aspettare che un compito precedente assegnato a qualcun altro sia terminato
- Un compito richiede l'approvazione prima di essere completato
Incoraggiate il vostro team a essere proattivo nei confronti dei blocchi, in modo che tutte le comunicazioni necessarie avviene durante lo stand-up. In questo modo si evita un inutile tira e molla e ulteriori riunioni, spianando la strada al team per raggiungere i propri obiettivi. 🎯
6 consigli per organizzare riunioni giornaliere stand-up efficaci
Quando si organizzano riunioni brevi come gli stand-up giornalieri, è necessario far contare ogni minuto . ⏱️
Di seguito troverete alcuni suggerimenti praticabili per ridurre al minimo gli sprechi e garantire che tutti traggano valore dalla riunione. Imparerete inoltre come portare le vostre riunioni al livello successivo con ClickUp -una piattaforma di gestione dei progetti all-in-one che si rivolge a team agili di tutte le dimensioni.
Suggerimento 1: Mantenere la semplicità
Gli stand-up devono essere veloci e dinamici: riunite tutti in un unico luogo, fate rispondere alle tre domande chiave e lasciateli liberi di svolgere il loro lavoro quotidiano. Per rimanere agili, seguire un processo trasparente abbinato a uno o due semplici strumenti di gestione delle riunioni.
Non avete tempo di spulciare documenti o fogli di calcolo per assicurarvi che nulla venga tralasciato e che non ci siano problemi tenere traccia dei progressi del progetto -È necessario un centro di smistamento per mantenere le informazioni critiche visibili ai membri del team. Riunioni ClickUp vi permette di godere di tanta chiarezza e di ridurre al minimo il lavoro manuale durante le riunioni. È possibile creare liste di controllo per ogni membro del team e assegnare commenti al volo per garantire che i dettagli importanti non sfuggano.
Assicuratevi che i vostri commenti siano visti assegnando i commenti agli utenti direttamente nelle attività e ottenendo una rapida visualizzazione dei commenti assegnati in una Checklist
L'opzione Super Rich Editing di ClickUp consente di annotare le note delle riunioni, di evidenziare i punti importanti e di incorporare diversi tipi di contenuti per mantenere tutte le idee chiave in un unico posto. Se il vostro flusso di lavoro comprende attività ripetute come il perfezionamento del backlog e le revisioni del codice, potete renderle ricorrenti in modo che appaiano automaticamente nei vostri stand-up. 🔄
Impostare attività ricorrenti per eliminare il lavoro ripetitivo durante la creazione degli ordini del giorno delle riunioni
Suggerimento 2: Scegliere un orario (e rispettarlo)
Riservate una fascia oraria specifica per le riunioni di aggiornamento e rendetela coerente. Questo garantisce struttura e prevedibilità, aiutando il team a rimanere organizzato e a migliorare la partecipazione.
Per quanto riguarda il quando la riunione dovrebbe avvenire, dipende dal vostro flusso di lavoro. L'ideale sarebbe organizzare una riunione di mattina, in modo che il team sia pronto per la giornata quando sarà terminata. Non deve essere la prima cosa da fare, ma assicuratevi che la riunione si tenga prima che il team sia pronto a rimboccarsi le maniche.
Questo è più facile a dirsi che a farsi in un impostazione remota soprattutto se i membri del team sono sparsi in tutto il mondo. La vostra mattina potrebbe essere la notte fonda di qualcuno, il che complica non poco le cose.
Se non riuscite a trovare un orario che vada bene per tutti, un async stand-up potrebbe essere la vostra unica opzione. Non è efficace come una riunione in tempo reale, ma è sempre meglio che lasciare un membro del team fuori dalla riunione.
Suggerimento 3: avere una panoramica completa degli stand-up
Che il vostro team sia in sede, ibrido o completamente remoto, l'ultima cosa che volete è memorizzare ciò che accade durante uno stand-up o aspettarvi che il vostro team lo faccia. Dovrebbe esserci una traccia cartacea di tutto ciò che viene discusso per garantire che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda.
Come minimo, è necessario un foglio di calcolo per tenere traccia delle presenze, dei compiti, dei blocchi e di altre informazioni rilevanti di ciascun membro del team.
Anche se non c'è nulla di male nell'usare un foglio di calcolo di base si vorrà una soluzione più robusta e intuitiva che non richieda la creazione di un intero sistema da zero. Se avete bisogno di una mano, il Modello di riunione giornaliera ClickUp può essere un'aggiunta preziosa alle vostre riunioni.
Il modello di riunione ClickUp Daily Standup consente di strutturare la riunione con opzioni quali stati personalizzati, campi personalizzati e visualizzazioni personalizzate
È dotato di tutto ciò che serve per sistematizzare le riunioni e tenerle ben organizzate. È possibile elencare i compiti con stati personalizzati e assegnare etichette di priorità per definire una chiara gerarchia e affrontare prontamente il lavoro urgente. ⚡
Un robusto Vista del consiglio di amministrazione consente di di prendere parte al programma e vedere chiaramente i compiti di ogni membro del team, in modo da essere sempre al corrente dei progressi del progetto. Condividete questa panoramica completa con il vostro team e non dovrete più preoccuparvi di silos di progetto o incomprensioni.
Potete anche incoraggiare il team a compilare i propri campi in modo indipendente, il che risolve in qualche modo il già citato limite degli stand-up in fusi orari diversi.
Dite a coloro che non possono partecipare di farlo non appena iniziano la loro giornata, e rimarranno nel giro.
Suggerimento 4: Mantenere un leader e una struttura chiari
Prima di iniziare a condurre gli stand-up, è necessario nominare un leader che creare gli ordini del giorno e moderare le riunioni. Se si utilizza il programma Metodologia Scrum -come molti team agili- questo sarà molto probabilmente il Maestro di mischia .
In caso contrario, può essere un product manager o un altro leader che ricopre una funzione simile.
Per quanto riguarda l'ordine del giorno, in genere è simile a questo:
- Un rompighiaccio o una breve conversazione informale per creare l'atmosfera
- Le tre domande stand-up (se si utilizza il metodo Round Robin)
- Eventuali aggiornamenti sul progetto
- Obiettivi e punti d'azione
Naturalmente, questo è solo un suggerimento e siete liberi di strutturare la riunione nel modo più adatto al vostro team e al vostro flusso di lavoro.
Se avete bisogno di una piattaforma per sviluppare un ordine del giorno efficace, potete utilizzare Documenti ClickUp -an Strumento alimentato dall'intelligenza artificiale che permette di creare tutti i tipi di documenti, dai semplici note di riunione a wiki completi. 📃
ClickUp Docs offre innumerevoli opzioni di personalizzazione e formattazione. È possibile utilizzare i Comandi Slash per aggiungere blocchi di codice, widget, pulsanti cliccabili e altri elementi interattivi che contribuiscono a creare agende dinamiche.
Utilizzate i comandi Slash in ClickUp Docs per formattare e modificare la vostra agenda senza problemi
ClickUp Docs consente anche di assegnare punti d'azione, riassumere riunioni e completare molte altre attività, che possono essere automatizzate con ClickUp AI . Il strumento di intelligenza artificiale può togliere dalle vostre spalle un sacco di lavoro banale, liberando più tempo per concentrarsi sulla riunione vera e propria.
Suggerimento 5: Rimanete concentrati sui vostri obiettivi
Le riunioni di stand-up efficaci sono più di un semplice check-in: aiutano a tracciare gli obiettivi dello sprint e a garantire che il team non esca dalla rotta. Ogni stand-up dovrebbe dirvi esattamente quanto siete vicini al raggiungimento dell'obiettivo e se c'è qualcosa che potete fare per ottimizzare il flusso di lavoro .
Per far sì che ciò accada, è necessario un modo per mostrare i progressi al di là dei numeri grezzi e degli aggiornamenti di stato. Per una panoramica completa e visivamente accattivante, si può usare Obiettivi di ClickUp .
Se avete bisogno di tracciare i vostri OKR (Obiettivi e risultati chiave), cicli di sprint o qualsiasi altro obiettivo specifico, ClickUp Goals vi offre una dashboard interattiva con tutte le funzioni necessarie per tenere sotto controllo i vostri progressi.
Tracciate facilmente i cicli di sprint, le milestone e i progressi complessivi del progetto con ClickUp Goals.
Ad esempio, è possibile collegare tutte le attività di uno sprint a un obiettivo generale e la barra di avanzamento si riempirà automaticamente man mano che il vostro team segna le attività completate. È inoltre possibile creare roll-up di avanzamento per per le pietre miliari all'interno dell'obiettivo e ottenere una visione dettagliata degli aggiornamenti più recenti. 🔔
Con ClickUp Goals non c'è spazio per le congetture e la confusione. Stabilite i vostri obiettivi, assegnate compiti e scadenze e avrete un'idea di come gestire il vostro lavoro una salda padronanza del vostro backlog per assicurarsi che non sfugga di mano.
Suggerimento 6: Mettere una pietra sopra a problemi complessi
ieri > oggi > blocchi > fatto!
Questo è l'aspetto che dovrebbero avere le riunioni di stand-up: niente di più, niente di meno. Eppure, potrebbero emergere molti argomenti che richiedono ulteriori discussioni. L'ultima cosa che volete fare è impantanarvi in questi argomenti, perché è un modo infallibile per far andare per le lunghe la riunione. 🐌
Invece, puntate sul problema e dite a un membro del vostro team che potete discuterne separatamente una volta terminato lo stand-up. In questo modo, tutti avranno la possibilità di esaminare tutte le domande necessarie e la riunione procederà rapidamente.
Sfide comuni dello stand-up (e come superarle)
Anche con una pianificazione e un'organizzazione meticolose, gli stand-up potrebbero non andare sempre nel modo desiderato. Esaminiamo alcune insidie comuni e le tattiche per affrontarle. 💡
Presenza irregolare
Sebbene sia normale che un compagno di squadra salti uno stand-up in rare occasioni se non è disponibile, questo non dovrebbe diventare una cosa regolare. Questo vanifica l'unico scopo delle riunioni giornaliere, poiché non è possibile garantire che il team sia allineato senza conoscere i compiti, i progressi e i potenziali ostacoli di ciascuno.
Per ridurre al minimo la mancata partecipazione, assicuratevi che il vostro team comprenda l'importanza delle riunioni. Comunicatene chiaramente il valore e sottolineate che non si tratta di un'altra politica noiosa, ma di qualcosa che va a diretto vantaggio del team e che può semplificare il flusso di lavoro.
Se questo non funziona, potete motivare il vostro team introducendo incentivi e/o deterrenti. Non deve trattarsi di qualcosa di esagerato: pensate a qualcosa di semplice, come un barattolo per le mancate presentazioni o un piccolo premio segno di apprezzamento per la frequenza regolare. 🎖️
Inefficienze di tempo
Ci sono molte ragioni per cui le riunioni possono durare più a lungo del previsto, in particolare:
- Alcuni membri del team occupano troppo tempo
- C'è troppa attenzione alla risoluzione dei problemi
- Si sta utilizzando un sistema di gestione delle riunioni inefficiente opiattaforma di comunicazione di gruppo Evitare o risolvere questi problemi è responsabilità del moderatore. Non dovrebbe esitare a impedire ai membri del team di parlare se entrano troppo nei dettagli e rubano tempo agli altri. Fate sapere a ogni membro del team che ha un tempo fisso per rispondere alle domande necessarie e che deve essere conciso. ⏲️
Creare fogli di presenza per raccogliere e visualizzare il tempo tracciato tra le attività e le sedi, per avere una visione rapida dei vostri progressi
All'inizio, mentre il team si sta ancora abituando agli stand-up, è lecito aspettarsi qualche deviazione dalle fasce orarie assegnate. Prestate attenzione alle principali cause di spreco e perfezionate le riunioni nel tempo per renderle più rigorose.
Blocchi di comunicazione
Non tutti si sentono a proprio agio nel parlare in gruppo. Questo vale soprattutto quando un membro del team ha difficoltà a portare a termine un compito, perché potrebbe sentirsi in imbarazzo o temere di sembrare incompetente se chiede aiuto o parla dei blocchi.
Ci sono diversi modi per affrontare questo problema. I rompighiaccio menzionati in precedenza possono contribuire ad alleggerire l'atmosfera e a mettere i membri del team a proprio agio. Se notate che qualcuno di loro è ancora a disagio, potete lasciarlo parlare per ultimo in modo che gli altri possano stabilire il tono e far sembrare la situazione meno scoraggiante.
Se non ricevete tutti i dettagli di cui avete bisogno, chiedeteli esplicitamente per spingere il membro del team a parlare. Con la pratica e la ripetizione, dovrebbe essere più facile contribuire e condividere tutti gli aggiornamenti rilevanti. 🗣️
Alzati, alzati!
Imparare a gestire una riunione di stand-up giornaliera è un investimento che vale la pena di fare, in quanto può rafforzare il flusso di lavoro e potenziare gli sprint per l'intero team. Una riunione di stand-up ben eseguita può anche incentivare il team per la giornata successiva, aiutandolo a rimanere produttivo e motivato fino alla prossima riunione di stand-up. 🤩
Come avete visto, ClickUp può aiutarvi a raccogliere questi vantaggi, aiutandovi a strutturare e a gestire le riunioni di stand-up quotidiane senza alcuno sforzo.
Se volete approfittare delle sue numerose funzioni e assicurarvi che non ci siano perdite di tempo durante le vostre riunioni, iscrivetevi oggi stesso a ClickUp !