Cuando eres un especialista en marketing digital autónomo, todo fluye a través de ti.
Redactas informes. Atendes llamadas de clientes. Respondes a comentarios y llevas un control mental de los plazos.
Pero ese sistema se rompe en el momento en que intentas crecer.
Una vez que aceptas más clientes o contratas a tu primer redactor o gestor de cuentas a tiempo completo, empiezan a aparecer las deficiencias. Te ves envuelto en una lucha constante entre plazos, coordinación del trabajo, contrataciones, ajuste de procesos de incorporación de clientes y otras mil cosas.
Empieza a pensar: ¿cómo ampliar su agencia de marketing sin perder su ventaja competitiva?
Como fundador de una agencia digital en crecimiento, tu rol pasa de «hacer» a «diseñar».
De repente, necesitas procesos repetibles. Necesitas plantillas para la incorporación de clientes, informes con uso compartido y revisiones internas. Estás creando una empresa que puede funcionar sin que tú estés presente en cada sala.
Y de eso trata esta guía: cómo ampliar su agencia de marketing digital con sistemas y herramientas.
¿Cuándo es el momento adecuado para ampliar una agencia de marketing?
Una de las partes más complicadas de dirigir una agencia de marketing digital es saber cuándo expandirse. Si te precipitas, corres el riesgo de sobrecargar a tu equipo, gastar demasiado dinero o comprometer la calidad. Si esperas demasiado, te encontrarás atrapado en un modo de reacción constante, abrumado, sin recursos suficientes e incapaz de crecer.
Entonces, ¿cómo sabes que ha llegado el momento?
Aquí tienes algunas señales de que tu empresa de marketing digital ha superado su estructura actual:
1. Estás rechazando nuevos clientes a pesar de la demanda
Si su cartera de clientes potenciales es sólida, pero sigue rechazando nuevos clientes, es una señal de que sus sistemas de entrega aún no pueden escalar.
Puede que seas muy bueno lanzando campañas de marketing. Pero sin la infraestructura adecuada, cada cliente adicional se percibe como un riesgo en lugar de una oportunidad.
📚 Más información: Proceso de incorporación de clientes con plantillas
2. Tú eres el cuello de botella de todas las decisiones y entregas
Desde la selección de herramientas de gestión de proyectos y software para agencias de marketing hasta la aprobación de creatividades y campañas, nada se mueve sin ti. En una agencia digital en crecimiento, esto se vuelve insostenible.
Para mantener la calidad a medida que amplías tus servicios de marketing, necesitas flujos de trabajo escalables, roles definidos y procesos repetibles.
3. Los clientes quieren soluciones integrales que tú no puedes ofrecer por ti solo.
Quizás seas un experto en SEO. O en medios de comunicación de pago.
Sin embargo, sus clientes actuales solicitan automatización del correo electrónico, servicios de redacción de contenidos o divulgación a través de influencers. Ampliar sus servicios de marketing digital mediante la contratación o la colaboración le permite aumentar el tamaño de su cartera de clientes sin tener que buscar constantemente nuevos clientes.
4. El crecimiento tiene un coste en la experiencia del cliente
Sabes que es hora de reevaluar tus operaciones y procesos cuando los resultados comienzan a ser inconsistentes o la incorporación se siente apresurada.
Una agencia en crecimiento necesita KPI de marketing, POE y sistemas para ofrecer esfuerzos de marketing excelentes de forma constante.
5. Tu enfoque ha pasado de los resultados al crecimiento.
Has pasado de preguntarte «¿Cómo puedo terminar este proyecto más rápido?» a preguntas como:
- ¿Qué tipo de equipo necesito para brindar soporte a este crecimiento?
- ¿Nuestros mensajes están alineados con las necesidades del mercado objetivo?
- ¿Deberíamos realizar un estudio de mercado antes de ampliar nuestra oferta de servicios?
- ¿Es nuestra estrategia actual de marketing digital repetible y escalable?
🧠 Dato curioso: DDB Worldwide Communications Group lleva trabajando con Volkswagen en Estados Unidos desde 1959. ¡Una relación con el cliente que dura más de medio siglo!
Cómo ampliar su agencia de marketing (paso a paso)
Escalar significa salir de la mentalidad de autónomo y construir algo que funcione por sí solo, incluso sin ti en el panorama. A continuación te explicamos cómo hacerlo paso a paso.
1. Productiza tus servicios
Cuando estás en la fase inicial, es tentador decir que sí a todas las solicitudes personalizadas. «Crearemos tu sitio web, publicaremos tus anuncios, escribiremos tu blog, gestionaremos tus redes sociales... lo que necesites».
Claro, sigues cobrando por ello, pero te encontrarás con un obstáculo cuando pienses en hacer crecer tu agencia de marketing digital.
Con los servicios productizados, no es necesario reinventar la rueda para cada nuevo cliente. Tú defines:
- Lo que haces
- Qué incluye
- ¿Cuánto tiempo se tarda?
- Cuánto cuesta
📌 Ejemplos de ofertas de servicios productizados:
- Auditoría SEO + 5 optimizaciones on-page + documento de estrategia de palabras clave: para una agencia de marketing digital especializada en búsqueda orgánica.
- Configuración de Google Ads + optimización durante 30 días + panel de elaboración de informes: para una agencia de marketing de rendimiento.
- Paquete de identidad de marca: logotipo, paleta de colores, 3 plantillas sociales: para una agencia digital creativa.
Lo que te conviene es que tienes márgenes predecibles. Sabes cuánto tiempo lleva cada paquete, por lo que puedes fijar el precio para obtener beneficios.
Además, habrá menos desviaciones en la gestión de proyectos de tu agencia. Puedes señalar tu oferta y decir: «Eso no está incluido, pero aquí tienes un presupuesto para ello».
El asistente de IA integrado de ClickUp, ClickUp Brain, te ayuda a redactar propuestas personalizadas para los clientes en las que se destacan tus servicios. Y lo que es aún mejor, también te ayuda a redactar resúmenes de correos electrónicos y conversaciones, transcribir tus llamadas y convertir los siguientes pasos en tareas prácticas que puedes asignar a los miembros adecuados del equipo.
2. Crea flujos de trabajo escalables
A medida que amplías tu agencia de marketing, la creación de flujos de trabajo repetibles garantiza que todas las campañas de marketing sigan un camino coherente, independientemente de quién las gestione.
Desde la incorporación de clientes hasta la gestión de cuentas, la entrega, los comentarios, la elaboración de informes y la salida, necesitas crear sistemas para que el trabajo fluya a través de tu agencia.
¿Cómo lo haces?
- Plantillas para tus procesos: ahorra tiempo con procesos que pueden ejecutarse de forma automática, con plantillas reutilizables, como plantillas de propuestas de consultoría, plantillas para la elaboración de informes de marketing digital, etc.
- Correlaciona las dependencias y los cronogramas: comprende qué tareas dependen de otras, para que los retrasos no te pillen desprevenido. Utiliza cronogramas de proyecto visuales para detectar los cuellos de botella con antelación.
- Crea un proceso de aprobación centralizado: recopila comentarios donde se realiza el trabajo, directamente en la herramienta de gestión de proyectos, para evitar malentendidos.
- Aumente la visibilidad para los clientes y los equipos internos: configure paneles o vistas de resumen para reducir la necesidad de enviar constantemente correos electrónicos con actualizaciones de estado.
- Crea una única fuente de información veraz: documenta tus POE, convenciones de nomenclatura de archivos, bucles de retroalimentación y cronogramas de entrega.
Imagina gestionar múltiples campañas de clientes, cada una con sus propios plazos, activos y aprobaciones. En lugar de depender de hojas de cálculo y correos electrónicos dispersos, ClickUp, el primer entorno de trabajo con IA convergente del mundo, te ayuda a sistematizar la gestión de proyectos a gran escala.
ClickUp para la gestión de proyectos guarda todos tus documentos, proyectos y conversaciones en un solo lugar. Esto sienta las bases que te ayudan a:
Estandariza tus flujos de trabajo de entrega.
Olvídate de los correos electrónicos dispersos. Configura plantillas de tareas con ClickUp Task Templates para entregables comunes como entradas de blog, campañas publicitarias o proyectos de diseño. De esta manera, cada nueva tarea que crees dentro de ClickUp incluirá las mismas subtareas, cronogramas y personas asignadas de forma predeterminada. Incluso puedes añadir campos personalizados y dependencias en ClickUp para simplificar aún más las tareas.
Crea paneles de control en tiempo real para tus clientes.
Con los paneles de control de ClickUp, obtienes visibilidad en tiempo real del progreso del proyecto sin necesidad de actualizaciones o llamadas constantes. Puedes crear paneles de control para clientes que muestren los hitos y los cronogramas de entrega, e incluso crear paneles de control de solo lectura o exportar resúmenes para la elaboración de informes.
A continuación te explicamos cómo crear una:
Centraliza las revisiones y aprobaciones de activos.
👀 ¿Sabías que...? El 22,34 % de los profesionales afirma dedicar aproximadamente medio día laboral a la semana a buscar la información que necesita. Otro 10,47 % dedica una jornada y media completa a la semana solo a buscar información.
Cuando dispones de un único repositorio para todos los activos, revisiones y aprobaciones de tu agencia de marketing digital, dedicas menos tiempo a buscar estos detalles y más tiempo a trabajar en las campañas.
Por ejemplo, todos tus borradores de contenido pueden almacenarse en ClickUp Docs. Puedes utilizar la Revisión en ClickUp para revisar creatividades publicitarias, PDF, carruseles y otros activos de marketing sin salir de ClickUp.
Visualiza y gestiona los cronogramas de las campañas.
Una de las formas más rápidas de reducir los plazos incumplidos es visualizar todas las partes de tu proyecto. ClickUp ofrece la vista del Calendario para planificar y programar tus publicaciones en redes sociales, blogs, etc.
Y con la vista Gantt de ClickUp, puedes planear los recursos y los cronogramas para campañas más grandes, estrategias de marketing o lanzamientos de productos. Además, los hitos de ClickUp te permiten marcar eventos importantes como entregas, fechas de lanzamiento y mucho más.
3. Contrata o subcontrata de forma estratégica
La mayoría de las agencias de marketing no crecen porque lo hacen en la dirección equivocada.
Añaden volumen antes de añadir estructura. Más clientes. Más entregables. Más «Ya lo resolveremos más adelante. »
Señales de que necesitas empezar a externalizar el trabajo:
- Estás aceptando trabajos para los que en realidad no tienes tiempo para entregarlos.
- Estás utilizando a tus mejores creativos en tareas de bajo rendimiento, como cambiar el formato de presentaciones o programar publicaciones.
- La innovación se ha estancado (no hay tiempo para probar nuevas herramientas o estrategias de marketing con IA ).
- Los proyectos se ralentizan cada vez que un miembro clave del equipo se va de vacaciones o se pone enfermo.
- La elaboración de informes para los clientes o la documentación de las campañas siguen perdiendo prioridad.
- Estás lanzando nuevas ofertas de servicios antes de desarrollar la capacidad interna.
Como fundador, no querrás responder añadiendo autónomos aleatorios, contrataciones apresuradas o contratos de servicios excesivamente caros. La verdad es que no necesitas más gente. Necesitas la combinación adecuada de personas y sistemas.
Eso podría significar contratar a un profesional de la gestión de proyectos antes que a otro diseñador. O externalizar los anuncios de pago a un especialista para que tu equipo generalista no pase horas viendo tutoriales en YouTube para obtener un resultado mediocre.
Con una contratación o subcontratación estratégica, proteges el núcleo de tu agencia: la calidad del trabajo de tu equipo y su dinamismo.
Puede utilizar la vista Carga de trabajo de ClickUp para visualizar la capacidad de su equipo. Incluso puede ajustar la capacidad en función del horario de trabajo del entorno de trabajo de cada miembro del equipo.
4. Céntrate en la retención de clientes más que en la adquisición
Dependiendo de su sector, adquirir un nuevo cliente es entre cinco y veinticinco veces más caro que retener a uno ya existente. Esto se debe a que no tiene que dedicar tiempo y recursos a buscar nuevos clientes. Basta con mantener contentos a los que ya tiene, e incluso un aumento del 5 % en las tasas de retención de clientes aumentará sus beneficios entre un 25 % y un 95 %.
La retención de clientes estabiliza el crecimiento. Para lograrlo de forma constante, es esencial medir el valor del ciclo de vida (LTV), optimizar la incorporación y mejorar la comunicación.
- El LTV te muestra quiénes son tus mejores clientes, no solo en términos de gasto, sino también de rentabilidad, longevidad y valor estratégico.
- Una buena incorporación marca la pauta. Los clientes deciden si confían en tu equipo en las primeras 2-4 semanas.
- La comunicación continua reduce el riesgo de pérdida de clientes en el espacio del marketing digital. La mayoría de los clientes no se marchan por un rendimiento deficiente, sino porque se sienten ignorados, confundidos o desconectados.
Para ello, considera utilizar la plataforma de gestión de proyectos para agencias creativas de ClickUp para documentar todos estos detalles. Incluye un montón de funciones útiles:
Plantillas de incorporación automatizadas
Crea plantillas de incorporación automatizadas que guíen a los clientes en cada paso. Esto incluye reuniones iniciales, envíos de activos, plantillas de control de tiempo y establecimiento de metas de campaña sin tener que empezar desde cero cada vez.
Por ejemplo, la plantilla de incorporación de clientes de ClickUp te permite ofrecer una experiencia de incorporación de clientes fluida y coherente en todo momento.
Puedes:
- Utiliza la vista del formulario de admisión de clientes para recopilar información esencial por adelantado (como el modelo de negocio, las metas o las credenciales de acceso).
- Asigna tareas como llamadas iniciales, recopilación de contenido o revisiones de estrategias de marketing digital utilizando estados personalizados como «Llamada de incorporación» o «Asignación de equipo» para realizar el seguimiento del progreso.
- Configura automatizaciones para enviar correos electrónicos recordatorios o actualizar a los propietarios de las tareas cuando se complete un paso, manteniendo a todos alineados sin necesidad de un seguimiento adicional.
- Supervisa el progreso y la satisfacción de las nuevas empresas mediante paneles, para que puedas detectar a tiempo los riesgos de pérdida de clientes y mejorar la experiencia con el tiempo.
📌 Ejemplo: cuando se registra un nuevo cliente de SEO, su plantilla de incorporación de ClickUp asigna automáticamente tareas como «Enviar correo electrónico de bienvenida», «Programar llamada estratégica», «Conocer las tendencias del sector» y «Solicitar acceso a análisis».
Documentos centralizados
Almacena los POE y las guías para clientes en ClickUp Docs, donde tu equipo podrá consultarlos en cualquier momento. Añade formatos enriquecidos, listas de control e incluso incrusta vídeos o enlaces de Loom para explicar los procesos con claridad.
Gracias a la colaboración en tiempo real, tu equipo puede actualizar los POE a medida que evoluciona la relación, y con el control de permisos, tú decides si los clientes pueden ver, comentar o mantenerse al margen.
También puedes enlazar documentos directamente dentro de las descripciones de las tareas o los paneles para que los gestores de cuentas y los creativos tengan siempre a mano las directrices de la marca, las preferencias de revisión y las referencias del Tono de voz.
Crea bucles de retroalimentación centralizados.
Con ClickUp Forms, centralizas la recopilación de comentarios en un solo sistema y no en cinco herramientas diferentes. Con la lógica condicional, incluso puedes pedir a los clientes respuestas específicas para cada contexto. Yendo un paso más allá, puedes configurar automatizaciones y visualizar todos los comentarios.
Puedes configurar bucles de retroalimentación, recordatorios recurrentes para revisiones trimestrales, controles de satisfacción mensuales o encuestas al final del proyecto.
Este tipo de estructura de agencia de marketing ayuda a tranquilizar a tus clientes, ya que saben que están en buenas manos. Y cuando se sienten vistos, escuchados y con soporte, se quedan más tiempo, lo que te proporciona más ingresos sin la constante presión de tener que buscar nuevos clientes.
Probé ClickUp y me encantó. La plataforma se ha convertido en una de mis partes favoritas de mi jornada laboral. Soy un evangelista sin complejos: le hablo a todo el mundo de ClickUp.
Probé ClickUp y me encantó. La plataforma se ha convertido en una de mis partes favoritas de mi jornada laboral. Soy un evangelista sin complejos: le hablo a todo el mundo de ClickUp.
5. Realiza la automatización de las tareas administrativas y repetitivas
El trabajo administrativo puede consumir silenciosamente horas de la semana de tu equipo, creando facturas, enviando seguimientos y programando reuniones. Ninguna de ellas hace crecer directamente tu agencia, pero todas deben estar terminadas.
Consejos para la automatización del trabajo administrativo:
- Agrupa y procesa por lotes tareas similares para reducir los cambios de contexto para todos los miembros de tu agencia de marketing digital.
- Utiliza plantillas para trabajos recurrentes, como correos electrónicos de incorporación de clientes, listas de control para el inicio de proyectos o plantillas de calendarios de contenido.
- Automatiza tareas de bajo valor como actualizaciones de estado, recordatorios e introducción de entradas.
- Estandariza las comunicaciones recurrentes ajustando respuestas predefinidas o programando revisiones con antelación.
Desde asignar tareas hasta actualizar estados y generar informes, las automatizaciones de ClickUp te permiten recuperar horas cada semana al automatizar las tareas rutinarias.
Puede utilizar automatizaciones predefinidas o crear flujos de trabajo personalizados basados en los procesos de su agencia.
📌 Ejemplo: Puedes configurar una automatización que cree instantáneamente una tarea de elaboración de informes de campaña de marketing todos los viernes, la asigne al miembro adecuado del equipo y envíe una actualización al cliente una vez que se marque como completada. O genera automáticamente una factura cuando un proyecto alcance el estado «Completado».
📚 Más información: Cómo utilizar la IA para la automatización del marketing (casos de uso y herramientas)
📮 Información de ClickUp: El 24 % de los trabajadores afirma que las tareas repetitivas les impiden realizar un trabajo más significativo, y otro 24 % considera que sus habilidades están infrautilizadas. Eso significa que casi la mitad de la población activa se siente bloqueada creativamente e infravalorada. 💔
ClickUp ayuda a volver a centrar la atención en el trabajo de alto impacto con agentes de IA fáciles de configurar, que automatizan las tareas periódicas basándose en desencadenantes. Por ejemplo, cuando una tarea se marca como completada, los agentes de IA de ClickUp pueden asignar automáticamente el siguiente paso, enviar recordatorios o actualizar el estado de los proyectos, liberándote de los seguimientos manuales.
💫 Resultados reales: STANLEY Security redujo el tiempo dedicado a la elaboración de informes en un 50 % o más gracias a las herramientas de elaboración de informes personalizables de ClickUp, lo que permitió a sus equipos centrarse menos en el formato y más en las previsiones.
6. Crea un hub de conocimiento centralizado
A medida que tu agencia de marketing digital crece, también lo hace el caos, especialmente cuando tu equipo está constantemente buscando los últimos POE, informes de clientes o plantillas de informes enterrados en la bandeja de entrada de alguien o en una carpeta aleatoria de Google Drive.
Por eso es imprescindible crear un hub de conocimiento centralizado. Es el cerebro de tu agencia, que alberga todos tus POE, plantillas, informes de clientes y documentación en un espacio estructurado y accesible.
Aquí es donde entran en juego los documentos de ClickUp y los wikis.
Utiliza ClickUp Docs para:
- Crea y mantén POE internos como «Cómo lanzar una campaña publicitaria en Facebook» o «Proceso de elaboración de informes mensuales para los clientes». Todos los miembros de tu agencia de marketing digital seguirán el mismo manual de estrategias.
- Crea plantillas reutilizables para la redacción de contenidos, plantillas para hojas de ruta de marketing, planes de campaña o procesos de incorporación.
- Almacena la documentación específica de cada proyecto directamente en las listas de tareas o carpetas, para que tu equipo no tenga que cambiar de herramienta para obtener contexto.
También puedes crear wikis que se pueden utilizar para:
- Configura una wiki interna para organizar por equipos (diseño, contenido, estrategia) con listas de control, herramientas y preguntas frecuentes. Por ejemplo, tu equipo de diseño puede acceder a las directrices de activos de marca, mientras que tu equipo de contenido encuentra listas de control editoriales.
- Usa compartido cronogramas de entrega, notas de reuniones, activos de marca, perfiles del público objetivo, protocolos de comunicación, preguntas frecuentes y normas de comunicación en la wiki central en vivo.
👀 ¿Sabías que...? El trabajador del conocimiento medio cambia entre 9,4 aplicaciones al día: hace malabarismos con herramientas de gestión de proyectos, CRM, correo electrónico y análisis. Esta dispersión del trabajo es un asesino silencioso de la productividad, que cuesta la asombrosa cifra de 2,5 billones de dólares en pérdida de productividad a nivel mundial. Esta es también la razón por la que muchas agencias recurren a plataformas todo en uno como ClickUp para mantener la cordura de su equipo.
7. Perfecciona los sistemas del equipo de ventas y generación de clientes potenciales.
Cuando empiezas, los clientes potenciales provienen de tu red, algunas referencias y tal vez uno o dos mensajes directos aleatorios. Pero a medida que tu agencia crece, no puedes depender de «contactos aleatorios» ni esperar que los clientes renueven mágicamente.
Para crecer de forma constante y realizar una previsión precisa de tus ingresos, necesitas un motor de generación de clientes potenciales repetible que combine el marketing entrante, las referencias y las asociaciones estratégicas.
💡 Consejo profesional: considera utilizar un CRM para agencias de marketing para organizar tu canal de ventas en los tres canales. Realiza el seguimiento de la fuente de los clientes potenciales, la fase, la prioridad y la cadencia de seguimiento en un solo lugar, ya que escalar significa crear un motor de ingresos que respalde la agencia que deseas dirigir dentro de 12 meses.
Para empezar, apuesta por el marketing de contenidos, el SEO y los imanes de clientes potenciales que atraigan a tus clientes ideales. Esto incluye la publicación de casos prácticos o guías para demostrar cómo tu agencia aborda los retos de la empresa. También podría significar la creación de campañas de captación gradual o el uso de vídeos para generar interés entrante.
Considera también la posibilidad de establecer un incentivo por recomendación para clientes o compañeros (por ejemplo, un 10 % de descuento por cada recomendación exitosa). Otra estrategia a tener en cuenta es la asociación con otras herramientas o agencias SaaS que presten servicios a tu público, pero con servicios complementarios.
📚 Más información: Cómo utilizar la IA para la generación de clientes potenciales
8. Supervisa el rendimiento y realiza ajustes
Comencemos con las limitaciones de la elaboración de informes basada en hojas de cálculo.
Cada informe de cliente se convierte en un ritual de copiar datos, aplicar formato a gráficos, buscar capturas de pantalla de campañas y actualizar métricas. Una fórmula incorrecta, una fila desactualizada o una actualización omitida, y los datos del cliente son incorrectos.
Además, carece de claridad visual y contexto, ya que las hojas de cálculo no pueden establecer la conexión entre las métricas y los hitos. Y cuando gestionas más de 15 clientes, la elaboración de informes se convierte en un trabajo a tiempo completo.
Por otro lado, los paneles intuitivos recopilan automáticamente métricas de herramientas de proyectos, plataformas publicitarias o estados de tareas. Utilizan gráficos, tablas y barras de progreso para comunicar el rendimiento de una manera que los clientes puedan entender. Son una única fuente de información veraz, lo que permite a todos sus equipos trabajar con los mismos datos. Al estar estandarizados, este tipo de informes son escalables en todos los tipos de servicios y segmentos de clientes.
Dentro del ecosistema de ClickUp, con los paneles de control de ClickUp, tu agencia puede:
- Visualiza el progreso de las tareas, el control de tiempo y los hitos de las campañas.
- Extraiga datos de campos personalizados, estados y personas asignadas para la elaboración de informes sobre los resultados.
- Utiliza tarjetas para supervisar el estado de los proyectos, la carga de trabajo, la asignación de recursos y los elementos vencidos.
- Crea diferentes vistas de proyectos para equipos internos y clientes, mientras trabajas con los mismos datos en tiempo real.
Y si estás mirando un montón de métricas y te preguntas qué significan, solo tienes que preguntarle a ClickUp Brain. Puede analizar cada punto de datos de tus paneles y responder preguntas como:
- ¿Qué cliente es más propenso a abandonar?
- ¿Dónde dedica más tiempo nuestro equipo?
¡Y eso no es todo! Prueba la plantilla de gestión de agencias de ClickUp, lista para usar, para gestionar todo, desde el proceso de ventas y el alcance de los proyectos hasta la entrega al cliente, las solicitudes de cambio y los comentarios.
Creado con las mejores prácticas del sector, incluye:
- Nueve vistas de ClickUp para visualizar las cargas de trabajo y las entregas a los clientes.
- 30 estados personalizados para mover procesos entre equipos, desde el equipo de ventas y marketing hasta la gestión de cuentas.
- Automatizaciones para establecer desencadenantes, condiciones y acciones para las tareas.
- Campos personalizados para organizar y filtrar el trabajo por tipo de elemento PMO, calendario, alcance, descripción del proyecto, presupuesto y fase creativa del proyecto.
Esta plantilla es un sistema listo para usar que ayudará a tu agencia a funcionar de forma ágil, rápida y centrada en el cliente.
📚 Más información: Las mejores agencias de marketing de contenido para tu empresa
Errores comunes al ampliar una agencia de marketing
1. Falta de documentación
Todo está en la cabeza de alguien. Los procesos son verbales, las preferencias de los clientes están dispersas en chats y los nuevos empleados se incorporan con un «pregunta por ahí». A medida que creces, ese conocimiento tribal no se adapta.
🧠 Impacto: La entrega se vuelve inconsistente, la formación del equipo lleva una eternidad y los errores se repiten en todos los proyectos.
✅ Solución: Crea una base de conocimientos centralizada con POEEs, plantillas, convenciones de nomenclatura y flujos de trabajo utilizando herramientas como ClickUp Docs o Wikis. Empieza con tus tres servicios repetibles más importantes. Para inspirarte, aquí tienes cómo utiliza ClickUp el equipo de marketing de ClickUp.
2. No hay roles ni responsabilidades claras
Todo el mundo toca todo y nadie es dueño de nada. Los diseñadores persiguen los briefings, los estrategas realizan la edición de los textos y las llamadas de los clientes se pierden porque «pensaba que tú te encargabas de eso».
🧠 Impacto: Confusión interna, trabajo duplicado y traspasos fallidos que frustran tanto al equipo como al cliente.
✅ Solución: Define responsabilidades claras para cada proyecto utilizando un marco RACI (Responsable, Acuontable, Consultado, Informado).
En los paneles de ClickUp, al añadir campos personalizados relacionados con los roles y los widgets adecuados, puedes crear vistas en tiempo real y transparentes de la propiedad de las tareas para los procesos de marketing.
3. No realizar el seguimiento de la rentabilidad por cliente
Conoces tus ingresos brutos, pero no tus márgenes por cuenta. Algunos clientes cuestan más de lo que ganan, pero sin control de tiempo o análisis del esfuerzo, no sabes cuáles son.
🧠 Impacto: Aumenta los ingresos sin aumentar los beneficios.
✅ Solución: Realiza el control de tiempo para cada cliente o servicio con ClickUp Time Tracking. Utiliza los paneles para comparar las horas con el valor y recortar o reajustar el precio de los trabajos con bajo margen.
4. Sobrecarga de herramientas
Tu agencia se convierte en un mosaico: Slack + Documentos de Google + Trello + Notion + Excel + correo electrónico. Nada se comunica entre sí.
🧠 Impacto: Cambios de contexto, duplicación de esfuerzos y visibilidad nula entre funciones.
✅ Solución: Consolida las operaciones de tu agencia en una sola plataforma, como ClickUp para la gestión de proyectos de marketing. ClickUp te permite centralizar tareas, documentos, cronogramas, comentarios e informes, lo que reduce la dispersión del trabajo y los cambios de contexto.
5. El reto del liderazgo sin KPI
Sin un liderazgo sólido en la agencia de marketing, sus campañas carecerán de dirección y responsabilidad. Tendrá que lidiar con conflictos internos o con un equipo que pierde el tiempo en trabajos de poco valor. Todo esto es también consecuencia de unos KPI poco claros.
🧠 Impacto: Incluso cuando tu trabajo es sólido, las expectativas de los clientes no se cumplen.
✅ Solución: Algunos KPI críticos de seguimiento son la satisfacción y la retención de clientes, la optimización de la tasa de conversión (CRO), el retorno de la inversión (ROI), el coste de adquisición de clientes (CAC) y el valor del ciclo de vida del cliente (CLV).
Considera la posibilidad de utilizar la plantilla para agencias de marketing de ClickUp para alinear a tus equipos en torno a metas y KPI significativos.
Herramientas que te ayudan a escalar
Gestión de proyectos y colaboración
ClickUp
ClickUp es una plataforma centralizada para la gestión de tareas, flujos de trabajo, paneles y documentación adaptada a las agencias, que reduce la necesidad de invertir en varias herramientas aisladas.
Las mejores funciones
- Gestión flexible de tareas con tareas anidadas, subtareas y dependencias, ideal para flujos de trabajo de proyectos complejos.
- Las múltiples vistas (tableros Kanban, diagramas de Gantt y más) permiten a los equipos visualizar el trabajo de la forma que más les convenga.
- Asistencia integrada con IA sensible al contexto para la creación de contenido, la síntesis y la automatización de trabajos recurrentes, útil para equipos de contenido, marketing, operaciones de ventas, etc.
- Documentos + gestión del conocimiento + chat + tareas + pizarras: todo en un solo lugar, lo que reduce los cambios de contexto y el cansancio por el uso de múltiples herramientas.
Limitaciones
- Con tantas funciones, la curva de aprendizaje puede ser pronunciada para los equipos que no están familiarizados con plataformas tan densas.
Precios
Reseñas de G2 y Capterra
- G2: 4,7/5 (más de 10 600 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 4500 opiniones)
Propuestas y habilitación del equipo de ventas
PandaDoc
Optimiza la creación de propuestas con módulos de arrastrar y soltar, firma electrónica y seguimiento del compromiso. Úsalo para crear, editar, enviar, rastrear y firmar electrónicamente propuestas, presupuestos, contratos y otros documentos comerciales.
Las mejores funciones
- Permite a los usuarios crear rápidamente propuestas, presupuestos y contratos pulidos sin necesidad de tener conocimientos de diseño o de marcado de documentos avanzados.
- Proporciona visibilidad en tiempo real sobre cómo interactúan los destinatarios con los documentos (vistas, tiempo dedicado, etc.), lo que ayuda a comprender mejor el compromiso y realizar un mejor seguimiento.
Limitaciones
- Las funciones clave, como el análisis de documentos, la personalización de la marca, el envío masivo y las integraciones, solo están disponibles en los planes de pago.
Precios
- Free
- Starter: 35 $/usuario/mes
- Empresa: 65 $/usuario/mes
- Corporación: Personalizado
Reseñas de G2 y Capterra
- G2: 4,7/5 (más de 3200 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 1200 opiniones)
Formación e incorporación de clientes
Flipick
LMS personalizado basado en vídeos para la incorporación de clientes, la formación y la capacitación interna. Incluye gamificación, evaluaciones y entrega multilingüe.
Las mejores funciones
- Ofrece herramientas de gamificación y personalización personalizada de marca para que el LMS sea realmente tuyo.
- Ofrece seguimiento del progreso de las lecciones en curso y certificados de los cursos completados.
Limitaciones
- Algunos usuarios consideran que la curva de aprendizaje puede ser pronunciada para los usuarios que no tienen conocimientos tecnológicos.
Precios
- Precios personalizados
Reseñas de G2 y Capterra
- G2: No hay suficientes reseñas.
- Capterra: No hay suficientes reseñas.
Trupeer. IA
Herramienta basada en IA para convertir grabaciones de pantalla en vídeos de productos y guías paso a paso, con plantillas de marca, voces en off y soporte multilingüe.
Las mejores funciones
- La grabación y traducción de voz con tecnología de IA te ayudan a grabar el contenido de formación una sola vez y convertirlo a varios idiomas.
- Crea vídeos con IA de calidad profesional sin necesidad de tener conocimientos especializados.
- Añade música de fondo a los vídeos generados.
Limitaciones
- La mayoría de los usuarios se quejan de las limitadas funciones de edición de los vídeos generados.
Precios
- Free
- Pro: 49 $/usuario/mes
- Escala: 249 $ al mes (3 editores)
- Enterprise: Precios personalizados
Reseñas de G2 y Capterra
- G2: 4,8/5 (más de 40 opiniones)
- Capterra: No hay suficientes reseñas.
Flujos de trabajo de revisión y aprobación
Filestage
Comentarios centralizados sobre los activos creativos, con control de versiones y anotaciones en contexto.
Las mejores funciones
- Centraliza las aprobaciones de una gran variedad de activos de marketing.
- Deja comentarios con tus opiniones en puntos específicos de los vídeos y en sitios web en vivo.
- Compara fácilmente las versiones antes y después de los comentarios.
Limitaciones
- A muchos usuarios les resulta difícil configurarlo y navegar por él al principio.
Precios
- Free
- Básico: 129 $ al mes
- Profesional: 369 $ al mes
- Corporación: Precios personalizados
Reseñas de G2 y Capterra
- G2: 4,7/5 (más de 240 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 100 opiniones)
Elaboración de informes y análisis de clientes
AgencyAnalytics
AgencyAnalytics es una plataforma de elaboración de informes y análisis creada para agencias de marketing. Integra SEO, PPC, redes sociales, análisis web y mucho más en paneles unificados y de Marca blanca para los clientes.
Las mejores funciones
- Consolida datos de más de 70-80 integraciones de marketing en un único panel.
- Informes de marca blanca y paneles personalizables, para que las agencias puedan presentar informes con su marca a los clientes.
- Programación automatizada de informes (por ejemplo, mensuales, trimestrales) y la posibilidad de generar/realizar el uso compartido de informes en PDF.
Limitaciones
- Algunos usuarios informan de una flexibilidad limitada cuando necesitan métricas personalizadas complejas o una segmentación avanzada en los informes; en tales casos, puede ser necesario importar los datos manualmente o recurrir a soluciones alternativas.
Precios
- Freelancer: 79 $ al mes
- Agencia: 239 $ al mes
- Agency Pro: 479 $ al mes
- Personalizado
Reseñas de G2 y Capterra
- G2: 4,7/5 (más de 400 opiniones)
- Capterra: 4,8/5 (más de 110 opiniones)
Embudo
Consolida los datos de marketing de múltiples canales, lo que permite realizar mediciones unificadas y la elaboración de informes de atribución.
Las mejores funciones
- Ahorra tiempo con informes automatizados.
- Ofrece vistas personalizables para diferentes partes interesadas.
- Cuenta con una variedad de conectores e integraciones disponibles con las principales plataformas de redes sociales y herramientas de análisis de datos de pago, incluso en el plan Free.
Limitaciones
- Algunos usuarios consideran que la herramienta no se adapta bien a las necesidades.
- Demasiadas funciones pueden resultar confusas para los usuarios.
Precios
- Free
- Precios personalizados
Reseñas de G2 y Capterra
- G2: 4,5/5 (más de 160 opiniones)
- Capterra: No hay suficientes reseñas.
CRM y canal de ventas
HubSpot CRM
Este popular CRM realiza un seguimiento de los clientes potenciales, automatiza los seguimientos y se integra con la automatización del marketing y los hubs de servicios. Es útil para agencias y empresas que intentan gestionar los procesos de principio a fin.
Las mejores funciones
- Una vista unificada de contactos, acuerdos y canal de ventas facilita el seguimiento de la situación de los clientes potenciales.
- La integración con hubs de marketing y servicios ayuda a realizar la automatización de los seguimientos, los correos electrónicos y el cultivo de clientes potenciales.
- El nivel gratuito es ideal para equipos pequeños o empresas que están empezando con un CRM estructurado.
Limitaciones
- A medida que crece o necesita funciones más avanzadas (automatización de marketing, personalización más profunda), los precios pueden aumentar considerablemente.
Precios
- Precios personalizados basados en paquetes
Reseñas de G2 y Capterra
- G2: 4,5/5 (más de 14 100 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 4500 opiniones)
Act-On
Funciones específicas para agencias que permiten gestionar campañas de forma centralizada y aplicar precios por volumen.
Las mejores funciones
- Realiza el seguimiento de los correos electrónicos abiertos para realizar acciones de divulgación y seguimiento específicas.
- Realice un seguimiento y evalúe las interacciones con los clientes fácilmente.
- Combina páginas de destino, formularios, seminarios web y CRM en un solo lugar para simplificar el marketing por correo electrónico.
Limitaciones
- Algunos usuarios informan de una flexibilidad limitada a la hora de personalizar los informes.
Precios
- Profesional: 900 $ al mes
- Enterprise: Precios personalizados
Reseñas de G2 y Capterra
- G2: 4,1/5 (más de 1050 opiniones)
- Capterra: 4,3/5 (más de 50 opiniones)
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Ahora que conoce los pasos para ampliar su agencia de marketing, el siguiente paso es ponerse manos a la obra.
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