Thành viên mới trong nhóm của bạn, mong muốn chứng tỏ bản thân, luôn làm việc muộn để hoàn thành công việc. Tuy nhiên, khi đến ngày trả lương, giờ làm thêm của họ không được tính, gây ra sự thất vọng và bối rối.
Nghe quen quen?
Tính toán chính xác số giờ làm việc không chỉ là theo dõi thời gian, mà còn là xây dựng lòng tin và đảm bảo rằng mọi nỗ lực của nhân viên đều được công nhận và thưởng xứng đáng.
Cho dù bạn đang quản lý một doanh nghiệp nhỏ hay một tổ chức lớn, việc tính toán chính xác số giờ làm việc của nhân viên là điều rất quan trọng.
Trong blog này, chúng tôi sẽ tìm hiểu cách tính giờ và đảm bảo mức lương chính xác, bao gồm các phương pháp và công cụ tính giờ làm việc khác nhau.
Hiểu về giờ làm việc
Khi nói về giờ làm việc, chúng ta đề cập đến tổng thời gian một nhân viên hoặc nhà thầu làm việc — hoặc dự kiến làm việc — trong một kỳ cụ thể, như một ngày, một tuần hoặc một tháng.
Theo Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động Công bằng của Hoa Kỳ (FLSA), điều này bao gồm thời gian thực tế mà nhân viên dành cho các hoạt động liên quan đến công việc mà họ nên được trả lương.
Mặc dù không phải mọi tổ chức đều cần theo dõi giờ làm việc (đặc biệt là nếu họ không trả lương theo giờ), nhưng các doanh nghiệp làm việc với freelancer, nhà thầu, công nhân xây dựng hoặc nhân viên bán thời gian cần phải tính toán cẩn thận.
Theo dõi thời gian chính xác là rất quan trọng để hiểu năng suất của nhóm và hiệu quả kinh doanh của bạn. Khi bạn có một bức tranh rõ ràng về cách thời gian được sử dụng, bạn có thể đánh giá hiệu suất tốt hơn, xác định các lĩnh vực cần cải thiện và hợp lý hóa hoạt động của mình.
Đọc thêm: Bạn nên làm việc bao nhiêu giờ mỗi tuần để tránh kiệt sức?
Các bước tính giờ làm việc
Hãy cùng thực hiện các bước để tính toán số giờ làm việc của nhân viên một cách đơn giản và hiệu quả để đảm bảo mọi thứ đều chính xác.
Bước 1: Xác định chính xác thời gian bắt đầu và kết thúc
Để theo dõi thời gian chính xác, hãy bắt đầu bằng cách ghi lại thời gian bắt đầu và kết thúc chính xác của mỗi kỳ làm việc. Bạn có thể sử dụng đồng hồ chấm công, phần mềm kỹ thuật số hoặc thậm chí là thẻ chấm công thủ công — bất cứ thứ gì phù hợp nhất với bạn.
Khóa là đảm bảo phương pháp theo dõi của bạn cung cấp dữ liệu chính xác và tính toán thời gian làm thêm hoặc thời gian nghỉ không được trả lương dựa trên thỏa thuận công việc của bạn.
Bước 2: Chuyển đổi định dạng thời gian để rõ ràng hơn
Để đơn giản hóa việc tính toán, hãy chuyển thời gian bắt đầu và kết thúc sang thời gian quân sự hoặc định dạng 24 giờ. Điều này có nghĩa là 9:00 AM trở thành 09:00 và 5:00 PM trở thành 17:00.
Định dạng 24 giờ giúp loại bỏ sự nhầm lẫn giữa AM và PM, giúp trừ dễ dàng hơn mà không có lỗi. Chuyển đổi thời gian sang định dạng này đảm bảo sự rõ ràng khi trừ thời gian bắt đầu khỏi thời gian kết thúc.
Bước 3: Trừ thời gian bắt đầu khỏi thời gian kết thúc
Sau khi chuyển đổi thời gian, trừ thời gian bắt đầu khỏi thời gian kết thúc để tính tổng số giờ làm việc.
Nếu một nhân viên làm việc từ 09:00 đến 17:00, bạn chỉ cần trừ 09:00 từ 17:00, kết quả là 8 giờ. Bước này cho bạn tổng số giờ làm việc trong một kỳ nhất định.
Bước 4: Tính thời gian nghỉ giải lao
Tiếp theo, trừ thời gian nghỉ không được trả lương khỏi tổng số giờ làm việc.
Ví dụ: nếu nhân viên nghỉ trưa 30 phút trong ca làm việc 8 giờ, hãy trừ 30 phút này khỏi tổng số giờ làm việc.
Vì vậy, nếu số giờ làm việc trung bình trong tính toán ban đầu là 8 giờ, sau khi tính đến 30 phút nghỉ giải lao, tổng số giờ làm việc điều chỉnh sẽ là 7,5 giờ.
Bước 5: Chuyển đổi kết quả cuối cùng sang định dạng thập phân
Để thuận tiện cho việc tính lương, hãy chuyển tổng số giờ làm việc sang định dạng thập phân.
Vì vậy, nếu một nhân viên làm việc 7 giờ 30 phút, thì thời gian này sẽ được chuyển đổi thành 7,5 giờ.
Giờ thập phân giúp đơn giản hóa việc tính lương, đặc biệt khi xử lý các phần nhỏ của giờ.
Xem thêm: Cách quản lý thời gian với kỹ thuật Pomodoro
Bước 6: Cộng tổng số giờ cho kỳ thanh toán
Tổng hợp tổng số giờ làm việc trong toàn bộ kỳ lương.
Nếu một nhân viên làm việc 35 giờ trong tuần làm việc đầu tiên, 37,5 giờ trong tuần thứ hai và 40 giờ trong tuần thứ ba, tổng số giờ làm việc trong tháng là 112,5 giờ.
Tổng hợp số giờ này sẽ cung cấp chế độ xem toàn diện về tổng số giờ lao động và rất quan trọng để tính toán lương chính xác.
Bước 7: Tính tổng lương
Đối với bước cuối cùng, chỉ cần nhân tổng số giờ làm việc với mức lương theo giờ để xác định số tiền phải trả.
Nếu mức lương của nhân viên toàn thời gian là 40 đô la/giờ và họ đã làm việc 37,5 giờ, bạn sẽ tính 40 đô la nhân với 37,5, bằng 1.500 đô la. Đó là tổng số tiền bạn cần trả cho công việc của họ.
Nhưng còn giờ làm thêm thì sao?
Xử lý giờ làm thêm đòi hỏi tính toán cẩn thận.
Bắt đầu bằng cách xác định số giờ tiêu chuẩn cho kỳ trả lương, chẳng hạn như 40 giờ mỗi tuần. Bất kỳ giờ làm việc nào vượt quá số giờ này đều được coi là làm thêm giờ.
Ví dụ: nếu một nhân viên làm việc 45 giờ trong một tuần, 5 giờ là giờ làm thêm. Tính lương làm thêm giờ dựa trên tỷ lệ làm thêm giờ của công ty bạn, thường được đặt là một lần rưỡi.
Các cuộc kiểm tra định kỳ và thực hiện đúng quy trình ghi chép thời gian làm việc có thể giúp quản lý giờ làm thêm hiệu quả và đảm bảo nhân viên được trả lương chính xác.
Lựa chọn công cụ phù hợp để tính giờ làm việc
Việc tính toán số giờ và phút làm việc có thể trở nên dễ dàng với các công cụ phù hợp. Cho dù bạn đang quản lý một nhóm nhỏ hay điều hành một tổ chức lớn, công cụ phù hợp có thể giúp hợp lý hóa quy trình và đảm bảo tính chính xác.
Hãy cùng tìm hiểu các công cụ có sẵn, khám phá cách thức hoạt động của chúng và tìm ra công cụ phù hợp nhất cho tổ chức của bạn.
Tính toán thủ công
Tính toán thủ công là cách cũ để theo dõi giờ làm việc.
Để tính tổng số giờ làm việc, bạn sẽ cần bút, giấy hoặc máy tính cơ bản. Ghi lại thời gian bắt đầu và kết thúc từ điện thoại, đồng hồ đeo tay hoặc đồng hồ treo tường, và tự tính toán vào cuối ngày.
Hướng dẫn này rất đơn giản và dễ hiểu, nhưng cần một số nỗ lực để thực hiện đúng.
Ưu điểm
- Đơn giản và không cần bất kỳ công cụ đặc biệt nào
- Hiệu quả về chi phí, đặc biệt là cho các doanh nghiệp nhỏ
Nhược điểm
- Tốn thời gian và dễ xảy ra lỗi
- Dễ mắc lỗi khi cộng giờ, đặc biệt là trong các kỳ dài
- Có thể yêu cầu bạn phải có mặt tại nơi làm việc
Bảng tính
Bảng tính là một bước tiến so với tính toán thủ công, cho phép bạn sử dụng công thức để tự động hóa một số phép toán.
Các công cụ như Microsoft Excel hoặc Google Trang tính cho phép bạn theo dõi số giờ, tính tổng và tạo báo cáo cơ bản.
Ưu điểm
- Giúp tổ chức và tự động hóa một phần quá trình tính toán
- Giảm khả năng xảy ra lỗi
- Các công cụ như Excel hoặc Sheets có thể được tùy chỉnh bằng các công thức để tính toán nhanh hơn và hiển thị dữ liệu tốt hơn
Nhược điểm
- Việc quản lý có thể phức tạp và cần cập nhật thường xuyên
- Việc này có thể trở nên phức tạp khi lượng dữ liệu tăng lên
- Thiếu tính năng theo dõi thời gian thực và tích hợp với các hệ thống khác
Các nền tảng như ClickUp cung cấp các mẫu để quá trình này diễn ra suôn sẻ hơn.
Mẫu bảng chấm công dịch vụ của ClickUp giúp đơn giản hóa việc theo dõi thời gian, chi phí và tài nguyên. Nó dễ dàng theo dõi số giờ có thể tính hóa đơn và việc sử dụng tài nguyên trên nhiều dự án.
Bạn sẽ thích các công cụ trực quan như biểu đồ và đồ thị, giúp bạn có cái nhìn thực tế về tiến độ công việc. Ngoài ra, tích hợp với các ứng dụng như Stripe và PayPal đảm bảo tất cả các thông tin tài chính của bạn được đồng bộ.
Mẫu này đi kèm với các Trạng thái Tùy chỉnh ClickUp như Đã được phê duyệt và Cần chú ý và cung cấp 12 Trường Tùy chỉnh ClickUp như Tỷ lệ giờ và Giờ nghỉ ốm được trả lương, cho phép theo dõi kỹ lưỡng.
Mẫu này cũng cho phép tạo hóa đơn tự động dựa trên bảng chấm công của bạn, giúp tiết kiệm thời gian và giảm lỗi.
👀 Phần thưởng: Hãy thử các mẫu bảng chấm công khác của ClickUp để tận dụng tối đa nỗ lực quản lý thời gian của bạn.
Phần mềm theo dõi thời gian
Các công cụ này được thiết kế để giúp cấu trúc quá trình ghi chép và tính toán giờ làm việc.
Ứng dụng theo dõi thời gian tự động ghi lại thời gian bắt đầu và kết thúc; một số ứng dụng thậm chí còn cung cấp các tính năng như tự động trừ thời gian nghỉ và tính toán giờ làm thêm.
Ưu điểm
- Cung cấp tính năng theo dõi giờ làm việc tự động để giảm rủi ro lỗi do con người gây ra
- Bao gồm hỗ trợ cho bảng chấm công và báo cáo tự động
Nhược điểm
- Điều này có thể tốn kém, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhỏ
- Điều này có thể đòi hỏi quá trình học tập cho nhóm
Đọc thêm: 10 mẫu bảng ghi chép thời gian miễn phí trong Excel, Word & ClickUp
Công cụ quản lý dự án
Các công cụ này cung cấp một cách toàn diện để theo dõi giờ làm việc và quản lý công việc, dự án và thời hạn tại một nơi. Giải pháp quản lý thời gian của ClickUp là một trong những công cụ như vậy.
Tính năng Theo dõi thời gian dự án của ClickUp cực kỳ linh hoạt. Bạn có thể theo dõi thời gian từ hầu hết mọi thiết bị, cho dù bạn đang sử dụng điện thoại Android, iPhone, máy tính để bàn hay máy tính xách tay.
Theo dõi thời gian cho toàn bộ không gian làm việc của bạn hoặc tập trung vào các công việc cụ thể, và bạn có thể linh hoạt tạm dừng và tiếp tục theo dõi bằng bộ đếm thời gian toàn cầu.
Với tính năng này, bạn có thể:
- Phát triển bảng chấm công có thể tùy chỉnh: Theo dõi thời gian theo ngày, tuần, tháng hoặc phạm vi tùy chỉnh. Hình dung tổng số theo ngày để có thông tin chi tiết quý giá về các mục nhập thời gian của bạn
- Hiểu thời gian được theo dõi: Phân tích thời gian mà từng thành viên trong nhóm dành cho từng công việc hoặc nhóm công việc
- Tạo báo cáo có thể tùy chỉnh: Tạo báo cáo từ các mục nhập thời gian của bạn, bao gồm ước lượng và phân biệt giờ có thể tính phí và giờ không thể tính phí
- So sánh ước lượng thời gian: Kiểm tra xem nhóm của bạn có đang đi đúng hướng bằng cách so sánh thời gian ước lượng với thời gian theo dõi thực tế, giúp bạn đánh giá xem bạn có đang đáp ứng tiến độ công việc hay không
💡Mẹo chuyên nghiệp: Tự động hóa nhắc nhở bảng chấm công theo khoảng thời gian nhất quán — hàng ngày, hàng tuần hoặc hai tuần một lần bằng cách sử dụng Tự động hóa ClickUp. Điều này giúp đảm bảo các mục nhập bảng chấm công được thực hiện kịp thời và giảm rủi ro bỏ sót mục nhập.
Và đây là một lợi ích khác: nếu bạn đã sử dụng các công cụ như Toggl, Everhour hoặc Clockify, ClickUp sẽ tích hợp trơn tru với các công cụ này, để tất cả dữ liệu thời gian của bạn được đồng bộ hóa liền mạch vào không gian làm việc ClickUp. Điều này giúp quản lý thời gian và dự án của bạn hiệu quả hơn nữa!
Ưu điểm
- Kết hợp theo dõi giờ làm việc với quản lý công việc và báo cáo
- Hợp lý hóa quy trình làm việc và tích hợp tốt với các tính năng quản lý dự án khác
- Nâng cao năng suất và tính năng ước lượng thời gian hoàn thành chính xác ( )
Nhược điểm
- Việc thiết lập và quản lý có thể phức tạp
- Người dùng chưa quen có thể gặp khó khăn trong quá trình học
Đọc thêm: 11 ứng dụng quản lý thời gian tốt nhất năm 2024 (đánh giá & giá cả)
Đồng hồ chấm công
Đây là phương pháp theo dõi giờ làm việc truyền thống hơn nhưng vẫn được sử dụng rộng rãi. Nhân viên chấm công khi đến và khi về, đồng hồ sẽ ghi lại số giờ làm việc của họ.
Phương pháp này rất đơn giản và có thể hiệu quả trong môi trường nơi nhân viên làm việc tại chỗ.
Ưu điểm
- Đơn giản và dễ sử dụng
- Cung cấp bản ghi rõ ràng về số giờ làm việc mỗi tuần
Nhược điểm
- Việc này có thể khá phức tạp trong môi trường làm việc từ xa hoặc linh hoạt
- Có thể cần bảo trì và có thể bị can thiệp vật lý
Hệ thống sinh trắc học
Các hệ thống này sử dụng dấu vân tay, nhận dạng khuôn mặt hoặc dữ liệu sinh trắc học khác để theo dõi giờ làm việc.
Các hệ thống này có tính bảo mật cao và giảm rủi ro gian lận chấm công (khi một nhân viên chấm công cho nhân viên khác).
Ưu điểm
- Độ chính xác cao và bảo mật
- Giảm thiểu nguy cơ gian lận thời gian và chấm công hộ
Nhược điểm
- Việc cài đặt và bảo trì có thể tốn kém
- Điều này có thể gây lo ngại về bảo mật cho nhân viên
Hệ thống tính lương
Phần mềm tính lương, chẳng hạn như Paychex, Paycor, Jibble, v.v., thường bao gồm tính năng theo dõi thời gian làm việc.
Các hệ thống này tích hợp số giờ làm việc của nhân viên với quá trình xử lý bảng lương, tự động tính lương dựa trên số giờ đã ghi và mức lương áp dụng.
Ưu điểm
- Tích hợp theo dõi thời gian giúp đơn giản hóa việc tính lương
- Đảm bảo tuân thủ luật lao động và giảm khối lượng công việc hành chính
Nhược điểm
- Điều này có thể tốn kém, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhỏ
- Có thể cần đào tạo và thiết lập để sử dụng đầy đủ tất cả các tính năng
Lợi ích của việc tính toán thời gian chính xác trong quản lý nhân sự
Hãy đối mặt với thực tế: theo dõi giờ làm việc không chỉ là việc tính toán số liệu. Đó là việc giữ cho nhóm của bạn hạnh phúc và làm việc hiệu quả nhất.
Dưới đây là tổng quan về tất cả lợi ích mà việc tính toán thời gian chính xác mang lại cho nhân viên của bạn.
Nhân viên hạnh phúc = Kết quả công việc tốt hơn
Khi nhân viên thấy giờ làm việc của họ được theo dõi chính xác, họ sẽ biết rằng thời gian của họ được đánh giá cao. Điều này giúp nâng cao tinh thần và động lực làm việc của họ.
Nhân viên hạnh phúc cũng có năng suất cao hơn. Thực tế, nghiên cứu cho thấy nhân viên hạnh phúc hơn có năng suất cao hơn 13%.
Tiết kiệm thời gian và tiền bạc
Các phương pháp theo dõi thời gian cũ, như bảng chấm công giấy, rất chậm và dễ xảy ra lỗi. Việc sửa lỗi và quản lý các bản ghi này có thể mất rất nhiều thời gian.
Với các công cụ theo dõi thời gian kỹ thuật số, bạn có thể giảm thiểu lỗi và giúp nhóm của mình tập trung vào công việc thực sự.
Ngăn ngừa tình trạng kiệt sức của nhân viên
Theo dõi thời gian hiệu quả giúp quản lý khối lượng công việc dễ dàng hơn.
Bằng cách hiểu rõ về cách sử dụng thời gian, bạn có thể phân bổ nguồn lực tốt hơn, đặt ra thời hạn thực tế và đảm bảo khối lượng công việc của mọi người được phân bổ công bằng.
Điều này giúp ngăn ngừa tình trạng kiệt sức và kiểm soát kỳ vọng, để nhóm của bạn có thể duy trì năng suất và tránh bị quá tải.
Xem thêm: Cách giải quyết các thách thức quản lý thời gian phổ biến
Theo dõi giờ làm việc tốt hơn với ClickUp
Theo dõi thời gian chính xác giúp tăng hiệu quả và sự hài lòng trong tổ chức của bạn. Với rất nhiều công cụ có sẵn, việc lựa chọn công cụ phù hợp có thể tạo ra sự khác biệt lớn.
Các giải pháp hiện đại như ClickUp có thể hợp lý hóa toàn bộ quy trình, giúp dễ dàng ghi lại và theo dõi giờ làm việc của nhân viên một cách chính xác hơn.
Hãy thử ClickUp và xem nó có thể giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn như thế nào!