Lorsqu'on vous demande de prendre en charge de nouveaux projets, vous avez toujours envie de dire oui. Le plus difficile est de savoir dans quelle mesure ce "oui" est réaliste par rapport à la charge de travail actuelle de votre équipe.
C'est là que la planification détaillée des capacités se révèle vraiment efficace et qu'elle constitue un élément essentiel de la gestion de projet pour les équipes de tous les secteurs d'activité.
Les informations issues d'une bonne planification des capacités aident les entreprises à déterminer si elles peuvent embaucher de nouveaux membres ou prendre en charge de nouveaux projets tout en gardant un œil attentif sur la charge de travail de leur équipe actuelle. Pas de pression. 😅
La bonne nouvelle, c'est qu'il existe de nombreuses outils de planification de la capacité sont disponibles pour vous aider dans cette démarche, sans parler des cours en ligne, blogs et, ce que nous préférons, les modèles !
Suivez-nous pour en savoir plus sur la façon dont toute votre équipe peut tirer profit d'un système d'information solide modèle de planification des comptes le modèle de planification des comptes, les principales caractéristiques à rechercher et l'accès à 10 des meilleurs modèles de capacité gratuits sur le marché.
Qu'est-ce qu'un modèle de planification des capacités ?
La capacité fait référence à la quantité maximale de travail qu'une équipe ou un individu peut assumer à un moment donné, mais elle peut également être utilisée en référence à la quantité de ressources dont une entreprise ou une équipe dispose pour un projet spécifique. Planification de la capacité est le processus qui consiste à mesurer les ressources, le temps et les membres de l'équipe nécessaires pour mener à bien différents projets afin d'identifier les domaines dans lesquels de nouvelles opportunités commerciales sont possibles, c'est-à-dire la capacité à prendre en charge davantage de projets, de nouvelles embauches ou de tâches au cours d'une journée.
Utilisez la vue de la charge de travail de ClickUp pour savoir qui est en avance ou en retard et pour glisser-déposer facilement des tâches afin de réaffecter les ressources
Bien que les chefs de projet se chargent généralement de l'essentiel de la planification des capacités, toutes les personnes impliquées doivent avoir accès aux informations, y compris les parties prenantes, les autres membres de l'équipe, les départements concernés et les clients.
L'exactitude de la planification des capacités étant essentielle, il est préférable de commencer par un modèle.
Les modèles de planification de la capacité se présentent sous de nombreuses formes et peuvent être créés à l'aide de différents outils de planification de la capacité logiciels de gestion des ressources ou même PowerPoint et Excel .
Les modèles de planification de la capacité vous aident à gérer vos ressources de manière simple et réaliste afin de déterminer celles qui sont en dessous, au-dessus ou à la limite de leur capacité. Ces ressources peuvent comprendre les matériaux, le temps et le budget, mais surtout votre personnel !
En outre, les modèles rendent les rapports de planification des capacités plus clairs, plus faciles à lire et mieux organisés que lorsque l'on part de zéro. Mais avant de vous inscrire à des essais gratuits à la recherche de votre prochain modèle, posez-vous les questions suivantes :
- Ce modèle est-il préconstruit et personnalisable ?
- S'alignera-t-il sur mes projets et processus actuels ?
- Mon équipe et moi-même pourrons-nous l'utiliser dès que possible ?
- Est-il gratuit ?
Ce n'est pas trop demander ! En fait, il y a même d'autres qualités indispensables à rechercher dans votre prochain modèle de planification de la capacité - et nous pouvons vous aider à y accéder gratuitement. 😎
Caractéristiques indispensables d'un modèle de planification de la capacité
Le plus grand avantage de la planification des capacités est la possibilité d'obtenir des informations exploitables. L'allocation précise des ressources est le secret qui permet de prendre des décisions stratégiques sur le travail que l'on accepte et de s'assurer que l'on peut livrer dans le cadre de leurs objectifs spécifiques exigences du projet .
Créez des tableaux de bord personnalisés dans ClickUp pour obtenir une vue d'ensemble de votre travail
Vous devez être en mesure d'ajouter des informations détaillées sur le projet à votre modèle pour obtenir une vue plus globale des capacités et des ressources de l'équipe. Ces informations comprennent le nom du projet, les personnes impliquées, toutes les tâches connexes, la la chronologie du projet dates clés, échéances, étapes , le coût, la demande, et bien plus encore !
Cela peut sembler difficile, mais une planification de la capacité réussie a un impact positif significatif sur vos résultats, vous devez donc être minutieux et réfléchi dans ce processus. Voici d'autres éléments essentiels à rechercher dans un modèle de planification dynamique des capacités :
- Vues de projets multiples pour avoir une vue d'ensemble de toutes les tâches et ressources nécessaires à un projet
- Tableaux de bord et rapports pour une vue d'ensemble de votre projet et des capacités actuelles de la charge de travail
- Gestion des tâches pour suivre l'avancement et l'affectation des ressources
- Affectations multiples et des observateurs pour déléguer le travail de manière égale au sein de l'équipe
- Commentaires des fonctions de discussion et de collaboration pour que tous les membres de l'équipe soient au courant de ce qui se passe
- Des limites et des seuils de capacité pour s'assurer que personne n'est surchargé de tâches
- Fonctionnalités de priorisation pour organiser les tâches et les projets en fonction des besoins immédiats et des ressources disponibles
10 modèles de planification de la capacité pour ClickUp, Excel et autres
Avant d'empiler les projets et d'assigner une multitude de nouvelles tâches, il est important que les chefs de projet sachent exactement ce qui se trouve déjà dans l'assiette de chaque membre de l'équipe et quelle en est la quantité. L'évaluation précise et fréquente de la bande passante de votre équipe garantit que chaque projet sera achevé dans les délais, dans le respect du budget et avec le moins de stress possible. 💜
Voici 10 de nos modèles de planification de la capacité préférés pour cela ! Non seulement ces modèles sont personnalisables, complets et intuitifs, mais leur utilisation est entièrement gratuite. 🤩
1. Modèle de planification de la capacité des employés par ClickUp
Vue de la charge de travail principale à l'aide du modèle de charge de travail des employés de ClickUp
Parmi les 15 façons personnalisables de gérer vos projets dans ClickUp, Vue de la charge de travail est la seule décomposition totalement transparente et objective des tâches hebdomadaires de votre équipe en fonction de l'assigné, du temps estimé par tâche, du nombre de tâches, etc. La maîtrise de la vue de la charge de travail peut sembler être une tâche ambitieuse en soi, mais l'objectif de la vue de la charge de travail est d'améliorer la productivité de l'équipe Modèle de planification de la capacité des employés par ClickUp facilite considérablement cette tâche et bien d'autres encore.
Ce modèle avancé vous aide à gérer les capacités des individus et des équipes en utilisant certaines des fonctions les plus puissantes de ClickUp pour voir quelle quantité de travail est attribuée à un moment donné. Ce modèle vous aide également à mettre en œuvre des gestion de la charge de travail des pratiques telles que l'établissement d'estimations de temps, la mesure du volume des tâches, etc. Dans ce modèle Liste vous trouverez cinq vues de projet, sept champs personnalisés, deux statuts de tâches personnalisés et un guide de démarrage dans la rubrique Docs ClickUp pour vous aider à planifier les capacités de la manière la plus efficace possible. Télécharger ce modèle
2. Modèle de planification des ressources par ClickUp
Distribuez facilement les ressources en utilisant le modèle de planification des ressources de ClickUp
L'organisation est essentielle lorsqu'il s'agit de prendre des décisions stratégiques pour votre équipe ou votre département. Avec cinq statuts personnalisés, huit champs personnalisés et de multiples vues, le modèle Modèle de planification des ressources par ClickUp est le modèle le plus complet et le plus polyvalent pour la planification des ressources la planification et l'allocation des ressources .
Utilisez ce modèle convivial pour distribuer facilement les ressources, quelles qu'elles soient ! Le modèle Modèle de planification des ressources est l'outil idéal pour créer rapidement des systèmes organisés autour de chaque type de ressource.
Ce modèle peut être personnalisé pour s'adapter à n'importe quel cas d'utilisation et il est préconstruit pour s'aligner naturellement sur les éléments suivants les équipes de marketing et de croissance qui cherchent à établir des calendriers clairs et productifs pour des tâches telles que l'image de marque, la promotion sur les médias sociaux, la conception de sites web, etc. De plus, ce modèle utilise certains des outils de gestion de projet préférés de votre chef de projet Caractéristiques de ClickUp pour faciliter l'intégration, y compris la vue Gantt et la vue Timeline. Télécharger ce modèle
3. Modèle de planification hebdomadaire de la capacité des ressources par ClickUp
Visualisez les capacités de l'équipe à l'aide du modèle de planification hebdomadaire des ressources de ClickUp
Si vous avez aimé la vue de la charge de travail dans le modèle de planification de la capacité des employés, vous l'aimerez encore plus ici. Les managers peuvent personnaliser leur vue de la charge de travail en utilisant le modèle de planification hebdomadaire des ressources de ClickUp pour visualiser les capacités individuelles et globales de l'équipe et déterminer où ou si elles pourraient être utilisées de manière plus productive ailleurs.
Obtenez une vue d'ensemble de la charge de travail de chaque coordinateur de projet en indiquant le nombre de tâches qui lui incombent ce jour-là, cette semaine-là ou ce mois-là. Non seulement vous verrez le nombre de tâches dont chaque membre est responsable ce jour-là, mais vous trouverez également le nom, la durée et le statut de chaque tâche pour une visibilité instantanée de son avancement. Télécharger ce modèle
4. Modèle de planification de la capacité Kanban par ClickUp
Réaffecter les ressources, les tâches et le temps avec le modèle de planification de la capacité Kanban de ClickUp
Il y a plus d'une façon de gérer et de planifier les capacités d'une équipe, et le modèle de planification des capacités Kanban de ClickUp le comprend. Utiliser La vue du tableau de bord de ClickUp dans ce modèle détaillé pour approfondir la charge de travail de votre équipe, l'état des tâches et les progrès réalisés, même à la minute près.
Une autre façon d'étendre la valeur de ce modèle polyvalent est de l'utiliser avec sa vue Tableau Kanban pour trier la charge de travail de votre projet par propriétaire de tâche et voir instantanément comment le travail est réparti au sein de l'équipe. Et si un membre de votre équipe est surchargé, en retard ou a du temps à perdre, vous pouvez facilement procéder à des ajustements en faisant glisser les tâches d'un propriétaire à l'autre, créer des sous-tâches ou l'ajout d'assignés, le tout directement à partir de votre conseil d'administration. Télécharger ce modèle
5. Modèle de liste de planification de la capacité par ClickUp
Supervisez toutes les ressources actuelles avec le modèle de liste de planification des capacités de ClickUp
Les chefs de projet apprécient les vues Gantt, Workload, Timeline et Board pour leur caractère très visuel, Vue en liste dans ClickUp est une autre solution flexible pour les l'inventaire des tâches et de la charge de travail de votre équipe.
Il ne s'agit cependant pas d'une liste de tâches classique. 👀
Le modèle de liste de planification des capacités de ClickUp est la vue d'ensemble des ressources actuelles dont vous avez toujours rêvé. Ce modèle fait le gros du travail en termes de configuration de votre liste pour garder les flux de travail en cours d'exécution en douceur avec des fonctionnalités comprenant cinq statuts personnalisés préconstruits et huit champs personnalisés.
Ce qui rend ce modèle si précieux pour les gestionnaires et les membres de l'équipe, c'est l'intuitivité et l'organisation de la vue Liste. Que vous travailliez avec les parties prenantes d'un projet ou d'un département à l'autre, ou encore de partager de nouvelles informations, n'importe qui peut regarder cette vue et comprendre instantanément ce qu'il voit. De plus, tout comme il est facile de faire glisser des tâches sur un tableau Kanban, vous pouvez réaffecter des ressources et modifier des tâches en les déplaçant vers le haut ou vers le bas de votre liste.
Les colonnes de votre liste sont entièrement personnalisables pour afficher plus d'informations qui vous intéressent vraiment. Choisissez les champs personnalisés, les commentaires, les assignés, Tags ou les dates d'échéance apparaissent sur votre liste pour savoir quelles ressources vont où, et quel est l'état de leur utilisation, le tout d'un simple coup d'œil. Télécharger ce modèle
6. Modèle de planification de la capacité des comptes par ClickUp
Superviser les ressources nécessaires pour développer de nouvelles affaires à l'aide du modèle de planification de la capacité des comptes de ClickUp
Comme on dit, les ventes font tourner le monde. 💸
Le Modèle de planification de la capacité des comptes par ClickUp est une nécessité pour les gestionnaires de comptes et de projets. Avec cinq statuts personnalisés pour les tâches bloquées, complètes, en cours, en révision et à faire, chacun bénéficie d'une transparence totale sur la répartition des ressources entre les comptes. Ce modèle est également accompagné de cinq vues de projet permettant de hiérarchiser les capacités actuelles des comptes et d'identifier les domaines de nouvelles opportunités.
Tout comme le modèle de planification de la capacité des ressources de ClickUp, qui peut être personnalisé en fonction de votre façon de travailler, le modèle de planification de la capacité des comptes est très visuel et conçu pour vous aider à gérer les ressources des comptes sous tous les angles. Organisez vos comptes à l'aide des vues prédéfinies Tableau, Gantt, Chronologie ou Liste, puis appuyez-vous sur les huit champs personnalisés pour avoir une visibilité sur les membres de l'équipe, les contacts, la santé et le chiffre d'affaires liés à chaque compte. Télécharger ce modèle
7. Modèle simple de planification de la capacité pour Excel
Modèle simple de planification de la capacité pour Excel
Les modèles ClickUp peuvent être personnalisés et adaptés pour répondre à un large éventail de cas d'utilisation dans tous les secteurs d'activité Excel est spécialement conçu pour permettre aux gestionnaires de projets d'usines et d'installations de déterminer les capacités de production.
Il est également compatible avec Feuilles Google ce modèle Simple Sheets comprend deux feuilles, des formules prédéfinies, des graphiques visuels et des tableaux de bord permettant d'organiser et d'analyser les données relatives aux domaines suivants la chaîne d'approvisionnement et les besoins opérationnels . Même si Excel est votre outil éprouvé pour la planification de la capacité ce modèle est également accompagné d'une feuille d'introduction pour vous aider à comprendre les termes, les informations générales et les questions fréquemment posées.
Le caractère prêt à l'emploi de ce modèle est idéal pour obtenir des mesures calculées automatiquement et les afficher sous forme de diagrammes ou de graphiques à l'aide d'Excel.
L'inconvénient ?
Alors que vos premiers modèles de feuilles intelligentes sont accessibles gratuitement, les téléchargements suivants vous coûteront 50 $. ✨ Télécharger ce modèle
8. Modèle de planification de la capacité des ressources pour Excel
Modèle de planification de la capacité des ressources pour Excel
Si votre entreprise a déjà investi dans Excel ou si vous souhaitez en savoir plus sur les tenants et les aboutissants de l'impact de la planification des capacités sur votre entreprise sur une période de 12 mois, pensez à ce modèle de planification des capacités des ressources pour Excel.
Bien qu'il nécessite un peu plus de temps pour le mettre en place et une attention fréquente pour le maintenir à jour, les chefs de projet peuvent utiliser ce modèle pour calculer les capacités des ressources et planifier les sprints à l'aide d'Excel. Avant de commencer, ce modèle propose sept recommandations pour utiliser plus efficacement le classeur et configurer correctement la feuille de données. Télécharger ce modèle
9. Modèle de planification de la capacité par Coda
Modèle de planification de la capacité par Coda
En vrai Coda le modèle de planification des capacités de Coda apporte les avantages de la planification des capacités dans un éditeur de documents dynamique pour superviser les données, les équipes et les ressources sur une page numérique infinie.
Ce modèle divise la planification des capacités en trois catégories claires :
- Projets
- Ressources disponibles (personnes)
- Calendrier des projets
En haut de votre document, vous verrez votre capacité totale disponible et le nombre moyen actuel d'heures travaillées par semaine de votre équipe. Plus bas, vous trouverez des tableaux et des graphiques intégrés pour ajouter plus de détails à chacune de ces catégories, y compris les dates de début et de fin, les rôles, la disponibilité et les noms des tâches.
Bonus: Compare Coda Vs. Airtable */%href/_*/%href/
Le plus grand avantage de ce modèle est sa facilité d'utilisation. L'interface épurée de Coda rend la planification de la capacité un peu moins intimidante, bien qu'elle n'ait pas la profondeur, le détail et la transparence de la charge de travail des autres modèles de cette liste. Télécharger ce modèle
10. Modèle de planification des capacités de l'équipe des ressources par l'équipe des diapositives
Modèle de planification de la capacité de l'équipe de ressources par l'équipe de diapositives
Pourquoi aimons-nous ce modèle de planification de la capacité de l'équipe de ressources pour PowerPoint ? Parce que c'est le modèle parfait à avoir sous la main pour présenter des mises à jour et des propositions de projet aux parties prenantes !
Modifiez votre jeu de diapositives directement dans PowerPoint pour présenter gestion des ressources ce modèle présente les données relatives aux ressources, à leur utilisation et à leur affectation en fonction des capacités de l'équipe et de l'individu. Comme toutes les présentations convaincantes, ce modèle représente vos données visuellement à l'aide de graphiques et de tableaux qui montrent les ressources en surnombre, en sous-capacité ou à pleine capacité. Télécharger ce modèle
Réalisez-le avec un modèle ClickUp personnalisé
Il ne s'agit là que de 10 des milliers de modèles de planification des capacités qui circulent sur le web. Bien qu'il soit extraordinaire d'avoir autant d'options à portée de main, c'est aussi un peu accablant. Évitez d'investir dans un modèle qui prend plus de temps qu'il n'en vaut la peine, qui manque de souplesse ou qui est tout simplement trop ancien pour être utile.
Optez plutôt pour un modèle conçu pour les équipes modernes Cliquez sur le bouton !
Les modèles ClickUp de cette liste ne sont que quelques uns des centaines disponibles dans le site en pleine expansion de ClickUp Bibliothèque de modèles . Mais qu'est-ce qui distingue ses modèles des autres ?
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Voyez comment votre temps estimé par tâche se compare au reste de votre semaine avec la vue de la charge de travail dans ClickUp !
Évaluez la bande passante mensuelle, hebdomadaire ou quotidienne de votre équipe en un clin d'œil à l'aide de la fonction Vue de la charge de travail dans ClickUp et commencez en quelques secondes à utiliser l'un de ses nombreux modèles de planification de la capacité pour cette vue complète du projet.
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