Avez-vous parfois l'impression que la liste des tâches à accomplir par votre équipe pour un client est une pile de quilles enflammées avec lesquelles vous essayez de jongler ?
Seulement, vous n'avez aucun talent de jongleur et vous vous êtes déjà brûlé un sourcil ? Si ce scénario vous est familier, vous avez besoin d'une nouvelle stratégie de gestion de la charge de travail.
La gestion de la charge de travail est la colle qui maintient vos processus d'entreprise ensemble.
Sans elle, votre pile de paperasse serait aussi haute que le mont Everest. Votre stratégie de gestion de la charge de travail calendriers des projets serait aussi désorganisé que la chambre de votre adolescent. Et la liste des tâches de vos employés serait aussi interminable que leur fil d'actualité sur les médias sociaux !
Mais qu'est-ce que la gestion de la charge de travail ? Et comment commencer à la mettre en œuvre dans votre entreprise ?
Dans cet article, nous verrons ce qu'est la gestion de la charge de travail, comment elle fonctionne et quels sont les meilleurs moyens de la mettre en œuvre outil de gestion de la charge de travail pour vous aider à le mettre en œuvre. Prenez l'extincteur et laissez tomber les quilles - c'est parti !
Qu'est-ce que la gestion de la charge de travail ?
La gestion de la charge de travail consiste à répartir et à gérer efficacement le travail de votre équipe afin de maximiser la productivité. L'idée peut paraître simple, mais il ne faut pas s'y tromper. Si elle est négligée, elle peut en fait accroître votre charge de travail existante.
En fait, un 2021 Bibliothèque nationale de médecine a montré que les employés sont moins satisfaits lorsqu'ils pensent avoir une charge de travail écrasante. Il en résulte une baisse de la productivité et une augmentation des taux d'épuisement professionnel et de rotation du personnel.
Ce qu'il faut retenir ?
Une gestion efficace de la charge de travail est une grande affaire !
Pourquoi la gestion de la charge de travail est-elle importante ?
Lorsque vous gérez correctement la charge de travail d'une équipe, plusieurs choses merveilleuses se produisent :
- Vous constaterez une augmentation de la charge de travaildu travail d'équipe et de la collaboration au sein de votre organisation
- Les membres de votre équipe fourniront un travail de qualité tout en respectant les délais
- Un employé sera productif tout en étant satisfait de son travail et de ses responsabilités
Cela ressemble à un rêve, n'est-ce pas ? Voyons maintenant comment vous pouvez mettre en place une gestion efficace de la charge de travail dans le monde réel.
7 étapes pour gérer efficacement la charge de travail
La planification de la charge de travail est un peu comme la plantation de "haricots magiques" au sein de votre organisation.
Au début, il se peut que vous rencontriez une certaine résistance. Mais avec le temps, les membres de votre équipe (et, par extension, vos clients) seront en mesure de récolter d'énormes bénéfices de la gestion de la charge de travail.
Voici un guide étape par étape pour rationaliser le processus d'attribution de la charge de travail.
1. Utiliser un outil de gestion de la charge de travail
Les différentes équipes de votre agence peuvent utiliser des outils de travail totalement différents. Cela rend l'attribution d'une tâche ou d'un projet spécifique aux membres de l'équipe plus difficile qu'elle ne devrait l'être.
En outre, toutes les données de votre entreprise seront dispersées dans des tonnes d'applications, ou pire : perdues dans une mer de chaînes de courriels. Votre équipe perd alors un temps précieux à rechercher les données nécessaires ou les demandes des clients, ce qui signifie que chaque projet prendra plus de temps qu'il ne le devrait.
Découvrez les plus de 15 vues de ClickUp pour personnaliser votre flux de travail en fonction de vos besoins
La solution ? Avant de commencer, intégrez toutes vos équipes dans un seul et même système d'information oS de travail (système d'exploitation). Il servira de centre de données pour tous vos processus d'entreprise et d'outil unique pour gérer la charge de travail de vos employés.
Tout d'abord, parlons de l'éléphant dans la pièce : nous sommes peut-être partiaux, mais nous pensons qu'il est beaucoup plus facile de gérer la charge de travail avec la bonne application, comme ClickUp . Et si vous utilisez déjà quelqu'un d'autre, vous serez surpris de voir à quel point il est facile d'importer toutes les tâches de votre projet actuel sur notre plateforme.
Importez facilement votre travail des plateformes précédentes dans ClickUp outils de gestion de projet directement dans ClickUp
COME ON OVER **Bonus ClickUp ClickUp permet de naviguer très facilement dans les tâches et sous-tâches de plusieurs projets pour plusieurs clients. Consultez la page guide de démarrage rapide pour gérer la charge de travail de votre équipe en un rien de temps ! De plus, si vous utilisez déjà des outils de gestion de projet existants comme Camp de base , Trello, ou Asana clickUp vous permet de d'importer des données depuis n'importe quel outil en une minute !
2. Évaluez les tâches et les capacités de votre équipe Planification de la capacité est le fondement d'une gestion efficace de la charge de travail. Il s'agit de déterminer le temps et les ressources nécessaires à la réalisation d'un projet. Pour bien faire, vous devez aligner les demandes de tâches sur les capacités de votre équipe.
Check out these Outils de planification de la capacité & modèles de planification de la capacité !
Voyons comment mettre en place un système agile de gestion de la charge de travail pour votre équipe.
Créer une tâche et une estimation de temps pour chaque projet
Commencez par dresser la liste de tous les processus opérationnels auxquels votre équipe est confrontée dans le cadre d'un projet donné. Répartissez-les ensuite par en créant des tâches ClickUp gérables . Si une tâche semble compliquée, décomposez-la en tâches plus petites étapes du projet .
Ajouter le suivi et l'estimation du temps aux tâches ClickUp
Veillez à répertorier toutes les tâches, même les plus insignifiantes. Il peut s'agir de tâches administratives telles que la gestion de la boîte de réception, la documentation des processus et même la course quotidienne au café !
Cela peut sembler idiot, mais omettre des tâches courantes qui prennent du temps de travail quotidien est une erreur courante de gestion du temps. Il est de loin préférable de prévoir du temps pour ces courses au café que d'avoir toujours 15 minutes de retard sur l'horaire.
Mais ce n'est pas la seule chose que vous devez estimer : vous devez également déterminer le temps que chaque tâche devrait idéalement prendre. Il y a plusieurs façons de procéder :
- Estimer en se basant sur les informations contenues dans le fichierplan de projet* Utiliser un outil de suivi du temps ou de gestion de projet
- Baser la durée d'exécution de chaque tâche sur les expériences précédentes
Suivez les estimations de temps sans quitter votre navigateur en utilisant l'extension Chrome de ClickUp
Si vous n'êtes pas sûr du temps que devrait prendre une tâche ou du temps qu'elle a pris par le passé, utilisez l'extension Chrome de ClickUp L'extension Chrome de ClickUp pour suivre le temps passé sur chaque tâche.
Évaluer la capacité personnelle de chaque employé
La production d'une équipe est essentielle.
Et quand on pense à la gestion des ressources il ne s'agit pas seulement de distribuer un nombre égal de tâches aux employés. Chaque personne a un style de travail et des compétences différentes. Certains peuvent jongler avec plusieurs tâches techniques, d'autres non.
Bonus: Outils de gestion des ressources Vous devez maintenant déterminer la capacité de travail de chaque membre de l'équipe. Quel est le meilleur moyen d'y parvenir ? Grâce aux fonctions de gestion de la charge de travail de l'équipe !
Utilisez la vue de la charge de travail de ClickUp pour savoir qui est en avance ou en retard et pour glisser-déposer facilement des tâches afin de réaffecter les ressources
L'outil de gestion de la charge de travail Vue de la charge de travail vous permet de définir une capacité de charge de travail quotidienne/hebdomadaire pour chaque utilisateur en fonction des conversations que vous avez eues avec lui. Vous pouvez définir des capacités en heures, en tâches ou même en Points de récit Scrum .
Demandez simplement à vos employés de donner leur avis. Demandez à chaque membre de l'équipe de vous dire en privé ce qu'il pense de sa charge de travail. Notez ce qui se trouve dans leur assiette et indiquez s'ils peuvent en faire plus ou s'ils ont besoin de moins de tâches.
Vous saurez ainsi si vos employés ont une charge de travail trop importante et vous pourrez redistribuer le travail si nécessaire.
Faire preuve de sagesse et établir des priorités!
Toutes les tâches ne sont pas égales. Une sortie au Starbucks n'est pas aussi importante que la fin de la rédaction de l'article de blog d'un client. C'est pourquoi vous devez apprendre à établir des priorités .
L'établissement de priorités vous permet de vous assurer que, quelle que soit la capacité de votre équipe, vous vous concentrez toujours sur les choses les plus importantes en premier. Elle vous aide à dépenser le plus d'énergie possible pour les échéances difficiles et à ne pas trop stresser pour des choses qui peuvent être repoussées.
Regrouper les tâches sur votre Tableau Kanban par statut, champs personnalisés, priorité, et plus encore dans la vue Tableau de ClickUp
Pour bien définir les priorités, vous devez communiquer clairement à votre équipe les tâches qui doivent être accomplies en premier, celles qui sont soumises à des délais stricts et celles qui peuvent être repoussées si nécessaire. Pour prendre ces décisions, nous vous recommandons d'utiliser une simple matrice de points avec 3 points possibles pour les éléments suivants :
- Qui est le demandeur du projet? _La personne qui demande la tâche est un élément très important. Si le PDG a demandé quelque chose, la valeur stratégique de la tâche ou les dépendances n'ont pas vraiment d'importance - la priorité absolue est accordée par défaut.
- Notez "1" s'il s'agit d'un demandeur de niveau inférieur ou individuel
- Attribuez la note "2" s'il s'agit d'un demandeur de niveau inférieur ou individuel
responsable d'équipe
- Attribuez la note "3" s'il s'agit d'un dirigeant exécutif
- *Si la tâche doit être achevée avant que d'autres membres de l'équipe ne puissent accomplir leur part du projet, elle devrait avoir une priorité plus élevée parce qu'elle affecte d'autres personnes.
Notez "1" s'il s'agit d'un projet ponctuel indépendant de vos autres tâches- Attribuez-lui la note "2" s'il fait partie d'une dépendance, mais que le projet global n'est pas axé sur les délais
- Attribuez la note "3" si le projet fait partie d'une dépendance et que l'ensemble du projet est soumis à une date limite stricte
- *Le projet est-il associé à une stratégie ou à une initiative plus large de l'entreprise ? Les projets qui s'inscrivent dans le cadre des objectifs plus larges de l'entreprise doivent être privilégiés par rapport à ceux qui sont nécessaires à des initiatives plus petites et plus limitées.
Notez "1" s'il s'agit d'un projet limité qui n'est pas lié à une stratégie plus large- Attribuez la note "2" s'il s'agit d'un projet vaguement lié à des initiatives stratégiques plus vastes
- Attribuez la note "3" à ce projet s'il fait partie intégrante d'une initiative plus vaste de l'entreprise
Utilisez cette matrice pour attribuer une note objective à la priorité de chaque projet et assurez-vous que les membres de l'équipe savent si une mission est flexible en termes de délais.
Créez des automatismes simples sur vos tâches pour assigner ou changer la priorité lorsqu'une certaine action est effectuée
PREMIÈRES CHOSES D'ABORD ClickUp Bonus : Des outils simples de gestion de la charge de travail de l'équipe facilitent la mise en place d'un système de gestion de la charge de travail Priorité pour chaque tâche importante, allant de "Faible" à "Urgent" Le tri par urgence aide votre équipe à visualiser ses tâches prioritaires. Vous pouvez même créer des automatismes simples dans ClickUp pour définir une priorité spécifique niveau de priorité lorsqu'une tâche est assignée à une certaine personne ou qu'elle atteint une date d'échéance.
3. Utiliser l'allocation des ressources pour les compétences de gestion de la charge de travail de l'équipe
Après avoir évalué les tâches et les capacités de votre équipe, il est temps de répartir le travail, n'est-ce pas ? Mais attendez... pas si vite.
Vous ne pouvez pas choisir n'importe qui pour n'importe quel projet. Enfin, peut-être que vous pouvez. Mais ce serait aussi efficace que de demander à Hulk de fabriquer des cygnes en origami.
_Bonus: Resource leveling*
Attribuer les bonnes tâches aux bonnes personnes
La clé d'une gestion intelligente de la charge de travail est d'assigner les bonnes tâches aux bonnes personnes l'étendue du travail à la bonne personne. Assurez-vous que vous ou votre chef de projet connaissez les compétences, le tempérament, la disponibilité et les points forts de chaque membre de l'équipe avant de commencer à planifier le travail.
Par exemple, si l'un de vos employés est très doué pour les détails, mais qu'il a du mal à respecter les délais sous pression, il n'est probablement pas le meilleur choix pour un projet d'exercice d'incendie. De même, votre créatif à l'imagination débordante ne fera peut-être pas le meilleur rédacteur en chef.
Prenez en considération les points forts de chacun, puis attribuez les tâches les plus prioritaires en premier. Une fois cette tâche accomplie, vous pouvez confier le reste (ne vous inquiétez pas, vous finirez bien par aller chercher votre Starbucks... un jour ou l'autre).
La vue de la charge de travail ClickUp donne un aperçu des mesures de votre projet pour avoir une longueur d'avance
Vous voulez gagner des points en tant que manager ? Lorsque vous assignez un travail à un membre de l'équipe, faites-lui savoir pourquoi vous l'avez choisi pour cette tâche. Cela rend leur travail plus significatif et plus intéressant.
Plus vos employés sont confiants dans leurs tâches, plus leur productivité sera élevée. C'est aussi simple que cela !
Créez des délais réalistes
Une fois que vous avez assigné toutes vos tâches, vous devez leur fixer des échéances. Lorsque vous commencez à planifier votre charge de travail, veillez à ce que ces échéances soient "réalisables"
Même avec les applications les plus intuitives comme ClickUp, vous devez vous attendre à une période de rodage, le temps que votre équipe s'approprie les nouveaux flux de travail. Faites en sorte que vos délais pour le premier cycle soient aussi indulgents que possible.
Utilisez les informations que vous avez recueillies sur les estimations de durée des tâches précédentes, la capacité des employés et les compétences connues pour estimer au mieux la durée de chaque tâche. Ajoutez ensuite un peu plus de temps pour tenir compte des circonstances imprévues.
Utilisez la vue chronologique de ClickUp pour assigner des tâches, modifier les dates d'échéance et visualiser les charges de travail
Lorsque les employés respecteront ces échéances, cela renforcera leur confiance : en eux-mêmes et dans votre nouveau système. Disposer du bon outil pour modifier les charges de travail - et le faire rapidement - est essentiel à la productivité de tous les chefs d'équipe.
TRAVAIL D'ÉQUIPE > TALENT **Bonus ClickUp L'attribution de tâches dans ClickUp est simple ! Il suffit de créer une tâche et de l'assigner à un ou plusieurs collaborateurs plusieurs employés ou Équipes . Après avoir distribué les tâches, fixez les dates de début et d'échéance pour chaque membre de l'équipe. Vous craignez de devoir gérer des échéances contradictoires ? Visualisez les tâches de votre équipe dans la vue chronologique pour équilibrer les dates de début et d'échéance de chacun, le tout à partir d'un seul et même calendrier du projet .
4. Aidez vos employés à planifier avec des modèles de gestion de la charge de travail
Ok, vous avez identifié vos tâches et leur durée, et vous savez quels employés sont responsables de quoi. A partir de là, c'est le pilote automatique, non ?
Pas si vite !
Si ce modèle de planification du flux de travail est nouveau pour votre équipe, elle (et vous !) peut avoir besoin d'un peu plus de soutien pour s'organiser. Et même si le flux de travail n'est pas nouveau, plus votre modèle de gestion de la charge de travail devient mature, plus votre processus devrait devenir un modèle.
Les modèles ont deux effets sur la gestion de la charge de travail : Ils aident les équipes qui découvrent le processus à se mettre au diapason plus rapidement, et ils aident les équipes matures à automatiser davantage les bonnes choses dont elles savent qu'elles fonctionnent.
Voici cinq modèles de charge de travail pour vous aider à démarrer :
1. Modèle de charge de travail de l'employé ClickUp
Supervisez facilement les capacités hebdomadaires des membres de votre équipe avec le modèle de gestion de la charge de travail des employés de ClickUp
Le Modèle de charge de travail de l'employé ClickUp permet aux membres de l'équipe et aux managers de déterminer leur capacité de charge de travail quotidienne et hebdomadaire, et de voir quelle quantité de travail est attribuée à chaque employé.
2. Modèle de blocage d'horaire ClickUp
Utilisez des champs personnalisés pour adapter votre emploi du temps dans ClickUp et prioriser votre travail
Le Modèle de blocage de l'horaire ClickUp permet aux membres de l'équipe de surveiller et de visualiser leurs activités passées, présentes et à venir en utilisant le modèle de blocage de l'horaire de ClickUp technique de blocage du temps .
3. ClickUp Modèle simple de gestion des tâches
Utilisez le modèle simple de gestion des tâches pour mieux organiser et hiérarchiser le travail de vos équipes
Vous souhaitez simplifier votre listes de tâches de vos équipes ? Essayez le Modèle de gestion des tâches simple ClickUp pour donner à vos employés la possibilité d'obtenir une liste quotidienne personnalisée de tâches, y compris le travail, les projets personnels, le PTO, etc.
4. Modèle ClickUp pour l'employé et le manager 1-on-1
Documentez clairement tout ce qui se passe lors de vos réunions en tête-à-tête grâce à ce modèle simple
La gestion de la charge de travail commence par le fait que les employés comprennent ce que l'on attend d'eux. En tant que chef d'équipe, vous devez donc définir clairement les objectifs de production, la gestion du temps et l'établissement des priorités du projet. La meilleure façon d'amener vos collaborateurs individuels sur la même longueur d'onde est d'établir un document détaillé qui retrace tous ces aspects.
5. Modèle de suivi de réunion ClickUp
Utilisez le modèle de suivi de réunion ClickUp pour obtenir une vue rapide de vos réunions à venir dans l'affichage du calendrier
Une charge de travail efficace commence par l'organisation des tâches quotidiennes. C'est pourquoi il est si important d'utiliser un modèle pour suivre vos réunions afin de savoir où va votre temps et ce que vous pouvez faire pour améliorer votre charge de travail.
MODÈLES, MODÈLES, MODÈLES! ClickUp Bonus : Nous sommes de fervents partisans des modèles qui permettent à votre équipe de rester sur la bonne voie et de s'organiser. Vous voulez en savoir plus ? Consultez notre des modèles de gestion de projet ou visitez le site Centre de modèles ClickUp pour des centaines de façons de démarrer plus rapidement !
5. Donner la priorité à la communication et à la collaboration
Alors que nous avons peut-être oublié comment résoudre nos devoirs de calcul en classe de quatrième, voici une formule que vous devez absolument mémoriser :
Gestion de la charge de travail = Gestion du stress
Moins nous sommes stressés, plus notre charge de travail devient gérable. Quelle est donc la principale source de stress au travail ?
Une enquête de Wrike a découvert qu'il créait des mots de passe de huit caractères avec un chiffre, une lettre majuscule et un symbole. Eh bien, cela et un manque de communication et de collaboration.
Même de bons changements peuvent être source de stress lorsqu'ils sont tout nouveaux. Après avoir mis en place votre nouveau système de gestion des tâches, veillez à prendre régulièrement contact avec votre équipe pour vous assurer qu'elle se sent soutenue.
Instaurer des contrôles réguliers de l'équipe
En particulier lorsque le processus est encore nouveau, faites un effort conscient pour planifier des réunions individuelles avec les membres de votre équipe. La communication est la clé de la gestion du changement et de faire en sorte que vos employés adoptent de nouveaux processus. Pour un processus de gestion du changement réussi utilisez les questions ci-dessous pour obtenir un retour d'information honnête de la part de vos équipes :
- Votre charge de travail actuelle est-elle réaliste et, si ce n'est pas le cas, comment pourrait-elle être modifiée ?
- Y a-t-il des obstacles qui vous empêchent de mener à bien les projets en cours ?
- Êtes-vous sûr de pouvoir respecter les échéances à venir ?
- Quels sont vos plus grands défis avec le nouveau système ?
- Avez-vous des suggestions ou des idées surcomment améliorer les processus?
Try out these Outils de gestion du changement !
Préparez-vous au changement avec modèles de planification de la succession !
Notez que le fait d'ajouter des réunions à votre emploi du temps et à celui de vos employés risque de ralentir la productivité, ce qui est exactement le contraire de ce que vous recherchez ! Pensez donc à des moyens de rendre ces réunions aussi pratiques et efficaces que possible.
Utilisez le modèle de procès-verbal de réunion de gestion de projet modèle de compte-rendu de réunion de projet dans ClickUp et éviter la perte d'informations ou de discussions
Envisagez de les faire sur Slack, par exemple, afin que les membres de l'équipe puissent vous informer au moment qui leur convient le mieux, tout en limitant l'interruption de leur flux de travail. Certains employés ne se sentiront jamais tout à fait à l'aise pour se défouler sur leur patron - et c'est bien ainsi !
Organisez une réunion d'équipe hebdomadaire où tout le monde peut se retrouver pour partager des stratégies et faire part de ses doléances. Et envisagez d'utiliser une application de participation anonyme telle que ScatterSpoke pour que chacun puisse partager ses sentiments sans pression.
Mettez l'accent sur la collaboration, pas sur les interruptions
Il n'y a rien de plus ennuyeux que d'envoyer un message important à un employé et de ne pas avoir de nouvelles pendant des heures, n'est-ce pas ? Je veux dire, quelle partie de "Où est mon café au lait ?" n'ont-ils pas compris ?!
Blague à part, les messages non traités ralentissent votre progression et vous empêchent de gérer votre charge de travail. Lorsque vous concevez votre processus de gestion de la charge de travail, veillez à ce que l'accent soit mis sur la suppression des silos, et non sur la création de nouveaux silos.
Créez des tâches d'équipe pour que chacun ait une visibilité sur ce que font les autres membres de l'équipe. S'ils peuvent consulter les statuts sans avoir à interrompre le flux de travail de quelqu'un d'autre ? C'est encore mieux.
Convertir les commentaires en tâches ClickUp ou les assigner à l'équipe pour transformer instantanément les pensées en actions
VOUS POUVEZ ASSIGNER DES COMMENTAIRES?! Bonus ClickUp : Utilisez ClickUp pour laisser un commentaire sur chaque tâche. Les employés sont avertis instantanément, ils ne peuvent donc pas trouver d'excuses pour ne pas voir votre demande. Et si vous avez besoin que la personne fasse quelque chose d'urgent, convertissez votre commentaire en tâche et lui assigner à eux. Les employés seront avertis et le commentaire apparaîtra dans leur liste de tâches. Une fois qu'ils ont terminé, ils peuvent cliquer sur la case à cocher Resolve pour vous montrer qu'ils ont terminé la tâche. Voilà.
6. Suivre les performances de la charge de travail à l'aide de tableaux de bord Gestion du flux de travail est un cycle constant. Vous devrez répéter chacune de ces étapes pour vous améliorer en permanence. Mais comment mesurer si cela fonctionne ?
Il y a toujours la manière forte. Vous pourriez conserver des feuilles de calcul minutieuses pour chaque plainte, chaque accroc et chaque délai respecté (ou manqué). Au cours de chaque nouveau cycle de travail, vous pourriez rechercher des modèles et des points d'achoppement communs, essayer de deviner et de vérifier l'approche visant à changer les choses pour voir si cela aide.
Prêt pour la facilité ?
Rassemblez tout votre travail dans une vue d'ensemble avec les tableaux de bord Tableau de bord de ClickUp peut servir de centre de contrôle de la mission où vous surveillez et suivez la façon dont votre équipe gère sa charge de travail. Vous pouvez remplir chaque tableau de bord avec des tonnes de Widgets personnalisés tels que des graphiques, des calculs, des blocs de texte et bien d'autres encore, chacun d'entre eux recueillant des données spécifiques provenant de l'ensemble de votre équipe !
Mais ce n'est pas tout. Vous avez également accès à des tonnes de widgets de rapports sur les tâches pour obtenir des informations détaillées sur la façon dont votre équipe gère la gestion des tâches. Par exemple, vous pouvez utiliser :
- Graphiques de vélocité : Déterminer le taux d'achèvement d'un ensemble de tâches et mieux estimer la capacité de charge de travail réelle de votre équipe
- Organigrammes cumulatifs : Vérifiez la progression de votre projet et identifiez les goulets d'étranglement qui pourraient résulter d'une mauvaise répartition de la charge de travail
- Goals : Définissez et suivez les buts, les objectifs et les résultats de votre entrepriseOKR ClickUp Bonus: Une autre excellente façon de surveiller la répartition de la charge de travail de votre équipe est d'utiliser l'outil Vue de l'encadré. Il permet de visualiser ce sur quoi un employé travaille ainsi que sa capacité de travail actuelle. Vous pouvez facilement identifier les personnes surchargées et réaffecter les tâches à celles qui peuvent en assumer davantage.
Box View est le moyen le plus rapide de voir toutes les tâches de votre équipe
BOX IT UP ClickUp Bonus : La vue en boîte est un autre excellent moyen de contrôler la répartition de la charge de travail de votre équipe. Elle permet de visualiser ce sur quoi un employé travaille ainsi que sa capacité de travail actuelle. Vous pouvez facilement identifier les personnes surchargées et réaffecter les tâches à celles qui peuvent en assumer davantage.
7. Automatiser le travail et centraliser la visibilité
Après avoir résolu les éventuels problèmes de flux de travail au cours des premiers cycles, recherchez d'autres possibilités d'améliorer encore votre efficacité.
Ne sautez pas cette étape !
Au cours du cycle de vie d'un projet, il arrivera un moment où votre équipe devra faire face à une charge de travail importante. La gestion de la charge de travail vous aide à être proactif grâce à ces stratégies de gain de temps dès maintenant, afin de vous épargner du stress plus tard.
Automatiser les tâches répétitives
Le moyen le plus simple d'alléger la charge de travail consiste à identifier les tâches banales qui peuvent être effectuées automatiquement 2 heures par jour à travers l'automatisation de la gestion de la charge de travail ! Ces outils permettent d'automatiser la majeure partie des processus de gestion des tâches.
Bien sûr, vous pouvez toujours choisir des outils d'automatisation sur étagère. Mais pourquoi encombrer les applications de votre équipe alors que vous pouvez investir dans un logiciel de gestion de la charge de travail tout-en-un qui est chock full d'automatisations ?
Supposons que vous souhaitiez créer un automatisme qui permette à un employé de savoir immédiatement s'il a une nouvelle tâche urgente à accomplir. Heureusement, vous êtes un décideur brillant et vous avez décidé d'utiliser ClickUp pour la gestion de la charge de travail !
Tout ce que vous avez à faire, c'est d'utiliser l'automatisme "_A chaque fois qu'une tâche se voit attribuer une priorité 'Urgent', elle passe automatiquement à 'Ouvert'. Dès qu'une tâche est qualifiée d'urgente, votre employé en est informé.
Utilisez des recettes d'automatisation prédéfinies ou personnalisez-les en fonction de vos besoins, afin que votre équipe puisse se concentrer sur ce qui compte le plus
Choisissez parmi une liste de plus de 50 recettes intégrées automatisations ou créez les vôtres !
Utiliser un tableau Kanban pour une perspective différente
A Tableau Kanban est un outil compact mais puissant qui vous permet de vous assurer que vos processus d'entreprise se déroulent sans heurts. Comment fonctionne-t-il ?
Il visualise votre projet flux de travail et vous montre l'état de chaque tâche dans une présentation physique ou tableau des tâches virtuel . Votre équipe peut alors faire glisser et déposer les tâches dans les colonnes d'état appropriées au fur et à mesure de leur avancement, comme ceci :
Regrouper les tâches de votre tableau Kanban par statut, champs personnalisés, priorité, et plus encore dans la vue Tableau de ClickUp
De cette façon, toute votre équipe peut voir l'avancement du projet en temps réel. Ce processus de gestion de la charge de travail permet à toutes les personnes impliquées d'avoir une meilleure idée de la durée d'un projet et des personnes responsables de chaque partie.
Le chef de projet doit également identifier les tâches qui stagnent sur le tableau Kanban, ce qui indique des goulets d'étranglement dans le processus. Il peut alors affecter une ressource (ou un membre de l'équipe) pour l'aider à résoudre la tâche.
PERSONNALISEZ VOTRE VUE COMME VOUS LE SOUHAITEZ ClickUp Bonus: Nous offrons un tableau Kanban pour gestion de projet utilisez les Vues flexibles pour visualiser les tâches dans une liste de tâches, un tableau Kanban ou une vue chronologique. Utilisez les Vues flexibles pour visualiser les tâches dans une liste de tâches, un tableau Kanban ou une vue chronologique.
FAQ sur la gestion de la charge de travail
Quels sont les défis les plus courants en matière de gestion de la charge de travail ?
Les défis liés à la gestion de la charge de travail peuvent varier en fonction du secteur d'activité, de la taille de l'entreprise et des responsabilités individuelles. Toutefois, les défis les plus courants sont les suivants :
- Une charge de travail écrasante : Il peut être difficile de gérer une charge de travail trop lourde ou trop exigeante, ce qui entraîne du stress, de l'épuisement professionnel et une baisse de la productivité.
- Manque de hiérarchisation des priorités : En l'absence de priorités claires, il peut être difficile de déterminer quelles sont les tâches les plus importantes et comment allouer les ressources de manière efficace.
- Une mauvaise gestion du temps : Techniques de gestion du temps sont essentielles pour la gestion de la charge de travail, mais de nombreuses personnes luttent contre la procrastination, les distractions et d'autres pièges de la productivité.
- Ressources inadéquates : Un manque de ressources, telles que le personnel, la technologie ou le budget, peut entraver la capacité d'une personne à gérer efficacement sa charge de travail.
- L'élargissement du champ d'application : Les attentes peuvent changer ou s'étendre au-delà de ce qui a été convenu initialement, entraînant une augmentation de la charge de travail sans augmentation correspondante des ressources.
Qui doit gérer la planification de la charge de travail ?
Selon la structure de votre organisation, la gestion de la charge de travail peut se faire en solo ou en groupe.
Si votre entreprise est très cloisonnée et que les départements semblent fonctionner comme leurs propres mini-entreprises, il est probablement plus judicieux d'être un loup solitaire dans votre planification. Cependant, les équipes qui sont très collaborent et travaillent fréquemment avec d'autres pour mener à bien des projets qui nécessitent probablement que tout le monde se mette d'accord.
Quels sont les avantages d'une gestion efficace de la charge de travail ?
Les outils de gestion de la charge de travail vous permettent de voir tout ce qui se passe dans l'entreprise. Et ils donnent à votre équipe la même visibilité !
Le fait de savoir où en sont les projets permet d'éliminer les problèmes de communication et les cloisonnements. Et surtout ? Cela permet à votre équipe d'être sur la même longueur d'onde et de travailler efficacement. Et cela signifie des clients plus heureux qui reçoivent leurs projets à temps.
Les systèmes de gestion de la charge de travail aussi :
- Garantissent qu'aucune ressource du projet (logiciel, temps, compétences des employés) n'est gaspillée
- Vous donnent une vision claire de l'avancement de votre projet
- Vous indiquent les processus opérationnels qui ralentissent votre travail
- Vous informent des échéances et des budgets du projet
- Combler les lacunes en matière de communication entre les différents services
Mettre en place une gestion efficace de la charge de travail avec ClickUp
La gestion de la charge de travail est comme une trousse de secours pour votre organisation. C'est un excellent moyen de préserver le bien-être de votre équipe lorsqu'elle est confrontée à une charge de travail importante. De plus, elle leur donne un coup de pouce instantané en termes de productivité !
Cependant, la gestion manuelle des charges de travail est une pilule difficile à avaler. Vous avez besoin d'un outil de gestion de projet dédié - qui n'est pas seulement pratique pour les chefs de projet expérimentés - pour effectuer toutes les tâches lourdes comme la répartition de la charge de travail, le suivi des progrès de l'équipe, la création de rapports, et bien d'autres choses encore.
Heureusement, des outils comme ClickUp disposent de nombreuses fonctionnalités, notamment la vue chronologique, la vue de la charge de travail et la vue en boîte, qui permettent de mener à bien ce processus en douceur.
Avec Plan gratuit de ClickUp vous disposez d'un nombre illimité d'utilisateurs et de projets. Avec la formule payante, vous bénéficiez d'un stockage illimité et d'un nombre illimité d'intégrations pour vous aider à gérer la charge de travail de votre équipe.
En d'autres termes, il s'agit d'une solution de stockage et d'intégration illimitée inscrivez-vous à ClickUp et diagnostiquez et résolvez vos problèmes de productivité dès aujourd'hui !