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¿Necesitas algunos consejos para montar la oficina perfecta en casa?
Millones de personas se han visto obligadas a trabajar a distancia debido a la pandemia de COVID-19.
¡Pero eso no significa que tu productividad tenga que caer como los mercados bursátiles mundiales!
Puedes continuar fácilmente con tu vida profesional transformando tu habitación en un espacio de oficina increíble para el teletrabajo.
Trabajar desde tu oficina en casa puede ser muy similar a trabajar desde tu oficina habitual, ¡pero con mucha más comodidad!
En este artículo, te daremos algunos consejos esenciales para trabajar desde casa y te recomendaremos algunas herramientas que pueden ayudarte a aumentar tu productividad en el teletrabajo. Y como se supone que trabajar desde casa debe ser divertido, ¡vamos a contar con la ayuda de The Beatles para acompañarnos en el camino!
Porque, ¿qué hay mejor que tener a la banda más famosa del mundo cantando para ti en estos tiempos difíciles, verdad?
¡Manos a la obra!
Paso 1: Crear el entorno perfecto para la oficina en casa
No hay nada más fácil que el trabajo desde la comodidad de tu propia cama.
Solo tienes que levantarte, coger tu ordenador portátil y ponerte manos a la obra, ¿no?
Por eso no es de extrañar que una encuesta revelara que el 80 % de los jóvenes profesionales de Nueva York trabajaban habitualmente desde la cama.
Pero que la gente lo haga no significa que sea una buena idea.
Tu cerebro asocia tu oficina con un espacio para trabajar, lo que automáticamente aumenta tu productividad. De esta manera, en el momento en que entras en la oficina, ¡tu cerebro está preparado para trabajar!
Así que cuando empiezas a trabajar desde la cama, tu cerebro pierde esa conexión y la productividad que conlleva.
Por suerte, no hay que perder la esperanza.
La mejor manera de crear un ambiente profesional en casa es crear una oficina en casa con alta productividad.
Aquí tienes algunos consejos de diseño para la oficina en casa que te ayudarán a empezar:
1. «Hay un lugar»: Elige la habitación adecuada.
Si vives solo, puedes montar rápidamente tu zona de trabajo en el salón y crear una pequeña oficina en casa, ya que nadie te molestará.
Pero para aquellos que tienen compañeros de piso o familia cerca, elegir una habitación puede suponer un reto.
A la hora de buscar una ubicación productiva para tu oficina en casa, ten en cuenta estos puntos:
- Lo ideal es que sea una habitación tranquila con puerta, para asegurarte de que nadie irrumpa en ella y perturbe tu flujo de trabajo (si tienes una habitación de invitados o un dormitorio libre, ya lo tienes todo listo).
- Debe tener una conexión wifi potente.
- Debe tener suficiente espacio para tus muebles y equipos.
- Debe tener una ventana para ventilación y luz natural.
Recuerda que a los Beatles les gustaba tanto su estudio de grabación que le pusieron su nombre a un álbum.
¡Nunca subestimes la importancia de elegir la habitación adecuada!
2. «Got To Get You Into My Life»: Identifica lo que necesitas
Vas a pasar al menos un tercio de tu día en el trabajo.
Por lo tanto, debes hacer que tu espacio de oficina sea lo más cómodo posible.
¡No me refiero a que construyas un fuerte con mantas!
Empieza por conseguir una buena silla de oficina.
¿Qué es una buena silla de oficina?
Son sillas con un respaldo recto para evitar que te encorves. Además, deben tener un mecanismo de altura ajustable para ayudarte a encontrar la posición ideal.
¿No puedes comprar una silla de oficina debido a todas las restricciones por la COVID-19?
¡No hay problema!
Si no puedes comprar una buena silla de oficina, utiliza la mejor silla que tengas en casa.
Pero las sillas no son lo único que necesitas.
Si eres noctámbulo, ¡tienes que preocuparte por conseguir una lámpara de escritorio!
Leer bajo la luz de una lámpara de escritorio puede ayudar a reducir la fatiga ocular.
Si tu trabajo requiere mucho papeleo, tu escritorio seguramente se llenará de desorden.
Considera la posibilidad de comprar archivadores para facilitarte la vida. Y si no puedes conseguir archivadores, ¡utiliza los estantes de tu vieja cómoda como solución temporal!
Consejo extra
Cuando trabajas desde casa, te entra hambre... ¡y mucha!
En lugar de ir a la cocina, ¿por qué no tener a mano un lugar donde guardar tus aperitivos?
3. «Here Comes The Sun»: Deja entrar la luz natural
No nos cansaremos de repetirlo: tomar el sol es esencial para la salud mental y la productividad.
La falta de luz solar puede provocar TAE ( trastorno afectivo estacional).
(¡Qué nombre tan apropiado!)
Y, tal y como su nombre indica, el TAE puede reducir la motivación e incluso provocar depresión en los equipos de teletrabajo.
Por suerte, todo lo que necesitas es un poco de sol para evitarlo.
Tomar el sol no solo aumenta tus niveles de vitamina D (importante para reforzar el sistema inmunitario), sino que la luz natural también te ayuda a dormir mejor.
Centra la configuración de tu oficina en casa alrededor de una ventana para que entre luz natural.
Si quieres iluminar aún más tu habitación, considera colocar un espejo frente a la ventana para aprovechar al máximo la luz solar.
¿Qué pasa si tu espacio de trabajo tiene poca luz solar?
Afortunadamente, existen dispositivos de terapia de luz como HumanCharger para eso. Estimula tu cerebro con luz blanca, ¡algo parecido a lo que hace la luz natural!
4. «I Saw Her Standing There»: Mantente activo con un escritorio de pie.
Los Beatles cambiaron por completo la música tal y como la conocemos, ¿verdad?
Del mismo modo, el escritorio de pie transformará tu vida.
Ikea tiene montones de escritorios de pie asequibles que te cambiarán la vida.
Confía en nosotros.
¡El impacto de no estar sentado todo el día te sorprenderá!
Alternar entre estar sentado y de pie añade variedad a tu jornada de teletrabajo, lo que mantiene tu cerebro más activo y productivo. Si no puedes utilizar un escritorio de pie, al menos asegúrate de levantarte y caminar con cierta regularidad.
No importa si eres un trabajador empedernido, dar a tu mente un segundo para relajarse y hacer que haya un flujo de sangre es algo bueno. ¡Y siempre puedes prevenir la fatiga visual tomando un descanso de mirar la pantalla del ordenador portátil!
Paso 2: Crea el ambiente perfecto
¿Lo mejor de tener una oficina en casa?
¡Puedes personalizar tu espacio de trabajo para que sea exactamente como te gusta!
Y nadie podrá estropear ni interrumpir la configuración de productividad de tu oficina en casa.
Pero la decoración de la oficina no es suficiente.
Necesitas crear el ambiente perfecto para ponerte en modo de trabajo.
Aquí tienes algunas ideas que te ayudarán a crear el ambiente adecuado en tu espacio de trabajo:
5. «Aquí, allá y en todas partes»: Ordena tu escritorio.
Echa un vistazo a tu escritorio.
Es probable que esté lleno de papeles aleatorios, chucherías o una o dos tazas de café viejas.
Ahora echa un vistazo a este escritorio:
Fuente: https://unsplash.com/photos/9q3I8XhesQI
Parece extrañamente satisfactorio, ¿verdad?
Cuando ordenamos nuestro escritorio, sentimos una sensación de logro. Y cuando nos sentimos orgullosos, ¡nos sentimos motivados para alcanzar nuestras metas!
Un escritorio ordenado también minimiza las distracciones, por lo que tu mente puede centrarse en la tarea que tienes entre manos y no perderse en el desorden.
Entonces, ¿por dónde empezar?
No es bueno que tu escritorio esté demasiado vacío: mantén siempre a mano un montón de material de oficina.
También es buena idea clasificar tus documentos importantes, como facturas de servicios públicos y documentos relacionados con la empresa, y guardarlos en carpetas de colores.
Y si recibes tanto correo como los Beatles, ¡definitivamente deberías crear una estación de correo!
6. «While My Guitar Gently Weeps»: Elige la música de fondo adecuada
Dependiendo de a quién le preguntes, escuchar música mientras trabajas puede distraerte o ponerte en un modo zen hiperconcentrado.
A la hora de elegir música de fondo, hay cinco tipos de personas:
- Sin ruidos, muchas gracias.
- Necesito mi música.
- Maratones de radio lofi hip hop en YouTube
- Ambiente de fondo (olas, agua)
- Solo ruido blanco/marrón
¿No estás seguro de lo que te gusta?
¡Ahora es el mejor momento para redescubrirte a ti mismo!
Si echas de menos las charlas de la oficina mientras trabajas a distancia, te recomendamos Noisli.
Genera ruido de fondo, como el de una cafetería o un paisaje urbano, que puede ahogar las distracciones.
Si buscas algo completamente diferente, echa un vistazo a Brain.fm. Genera música instrumental en longitudes de onda específicas que, según se ha demostrado científicamente, aumentan la concentración.
7. «Strawberry Fields Forever»: Añade aromas relajantes a tu lugar de trabajo.
Las fragancias como el romero, la lavanda y la fresa pueden hacerte sentir bien; en realidad, son aromas muy comunes.
¡Pero ahora estos consejos para trabajar desde casa también están científicamente probados!
Los estudios han demostrado que la lavanda y el romero pueden aumentar el estado de alerta.
Y resulta que «la felicidad no es una pistola caliente», sino el aroma de las fresas.
Coloca un difusor de aceites esenciales cerca de tu escritorio y deja que el estrés se desvanezca mientras trabajas. Si no tienes aceites a mano, las velas perfumadas o las hierbas frescas también pueden servir.
Paso 3: Crea la rutina perfecta
«Despierta»,
«Café»,
«Ducha»,
«Desplazamiento»,
«Trabajo».
¿Te suena familiar?
Nuestras rutinas diarias nos mantuvieron cuerdos durante los días laborables y las horas de trabajo.
Sin embargo, debido a la COVID-19, la misma rutina ya no funciona.
Necesita algo nuevo.
A principios de los años 60, The Beatles solían tocar música pop-rock tradicional, pero todo eso cambió cuando lanzaron «Sgt. Pepper's Lonely Hearts Club Band».
El álbum sonaba como nada que hubiera existido antes, ¡y fue un éxito rotundo!
Así es como puedes renovar tu rutina y tu estilo, al igual que los Beatles:
8. «Baby's In Black»: Vístete elegante
Muchas personas equiparan «trabajar desde casa» con «trabajar sin pantalones».
Sabemos que es tentador salir de la cama y realizar el trabajo en ropa interior, pero...
Tienes que obligarte a levantarte y prepararte, como si fuera un día normal de trabajo.
Sin embargo, no tienes por qué llevar camisas de trabajo incómodas si no quieres: una camiseta negra vale... ¡pero no te olvides de los pantalones!
Prepararte para el trabajo te hace sentir más profesional y con mayor productividad.
Además, ¡no te pillarán desprevenido si alguien quiere que te conectes rápidamente a una videollamada!
9. «No me molestes»: Deja el teléfono en otra habitación.
Nuestro mundo se ha vuelto adicto a las conexiones de una forma que ninguna generación anterior podría haber imaginado.
Aunque esto puede ser extremadamente útil, también ha creado formas ilimitadas de procrastinar.
La próxima vez que hagas el trabajo desde casa, prueba lo siguiente:
Deja tu teléfono en otra habitación y solo míralo a intervalos predeterminados.
Si tu teletrabajo requiere que atiendas llamadas cada pocos minutos, hazte con un teléfono específico para el trabajo.
Este teléfono «descartable» solo debe tener lo estrictamente necesario, para que no te quedes absorto viendo un sinfín de vídeos sobre el café Dalgona!
Bonus: ¡Echa un vistazo a nuestra guía sobre cómo ordenar tus archivos digitales para obtener más consejos!
10. «Ocho días a la semana»: Mantén el equilibrio entre tu vida laboral y personal.
Antes, una vez que salías por la puerta de la oficina, podías seguir con tu vida.
Pero ahora, sin una oficina a la que acudir, tu vida laboral se ha convertido en tu vida personal.
Es posible que estés realizando el trabajo de una presentación de PowerPoint a las 4 de la madrugada.
O...
¡No pierdas el control de tu vida!
Establece tu propio horario de teletrabajo reservando unas 6 horas al día para trabajar. Si tienes hijos o familiares en casa, debes crear unas normas básicas.
De lo contrario, tu productividad puede verse afectada.
Estas son algunas reglas que puedes establecer:
- Cierra la puerta de tu oficina en casa mientras haces el trabajo.
- Divide las normas y responsabilidades con tu pareja
- Evita realizar tareas domésticas durante el horario de trabajo.
- Programa tiempo de juego con tus hijos después de tu horario de trabajo.
11. «Mejorar»: Mantente hidratado y saludable.
El cerebro es básicamente una masa viscosa llena de agua.
Sin agua, no hay cerebro.
Pero la mayoría de las personas no beben la cantidad de agua que necesitan al día.
La deshidratación puede provocar un enorme intervalo de consecuencias físicas y mentales como resultado directo (y totalmente previsible).
Ten agua a mano y bebe constantemente. Pero sin exagerar, claro.
El agua te mantiene alerta y saludable, dos cosas muy positivas si quieres alcanzar la productividad.
12. «Estoy tan cansado»: Tómate descansos regulares.
Si tu cerebro tuviera un hashtag favorito en Instagram, sería #Wanderlust.
Nuestra mente divaga una media del 15-20 % del tiempo.
Si intentas realizar un trabajo durante un periodo de tiempo prolongado, por ejemplo, dos horas sin descanso, lo más probable es que pierdas el hilo a mitad de camino.
¿Cómo mantener la concentración mientras trabajas a distancia?
¡Tomando muchos descansos!
Ahí es donde entra en juego la técnica Pomodoro.
La idea es dividir tus tareas en bloques de 25 minutos, con un descanso de 5 minutos entre dos bloques. Una vez que termines cuatro bloques, ¡obtendrás una recompensa de 15 minutos de descanso!
Esta técnica puede ayudarte a trabajar más rápido que nunca y evitará que pierdas la cabeza.
Paso 4: Elige las herramientas perfectas
Los Beatles no serían nada sin sus instrumentos.
Del mismo modo, necesitas las herramientas adecuadas para ayudarte en el teletrabajo:
13. «We Can Work It Out»: *Simplifica tu flujo de trabajo con ClickUp
¿Qué es lo más molesto del trabajo desde casa?
Un aluvión constante de correos electrónicos y textos de otros empleados.
Averiguar lo que tienes pendiente durante el día suele ser caótico.
Y coordinar las tareas es aún más caótico cuando todos trabajáis desde casa.
Pero no te preocupes.
Si tú y tus empleados queréis una forma más eficiente de realizar el trabajo a distancia, solo tenéis que usar ClickUp.
¿Qué es ClickUp?
ClickUp es una de las herramientas de gestión de proyectos a distancia con la mejor valoración del mundo.
¡Tiene todas las funciones que necesitas para simplificar tu flujo de trabajo a distancia y mucho más!
A continuación te explicamos cómo puedes utilizar ClickUp para gestionar tu equipo remoto:
1. Asigna tareas a tus empleados remotos.
ClickUp hace que sea ridículamente fácil realizar la distribución del flujo de trabajo dentro de tu equipo virtual:
Puedes:
- Añade tareas y asígnalas a miembros individuales del equipo.
- Divide las tareas en subtareas más pequeñas.
- Prioriza las tareas que deben completarse lo antes posible.
¡No te preocupes por las tareas pendientes!
Los miembros de tu equipo remoto reciben una notificación instantánea en el momento en que se les asigna un trabajo.
2. Comprueba fácilmente el estado de los proyectos
¿Quieres saber el estado de un proyecto en cualquier momento del día, sin bombardear a tu equipo remoto con textos?
¡Compruébalos tú mismo con ClickUp!
ClickUp incluye múltiples vistas de proyectos para ayudarte a comprobar el estado de las tareas de tu equipo remoto.
Puedes optar por:
- Una vista Tablero: donde las tareas del proyecto se enumeran como tarjetas en un tablero Kanban/Scrum.
- Vista Lista: donde las tareas del proyecto se presentan en una lista de control.
Cada una de estas vistas clasifica tus tareas según su estado, como «Abierta», «Trabajo en curso», «Terminada», etc.
De esta manera, podrás realizar un seguimiento instantáneo del progreso del proyecto mientras trabajas de forma remota en tu oficina en casa.
¡Esta sencilla función te ahorrará horas a la semana! ¡Más que suficiente para ponerte al día con todos esos platos sucios!
3. Comprueba quién está realizando el trabajo en qué en todo momento
¿En qué está trabajando hoy tu equipo virtual?
Entra en la vista Equipo de ClickUp.
Esta vista muestra en qué tareas están trabajando individualmente los miembros de tu equipo. También puedes ver quién está sobrecargado de trabajo y quién puede asumir algunas tareas más.
4. Comunícate con tu equipo en tiempo real
Entonces, ¿cómo se habla de las tareas con los empleados que trabajan a distancia sin esas conversaciones cara a cara?
¿Estás pensando en sustituirlos por el correo electrónico?
No, eso solo funciona en las comedias románticas de los 90. O si eres nostálgico Y estás enamorado.
Y hay un límite en el número de videollamadas que puedes hacer en un día sin ver algo que nunca podrás «desver».
Afortunadamente, ClickUp te ahorrará ese dolor de cabeza.
¡Olvídate de la bandeja de entrada del correo electrónico y chatea en ClickUp!
En ClickUp, cada tarea tiene una sección de comentarios dedicada, por lo que puedes mantener una conversación en tiempo real sobre la tarea.
Tu equipo remoto puede incluso realizar el uso compartido de archivos, enlaces y otros datos importantes en los comentarios.
¡Pero eso no es todo!
Incluso puedes asignar comentarios a los miembros de tu equipo virtual, para asegurarte de que hacen lo que les pides como pendiente.
Consejo extra: ¡ClickUp se integra con Slack!
14. «No tardará mucho»: Utiliza un cronómetro
Cuando trabajamos en una oficina, nuestros ojos están constantemente pendientes del reloj.
Ya sean 5 minutos de tu pausa para comer o 20 minutos antes de la hora de cierre, siempre somos conscientes del tiempo que pasa.
Pero cuando haces el trabajo desde casa, el tiempo pierde todo su significado.
¡No sabemos qué hora, día o semana es!
Y si eres uno de esos programadores geniales, ¡incluso esto podría pasarte a ti!
Como resultado, ¡podrías terminar trabajando 12-13 horas al día sin darte cuenta!
Esto es un problema porque trabajar horas extras con regularidad puede romperte el corazón, ¡literalmente!
El seguimiento del tiempo no solo evitará el agotamiento, sino que también te ayudará a mantener tus horas de trabajo.
¿Cómo se hace?
La extensión de Chrome de ClickUp te permite realizar el seguimiento del tiempo dedicado a tus tareas.
¡Solo tienes que crear una tarea en ClickUp y empezar a realizar el seguimiento!
Incluso puedes establecer una duración estimada para una tarea, de modo que no dediques demasiado tiempo al trabajo.
¿Ya utilizas un cronómetro?
ClickUp se integra con un montón de herramientas de control de tiempo, entre las que se incluyen Toggl, Everhour, Time Doctor, Harvest, Timely y muchas más. De esta forma, siempre podrás gestionar el tiempo que dedicas a tus proyectos.
15. «Quiero decirte»: *Comunícate con tu equipo regularmente
¡El aislamiento social no significa encerrarse en tu submarino amarillo!
La soledad en el trabajo puede afectar negativamente a tu productividad, creatividad y capacidad para tomar decisiones.
Ahora más que nunca es el momento de mantener las conexiones con tus compañeros que también teletrabajan.
Utiliza herramientas como Google Hangouts (ahora llamado Google Meet) y Zoom ( integrado con ClickUp ) para organizar reuniones con tu equipo.
Intenta realizar una videollamada todos los días, aunque sea solo durante 5 minutos, para comprobar el progreso y el bienestar del equipo.
¡No te creerás la diferencia que pueden marcar!
Conclusión
No importa lo grande o pequeña que sea tu empresa: el teletrabajo está al alcance de todos.
Y como no podemos cambiar la situación, simplemente debemos dejarla estar.
Sin embargo, dejar las cosas como están no significa que no podamos tener una alta productividad.
«Imagina a toda la gente
¡Trabaja desde casa con tranquilidad!
Si sigues estos consejos e ideas para trabajar desde casa, podrás aumentar tu productividad.
Pero no puedes hacerlo solo con una oficina en casa... necesitas asociarte con algunas herramientas de productividad gratuitas como ClickUp. ¡Tiene todas las funciones que necesitas para gestionar tu teletrabajo, almacenar ideas, mantener tu empresa y gestionar a tus empleados remotos!
¿Por qué no dejar que ClickUp sea el Paul McCartney de tu John Lennon y que tu productividad se dispare?
¡Regístrate hoy mismo en ClickUp gratis!