Ngày không họp là một khái niệm trong đó cả nhóm đồng ý tạm dừng các cuộc họp trong một ngày. Điều này có thể giúp tăng năng suất của nhóm, khơi dậy sự sáng tạo và giải phóng thời gian quý báu để tập trung làm việc, tổ chức các phiên brainstorming hoặc nghỉ ngơi xứng đáng.
Làm thế nào một ngày không họp có thể cải thiện năng suất khi các cuộc họp được cho là giúp mọi người đồng nhất quan điểm và thúc đẩy năng suất?
Chúng tôi có câu trả lời cho câu hỏi đó. Zippia phát hiện ra rằng trong khi các tổ chức dành 15% thời gian cho các cuộc họp, 71% trong số đó là không hiệu quả.
Blog này sẽ khám phá những lợi ích, thách thức và cách thực hiện ngày không họp. Chúng tôi cũng sẽ thảo luận về một công nghệ mang tính cách mạng giúp thực hiện ngày không họp của bạn mà không gặp bất kỳ trở ngại nào.
Ngày không họp là gì?
Ngày không họp là ngày không có cuộc họp cho một nhóm, đội hoặc công ty. Điều này có nghĩa là không có cuộc họp nhóm, cuộc gọi khách hàng, phiên họp riêng, cuộc họp nội bộ hoặc bất kỳ loại cuộc họp nào khác. Bạn có thể xác định một ngày (hoặc nhiều ngày) trong tuần mà bạn và các thành viên trong nhóm quyết định không có cuộc họp.
Vào những ngày không có cuộc họp này, mọi người có thể tập trung vào công việc của mình mà không bị gián đoạn bởi các cuộc họp. Ngay cả một ngày không có cuộc họp cũng có thể cải thiện giao tiếp và năng suất.
Lợi ích của ngày không họp
Các công ty như Google, Facebook và Atlassian đã thực hiện thành công ngày không họp, sau đó khái niệm này đã trở nên phổ biến. Hãy cùng xem những lợi ích của ngày không họp đã mang lại thành công và lý do tại sao bạn nên xem xét thực hiện điều này trong tổ chức của mình.
Tăng khả năng tập trung và năng suất
Để hiểu ngày không họp giúp cải thiện sự tập trung và năng suất như thế nào, hãy cùng tìm hiểu cách các cuộc họp thường xuyên làm giảm sự tập trung và năng suất. Hãy tưởng tượng bạn phải tham dự một cuộc họp 40 phút vào buổi chiều.
Hiện tại, cuộc họp có thể kéo dài khoảng 40 phút, nhưng bạn phải dành thời gian để chuẩn bị, hoàn thành công việc đang làm trước đó, tổng kết cuộc họp và quay trở lại công việc trước đó.
Điều này có nghĩa là một cuộc họp chỉ dự kiến kéo dài 40 phút lại tiêu tốn nhiều thời gian hơn. Một ngày không có cuộc họp nào có nghĩa là bạn có thể tiết kiệm thời gian này và các thành viên trong nhóm có thể đạt được mục tiêu năng suất mà không bị phân tâm.
Giảm thiểu việc chuyển đổi ngữ cảnh và lãng phí thời gian
Do các cuộc họp liên miên, chúng ta liên tục di chuyển và chuyển đổi giữa các công việc khác nhau trong suốt cả ngày. Điều này được gọi là chuyển đổi bối cảnh, là kẻ giết chết năng suất của chúng ta một cách âm thầm. Một nghiên cứu của Qatalog và Idea Lab của Đại học Cornell cho thấy 45% số người được hỏi tin rằng việc thay đổi bối cảnh làm giảm năng suất. Cần khoảng 10 phút để lấy lại sự tập trung.
Với ngày không họp, bạn có thể giảm thiểu việc chuyển đổi bối cảnh, từ đó giảm thời gian lãng phí và cải thiện sự tập trung và năng suất.
Thúc đẩy sự tự chủ và hợp tác giữa các thành viên trong nhóm
Một cuộc khảo sát của Zippia cho thấy hầu hết mọi người đều làm nhiều việc cùng lúc trong các cuộc họp ảo. Họ kiểm tra email, văn bản, ăn vặt hoặc sử dụng mạng xã hội, v.v. Ngày không họp thúc đẩy sự tự chủ và giúp các thành viên trong nhóm kiểm soát tốt hơn lịch trình hàng ngày của mình.
Một ngày không có cuộc họp có thể cải thiện đáng kể tính tự chủ và sự hợp tác. Điều này là do nhân viên dành nhiều thời gian hơn cho công việc, cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân, đồng thời tận dụng tối đa các cuộc họp vào những ngày khác.
Cải thiện tinh thần và hiệu quả làm việc của nhóm
45% nhân viên cảm thấy quá tải với các cuộc họp mà họ phải tham dự. Con số này cho thấy rõ rằng quá nhiều cuộc họp làm ảnh hưởng đến tinh thần và hiệu quả làm việc của nhóm bạn.
Áp dụng ngày không họp trong tổ chức của bạn có thể cải thiện tinh thần, giảm căng thẳng và cho nhân viên thời gian để thực hiện kế hoạch năng suất của họ và cảm thấy thành công.
Thực hiện ngày không họp
Dưới đây là hướng dẫn từng bước để thực hiện ngày không họp:
Xây dựng lập luận
Việc thực hiện ngày không họp sẽ rất khó khăn, vì tổ chức các cuộc họp thường xuyên là một thói quen lâu đời với nhiều lợi ích. Do đó, bạn có thể gặp phải sự phản đối từ ban lãnh đạo và nhân viên.
Đây là lúc sự chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp ích. Hãy trình bày quan điểm của bạn với sự trợ giúp của dữ liệu cho thấy lợi ích của ngày không họp.
Hãy hỏi ý kiến của nhóm bằng cách chia sẻ quan điểm của họ và lợi ích mà họ sẽ nhận được từ ngày không họp. Với sự hỗ trợ và phản hồi của họ, bạn có thể phát triển một kế hoạch vững chắc.
Ngoài ra, nếu bạn là người lãnh đạo, bạn nên tham khảo ý kiến của nhân viên và quản lý trước khi thực hiện chính sách này. Giải thích lý do và giải quyết các ý kiến phản đối.
Chọn ngày phù hợp nhất
Khi bạn đã thuyết phục được nhóm, đã đến lúc chọn một ngày. Hỏi ý kiến của nhóm. Cân nhắc các yếu tố như ngày nào có nhiều công việc nhất hoặc số cuộc họp nhiều nhất. Hỏi xem có ngày nào đặc biệt mà hầu hết các thành viên trong nhóm muốn không có cuộc họp nào không.
Thứ Tư và thứ Sáu là những ngày phổ biến nhất để không có cuộc họp. Không có cuộc họp vào thứ Tư sẽ giúp nhóm của bạn bắt kịp công việc vào giữa tuần. Bằng cách không lên lịch cuộc họp vào thứ Sáu, bạn có thể để nhóm của mình kết thúc tuần làm việc với cảm giác hoàn thành công việc và bước vào cuối tuần với tâm trạng thoải mái, giảm bớt cảm giác chán nản vào thứ Hai.
Tuy nhiên, quyết định cuối cùng vẫn phụ thuộc vào nhu cầu và yêu cầu riêng của nhóm bạn.
Đặt ra các quy tắc rõ ràng
Điều quan trọng là phải đặt ra các quy tắc rõ ràng cho ngày không họp. Bất kỳ sự mơ hồ nào cũng sẽ gây ra nhầm lẫn và hiểu lầm.
Dưới đây là những điều bạn nên đặt ra các quy tắc rõ ràng:
- Các kênh và nền tảng được sử dụng cho giao tiếp không đồng bộ
- Thông báo liệu các cuộc họp nội bộ hoặc cuộc họp với khách hàng vẫn diễn ra như dự kiến hay cần phải dời lại
- Vạch ra những loại cuộc họp sẽ được xem xét cho những ngày không có cuộc họp
Khi các quy tắc mới được áp dụng, điều quan trọng là phải tuân thủ chúng. Điều này cũng có nghĩa là học cách từ chối các cuộc họp nhóm không khẩn cấp. Chỉ tham gia các cuộc họp khẩn cấp vào ngày không có cuộc họp. Tuy nhiên, đồng thời, hãy linh hoạt trong việc lên lịch, vì sẽ luôn có một số trường hợp ngoại lệ.
Thực hiện thay đổi
Bây giờ, bạn đã sẵn sàng để thực hiện chính sách không có cuộc họp. Bạn có thể sử dụng các công cụ thông minh và phần mềm quản lý công việc để thực hiện chính sách này, sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc quan trọng và thêm chúng trực tiếp vào lịch của bạn.
Một việc quan trọng khác cần làm trong quá trình thực hiện chính sách là thông báo cho tất cả các bộ phận và nhóm về chính sách này. Nếu bạn chỉ thực hiện chính sách này trong nhóm của mình, các nhóm khác có thể cố gắng liên lạc với các thành viên của bạn trong những ngày không có cuộc họp. Do đó, việc chia sẻ các phương thức liên lạc khác sẽ giúp mọi người luôn cập nhật thông tin.
Đọc về Mô hình trưởng thành quản lý công việc hợp tác để tìm hiểu vị trí của tổ chức bạn và giúp quá trình thay đổi này diễn ra dễ dàng hơn.
Xử lý thách thức trong ngày không họp
Trong quá trình thực hiện ngày không họp, bạn có thể gặp phải một số thách thức phổ biến. Hãy cùng tìm hiểu về chúng.
Thách thức thường gặp
Dưới đây là ba thách thức phổ biến nhất của ngày không họp:
Cảm giác mất kết nối
Các cuộc họp thường là phương tiện giao tiếp và hợp tác chính. Do đó, việc loại bỏ hoàn toàn các cuộc họp, dù chỉ trong một hoặc hai ngày, có thể khiến một số thành viên trong nhóm cảm thấy bị cô lập hoặc lạc hậu. Khi không có sự tương tác trực tiếp, các cá nhân dễ cảm thấy bị cô lập hoặc không biết về các cập nhật và phát triển quan trọng trong nhóm.
Sự thiếu hiểu biết
Với ít cơ hội hơn để giao tiếp đồng bộ, có nguy cơ gia tăng sự hiểu lầm hoặc thông tin sai lệch giữa các thành viên trong nhóm. Nếu không có sự rõ ràng và thống nhất mà các cuộc họp có thể mang lại, những thông điệp quan trọng có thể bị mất trong quá trình truyền đạt hoặc bị hiểu sai, dẫn đến sự chậm trễ, lỗi hoặc thậm chí là xung đột giữa các cá nhân.
Cơ hội bị bỏ lỡ
Các cuộc họp rất hữu ích để cập nhật thông tin cho các thành viên trong nhóm, giới thiệu nhân viên mới hoặc khách hàng, hoặc thảo luận về các vấn đề mới nhất. Do đó, mặc dù ngày không họp tạo ra không gian để tập trung vào công việc và đổi mới, nhưng nó cũng có thể dẫn đến việc bỏ lỡ cơ hội hợp tác hoặc ra quyết định.
Giải quyết các thách thức thường gặp
Những thách thức được liệt kê ở trên không nên ngăn cản bạn thực hiện chính sách này. Với các chiến lược và mẹo phù hợp, bạn có thể đảm bảo việc thực hiện diễn ra suôn sẻ hơn. Dưới đây là một số mẹo hữu ích:
Hãy linh hoạt
Cài đặt ngày không họp không có nghĩa là ngày đó phải cố định. Tính linh hoạt là rất quan trọng, vì không phải tất cả các nhóm, khách hàng và mọi người đều hoạt động giống nhau. Áp dụng chính sách không họp khi có vấn đề khẩn cấp hoặc khách hàng không có thời gian rảnh là cách làm không thực tế. Trong những trường hợp như vậy, hãy cố gắng sắp xếp cuộc họp vào đầu hoặc cuối ngày.
Khuyến khích các thành viên trong nhóm của bạn sắp xếp lại các cuộc họp không gấp. Bạn cũng có thể cho phép các cuộc kiểm tra tùy chọn, không chính thức nếu các thành viên trong nhóm muốn kết nối trong ngày.
Xây dựng các kênh giao tiếp rõ ràng
Các vấn đề khẩn cấp có thể phát sinh bất ngờ, thường đòi hỏi phải liên lạc và ra quyết định nhanh chóng. Do đó, điều quan trọng là phải thiết lập các quy trình rõ ràng cho việc liên lạc khẩn cấp và đảm bảo các vấn đề quan trọng được giải quyết kịp thời.
Bạn có thể chỉ định các kênh liên lạc hoặc quy trình báo cáo lên cấp trên cho các vấn đề khẩn cấp hoặc sử dụng thẻ ưu tiên cao cho các công việc cụ thể để truyền đạt mức độ khẩn cấp.
Nên khuyến khích giao tiếp không đồng bộ, đặc biệt là vào những ngày không có cuộc họp, vì điều này mang lại kết quả là ngày làm việc dài hơn, không bị gián đoạn và năng suất cao hơn. Đối với các nhóm làm việc từ xa, giao tiếp không đồng bộ tỏ ra cực kỳ hữu ích.
Với các công cụ giao tiếp không đồng bộ như ClickUp, các nhóm có thể làm việc và giao tiếp hiệu quả. Bỏ qua các cuộc họp phản hồi hoặc hướng dẫn với ứng dụng quay màn hình tích hợp của ClickUp. ClickUp Clip cho phép bạn quay màn hình và chia sẻ ý tưởng của mình một cách toàn diện chỉ với vài cú nhấp chuột.
Thực hiện kiểm tra lịch trình
Có thể cần nhiều hơn những ngày không có cuộc họp để giải quyết vấn đề cuộc họp không hiệu quả; thậm chí có thể đẩy chúng sang những ngày khác.
Do đó, hãy kết hợp chúng với việc kiểm tra lịch. Xem xét từng cuộc họp để xác định những cuộc họp lặp lại có thể không cần thiết hoặc có thể thay thế bằng các hình thức giao tiếp khác.
Làm điều tương tự với lịch trình của nhóm bạn. Yêu cầu nhân viên đánh giá mức độ quan trọng của mỗi cuộc họp và sắp xếp thời gian theo mức độ ưu tiên. Khuyến khích họ sử dụng các khung công việc như mẫu sắp xếp thứ tự ưu tiên để sắp xếp công việc và nhiệm vụ dựa trên mức độ khẩn cấp.
Hãy nhớ thu thập phản hồi về những cuộc họp nào có vẻ tốn thời gian nhất hoặc thừa thãi nhất. Sử dụng Mẫu phản hồi của nhân viên ClickUp có thể tùy chỉnh hoàn toàn để thu thập phản hồi nhanh chóng.
Cải thiện các cuộc họp của bạn
Để đảm bảo ngày không họp hiệu quả, hãy nỗ lực cải thiện các cuộc họp bạn đang tổ chức. Đảm bảo mỗi cuộc họp có chương trình nghị sự cụ thể và kết quả có thể thực hiện được. Ngoài ra, bạn có thể gửi email theo dõi để tóm tắt các nội dung thảo luận trong cuộc họp.
Bạn cũng có thể sử dụng Notepad của ClickUp để chia sẻ ghi chú với nhóm của mình. Để làm điều này, hãy tạo một ghi chú và chuyển đổi nó thành một nhiệm vụ hoặc tài liệu, sau đó chia sẻ với các thành viên trong nhóm. Bằng cách này, mọi người sẽ có cùng thông tin về kết quả cuộc họp và việc cần làm.
Vai trò của công nghệ trong việc thực hiện ngày không họp
Mặc dù có thể thực hiện ngày không họp bằng cách thủ công, nhưng điều này có thể gây ra nhiều phức tạp và thách thức. Ví dụ: việc thực thi chính sách có thể không nhất quán nếu không có nhắc nhở tự động, việc điều phối lịch trình thủ công có thể tốn thời gian và luôn có khả năng xảy ra lỗi do con người.
Sử dụng công cụ quản lý công việc và dự án như ClickUp, bạn có thể triển khai chính sách một cách nhất quán, hiệu quả và linh hoạt. Sử dụng thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu để cải thiện chính sách, mẫu năng suất để đạt được mục tiêu nhanh hơn và AI để có câu trả lời cho tất cả các câu hỏi của bạn.
ClickUp cho các nhóm quản lý dự án có thể giúp bạn tự động hóa quá trình thực hiện ngày không họp và đảm bảo mọi người vẫn đi đúng hướng mặc dù không có sự tương tác trực tiếp. Bạn có thể tìm thấy tất cả các thông tin liên lạc liên quan đến công việc và quy trình của mình trong cơ sở dữ liệu ClickUp, để các thành viên trong nhóm có thể truy cập vào mọi thứ họ cần.
Sử dụng ClickUp Meetings, bạn có thể quản lý chương trình họp và đặt các mục hành động. Tạo các công việc và danh sách kiểm tra định kỳ và gán nhận xét để cải thiện năng suất cuộc họp.
Chế độ xem lịch ClickUp
Sắp xếp công việc, quản lý dòng thời gian và chia sẻ chúng bằng Chế độ xem Lịch của ClickUp. Lịch linh hoạt cho phép đồng bộ hai chiều với Lịch Google, nên bạn không cần cập nhật thủ công.
Nhiệm vụ ClickUp
Cộng tác liền mạch khi không có cuộc họp bằng cách sử dụng Nhiệm vụ ClickUp. Bạn có thể lập kế hoạch và tổ chức bất kỳ công việc nào, chỉ định nhiều người, trực quan hóa công việc của mình trong nhiều chế độ xem và hơn thế nữa.
Trò chuyện ClickUp
Với ClickUp Chat, bạn có thể chia sẻ thông tin cập nhật, liên kết tài nguyên và tập trung giao tiếp của nhóm vào cùng một công cụ. Bạn cũng có thể nhúng trang web, video và bảng tính để truy cập dễ dàng và nhanh chóng.
ClickUp Brain
ClickUp Brain có thể giúp bạn tăng hiệu quả hơn nữa trong những ngày không có cuộc họp. Hãy hỏi Brain bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến công việc; nó sẽ cung cấp cho bạn câu trả lời tốt nhất có thể từ tài liệu, đồng nghiệp và nhiệm vụ của bạn.
Hãy coi nó như trợ lý của bạn — yêu cầu Brain tóm tắt các công việc, dự án và tài liệu dài.
Tài liệu ClickUp
Sử dụng Tài liệu ClickUp, bạn có thể cộng tác ý tưởng trong thời gian thực. Bạn cũng có thể trực tiếp gán nhận xét và nhiệm vụ cho nhóm của mình, thay đổi trạng thái dự án và liên kết Tài liệu với nhiệm vụ.
Thông báo chi tiết
Tùy chỉnh thông báo, như cài đặt cảnh báo bằng âm thanh, để đảm bảo bạn nhận được thông tin liên lạc ngay lập tức về các vấn đề ưu tiên cao, ngay cả trong những ngày không có cuộc họp, bằng tính năng Thông báo chi tiết của ClickUp.
Theo dõi thành công của việc triển khai
Giống như bất kỳ thực tiễn hoặc công việc nào khác, bạn cần theo dõi sự thành công của chính sách ngày không họp. Cách tốt nhất để làm điều đó là thu thập phản hồi từ nhóm của bạn. Cách hiệu quả nhất để thu thập phản hồi là phát biểu mẫu cho các thành viên trong nhóm.
Bạn có thể sử dụng Biểu mẫu ClickUp để tạo các biểu mẫu dễ dàng tùy chỉnh. ClickUp cho phép bạn thu thập và chuyển đổi các phản hồi thành các nhiệm vụ có thể theo dõi để nhanh chóng thực hiện hành động. Bằng cách này, các đề xuất của thành viên nhóm của bạn có thể được ghi nhận và quản lý hiệu quả.
Ngoài phản hồi, bạn phải thiết lập các chỉ số hiệu suất chính (KPI) để đánh giá tác động của chính sách. Kiểm tra năng suất, sự hài lòng của nhân viên, mức độ tham gia, tính tự chủ và tác động đến các mục tiêu của tổ chức.
Cuối cùng, tiến hành đánh giá và phản hồi định kỳ để đảm bảo chính sách của bạn tiếp tục mang lại hiệu quả. Xác định các lĩnh vực cần cải thiện và điều chỉnh chính sách khi cần thiết.
Ngày không có cuộc họp và làm việc từ xa
Ngày không họp đặc biệt có lợi cho các nhóm làm việc ảo, nơi mà sự mệt mỏi do họp (hay còn gọi là mệt mỏi Zoom) là điều thực sự tồn tại. Một hoặc hai ngày nghỉ họp có thể giúp tăng năng suất và thúc đẩy sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
Việc thực hiện ngày không họp với các nhóm làm việc từ xa cũng tuân theo các bước tương tự. Tuy nhiên, các nhóm làm việc từ xa phải đối mặt với một số thách thức đặc thù mà bạn cần xem xét trong quá trình thực hiện.
Xem xét múi giờ
Một nhóm làm việc từ xa thường có nhân viên làm việc ở các múi giờ khác nhau. Điều phối các ngày không có cuộc họp để phù hợp với các múi giờ trong nhóm, đảm bảo mọi người đều có thể tận dụng thời gian làm việc không bị gián đoạn.
Giao tiếp hiệu quả
Vì các nhóm làm việc từ xa phụ thuộc rất nhiều vào các cuộc họp ảo để hoàn thành công việc, nên việc dành đủ thời gian cho mọi người trong ngày không có cuộc họp đầu tiên là rất quan trọng. Hãy thông báo và nhắc nhở trước về các ngày không có cuộc họp sắp tới qua email, kênh trò chuyện hoặc bản tin của nhóm để đảm bảo mọi người đều được thông báo và chuẩn bị sẵn sàng. Sử dụng Bảng Kanban ClickUp cho các nhóm làm việc từ xa để quản lý dự án hiệu quả và duy trì sự tổ chức.
Cảm thấy cô lập
Nhân viên làm việc từ xa có xu hướng cảm thấy cô lập hơn vì không có sự tương tác trực tiếp. Do đó, hãy cho nhóm lựa chọn tham gia các hoạt động xã hội ảo hoặc kiểm tra không chính thức vào những ngày không có cuộc họp để duy trì sự gắn kết trong nhóm và chống lại cảm giác cô lập.
Quá tải thông tin
Các nhóm làm việc từ xa phụ thuộc rất nhiều vào giao tiếp kỹ thuật số, điều này có thể dẫn đến quá tải thông tin. Sử dụng ngày không họp để khuyến khích giao tiếp không đồng bộ và giảm nhu cầu tương tác liên tục trong thời gian thực.
Tuy nhiên, hãy nhận thức rằng một số công việc chỉ có thể hoàn thành khi nhóm họp và thảo luận về hướng đi tiếp theo trong cuộc họp. Vào những ngày không có cuộc họp, hãy linh hoạt cho phép các cuộc họp khẩn cấp hoặc quan trọng trong khi ưu tiên thời gian làm việc không bị gián đoạn.
Sử dụng ClickUp để có một ngày không họp thành công
Tác động của ngày không họp là không thể phủ nhận. Nó có thể cải thiện sức khỏe tinh thần của nhân viên, tăng năng suất, nâng cao tinh thần và cho phép họ tập trung vào công việc.
Tuy nhiên, trong nỗ lực cải thiện năng suất, điều quan trọng là phải hiểu rằng có nhiều nguyên nhân khác dẫn đến năng suất thấp. Mặc dù ngày không họp có thể giải quyết một số vấn đề, nhưng nó không thể giải quyết các vấn đề cơ bản. Do đó, cần tiến hành phân tích nguyên nhân gốc rễ để xác định các nguyên nhân chính trước khi triển khai chính sách.
Sử dụng các mẹo tăng năng suất để cải thiện hiệu suất của nhóm. Sử dụng một công cụ năng suất tất cả trong một như ClickUp là một cách hiệu quả để nâng cao năng suất của nhóm. Và điều tuyệt vời nhất là tất cả đều miễn phí! Đăng ký ngay hôm nay!
Câu hỏi thường gặp
1. Những công ty nào có ngày không họp?
Các công ty như Facebook, Atlassian và Google đã thực hiện ngày không họp.
2. Ngày không họp được gọi là gì?
Ngày không họp còn được gọi là "ngày miễn phí cuộc họp" hoặc "ngày tập trung"
3. Làm thế nào để thực hiện ngày không có cuộc họp?
Thực hiện các ngày không có cuộc họp bằng cách đặt các ngày cụ thể trong lịch, truyền đạt các hướng dẫn và kỳ vọng rõ ràng cho nhóm, sử dụng hiệu quả các công cụ giao tiếp và linh hoạt để điều chỉnh các cuộc họp khẩn cấp hoặc quan trọng khi cần thiết.