Si vous en avez assez de jouer au détective avec le flux de travail de votre équipe, vous n'êtes pas seul. Les goulots d'étranglement et les retards ne s'annoncent pas, mais ils causent tout autant de dégâts.
Un diagramme de flux cumulatif (CFD) peut tout changer. Il vous offre une ventilation claire et visuelle des tâches qui s'accumulent et de l'avancement du travail, sans aucune approximation.
Vous souhaitez savoir comment ce diagramme simple mais puissant peut améliorer la clarté de vos projets ? Découvrez pourquoi les CFD sont indispensables à la gestion des flux de travail.
⏰ Résumé en 60 secondes
- Un diagramme de flux cumulatif (CFD) est un diagramme visuel qui suit la progression des tâches à travers les étapes du flux de travail telles que « À faire », « En cours » et « Terminé »
- L'axe X représente le temps, tandis que l'axe Y indique le nombre cumulé de tâches. Les bandes de couleur représentent les différentes étapes du flux de travail
- L'élargissement des bandes « En cours » indique les goulots d'étranglement et les pentes régulières « Terminé » montrent une progression constante
- Les équipes peuvent utiliser les CFD pour surveiller la stabilité du flux de travail, prévoir les échéanciers et optimiser les processus
- Des outils tels que ClickUp simplifient et optimisent la création et la lecture des CFD
Comprendre les diagrammes de flux cumulatif
Un diagramme de flux cumulatif (CFD) vous donne une image claire de la façon dont le travail progresse dans votre processus. Il indique le nombre de tâches à faire, celles qui sont en cours et celles qui sont déjà terminées. C'est un moyen simple et efficace de suivre la progression, de repérer les goulots d'étranglement et d'assurer le bon déroulement de vos projets.
En observant l'évolution de ces couches au fil du temps, vous découvrirez l'histoire de votre flux de travail. Si la bande « En cours » continue de s'étendre, cela peut indiquer que votre équipe a trop de travail. À l'inverse, une bande « Terminé » qui ne cesse de s'allonger est le signe rassurant que les tâches sont achevées à un rythme régulier et constant.
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Composants clés d'un diagramme de flux cumulatif
Chaque partie du CFD raconte une histoire spécifique sur la progression de votre projet, vous aidant à identifier les tâches qui se déroulent sans heurts et les obstacles à surmonter pour créer un processus stable. Examinons plus en détail chaque élément et son importance dans le suivi de la progression d'un projet:
Temps (axe X)
L'axe horizontal représente le temps, souvent en jours, semaines ou sprints. C'est là que vous pouvez observer comment les choses évoluent au fil du temps. Prêtez-y attention et vous commencerez à remarquer des tendances, à repérer des modèles et peut-être même à prédire ce qui va se passer ensuite.
Exemple : Vous remarquez peut-être que le travail a tendance à s'accumuler le lundi, un cas classique du blues du lundi ! C'est là qu'un logiciel de conception de flux de travail peut vous aider à fluidifier les choses. D'un autre côté, vous verrez les tâches s'accélérer à l'approche des délais des sprints, ce qui prouve qu'un peu de pression peut grandement contribuer à faire avancer les choses.
Éléments de travail (axe Y)
L'axe vertical suit le nombre cumulé d'éléments de travail, tels que les tâches ou les tickets. Comme il s'agit d'un cumul, le graphique n'augmente que lorsque de nouvelles tâches sont entrées dans le système, ce qui vous donne une image claire de l'évolution du travail au fil du temps
Exemple : Si votre équipe commence avec 50 tâches dans le « Backlog » et en ajoute 20 autres en milieu de semaine, l'axe vertical affichera un total de 70 tâches. Vous obtenez ainsi une vue claire de l'évolution de votre charge de travail au fil du temps.
États du flux de travail
Chaque étape de votre flux de travail, telle que « En attente », « En cours », « En test » ou « Terminé », est associée à une bande de couleur. Ces bandes s'empilent les unes sur les autres et leur largeur indique le nombre de tâches en attente à chaque étape
Une bande étroite signifie qu'il y a moins de tâches à cette étape, ce qui est logique pour quelque chose de rapide, comme l'attribution de tâches. Mais une bande large ? C'est un signal d'alarme : plus de tâches peuvent signifier que les choses sont bloquées ou en attente d'approbation. 🚩
Exemple : Supposons que le CFD d'une équipe de développement montre que la bande « Test » s'élargit soudainement. C'est le signe que quelque chose ne va pas dans ce flux de travail. Mais comme vous le découvrez immédiatement, vous pouvez appliquer des stratégies d'optimisation du flux de travail pour éviter d'autres dommages.
Ligne de production
La ligne de débit, généralement représentée par la bande « Terminé », indique la vitesse à laquelle les tâches sont accomplies au fil du temps. Si la couche « Terminé » est constamment ascendante, vous êtes en bonne voie, avec une progression régulière et un flux de travail sain.
Mais s'il s'aplatit ou bouge à peine, c'est le signe que les choses ne se déroulent pas aussi bien qu'elles le devraient.
Exemple : Une équipe marketing peut remarquer que sa ligne « Terminé » reste stable pendant les revues de campagne, ce qui peut indiquer que les choses sont bloquées. Cela peut signifier que le processus de revue traîne en longueur, ce qui les invite à optimiser leurs processus et à accélérer les choses.
Avantages de l'utilisation des CFD pour la visualisation des données et des informations
Les CFD offrent une vue claire de votre flux de travail, vous aidant à repérer rapidement les problèmes, à maintenir une amélioration continue des processus et à obtenir une idée plus précise du moment où les tâches seront achevées. Et ce n'est qu'un début !
Voyons comment les CFD facilitent la gestion de vos projets :
✅ Décisions basées sur les données : étayez vos décisions avec des données concrètes, pour des discussions d'équipe plus ciblées
✅ Échéanciers de livraison précis : Suivez le débit pour prévoir quand le travail sera terminé grâce à une approche axée sur les données
✅ Distribution de la charge de travail : Équilibrez la charge de travail pour des opérations plus fluides en analysant si les ressources sont surchargées ou sous-utilisées
✅ Collaboration améliorée : collaborez avec votre équipe et mettez-vous d'accord sur les points à traiter en ayant une vision claire de l'état d'avancement des tâches
✅ Réduction des risques : identifiez les étapes qui ralentissent et prenez des mesures proactives pour assurer la fluidité des opérations
Création d'un diagramme de flux cumulatif
Un CFD ne se résume pas à un simple assemblage de données. Alors, comment créer un CFD en veillant à ne rien oublier ? Voyons rapidement comment procéder :
Guide étape par étape pour configurer un CFD dans Kanban
Voici comment créer des CFD qui guident les actions dans Kanban :
Étape 1 : Suivre les éléments de travail
Saisissez toutes vos tâches et sous-tâches dans un système de gestion de projet pour rester organisé et efficace.
En consolidant tout sur une seule plateforme, vous pouvez gérer les tâches, suivre la progression et communiquer avec votre équipe en toute transparence. Assurez-vous que chaque tâche dispose d'une description détaillée et est classée en fonction de votre flux de travail, ce qui vous permet de rester au fait de vos responsabilités et des échéances.
Étape 2 : Définir les étapes du flux de travail
Chaque tâche passe par plusieurs étapes de processus au cours de son cycle de vie. Les étapes d'une tâche dans les projets Agile peuvent être à faire, en cours, terminée, en test, etc.
Étape 3 : Enregistrer les données
Une fois l'installation achevée, vous pouvez commencer à enregistrer régulièrement des données.
Enregistrez des données à l'aide de multiples indicateurs tels que les dates de début et de fin, les estimations de durée, le suivi du temps, la priorité, le statut des tâches, et bien plus encore.
Intégration des CFD avec Azure DevOps Server
Pour les équipes qui utilisent Azure DevOps, l'intégration des diagrammes de flux cumulés est très simple. Cela vous aide à suivre la progression des projets et à améliorer facilement l'efficacité.
Créons notre premier CFD avec Azure DevOps :
*étape 1 : commencez par vous connecter au portail web Azure. Sélectionnez ensuite le projet auquel vous souhaitez ajouter le tableau. Cliquez ensuite sur Tableaux et sélectionnez l'équipe appropriée pour le tableau.
Vous devez maintenant sélectionner le niveau de backlog pour votre tableau Kanban. Les backlogs sont une liste d'éléments sur lesquels l'équipe doit commencer à travailler. Il s'agit en quelque sorte d'un réservoir de travail dans lequel l'équipe peut puiser en fonction de sa capacité. Sélectionnez celui qui correspond le mieux à votre processus ou méthodologie de travail.
Les backlogs définis pour chaque processus par défaut dans Azure DevOps sont les suivants :
- Agile : récits, fonctionnalités et épiques
- Basique : Problèmes et épiques
- Scrum : éléments du backlog, fonctionnalités et épiques
- Intégration du modèle de maturité des capacités (CMMI) : exigences, fonctionnalités et épiques
💡Conseil de pro : essayez de réduire au minimum le nombre de colonnes en supprimant celles qui ne sont pas pertinentes pour votre équipe. Cela vous permettra de garder votre environnement de travail propre.
Étape 2 : Ajoutons maintenant des éléments de travail. Cliquez simplement sur Nouvel élément et saisissez le titre. Une fois terminé, cliquez sur Entrée. Tous les éléments peuvent être ajoutés de cette manière. Ils sont automatiquement enregistrés dans le système.
Si vous souhaitez ajouter des utilisateurs pour collaborer avec vous sur ce tableau, il vous suffit de copier le lien vers le tableau et de le leur envoyer.
*étape 3 : une fois que votre tableau a été créé et utilisé pendant plusieurs semaines par votre équipe, il est temps d'analyser le tableau Kanban. Cliquez sur l'onglet Analytics, puis sur Afficher le rapport complet.
Vous pouvez survoler le tableau pour voir combien d'éléments de travail se trouvent dans quel état.
Conseils pour configurer les CFD sur un tableau de bord Business
Un CFD est un outil essentiel pour visualiser la progression du travail. Lorsqu'il est configuré avec un tableau de bord d'entreprise, il devient encore plus puissant.
Voici quelques conseils pour vous aider à le configurer :
- Objectifs clairs : définissez des objectifs clairs pour aider votre équipe à se concentrer sur les points de données les plus importants
- Mises à jour des données : configurez des vérifications périodiques pour vous assurer que le statut des tâches est mis à jour. Même des divergences mineures, comme le fait de laisser des tâches achevées marquées comme « En cours », peuvent fausser le diagramme
- Indicateurs et filtres personnalisés : rendez vos CFD plus pertinents en configurant des filtres pour des indicateurs tels que le type de tâche, la priorité ou l'assigné. Par exemple, vous pouvez afficher des CFD distincts pour les tâches hautement prioritaires afin de suivre leur progression de manière indépendante
- Accessibilité et collaboration : évitez les diagrammes trop chargés contenant trop de points de données ou d'éléments visuels. Utilisez ces exemples de tableaux Kanban pour créer un CFD que tous les membres de votre équipe peuvent comprendre et utiliser
➡️ En savoir plus : Création d'un diagramme et d'un graphique de flux de travail : guide étape par étape pour des processus rationalisés
Interprétation des diagrammes de flux cumulatifs
Les diagrammes de flux cumulatif (CFD) fournissent une représentation visuelle de la progression de votre équipe et du flux de travail global. Chaque bande du diagramme de flux cumulatif représente une étape différente du flux de travail, telle que À faire, En cours ou Terminé.
L'épaisseur et le gradient de ces bandes offrent des informations sur la distribution de la charge de travail et le rythme d'achèvement des tâches.
Les CFD permettent également de suivre la durée du cycle et le délai de production.
*la durée du cycle indique le temps nécessaire pour achever les tâches une fois qu'elles ont commencé, tandis que le délai de production mesure la durée totale entre la création d'une tâche et son achèvement.
En surveillant ces indicateurs, les équipes peuvent évaluer leurs performances et identifier les domaines à améliorer.
Un flux de travail qui fonctionne bien se traduit par des bandes parallèles sur le CFD, indiquant des transitions fluides entre les tâches. Si les bandes deviennent irrégulières ou si l'une d'elles s'épaissit considérablement, il est temps d'enquêter.
Par exemple, un élargissement soudain de la bande « À faire » peut signifier que votre équipe surcharge le backlog. De même, un goulot d'étranglement à l'étape « Révision » peut indiquer des retards dans les approbations ou les contrôles qualité.
La pente de la bande « Terminé » est tout aussi révélatrice. Une pente ascendante raide indique une productivité élevée, tandis qu'une pente plus plate signale un ralentissement. De tels modèles facilitent l'anticipation des problèmes et l'adaptation en conséquence.
➡️ En savoir plus : Comment une courbe en S peut-elle profiter à votre équipe de gestion de projet ?
Outils de diagrammes de flux cumulés
Pour créer vos CFD, vous avez besoin d'un outil doté de fonctionnalités robustes, telles que des mises à jour en temps réel, des flux de travail personnalisables et des capacités de rapports intégrées.
Mais chaque outil est unique en soi, alors tenez compte des facteurs suivants :
- Taille et structure de l'équipe : envisagez d'utiliser des outils tels que Trello pour les petites équipes, tout en optant pour des plateformes robustes telles que ClickUp pour les projets plus importants et plus complexes.
- Capacités d'intégration : assurez-vous que l'outil s'intègre à vos systèmes existants, tels que Slack, GitHub ou Google Workspace
- Besoins en matière de rapports : donnez la priorité aux outils dotés d'options de visualisation avancées, tels que les tableaux de bord ClickUp, si des analyses et des rapports approfondis sont essentiels à votre projet
- Facilité d'utilisation : choisissez un outil convivial pour réduire le temps d'intégration et encourager son adoption par l'équipe
ClickUp est l'application tout-en-un pour le travail qui combine la gestion de projet, la gestion des connaissances et l'assistance en ligne, le tout optimisé par l'IA pour vous aider à travailler plus rapidement et plus intelligemment.
Logiciel de gestion de projet agile ClickUp
Le logiciel de gestion de projet agile ClickUp simplifie le processus de développement logiciel grâce à des fonctionnalités puissantes telles que des tableaux personnalisables, des tableaux blancs et des vues de la charge de travail, qui vous aident à identifier les goulots d'étranglement, à optimiser les flux de travail et à maintenir vos projets sur la bonne voie.
Grâce à cette solution, les équipes peuvent :
- Planifiez votre travail à l'aide de fonctionnalités avancées pour la planification de sprints, la gestion du backlog et la cartographie afin que chacun se concentre sur les tâches les plus importantes
- Suivez la progression et les performances grâce aux plus de 15 vues personnalisées, aux tableaux de bord personnalisables, aux widgets de sprint et aux modèles Agile de ClickUp pour surveiller l'avancement des tâches à chaque étape
- Améliorez la transparence et la responsabilité grâce à des tableaux de bord qui assurent le suivi de l'état des projets, de l'utilisation des ressources et des performances des équipes
Tableaux de bord ClickUp
Avec les tableaux de bord ClickUp, vous pouvez visualiser et analyser vos diagrammes de flux cumulatif (CFD) sans vous soucier des données dispersées ou du suivi manuel. Ils regroupent toutes les données et tous les indicateurs de projet en un seul endroit, vous offrant ainsi une vue claire et en temps réel des flux de travail, du statut des tâches et de la capacité de l'équipe.
Voici comment cela peut vous aider :
- Aucune mise à jour manuelle : le tableau de bord se synchronise automatiquement avec vos tâches, vous n'avez donc pas à vous soucier de mettre à jour manuellement votre CFD
- Vues de flux de travail personnalisables : Vous pouvez configurer des vues qui correspondent aux processus uniques de votre équipe (à faire, en cours ou terminé) et réduire l'encombrement inutile
- Mises à jour en temps réel sur tous les visuels : Lorsque les tâches passent de « En cours » à « Terminé », votre équipe voit immédiatement le changement dans les graphiques à barres ou les pourcentages. Plus besoin de courir après les mises à jour de statut !
Et ce n'est pas tout ! Vous disposez également de cartes de sprint que vous pouvez utiliser pour mesurer la progression de votre sprint actuel.
La carte Vitesse du sprint mesure le travail achevé par votre équipe à chaque sprint. Utilisez-la pour définir des objectifs de sprint réalistes et améliorer la précision de la planification.
La carte Sprint Burnup permet de visualiser la quantité de travail achevée par rapport au travail total prévu. Les équipes peuvent l'utiliser pour déterminer si elles sont en bonne voie pour respecter les délais ou si des ajustements sont nécessaires.
La carte de burndown Sprint affiche le travail achevé au cours d'un sprint. Elle compare la progression réelle à la progression estimée.
➡️ En savoir plus : Maîtriser les flux de travail agiles : techniques pour une gestion de projet efficace
Vue Tableau ClickUp
La vue Tableau de ClickUp reflète un tableau Kanban, ce qui la rend idéale pour créer et analyser des CFD. Les tâches passent par différentes étapes telles que À faire, En cours et Fermé, offrant ainsi une vue dynamique de la distribution du flux de travail.
💡Conseil de pro : Vous souhaitez améliorer vos diagrammes de flux de travail ? Consultez ces modèles de diagrammes de flux de données pour trouver l'inspiration.
Tableaux blancs ClickUp
ClickUp Whiteboards est une solution idéale pour les équipes qui cherchent à collaborer efficacement. Grâce à cet outil, vous pouvez échanger des idées entre les services et les équipes sur un tableau blanc unique et partagé. Vous pouvez partager le lien pour que tout le monde puisse l'afficher.
Les équipes peuvent mapper les flux de travail, définir les dépendances entre les tâches et tout planifier visuellement. Cela garantit que tout le monde est sur la même longueur d'onde avant le début du travail.
Cartes mentales ClickUp
Vous avez parfois l'impression que vos idées sont éparpillées ? Les cartes mentales ClickUp vous permettent de les rassembler et de mapper visuellement les flux de travail, comme la planification du lancement d'un produit, afin que chaque étape soit connectée aux tâches, aux échéances et aux personnes responsables.
Fini les détails manquants, les équipes désorganisées ou les tâches à accomplir qui vous submergent. C'est comme si vous transformiez ce brainstorming désordonné en un plan d'action clair et réalisable que tout le monde peut suivre.
📌Épinglez-le : Vous souhaitez disposer d'un cadre prédéfini pour faciliter la navigation dans les flux de travail complexes de vos projets ? Commencez dès maintenant avec les modèles de couloirs et les cartes de processus gratuits de ClickUp.
Défis liés aux diagrammes de flux cumulatifs
Si les CFD sont très efficaces pour le suivi des flux de travail et l'identification des goulots d'étranglement, ils peuvent rapidement devenir trompeurs s'ils ne sont pas configurés correctement.
Voici quelques défis courants auxquels vous pouvez vous attendre :
🔴 Complexes à interpréter : Les CFD peuvent être difficiles à comprendre pour les nouvelles équipes. Une mauvaise interprétation des bandes qui se chevauchent peut mener à des conclusions erronées.
✅ Solution : utilisez un logiciel de gestion de projet visuel qui utilise des graphiques, des diagrammes et des tableaux pour représenter les données et fournir des informations plus claires.
🔴 Analyse limitée des causes profondes : Si les CFD montrent des tendances telles que l'augmentation des retards, ils n'expliquent pas pourquoi. L'identification de problèmes tels que le manque de ressources ou le désalignement des priorités nécessite un outil analytique avancé.
✅ Solution : utilisez des outils de gestion de projet (tels que ClickUp) pour obtenir des informations plus détaillées sur les goulots d'étranglement, les performances de l'équipe et l'allocation des ressources.
🔴 Encombrement dans les grands projets : Pour les équipes plus importantes, les CFD peuvent devenir trop complexes et difficiles à interpréter.
✅ Solution : divisez les projets complexes en flux de travail plus petits ou concentrez-vous sur un délai spécifique pour plus de clarté.
🔴 Dépendance à des données précises : Les CFD dépendent du statut actualisé des tâches. Des données inexactes ou incohérentes faussent les informations, ce qui peut entraîner une mauvaise gestion.
✅ Solution : réduisez les erreurs de saisie manuelle et garantissez l'exactitude des données en temps réel en automatisant les mises à jour de statut en fonction de déclencheurs ou d'actions spécifiques.
Créez votre diagramme de flux cumulatif avec ClickUp
Un diagramme de flux cumulatif (CFD) est plus qu'un simple diagramme : c'est un outil visuel puissant qui permet d'optimiser les performances de l'équipe. Avec une installation adéquate, vous pouvez rapidement identifier les goulots d'étranglement, améliorer les flux de travail et garantir la livraison des projets dans les délais, de manière cohérente.
ClickUp va encore plus loin en rendant la création de CFD simple et efficace. Des milliers d'équipes font confiance à ClickUp pour rationaliser leurs processus, respecter les délais et augmenter leur productivité globale.
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