Bạn có bao giờ cảm thấy mình phải xoay xở quá nhiều công việc, dẫn đến công việc không hoàn thành và liên tục phải chuyển đổi bối cảnh? Khó khăn phổ biến này cho thấy tác động của công việc đang tiến hành (WIP) quá nhiều.
Mặc dù có nhiều việc phải làm có thể khiến bạn cảm thấy hiệu quả, nhưng điều này thường làm tắc nghẽn quy trình làm việc và trì hoãn việc giao hàng.
Giới hạn WIP, bắt nguồn từ phương pháp Kanban và agile, mang đến một giải pháp hiệu quả. Bằng cách giới hạn chiến lược lượng công việc đang tiến hành, nhóm của bạn có thể đạt được luồng công việc hiệu quả hơn, kết quả chất lượng cao hơn và giảm thiểu lãng phí.
Trong bài đăng này, chúng ta sẽ tìm hiểu giới hạn WIP là gì, tại sao chúng lại quan trọng và cách triển khai chúng một cách hiệu quả.
⚡️Bonus: Chúng tôi cũng sẽ chỉ cho bạn cách các công cụ như ClickUp với bảng Kanban có thể tùy chỉnh giúp bạn hình dung công việc, đặt giới hạn WIP rõ ràng và đảm bảo nhóm của bạn luôn tập trung để quản lý quy trình làm việc liền mạch.
Giới hạn WIP là gì?
Giới hạn WIP (giới hạn công việc đang tiến hành) là số lượng công việc hoặc mục tối đa được xác định trước có thể "đang tiến hành" tại bất kỳ giai đoạn nào của quy trình làm việc tại một thời điểm. Thay vì cho phép bắt đầu một số lượng công việc vô hạn, bạn có thể cố ý giới hạn số lượng công việc đang tiến hành.
Điều này có nghĩa là khi một giai đoạn, chẳng hạn như "Đang phát triển" hoặc "Đang xem xét", đạt đến giới hạn, không thể thêm công việc mới vào giai đoạn đó cho đến khi mục hiện có được di chuyển ra ngoài.
Mục đích là để ngăn chặn việc các thành viên trong nhóm bắt đầu nhiều công việc cùng một lúc. Thay vào đó, giới hạn WIP khuyến khích sự tập trung, buộc nhóm của bạn hoàn thành các công việc đang thực hiện trước khi bắt đầu công việc mới trong quy trình làm việc.
Điều này không có nghĩa là các nhóm bắt đầu làm việc chậm hơn, mà là họ làm việc thông minh hơn và đảm bảo luồng công việc hoàn thành ổn định thay vì một khối lượng lớn công việc chưa hoàn thành.
📌 Ví dụ về giới hạn WIP:
Hãy tưởng tượng nhóm của bạn sử dụng bảng Kanban với các cột như "Việc cần làm", "Đang phát triển", "Đang xem xét" và "Đã xong". Nếu bạn đặt giới hạn WIP là '3' cho cột "Đang phát triển", điều đó có nghĩa là chỉ có ba công việc có thể ở giai đoạn "Đang phát triển" cùng một lúc.
Khi một nhà phát triển hoàn thành một công việc và chuyển nó sang "Đang xem xét", một công việc khác có thể được chuyển từ "Việc cần làm" sang "Đang phát triển"
Hạn chế đơn giản này buộc các nhà phát triển phải kiểm tra số lượng công việc đang hoạt động và hoàn thành chúng, đảm bảo chất lượng đầu ra cao hơn.
Tại sao việc triển khai giới hạn WIP Kanban lại quan trọng
Hãy coi giới hạn WIP như một kiểm soát viên không lưu cho công việc của nhóm, đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ và đúng thời gian.
Hãy cùng thảo luận về cách những giới hạn này có thể cải thiện quy trình làm việc của nhóm bạn.
1. Loại bỏ các điểm tắc nghẽn và trì hoãn trong quá trình chuyển giao
Cài đặt giới hạn WIP là một công cụ mạnh mẽ để phát hiện và loại bỏ các điểm nghẽn trong quy trình công việc của bạn.
Khi có quá nhiều công việc đang tiến độ, các công việc sẽ tích tụ, tạo ra tắc nghẽn kỹ thuật số và gây ra sự chậm trễ trong việc chuyển giao công việc.
Bằng cách chủ động giới hạn công việc đang tiến hành, những trở ngại này sẽ ngay lập tức hiển thị. Điều này buộc nhóm của bạn phải giải quyết các hạn chế, hoàn thành công việc thay vì chỉ bắt đầu các công việc mới.
Cách tiếp cận hợp lý này giúp giảm thời gian chết và đảm bảo công việc luôn diễn ra liên tục, dẫn đến quy trình giao hàng hiệu quả hơn rất nhiều.
2. Giảm thiểu việc chuyển đổi ngữ cảnh và nâng cao sự tập trung
Việc liên tục chuyển đổi bối cảnh là nguyên nhân chính làm giảm năng suất. Khi các thành viên trong nhóm phải xử lý nhiều công việc cùng lúc, sự tập trung của họ bị phân tán, làm giảm hiệu quả tổng thể và khả năng tập trung sâu.
Giới hạn công việc đang tiến hành giúp giải quyết vấn đề này bằng cách khuyến khích tập trung vào ít công việc hơn cùng một lúc.
Với ít công việc đang hoạt động hơn, sự cám dỗ chuyển đổi bối cảnh sẽ giảm bớt.
3. Nâng cao hợp tác và giao tiếp
Giới hạn WIP tự nhiên thúc đẩy sự hợp tác và giao tiếp trong nhóm. Thay vì các thành viên trong nhóm bắt đầu công việc mới một cách độc lập, giới hạn này khuyến khích họ làm việc cùng nhau để hoàn thành công việc hiện có trong quy trình làm việc.
Sự tập trung chung này giúp giảm khả năng xảy ra tình trạng giao tiếp kém và các cuộc họp quá nhiều. Các mối phụ thuộc trở nên rõ ràng hơn khi các nhóm phải phối hợp để hoàn thành các công việc hiện tại.
Đối tượng được chia sẻ này đảm bảo mọi người đều thống nhất, cải thiện luồng giao tiếp tổng thể và giải quyết vấn đề tập thể để mang lại giá trị hiệu quả.
4. Thúc đẩy cải tiến liên tục
Giới hạn WIP là một công cụ mạnh mẽ để cải tiến liên tục. Chúng ngay lập tức nêu bật những điểm tắc nghẽn trong công việc trong các quy trình của bạn. Khả năng hiển thị này rất quan trọng để xác định các điểm yếu.
Sau đó, nhóm của bạn có thể đánh giá và điều chỉnh thường xuyên. Việc áp dụng giới hạn WIP thúc đẩy phương pháp lặp đi lặp lại, dẫn đến cải tiến liên tục về hiệu quả quy trình làm việc và giao hàng.
Cách tính toán và đặt giới hạn WIP cho nhóm của bạn
Giờ đây, khi đã hiểu giá trị của giới hạn WIP, bước quan trọng tiếp theo là học cách triển khai chúng một cách hiệu quả.
Hiểu sức chứa và quy trình làm việc của nhóm
Trước khi cài đặt giới hạn WIP, bạn phải hiểu sức chứa của nhóm và quy trình làm việc hiện tại.
Bắt đầu bằng cách phân tích kích thước nhóm, bộ kỹ năng của từng thành viên và số lượng công việc hoạt động trung bình mà nhóm của bạn thường xử lý. Đánh giá này cung cấp cơ sở thực tế về tình trạng hiện tại của bạn.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng Mẫu khối lượng công việc của nhân viên ClickUp để có cái nhìn tổng quan rõ ràng về sức chứa của các thành viên trong nhóm, từ đó phát hiện tình trạng quá tải trước khi nó xảy ra.
Mẫu này bao gồm:
Tiếp theo, lập bản đồ quy trình công việc và quy trình giao hàng hiện tại của bạn. Xác định tất cả các giai đoạn mà một công việc trải qua từ đầu đến cuối.
Sự hiểu biết chi tiết về quy trình làm việc của nhóm là rất quan trọng để tính toán giới hạn WIP ban đầu phù hợp với nhịp độ hoạt động thực tế của bạn.
Giới hạn WIP lý tưởng: Một điểm khởi đầu, không phải là quy tắc cố định
Không có giới hạn WIP "lý tưởng" duy nhất phù hợp với mọi nhóm.
Thay vào đó, câu hỏi mà các nhà quản lý nên đặt ra là “Giới hạn WIP được định nghĩa để làm gì? “
Chúng được xác định để tối ưu hóa quy trình làm việc cụ thể của nhóm bạn. Giới hạn WIP lý tưởng được phát hiện thông qua quá trình thử nghiệm và điều chỉnh lặp đi lặp lại.
Thông thường, tốt nhất là bắt đầu với giới hạn thấp, điều này ban đầu có thể cảm thấy khó chịu trong ngắn hạn, nhưng sẽ nhanh chóng làm nổi bật những điểm không hiệu quả. Hãy sẵn sàng điều chỉnh giới hạn WIP của nhóm khi bạn có được những hiểu biết sâu sắc hơn. Ví dụ: người viết nội dung của bạn không nên làm việc trên quá ba bài viết dài về tư tưởng lãnh đạo cùng một lúc. Họ có thể bắt đầu một bài mới khi hoàn thành hoặc xuất bản ít nhất một bài trong danh sách của mình.
Đôi khi, các vấn đề bất ngờ hoặc công việc khẩn cấp có thể làm gián đoạn luồng công việc, vì vậy, điều quan trọng là phải linh hoạt và thường xuyên điều chỉnh giới hạn để hỗ trợ tốt hơn nhu cầu của nhóm.
📖 Cũng nên đọc: Công cụ quản lý khối lượng công việc để tăng năng suất
Làm thế nào để Áp dụng giới hạn WIP Kanban?
Hiểu rõ "cái gì" và "tại sao" của giới hạn WIP là nền tảng cơ bản. Bây giờ, hãy cùng khám phá "cách thức" thực tế để triển khai các hạn chế mạnh mẽ này nhằm tối ưu hóa quy trình làm việc của nhóm bạn.
Mặc dù các nguyên tắc này áp dụng chung cho tất cả các trường hợp, nhưng việc sử dụng một nền tảng quản lý dự án mạnh mẽ như Clickup có thể hợp lý hóa quy trình một cách đáng kể.
Hình dung công việc trên bảng Kanban
Bước quan trọng đầu tiên trong việc triển khai hệ thống Kanban, và do đó là giới hạn WIP, là hình dung rõ ràng công việc của bạn.
Bảng Kanban cung cấp tổng quan cần thiết này, biến quy trình công việc của bạn thành bản đồ trực quan dễ hiểu. Mỗi cột trên bảng của bạn thường đại diện cho một giai đoạn trong quy trình của bạn, từ "Việc cần làm" đến "Đã hoàn thành"
Trong ClickUp, bạn có thể dễ dàng tạo chế độ xem Bảng ClickUp dành riêng cho bất kỳ Không gian, Thư mục hoặc Danh sách công việc nào.
Bắt đầu bằng cách thiết lập bảng ClickUp Kanban chuyên dụng phản ánh chính xác các giai đoạn quy trình làm việc của nhóm bạn.
Tại đây, bạn có thể tùy chỉnh Trạng thái ClickUp để phù hợp với quy trình riêng của mình, chẳng hạn như "Đang chờ xử lý", "Đang tiến hành", "Đang xem xét" hoặc "Đã đóng".
Sự rõ ràng về mặt trực quan là điều tối quan trọng, giúp mọi thành viên trong nhóm nhanh chóng nhìn thấy luồng công việc của từng cá nhân và xác định chính xác vị trí của công việc hiện tại trong hệ thống kanban tổng thể.
Cài đặt giới hạn WIP cho nhóm của bạn
Khi bảng Kanban của bạn thể hiện trực quan quy trình làm việc của bạn, bước quan trọng tiếp theo là xác định và đặt giới hạn WIP. Điều này bao gồm việc chỉ định số lượng công việc hoặc mục tối đa có thể tồn tại trong một giai đoạn quy trình làm việc cụ thể tại bất kỳ thời điểm nào.
Mục tiêu là hạn chế một cách có ý thức khối lượng công việc đang tiến hành, đảm bảo sự tập trung và tránh căng thẳng do quá tải. Để kiểm soát khối lượng công việc của nhóm, việc tạo/lập công việc phải đơn giản và kỹ lưỡng.
ClickUp cung cấp tính linh hoạt mạnh mẽ để thực thi các giới hạn này bằng cách kết hợp các tính năng của nó.
Với Nhiệm vụ ClickUp, chỉ cần một cú nhấp chuột là bạn có thể tạo hoặc giao nhiệm vụ cho bất kỳ thành viên nào trong nhóm của mình.
Bạn cũng có thể thêm nhiều công việc con, tệp đính kèm, nhận xét và phụ thuộc công việc . Ngoài ra, mỗi công việc có thể được chỉ định mức ưu tiên và ước lượng thời gian rõ ràng. Tính năng này còn có khả năng theo dõi thời gian, cho phép bạn đo lường và xem lại thời gian dành cho mỗi công việc.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng Mẫu quản lý nhiệm vụ ClickUp để sắp xếp, ưu tiên và theo dõi công việc một cách có cấu trúc, giúp dễ dàng kiểm soát công việc đang tiến hành.
Mẫu này có các tính năng:
- Trạng thái và ưu tiên được thiết lập sẵn để quản lý quy trình làm việc hiệu quả
- Trường Tùy chỉnh cho thời hạn, ước tính nỗ lực hoặc thẻ WIP
- Chế độ xem Lịch, Bảng và Danh sách để trực quan hóa việc phân phối công việc
- Kéo và thả bảng Kanban để đặt và tuân thủ giới hạn WIP
Với mẫu này, bạn có thể giữ cho công việc gọn gàng, tránh chuyển đổi bối cảnh và thực hiện vừa đủ công việc tại một thời điểm — những yếu tố cốt lõi của các chiến lược giới hạn WIP hiệu quả.
Để tự động hóa cảnh báo, ClickUp Automations có thể được cấu hình để thông báo cho bạn hoặc thực hiện hành động khi một cột vượt quá số lượng công việc nhất định.
Dưới đây là video hướng dẫn nhanh về cách tự động hóa công việc bằng AI. 👇🏼
Giám sát và điều chỉnh giới hạn tiến độ
Việc triển khai giới hạn WIP thực sự chỉ là bước đầu; sức mạnh thực sự của chúng nằm ở sự cải tiến liên tục thông qua việc giám sát và điều chỉnh thường xuyên.
Sau khi thiết lập giới hạn tiến độ ban đầu, điều quan trọng là phải quan sát cách thức công việc của nhóm bạn thích ứng.
Tìm kiếm các điểm nghẽn liên tục hoặc các khu vực công việc vẫn tích tụ mặc dù bạn đã cài đặt giới hạn WIP kanban đúng cách, vì những điểm này cho thấy cần phải tối ưu hóa thêm.
ClickUp cung cấp các công cụ mạnh mẽ để hỗ trợ giai đoạn giám sát quan trọng này.
Với Chế độ xem khối lượng công việc của ClickUp, bạn có thể dễ dàng hiểu được sức chứa hiện tại của từng cá nhân và nhóm, giúp tránh tình trạng quá tải cho các thành viên trong nhóm trước khi nó ảnh hưởng đến giới hạn tiến độ đã định.
Ngoài ra, Bảng điều khiển ClickUp có thể tùy chỉnh cho phép bạn tạo các tiện ích theo dõi số lượng công việc ở các trạng thái cụ thể hoặc công việc đang tiến hành tổng thể, giúp bạn có cái nhìn tổng quan về mức WIP của mình.
Vượt qua thách thức khi áp dụng giới hạn WIP
Việc đưa bất kỳ thay đổi nào vào quy trình công việc đã được thiết lập đều có thể đi kèm với những thách thức riêng. Áp dụng giới hạn WIP cũng không ngoại lệ.
Hiểu và chuẩn bị cho những vấn đề thường gặp này có thể giúp nhóm của bạn chuyển đổi suôn sẻ
Đường cong học tập của giới hạn WIP
Việc áp dụng giới hạn WIP mang lại một quá trình học tập rõ rệt và sự khó khăn ban đầu trong ngắn hạn. Các thành viên trong nhóm có thể cảm thấy bị hạn chế, vì những ràng buộc mới này buộc họ phải thay đổi quy trình công việc và bộc lộ những điểm yếu tiềm ẩn.
Hãy coi sự khó chịu này là một bước tạm thời; đó là một phần của quá trình xác định các điểm yếu và tiến tới một quy trình làm việc tập trung, hiệu quả hơn với chất lượng cao hơn.
✅ ClickUp giúp ích như thế nào: Tính minh bạch trực quan của ClickUp thông qua các chế độ xem có thể tùy chỉnh giúp các nhóm linh hoạt nhìn thấy rõ tiến độ công việc. Tính hiển thị này giúp thích ứng nhanh hơn với việc giới hạn công việc, giúp quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ hơn
Đáp ứng các yêu cầu kinh doanh và kỳ vọng của khách hàng
Các nhóm Agile thường cảm thấy áp lực bởi các yêu cầu kinh doanh phức tạp và kỳ vọng cao của khách hàng, dẫn đến việc bắt đầu quá nhiều dự án cùng một lúc.
Điều này khiến việc giới hạn công việc đang tiến hành có vẻ trái với trực giác.
Tuy nhiên, hiệu quả quy trình làm việc thực sự và quy trình phân phối được kiểm soát đến từ việc giới hạn WIP. Nó cung cấp khả năng hiển thị rõ ràng hơn về sức chứa của nhóm, cho phép thực hiện các cam kết thực tế hơn và quản lý tốt hơn các công việc khẩn cấp.
✅ ClickUp giúp ích như thế nào: Tính năng sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc và trạng thái tùy chỉnh mạnh mẽ của ClickUp giúp hiển thị rõ ràng những yêu cầu kinh doanh nào đang thực sự được tiến hành.
Chế độ xem minh bạch này giúp quản lý kỳ vọng của các bên liên quan bằng cách hiển thị tiến độ thực tế trong quá trình phân phối, chống lại nhận thức về hoạt động bị phân mảnh.
📮 ClickUp Insight: Bạn nghĩ danh sách việc cần làm của mình hiệu quả? Hãy suy nghĩ lại. Khảo sát của chúng tôi cho thấy 76% chuyên gia sử dụng hệ thống ưu tiên của riêng họ để quản lý công việc. Tuy nhiên, nghiên cứu gần đây xác nhận rằng 65% nhân viên có xu hướng tập trung vào những công việc dễ dàng hơn là những công việc có giá trị cao mà không có sự ưu tiên hiệu quả.
Tính năng Ưu tiên nhiệm vụ của ClickUp thay đổi cách bạn hình dung và xử lý các dự án phức tạp, dễ dàng đánh dấu các công việc quan trọng. Với quy trình làm việc được hỗ trợ bởi AI và các cờ ưu tiên tùy chỉnh, bạn sẽ luôn biết phải xử lý việc gì trước tiên.
Giải quyết vấn đề giao tiếp kém và quá nhiều cuộc họp
Công việc đang tiến hành không được kiểm soát thường dẫn đến giao tiếp kém và quá nhiều cuộc họp.
Khi các thành viên trong nhóm liên tục chuyển đổi giữa quá nhiều dự án hoặc công việc riêng lẻ, sự rõ ràng về các ưu tiên sẽ giảm sút và các silo thông tin có thể hình thành.
Điều này dẫn đến nhu cầu tổ chức nhiều cuộc họp hơn để cập nhật thông tin, làm rõ trạng thái và xác định các điểm nghẽn, cuối cùng làm chậm quá trình công việc và tạo ra lãng phí không cần thiết.
Giới hạn WIP buộc phải sắp xếp thứ tự ưu tiên và hợp tác một cách tự nhiên, giúp giao tiếp tập trung và hiệu quả hơn.
✅ ClickUp hỗ trợ như thế nào: Bạn có thể tập trung giao tiếp về nhiệm vụ trong Nhiệm vụ ClickUp, giảm thiểu nhu cầu tổ chức quá nhiều cuộc họp. Các tính năng như Trò chuyện ClickUp, Bình luận, Đề cập và Tài liệu cộng tác giúp hợp lý hóa các cuộc thảo luận, làm cho quy trình làm việc của nhóm trở nên minh bạch và tập trung hơn
Hòa nhập với luồng công việc: Con đường dẫn đến sự thành thạo quy trình làm việc
Chúng tôi đã thảo luận về cách triển khai giới hạn WIP một cách chiến lược có thể biến đổi hiệu quả quy trình làm việc của nhóm bạn.
Bằng cách thúc đẩy công việc tập trung, loại bỏ các điểm nghẽn và giảm thiểu việc chuyển đổi bối cảnh liên tục, bạn có thể đạt được kết quả chất lượng cao hơn và cải thiện đáng kể sự hợp tác trong nhóm. Đây là một sự thay đổi cơ bản để mang lại giá trị một cách nhất quán.
Hãy nhớ rằng, áp dụng giới hạn WIP là một quá trình lặp đi lặp lại. Điều quan trọng không phải là tìm ra con số hoàn hảo ngay lập tức, mà là đánh giá tiến độ thường xuyên, xác định các điểm khó khăn mới và điều chỉnh giới hạn để phù hợp nhất với nhu cầu và quy trình làm việc đang phát triển của nhóm.
Với các tính năng đa năng của ClickUp, từ Chế độ xem Bảng có thể tùy chỉnh để trực quan hóa công việc đến Tự động hóa và Bảng điều khiển mạnh mẽ để giám sát, trao quyền cho nhóm của bạn thực hiện, quản lý và liên tục tối ưu hóa giới hạn WIP Kanban một cách hiệu quả. Làm chủ quy trình làm việc của bạn với ClickUp: Đăng ký miễn phí!