Cómo diseñar y aplicar un horario de trabajo híbrido que funcione
Worklife

Cómo diseñar y aplicar un horario de trabajo híbrido que funcione

¿Sabía que la flexibilidad se ha convertido en el segundo factor más importante para que los empleados seleccionen un lugar de trabajo?

Los horarios de trabajo híbridos personifican esta flexibilidad y permiten a los miembros del equipo compaginar su vida personal con el trabajo de oficina.

Este modelo permite a los empleados hacer cosas fuera del lugar de trabajo -desde incorporar más actividad física a su día a día hasta pasar tiempo de calidad con la familia-, lo que permite a los empleados hacer más cosas fuera del lugar de trabajo 73% de los adultos estadounidenses consideran vital.

Con los horarios híbridos, las empresas atraen a un grupo demográfico más amplio, incluidas las mujeres y las generaciones más jóvenes, que valoran el equilibrio entre la vida laboral y personal. Sin embargo, a medida que algunas organizaciones reinstauran los mandatos de oficina, navegar por las complejidades de los horarios de trabajo híbridos se convierte tanto en una necesidad estratégica como en una fuente potencial de conflicto.

En esta entrada del blog, exploraremos cómo diseñar e implementar un horario de trabajo híbrido que se alinee tanto con el bienestar de los empleados como con las metas de la organización.

¿Qué es un horario de trabajo híbrido?

Un horario de trabajo híbrido es un acuerdo flexible que combina el trabajo a distancia y en la oficina en un patrón establecido a lo largo de la semana. Los empleados alternan el trabajo desde Inicio y la oficina, beneficiándose de lo mejor de ambos entornos. Esta configuración permite la energía colaborativa de la interacción en persona algunos días y la comodidad del trabajo a distancia otros.

Este enfoque dual fomenta una cultura de trabajo dinámica que impulsa la productividad de los empleados y la conciliación de la vida laboral y familiar, y ofrece importantes ventajas.

  • Para los empleados, significa más control sobre sus horarios y su entorno de trabajo
  • Para los empresarios, los beneficios incluyen la reducción de los costes de oficina y de las tasas de rotación, por lo que es una situación en la que todos salen ganando

En flexibilidad laboral es especialmente atractiva para la diversidad de la mano de obra actual, ya que atrae a un intervalo más amplio de candidatos a un puesto de trabajo.

Tipos de horarios de trabajo híbridos

Los horarios de trabajo híbridos están diseñados para ofrecer flexibilidad y satisfacer las diversas necesidades de los equipos. Cada tipo de horario híbrido tiene sus ventajas y sus retos. He aquí un desglose de los tipos más comunes de modelos de trabajo híbridos:

1. Trabajo híbrido centrado en la oficina

En el modelo híbrido centrado en la oficina, lo predeterminado/a es trabajar desde la oficina, con la opción de trabajar a distancia de forma programada o en determinadas condiciones. Este modelo ayuda a mantener una cultura de oficina tradicional al tiempo que ofrece cierta flexibilidad a los empleados.

Las grandes empresas tecnológicas, como Microsoft y Google, siguen este modelo.

**2. Modelo híbrido "Remote-first

El enfoque remoto primero da la vuelta al modelo centrado en la oficina. Aquí, lo predeterminado/a es el trabajo a distancia, pero los empleados pueden acudir a la oficina para tareas específicas que se benefician de la interacción cara a cara. Este modelo es ideal para las empresas que quieren reducir los costes inmobiliarios y, al mismo tiempo, mantener un espacio de oficina para tareas críticas reuniones híbridas .

Estudio de caso: El viaje de Buffer de una empresa remota a una totalmente remota

¿Sabías que la empresa de redes sociales Buffer empezó inicialmente como una organización de trabajo a distancia, con empleados que trabajaban desde distintas ubicaciones? Esta flexibilidad era necesaria, ya que los fundadores trabajaban con visados y necesitaban continuar sus operaciones fuera de Estados Unidos.

Con el tiempo, Buffer se dio cuenta de las ventajas del teletrabajo, como el aumento de la productividad, el ahorro de costes y el acceso a una reserva mundial de talentos. Poco a poco fueron eliminando su oficina física, hasta convertirse en una empresa totalmente remota en 2015.

3. Enfoque descendente/impulsado por la empresa

La organización ajusta días u horas específicos para el trabajo a distancia o en la oficina en un horario híbrido impulsado por la empresa. Este enfoque descendente proporciona una estructura clara, pero puede requerir ajustes en función de la opinión de los empleados para garantizar que satisface las necesidades de todos.

Por ejemplo, Spotify ha implantado un " trabajar desde cualquier lugar "que permite a los empleados elegir su modalidad de trabajo preferida dentro de ciertas directrices establecidas por la empresa en cada país (o zona). Mientras que algunos roles tienen un modo prescrito, para otros, los empleados pueden "elegir trabajar mayoritariamente en la oficina o mayoritariamente en casa -o incluso en un espacio de co-working".

LinkedIn tiene un modelo híbrido similar, en el que los empleados tienen la opción de trabajar desde casa o desde la oficina de forma flexible. Incluso rediseñado su sede en Silicon Valley para atender diversas necesidades de trabajo. Redujeron los puestos de trabajo tradicionales y los sustituyeron por "barrios", es decir, zonas de asientos flexibles diseñadas para actividades de equipo específicas (trabajo concentrado, colaboración, aprendizaje y socialización).

4. Enfoque basado en el trabajo en equipo

El modelo impulsado por los equipos permite a los equipos individuales o liderazgo de equipos para diseñar horarios híbridos basados en necesidades específicas. Esto puede aumentar la satisfacción y productividad de los equipos, ya que tienen el control de su entorno de trabajo, aunque puede complicar la coordinación entre distintos equipos.

5. Modelo de horario de oficina flexible o básico

Los horarios flexibles permiten a los empleados elegir cuándo empiezan y terminan su jornada laboral dentro de un intervalo de horas de oficina de la empresa. Esta flexibilidad se adapta a las citas personales, los compromisos familiares y las preferencias de productividad.

Por ejemplo, la empresa de contabilidad, fiscalidad y consultoría, ClickUp 3.0 Menú de chat ampliado

consolida las notificaciones en una vista con la Bandeja de entrada unificada de ClickUp_

  • PersonalizadoPaneles de ClickUp para mostrar métricas esenciales como los índices de tareas completadas, los estados actuales de los proyectos y las contribuciones de los miembros del equipo. Esta información visual instantánea es crucial para los equipos híbridos, ya que garantiza la transparencia, impulsa la responsabilidad y simplifica la evaluación del estado del proyecto de un vistazo

Panel de ClickUp 3.0 simplificado

visualice el progreso mediante los completos cuadros de mando de ClickUp

  • Mejore la comunicación asíncrona dentro de su equipo híbrido permitiendo a los miembros compartir grabaciones de pantalla de forma rápida y clara. Clips de ClickUp están integrados en todo ClickUp, lo que facilita la comunicación de ideas complejas sin malentendidos

Comparta grabaciones de pantalla para transmitir su mensaje con precisión sin necesidad de una cadena de correo electrónico o una reunión en persona con Clip by ClickUp

mejore la comunicación asíncrona dentro de su equipo híbrido con ClickUp Clips_

  • Cree, comparta y colabore en documentos sin salir de ClickUp, ya sea para redactar planes de proyectos, políticas o notas de reuniones,Documentos de ClickUp garantiza que todos sus archivos esenciales sean accesibles y editables en tiempo real por todos los miembros del equipo, independientemente de su ubicación

Subpáginas de documentos de ClickUp 3.0 simplificadas

cree, edite y comparta documentación en toda la empresa con ClickUp Docs, que se integra perfectamente en su espacio de trabajo

  • Acelere el trabajo rutinario con plantillas diseñadas específicamente para el teletrabajo, con el fin de poner a su equipo en marcha

ClickUp también ofrece una variedad de plantillas diseñadas para mejorar la colaboración remota y la gestión de proyectos. Echemos un vistazo a estas plantillas:

1. Plantilla de plan de trabajo a distancia de ClickUp

Plantilla del plan de trabajo a distancia de ClickUp

En Plantilla del plan de trabajo a distancia de ClickUp está pensada para equipos que cambian a una configuración de teletrabajo o la mejoran. Esta plantilla facilita una transición fluida, ayudando a los directores de operaciones y a sus equipos a supervisar y gestionar el trabajo desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Está diseñada para garantizar que todos los miembros del equipo tengan directrices, responsabilidades y herramientas claras para seguir siendo productivos y estar conectados, independientemente de su ubicación. Con esta plantilla, podrá:

  • Establecer lo que quieres conseguir diaria o semanalmente, asegurándote de que todo el mundo está alineado y es responsable
  • Utilizar la plantillaVista del Calendario para programar tareas, descansos y tiempo personal, manteniendo tus días estructurados y productivos
  • Programa check-ins automáticos conAutomatizaciones de ClickUp para mantener al equipo conectado e informado
  • Ajuste recordatorios para los descansos regulares para mantener al equipo fresco y evitar el agotamiento utilizandoRecordatorios de ClickUp

2. Plantilla de planificación diaria ClickUp

Plantilla de la agenda diaria de ClickUp

En Plantilla de planificación diaria ClickUp es un regalo para visualizar mejor tu día y seguir siendo productivo, independientemente del lugar desde el que trabajes. Utiliza varias vistas, entre ellas la vista Lista y la vista Vista Tablero en ClickUp, para clasificar y priorizar sus tareas, realizar un seguimiento de los estados de progreso y marcarlas.

A cada tarea se le puede asignar una fecha límite, un nivel de prioridad y cualquier otro detalle relevante. Esto le ayuda a priorizar su trabajo y asegurarse de que está completando las tareas más importantes en primer lugar.

ClickUp también ofrece funciones como el ajuste de recordatorios y alertas para no salirse del calendario.

💡 Consejo profesional: Si tu trabajo implica colaborar con otras personas, puedes compartir tu Planificador diario con los miembros de tu equipo. Esto facilita la comunicación, les permite ver tu progreso y potencialmente asignar tareas o actualizaciones dentro de la plataforma.

3. Plantilla de planificación de proyectos de ClickUp

Plantilla de planificación de proyectos de ClickUp

En Plantilla de planificación de proyectos ClickUp es una potente herramienta que simplifica la compleja gestión de proyectos. Es perfecta para equipos que buscan agilizar la planificación, ejecución y supervisión de proyectos. Esta plantilla es muy adaptable y está lista para usar, lo que garantiza que pueda empezar en cuestión de segundos y personalizarla para que se ajuste a las necesidades específicas de su proyecto. Puede:

  • Utilizar la etiquetaClickUp vista diagrama de Gantt para establecer cronogramas y dependencias del proyecto
  • Supervise el estado de las tareas con estados personalizados como En curso, En espera y Completada para mantener a todo el mundo informado
  • Controle las finanzas y los recursos del proyecto con la vista de seguimiento del presupuesto y los campos personalizados

4. Plantilla de horario de gestión del tiempo de ClickUp

Plantilla de horario de gestión del tiempo de ClickUp

El Plantilla de horario de gestión del tiempo ClickUp es esencial para optimizar los horarios diarios y semanales. Está diseñada para ayudarle a gestionar eficazmente su tiempo mediante el seguimiento de actividades, el ajuste de prioridades y la alineación de sus tareas con sus metas. Esta plantilla le ayuda a:

  • Planificar cada día con tareas, citas y descansos para asegurarte de que cubres todas tus bases conTareas de ClickUp
    • Ordene rápidamente las tareas por prioridad para centrarse en lo más importante cada día
  • Manténgase al tanto de sus actividades diarias con actualizaciones de estado como Completada, En curso y Pendiente

Desafíos de los Horarios de Trabajo Híbridos y Cómo Superarlos

Implantar un horario de trabajo híbrido puede aportar beneficios sustanciales, pero presenta retos únicos. He aquí cómo reconocer estos obstáculos y elaborar estrategias eficaces para mantener la productividad y la satisfacción de los empleados.

1. El trabajo híbrido puede favorecer a determinados empleados

Los empleados que trabajan desde la oficina pueden recibir más visibilidad que sus homólogos a distancia, lo que puede dar lugar a prejuicios y desigualdad de oportunidades.

Cómo superar esto

  • Comunicación transparente: Asegúrese de que los logros y contribuciones se reconocen por igual, independientemente de la ubicación del empleado. UtiliceChat ClickUppara compartir logros y actualizaciones de forma transparente en toda la organización
  • Métricas de rendimiento: Utilizar métricas de rendimiento claras y cuantificables que se apliquen por igual a todos, garantizando la equidad en las evaluaciones

2. La coordinación puede ser más difícil en una configuración híbrida

La desalineación y las lagunas de comunicación entre los equipos remotos y los de la oficina pueden ralentizar el progreso del proyecto y provocar ineficiencias.

Cómo superar esto

  • Herramientas integradas: Utilizar herramientas de gestión de proyectos y comunicación que sincronicen la información del equipo
  • Protocolos claros: Establecer protocolos claros conCerebro ClickUp para garantizar una comunicación coherente y un traspaso fluido de proyectos. Esta herramienta basada en IA mejora la eficacia de su equipo automatizando la transcripción de las comunicaciones, buscando rápidamente respuestas en los datos del proyecto y recomendando acciones basadas en los comportamientos observados en el equipo

Utilice ClickUp AI para escribir más rápido y pulir sus textos, respuestas de correo electrónico, etc

estructure claramente sus protocolos de transferencia de proyectos más rápido con ClickUp Brain_

3. Crear cultura es más complejo en entornos híbridos

Fomentar una cultura unificada puede resultar difícil cuando los miembros del equipo están repartidos por distintas ubicaciones y trabajan con horarios diferentes.

Cómo superar esta situación

  • Eventos sociales virtuales: Organice eventos sociales virtuales y actividades de creación de equipos para fomentar la interacción entre todos los miembros del equipo
  • Metas compartidas: Comunicar regularmente las metas y valores compartidos para reforzar el sentido de unidad

4. Los horarios híbridos pueden llevar a la microgestión

La flexibilidad inherente a un calendario de trabajo híbrido puede llevar a algunos directivos a supervisar en exceso a sus equipos, especialmente a los trabajadores a distancia.

Cómo superar esta situación

  • Fomentar la confianza: Animar a los directivos a centrarse en los resultados más que en supervisar las actividades, fomentando una cultura de confianza.
  • Sistemas de retroalimentación: UtiliceFormularios ClickUp para que los empleados puedan dar su opinión de forma anónima sobre los estilos de gestión y otros problemas del lugar de trabajo. De este modo, puede fomentar una cultura de comunicación abierta y mejora continua

Añadir Campos personalizados en Formularios ClickUp

Cree formularios personalizados para que sus empleados puedan enviar reseñas anónimas con los Formularios de ClickUp

El futuro de los horarios de trabajo híbridos

La transición a entornos de trabajo híbridos es uno de los cambios más significativos en la dinámica del lugar de trabajo en la historia reciente. A medida que las organizaciones se adaptan a este modelo, comprender las tendencias emergentes es crucial para planificar y optimizar. He aquí las tres principales tendencias que configuran el futuro del trabajo híbrido:

1. Mayor demanda de flexibilidad

Las tendencias actuales indican una fuerte preferencia entre los empleados por modelos híbridos que combinan el trabajo en la oficina y el teletrabajo. Los empleadores reconocen que los mandatos rígidos pueden provocar insatisfacción y, en su lugar, avanzan hacia modalidades de trabajo más flexibles.

Cómo podría evolucionar esto: De cara al futuro, esperamos que las empresas adopten modelos aún más flexibles políticas de trabajo híbridas que sean receptivas y proactivas a la hora de adaptarse a las distintas necesidades de sus trabajadores. Esto podría significar horarios de trabajo más personalizados y la integración de herramientas digitales avanzadas para gestionar y compatibilizar eficazmente estos modelos.

2. Integración tecnológica

El rol de la tecnología a la hora de facilitar el trabajo híbrido es innegable. A medida que el trabajo híbrido se convierte en la norma, aumenta la dependencia de estas tecnologías para mantener la conexión (a internet) y la productividad sin limitaciones geográficas.

Cómo podría evolucionar: Es probable que veamos más avances en IA y aprendizaje automático para mejorar estas herramientas, haciéndolas más intuitivas e integradas en los flujos de trabajo diarios. Esto podría incluir una programación de reuniones más inteligente, espacios de reunión de realidad virtual mejorados y funciones de seguridad más sólidas para proteger las operaciones remotas.

3. Cambios culturales en los entornos de trabajo

Las modalidades de trabajo híbridas también están catalizando cambios significativos en la cultura de las organizaciones. La jornada laboral tradicional de 9 a 5 está quedando obsoleta, ya que los empleados buscan un mayor equilibrio entre la vida laboral y personal y una mayor autonomía horaria. Este cambio exige reevaluar las métricas de rendimiento, pasando de evaluaciones basadas en el tiempo a evaluaciones centradas en el rendimiento y los resultados.

Cómo podría evolucionar: El futuro probablemente hará hincapié en la creación de un fuerte sentido de comunidad y pertenencia, independientemente de la ubicación física. Los líderes deben fomentar intencionadamente una cultura inclusiva que compatibilice a los empleados remotos con los que trabajan in situ.

A medida que evolucionan los horarios de trabajo híbridos, se presentan oportunidades y desafíos. Combinan flexibilidad, tecnología y cambios culturales para fomentar un entorno de trabajo que valore por igual la productividad y la satisfacción de los empleados.

Las organizaciones pueden prosperar en esta nueva normalidad adoptando estos cambios y preparándose para futuras evoluciones con herramientas adaptables y políticas inclusivas. Adopte el futuro del trabajo con ClickUp, su plataforma todo en uno para gestionar horarios híbridos y mejorar la colaboración en equipo sin problemas. Descubra ClickUp hoy mismo ¡y transforme la productividad de su equipo!