Lịch làm việc của bạn không nên giống như một quả bom hẹn giờ! Tuy nhiên, bạn vẫn phải xoay xở với các cuộc hẹn trùng nhau, thay đổi lịch vào phút chót và các cuộc họp chiếm hết cả ngày. Thật mệt mỏi, phải không?
Hóa ra, điều này cũng rất nguy hiểm. Tổ chức Y tế Thế giới cảnh báo rằng căng thẳng không được kiểm soát do lịch trình công việc hỗn loạn có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến sức khỏe của bạn.
Nhưng khi được thực hiện đúng, lập lịch hiệu quả sẽ giúp các nhóm tổ chức tốt hơn, giảm căng thẳng và (cuối cùng) cho phép bạn sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên một cách chính xác.
Hãy phân tích những xung đột lịch trình công việc phổ biến nhất và quan trọng hơn là cách khắc phục chúng trước khi chúng phá hỏng tinh thần của bạn.
⏰ Tóm tắt 60 giây
- Lập lịch kém dẫn đến kiệt sức, bỏ lỡ thời hạn và tinh thần nhóm thấp
- Các vấn đề thường gặp trong lập lịch làm việc bao gồm thay đổi vào phút chót, các cuộc họp trùng nhau và phân phối khối lượng công việc không đồng đều
- Các doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc lập lịch làm việc giữa các múi giờ khác nhau và thiết lập công việc từ xa
- Một chiến lược lịch trình rõ ràng giúp tránh hỗn loạn và duy trì sự cân bằng trong quy trình làm việc
- Kế hoạch thông minh, tự động hóa và tính linh hoạt giúp các nhóm duy trì năng suất
- Loại bỏ các cuộc họp không cần thiết giúp giải phóng thời gian cho công việc chuyên sâu
- ClickUp đơn giản hóa việc lập lịch với Lịch được hỗ trợ bởi AI, quản lý khối lượng công việc và thông tin chi tiết thông minh
- Các mẫu lịch làm việc và lịch làm việc của nhóm giúp tổ chức ca làm việc, theo dõi tình trạng sẵn sàng và giảm xung đột
Các vấn đề phổ biến về lập lịch làm việc của nhân viên
Một lịch trình được lên kế hoạch tốt sẽ giúp công việc diễn ra suôn sẻ và không căng thẳng. Tuy nhiên, ở nhiều nơi làm việc, các vấn đề về lịch trình dẫn đến tình trạng kiệt sức, nhầm lẫn và không hoàn thành công việc đúng hạn.
Dưới đây là một cái nhìn cận cảnh về những xung đột lịch trình điển hình mà nhân viên thường gặp phải.
1. Thay đổi vào phút chót và thiếu kế hoạch
Đó là tối thứ Sáu, Sarah, một quản lý cửa hàng bán lẻ, cuối cùng cũng chuẩn bị sẵn sàng cho cuối tuần. Ngay khi cô vừa định thư giãn, cô nhận được một văn bản khẩn cấp — hai nhân viên đã xin nghỉ và không có kế hoạch sao lưu nào. Cô vội vàng tìm người thay thế, nhưng hầu hết các thành viên trong nhóm của cô đều không thể làm việc.
Những thay đổi vào phút chót như thế này thường xảy ra trong các ngành có nhu cầu khó dự đoán. Nhân viên cảm thấy bị bất ngờ, tinh thần làm việc giảm sút và kinh doanh bị ảnh hưởng do hoạt động không hiệu quả khi không có phương pháp có tổ chức.
📖 Đọc thêm: Phần mềm lập lịch làm việc cho nhân viên tốt nhất
2. Cuộc họp trùng nhau và các ưu tiên xung đột
👀 Bạn có biết? Hơn 11 triệu cuộc họp diễn ra hàng ngày ở Mỹ — 55 triệu cuộc mỗi tuần và hơn một tỷ cuộc mỗi năm!
Cuộc họp trùng nhau là một xung đột lịch trình phổ biến, buộc nhân viên phải bỏ qua một cuộc thảo luận hoặc phải xử lý hai cuộc thảo luận cùng một lúc, thường là phải làm nhiều việc cùng một lúc.
Kết quả là gì? Các quyết định quan trọng bị bỏ lỡ, công việc bị trì hoãn và nhân viên cảm thấy quá tải vì lịch làm việc liên tục bị xung đột.
📮ClickUp Insight: Dữ liệu khảo sát hiệu quả cuộc họp của chúng tôi cho thấy 25% cuộc họp có trung bình 8 người tham gia trở lên. Chúng tôi cũng phát hiện ra rằng một cuộc họp trung bình kéo dài khoảng 51 phút. Những cuộc họp lớn này có thể dẫn đến ít nhất 6 đến 8 giờ thời gian họp tập thể mỗi tuần ở cấp tổ chức.
Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn có thể cắt giảm thời gian đó? ClickUp thay đổi cách các nhóm giao tiếp! Thay vì các cuộc họp dài, hãy cộng tác trực tiếp trong các nhiệm vụ bằng cách sử dụng nhận xét, tệp đính kèm, ghi chú bằng giọng nói, video clip và hơn thế nữa — tất cả ở một nơi.
💫 Kết quả thực tế: Các nhóm toàn cầu của STANLEY Security đã tiết kiệm được hơn 8 giờ mỗi tuần cho các cuộc họp và cập nhật nhờ ứng dụng toàn diện cho công việc của chúng tôi!
3. Phân phối khối lượng công việc không đồng đều
Trong cùng một nhóm, hai nhân viên có thể có những trải nghiệm hoàn toàn khác nhau:
- Emma, một nhà thiết kế cấp cao, đang chìm ngập trong các dự án dang dở, thức khuya mỗi đêm để đáp ứng thời hạn
- James, một nhà thiết kế cấp dưới, dành nửa ngày để chờ đợi các nhiệm vụ mới
Sự mất cân bằng này dẫn đến tình trạng kiệt sức đối với một số người và mất động lực đối với những người khác. Nhân viên quá tải bắt đầu mắc lỗi, trong khi những người có ít công việc hơn cảm thấy mình không được đánh giá đúng. Theo thời gian, sự oán giận tích tụ và năng suất bị ảnh hưởng.
4. Thiếu minh bạch và giao tiếp kém
Một báo cáo của McKinsey về "Cuộc Đại Từ Chức" cho thấy 19 triệu nhân viên trí thức đã nghỉ việc do giao tiếp nội bộ kém và thiếu tương tác có ý nghĩa. Khi nhân viên cảm thấy bị bỏ rơi, sự thất vọng tích tụ - và lịch trình làm việc cũng không phải là ngoại lệ.
Hãy tưởng tượng: Một công ty phát triển phần mềm khởi động một dự án lớn nhưng không cập nhật cho các nhóm về những thay đổi trong lịch trình dự án.
Nhóm thiết kế nghĩ rằng họ còn hai tuần nữa để hoàn thiện hình ảnh — cho đến khi họ biết rằng thời hạn đã trôi qua. Kết quả là sự hoảng loạn vào phút chót, công việc gấp rút và sản phẩm cuối cùng không đạt yêu cầu.
Khi lịch trình và thời hạn không được truyền đạt rõ ràng, các nhóm sẽ bị mắc kẹt trong một chu kỳ của sự nhầm lẫn, kỳ vọng không đạt được và căng thẳng không cần thiết.
5. Các múi giờ khác nhau và những thách thức trong công việc từ xa
Quản lý: "Hãy lên lịch một cuộc gọi nhanh vào 3 giờ chiều theo giờ EST. "Thành viên nhóm làm việc từ xa, ở Sydney: "Ừm… đó là 5 giờ sáng đối với tôi. "
Nghe quen không? Khác biệt múi giờ là vấn đề đau đầu thường xuyên của các nhóm làm việc toàn cầu. Lập lịch làm việc trên nhiều múi giờ thường dẫn đến việc nhân viên phải tham dự các cuộc họp vào giờ bất thường hoặc bỏ lỡ các cuộc thảo luận quan trọng.
🧠 Thông tin thú vị: Trong khi nhân viên văn phòng thường phải tham gia nhiều cuộc họp liên tiếp, 43% nhân viên làm việc từ xa và 44% nhân viên làm việc kết hợp cho biết họ thường cảm thấy bị bỏ rơi trong cuộc hội thoại.
Khi các nhóm làm việc từ xa không được xem xét trong các quyết định lập lịch, sự hợp tác trở nên lộn xộn và sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống bị ảnh hưởng.
6. Thời hạn và sự phụ thuộc của công việc không rõ ràng
Khi thời hạn không rõ ràng, các dự án bắt đầu rối loạn:
- Một nhóm tiếp thị đang chờ nội dung từ nhóm viết, nhưng họ không bao giờ được cho biết thời hạn cụ thể
- Các nhà văn cho rằng họ có nhiều thời gian hơn và ưu tiên các dự án khác
- Chiến dịch tiếp thị bị trì hoãn, dẫn đến căng thẳng và phải gấp rút hoàn thành vào phút chót
Sự phụ thuộc giữa các công việc có nghĩa là sự chậm trễ của một nhóm có thể làm gián đoạn toàn bộ quy trình làm việc. Nếu không có thời hạn rõ ràng, biểu mẫu sẽ bị tắc nghẽn, năng suất giảm sút và dự án bị chậm trễ.
7. Xung đột lịch làm việc
Nhân viên bán lẻ và khách sạn thường phải đối mặt với ca làm việc không thể dự đoán trước, làm ảnh hưởng đến sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Một vụ kiện nổi tiếng chống lại McDonald's đã nêu bật các vấn đề về lịch làm ca đêm không ổn định, làm thêm giờ không được trả lương và không được nghỉ giải lao, khiến nhân viên khó quản lý sức khỏe, tài chính và cuộc sống cá nhân.
Xung đột ca làm việc phát sinh khi lịch làm việc được đăng quá muộn, nhân viên không được thông báo trước đủ thời gian hoặc quản lý điều chỉnh vào phút chót mà không tham khảo ý kiến của nhóm.
Kết quả? Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc cao, nhân viên thất vọng và chất lượng dịch vụ không ổn định.
8. Quá nhiều cuộc họp, không đủ thời gian tập trung
Một ngày làm việc lý tưởng sẽ bao gồm việc nhân viên bắt đầu ngày mới với một kế hoạch, dành thời gian cho công việc chuyên sâu và chỉ sử dụng các cuộc họp khi cần thiết.
Tuy nhiên, trên thực tế, các cuộc họp lấp đầy mọi khoảng thời gian rảnh rỗi, không để lại thời gian cho công việc thực sự. Nhân viên phải chuyển từ cuộc gọi này sang cuộc gọi khác, làm nhiều việc cùng một lúc trong các cuộc thảo luận và vật lộn để hoàn thành công việc đúng hạn.
👀 Bạn có biết? Theo Chỉ mục Xu hướng Công việc của Microsoft, nhân viên công ty hiện nay dành 252% thời gian hơn cho các cuộc họp so với trước năm 2020.
Nhiều cuộc họp hơn không phải lúc nào cũng có nghĩa là năng suất cao hơn, nhưng chắc chắn sẽ dẫn đến nhiều xung đột hơn trong cuộc họp.
📮ClickUp Insight: Theo khảo sát về hiệu quả cuộc họp của chúng tôi, 12% số người được hỏi cho rằng các cuộc họp quá đông người, 17% cho rằng các cuộc họp kéo dài quá lâu và 10% cho rằng hầu hết các cuộc họp là không cần thiết.
Trong một cuộc khảo sát khác của ClickUp, 70% số người được hỏi thừa nhận rằng họ sẽ sẵn sàng cử người thay thế hoặc đại diện tham dự cuộc họp nếu có thể.
Trợ lý ghi chép AI tích hợp của ClickUp có thể là trợ lý họp hoàn hảo cho bạn! Hãy để AI ghi lại mọi điểm chính, quyết định và mục hành động trong khi bạn tập trung vào công việc có giá trị cao hơn. Với tính năng tóm tắt cuộc họp tự động và tạo/lập nhiệm vụ được hỗ trợ bởi ClickUp Brain, bạn sẽ không bao giờ bỏ lỡ thông tin quan trọng, ngay cả khi bạn không thể tham dự cuộc họp.
💫 Kết quả thực tế: Các nhóm sử dụng tính năng quản lý cuộc họp của ClickUp báo cáo giảm tới 50% số cuộc hội thoại và cuộc họp không cần thiết!
9. Không có sự linh hoạt để cân bằng cuộc sống và công việc
Hãy gặp David. Anh là một người cha đang đi làm, phải xoay xở giữa các cuộc gọi của khách hàng, thời hạn dự án và đưa con đi học. Lịch trình 9 giờ đến 5 giờ cứng nhắc của anh không tính đến các trách nhiệm trong cuộc sống thực, khiến anh luôn cảm thấy căng thẳng.
Lịch trình cứng nhắc không quan tâm đến việc đón con ở nhà trẻ muộn hay một cam kết cá nhân bị quên. Nếu không có sự linh hoạt, căng thẳng sẽ tích tụ, sự hài lòng trong công việc giảm sút và bạn sẽ cảm thấy kiệt sức trước khi kịp nhận ra.
10. Không chuẩn bị sẵn sàng cho sự cố hệ thống
Hệ thống lập lịch rất tuyệt vời — cho đến khi chúng bị hỏng. Nếu không có kế hoạch sao lưu, doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng hỗn loạn, dẫn đến bỏ ca, dự án bị trì hoãn và nhân viên thất vọng.
Hãy xem trường hợp sự cố nổi tiếng của Southwest Airlines vào tháng 12 năm 2022. Một cơn bão mùa đông ập đến, nhưng trong khi các hãng hàng không khác nhanh chóng phục hồi, hệ thống lịch trình phi hành đoàn lỗi thời của Southwest đã sụp đổ dưới áp lực. Các phi công và tiếp viên hàng không bị mắc kẹt ở các thành phố sai, và hàng nghìn chuyến bay bị hủy, gây ra hiệu ứng domino của hỗn loạn.
Quá phụ thuộc vào lập lịch tự động mà không có kế hoạch dự phòng là không khôn ngoan. Khi hệ thống gặp sự cố và không có quy trình sao lưu thủ công, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với những gián đoạn nghiêm trọng và mất nhiều ngày (hoặc thậm chí nhiều tuần) để khắc phục.
Bây giờ bạn đã biết những nguyên nhân phổ biến nhất đằng sau các vấn đề về lập lịch, hãy cùng tìm hiểu cách giải quyết chúng.
Các chiến lược hiệu quả để khắc phục các vấn đề về lập lịch trong công việc
Bạn mệt mỏi với những cuộc họp gấp rút vào phút chót và liên tiếp nhau? Một vài giải pháp thông minh có thể biến các vấn đề về lập lịch làm việc thành một thói quen suôn sẻ và hiệu quả. Dưới đây là cách thực hiện:
Thực hiện các chính sách lịch trình rõ ràng
Nếu lập lịch giống như một trò chơi đoán mò, đó là một dấu hiệu cảnh báo. Quản lý lực lượng lao động hiệu quả có nghĩa là mọi người đều biết khi nào họ làm việc, ai đang trực và cách xử lý việc đổi ca.
🎯 Làm thế nào để khắc phục? Luật lao động ở nhiều quốc gia quy định các quy tắc về giờ làm việc, làm thêm giờ, quản lý nghỉ phép và lập lịch làm việc của nhân viên.
Người sử dụng lao động nên tuân thủ những điều này đồng thời tạo ra các chính sách nội bộ rõ ràng về cuộc họp, thay đổi ca làm việc và yêu cầu nghỉ phép. Hãy đảm bảo rằng các chính sách này dễ tìm, dễ tuân thủ và không thể bỏ qua.
📖 Đọc thêm: Cách tạo lịch làm việc hàng tuần
Ưu tiên công việc và cuộc họp
Nếu không có một hệ thống vững chắc, lịch trình sẽ trở thành một mớ hỗn độn với các cuộc họp vô tận và công việc phân tán. Đó là lúc công cụ quản lý công việc phát huy tác dụng.
ClickUp —ứng dụng làm việc toàn diện—làm tất cả mọi việc. Từ lập lịch và sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc đến tự động hóa quy trình làm việc, ứng dụng này giúp các nhóm của bạn luôn tổ chức và trật tự. Ứng dụng này cũng cung cấp các mẫu quản lý thời gian khác nhau để đơn giản hóa việc lập lịch.
Một trong số đó là Mẫu chặn lịch ClickUp — được thiết kế để sắp xếp các công việc, cuộc họp và phiên làm việc chuyên sâu thành các khối thời gian có cấu trúc.
Dưới đây là những gì bạn sẽ tìm thấy:
- Chế độ xem biểu mẫu lập lịch: Ghi lại chi tiết và mức độ ưu tiên của công việc trong một biểu mẫu duy nhất, tự động tạo Nhiệm vụ Clickup
- Chế độ xem Danh sách hoạt động: Nhóm các công việc theo danh mục, tình trạng sẵn sàng, vị trí và loại để dễ theo dõi
- Chế độ xem lịch hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng: Cung cấp bản tóm tắt rõ ràng về lịch trình để lập kế hoạch trước
- Chế độ xem bản đồ địa điểm: Đánh dấu địa chỉ chính xác cho các cuộc họp, chuyến thăm thực địa hoặc bất kỳ công việc nào dựa trên địa điểm
- Trường Tùy chỉnh: Bao gồm menu thả xuống cho tính khả dụng, danh mục và loại, cùng với trường địa điểm để lập kế hoạch chính xác
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Bạn đang khó quyết định việc nào cần ưu tiên trước? Cách tốt nhất để thoát khỏi tình trạng hỗn loạn là đặt ra các ưu tiên rõ ràng. Mẫu Ma trận ưu tiên của ClickUp giúp sắp xếp các công việc theo mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng, để bạn có thể tập trung vào những việc thực sự quan trọng.
Quan trọng nhất, nếu một bản cập nhật có thể được gửi qua email, hãy gửi qua email. Nhưng nếu một cuộc họp là cần thiết, hãy giữ cho cuộc họp ngắn gọn, có mục đích và chỉ mời những người thực sự cần tham dự.
Khuyến khích sự hợp tác và tính linh hoạt trong nhóm
Lịch trình cứng nhắc và công việc bị cô lập làm chậm tốc độ của nhóm, nhưng một chút linh hoạt sẽ mang lại hiệu quả lớn.
70% nhân viên tin rằng sự hợp tác tốt hơn có thể tăng năng suất đáng kể và tiết kiệm thời gian.
Khi các nhóm giao tiếp cởi mở và thích ứng với các ưu tiên thay đổi, công việc sẽ diễn ra suôn sẻ hơn và thời hạn không còn là những cuộc tập trận chữa cháy liên tục. Để đạt được điều này:
- Sử dụng lịch chia sẻ để mọi người luôn được cập nhật thông tin mà không cần phải kiểm tra liên tục (chúng ta sẽ thảo luận về cách ClickUp Calendar có thể hữu ích ở đây!)
- Dựa vào các công cụ quản lý nhiệm vụ như Nhiệm vụ ClickUp để cập nhật thời gian thực và quyền sở hữu công việc rõ ràng để cải thiện phân phối khối lượng công việc trong nhóm của bạn
- Khuyến khích nhân viên giao tiếp không đồng bộ với các nền tảng như ClickUp Chat , để các nhóm có thể hợp tác mà không làm gián đoạn công việc quan trọng
- Đặt ra các hướng dẫn rõ ràng về tính sẵn sàng, đổi ca và cân bằng khối lượng công việc
- Cho phép lập lịch linh hoạt đồng thời đảm bảo trách nhiệm để duy trì năng suất và giảm căng thẳng
Sau tất cả, hợp tác không chỉ là làm việc cùng nhau, mà còn là làm việc thông minh hơn.
📮ClickUp Insight: Khoảng 41% chuyên gia thích sử dụng tin nhắn tức thời để giao tiếp trong nhóm. Mặc dù tin nhắn mang lại sự trao đổi nhanh chóng và hiệu quả, nhưng chúng thường được phân tán trên nhiều kênh, chủ đề hoặc tin nhắn trực tiếp, khiến việc truy xuất thông tin sau này trở nên khó khăn hơn.
Với giải pháp tích hợp như ClickUp Chat, các chủ đề trò chuyện của bạn được lập bản đồ cho các dự án và công việc cụ thể, giúp các cuộc hội thoại của bạn luôn trong bối cảnh và sẵn sàng sử dụng.
Thường xuyên xem xét và điều chỉnh lịch trình
Ngay cả lịch trình tốt nhất cũng cần được điều chỉnh. Nếu không có các cuộc kiểm tra định kỳ, chúng có thể nhanh chóng trở nên lỗi thời và kém hiệu quả. Cách tiếp cận thông minh hơn? Hãy biến việc xem xét lịch trình thành thói quen.
Bạn có thể bắt đầu với các bước sau:
- Đặt chu kỳ đánh giá: Kiểm tra hàng tuần hoặc hai tuần một lần giúp phát hiện xung đột sớm
- Lắng nghe nhóm của bạn: Phản hồi cho biết những gì đang hiệu quả và những gì cần khắc phục
- Phân tích xu hướng: Tìm kiếm các mẫu trong phân phối khối lượng công việc và năng suất
- Tự động hóa khi có thể: Công cụ lập lịch thông minh giúp giảm thiểu việc điều chỉnh thủ công
- Giữ sự linh hoạt: Một chút linh hoạt có thể ngăn chặn tình huống hỗn loạn vào phút chót
Quản lý lịch trình không phải là một trò chơi đoán mò. Tập trung vào và triển khai phần mềm quản lý ca làm việc có thể là cách đơn giản nhất để giải quyết nhiều vấn đề của bạn.
📖 Cũng nên đọc: Cách tính số giờ làm việc
Sử dụng phần mềm lập lịch để tự động hóa
Việc sắp xếp lịch trình thủ công là một công việc không bao giờ kết thúc, có thể dẫn đến việc bỏ lỡ thời hạn, ca làm việc trùng nhau và phải liên tục sắp xếp lại lịch trình. ClickUp giúp bạn sắp xếp lịch trình dễ dàng hơn với vô số tính năng được thiết kế để làm cuộc sống của bạn dễ dàng hơn.
Lịch ClickUp nâng cao khả năng lập lịch lên trên mức quản lý thời gian cơ bản bằng cách kết hợp liền mạch các hàm lịch với tính năng sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc:
- Lên lịch cuộc họp với các thành viên trong nhóm bằng tùy chọn "Gặp gỡ" ở thanh công cụ dưới cùng của Lịch. Chỉ cần chọn tên của họ, ClickUp sẽ ngay lập tức hiển thị thời gian rảnh của cả hai bên
- Khối thời gian tập trung dành riêng cho các công việc ưu tiên bằng cách kéo chúng trực tiếp vào lịch của bạn hoặc để AI tự động lên lịch dựa trên ước lượng thời gian
- Với tính năng đồng bộ hóa Lịch Google hai chiều, ghi chú cuộc họp tích hợp và khả năng tham gia cuộc họp trực tiếp từ ClickUp, công cụ này biến việc lập lịch từ các khối thời gian riêng lẻ thành một hệ thống năng suất toàn diện, kết nối các sự kiện của bạn với các kết quả thực tế
Tại sao phải vất vả hoàn thiện lịch trình thủ công khi ClickUp Automations có thể làm việc đó cho bạn? Từ tự động phân công ca làm việc đến gửi nhắc nhở thời hạn, bạn có thể xây dựng quy trình làm việc thông minh để xử lý công việc bận rộn.
Ngoài ra, nếu bạn muốn lập kế hoạch ca làm việc của nhóm, phân công vai trò và theo dõi sự tham gia mà không gặp phải những rắc rối thường thấy trong việc lập lịch, các mẫu lịch làm việc của ClickUp sẽ rất hữu ích.
Ví dụ, Mẫu Lịch làm việc theo ca của ClickUp giúp quản lý ca làm việc luân phiên dễ dàng hơn và tránh xung đột nhờ khả năng hiển thị nâng cao.
Dưới đây là những gì mẫu này mang đến cho bạn:
- Chế độ xem lịch làm việc theo ca: Lịch được mã hóa bằng màu sắc để hiển thị thời gian làm việc theo ca, phân công thành viên nhóm và tự động hóa các ca làm việc lặp lại
- Phân công công việc: Dễ dàng phân công ca làm việc cho từng cá nhân hoặc nhóm chỉ với vài cú nhấp chuột, đảm bảo mọi người đều biết lịch trình của mình
- Chế độ xem Danh sách hoạt động: Theo dõi tất cả các vai trò ca làm việc và nhu cầu về sức chứa, giúp các nhà quản lý dự án xem tình trạng sẵn sàng của lực lượng lao động trong nháy mắt
- Trường người vắng mặt: Đánh dấu những người vắng mặt và theo dõi xu hướng tham dự
- Trường lý do vắng mặt: Ghi lại chi tiết vắng mặt để lập kế hoạch và điều chỉnh lực lượng lao động tốt hơn
Một cách tuyệt vời khác để giữ lịch trình đi đúng hướng là sử dụng Mẫu Lịch trình Nhóm của ClickUp. Mẫu này giúp bạn dễ dàng xem ai đang rảnh, phân công ca làm việc không có khoảng trống và giữ cho các dự án diễn ra suôn sẻ.
Đó chưa phải là tất cả! ClickUp hoạt động như một phần mềm quản lý nhân viên bằng cách cung cấp nhiều tính năng hơn để lập lịch thông minh hơn, như:
- Chế độ xem dòng thời gian ClickUp: Lập kế hoạch giờ làm việc có thể dự đoán trước và tránh trùng lặp lịch trình
- Theo dõi thời gian và báo cáo của ClickUp: Theo dõi giờ làm việc và phân tích năng suất
- Tích hợp ClickUp: Đồng bộ với các công cụ lập lịch khác như Calendly hoặc Lịch Google để có quy trình làm việc trơn tru
- ClickUp Brain: Tự động hóa lập lịch, soạn thảo chương trình họp và tạo bản tóm tắt nhiệm vụ với hiệu quả được hỗ trợ bởi AI
🧠 Thông tin thú vị: Ý tưởng về tuần làm việc 5 ngày trở nên phổ biến nhờ Henry Ford vào năm 1926. Ông làm điều đó để tăng năng suất, không chỉ để cho công nhân nghỉ ngơi. Các công ty trên toàn thế giới hiện đang thử nghiệm tuần làm việc 4 ngày, chứng minh rằng đôi khi ít hơn lại tốt hơn!
Áp dụng các phương pháp tốt nhất cho việc lập lịch trong các ngành nghề khác nhau
Các phương pháp lập lịch thông minh khác nhau giữa các ngành. Những gì hiệu quả cho cửa hàng bán lẻ sẽ không hiệu quả cho bệnh viện hoặc nhà máy. Hãy phân tích các phương pháp lập lịch tốt nhất đã được chứng minh để tạo ra lịch làm việc mà nhân viên ở các ngành khác nhau sẽ yêu thích.
Bán lẻ: Tận dụng lưu lượng khách hàng cho công việc của bạn
Thành công trong lập lịch bán lẻ bắt đầu từ việc hiểu mô hình lưu lượng khách hàng và nhu cầu thực tế của nhân viên. Với 54% nhà quản lý thừa nhận rằng lãnh đạo không hiểu rõ mong đợi của nhân viên, rõ ràng việc cân bằng nhu cầu kinh doanh với phúc lợi của nhân viên là vô cùng quan trọng.
Dưới đây là cách các nhà quản lý bán lẻ có thể tìm ra sự cân bằng phù hợp:
- Sử dụng dữ liệu Point of Sale (POS) để dự đoán giờ cao điểm và đảm bảo bố trí nhân sự phù hợp
- Lập kế hoạch trước cho các đợt cao điểm theo mùa và các sự kiện đặc biệt bằng cách sử dụng các mẫu bảng chấm công
- Xem xét sở thích lịch trình của nhân viên để duy trì tinh thần làm việc cao
Y tế: Khi tính mạng con người đang bị đe dọa
Lịch trình trong lĩnh vực y tế cần hoạt động trơn tru như một cỗ máy được bôi trơn tốt. Một sai sót nhỏ cũng có thể làm rối loạn toàn bộ hệ thống, từ các cuộc khám định kỳ đến các trường hợp khẩn cấp. Hơn nữa, việc bệnh nhân không đến theo lịch hẹn không chỉ lãng phí thời gian và tài nguyên mà còn khiến nhân viên phải vội vàng điều chỉnh lịch trình.
Một cách tiếp cận chu đáo hơn bao gồm:
- Đào tạo chéo nhân viên về hệ thống lập lịch và ứng dụng chặn thời gian để tránh nhầm lẫn
- Phân công linh hoạt cho trường hợp vắng mặt đột xuất để ca làm việc vẫn được cân bằng
- Sử dụng lịch làm việc 2-2-3, trong đó nhân viên làm việc hai ngày, nghỉ hai ngày, sau đó làm việc ba ngày. Điều này đảm bảo nhân viên có mặt tại nơi làm việc nhiều hơn và tránh tình trạng kiệt sức
- Kết hợp các công cụ sáng tạo với sự tương tác con người cũng giúp việc lập lịch hiệu quả hơn
Một nghiên cứu của NIH cho thấy rằng liên lạc qua điện thoại dự đoán, kết hợp với tự động hóa tiêu chuẩn, có thể giảm số lần vắng mặt, giúp lịch trình hiệu quả hơn và giảm thời gian lãng phí.
Làm việc thông minh hơn, không cần làm việc nhiều hơn với ClickUp
Khóa là không dành thời gian, mà là đầu tư thời gian.
Khóa là không dành thời gian, mà là đầu tư thời gian.
Nếu được quản lý tốt, mỗi cuộc họp, ca làm việc và thời hạn là một khoản đầu tư vào năng suất. Tuy nhiên, nếu không có các công cụ phù hợp, quá trình lập lịch có thể trở thành một công việc khó khăn hơn là một lợi thế chiến lược.
Nhưng ClickUp được thiết kế để giải quyết các xung đột lịch trình! Với các công cụ lập lịch mạnh mẽ, tự động hóa và các mẫu có thể tùy chỉnh, việc quản lý ca làm việc, cuộc họp và sự sẵn sàng của nhóm trở nên dễ dàng. Không còn sự nhầm lẫn, chỉ là một cách thông minh hơn để tổ chức thời gian của nhóm bạn.
Sẵn sàng kiểm soát lịch trình của bạn? Dùng thử ClickUp miễn phí và giữ cho việc quản lý dự án của bạn đi đúng hướng!