"Cuộc họp này có thể được thay thế bằng một email. "
Đúng vậy. Tất cả chúng ta đều đã từng trải qua cảm giác phàn nàn về thời gian bị lãng phí trong một cuộc họp không cần thiết và liếc nhìn đồng hồ một cách lén lút. Trên thực tế, nghiên cứu cho thấy 70% tất cả các cuộc họp thực sự cản trở nhân viên hoàn thành công việc của họ.
Tin xấu: quá nhiều cuộc họp có thể ảnh hưởng đến tiến độ và năng suất của nhân viên.
Tin vui: Bạn hoàn toàn có quyền kiểm soát để thay đổi tình trạng này!
Vì vậy, hãy giải quyết vấn đề quá tải cuộc họp một lần và mãi mãi.
Dưới đây là hướng dẫn giúp bạn lấy lại thời gian bằng cách làm cho các cuộc họp hiệu quả hơn và thêm nhiều giờ làm việc hiệu quả hơn vào ngày làm việc của bạn.
Cuộc họp Hội đồng quản trị hay cuộc họp nhàm chán? Tác động của các cuộc họp không cần thiết
Các cuộc họp không cần thiết diễn ra quá thường xuyên trong môi trường làm việc hiện đại. Dưới đây là những nguyên nhân dẫn đến sự không hài lòng của nhân viên:
- Năng suất giảm: Lịch làm việc dày đặc và liên tục bị gián đoạn bởi các cuộc họp đã lên lịch làm bạn khó tập trung. Điều này cản trở việc hoàn thành công việc và khiến bạn không thể tập trung vào công việc
- Thách thức trong giao tiếp: Mặc dù giao tiếp là mục đích cốt lõi của bất kỳ cuộc họp nào, nhưng lên lịch quá nhiều cuộc họp sẽ mang lại hiệu quả ngược lại. Các cuộc họp quá nhiều cản trở giao tiếp và hợp tác hiệu quả, dẫn đến hiểu lầm, truyền đạt sai và chậm trễ
- Quá tải thông tin: Các cuộc họp có thể cố gắng hoàn thành (hoặc thảo luận) quá nhiều việc trong thời gian quá ngắn. Có quá nhiều cuộc họp sẽ làm trầm trọng thêm vấn đề này. Kết quả là một loạt thông tin liên tục, quá tải khiến người tham gia khó nhớ những điểm chính và chi tiết cần thực hiện
- Sự sáng tạo bị kìm hãm: Một cuộc họp chính thức có thể khiến người tham gia phải hành động theo khuôn mẫu. Quá nhiều cuộc họp cũng dẫn đến sự quản lý vi mô thiếu tin tưởng. Điều này khiến các thành viên trong nhóm mất đi sự sáng tạo và khả năng động não, cản trở sự đổi mới
- Lãng phí tài nguyên: Quá nhiều cuộc họp làm tiêu hao nhiều tài nguyên. Thứ nhất, bạn có những nhân viên phải chặn lịch của họ và sẵn sàng tham gia cuộc họp trong suốt thời lượng cuộc họp. Thứ hai, nó lãng phí thời gian và nỗ lực cần thiết để lên lịch các cuộc họp đó. Cuối cùng, việc giảm giờ làm việc của nhân viên là một sự lãng phí tài nguyên tài chính
- Sự thiếu gắn kết của nhân viên: Hãy đối mặt với thực tế, không ai thực sự hào hứng với việc tham dự các cuộc họp liên tiếp. Điều này gây áp lực và dẫn đến mệt mỏi, thiếu gắn kết và giảm sút tinh thần làm việc
Làm thế nào để xác định bạn có quá nhiều cuộc họp?
Phần mềm quản lý cuộc họp của bạn có đang hoạt động quá tải không? Nhóm của bạn có đạt đến mức bão hòa cuộc họp không? Dưới đây là một số dấu hiệu cho thấy bạn có quá nhiều cuộc họp được lên lịch so với mức cần thiết:
- Lịch của bạn tràn ngập các cuộc họp liên tiếp, khiến bạn hầu như không có thời gian để tập trung vào công việc
- Bạn gặp khó khăn trong việc lên lịch làm việc hàng ngày và xác định các khối thời gian không bị gián đoạn để thực hiện các công việc quan trọng
- Bạn cảm thấy khó hoàn thành công việc hoặc đáp ứng thời hạn do liên tục bị gián đoạn bởi các cuộc họp và việc theo dõi tiến độ
- Bạn cảm thấy mệt mỏi và căng thẳng vì số lượng cuộc họp quá nhiều
- Bạn cảm thấy khó đưa ra quyết định vì các cuộc họp lặp đi lặp lại khiến bạn bị tê liệt trong phân tích
- Bạn có rất ít quyền kiểm soát thời gian và sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân, với các cuộc họp len lỏi vào cuộc sống riêng tư của bạn
- Bạn cảm thấy các cuộc họp là một sự lãng phí thời gian vì không có mục tiêu rõ ràng hoặc kết quả cụ thể
Cách tránh quá nhiều cuộc họp: Mẹo và thủ thuật
Bạn muốn cắt giảm các cuộc họp quá nhiều? Dưới đây là một số mẹo và thủ thuật giúp bạn đạt được mục tiêu này:
Áp dụng chính sách cửa mở
Nếu bạn đang nghĩ, chính sách cửa mở có liên quan gì đến việc giảm số lượng cuộc họp? Bạn sẽ ngạc nhiên khi biết nhóm của bạn có thể thảo luận được bao nhiêu điều trong những cuộc hội thoại ngẫu hứng, không chính thức.
Thay thế các cuộc họp chính thức bằng các phiên họp nhỏ và brainstorming, chẳng hạn như stand-up hoặc huddle, và nhân viên của bạn sẽ tìm ra cách giải quyết vấn đề nhanh chóng và hiệu quả. Điều này cũng sẽ thúc đẩy môi trường làm việc cởi mở và hợp tác hơn với sự tự chủ cao hơn, từ đó mang lại hiệu quả và năng suất cao hơn.
Để thực hiện được điều này, các nhà lãnh đạo và quản lý phải xây dựng văn hóa làm việc minh bạch, nơi nhân viên cảm thấy thoải mái khi bày tỏ câu hỏi và mối quan tâm của mình. Cách tiếp cận này sẽ đặc biệt hiệu quả trong môi trường làm việc từ xa của các tổ chức trẻ, nơi không có phân cấp.
Lên lịch các cuộc họp ngắn gọn, có mục tiêu
Các cuộc họp ngắn thường hiệu quả hơn vì người tham gia có thể tập trung cao độ và hạn chế những vấn đề không liên quan. Thay vì lên lịch các cuộc họp hàng tuần kéo dài hàng giờ, hãy chia nhỏ thành nhiều cuộc họp ngắn từ 15-20 phút trong tuần.
Hãy tạo thói quen chuẩn bị trước cho cuộc họp (sẽ đề cập thêm về điều này sau) và chỉ mời những người tham gia cần thiết. Cách tiếp cận chính xác và chiến lược trong việc lên lịch họp sẽ giúp cuộc họp trở nên ý nghĩa hơn bằng cách tập trung vào các chi tiết quan trọng, giảm tải cuộc họp và tối ưu hóa việc sử dụng thời gian. Những vấn đề còn lại có thể được giải quyết qua email hoặc tin nhắn.
Chuẩn bị cho cuộc họp
Người tổ chức và người tham gia cuộc họp không chuẩn bị là một trong những nguyên nhân cơ bản dẫn đến cuộc họp không hiệu quả. Vì vậy, hãy tạo thói quen chuẩn bị trước khi tham gia cuộc họp.
Dưới đây là cách thực hiện từng bước:
- Xác định mục đích rõ ràng của cuộc họp và ghi lại vào biểu mẫu chương trình cuộc họp
- Vạch ra các mục tiêu chính cũng như kết quả mong muốn
- Chia sẻ chương trình họp với những người tham gia trước và khuyến khích họ xem qua chương trình
Thực hành này sẽ giúp các thành viên tham gia chuẩn bị kỹ lưỡng, từ đó tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa hiệu quả.
Sử dụng Mẫu chương trình họp ClickUp để đảm bảo tất cả các chủ đề quan trọng đều được đề cập. Mẫu này giúp bạn chuẩn bị cho người tham gia bằng cách phác thảo các cuộc thảo luận, duy trì luồng cuộc họp có cấu trúc và khuyến khích mọi người tham gia tích cực. Điều này cuối cùng sẽ dẫn đến các cuộc họp hiệu quả và tập trung hơn.
Bắt đầu cuộc họp với chương trình nghị sự
Chương trình họp không chỉ để chuẩn bị — nó còn là công cụ quan trọng để điều hành cuộc họp trong khi phiên họp đang diễn ra. Hãy coi nó như nền tảng của một cuộc họp được lên kế hoạch tốt.
Thông thường, chương trình họp nêu ra các mục tiêu cốt lõi, các điểm thảo luận chính và kết quả mong muốn. Bạn có thể chỉ định một người điều hành cuộc họp để đảm bảo mọi việc diễn ra theo kế hoạch. Người điều hành này có thể chặn trước thời gian cho các mục khác nhau trong chương trình để mọi việc được chú ý một cách cân bằng.
Người điều hành cũng nên quản lý/điều phối luồng thảo luận và đảm bảo mọi người đều tham gia. Nếu cần, họ có thể giao các mục hành động cho những người tham gia cụ thể hoặc các chuyên gia về chủ đề đó để họ biết khi nào cần tham gia và đóng góp ý kiến cho cuộc thảo luận.
Người điều hành cuộc họp đóng vai trò quan trọng trong việc giúp mọi thành viên trong nhóm và người tham gia có cùng quan điểm.
Theo dõi bằng ghi chú cuộc họp
Chương trình cuộc họp là tầm nhìn, còn ghi chú cuộc họp là thực tế. Ghi chú cuộc họp đóng vai trò như một công cụ lưu trữ thông tin, giúp mọi người, từ những người tham dự đến những người không thể tham dự, nắm rõ mục đích và những điểm chính của cuộc họp. Ngoài ra, ghi chú còn hoạt động như một lộ trình giúp mọi người tập trung và tránh những việc theo dõi không cần thiết. Hãy coi ghi chú như một danh sách việc cần làm có thể thực hiện được, giúp duy trì đà làm việc sau cuộc họp.
Chia sẻ ghi chú cuộc họp có thể đọc lướt qua tại một địa điểm tập trung để dễ truy cập hơn và tránh tình trạng thông tin bị phân tán hoặc thảo luận thừa. Sử dụng tính năng này để sắp xếp thứ tự ưu tiên và phân công công việc, xác định trách nhiệm và quyền sở hữu công việc, đồng thời đặt thời hạn hoàn thành. Ngoài ra, hãy xem lại các ghi chú này định kỳ để xác định các chủ đề lặp lại hoặc các mẫu thừa nhằm tăng năng suất.
ClickUp có các mẫu được định sẵn với các trường tích hợp sẵn để giúp quá trình này trở nên dễ dàng hơn cho bạn!
Sử dụng Mẫu biên bản cuộc họp của ClickUp để ghi lại các cuộc thảo luận, quyết định và bước tiếp theo quan trọng theo định dạng có cấu trúc để giảm thiểu việc theo dõi sau cuộc họp hoặc ghi chú. Mẫu này có thể giúp bạn lưu trữ tất cả thông tin cuộc họp ở một nơi, dễ dàng truy cập để tham khảo. Hơn nữa, mẫu này có thể dễ dàng liên kết với các nhiệm vụ, dự án và các tài liệu khác để có chế độ xem toàn diện về công việc
Thử nghiệm các loại cuộc họp
Chúng tôi đã đề cập đến việc không phải tất cả các cuộc họp đều cần định dạng ngồi truyền thống. Vì vậy, hãy cân nhắc kết hợp các loại cuộc họp khác nhau để giữ cho cuộc họp thú vị.
Các cuộc họp trong không gian ảo đã trở thành một tính năng phổ biến trong thế giới doanh nghiệp. Stand-ups và sprints, mang đến một cách tiếp cận hiện đại cho các cuộc họp chính thức và hiệu quả hơn nhiều cho việc cập nhật trạng thái thường xuyên hoặc brainstorming, cũng có thể thực hiện được.
Bạn cũng có thể lên lịch các cuộc họp đi bộ hoặc các hoạt động xây dựng nhóm kết hợp khía cạnh xã hội của công việc để củng cố mối quan hệ, thúc đẩy sáng tạo, tăng cường năng lượng và thúc đẩy sự hợp tác.
Khám phá các định dạng khác nhau để đạt được kết quả khác nhau và áp dụng định dạng phù hợp nhất với tổ chức của bạn.
Kết hợp giao tiếp đồng bộ và không đồng bộ
Giao tiếp không đồng bộ, nếu được thực hiện tốt, là vũ khí lợi hại để chống lại tình trạng quá tải cuộc họp. Khi bạn thiết lập các kênh giao tiếp đồng bộ và không đồng bộ, bạn sẽ nhanh chóng nhận ra rằng số lượng cuộc họp cần thiết sẽ giảm đi.
Ví dụ: bạn có thể sử dụng công cụ quản lý dự án như ClickUp để nhận thông tin chi tiết về trạng thái công việc theo thời gian thực hoặc chia sẻ báo cáo trực tiếp trên nền tảng cộng tác. ClickUp Chat là công cụ lý tưởng cho giao tiếp không đồng bộ vì cho phép bạn gửi và nhận tin nhắn theo tốc độ của riêng mình.
Tạo chủ đề cho các chủ đề cụ thể, sử dụng phản ứng và đề cập để tương tác với nhóm của bạn, và tận dụng các tính năng như chia sẻ tệp và tạo/lập công việc trực tiếp trong trò chuyện. Trung tâm tập trung này giúp các cuộc hội thoại được tổ chức và dễ truy cập, thúc đẩy sự hợp tác nhóm liền mạch mà không có áp lực tương tác thời gian thực.
Khi luồng thông tin giữa các bên liên quan diễn ra suôn sẻ, bạn sẽ dễ dàng đặt câu hỏi, cung cấp phản hồi hoặc cập nhật thông tin, đồng thời theo dõi tiến độ bên ngoài các cuộc họp chính thức.
Bằng cách này, bạn tiết kiệm được thời gian họp quý giá, giúp tăng thời gian làm việc trong tuần và cho phép bạn tập trung vào các công việc phức tạp hơn hoặc mang lại giá trị cao hơn, đòi hỏi thời gian và sự chú ý của bạn.
Hãy nhớ rằng, sự kết hợp "phù hợp" giữa giao tiếp đồng bộ và không đồng bộ phụ thuộc vào loại thông tin và phong cách giao tiếp cũng như sở thích của nhóm bạn. Vì vậy, hãy xác định phương pháp nào phù hợp nhất.
Đầu tư vào công nghệ hỗ trợ cuộc họp
Công nghệ có thể là yếu tố thay đổi cuộc chơi trong việc làm cho các cuộc họp hiệu quả hơn. Cho dù là kết nối các nhân viên làm việc từ xa, bất kể múi giờ, hay quản lý lịch, luôn có một công cụ để làm việc đó tốt hơn. Ví dụ, bạn có thể sử dụng công cụ tự động hóa cuộc họp để lên lịch, mời và phân phối tài liệu cuộc họp cho những người tham dự.
Tương tự, các công cụ hội nghị truyền hình cho phép các cuộc hội thoại trực tiếp trong không gian ảo. Bạn thậm chí có thể sử dụng chúng để ghi lại các cuộc họp và tạo bản ghi chép.
Ngoài ra, công cụ quản lý khối lượng công việc s giúp bạn theo dõi chặt chẽ khối lượng công việc và hiệu suất của nhóm, không cần phải lên lịch các cuộc họp để cập nhật tiến độ, tối ưu hóa nguồn lực, v.v.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng một nền tảng quản lý dự án hiệu quả như ClickUp để thực hiện tất cả những việc trên từ một địa điểm tập trung!
Chỉ định những ngày "không có cuộc họp"
Chỉ định một ngày cụ thể trong tuần là ngày không họp để giải độc giữa rất nhiều cuộc họp đã được lên kế hoạch. Khuyến khích thực hiện việc này bằng cách chặn ngày không họp cụ thể trong lịch của bạn. Khuyến khích nhân viên của bạn làm theo.
Hãy xem xét việc áp dụng ngày không họp trong toàn tổ chức, vì việc phân bổ ngày này giữa các nhóm và bộ phận có thể gây khó khăn cho việc lập lịch làm việc của các nhóm liên bộ phận hoặc liên chức năng. Điều này cũng sẽ giảm áp lực tham dự cuộc họp cho các nhóm, vì họ có thể từ chối một cách lịch sự.
Dành ngày không họp này để tập trung vào công việc, giải quyết vấn đề và lập kế hoạch chiến lược để nhân viên của bạn có thể làm việc mà không bị gián đoạn.
Đo lường hiệu quả cuộc họp
Không có quy trình nào là hoàn thành trừ khi bạn kết thúc nó bằng chu kỳ "đo lường và tối ưu hóa". Trong trường hợp của các cuộc họp, theo dõi các chỉ số như thời gian dành cho mỗi cuộc họp, tỷ lệ tham dự, các mục hành động đã hoàn thành và mức độ hài lòng của người tham dự.
Nhiệm vụ ClickUp có thể là một công cụ mạnh mẽ để theo dõi các mục hành động trong cuộc họp. Bạn có thể dễ dàng theo dõi kết quả cuộc họp bằng cách tạo các nhiệm vụ riêng cho từng mục hành động trong cuộc họp và giao chúng cho các thành viên nhóm chịu trách nhiệm. Sử dụng trạng thái nhiệm vụ (cần làm, đang tiến hành, đã hoàn thành) để nhanh chóng đánh giá tỷ lệ hoàn thành. Nhóm của bạn hoàn thành càng nhiều nhiệm vụ, cuộc họp của bạn càng hiệu quả.
Thu thập và phân tích các điểm dữ liệu này để phát hiện các lĩnh vực cần cải thiện. Lặp lại các tối ưu hóa dựa trên dữ liệu này và bạn sẽ nhận thấy sự cải thiện trong việc sử dụng thời gian đã lên lịch và kết quả cuộc họp.
Tạo mẫu thành công
Nếu một định dạng cuộc họp nhất định phù hợp với bạn và nhóm của bạn, hãy áp dụng nó. Chuẩn hóa định dạng cuộc họp, chương trình nghị sự, ghi chú hoặc bất kỳ chi tiết nào khác để hợp lý hóa quá trình lập kế hoạch và thực hiện. Tạo mẫu cho các thông số kỹ thuật cuộc họp phổ biến, chẳng hạn như mẫu ghi chú cuộc họp, cuộc họp đứng, cập nhật và phiên động não.
Tuân theo một cấu trúc nhất quán và đã được thiết lập sẵn sẽ giúp giảm thời gian chuẩn bị cho cuộc họp. Điều này đảm bảo tất cả các chi tiết được đề cập và giúp người tham dự làm việc hiệu quả hơn. Việc sử dụng các mẫu như vậy sẽ giúp cuộc họp của bạn thành công hơn.
ClickUp: Hướng dẫn tổ chức cuộc họp hiệu quả
ClickUp là giải pháp toàn diện cho sự hợp tác và giao tiếp. Đây là công cụ hoàn hảo để tạo ra các nhóm làm việc hiệu quả, đạt được nhiều thành tựu hơn trong thời gian ngắn hơn và với ít cuộc họp hơn. ClickUp đạt được điều này bằng cách đóng vai trò là trung tâm quản lý dự án, tổ chức công việc và giao tiếp đồng bộ và không đồng bộ.
Dưới đây là một số tính năng của ClickUp có thể giúp bạn tránh các cuộc họp không cần thiết:
- Chế độ xem Lịch ClickUp: Hình dung lịch họp của nhóm, xác định các xung đột tiềm ẩn và chặn các ngày không có cuộc họp trên Lịch tương tác
- Chế độ xem trò chuyện ClickUp: Tạo điều kiện cho các cuộc hội thoại thời gian thực trong các nhiệm vụ hoặc dự án để nhận phản hồi, giải thích và cập nhật ngay lập tức
- ClickUp Notepad: Sắp xếp ý tưởng và tài liệu, chia sẻ chúng một cách không đồng bộ với nhóm của bạn để tối ưu hóa số lượng phiên thảo luận trực tiếp
- Bảng trắng ClickUp: Cộng tác với nhóm của bạn trong một không gian thân mật, nơi bạn có thể lập kế hoạch dự án, trao đổi ý tưởng và ra quyết định một cách trực quan
- Bản đồ Tư duy ClickUp: Bỏ qua các cuộc thảo luận trực tiếp dài dòng và tạo môi trường giải quyết vấn đề sáng tạo để cải thiện sự gắn kết trong nhóm
- ClickUp Docs: Tập trung các tài liệu cuộc họp (ghi chú, chương trình nghị sự, v.v.) và chia sẻ thông tin một cách liền mạch trong khi duy trì kiểm soát truy cập và lịch sử phiên bản
- ClickUp Brain: Chặn lịch họp, tự động gửi lời mời, tạo bản tóm tắt cuộc họp, dịch ghi chú cuộc họp và nhiều hơn nữa với ClickUp Brain
- Theo dõi thời gian ClickUp: Theo dõi thời gian và nguồn lực dành cho các cuộc họp để xác định cách tăng năng suất và quản lý thời gian
Và trước khi bạn quên, bạn còn nhận được các Mẫu ClickUp giúp thực hiện các công việc đơn giản như chuẩn bị chương trình họp, biên bản cuộc họp, kế hoạch dự án, v.v. Thực tế, bạn có thể bắt đầu ngay bây giờ với mẫu sau:
Mẫu Theo dõi cuộc họp của ClickUp giúp bạn theo dõi chi tiết cuộc họp, quyết định hoặc mục hành động trong khi phân công trách nhiệm và duy trì tính trách nhiệm để giảm thiểu nhu cầu tổ chức các cuộc họp tiếp theo. Sử dụng mẫu này để cải thiện tổ chức, tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi tiến độ, cung cấp bản tóm tắt cuộc họp rõ ràng và đơn giản hóa việc ghi chú và xem lại, đảm bảo mọi người luôn được thông báo và thống nhất với nhau
Chỉ những Cuộc họp quan trọng mới cần thiết, giờ đây có thể thực hiện được với ClickUp
Quá nhiều cuộc họp là kẻ thù của năng suất. Quá nhiều cuộc họp cản trở sự đổi mới, làm giảm tinh thần của nhân viên và lãng phí tài nguyên của công ty. Một số chiến lược trên, chẳng hạn như cài đặt chương trình nghị sự rõ ràng, giới hạn số lượng người tham dự và tận dụng công nghệ, có thể giảm thiểu đáng kể tác động tiêu cực của quá nhiều cuộc họp.
Thay vì quản lý công việc và cuộc họp trên nhiều công cụ, nền tảng và hệ thống riêng biệt, hãy thử sử dụng giải pháp một cửa - ClickUp.
Với bộ tính năng ấn tượng của ClickUp, bạn sẽ thấy dễ dàng hơn trong việc hợp lý hóa giao tiếp, hợp tác và quản lý dự án để các thành viên trong nhóm có thể tập trung vào công việc và hợp tác khi cần thiết.
Giành lại thời gian của bạn và trở nên năng suất hơn. Đăng ký ClickUp ngay hôm nay!
Câu hỏi thường gặp (FAQs)
Mỗi ngày có bao nhiêu cuộc họp là quá nhiều?
Thật không may, không có câu trả lời chung cho câu hỏi này. Con số có thể khác nhau tùy thuộc vào kích thước nhóm, vai trò và trách nhiệm của bạn, cũng như văn hóa công ty. Tuy nhiên, thường nên lên lịch các cuộc họp vào những giờ làm việc hiệu quả nhất, để bạn có thể tập trung vào công việc quan trọng nhất.
Bao nhiêu phần trăm cuộc họp là lãng phí thời gian?
Mặc dù không có số liệu thống kê chính xác, nhưng nhân viên thường phàn nàn rằng một phần của các cuộc họp là không hiệu quả. Một số chuyên gia khuyên bạn nên giới hạn thời gian tham gia cuộc họp chỉ chiếm 20% tổng thời gian làm việc.
Làm thế nào để giới hạn số cuộc họp?
Bạn có thể giới hạn số cuộc họp bằng cách:
- Đánh giá mức độ cần thiết của cuộc họp
- Hợp nhất các cuộc họp
- Cài đặt chương trình làm việc rõ ràng
- Giới hạn số lượng người tham dự
- Sử dụng công nghệ
- Thực hiện lịch trình không có cuộc họp trong ngày
- Đang theo dõi hiệu quả cuộc họp