Nếu bạn đã nhấp vào bài đăng trên blog này, có lẽ bạn đang cảm thấy căng thẳng.
🌎 Kiểm tra sự thật: 83% công nhân Mỹ cho biết họ phải chịu căng thẳng liên quan đến công việc hàng ngày. Điều này có ảnh hưởng lớn đến năng suất, sáng tạo và mối quan hệ cá nhân.
Với thị trường việc làm biến động, vai trò mới đòi hỏi cao và mô hình làm việc từ xa/kết hợp, có quá nhiều yếu tố ảnh hưởng đến công việc ngày nay. Và tất cả những yếu tố này có thể dẫn đến căng thẳng trong tổ chức.
Trong bài viết này, chúng tôi cung cấp một hướng dẫn chi tiết về căng thẳng tổ chức. Chúng tôi thảo luận về cách chẩn đoán, hiểu rõ và giảm thiểu căng thẳng này trong môi trường làm việc của bạn.
⏰ Tóm tắt 60 giây
Căng thẳng tổ chức là áp lực về thể chất, cảm xúc và tinh thần mà nhân viên phải chịu đựng do yêu cầu của công việc.
Nó có thể biểu hiện dưới dạng mệt mỏi, cáu kỉnh, khó tập trung, mất ngủ và các bệnh lý khác như đau đầu, đau lưng, vấn đề tiêu hóa, v.v.
Các loại căng thẳng
- Căng thẳng do khối lượng công việc
- Căng thẳng vai trò
- Căng thẳng trong phát triển sự nghiệp
- Thay đổi căng thẳng
- Căng thẳng trong quan hệ giữa các cá nhân
- Căng thẳng kinh tế
Tác động của căng thẳng
Các nghiên cứu đã nhiều lần chỉ ra rằng căng thẳng tổ chức có tác động nghiêm trọng đến sức khỏe thể chất và tinh thần của từng cá nhân.
- Năng suất thấp
- Vắng mặt
- Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc cao
- Chi phí y tế ngày càng tăng
- Mất uy tín
Các chiến lược ứng phó và quản lý căng thẳng tổ chức
Đối phó với căng thẳng đòi hỏi một phương pháp chiến lược và các công cụ mạnh mẽ, bao gồm:
- Quản lý công việc hiệu quả
- Quản lý thời gian một cách hiệu quả
- Quản lý khối lượng công việc hợp lý
- Xác định rõ các ưu tiên
- Giao tiếp minh bạch
- Một chương trình giảm thiểu căng thẳng toàn diện, tổng thể và áp dụng trên toàn tổ chức
- Tạo quy trình làm việc minh bạch, không căng thẳng với ClickUp
Căng thẳng tổ chức là gì?
Căng thẳng tổ chức hoặc căng thẳng nơi làm việc đề cập đến áp lực về thể chất, cảm xúc và tinh thần mà cá nhân phải chịu đựng do yêu cầu của công việc. Điều này có thể do:
- Vai trò: Sự không phù hợp giữa khả năng của cá nhân và vai trò được giao trong tổ chức
- Trách nhiệm: Những kỳ vọng không hợp lý và trách nhiệm quá tải khiến nhân viên cảm thấy như họ không thể thành công
- Môi trường: Các khía cạnh văn hóa và giữa các cá nhân góp phần vào công việc
Chúng tôi sẽ phân tích chi tiết một số nguyên nhân này trong phần tiếp theo.
Các loại căng thẳng tổ chức
Căng thẳng trong tổ chức là điều không thể mô tả một cách chung chung. Bất cứ điều gì, từ một cuộc họp đột xuất, một người quản lý khó tính, đến sự nghiệp đi vào ngõ cụt, đều có thể gây căng thẳng.
Tuy nhiên, một vài đối tượng/kỳ/phiên bản hoạt động cao thường không dẫn đến căng thẳng. Căng thẳng tổ chức thường là kết quả của sự căng thẳng về thể chất, cảm xúc hoặc tinh thần trong một thời gian dài. Để hiểu toàn bộ vấn đề, hãy xem một vài loại căng thẳng trong công việc.
Căng thẳng do khối lượng công việc
Khi luôn có quá nhiều việc cần làm (hoặc công việc quá phức tạp), thời hạn gấp rút hoặc công việc đơn điệu không khơi dậy sự sáng tạo, căng thẳng do khối lượng công việc sẽ nảy sinh.
Ví dụ, nếu các nhóm của bạn làm việc trên nhiều dự án ưu tiên cao đồng thời trong thời gian dài, họ có thể cảm thấy quá tải và làm việc quá sức, dẫn đến căng thẳng.
Căng thẳng vai trò
Khi có sự mơ hồ, xung đột hoặc quá tải trong trách nhiệm công việc, các thành viên trong nhóm có khả năng gặp phải căng thẳng vai trò.
Ví dụ, mong đợi một nhân viên dịch vụ khách hàng xử lý các truy vấn hỗ trợ kỹ thuật mà không có đào tạo/nâng cao kỹ năng đầy đủ có thể dẫn đến sự nhầm lẫn, hiệu suất kém và sự thất vọng.
Căng thẳng trong phát triển sự nghiệp
Căng thẳng phát triển sự nghiệp bắt nguồn từ những lo lắng về sự phát triển nghề nghiệp và bảo mật công việc. Cơ hội thăng tiến, chuyển công tác nội bộ, nâng cao kỹ năng hoặc phát triển bị giới hạn có thể gây căng thẳng cho nhân viên. Sự phát triển nhanh chóng của công nghệ và trí tuệ nhân tạo cũng làm tăng thêm nỗi lo sợ bị lỗi thời.
Thay đổi căng thẳng
Thay đổi là điều không thể tránh khỏi. Thường thì căng thẳng cũng đi kèm với nó. Mọi tổ chức đều trải qua những giai đoạn thay đổi về hệ thống, công nghệ, lãnh đạo, chiến lược, v.v. Áp lực phải thích nghi với những thay đổi này thường dẫn đến căng thẳng.
Căng thẳng trong quan hệ giữa các cá nhân
Tổ chức là một nhóm người cần làm việc hài hòa với nhau. Khi có sự bất hòa dưới hình thức xung đột, hiểu lầm, tương tác tiêu cực hoặc hợp tác bị gián đoạn, căng thẳng giữa các cá nhân sẽ xảy ra.
Căng thẳng kinh tế
Căng thẳng kinh tế phát sinh từ những bất ổn tài chính trong tổ chức, chẳng hạn như mất an toàn việc làm, lương thấp hoặc nguồn lực không đủ. Ví dụ phổ biến nhất là khi một tổ chức thông báo sa thải nhân viên. Tuy nhiên, căng thẳng kinh tế cũng có thể xảy ra khi thị trường bất ổn hoặc khi chi phí của một cá nhân tăng lên (chẳng hạn như khi họ có con hoặc mua nhà).
Trong khi hiểu về căng thẳng, điều quan trọng là phải ghi chú rằng một số yếu tố dường như không liên quan có thể góp phần gây ra căng thẳng.
Ví dụ, không tuân thủ các quy tắc về sức khỏe và an toàn có thể khiến người ta lo lắng về sự an toàn của mình, dẫn đến căng thẳng.
Quấy rối tình dục không được báo cáo hoặc không được giải quyết có thể là một nguồn căng thẳng lớn. Dưới đây là một số nguyên nhân phổ biến nhất gây ra căng thẳng tổ chức.
Nguyên nhân gây ra căng thẳng tổ chức
Khi thảo luận về các loại căng thẳng, chúng ta đã khám phá một số tình huống dẫn đến căng thẳng trong tổ chức. Mặc dù khối lượng công việc nặng nề hoặc sa thải đột ngột có thể là yếu tố kích hoạt, nhưng nguyên nhân cơ bản là hệ thống hơn, chẳng hạn như:
Kế hoạch tổ chức không phù hợp: Bất kỳ tổ chức nào không có kế hoạch rõ ràng và có thể thích ứng là nơi sinh sôi nảy nở căng thẳng cho tất cả nhân viên. Các vấn đề phổ biến bao gồm hứa hẹn với khách hàng về dòng thời gian không hợp lý, tuyển dụng/cung cấp nhân sự không đủ, thiếu kế hoạch lương thưởng hợp lý hoặc thiếu các sáng kiến đa dạng hóa mang tính đồng cảm.
Thiếu các sáng kiến phúc lợi cho nhân viên: Để quản lý căng thẳng liên quan đến công việc, bạn cần các chương trình giúp nhân viên xác định và quản lý căng thẳng của họ. Đây có thể là đường dây trợ giúp về các vấn đề sức khỏe tâm thần, các lựa chọn nghỉ phép khi có tang, lãnh đạo không phán xét, v.v. Việc thiếu các chương trình như vậy luôn làm trầm trọng thêm căng thẳng trong công việc.
Gây áp lực cho nhân viên: Các tổ chức mong muốn trao quyền cho nhân viên cũng vô tình gây áp lực cho họ trong việc quản lý căng thẳng của chính mình.
Ví dụ, văn phòng không có lối đi cho thành viên khuyết tật khiến nhân viên phải tự mình yêu cầu hỗ trợ. Điều này có thể gây căng thẳng về thể chất và tinh thần.
Giao tiếp thiếu sự đồng cảm: Một tổ chức được định hình bởi cách nó giao tiếp với nhân viên, đặc biệt là khi truyền đạt tin xấu. Khi thông tin được truyền đạt mà thiếu sự đồng cảm, rõ ràng hoặc lòng trắc ẩn, bất kỳ thông điệp nào cũng có thể dẫn đến sự nhầm lẫn và cuối cùng là căng thẳng.
Thiếu ranh giới: Các tổ chức phát triển nhanh, đặc biệt là các công ty khởi nghiệp, mong muốn nhân viên làm việc nhiều giờ. Các nhà cung cấp dịch vụ thiết yếu như y tá và bác sĩ thường xuyên làm thêm giờ. Điều này có thể ảnh hưởng đến sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống, ảnh hưởng đến cuộc sống cá nhân, cuối cùng dẫn đến căng thẳng mãn tính.
Lãnh đạo không hiệu quả: Nhân viên tìm đến quản lý để được hướng dẫn và chỉ đạo. Đôi khi, các quản lý có thể là những cá nhân làm việc rất giỏi nhưng không được đào tạo về kỹ năng lãnh đạo nhóm. Kết quả là, những nhà lãnh đạo không hiệu quả có thể khiến các nhóm trở nên bối rối, tranh giành nhau để tìm ra giải pháp, từ đó gây ra căng thẳng lớn.
Dù loại hoặc nguyên nhân của căng thẳng tổ chức là gì, bước đầu tiên để vượt qua nó là hiểu các triệu chứng và tác động thực sự. Hãy cùng xem.
Dấu hiệu của căng thẳng tổ chức
Giống như một bệnh lý thể chất, căng thẳng cũng cần được chẩn đoán kỹ lưỡng. Trong một số trường hợp, bạn có thể cần tham khảo ý kiến của bác sĩ. Thường thì, bạn có thể tự nhận ra các triệu chứng.
Dưới đây là một số triệu chứng thường gặp của căng thẳng tổ chức.
Mệt mỏi: Nhân viên trải qua căng thẳng tổ chức cảm thấy mệt mỏi về thể chất và tinh thần, không tương xứng với nỗ lực họ đã bỏ ra. Mệt mỏi kéo dài làm giảm mức năng lượng, khiến họ khó duy trì năng suất và tập trung.
Cáu kỉnh: Căng thẳng có thể khiến nhân viên dễ bị khó chịu hoặc thất vọng, ngay cả khi gặp những bất tiện nhỏ. Bạn có thể nhận thấy rằng một người trước đây được mọi người yêu mến bỗng nhiên trở nên cáu kỉnh với mọi người hoặc gửi email khó chịu mà không có lý do.
Thiếu sự tham gia: Những người bị căng thẳng thường có thái độ hoài nghi đối với công việc. Họ không nhiệt tình với các sáng kiến hoặc ý tưởng mới. Họ cũng có thể không tham gia vào các hoạt động của tổ chức như các chuyến đi công tác hoặc các sự kiện khác.
Khó tập trung: Một triệu chứng phổ biến khác của căng thẳng là suy giảm nhận thức, bao gồm không thể tập trung hoặc xử lý thông tin hiệu quả. Nhân viên có thể gặp khó khăn trong việc sắp xếp thứ tự công việc, ra quyết định hoặc ghi nhớ các chi tiết quan trọng.
Không thể ngủ: Nhân viên bị căng thẳng thường khó đi vào giấc ngủ hoặc khó ngủ liên tục, vì tâm trí của họ luôn bị ám ảnh bởi những lo lắng liên quan đến công việc. Thiếu giấc ngủ phục hồi sức khỏe dẫn đến mệt mỏi hơn, cáu kỉnh và giảm khả năng tinh thần để đối phó với những thách thức tại nơi làm việc.
Vấn đề sức khỏe thể chất: Trong những trường hợp nặng, căng thẳng mãn tính có thể biểu hiện bằng các triệu chứng thể chất như đau đầu, huyết áp cao, căng cơ hoặc các vấn đề tiêu hóa. Nếu bạn bị đau lưng dưới và ghế làm việc mới được thiết kế theo nguyên tắc công thái học không giúp cải thiện tình trạng này, hãy cân nhắc đến gặp bác sĩ để kiểm tra căng thẳng.
Đây là những triệu chứng ở cấp độ cá nhân. Nếu bạn nghĩ rằng những điều này chỉ là vấn đề cá nhân và chỉ ảnh hưởng đến nhân viên, bạn không thể sai lầm hơn.
Tác động của căng thẳng tổ chức
Căng thẳng trong tổ chức gây ra những ảnh hưởng lâu dài đến các vấn đề trực tiếp tác động đến kết quả kinh doanh của công ty. Hãy xem xét một số tác động đáng kể dưới đây.
Năng suất thấp
"Điểm căng thẳng cao có liên quan đáng kể đến điểm năng suất thấp", các tác giả của một nghiên cứu gần đây viết. Họ phát hiện ra rằng điều này đúng với mọi chủng tộc, giới tính, trạng thái mối quan hệ hoặc trình độ học vấn. Về bản chất, căng thẳng làm cho bạn và nhân viên của bạn kém năng suất hơn.
Vắng mặt
Viện Nghiên cứu Căng thẳng Hoa Kỳ ước tính rằng mỗi ngày có một triệu công nhân vắng mặt vì căng thẳng. Trên thực tế, ngay cả khi nhân viên đã đến nơi làm việc, họ cũng dành hơn năm giờ mỗi tuần để suy nghĩ về các yếu tố gây căng thẳng.
Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc
40% tỷ lệ nhân viên nghỉ việc ở Anh là do căng thẳng. 95% các nhà lãnh đạo nhân sự thừa nhận điều này — 46% cho rằng đó là lý do khiến một nửa số nhân viên của họ nghỉ việc. Chi phí tuyển dụng, đào tạo và đào tạo thành viên nhóm để thay thế những người đã nghỉ việc có thể lên đến hàng triệu đô la.
Chi phí y tế
Căng thẳng nghề nghiệp gây thiệt hại 190 tỷ đô la Mỹ cho ngành y tế mỗi năm. Sự phổ biến của các vấn đề liên quan đến căng thẳng như trầm cảm, lo lắng, suy giảm hệ miễn dịch, các vấn đề tiêu hóa, v.v. làm tăng phí bảo hiểm, bên cạnh việc mất năng suất do nghỉ ốm hoặc nhập viện.
Ở một cấp độ khác, căng thẳng còn làm trầm trọng thêm tác động của các hành vi tiêu cực.
Ví dụ, hút thuốc, lạm dụng rượu, ăn quá nhiều, sử dụng thuốc không theo toa, v.v. có thể gia tăng, gây ra một làn sóng các vấn đề sức khỏe khác.
Mở rộng tác động
Căng thẳng không lây lan. Hay có lây lan? Một nhân viên căng thẳng có thể tạo ra môi trường thù địch hoặc cáu kỉnh trong nhóm của họ. Nếu đó là một quản lý, căng thẳng của họ có thể lan sang cả nhóm. Theo thời gian, văn hóa tổ chức sẽ trở thành căng thẳng và kiệt sức.
Mất uy tín
Nếu một tổ chức là môi trường thù địch hoặc căng thẳng, tin đồn sẽ lan truyền nhanh chóng. Thông qua các mạng xã hội như LinkedIn, Reddit và các trang web đánh giá tổ chức, các nhà đầu tư, nhân viên và khách hàng tiềm năng sẽ biết về căng thẳng mà nhóm của bạn đang trải qua. Điều này có thể gây ra những tác động tiêu cực lâu dài.
Nếu bạn vẫn chưa thuyết phục, đây là một số thống kê về tình trạng kiệt sức để bạn có cái nhìn toàn diện hơn.
Chiến lược ứng phó và quản lý căng thẳng
Cách tốt nhất để giảm căng thẳng là các tổ chức xây dựng hệ thống được thiết kế để tránh căng thẳng ngay từ đầu. Điều này có thể là bất cứ điều gì, từ hiểu biết về chính sách nghỉ phép đến quản lý công việc tốt hơn bằng một công cụ quản lý dự án mạnh mẽ như ClickUp. Hãy cùng tìm hiểu thêm.
Mang lại sự rõ ràng và hiển thị với quản lý công việc hiệu quả
Khi nhân viên không biết mình phải làm công việc gì và khi nào, họ sẽ cảm thấy bối rối. Điều này có nghĩa là họ đến công sở mỗi ngày và chờ đợi chỉ thị từ quản lý. Hơn nữa, nếu không hiển thị mục tiêu và công việc ngắn hạn, bất kỳ kế hoạch nào cũng trở nên vô nghĩa.
Để giảm bớt lo lắng tại nơi làm việc và giảm thiểu căng thẳng liên quan đến vai trò, hãy thiết lập một hệ thống quản lý nhiệm vụ. Nhiệm vụ ClickUp là một cách hiệu quả để tổ chức và hợp lý hóa công việc.
- Công việc: Thiết lập các công việc riêng lẻ với mô tả rõ ràng
- Người được giao nhiệm vụ: Làm rõ trách nhiệm bằng cách thêm người được giao nhiệm vụ và người theo dõi
- Thời hạn: Lập lịch công việc hiệu quả với dòng thời gian hợp lý
- Phụ thuộc: Quản lý các công việc phụ thuộc và quy trình công việc kết nối mà không gặp phải các tắc nghẽn đột ngột trong cuộc họp
- Hợp tác: Làm rõ ý tưởng và yêu cầu trong bối cảnh bằng cách sử dụng các bình luận lồng nhau
- Khả năng lặp lại: Sao chép các quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP) và cấu trúc dự án bằng các mẫu danh sách công việc
Nếu bạn là người mới, hãy thử Mẫu quản lý nhiệm vụ của ClickUp. Mẫu thân thiện với người mới bắt đầu này có thể giúp bạn hình dung tổng thể dự án, chia nhỏ thành các nhiệm vụ dễ quản lý, tối ưu hóa quy trình làm việc, đo lường tiến độ thời gian thực và hơn thế nữa.
Quản lý thời gian một cách có chiến lược
Về cơ bản, hơn 85% công nhân hoặc thành viên lực lượng lao động cho rằng họ đang làm việc hiệu quả. Hơn 85% quản lý cho rằng năng suất còn có thể cải thiện hơn nữa.
Về cơ bản, hơn 85% công nhân hoặc thành viên lực lượng lao động cho rằng họ đang làm việc hiệu quả. Hơn 85% nhà quản lý cho rằng năng suất còn có thể cải thiện hơn nữa.
Một trong những yếu tố khóa của năng suất là thời gian. Bất kỳ thời gian nào dành cho các hoạt động mà nhân viên không thấy có giá trị đều có thể làm tăng căng thẳng trong công việc.
Ví dụ, các nhóm hỗn hợp thường phàn nàn về việc bị ngập trong các cuộc họp, dẫn đến hội chứng phục hồi sau cuộc họp và phải làm thêm giờ để hoàn thành công việc.
Là một nhà quản lý dự án, hãy chú ý đến thời gian.
- Ước lượng: Mời các thành viên trong nhóm ước lượng thời gian cần thiết cho từng công việc và lên lịch phù hợp
- Theo dõi: Trong khi thực hiện công việc, yêu cầu các thành viên trong nhóm theo dõi thời gian để bạn có thể so sánh ước lượng với thực tế. Ngoài ra, theo dõi thời gian dành cho các cuộc họp, email, v.v.
- Tối ưu hóa: Lập lịch công việc với đủ thời gian dự phòng để cải thiện năng suất. Cho phép hợp tác không đồng bộ liền mạch với một công cụ như ClickUp Chat để giảm thiểu các cuộc họp không cần thiết
Phân công khối lượng công việc hợp lý
Vào bất kỳ thời điểm nào, nhân viên cũng có một loạt công việc đang thực hiện hoặc công việc tồn đọng cần hoàn thành. Hãy đảm bảo bạn đã tính đến khối lượng công việc này trước khi giao cho họ bất kỳ công việc mới nào.
Chế độ xem Khối lượng công việc và Box của ClickUp là một cách tuyệt vời để ngăn ngừa tình trạng quá tải cho nhân viên. Xem ai đang làm việc gì, họ có bao nhiêu thời gian, khi nào họ nghỉ phép, v.v. tất cả ở một nơi để quản lý tài nguyên hiệu quả.
Một cách hiệu quả ngay lập tức để làm điều này là sử dụng Mẫu khối lượng công việc của nhân viên của ClickUp. Nó giúp bạn theo dõi khối lượng công việc, hiểu sức chứa hiện tại, xác định các điểm nghẽn và phân bổ công việc cho nhân viên một cách hợp lý.
Sử dụng mẫu này như một thẻ báo cáo hàng tuần về công việc của nhóm bạn — ai đang làm việc gì và với tốc độ như thế nào. Thực hiện các điều chỉnh như điều chỉnh thời hạn hoặc phân bổ lại nguồn lực dựa trên thông tin chi tiết theo thời gian thực.
Đặt ra các ưu tiên phù hợp
Quá nhiều công việc, tất cả đều quan trọng cùng một lúc, sẽ khiến bạn cảm thấy quá tải và căng thẳng. Vì vậy, hãy sử dụng công cụ sắp xếp ưu tiên để giảm bớt căng thẳng không cần thiết cho nhóm của bạn. Sử dụng tính năng Ưu tiên nhiệm vụ của ClickUp để đánh dấu một nhiệm vụ là "khẩn cấp", "cao", "bình thường" hoặc "thấp"
Giao tiếp rõ ràng
Cho dù đó là thông báo về chính sách mới khi trở lại văn phòng hay chi tiết về một dự án mới, hãy tạo thói quen giao tiếp rõ ràng và minh bạch.
Sử dụng văn bản dài: Nếu bạn đang viết một thông báo dài hoặc thay đổi chính sách, hãy làm cho nó dễ tiếp cận và dễ đọc bằng cách sử dụng một công cụ như ClickUp Docs. Thêm băng rôn, hình ảnh, văn bản nổi bật, v.v. để giúp nhớ lâu hơn.
Thử video: Bạn đang trình diễn hoặc đào tạo ai đó? Hãy thử ClickUp Clips để quay video màn hình một cách dễ dàng.
Chịu trách nhiệm: Khi bạn nói chuyện với một cá nhân hoặc nhóm cụ thể, hãy @ để gắn thẻ họ để đảm bảo họ nhận được tin nhắn của bạn.
Giữ kết nối: Kết nối tin nhắn của bạn với các nhiệm vụ, tài liệu, tệp và hơn thế nữa trong Trò chuyện ClickUp để có cuộc hội thoại theo ngữ cảnh.
Tạo môi trường làm việc tích cực
Điều này rõ ràng là nói dễ hơn làm, nhưng chúng ta phải cố gắng, phải không? Dưới đây là một số cách bạn có thể thực hiện điều này.
Đào tạo nhân viên
Tổ chức các hội thảo và buổi tọa đàm thường xuyên về các chủ đề quản lý căng thẳng, chẳng hạn như cách phục hồi sau khi kiệt sức và cách chống lại mệt mỏi tinh thần. Mời các diễn giả bên ngoài và chuyên gia sức khỏe tâm thần đến chia sẻ với các thành viên trong nhóm của bạn những công cụ phù hợp cho nhu cầu liên quan đến căng thẳng của họ.
Khuyến khích thiết lập ranh giới
Tích cực khuyến khích nhân viên đặt ra ranh giới cho ngày làm việc của họ. Điều này có thể là ngắt kết nối email công việc sau giờ làm việc hoặc dành vài ngày mỗi quý để đi nghỉ cùng gia đình. Giúp họ nuôi dưỡng căng thẳng tích cực hoặc căng thẳng tích cực — một phản ứng bình thường và lành mạnh đối với các sự kiện căng thẳng.
Điểm khởi đầu để cài đặt ranh giới cần là quản lý quá tải thông báo. Cho phép thành viên nhóm quản lý thông báo trên ClickUp bằng cách tắt thông báo trên thiết bị di động trong khi vẫn nhận thông báo trên thiết bị văn phòng.
Tạo sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống
Chỉ biết làm việc mà không biết chơi sẽ khiến Jack trở thành một cậu bé buồn tẻ. Tạo môi trường làm việc để nhân viên có thể nghỉ ngơi khi cần thiết để nạp năng lượng. Bạn thậm chí có thể dành một khoản ngân sách tùy ý để hỗ trợ sở thích hoặc một số khóa đào tạo của họ, ngay cả khi chúng không liên quan trực tiếp đến công việc.
📖 Bài đọc bổ sung: Xem các ví dụ về cân bằng công việc và cuộc sống.
Tất cả những ý tưởng trên là dành cho các nhà quản lý dự án và trưởng nhóm thực hiện ở cấp độ của mình. Vậy, bộ phận nhân sự và lãnh đạo có thể làm gì ở cấp độ tổ chức? Hãy cùng tìm hiểu.
Vai trò của nhân sự và lãnh đạo trong việc giảm thiểu căng thẳng
Bộ phận Nhân sự (HR) và lãnh đạo có trách nhiệm xây dựng các chương trình chiến lược và toàn diện để giảm thiểu căng thẳng. Dưới đây là một số ý tưởng.
Tuyển dụng tốt hơn: Bắt đầu bằng việc tập trung vào việc đảm bảo ứng viên phù hợp với công việc để tránh căng thẳng vai trò. Viết mô tả công việc rõ ràng, đặt ra kỳ vọng thực tế, đào tạo kỹ lưỡng và tạo điều kiện cho nhân viên thành công.
Đào tạo lãnh đạo tập trung: Đào tạo các nhà lãnh đạo của bạn để quản lý căng thẳng của bản thân và của nhóm tốt hơn. Dạy họ cách đưa ra phản hồi, giao tiếp hiệu quả, đưa ra quyết định khó khăn hoặc giải quyết xung đột trong nhóm mà không làm tăng căng thẳng.
Phản hồi của nhân viên: Thường xuyên nắm bắt tình hình của tổ chức thông qua các cuộc khảo sát sức khỏe tinh thần của nhân viên. Công bố kết quả một cách minh bạch và thực hiện các biện pháp cần thiết ngay lập tức.
Chính sách tùy chỉnh: Dựa trên kết quả khảo sát, thiết kế chính sách để đáp ứng nhu cầu của nhân viên.
Ví dụ, nếu các nhóm báo cáo rằng họ đang làm việc quá sức, hãy tập trung các chính sách vào việc tuyển dụng, phân bổ nguồn lực tốt hơn hoặc tự động hóa.
Ưu tiên sức khỏe tinh thần: Tạo ra các chính sách và sáng kiến ưu tiên sức khỏe tinh thần, chẳng hạn như Chương trình hỗ trợ nhân viên (EAP), giờ làm việc linh hoạt, ngày chăm sóc sức khỏe, chương trình quản lý căng thẳng, v.v. Đảm bảo rằng kế hoạch bảo hiểm có các điều khoản liên quan đến các vấn đề sức khỏe tinh thần.
Hợp tác với các tổ chức phi lợi nhuận hoặc nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe để cung cấp tư vấn hoặc thậm chí hỗ trợ y tế cho các vấn đề sức khỏe tâm thần.
Cuộc hội thoại cởi mở: Cởi mở trong việc thảo luận về các vấn đề sức khỏe tâm thần trong tổ chức. Tạo môi trường nơi nhân viên có thể thảo luận một cách minh bạch về căng thẳng mà không bị phán xét.
Hỗ trợ cho tất cả mọi người: Đảm bảo rằng tiếng nói của mỗi nhân viên được lắng nghe và nhu cầu của họ được đáp ứng.
Ví dụ, bạn có thể chỉ có một vài nhân viên khuyết tật. Ngay cả trong trường hợp đó, hãy tạo ra các chính sách và hệ thống để đảm bảo họ được hòa nhập và các nhu cầu đặc biệt của họ được đáp ứng.
Quản lý căng thẳng trong tổ chức hiệu quả với ClickUp
Nếu 83% nhân viên cảm thấy căng thẳng hàng ngày, thì đây chắc chắn là một vấn đề đáng quan ngại. Tuy nhiên, là con người, chúng ta thường cố gắng che giấu căng thẳng và tiếp tục sống như thể nó không quan trọng. Các tổ chức cũng làm như vậy, cho đến khi họ nhận ra chi phí thực sự về tài chính, danh tiếng và con người do căng thẳng gây ra.
Căng thẳng trong tổ chức là một vấn đề phức tạp và có nhiều mặt. Làm việc nhiều giờ liên tục có thể dẫn đến mất ngủ, lo lắng, rạn nứt mối quan hệ và cuối cùng ảnh hưởng đến năng suất và sáng tạo.
Không thể nghỉ vài ngày để nghỉ ngơi có thể khiến nhân viên cảm thấy ngột ngạt và ảnh hưởng đến sức khỏe của họ. Được giao công việc mà bạn không đủ năng lực/chuẩn bị có thể dẫn đến các vấn đề nghiêm trọng về lòng tự trọng. Mỗi vấn đề này cộng lại đã gây thiệt hại 300 tỷ đô la cho ngành công nghiệp Hoa Kỳ.
Mặt khác, giải quyết căng thẳng quá mức cần một cách tiếp cận có hệ thống và chiến lược. Một chính sách nghỉ phép linh hoạt hoặc đường dây trợ giúp sức khỏe tâm thần miễn phí sẽ không đủ.
Trên thực tế, cách tốt nhất để quản lý căng thẳng là thay đổi cơ bản cách chúng ta làm việc — để thích ứng hiệu quả với không gian làm việc ảo phục vụ tất cả chúng ta.
Một phần mềm quản lý dự án miễn phí như ClickUp là một điểm khởi đầu tốt. Với ClickUp, bạn có thể quản lý thời gian, tài nguyên, khối lượng công việc và nhiệm vụ. Bạn có thể công bố các chính sách một cách minh bạch để nhân viên có thể truy cập mọi lúc, mọi nơi.
Bạn có thể tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại và quản lý thông báo. Bạn cũng có thể đặt mục tiêu thực tế và đạt được chúng mà không căng thẳng.