Antes, los lunes eran predecibles: reuniones rápidas del equipo, visitas rápidas a los escritorios y una idea clara de quién hacía qué. Hoy en día, con un 55 % de los empleados con capacidad para trabajar a distancia trabajando de forma híbrida y otro 26 % trabajando totalmente a distancia, la dinámica del lugar de trabajo ha cambiado drásticamente.
De hecho, alrededor del 60 % de los empleados de las grandes corporaciones norteamericanas trabajan ahora en modo híbrido. Hoy en día, la oficina es menos un espacio fijo y más cualquier lugar donde haya conexión Wi-Fi.
La adopción del trabajo híbrido exige un plan de acción claro. Sin él, se corre el riesgo de perder una semana por el cansancio de Zoom, incumplir plazos en diferentes zonas horarias y descubrir que «trabajar desde cualquier lugar» a veces puede parecer «trabajar desde ningún lugar».
En esta entrada del blog te mostramos cómo pasar del trabajo presencial al híbrido con la ayuda de ClickUp, la aplicación que lo tiene todo para el trabajo, para mantener la coordinación de los equipos, los proyectos en marcha y una colaboración híbrida fluida.
¡Empecemos! 💼
¿Qué es el trabajo híbrido?
El trabajo híbrido es un modelo de trabajo flexible en el que los empleados dividen su tiempo entre ubicaciones remotas (hogar, espacios de coworking o cualquier lugar con conexión a Internet) y un entorno de trabajo físico.
El aspecto práctico del «híbrido» depende en gran medida de las políticas, los requisitos de los roles y la cultura de la empresa.
Tipos de modelos de trabajo híbridos
Existen cuatro tipos principales de modelos de trabajo híbrido:
- Híbrido flexible (o autoprogramación): los miembros del equipo eligen cuándo trabajar en la oficina o de forma remota, dependiendo de las tareas o sus preferencias personales. Por ejemplo, alguien puede acudir a la oficina para reuniones o sesiones colaborativas y trabajar de forma remota en los días en los que necesita concentrarse más.
- Híbrido fijo con horario básico: la empresa define días específicos de trabajo en la oficina (por ejemplo, martes y jueves) y un horario básico (por ejemplo, entre las 10:00 y las 15:00) en el que todos deben estar disponibles, independientemente de su ubicación. Fuera de este horario, los empleados tienen flexibilidad para gestionar sus horarios.
- Híbrido con prioridad en la oficina: se espera que los empleados trabajen principalmente desde la oficina, permitiéndose el teletrabajo en determinados días o para roles específicos. Este modelo hace hincapié en la colaboración presencial en el lugar de trabajo y en el establecimiento de relaciones.
- Híbrido con prioridad remota: el teletrabajo es la opción predeterminada, y la oficina sirve como espacio para reuniones, eventos o colaboración cuando es necesario. Las políticas, herramientas y flujos de trabajo se diseñan teniendo como base el teletrabajo.
🧠 Dato curioso: El cubículo, símbolo del trabajo presencial durante décadas, fue introducido en 1968 por Robert Propst, de Herman Miller. Irónicamente, su intención era dar libertad y creatividad a los empleados, pero las empresas lo utilizaron para meter a más gente en menos espacio.
Por qué las empresas están pasando del trabajo presencial al híbrido
Hoy en día, las organizaciones están pasando cada vez más de modelos totalmente presenciales a modelos híbridos, y con razón: las ventajas se extienden tanto a los empleados como al rendimiento de la empresa.
Ventajas del trabajo híbrido para los empleados
- Gane flexibilidad en cuanto al lugar y la forma de trabajar: elija días de teletrabajo, evite largos desplazamientos y atienda sus necesidades personales sin sacrificar la productividad.
- Mejora el equilibrio y el bienestar físico: Disfruta de un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal, menos ansiedad y una mayor felicidad general ( ¡el 80 % de los trabajadores híbridos experimentan estos beneficios!).
- Reduzca el estrés y mejore su salud: reduzca las bajas por enfermedad y dedique tiempo al cuidado preventivo o a las responsabilidades familiares sin que ello afecte al rendimiento del trabajo.
- Disfrute de autonomía y control: gestione su agenda para poder concentrarse más y gestionar mejor su energía a lo largo del día.
- Ahorre tiempo y dinero: reduzca los gastos de desplazamiento y recupere horas para su crecimiento personal o profesional.
🧠 Dato curioso: Los primeros experimentos con el trabajo híbrido se remontan a la crisis del petróleo de la década de 1970. Las empresas de Estados Unidos y Europa permitieron a sus empleados trabajar desde casa a tiempo parcial para ahorrar combustible en los desplazamientos. Entonces no se llamaba híbrido, pero era la misma idea.
Ventajas del trabajo híbrido para las empresas
- Aumente la retención y la satisfacción: el trabajo híbrido puede mejorar la retención de los empleados, ya que estos aprecian la autonomía que les proporciona. Se ha demostrado que reduce las dimisiones en un 33 %, especialmente entre los empleados con largos desplazamientos.
- Amplíe el acceso a los mejores talentos: contrate a profesionales cualificados de un abanico geográfico más amplio sin limitaciones de reubicación.
- Aumente la productividad y el compromiso: Equilibre el teletrabajo y el trabajo presencial para mejorar el rendimiento y empoderar a los empleados.
- Reduzca los gastos operativos: optimice el espacio de oficina y los servicios públicos para adaptarse a la fluctuación de la asistencia presencial.
- Fomente la inclusión y la colaboración: Provea soporte para diversos estilos de trabajo con herramientas integradas de comunicación y colaboración remota.
📮 Información de ClickUp: Los datos de nuestra encuesta sobre la eficacia de las reuniones muestran que el 25 % de las reuniones cuentan con una media de ocho o más participantes. También hemos descubierto que una reunión dura una media de 51 minutos. Estas grandes reuniones pueden suponer al menos entre 6 y 8 horas de tiempo de reunión colectivo a la semana a nivel organizativo.
¿Y si pudiera reducirlo? ¡ClickUp transforma la forma en que los equipos se comunican! En lugar de largas reuniones, colabore directamente en las tareas utilizando comentarios, adjuntos, notas de voz, vídeos y mucho más, todo en un solo lugar.
💫 Resultados reales: ¡Los equipos globales de STANLEY Seguridad ya han ahorrado más de 8 horas semanales en reuniones y actualizaciones con nuestra aplicación para todo el trabajo!
Evaluación de la preparación de su empresa para el trabajo híbrido
Antes de pasar a un modelo híbrido, evalúe el grado de preparación real de su organización. Una comprobación minuciosa de la preparación garantiza que su personal, sus políticas, sus herramientas de trabajo desde casa y sus espacios puedan respaldar la flexibilidad sin perder la coordinación ni la productividad.
Empiece aquí. 🏁
- Evalúa la preparación de los equipos: evalúa los estilos de trabajo de los empleados, sus habilidades de autogestión y su comodidad en la comunicación en diferentes configuraciones. Analiza la capacidad de los gerentes para liderar equipos distribuidos, evitar sesgos de proximidad y crear un entorno inclusivo.
- Revise la claridad de las políticas: defina quién reúne los requisitos para el trabajo híbrido, ajuste las expectativas en cuanto a la disponibilidad, fije normas de comunicación y cambie las métricas de rendimiento para centrarse en los resultados en lugar de en la presencia.
- Confirme la capacidad tecnológica: compruebe que los equipos disponen de herramientas seguras e integradas para la gestión de tareas, el chat y las reuniones híbridas. Refuerce la seguridad y habilite la obtención de información basada en datos con análisis.
- Estudie los procesos y flujos de trabajo: el trabajo híbrido se basa en procesos herméticos. Asegúrese de que sus flujos de trabajo principales estén documentados y sean accesibles, y de que la toma de decisiones sea transparente. Pregúntese si los nuevos empleados pueden incorporarse con éxito sin necesidad de una interacción presencial constante.
- Piensa en la cultura y las normas no escritas: si los empleados que trabajan en la oficina obtienen un mejor contexto o decisiones más rápidas, el resentimiento hacia el trabajo híbrido aumentará. Considera si los estilos de reunión y las normas de comunicación actuales son transparentes e inclusivos, y si se acepta la comunicación asíncrona.
- Evalúa los aspectos normativos: comprueba si las leyes de tu región afectarán al teletrabajo en diferentes ubicaciones. Evalúa los requisitos de seguridad y confidencialidad de los datos.
🔍 ¿Sabías que...? Una encuesta de Gallup reveló que los trabajadores híbridos tienen las tasas de compromiso más altas, con un 35 %, en comparación con el 33 % de los trabajadores totalmente remotos y el 27 % de los empleados que trabajan en la oficina.
Cómo pasar del trabajo presencial al híbrido: guía paso a paso
¿No sabe por dónde empezar con el trabajo híbrido? Esta guía lo explica paso a paso. 👇🏼
Paso n.º 1: defina su política de trabajo híbrido
Empiece por establecer directrices claras en torno a la política de trabajo híbrido de su empresa. Necesita una política clara y aplicable que equilibre la flexibilidad, la equidad y las necesidades empresariales.
La meta: Minimizar la ambigüedad para que los empleados sepan cuándo, cómo y por qué acuden a la oficina en lugar de trabajar a distancia.
📌 Aquí tienes una lista de control de lo que debes incluir:
- Días de trabajo presenciales obligatorios (si los hay) frente a días flexibles (por ejemplo, los martes y jueves deben ser presenciales, los demás son flexibles).
- Elegibilidad por nivel de rol (qué roles cumplen los requisitos para trabajar a tiempo completo, a tiempo parcial o no a distancia)
- Normas de comunicación (horas sincrónicas, franjas horarias para reuniones, horas de solapamiento principales)
- Normas del entorno de trabajo (mesas compartidas, reserva de mesas, límites de capacidad en la oficina)
- Expectativas de rendimiento (entregables, acuerdos de nivel de servicio de comunicación)
- Resolución de conflictos y proceso de excepciones (por ejemplo, cuando cambian los requisitos presenciales).
Para sentar unas bases sólidas para el trabajo híbrido, lo primero es contar con un plan claro y viable. La plantilla de plan de teletrabajo de ClickUp está diseñada para guiar a los equipos en esta transición. Le ayuda a definir las expectativas, establecer roles y realizar el seguimiento del progreso de las tareas esenciales.
Esta plantilla le permite:
- Realice un seguimiento de las tareas con fases como Bloqueado, En curso, Pendiente y Completada.
- Capture datos críticos del proyecto, como entregables, progreso, coste real, presupuesto asignado y meta.
- Acceda a la información del trabajo a través del cronograma del trabajo, las actividades del trabajo, el progreso del trabajo y los jefes de proyecto.
🚀 Ventaja de ClickUp: utilice ClickUp Docs para crear una política de trabajo híbrida centralizada y dinámica a la que todo su equipo pueda acceder y actualizar con facilidad. Aproveche sus capacidades de edición colaborativa para involucrar a los equipos de RR. HH., jurídico y directivo en tiempo real y obtener sus comentarios.
Combínalo con ClickUp Brain, el asistente de IA integrado, para responder preguntas sobre políticas, resumir documentos de políticas extensos y generar preguntas frecuentes a partir del contenido de tus políticas.
Por ejemplo, podría preguntar: «¿Cuántos días de teletrabajo me permite nuestra política laboral?», y ClickUp Brain capturará la sección exacta de su política, lo que agilizará las actualizaciones y la comunicación sin perder el contexto.
Paso n.º 2: Evaluar la idoneidad del equipo y los roles
Antes de lanzarse a la implementación híbrida, es fundamental detenerse y evaluar qué roles y personas son adecuadas para este modelo. En lugar de basarse en suposiciones o decisiones generales, los equipos de RR. HH. y los directivos pueden utilizar información basada en datos para asignar el nivel híbrido adecuado a cada rol.
Utilice estas comprobaciones rápidas:
- Identifique las tareas principales y marque los roles como centrados en la oficina o híbridos en función de los requisitos de presencia física; considere la posibilidad de reestructurar si es necesario.
- Compruebe las herramientas de colaboración de la corporación y las necesidades de acceso, y explore opciones remotas de seguridad o el suministro de hardware para software o datos restringidos.
- Evalúa la frecuencia de interacción de las partes interesadas y programa el trabajo híbrido en consecuencia, por ejemplo, trabajando a distancia los días en los que no hay clientes o rotando la presencia en la oficina.
- Revise el rendimiento del teletrabajo y considere la posibilidad de establecer períodos de prueba si los resultados anteriores muestran dificultades en la comunicación o en el cumplimiento de los plazos.
Tras la evaluación, cree niveles híbridos como Totalmente híbrido, Parcialmente híbrido, Centrado en la oficina o Solo presencial para adaptarse a los roles y necesidades del equipo.
Para simplificar este proceso, cree una lista de ClickUp llamada Evaluación de idoneidad híbrida. Añada tareas para cada departamento o rol y utilice los campos personalizados de ClickUp para realizar el seguimiento de detalles como Requiere presencia presencial, En contacto con el cliente o Apto para teletrabajo. Asigne cada tarea a los jefes de departamento para que puedan rellenar los detalles específicos.
A continuación, deja que ClickUp Brain analice las respuestas, detecte patrones e incluso señale los roles que podrían necesitar una atención especial antes de finalizar tus niveles híbridos.
📌 Prueba estas indicaciones:
- Analice esta lista y agrupe los roles según su idoneidad para el trabajo híbrido.
- Resumir qué departamentos tienen más requisitos de trabajo presencial.
- Destaque los roles que podrían enfrentar desafíos al trabajar de forma remota.
- Sugiera una estructura de niveles híbrida basada en los datos de la lista.
- Identifique cualquier inconsistencia o dato faltante en esta evaluación.
Paso n.º 3: Invertir en tecnología preparada para el híbrido
La gestión híbrida de proyectos se viene abajo sin una base tecnológica sólida que brinde soporte tanto para el trabajo asíncrono como para el síncrono.
ClickUp ofrece una visibilidad sin igual de los proyectos en equipos distribuidos, ya que organiza todas las tareas, asignaciones, plazos y detalles de los proyectos en un solo lugar. Con ClickUp para equipos remotos, obtienes una plataforma diseñada específicamente para salvar las distancias entre los trabajadores remotos y los que trabajan in situ, y mantener a todos alineados con actualizaciones en tiempo real y flujos de trabajo centralizados.
A continuación te explicamos cómo reunir a tu equipo en ClickUp. 👇
1. Estructura tu trabajo híbrido
Utilice la jerarquía de proyectos de ClickUp para dividir su entorno de trabajo en espacios, carpetas y listas que reflejen el funcionamiento de su organización.
- Cree un Espacio para cada departamento (por ejemplo, RR. HH., Operaciones, TI, Marketing).
- Cree carpetas dentro de cada espacio para proyectos o iniciativas importantes, como «Implementación de la transición híbrida».
- Organice listas dentro de carpetas para cada flujo de trabajo (por ejemplo, diseño de políticas, configuración técnica, formación y piloto).
2. Visualice el progreso
Mantenga su transición híbrida transparente y fácil de seguir con ClickUp Views.
Organice el trabajo en columnas como Planificación, En curso y Terminado en la vista Tablero de ClickUp para que todos puedan ver qué está avanzando y qué está estancado. Es una forma sencilla y práctica de realizar el seguimiento del progreso de la incorporación, gestionar la configuración de los equipos o supervisar las actualizaciones del flujo de trabajo.
A continuación, correlacione toda su transición híbrida utilizando la vista Gantt de ClickUp. Puede enlazar tareas dependientes para que los retrasos sean visibles al instante y ajustar los calendarios de forma dinámica cuando cambien las prioridades.
3. Organice reuniones y seguimientos
Pasar de enlaces de reuniones a notas y tareas supone una pérdida de tiempo que no te puedes permitir.
Con la integración de Zoom en ClickUp, puede iniciar reuniones directamente desde una tarea, adjuntar grabaciones y almacenar resúmenes de reuniones, todo en el mismo entorno de trabajo.
4. Mantenga las conversaciones conectadas
El trabajo híbrido se basa en la claridad, y ClickUp Chat ayuda a mantenerla. En lugar de dispersar las conversaciones entre Slack, el correo electrónico o los mensajes directos, utilice Chat para mantener las discusiones relacionadas con su trabajo.
Cree canales de equipo para conversaciones continuas (por ejemplo, «Actualizaciones sobre la implementación híbrida»), realice menciones a sus compañeros de equipo con @ para aclaraciones rápidas y agrupe los hilos para mantener las discusiones ordenadas.
Paso n.º 4: Rediseñar los flujos de trabajo y los procesos
Los flujos de trabajo presenciales suelen depender de la proximidad física, como acercarse para mantener una conversación rápida, realizar comprobaciones improvisadas o realizar el uso compartido de pizarras. En configuraciones híbridas, estos pasos pueden convertirse en obstáculos si no se rediseñan.
Debe renovar deliberadamente sus flujos de trabajo de manera que cada aprobación, actualización y traspaso de tareas se realice sin problemas, independientemente del lugar desde el que trabajen los empleados.
Empiece por correlacionar sus flujos de trabajo existentes, como qué sucede, quiénes participan y dónde suelen producirse los retrasos, en ClickUp Pizarras. Esto facilita la identificación de los pasos que tienen una dependencia excesiva de estar en la misma sala, como las firmas físicas o las comprobaciones verbales.
A continuación, utilice ClickUp BrainGPT, el complemento para escritorio, para analizar y optimizar. Con una simple indicación como «Muéstrame los pasos de nuestro proceso de incorporación y resalta los cuellos de botella», puede escanear tareas, estados y aplicaciones conectadas para detectar dónde se ralentiza el trabajo.
Supongamos que las aprobaciones suelen depender de un solo responsable o que ciertos traspasos siempre se pasan por alto: Brain GPT los señala al instante. A continuación, puede pedirle que sugiera reglas de automatización o cambios en el flujo de trabajo para eliminar esos obstáculos.
📌 Prueba estas indicaciones:
- Cree un flujo de trabajo híbrido de incorporación que incluya una configuración remota para TI, presentaciones virtuales del equipo y recordatorios automáticos de tareas.
- Analice nuestro proceso actual de revisión de contenidos y sugiera mejoras para los equipos híbridos.
- Lista de todos los pasos de aprobación que requieren reuniones presenciales y recomiende alternativas digitales.
- Elabore un nuevo flujo de trabajo para el inicio de proyectos híbridos, incluyendo las herramientas de colaboración adecuadas para un entorno de oficina y acuerdos de teletrabajo.
Esto es lo que Matt Brunt, de Creative Element, opinó sobre ClickUp:
Nuestro equipo ha pasado a un modelo híbrido de trabajo remoto/presencial, y en octubre de 2023 nos convertiremos en una agencia totalmente remota. Esto definitivamente no sería posible sin las mejoras colaborativas que todos hemos disfrutado tras el cambio a ClickUp.
Nuestro equipo ha pasado a un modelo híbrido de trabajo remoto/presencial, y en octubre de 2023 nos convertiremos en una agencia totalmente remota. Esto definitivamente no sería posible sin las mejoras colaborativas que todos hemos disfrutado tras el cambio a ClickUp.
Paso n.º 5: Formar a los directivos y empleados
Incluso el mejor sistema fracasa si las personas no saben cómo utilizarlo. Se necesita formación, orientación y soporte, especialmente para los gerentes, que deben adaptarse y pasar de «vigilar la presencia» a supervisar los resultados.
Estas son algunas de las acciones fundamentales que debe implementar:
- Organice sesiones de formación basadas en roles para directivos (que dirigen equipos híbridos), empleados (que se adaptan a las normas híbridas) y operaciones (TI, instalaciones).
- Organice sesiones de iniciación a las habilidades (SKO) o almuerzos formativos sobre las buenas prácticas asincrónicas, los protocolos de comunicación a distancia y las herramientas.
- Proveedor de ayudas para el trabajo, hojas de referencia y guías de inicio rápido.
- Ofrezca «horas de oficina» entre compañeros o días de coaching en los que el personal pueda acudir para preguntar sobre la combinación de trabajo remoto y presencial.
Obtenga más información sobre el protocolo de las reuniones virtuales aquí:
¿Y si la incorporación pudiera ser fácil, atractiva y eficaz desde el primer día?
Haga que su transición híbrida sea fluida con la plantilla de incorporación de empleados de ClickUp. Organiza todos los aspectos de la formación híbrida, desde actualizaciones de políticas y guías de flujo de trabajo hasta sesiones de adaptación del equipo, lo que garantiza que todos comprendan cómo prosperar en esta nueva configuración. Con esta plantilla, puede:
- Supervise el progreso a través de fases como No iniciado, En curso y Completada.
- Registre información esencial, como los módulos asignados, las fechas de finalización y los comentarios, para mantener la visibilidad.
- Consulte los cronogramas de formación, las tasas de finalización y la preparación basada en roles utilizando el Calendario de formación, la Tabla de preparación del equipo y el Seguimiento de políticas.
Paso n.º 6: Pruebe, evalúe y perfeccione
No basta con anunciar «¡Ahora somos híbridos!» y esperar que funcione de la noche a la mañana. El éxito híbrido se consigue mediante pruebas y ajustes.
Esto es lo que está pendiente:
- Realice la selección entre 1 y 3 equipos de diferentes tipos (por ejemplo, diseño, ingeniería, operaciones) para una prueba piloto de trabajo híbrido de 3 meses.
- Defina métricas de éxito (productividad, calidad de la colaboración, fricciones en la comunicación, opinión, plazos).
- Registre problemas, sorpresas, excepciones y fallos legítimos.
- Repita la política, los flujos de trabajo y los modelos de trabajo híbridos basándose en los comentarios recibidos.
- Impleméntelo gradualmente en otros equipos con las mejoras incorporadas.
🚀 Ventaja de ClickUp: Supervise cómo se están adaptando sus equipos piloto con los paneles de control de ClickUp. Añada tarjetas para cada equipo para realizar el seguimiento de las tareas activas, el trabajo completado y los elementos vencidos. A continuación, incorpore tarjetas de IA para generar automáticamente reuniones diarias o actualizaciones semanales.
Para ir aún más allá, aprovecha ClickUp Analytics para ver las tendencias de toda la organización, profundizar por equipo o usuario y detectar cuellos de botella recurrentes antes de que se amplíen. Incluso puedes exportar esta información para que la revisen los directivos.
📖 Lea también: Cómo negociar un horario de trabajo híbrido o de teletrabajo (consejos y estrategias)
Herramientas de soporte para la transición al trabajo híbrido
El cambio al trabajo híbrido requiere herramientas especializadas que ayuden a su equipo a gestionar la logística de dividir el tiempo entre el trabajo en la oficina y el teletrabajo. A continuación, le presentamos algunas herramientas esenciales para que la transición sea más fluida.
Plataformas de gestión del espacio y de escritorios compartidos
Cuando los empleados ya no tienen escritorios asignados, se produce el caos. Estas herramientas permiten a las personas reservar entornos de trabajo y ver quién más estará en la oficina:
- OfficeSpace: muestra planos interactivos con disponibilidad en tiempo real y análisis que indican qué espacios están infrautilizados, para que puedas ajustar tu espacio a tus necesidades.
- Envoy Desks: Se integra con Slack y calendarios para realizar reservas, con registro automático para revelar los patrones de uso reales frente a los reservados.
- Robin: Gestiona tanto los escritorios como las salas de reuniones, al tiempo que muestra quiénes acudirán en días concretos, lo que ayuda a los equipos a coordinar el tiempo presencial.
Herramientas de programación y coordinación
Decidir quién viene y cuándo no debería requerir interminables hilos de correo electrónico. Estas plataformas ayudan a los equipos a sincronizar sus días de oficina:
- Scoop: sugiere los días óptimos para trabajar en la oficina en función de la asistencia de los compañeros de equipo, con visibilidad para los responsables de los patrones sin necesidad de microgestionar.
- Kadence: utiliza la IA para recomendar días de oficina en función de sus reuniones y plazos, con información que detecta cuándo los equipos se distancian.
- Officely: Sincroniza con los calendarios existentes (como Outlook o Google Calendar) para facilitar la planificación y envía recordatorios automáticos para reducir las ausencias en las reservas de escritorios.
Herramientas de gestión y coordinación de políticas
Sus políticas híbridas no sirven de nada si nadie las lee o si quedan ocultas en el correo electrónico. Estas herramientas crean una única fuente de información veraz con seguimiento de confirmación:
- PowerDMS: realiza un seguimiento de quién ha leído los cambios en las políticas con recordatorios automáticos y control de versiones para la documentación de cumplimiento normativo.
- Lessonly: Combina la distribución de políticas con breves módulos de formación que explican el «porqué» de las directrices, con análisis que muestran los puntos confusos.
- ClickUp: centraliza toda la documentación relacionada con las políticas con la ayuda de la IA para responder a cualquier pregunta que puedan tener los empleados.
📖 Lea también: Cómo el trabajo asíncrono cambia la colaboración
Plataformas de experiencia y comentarios de los empleados
No se pueden solucionar los problemas híbridos que no se conocen. Estas plataformas recopilan comentarios específicos sobre la organización y le ayudan a detectar los problemas de forma temprana:
- ClickUp: recopila comentarios a través de formularios que generan automáticamente tareas y paneles que muestran las tendencias de opinión en las distintas ubicaciones.
- Officevibe: Realiza encuestas semanales para equipos híbridos con preguntas sobre las preferencias de conexión y ubicación, además de tendencias para detectar problemas de forma temprana.
- Leapsome: Combina encuestas de compromiso con herramientas individuales para debatir acuerdos híbridos, garantizando que el teletrabajo no signifique trabajo invisible.
📮 Información de ClickUp: El 50 % de los trabajadores siguen vinculados a la oficina, aunque el 48 % prefiere una configuración híbrida para lograr un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal. ¿El resultado? Horarios rígidos, fatiga por los desplazamientos y un control deficiente de los límites. 🚗💨
Con la automatización de la programación y el bloqueo de tiempo, el Calendario de ClickUp te ayuda a mantenerte organizado en todos los entornos de trabajo. Tanto si estás en casa como en la oficina, tu flujo de trabajo se mantiene constante en ClickUp y tu tiempo personal queda protegido.
💫 Resultados reales: Lulu Press ahorra 1 hora al día por empleado gracias a las automatizaciones de ClickUp, lo que se traduce en un aumento del 12 % en la eficiencia del trabajo.
Herramientas de seguimiento del tiempo y la asistencia
Cuando las personas trabajan desde múltiples ubicaciones, el control tradicional del tiempo se desmorona. Estas herramientas se adaptan a los horarios híbridos sin dejar de cumplir con la normativa:
- Replicon: Se ajusta automáticamente a los días de trabajo remoto frente a los días de trabajo en la oficina con funciones de seguimiento basado en la ubicación y geolocalización.
- ClickUp: Incorpora un control de tiempo nativo dentro de las tareas, mostrando las horas facturables en todas las ubicaciones con comparaciones de estimaciones y distribución de la carga de trabajo.
- Deputy: Coordina la programación con el control de tiempo, tiene en cuenta los acuerdos híbridos y se integra con los sistemas de nóminas.
🚀 Ventaja de ClickUp: El trabajo híbrido a menudo dificulta ver cómo se emplea el tiempo en las distintas ubicaciones. El control de tiempo de los proyectos de ClickUp resuelve este problema al permitir a los equipos marcar las horas como facturables o no facturables, comparar la duración estimada con la real y ver estos datos en tiempo real.
Los gerentes pueden detectar inmediatamente cuándo los proyectos superan las estimaciones o cuándo es necesario reequilibrar las cargas de trabajo en la vista Carga de trabajo de ClickUp. Esto ayuda a mantener el control de los costes y la productividad sin recurrir a la microgestión.
Distribuye visualmente las duraciones estimadas a lo largo de los días, lo que ayuda a los gerentes a ver cuándo alguien tiene una capacidad excesiva de trabajo, incluso si está trabajando desde una zona horaria diferente.
Herramientas de análisis y utilización del espacio
Está pagando por metros cuadrados que quizá no necesite. Estas plataformas le muestran los patrones de uso reales para que pueda tomar decisiones basadas en datos sobre sus inmuebles:
- Densidad: implementa sensores que realizan el seguimiento del tráfico peatonal real sin identificar a las personas, mostrando qué áreas están desiertas y cuáles son los cuellos de botella.
- VergeSense: Analiza la ocupación con IA que distingue entre los espacios reservados y los realmente utilizados en toda la oficina.
- Locatee: Combina los datos de los sensores con la información de las reservas para ofrecerte una visión completa de cómo se desarrolla tu política híbrida en la realidad.
¿A qué retos se enfrentan las empresas al pasar a modelos híbridos?
Pasar a un horario de trabajo híbrido parece sencillo sobre el papel, hasta que te enfrentas a la realidad. Estos son algunos de los obstáculos más comunes a los que se enfrentan las empresas:
- Cómo abordar las brechas de comunicación: Es fácil que los empleados remotos se pierdan esas charlas rápidas en los pasillos, además, los mensajes contradictorios a menudo provocan malentendidos en el lugar de trabajo.
- Gestión de la productividad y el liderazgo: de repente, los gerentes tienen menos visibilidad de lo que ocurre en el día a día. La confianza, las metas claras y la inclusión son más importantes que nunca para mantener a los equipos motivados y productivos.
- Gestión de la tecnología y el espacio: la asistencia a la oficina es impredecible, la planificación del espacio se complica y la tecnología debe funcionar a la perfección para todos.
- Preservar la cultura y la equidad: La cultura de la empresa remota puede empezar a diluirse, ya que los que están en la oficina suelen llamar más la atención, mientras que los compañeros de equipo remotos se sienten excluidos.
🔍 ¿Sabías que... En el sector jurídico, aproximadamente un tercio de los profesionales (32 %) sigue un horario híbrido y el 11 % trabaja íntegramente desde casa?
Consejos y buenas prácticas a seguir para un lugar de trabajo híbrido
La transición a un entorno de trabajo híbrido es un proceso continuo de aprendizaje, adaptación y optimización. Una vez que su personal y sus procesos estén listos, el enfoque debe cambiar hacia el diseño de espacios más inteligentes y la mejora de la experiencia de los empleados.
A continuación, le ofrecemos algunas buenas prácticas y trucos para trabajar desde casa que le ayudarán a crear un lugar de trabajo híbrido eficaz:
Aprovecha los datos de ocupación para planificar mejor
Utilice el tráfico peatonal, las reservas de escritorios y el uso de las salas de reuniones para comprender cómo se utiliza realmente su oficina.
Por ejemplo, si los miércoles hay una mayor asistencia, planifique sesiones colaborativas o almuerzos con catering para ese día. Si las salas con vídeo tienen una gran demanda, actualice las que están infrautilizadas con tecnología para conferencias.
Empodere a los empleados con herramientas de autoservicio
Proporcione a sus equipos un software de trabajo híbrido para reservar escritorios, planificar días en la oficina e invitar a clientes, todo en un solo lugar. Esta autonomía hace que los horarios híbridos se sientan fluidos en lugar de caóticos.
Mejora las experiencias presenciales
Vaya más allá de la funcionalidad creando experiencias que los empleados esperen con ilusión. Ofrezca aperitivos para llevar en los días más ajetreados, organice eventos de networking o reserve los mejores espacios para las reuniones con los clientes, para que tanto los empleados como los invitados se sientan valorados.
Recopile y actúe sobre los comentarios de forma continua
Realice encuestas rápidas o envíe formularios de opinión para comprender cómo se sienten los empleados con respecto a la configuración híbrida. Utilice esta información para mejorar las instalaciones, las políticas y el diseño de la oficina.
💡 Consejo profesional: Añada lógica condicional en los formularios de ClickUp para adaptar las preguntas en función de la experiencia de cada empleado, por ejemplo, mostrando diferentes indicaciones para el personal remoto y el que trabaja en la oficina. También puede habilitar los envíos anónimos para fomentar los comentarios sinceros y utilizar la automatización para etiquetar las respuestas (por ejemplo, «cultura», «herramientas» o «comunicación») para que sea más fácil identificar patrones.
Mantenga el compromiso y la responsabilidad
El éxito del modelo híbrido depende de la confianza. Programe reuniones periódicas con el equipo, establezca metas transparentes y utilice métricas (como las tasas de finalización de proyectos o la actividad de colaboración) para medir los resultados.
🔍 ¿Sabías que...? Un estudio de método mixto realizado a 2450 trabajadores del conocimiento reveló que los modelos de trabajo híbridos pueden aumentar la productividad entre un 9 % y un 14 % en comparación con las configuraciones totalmente presenciales, especialmente cuando las empresas se centran en los resultados en lugar de en la presencia.
Casos prácticos reales de empresas que han tenido éxito con el trabajo híbrido
Veamos cómo las organizaciones han implementado el trabajo híbrido de forma reflexiva, demostrando que la flexibilidad y la estructura pueden coexistir de manera eficaz.
Caso práctico n.º 1: Mars Wrigley Polonia
El objetivo de Mars Wrigley Polonia era definir e implementar el trabajo híbrido como un sistema flexible, impulsado por el equipo y adaptado a los roles individuales y las necesidades del equipo.
Los equipos crearon conjuntamente sus horarios híbridos en lugar de seguir un plan rígido y jerárquico, mientras que la dirección se aseguró de que estas decisiones se ajustaran a la cultura de la empresa, la infraestructura tecnológica y las metas generales de experiencia de los empleados.
Factores clave para el éxito:
- Mantenga conexiones sólidas entre los equipos para evitar el aislamiento.
- Se proporcionó soporte y recursos continuos para permitir un teletrabajo y un trabajo en la oficina fluido.
- Se adoptó un enfoque holístico, teniendo en cuenta la cultura, la tecnología y la experiencia de los empleados.
Esto resultó en un aumento del compromiso y la productividad de los empleados, lo que demuestra que el trabajo híbrido prospera cuando los equipos cuentan con el apoyo y los recursos necesarios.
🧠 Dato curioso: Alrededor del 71 % de los empleados de la generación Z afirman que el modo híbrido es su modo de trabajo preferido, muy por delante del teletrabajo.
Caso práctico n.º 2: The Sovini Group
El Sovini Group, un proveedor de servicios de construcción e instalaciones con sede en el noroeste de Inglaterra y más de 800 empleados, pasó la mitad de su plantilla de oficina a un modelo ágil, que da prioridad a los resultados por encima de las horas trabajadas.
Su enfoque consistió en crear conjuntamente modalidades de trabajo flexibles adaptadas al rol, la ubicación y las preferencias individuales. Capacitaron a los gerentes para que apoyaran, aprobaran y documentaran protocolos ágiles específicos para cada equipo, centrándose en las actualizaciones tecnológicas, las herramientas de comunicación y la retroalimentación continua de los empleados.
El resultado:
- Aumento del compromiso, la productividad y el bienestar.
- Reducción del absentismo por enfermedad (del 1,69 % al 1,37 %) y de la rotación de personal (del 18,18 % al 13,2 %).
- Fomenta la flexibilidad, la diversidad y la inclusión, al tiempo que promueve la confianza y la propiedad.
Caso práctico n.º 3: Zoom
Zoom, con 6100 empleados en 35 países, adoptó un modelo de trabajo híbrido tras la pandemia, dando prioridad a la elección de los empleados en cuanto a la ubicación del trabajo.
Su enfoque consistió en:
- Ponga en marcha oficinas de prueba en Sídney, Londres, Denver y Ámsterdam para probar los diseños y las interacciones entre los equipos.
- Rediseñe los espacios físicos de forma iterativa, reduciendo el número de escritorios, creando zonas de colaboración y reutilizando el mobiliario.
- Integre la tecnología con recepcionistas virtuales, salas Zoom móviles emergentes y hardware para reuniones plug-and-play.
- Refuerce la cultura de la empresa mediante rituales de participación, eventos y actividades de formación de equipos.
Como resultado, las oficinas de Zoom ahora favorecen la colaboración formal e informal, la concentración individual y la relajación, y más del 50 % de los empleados prefieren el trabajo flexible o híbrido.
🔍 ¿Sabías que...? La flexibilidad del trabajo híbrido ha provocado una importante emigración desde los centros urbanos. Por ejemplo, San Francisco experimentó un descenso de la población del 7 % entre mediados de 2020 y mediados de 2022. Muchas personas se trasladaron a zonas suburbanas o rurales, dando prioridad a unas mejores condiciones de vivienda frente a la proximidad a los centros urbanos.
La armonía híbrida comienza con ClickUp
El trabajo híbrido ha llegado para quedarse, y sus equipos no deberían tener que adivinar cómo prosperar en él.
Puede seguir los pasos descritos en esta guía para que la transición sea más fluida, pero eso por sí solo no será suficiente. El éxito se consigue mediante la conexión entre la estrategia y herramientas que simplifican la colaboración, agilizan los flujos de trabajo y mantienen a todos alineados.
ClickUp ofrece una solución completa para planificar, gestionar y ejecutar el trabajo híbrido, manteniendo a los equipos distribuidos alineados y productivos.
Sus herramientas basadas en IA garantizan que los mensajes, las tareas y las actualizaciones de los proyectos se mantengan sin problemas y según lo previsto. Con este entorno de trabajo convergente basado en IA, los equipos disponen de una plataforma centralizada para colaborar, gestionar tareas y comunicarse desde cualquier lugar.
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Preguntas frecuentes (FAQ)
El teletrabajo implica que los empleados trabajen íntegramente desde ubicaciones ajenas a la oficina tradicional, como sus hogares o espacios de coworking. Por el contrario, el teletrabajo híbrido combina el trabajo en la oficina y el trabajo remoto, lo que permite a los empleados dividir su tiempo entre la oficina y ubicaciones remotas.
La idoneidad del trabajo híbrido depende de la naturaleza del rol y de las tareas que conlleva. Los roles que requieren interacciones frecuentes en persona, acceso a equipos especializados o colaboración en equipo pueden no ser adecuados para el trabajo híbrido. Por el contrario, las posiciones que implican tareas independientes, comunicación digital y una necesidad mínima de presencia física se adaptan mejor a un modelo híbrido.
Una gestión eficaz de equipos híbridos requiere un conjunto de herramientas digitales: Plataformas de comunicación: herramientas como ClickUp Chat o Microsoft Teams facilitan la mensajería y la colaboración en tiempo real. Herramientas de gestión de proyectos: plataformas como ClickUp o Trello realizan el seguimiento de las tareas, los plazos y el progreso de los proyectos. Herramientas de videoconferencia: ClickUp SyncUps, Zoom o Google Meet son fundamentales para las reuniones virtuales del equipo, con soporte para los equipos que trabajan en la oficina. Plataformas de almacenamiento y uso compartido de documentos: aplicaciones como Google Drive o Dropbox garantizan un fácil acceso a los archivos y documentos compartidos.
Mantener una cultura empresarial sólida en un entorno híbrido requiere esfuerzos deliberados: Reuniones virtuales periódicas: programe reuniones constantes para fomentar la comunicación y el compromiso. Actividades inclusivas: organice ejercicios virtuales de formación de equipos y eventos sociales para fortalecer las relaciones. Comunicación clara: garantice la transparencia en las políticas y expectativas para generar confianza. Mecanismos de retroalimentación: implemente sistemas para que los empleados expresen sus inquietudes y sugerencias.
La duración de la transición a un modelo híbrido varía en función del tamaño, la preparación y los recursos de la organización. Por término medio, las empresas pueden necesitar entre varios meses y un año para implementar y optimizar plenamente las prácticas de trabajo híbridas.
El éxito en un entorno de trabajo híbrido se puede evaluar a través de: Productividad de los empleados: supervisión de los niveles de rendimiento y eficiencia. Satisfacción de los empleados: realización de encuestas para evaluar la moral y el compromiso. Índices de retención: análisis de las estadísticas de rotación y retención. Métricas de rendimiento: evaluación del logro de las metas y objetivos establecidos.
Puede garantizar la equidad entre los equipos que trabajan en la oficina y los que lo hacen a distancia con: Políticas estandarizadas: Implementación de directrices uniformes aplicables a todos los empleados. Igualdad de oportunidades: Acceso a oportunidades de crecimiento profesional y recursos de desarrollo independientemente de la ubicación del trabajo. Comunicación transparente: Mantenimiento de canales abiertos para abordar inquietudes y comentarios.
Los modelos de trabajo híbridos proporcionan importantes ventajas económicas a las organizaciones. Las empresas remotas pueden reducir los gastos generales relacionados con el espacio de oficina, los servicios públicos y las comodidades presenciales, ya que hay menos empleados presentes en la oficina en un momento dado. Este enfoque también reduce los costes de alquiler, energía y suministros. El ahorro se extiende a las subvenciones para desplazamientos y los gastos de reubicación, mientras que la mejora en la atracción y retención de talento ayuda a minimizar los costes de contratación y rotación.
La formación de los directivos para el liderazgo híbrido implica: Desarrollar habilidades de comunicación: mejorar sus capacidades para gestionar equipos remotos y presenciales de forma eficaz. Proporcionar formación tecnológica: familiarizarlos con herramientas que faciliten la colaboración tanto remota como presencial. Fomentar la inclusión: promover prácticas que garanticen que todos los miembros del equipo se sientan valorados y comprometidos. Fomentar la flexibilidad: adaptar los estilos de liderazgo para dar cabida a las diversas preferencias y necesidades laborales.