Cách xác định và giải quyết các vấn đề về kỹ năng tại nơi làm việc

Theo báo cáo của Diễn đàn Kinh tế Thế giới, 25% số việc làm hiện nay dự kiến sẽ thay đổi trong vòng 5 năm tới. Điều này có nghĩa là 25% trong số chúng ta, những người hiện đang rất giỏi trong công việc của mình, có thể sẽ không còn giữ được vị trí đó vào cuối thập kỷ này.

Nếu chưa gặp khó khăn, mọi tổ chức sẽ sớm phải đối mặt với các vấn đề về kỹ năng. Đó chỉ là vấn đề thời gian. Do đó, khả năng xác định và chủ động giải quyết các vấn đề về kỹ năng tại nơi làm việc có thể trở thành lợi thế cạnh tranh lớn nhất của bạn.

Hãy cùng xem bạn có thể làm điều đó như thế nào. 📚

Hiểu về "vấn đề kỹ năng"

Thuật ngữ "vấn đề kỹ năng" bắt nguồn từ thế giới game, thường được dùng để chỉ những người không thể vượt qua các cấp độ khó trong game. "Có vẻ như là vấn đề kỹ năng" là một câu nói mỉa mai trong cộng đồng game thủ.

Kể từ đó, nó đã phát triển và trở nên phổ biến trong thế giới kinh doanh — một mô tả về thách thức kinh doanh.

Vấn đề kỹ năng là gì?

Trong môi trường làm việc, vấn đề về kỹ năng là sự khác biệt giữa khả năng hiện tại của nhân viên và những gì cần thiết để thực hiện vai trò của họ. Khoảng cách này có thể nằm ở kỹ năng kỹ thuật, kiến thức, năng lực sử dụng công cụ, kỹ năng hành vi, v.v. của một người.

Điều gì gây ra các vấn đề về kỹ năng?

Có nhiều yếu tố nội bộ, ngoại bộ và thị trường gây ra các vấn đề về kỹ năng cho tổ chức. Dưới đây là một số ví dụ.

Sự phát triển công nghệ

Công nghệ phát triển nhanh chóng đến mức khó có thể theo kịp. Ví dụ, trong thời đại chuyển đổi kỹ thuật số, có một khoảng cách rất lớn về kỹ năng liên quan đến công nghệ đám mây, ngay cả khi năng lực phổ biến về máy tính lớn đang trở nên thừa thãi.

Sự phát triển của kinh doanh

Các mô hình kinh doanh và cấu trúc hoạt động đang thay đổi. Các nhóm làm việc từ xa và nhóm hỗn hợp hiện nay có mặt ở khắp mọi nơi.

Giả sử ai đó cảm thấy không thoải mái khi sử dụng các công cụ cộng tác dựa trên văn bản như Slack, phần mềm hội nghị truyền hình như Zoom hoặc làm việc không đồng bộ với một nhóm làm việc từ xa. Trong trường hợp đó, họ có thể có vấn đề về kỹ năng hành vi.

Sự xuất hiện của các hệ thống mới

Một ví dụ điển hình là GenAI. Ví dụ, với các công cụ nghệ thuật AI tạo ra các thiết kế với tốc độ và chất lượng vượt trội, kỹ năng của một nhà thiết kế sẽ phát triển theo hướng có thể đưa ra các gợi ý tốt. Những người không thể làm việc với văn bản hoặc học kỹ thuật gợi ý có thể gặp vấn đề về kỹ năng.

Nhu cầu về kỹ năng mới

Công việc tri thức là loại công việc phát triển nhanh nhất trên thế giới hiện nay. Tờ Wall Street Journal cho biết "các ngành nghề liên quan đến công việc tri thức đã tạo ra nhiều việc làm hơn bất kỳ năm nào khác kể từ những năm 1980, với khoảng 1,9 triệu việc làm mỗi năm."

Sự thay đổi này đang tạo ra nhu cầu ngày càng tăng về các kỹ năng nhận thức, chẳng hạn như tư duy phản biện, suy luận logic, thuyết phục, v.v., những kỹ năng không chỉ khó tìm mà còn khó đánh giá. Tác động của những vấn đề về kỹ năng này đối với năng suất của nhân viên có thể là rất lớn.

Vấn đề kỹ năng ảnh hưởng đến kinh doanh như thế nào?

Về cơ bản, nếu một người không có kỹ năng để thực hiện công việc, họ sẽ thất bại. Tuy nhiên, vấn đề kỹ năng trong kinh doanh không phải là vấn đề đơn giản như vậy.

Hãy cùng xem xét một số cách mà vấn đề này thể hiện.

Kết quả kém: Sự thiếu hụt kỹ năng trong bất kỳ lĩnh vực nào sẽ dẫn đến kết quả kém. Một nhân viên dịch vụ khách hàng không có kỹ năng giải quyết vấn đề sẽ dễ gây ra sự không hài lòng cho người dùng. Một nhân viên bán hàng có vấn đề về kỹ năng sẽ khó ký kết được hợp đồng. Một nhà văn có vấn đề về kỹ năng sẽ tạo ra nội dung không thuyết phục hoặc không hấp dẫn.

Sự chậm trễ: Các vấn đề về kỹ năng có thể gây ra sự chậm trễ trong việc giao hàng vì cá nhân đó cần phải học cách hoàn thành công việc. Ví dụ, một nhà phát triển có thể biết cách viết mã bằng Python nhưng không hiểu ứng dụng của nó trong các trường hợp sử dụng khoa học dữ liệu. Việc học và bắt kịp cần có thời gian.

Vấn đề chất lượng: Nếu không có kỹ năng phù hợp, chất lượng sản phẩm sẽ không đạt mức lý tưởng. Nếu nhà thiết kế ứng dụng không đủ kỹ năng để truyền đạt ý định của mình một cách rõ ràng và chuyển giao cho nhà phát triển, sản phẩm hoàn thiện sẽ không đạt tiêu chuẩn.

Mất cơ hội: Những cơ hội thú vị có thể bị mất nếu không có kỹ năng để nắm bắt chúng. Nếu một nhóm có vấn đề về kỹ năng mất gấp đôi thời gian để hoàn thành một dự án, họ có thể chỉ đạt được một nửa doanh thu tiềm năng.

Các nhà lãnh đạo kinh doanh hiểu điều này và đã bắt đầu tạo ra các hệ thống để giải quyết vấn đề này. Một thay đổi quan trọng là chỉ số đo lường hiệu suất.

Ngoài các biện pháp đo lường năng suất truyền thống, ban lãnh đạo tổ chức đang thúc đẩy việc sử dụng khảo sát nhân viên, phản hồi 360 độ, lập hồ sơ vai trò, v.v. để thu hẹp khoảng cách kỹ năng. Tuy nhiên, đây mới chỉ là bước đầu.

Để khắc phục hiệu quả các vấn đề về kỹ năng, các tổ chức phải xây dựng năng lực bền vững để xác định và giải quyết chúng. Bước đầu tiên là biết được những loại vấn đề về kỹ năng nào có thể phát sinh.

Các loại vấn đề về kỹ năng tại nơi làm việc

Không phải tất cả các vấn đề về kỹ năng đều giống nhau. Tùy thuộc vào bản chất công việc, các vấn đề về kỹ năng có thể rất đa dạng. Chúng tôi đã đề cập đến những loại phổ biến nhất.

Vấn đề về kỹ năng kỹ thuật

Kỹ năng kỹ thuật là kiến thức chuyên môn, chuyên môn hoặc năng lực cốt lõi liên quan đến một công việc/nhiệm vụ cụ thể. Đối với một nhà văn, kiến thức về các quy tắc ngữ pháp và cú pháp là một kỹ năng kỹ thuật. Đối với một nhà phát triển, việc thành thạo một ngôn ngữ lập trình sẽ là một ví dụ về năng lực cốt lõi.

Đây là kỹ năng cơ bản cho bất kỳ công việc nào, nếu không có kỹ năng này, bạn sẽ không thể làm việc hiệu quả.

Các vấn đề về khoảng cách kiến thức

Khoảng cách kiến thức là khi một người không có tất cả thông tin cần thiết để hoàn thành công việc của mình. Để rõ hơn, đây không phải là vấn đề công ty không chia sẻ thông tin nội bộ, mà là nhân viên không sở hữu kiến thức cơ bản cần thiết cho vai trò của mình.

Ví dụ, một giám đốc marketing không quen thuộc với Instagram hoặc một luật sư không quen thuộc với các quy định mới nhất sẽ gặp vấn đề về kỹ năng.

Kiến thức cần thiết cho mỗi vai trò là bối cảnh vô hình mà mọi thành viên trong nhóm làm việc. Các vấn đề về kiến thức có thể gây ra sự nhầm lẫn, hiểu lầm và hỗn loạn, ảnh hưởng nghiêm trọng đến kết quả công việc.

Các vấn đề về kỹ năng mềm

Kỹ năng mềm, còn được gọi là kỹ năng hành vi, là những khả năng giao tiếp giữa các cá nhân giúp tạo ra sự tương tác, hợp tác và giao tiếp suôn sẻ, hiệu quả. Đối với một quản lý dự án, kỹ năng tổ chức kém là một vấn đề. Đối với một trưởng nhóm, không có khả năng đưa ra phản hồi mang tính xây dựng có thể là một vấn đề.

Những kỹ năng này là biểu mẫu gắn kết tổ chức lại với nhau. Thiếu kỹ năng mềm không phải lúc nào cũng là trở ngại hoàn toàn, nhưng nó có thể ảnh hưởng đáng kể đến năng suất, chất lượng, hiệu suất và tinh thần của nhóm.

Các vấn đề về kỹ năng thích ứng

Trong bối cảnh kinh doanh dễ bị gián đoạn như hiện nay, khả năng thích ứng là chìa khóa thành công. Nếu bạn không thể thích ứng, bạn sẽ khó phát triển. Điều này có nghĩa là bạn cần xây dựng các kỹ năng trong nhiều khía cạnh của khả năng thích ứng, bao gồm tư duy phản biện, suy luận logic, ra quyết định, học tập liên tục, v.v.

Ví dụ, một nhân viên tri thức không có kỹ năng quản lý công việc hoặc một giám đốc sản phẩm có xu hướng thiếu quyết đoán và chậm ra quyết định đều có vấn đề về khả năng thích ứng.

Kỹ năng thích ứng là yếu tố cần thiết để thích nghi với môi trường làm việc hàng ngày. Nếu thiếu những kỹ năng này, nhân viên có thể cảm thấy quá tải, căng thẳng hoặc kiệt sức, và thường không tìm kiếm sự trợ giúp.

Nhưng làm thế nào để biết một người thiếu kỹ năng kỹ thuật để đưa ra quyết định hoặc thiếu kỹ năng thích ứng để dự đoán hậu quả của nó? Hãy cùng tìm hiểu.

Cách xác định các vấn đề về kỹ năng

Như chúng ta đã thấy, các vấn đề về kỹ năng rất phức tạp và khó xác định. Chúng cũng mang tính chủ quan và cảm tính vì chúng ta đang đánh giá con người. Để loại bỏ mọi loại thành kiến, cần có một quy trình rõ ràng và khách quan để xác định các vấn đề về kỹ năng.

Dưới đây là khung tham khảo bạn có thể áp dụng.

Tiến hành phân tích vai trò công việc: Kiểm tra từng vai trò công việc trong tổ chức. Xác định mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của từng vai trò. Lập danh sách các kỹ năng tương ứng mà mỗi vai trò hiện cần và sẽ cần trong tương lai.

Ví dụ: bạn có thể tìm thấy danh sách các kỹ năng quản lý sản phẩm tại đây. Dựa trên danh sách này, bạn có thể tiến hành phân tích kỹ năng cho các vai trò trong công ty của mình.

Đối với các kỹ năng cụ thể cho công việc, hãy thử Mẫu Ma trận Kỹ năng Kỹ thuật của ClickUp. Dễ sử dụng cho người mới bắt đầu và có thể tùy chỉnh cao, mẫu này cho phép bạn theo dõi kỹ năng của từng nhân viên và xác định những lỗ hổng một cách thường xuyên.

Tải xuống mẫu này

Thu thập ý kiến của các bên liên quan: Yêu cầu các quản lý và trưởng nhóm cung cấp danh sách tất cả các kỹ năng mà nhóm của họ có. Thu thập phản hồi định tính về những vấn đề kỹ năng mà họ nhận thấy. Nếu có thể, hãy tham khảo ý kiến của khách hàng và các bên liên quan bên ngoài về những phát hiện của bạn để có cái nhìn toàn diện hơn.

Khảo sát nhân viên: Một cuộc khảo sát toàn diện về nhân viên sẽ giúp bạn hiểu rõ họ tự đánh giá bản thân như thế nào.

Tiến hành đánh giá: Khi có nghi ngờ, hãy tiến hành đánh giá kỹ năng như bài kiểm tra, bài thi thực hành và mô phỏng trò chơi. Bạn cũng có thể sử dụng phần mềm giám sát nhân viên để theo dõi thời gian hoặc quy trình được tuân thủ.

Tải xuống mẫu này

Sắp xếp các phát hiện của bạn và thu thập thông tin chi tiết bằng cách sử dụng Mẫu phân tích khoảng cách kỹ năng của ClickUp. Mẫu cấp trung cấp này cho phép bạn phân loại kỹ năng, chỉ định mức độ quan trọng, đặt điểm mục tiêu và xác định các mục hành động tiềm năng.

Lập bản đồ các kỹ năng này: Bây giờ, so sánh các kỹ năng cần thiết và các kỹ năng hiện có. Lập danh sách các kỹ năng bạn còn thiếu và những kỹ năng bạn có thể gặp khó khăn trong tương lai.

Tải xuống mẫu này

Điều này sẽ giúp bạn có cái nhìn rõ ràng về các vấn đề kỹ năng của mình. Bây giờ, đã đến lúc giải quyết chúng. Nếu bạn đang tìm cách tuyển dụng để giải quyết các vấn đề về kỹ năng, hãy thử Mẫu lập bản đồ kỹ năng của ClickUp để cải thiện chất lượng ứng viên.

Tuy nhiên, tuyển dụng không phải là giải pháp duy nhất. Bạn cũng muốn nâng cao kỹ năng của lực lượng lao động hiện tại và chuẩn bị cho họ thành công trong tương lai. Hãy cùng xem cách thực hiện.

Xử lý các vấn đề về kỹ năng

Nếu bạn đang nghĩ: "Tôi biết chúng tôi có một số vấn đề về kỹ năng, nhưng đó là điều không thể tránh khỏi và chúng tôi đang làm tốt", hãy suy nghĩ lại. Diễn đàn Kinh tế Thế giới tính toán rằng việc giải quyết vấn đề kỹ năng có thể mang lại kết quả là GDP tăng 6,5 nghìn tỷ đô la vào năm 2030.

Vì vậy, hãy bắt tay vào việc ngay. Khi đã xác định được các vấn đề về kỹ năng, phản ứng duy nhất là phát triển các kỹ năng đó. Dưới đây là một số ý tưởng và cách thực hiện chúng với các công cụ tương ứng như ClickUp để quản lý kiến thức.

1. Thiết kế các chương trình đào tạo có mục tiêu

Hầu hết các vấn đề về kỹ năng mà bạn đã xác định có thể được giải quyết bằng cách đào tạo và giáo dục tập trung theo định dạng phù hợp nhất với bạn. Dưới đây là một số ví dụ.

Hội thảo tương tác: Những thách thức về giao tiếp tại nơi làm việc có thể được giải quyết bằng các hội thảo. Bạn có thể tập hợp nhóm lại để tham gia một phiên hợp tác, trong đó người điều hành sẽ trình bày các phản ứng cho các tình huống khác nhau.

Sổ tay tổ chức: Bạn có thể thiết lập các khung và phương pháp hay nhất để cải thiện kỹ năng giao tiếp bằng văn bản tại nơi làm việc. Điều này có thể đơn giản như thiết lập hướng dẫn về phong cách hoặc cung cấp cho nhóm của bạn một danh sách kiểm tra để tuân theo trong giao tiếp bằng văn bản như email bán hàng, chiến dịch tiếp thị, bài đăng trên mạng xã hội, v.v.

ClickUp Docs là nơi tuyệt vời để hợp nhất các sổ tay hướng dẫn của bạn và cho các thành viên nhóm có liên quan truy cập. Bạn cũng có thể tập hợp các chuyên gia về chủ đề để hợp tác về tài liệu.

Chứng chỉ bên ngoài: Để đào tạo ai đó trở thành lập trình viên giỏi hơn, bạn có thể đăng ký cho họ tham gia các khóa đào tạo bên ngoài. Bạn cũng có thể đăng ký cho họ tham gia các chứng chỉ trên các nền tảng như AWS hoặc Microsoft Azure để lấp đầy khoảng cách kiến thức.

2. Xây dựng mối quan hệ cố vấn

Cố vấn là một cách có hệ thống để nhân viên nhận được hướng dẫn và hỗ trợ từ các đồng nghiệp có kinh nghiệm hơn. Mối quan hệ này có thể giúp người được cố vấn xác định những kỹ năng còn thiếu và phát triển các chiến lược để tự mình khắc phục.

Tuy nhiên, nếu bạn muốn giải quyết các vấn đề kỹ năng cụ thể bằng cách hướng dẫn, điều quan trọng là phải có một cách tiếp cận chiến lược. Dưới đây là cách thực hiện.

Thiết kế chương trình hướng dẫn

Xác định cấu trúc rõ ràng. Bao gồm các nội dung sau:

Đặt mục tiêu và kỳ vọng

Mục tiêu chính của chương trình cố vấn này là giải quyết các vấn đề về kỹ năng. Vì vậy, hãy khuyến khích người cố vấn và người được cố vấn đặt ra các mục tiêu cho việc đó. Ví dụ, một mục tiêu có thể là "Học cách ra quyết định và trình bày một cách tự tin trước ban lãnh đạo cấp cao vào tháng 2 năm 2025"

Dựa trên điều này, người hướng dẫn có thể đào tạo người được hướng dẫn về các kỹ năng tự quản lý, kỹ năng ra quyết định, kỹ năng thuyết phục, kỹ năng giao tiếp, v.v.

Sử dụng một công cụ như ClickUp Goals để hiển thị các mục tiêu này mọi lúc. Bạn cũng có thể chia nhỏ các mục tiêu này thành các nhiệm vụ, việc hoàn thành các nhiệm vụ này sẽ góp phần đạt được mục tiêu.

Đào tạo mentor

Khả năng hướng dẫn cũng có thể là một vấn đề về kỹ năng. Hãy ngăn chặn điều đó bằng cách đào tạo thường xuyên cho các cố vấn về:

ClickUp Dashboards là một công cụ tuyệt vời để đo lường tiến độ theo các chỉ số khác nhau. Tùy chỉnh bảng điều khiển với các tiện ích theo ý thích và theo dõi cập nhật trong thời gian thực.

3. Xây dựng văn hóa học tập liên tục

Theo Deloitte, các doanh nghiệp cung cấp cơ hội học tập liên tục có khả năng đổi mới cao hơn 92% và năng suất cao hơn 37%. Để giải quyết hiệu quả các vấn đề về kỹ năng, hãy tạo ra văn hóa coi trọng và hỗ trợ việc học tập liên tục.

Thêm học tập vào mục tiêu của công ty: Bao gồm học tập vào KPI của nhân viên. Bạn có thể dành 10-15% kết quả chính của mỗi nhân viên cho việc nâng cao kỹ năng.

Khuyến khích sự tò mò: Tạo một không gian an toàn nơi bạn và nhân viên có thể đặt câu hỏi, khám phá ý tưởng mới, thử nghiệm và học hỏi từ sai lầm mà không sợ bị đánh giá. Điều này không cần phải áp dụng cho tất cả nhân viên hoặc trong các cuộc họp.

Những cuộc hội thoại này có thể diễn ra trong thời gian thực và theo ngữ cảnh với một công cụ cộng tác như ClickUp. Chế độ xem Trò chuyện của ClickUp hợp nhất tất cả các cuộc hội thoại để người hướng dẫn và người được hướng dẫn dễ dàng truy cập và tập trung sự chú ý vào sau này.

Tạo cơ hội tự học: Đăng ký các gói học trực tuyến hoặc chứng chỉ chuyên môn để nhân viên có thể học hỏi và phát triển kỹ năng. Ngoài ra, việc dành ngân sách cho việc mua sách, tham gia hội thảo, v.v. cũng hỗ trợ quá trình học tập không chính thức. Một khoản trợ cấp hoặc phụ cấp cho đào tạo và phát triển cho thấy bạn quan tâm đến sự phát triển và sự sẵn sàng cho tương lai của nhân viên.

Ví dụ, một trưởng nhóm mới được thăng chức hoặc trưởng phòng kỹ thuật từ ngành khác có thể cần hỗ trợ về cách phát triển kỹ năng lãnh đạo. Trong những trường hợp như vậy, tự học có thể là cách hiệu quả nhất.

4. Tạo các buổi đánh giá dựa trên việc học tập

Mọi người làm việc để đạt được những gì họ biết sẽ được đánh giá. Hãy biến việc học tập và nâng cao kỹ năng thành chỉ số hiệu suất quan trọng cho nhóm của bạn.

Ví dụ, nếu đánh giá hiệu suất cuối năm không bao gồm mục tiêu học tập, sẽ không có động lực để nhân viên nâng cao kỹ năng. Tận dụng phần mềm quản lý kỹ năng để thực hiện nhất quán các việc sau:

Những điều trên có vẻ như là công việc toàn thời gian của một nhóm học tập và phát triển. Trong nhiều khía cạnh, đó là sự thật. Tuy nhiên, đầu tư vào việc giải quyết các vấn đề về kỹ năng mang lại những lợi ích to lớn.

Lợi ích và thách thức trong việc giải quyết các vấn đề về kỹ năng

Giải quyết các vấn đề về kỹ năng giúp tổ chức có được những lợi ích sau:

Tuy nhiên, không phải mọi thứ đều suôn sẻ. Giải quyết các vấn đề về kỹ năng cũng đặt ra một số thách thức.

Đối với người mới bắt đầu, "vấn đề về kỹ năng" không phải lúc nào cũng là chủ đề dễ thảo luận. Nói với nhân viên rằng họ có vấn đề về kỹ năng nghe giống như một lời khiển trách. Để vượt qua điều đó, cần có sự đồng cảm và kiên trì.

Thông thường, các tổ chức không có đủ nguồn lực để đào tạo/cố vấn cho nhân viên. Các nhà quản lý và nhân viên cấp cao cũng bận rộn với công việc, không có thời gian để giúp đỡ người khác.

Và sau đó, còn có vấn đề cơ bản là xác định chính xác khoảng cách kỹ năng. Thêm vào đó là hiệu ứng Dunning-Kruger, trong đó những người có năng lực hoặc kiến thức thấp lại đánh giá quá cao năng lực của mình. Sự thiên vị này làm cho sự thiếu hụt kỹ năng trở nên dai dẳng và giới hạn cơ hội phát triển.

Biến kỹ năng thành vấn đề không đáng kể với ClickUp

Người ta nói rằng thay đổi là điều không thể tránh khỏi. Công nghệ sẽ thay đổi. Các công cụ chuyển đổi như GenAI sẽ tiếp tục xuất hiện. Phần lớn công việc không sáng tạo sẽ được tự động hóa. Các kỹ năng phổ biến ngày nay sẽ sớm trở nên lỗi thời.

Do đó, đối với bất kỳ tổ chức nào muốn thành công, giải quyết các vấn đề về kỹ năng là điều không thể thỏa hiệp.

Quan trọng hơn, các vấn đề về kỹ năng cần được giải quyết một cách chiến lược, có tổ chức và lấy con người làm trung tâm. Bạn cần lập kế hoạch đào tạo, tạo tài liệu giáo dục, tạo dự án học tập, đặt mục tiêu, quản lý tiến độ và hơn thế nữa. Đó là cách duy nhất để tạo ra một con đường bền vững để giải quyết vấn đề kỹ năng của bạn.

Để làm tất cả những việc này và hơn thế nữa, bạn cần một công cụ quản lý dự án mạnh mẽ như ClickUp. Với khả năng quản lý kiến thức vững chắc, quản lý công việc, quản lý thời gian, nhiều mẫu ma trận kỹ năng và AI mạnh mẽ, ClickUp có mọi thứ bạn cần để chuẩn bị cho tương lai.

Lập kế hoạch, quản lý và nâng cấp nhân tài trong tổ chức của bạn một cách hiệu quả. Dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay.