Si vous en avez assez de jouer au détective avec le flux de travail de votre équipe, vous n'êtes pas le seul. Les goulets d'étranglement et les retards ne s'annoncent pas, mais ils font tout de même des ravages.
Un diagramme de flux cumulatif (DFC) peut tout changer. Il vous donne un aperçu clair et visuel de l'empilement des tâches et de l'évolution du travail, sans aucune approximation.
Curieux de savoir comment ce diagramme simple mais puissant peut améliorer la clarté des projets ? Voyons pourquoi les diagrammes de flux de travail sont indispensables à la gestion des flux de travail.
⏰60-Second Summary
- Un diagramme de flux cumulatif (DFC) est un diagramme visuel qui permet de suivre la progression des tâches à travers les étapes du flux de travail telles que " À faire ", " En cours " et " Terminé
- L'axe des X représente le temps, tandis que l'axe des Y indique le nombre cumulé de tâches. Les bandes de couleur représentent les différentes étapes du flux de travail
- L'élargissement des bandes "En cours" indique les goulets d'étranglement et les pentes régulières "Terminé" témoignent d'une progression constante
- Les équipes peuvent utiliser les diagrammes de flux de travail pour contrôler la stabilité du flux de travail, prévoir les échéanciers et optimiser les processus
- Des outils tels que ClickUp rendent la création et la lecture des DFC simples et efficaces
Comprendre les diagrammes de flux cumulatifs
Un diagramme de flux cumulatif (DFC) vous donne une image claire de la façon dont le travail évolue dans votre processus. Il indique le nombre de tâches " À faire ", ce qui est " En cours " et ce qui est déjà " Terminé " C'est un moyen simple et efficace de suivre la progression, de repérer les goulets d'étranglement et d'assurer le bon déroulement de vos projets.
via Nef L'observation de l'évolution de ces couches au fil du temps révèle l'histoire de votre flux de travail. Si la bande "En cours" ne cesse de s'étendre, c'est peut-être le signe que votre équipe en fait plus qu'elle ne le devrait. À l'inverse, une bande "Achevé" en constante augmentation est un signal rassurant indiquant que les tâches sont achevées à un rythme solide et cohérent.
➡️ Lire la suite: 10 modèles gratuits d'organigrammes dans Word, Excel et ClickUp
Composants clés d'un diagramme de flux cumulatif
Chaque partie de l'organigramme des flux cumulé raconte une histoire spécifique sur la progression de votre projet, en vous aidant à identifier les tâches à flux régulier et les obstacles à la création d'un processus stable. Approfondissons chaque élément et expliquons pourquoi il est important lorsqu'il s'agit d'établir un diagramme de flux cumulatif le suivi de la progression du projet :
Temps (axe X)
L'axe horizontal représente le temps, souvent en jours, semaines ou sprints. C'est là que vous pouvez observer comment les choses se déroulent au fil du temps. En y prêtant attention, vous commencerez à remarquer des tendances, à repérer des schémas et peut-être même à prédire ce qui va suivre.
Exemple: Vous avez peut-être remarqué que le travail a tendance à s'accumuler le Monday - un cas classique de Monday blues ! C'est là que logiciel de conception de flux de travail peut contribuer à faciliter les choses. En revanche, vous constaterez que les tâches s'accélèrent à l'approche des échéances du sprint, ce qui prouve qu'un peu de pression peut faire beaucoup pour que les choses soient terminées.
Éléments de travail (axe Y)
L'axe vertical suit le nombre cumulé d'éléments de travail, comme les tâches ou les tickets. Comme il s'agit d'un nombre cumulatif, le graphique n'augmente que lorsque de nouvelles tâches entrent dans le système, ce qui vous donne une image claire de la façon dont le travail s'accumule au fil du temps
Exemple: Si votre équipe commence avec 50 tâches dans le "Backlog" et en ajoute 20 en milieu de semaine, l'axe vertical indiquera un total de 70 tâches. Cela vous affiche clairement la façon dont votre charge de travail s'accroît au fil du temps.
États du flux de travail
Chaque étape de votre flux de travail - comme "Backlog", "In Progress", "Testing" ou "Terminé" - dispose de son propre code couleur. Ces bandes s'empilent les unes sur les autres et leur largeur indique le nombre de tâches qui se trouvent dans chaque étape
Une bande étroite signifie que moins de tâches se trouvent à cette étape, ce qui est logique pour une tâche rapide, comme l'attribution de tâches. Une bande étroite signifie qu'il y a moins de tâches à cette étape, ce qui est logique pour une tâche rapide, comme l'attribution de tâches. Mais une bande large ? C'est un signal d'alarme : un plus grand nombre de tâches peut signifier que les choses sont bloquées ou en attente d'approbations.🚩
Exemple: Supposons que le CFD d'une équipe de développement montre que la bande "Testing" s'élargit soudainement. C'est le signe que quelque chose ne va pas dans ce flux de travail. Mais comme vous vous en apercevez immédiatement, vous pouvez appliquer des stratégies d'optimisation du flux de travail pour prévenir d'autres dommages.
Ligne de débit
La ligne de débit, généralement représentée par la bande "Terminé", indique la vitesse à laquelle les tâches sont achevées au fil du temps. Si la couche "Terminé" est constamment inclinée vers le haut, vous êtes en bonne forme, avec une progression régulière et un flux de travail sain.
En revanche, si elle s'aplatit ou bouge à peine, c'est le signe que les choses n'avancent pas aussi facilement qu'elles le devraient.
Exemple: Une équipe de marketing peut remarquer que la ligne "Terminé" ne bouge pas pendant les révisions de campagne, ce qui peut être le signe d'un blocage. Cela peut signifier que le processus de révision s'éternise, ce qui les invite à optimiser leurs processus et de faire avancer les choses plus rapidement.
Avantages de l'utilisation des CFD pour la visualisation des données et des informations
Les CFD offrent une vision claire de votre flux de travail, ce qui vous permet de détecter rapidement les problèmes, de maintenir une amélioration continue des processus et d'avoir une idée plus précise de la date à laquelle les tâches seront achevées. Et ce n'est qu'un début !
Voyons comment les CFD facilitent la gestion de vos projets :
✅ Décisions fondées sur des données : Appuyez vos décisions sur des données concrètes, ce qui permet de mieux cibler les discussions au sein de l'équipe
échéanciers précis : Suivez le débit pour prédire quand le travail sera terminé en vous appuyant sur des données
Répartition de la charge de travail : équilibrez la charge de travail pour des opérations plus fluides en analysant si les ressources sont surchargées ou sous-utilisées
✅ Collaboration améliorée : collaborez avec votre équipe et déterminez ce qui nécessite une attention particulière en sachant clairement où en sont les choses
✅ Réduction des risques: Repérez les ralentissements à une étape particulière et prenez des mesures proactives pour que les choses continuent à bien se dérouler
Création d'un diagramme de flux cumulatif
Un diagramme de flux cumulatif est plus qu'une simple compilation de données. Alors, comment faire pour créer un diagramme de flux cumulatif en veillant à ce qu'aucune donnée ne soit laissée de côté ? Voyons comment le faire rapidement :
Guide étape par étape pour paramétrer un CFD dans Kanban
Voici comment créer des CFD qui guident les actions dans Kanban :
Étape 1 : Suivre les éléments de travail
Saisissez toutes vos tâches et sous-tâches dans un système de gestion de projet pour rester organisé et efficace.
En regroupant tout dans une seule plateforme, vous pouvez gérer les tâches, suivre la progression et communiquer avec votre équipe de manière transparente. Veillez à ce que chaque tâche ait une description détaillée et soit classée en fonction de votre flux de travail, ce qui vous permettra de rester plus facilement au fait des responsabilités et des échéances.
Etape 2 : Définir les étapes du flux de travail
Chaque tâche passe par plusieurs étapes de processus dans son cycle de vie. Dans les projets Agile, les étapes d'une tâche peuvent être à faire, en cours, terminée, en cours de test, etc.
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Etape 3 : Enregistrement des données
Une fois votre installation achevée, il est temps d'enregistrer régulièrement les données.
Enregistrez des données sur plusieurs indicateurs comme les dates de début et de fin, les estimations de durée, le suivi du temps, la priorité, le statut de la tâche, et bien plus encore.
Intégrer les DFC au serveur Azure DevOps
Pour les équipes qui utilisent Azure DevOps, l'intégration des diagrammes de flux cumulatifs est simple. Elle vous aide à suivre la progression du projet et à améliorer l'efficacité en toute simplicité.
Créons notre premier DFC avec Azure DevOps :
Étape 1 : Commencez par vous connecter à l'application Portail web Azure . Ensuite, sélectionnez le projet dans lequel vous souhaitez ajouter le Tableau. Ensuite, cliquez sur Boards et sélectionnez l'équipe correcte pour le Tableau.
via Microsoft Vous devez maintenant sélectionner le niveau du backlog pour votre Tableau Kanban. Le carnet de commandes est une liste d'éléments sur lesquels l'équipe peut commencer à travailler. C'est un peu comme un réservoir de travail dans lequel l'équipe peut puiser en fonction de ses capacités. Sélectionnez celui qui correspond le mieux à votre processus de travail ou à votre méthodologie.
Les backlogs définis pour chaque processus par défaut dans Azure DevOps sont :
- Agile : Histoires, fonctionnalités et épiques
- Basic : Problèmes et épiques
- Scrum : Éléments du carnet de commandes, fonctionnalités et épopées
- Capability Maturity Model Integration (CMMI) : Exigences, fonctionnalités et épiques
💡Pro Tip : Essayez de minimiser le nombre de colonnes en supprimant et en conservant les plus pertinentes pour votre équipe. Cela permettra de conserver un espace de travail propre.
Etape 2 : Ajoutons maintenant des éléments de travail. Cliquez simplement sur Nouvel élément et saisissez le titre. Terminé, cliquez sur Entrer. Tous les éléments peuvent être ajoutés de cette manière. Ils sont enregistrés automatiquement dans le système.
Si vous souhaitez ajouter des utilisateurs pour collaborer avec vous sur ce Tableau. Il vous suffit de copier le lien vers le Tableau et de le leur envoyer.
Étape 3 : Une fois votre Tableau créé et utilisé pendant des semaines par votre équipe, il est temps d'analyser le Tableau Kanban. Cliquez sur l'onglet Analytiques et cliquez sur Voir le rapport complet.
Vous pouvez survoler le Tableau pour voir combien d'éléments de travail sont dans quel état.
Conseils pour la configuration des DFC sur un tableau de bord d'entreprise
Un CFD est un outil essentiel pour visualiser la progression du travail. Lorsqu'il est configuré avec un tableau de bord d'entreprise, il devient encore plus puissant.
Voici quelques conseils pour vous aider à le configurer :
- Objectifs Effacés : Définissez des paramètres clairs pour aider votre équipe à se concentrer sur les points de données les plus importants
- Mise à jour des données : Mettez en place des contrôles périodiques pour vous assurer que les statuts des tâches sont mis à jour. Même des écarts mineurs, comme le fait de laisser des tâches achevées marquées comme "En cours", peuvent fausser le diagramme
- Indicateurs et filtres personnalisés : Rendez vos CFD plus perspicaces en configurant des filtres pour des indicateurs tels que le type de tâche, la priorité ou l'assigné. Par exemple, vous pouvez afficher des CFD distincts pour les tâches de haute priorité afin de suivre leur progression de manière indépendante
- Accessibilité et collaboration : Évitez de surcharger les diagrammes avec trop de points de données ou d'encombrement visuel. Utilisez les éléments suivantsexemples de tableaux Kanban pour créer un CFD que tous les membres de votre équipe pourront comprendre et utiliser
➡️ Lire la suite : Création d'un diagramme et d'un graphique de flux de travail : Un guide étape par étape pour des processus rationalisés
Interprétation des diagrammes de flux cumulatifs
Les diagrammes de flux cumulés (DFC) fournissent une représentation visuelle de la progression de votre équipe et du flux de travail global. Chaque bande du diagramme de flux cumulatif représente une étape différente du flux de travail, telle que À faire, En cours ou Terminé.
L'épaisseur et la pente de ces bandes donnent une idée de la distribution de la charge de travail et du rythme d'achèvement des tâches.
via Carte des entreprises Les CFD permettent également de suivre la durée du cycle et le délai de production.
la durée du cycle indique le temps nécessaire pour achever les tâches une fois qu'elles ont commencé, tandis que le délai de production mesure la durée totale entre la création de la tâche et son achèvement.
En surveillant ces indicateurs, les équipes peuvent comparer leurs performances et identifier les domaines à améliorer.
Un flux de travail qui fonctionne bien résulte en des bandes parallèles sur le CFD, indiquant des transitions de tâches fluides. Si les bandes deviennent irrégulières ou si l'une d'entre elles s'épaissit considérablement, il est temps d'enquêter.
Par exemple, un élargissement soudain de la bande "À faire" peut signifier que votre équipe est en train de surcharger son carnet de commandes. De même, un goulot d'étranglement à l'étape "Révision" peut indiquer des retards dans les approbations ou les contrôles de qualité.
L'inclinaison de la bande "Terminé" est tout aussi révélatrice. Une forte pente ascendante indique une productivité élevée, tandis qu'une pente plus plate signale un ralentissement. De telles tendances permettent d'anticiper les problèmes et de s'adapter en conséquence.
➡️ Lire la suite: Quels sont les avantages d'une courbe en S pour votre équipe de gestion de projet ?
Outils de diagramme de flux cumulatif
Lorsque vous créez vos DFC, vous avez besoin d'un outil doté de fonctionnalités robustes, telles que des mises à jour en temps réel, des flux de travail personnalisables et des capacités de rapports intégrées.
Mais chaque outil est unique en soi, c'est pourquoi vous devez tenir compte des facteurs suivants :
- Taille et structure de l'équipe : Envisagez d'utiliser des outils comme Trello pour les petites équipes, tout en optant pour des plateformes robustes comme ClickUp pour les projets plus importants et plus complexes.
- Capacités d'intégration : Assurez-vous que l'outil s'intègre à vos systèmes existants, tels que Slack, GitHub ou l'environnement de travail de Google
- Les besoins en matière de rapports : Donnez la priorité aux outils dotés d'options de visualisation avancées, comme les tableaux de bord de ClickUp, si des analyses et des rapports approfondis sont essentiels à votre projet
- Facilité d'utilisation : Choisissez un outil convivial pour réduire le temps d'intégration et encourager l'adoption par l'équipe
ClickUp est l'application tout pour le travail qui combine la gestion de projet, la gestion des connaissances et la ligne de discussion - le tout alimenté par l'IA qui vous aide à travailler plus rapidement et plus intelligemment.
ClickUp logiciel de gestion de projet agile Logiciel de gestion de projet agile de ClickUp simplifie le processus de développement logiciel grâce à des fonctionnalités puissantes telles que des tableaux personnalisables, des tableaux blancs et des vues de la charge de travail. Il vous aide à identifier les goulets d'étranglement, à optimiser les flux de travail et à maintenir les projets sur la bonne voie.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/image-526-1400x970.png Logiciel de gestion de projet agile de ClickUp /$$img/
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Avec cette solution, les équipes peuvent :
- Planifier le travail avec des fonctionnalités avancées pour la planification de sprint, la gestion du backlog et le mapper pour s'assurer que tout le monde se concentre sur le travail à plus forte valeur ajoutée
- suivre la progression et les performances grâce à des fonctionnalités avancées pour la planification des sprints, la gestion du backlog et la cartographie de la route pour s'assurer que tout le monde se concentre sur le travail à forte valeur ajoutéePlus de 15 affichages personnalisés de ClickUpdes tableaux de bord personnalisables, des widgets de sprint et des modèles Agile pour surveiller le mouvement des tâches à travers les étapes
- Améliorez la transparence et le compte-rendu avec des tableaux de bord qui suivent la santé du projet, l'utilisation des ressources et la performance de l'équipe
Tableaux de bord ClickUp
Avec Tableaux de bord ClickUp avec ClickUp Dashboards, vous pouvez visualiser et analyser vos diagrammes de flux cumulatifs (CFD) sans avoir à vous soucier de la dispersion des données ou du suivi manuel. Il rassemble toutes les données et les indicateurs du projet en un seul endroit, vous offrant une vue claire et en temps réel des flux de travail, des statuts des tâches et de la capacité de l'équipe.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/10/ClickUp-3.0-Dashboard-Bundle-With-Team-Objectifs.png ClickUp 3.0 Dashboard Bundle With Team Objectifs (Offre groupée de tableaux de bord avec objectifs d'équipe) /$$img/
Suivez efficacement la progression du projet et les efforts de l'équipe avec les tableaux de bord ClickUp
Voici en quoi il est utile :
- Aucune mise à jour manuelle: Le tableau de bord se synchronise automatiquement avec vos tâches, vous n'avez donc pas à vous soucier de la mise à jour manuelle de votre CFD
- Des vues de flux de travail personnalisables: Vous pouvez configurer des vues qui correspondent aux processus uniques de votre équipe (à faire, en cours ou terminé) et réduire l'encombrement inutile
- Mises à jour en temps réel à travers les visuels: Lorsque les tâches passent de "En cours" à "Terminé", votre équipe voit immédiatement le changement dans les graphiques à barres ou les pourcentages. Plus besoin de courir après les mises à jour de statut !
Et ce n'est pas tout ! Il existe des cartes de sprint que vous pouvez utiliser pour mesurer la progression de votre sprint.
La carte de vélocité du sprint mesure le travail achevé par votre équipe au cours de chaque sprint. Utilisez-la pour fixer des objectifs de sprint réalistes et améliorer la précision de la planification.
Obtenez des informations sur la performance de l'équipe avec la carte de vélocité du sprint de ClickUp, qui offre un aperçu clair des tâches achevées
La Carte de vitesse Sprint permet de visualiser la quantité de travail achevé par rapport au travail total forfaitaire. Les équipes peuvent l'utiliser pour identifier si elles sont sur la bonne voie pour respecter les délais ou si elles ont besoin d'ajustements.
Visualisez la progression du projet avec le graphique de combustion de la vitesse de ClickUp, en suivant les taux d'achèvement des tâches de manière efficace
La carte Sprint burndown card affiche le travail achevé au cours d'un sprint. Elle compare la progression réelle avec la progression estimée.
Suivez facilement les jalons de votre projet grâce au graphique d'avancement de ClickUp, qui offre une vision claire de la progression et des tâches restantes au fil du temps
➡️ En savoir plus: Maîtriser les flux de travail agiles : Techniques pour une gestion de projet efficace
ClickUp Vue Tableau Vue Tableau de ClickUp reflète un Tableau Kanban, ce qui le rend idéal pour la création et l'analyse des CFD. Les tâches passent par des étapes telles que À faire, En cours et Fermé, affichant ainsi une vue dynamique de la distribution du travail.
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Défis avec les diagrammes de flux cumulatifs
Si les diagrammes de flux cumulés sont très utiles pour suivre les flux de travail et identifier les goulets d'étranglement, ils peuvent rapidement devenir trompeurs s'ils ne sont pas paramétrés correctement.
Voici quelques problèmes courants auxquels vous pouvez vous attendre :
🔴 Complexe à interpréter:Les CFD peuvent être accablants pour les nouvelles équipes. Une mauvaise lecture des bandes qui se chevauchent peut conduire à des conclusions erronées.
✅ Solution : Utiliser une logiciel de gestion de projet visuel qui utilise des graphiques, des diagrammes et des tableaux pour la représentation des données et fournit des informations plus claires.
🔴 Analyse limitée des causes profondes:Si les DFC montrent des tendances telles que l'augmentation des arriérés, ils n'en expliquent pas les raisons. L'identification de problèmes tels que la pénurie de ressources ou des priorités mal alignées nécessite un outil analytique avancé.
La solution : Utilisez des outils de gestion de projet (comme ClickUp) pour obtenir des informations plus approfondies sur les goulets d'étranglement, la performance des équipes et l'allocation des ressources.
🔴 Encombrement dans les grands projets:Pour les équipes plus importantes, les DFC peuvent devenir trop complexes et difficiles à interpréter.
✅ Solution : Divisez les projets complexes en flux de travail plus petits ou concentrez-vous sur une période de temps spécifique pour maintenir la clarté.
🔴 Dépendance à l'égard de données exactes:Les CFD dépendent de statuts de tâches à jour. Des données inexactes ou incohérentes faussent les perspectives, ce qui peut entraîner une mauvaise gestion.
✅ Solution : Réduisez les erreurs de saisie manuelle et garantissez l'exactitude des données en temps réel en automatisant les mises à jour de statut en fonction de déclencheurs ou d'actions spécifiques.
Créez votre diagramme de flux cumulatif avec ClickUp
Un diagramme de flux cumulatif (DFC) est plus qu'un simple diagramme - c'est un outil visuel puissant qui permet d'optimiser les performances de l'équipe. Avec la bonne installation, vous pouvez rapidement identifier les goulots d'étranglement, améliorer les flux de travail et assurer la livraison des projets dans les délais, constamment.
ClickUp va encore plus loin en rendant la création de CFD simple et efficace. Des milliers d'équipes font confiance à ClickUp pour rationaliser leurs processus, respecter les réunions et augmenter la productivité globale.
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