Đôi khi, lên lịch cuộc họp còn khó hơn là điều hành cuộc họp. Nếu bạn không có hệ thống lên lịch hiệu quả, bạn có thể bị lạc trong vòng xoáy của email, lịch trình và các cuộc hẹn xung đột. 😵💫
Mặc dù khá phổ biến, xung đột cuộc họp luôn là tin xấu. Chúng dẫn đến sự chậm trễ, thất vọng và bất hòa. Thay vì làm việc hiệu quả và tập trung vào công việc quan trọng, bạn buộc phải chuyển hướng nỗ lực để xử lý hậu quả.
Tin tốt là bạn có thể dễ dàng tránh xung đột lịch trình bằng cách tiếp cận và công cụ phù hợp.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu những xung đột này xảy ra như thế nào và bạn nên làm gì để giảm thiểu thiệt hại. Chúng tôi cũng sẽ chia sẻ sáu mẹo để ngăn chặn xung đột cuộc họp trong tương lai.
Hiểu về xung đột cuộc họp
Xung đột cuộc họp xảy ra khi các bên không thể tham dự cuộc họp đã lên lịch hoặc không thể tìm được thời gian họp chung. Mặc dù gây khó chịu, nhưng xung đột lịch trình đôi khi là không thể tránh khỏi, đặc biệt là khi công việc của bạn đòi hỏi tần suất họp cao.
Trong các phần sau, chúng tôi sẽ phân tích một số thách thức phổ biến nhất liên quan đến xung đột cuộc họp và lịch trình.
Đặt lịch trùng lặp
Đặt lịch trùng là sự trùng lặp của hai cam kết tham dự. Điều này xảy ra khi bạn vô tình lên lịch hai cuộc họp cùng một lúc.
Sự cố này có thể xảy ra với bất kỳ ai vì nhiều lý do khác nhau. Ví dụ, bạn có thể quên thêm cuộc họp vào lịch hoặc bỏ qua cuộc họp đã đặt từ lâu.
Đôi khi, bạn có thể bị gấp rút về thời gian và đặt lịch họp mà không phân tích kỹ lịch của mình trước. Bạn cho rằng mình đã thuộc lòng lịch trình của mình mà không kiểm tra lại.
Điều tương tự cũng có thể xảy ra nếu bạn đặt lịch họp cho người khác. Nếu bạn không xem phiên bản mới nhất của lịch làm việc của họ, bạn có thể bỏ sót việc người đó đã nghỉ phép vào tuần tới và đặt lịch họp cho họ vào thời gian đó. 😅
Đánh giá không chính xác về khả năng sẵn sàng
Thường rất khó dự đoán một công việc sẽ mất bao nhiêu thời gian. Mặc dù lạc quan là một tính cách đáng ngưỡng mộ, nhưng đôi khi tính cách này có thể dẫn đến việc đánh giá thấp thời gian cần thiết để hoàn thành công việc. ⏱️
Nếu bạn bị kẹt trong một công việc nhưng có một loạt cuộc họp sắp diễn ra, bạn sẽ cần phải sắp xếp lại lịch hoặc gác công việc đó sang một bên để làm sau, nếu có thể. Trong mọi trường hợp, sẽ có người phải điều chỉnh để phù hợp với tình huống.
Không tính đến thời gian dự phòng
Thời gian đệm là khoảng thời gian giữa các cuộc họp. Việc muốn giảm thời gian này để nâng cao hiệu quả là điều hợp lý. Tuy nhiên, điều này không phải lúc nào cũng khả thi.
Giả sử bạn phải tham dự một cuộc họp trực tiếp tại một địa điểm khác. Nếu bạn không tính đến thời gian cần thiết để tìm chỗ đỗ xe, bạn có thể đến muộn hoặc thậm chí bỏ lỡ sự kiện. Tình huống này có thể tránh được nếu bạn dành ra một khoảng thời gian dự phòng hợp lý.
Ngay cả khi các cuộc họp của bạn diễn ra trực tuyến, việc lên lịch các cuộc họp liên tiếp nhau là nguyên nhân dẫn đến thảm họa. Một sự cố kỹ thuật nhỏ cũng đủ khiến bạn đến muộn một cuộc họp và ảnh hưởng đến tất cả các cam kết khác trong ngày.
Các tình huống bất ngờ
Cho dù là sự cố kỹ thuật hay trường hợp khẩn cấp của khách hàng, một sự kiện bất ngờ có thể phá hỏng lịch trình của bạn. Nó có thể dẫn đến sự chậm trễ hoặc buộc bạn phải dời lại cuộc họp vào phút chót. Các nghĩa vụ khác mà bạn đã có trong ngày hoặc tuần đó có thể phải thay đổi do kết quả này.
Chậm tiến độ
Một số cuộc họp có thể kéo dài do các lý do như:
- Các bên khóa bị trễ
- Chương trình họp không rõ ràng
- Cuộc hội thoại và lạc đề không hiệu quả
Nếu bạn bị chậm trễ đáng kể, bạn có thể đến muộn hoặc bỏ lỡ cuộc họp tiếp theo. Bạn luôn có thể hoãn cuộc họp, nhưng điều đó có nghĩa là bạn sẽ phải đi lại nhiều lần cho đến khi tìm được thời gian phù hợp với tất cả mọi người, điều này có thể tốn nhiều thời gian. ⌛
Không thể đồng bộ hóa lịch trình
Trong một số trường hợp, bạn sẽ khó tìm được thời gian họp phù hợp với lịch trình riêng của từng bên.
Ví dụ, ban lãnh đạo cấp cao thường có lịch trình dày đặc, đòi hỏi bạn phải linh hoạt hơn. Một ví dụ phổ biến khác là khi các bên ở các múi giờ khác nhau. Trong trường hợp chênh lệch múi giờ, việc thiết lập một khung thời gian không quá sớm hoặc quá muộn trong ngày và chưa được đặt trước cho các hoạt động khác thường là một thách thức. 🥲
Khi bạn họp trực tiếp, các vấn đề có thể phát sinh nếu bạn phải chia sẻ cơ sở vật chất hoặc thiết bị. Trong trường hợp đó, bạn phải nghĩ đến tính sẵn có của các nguồn lực này bên cạnh các hạn chế về thời gian.
Tác động của xung đột cuộc họp đối với năng suất
Một số xung đột lịch trình thỉnh thoảng thường không gây ra hậu quả nghiêm trọng. Nhưng nếu bạn không chú ý và để xung đột tồn tại, chúng có thể gây ra hiệu ứng domino, dẫn đến một loạt các vấn đề dai dẳng. 🥶
Một số hậu quả tiềm ẩn của xung đột cuộc họp bao gồm:
- Bỏ lỡ cơ hội: Nếu bạn bỏ lỡ một cuộc họp quan trọng với khách hàng do vấn đề về lịch trình, điều này có thể khiến bạn và công ty bị đánh giá là thiếu chuyên nghiệp. Một số người sẽ thông cảm, nhưng một số khác sẽ không, và họ sẽ quyết định không kinh doanh với bạn nữa
- Sự kém hiệu quả: Bạn càng dành nhiều thời gian để giải quyết xung đột lịch trình, bạn càng có ít thời gian cho công việc thực tế và mục tiêu của nhóm
- Thay đổi mục tiêu: Những xung đột và sự chậm trễ đáng kể có thể cản trở các kế hoạch cấp cao của bạn. Toàn bộ nhóm hoặc công ty có thể cần phải điều chỉnh lại để thích ứng với những thay đổi này
- Mối quan hệ căng thẳng: Nếu xung đột cuộc họp xảy ra thường xuyên, nó sẽ gây căng thẳng cho mối quan hệ trong nhóm. Môi trường làm việc có thể trở nên kém thuận lợi cho sự hợp tác
- Sự bất tiện và thất vọng: Hủy bỏ vào phút chót, thay đổi lịch họp thường xuyên và tất cả các hậu quả nêu trên sẽ gây ra sự không hài lòng và căng thẳng trong nhóm
Giải quyết xung đột cuộc họp không thể tránh khỏi
Chấp nhận rằng xung đột và trùng lặp cuộc họp là điều không thể tránh khỏi. Tốt nhất là tiếp tục công việc, tập trung vào giảm thiểu vấn đề hiện tại và ngăn chặn tình huống này xảy ra trong tương lai.
Khi gặp phải xung đột lịch trình, hãy tuân theo các hướng dẫn sau (nếu áp dụng):
Thông báo ngay lập tức
Ngay khi nhận ra mình đã mắc lỗi trong việc lên lịch, hãy thông báo cho các bên liên quan. Xin lỗi và giải thích ngắn gọn, không đi vào chi tiết không cần thiết. Nếu cuộc họp quan trọng nhưng bạn không thể tham dự, hãy đề nghị dời lịch. Đề xuất thời gian họp mới để thể hiện sự chủ động.
Nếu đối phương là người hủy cuộc họp, hãy thể hiện sự thông cảm. Sai lầm và sự kiện bất ngờ có thể xảy ra với bất kỳ ai.
Khi sắp xếp lại lịch họp, hãy linh hoạt, đặc biệt nếu cuộc họp là khẩn cấp và cần phải được sắp xếp trong cùng một ngày hoặc tuần. Những người khác có thể đã lên kế hoạch cho ngày hoặc tuần của họ. Linh hoạt là điều bắt buộc đối với cả hai bên nếu bạn không muốn công việc bị trì hoãn đáng kể.
Đóng góp mà không cần tham dự
Ngay cả khi bạn không thể tham dự cuộc họp, bạn vẫn có thể tham gia. 🙋
Dưới đây là cách thực hiện:
- Yêu cầu ghi âm cuộc họp và xem lại vào thời gian rảnh rỗi
- Đọc bản tóm tắt cuộc họp qua email hoặc biên bản cuộc họp của đồng nghiệp
- Hỏi đồng nghiệp đã tham dự để được cập nhật thông tin
- Gửi bất kỳ câu hỏi nào của bạn qua email
- Cung cấp hỗ trợ và giúp đỡ cho dự án nếu cần thiết
Trong một số trường hợp, giải pháp này là lựa chọn hợp lý nhất. Ví dụ, các cuộc họp cập nhật dự án định kỳ thường có nhiều người tham dự, vì vậy việc sắp xếp lại lịch sẽ là một cơn ác mộng. Trừ khi bạn là người chủ trì, các cuộc họp này thường không yêu cầu bạn có mặt và bạn có thể cập nhật thông tin sau đó.
Ưu tiên các cuộc họp
Có thể sẽ có lúc bạn phải lựa chọn giữa hai cuộc họp (hoặc thậm chí nhiều hơn). Trong trường hợp đó, hãy tự hỏi mình những câu hỏi sau để sắp xếp các ưu tiên của bạn:
- Cuộc họp nào xoay quanh vấn đề cấp bách hơn?
- Có cuộc họp nào là thiết yếu để tiếp tục công việc không?
- Cuộc họp nào là cuộc họp mà ý kiến của bạn quan trọng nhất?
- Cuộc họp nào sẽ khó sắp xếp lại lịch nhất?
6 mẹo để tránh xung đột cuộc họp và đặt lịch trùng nhau
Một số xung đột trong cuộc họp là không thể tránh khỏi, nhưng hầu hết có thể tránh được bằng cách tiếp cận đúng đắn và hệ thống quản lý cuộc họp phù hợp. Khám phá sáu mẹo để tránh xung đột trong cuộc họp và căng thẳng không cần thiết đi kèm dưới đây:
1. Tận dụng công nghệ sẵn có
Sử dụng lịch kỹ thuật số và công cụ quản lý cuộc họp có thể giảm khả năng xảy ra xung đột lịch trình. Các công cụ này cho phép bạn đồng bộ hóa lịch trình của toàn bộ nhóm và giảm thiểu sự hiểu lầm. Chúng cũng có thể tự động hóa một số hành động để tiết kiệm thời gian và nỗ lực của bạn.
Bạn có thể tận hưởng tất cả những lợi ích này bằng cách sử dụng ClickUp và các tính năng quản lý cuộc họp phong phú của nó.
Chế độ xem Lịch của ClickUp cho phép bạn xem lịch họp của mình trong nháy mắt, tùy chỉnh theo ý thích. Chọn giữa chế độ xem hàng ngày, hàng tháng và hàng tuần, đặt bộ lọc và thêm mã màu cho các mục nhập. Bạn cũng có thể đặt quyền truy cập và tạo lịch riêng cho cá nhân, nhóm và công ty. 📅
Khi bạn muốn lên lịch cuộc họp trong ClickUp, chỉ cần tạo một Nhiệm vụ mới và thêm người tham dự. Sự kiện sẽ hiển thị trên lịch của tất cả người tham gia. Để họ biết những gì sẽ diễn ra và cách chuẩn bị, hãy tóm tắt tất cả thông tin trong phần mô tả Nhiệm vụ.
Bạn không muốn chia tay với lịch yêu thích như Lịch Google? Bạn có thể đồng bộ hóa nó với ClickUp. Các cuộc họp mới mà bạn tạo trong ClickUp sẽ tự động chuyển sang lịch bên ngoài.
Bằng cách tích hợp ClickUp với ứng dụng email hoặc công cụ giao tiếp như Slack, bạn có thể tạo cuộc họp hoặc nhiệm vụ trực tiếp từ các nền tảng bên thứ ba đó.
2. Sử dụng công cụ lập lịch họp
Một công cụ đặt lịch trực tuyến như Calendly giúp đơn giản hóa việc lên lịch cuộc họp.
Nó đồng bộ với lịch của bạn để phát hiện thời gian rảnh của bạn. Khi bạn muốn lên lịch một cuộc họp, bạn có thể bỏ qua việc gửi email qua lại gây đau đầu. Thay vào đó, bạn có thể gửi một liên kết hiển thị các khoảng thời gian rảnh của bạn. Các thành viên khác trong nhóm có thể chọn khoảng thời gian phù hợp với họ, và thế là xong — cuộc họp đã được tạo.
ClickUp cho phép tích hợp với Calendly nhưng cũng cung cấp các tính năng tương tự. Bạn có thể sử dụng Biểu mẫu ClickUp để tạo yêu cầu cuộc họp. Chia sẻ liên kết với đối tác để thu thập thông tin về thời gian rảnh và phương thức liên lạc ưa thích của họ. ClickUp có thể tự động chuyển các phản hồi biểu mẫu thành nhiệm vụ. Bạn cũng có thể đặt nhắc nhở để đảm bảo không quên cuộc họp.
3. Tận dụng các cuộc họp định kỳ
Các cuộc họp diễn ra thường xuyên nên được tổ chức vào cùng một thời gian. Các cuộc họp định kỳ mang lại cảm giác quen thuộc và bảo mật, giúp bạn và nhóm của bạn bớt một điều phải lo lắng. 🔁
Nếu bạn sử dụng công cụ lập lịch như ClickUp, việc thiết lập các cuộc họp định kỳ sẽ trở nên rất dễ dàng. Bạn chỉ cần chọn tùy chọn Định kỳ khi tạo cuộc họp hoặc nhiệm vụ.
4. Chuẩn bị cho các cuộc họp và tiến hành hiệu quả
Tham gia vào một cuộc hội thoại mà không có hướng dẫn, đơn đặt hàng hoặc mục đích là điều rất bực bội. Những lạc đề không cần thiết có thể kéo dài cuộc họp và ảnh hưởng đến các cam kết khác.
Cho dù bạn là người chủ trì cuộc họp hay chỉ là một thành viên, hãy chuẩn bị kỹ lưỡng. Suy nghĩ về những gì bạn nên nói và cách truyền đạt thông tin một cách hiệu quả. Vào cuối cuộc họp, mọi thứ phải rõ ràng:
- Mục đích của cuộc hội thoại là gì
- Thông tin được trình bày liên quan đến người tham gia và công việc của họ như thế nào
- Những yêu cầu đối với các thành viên tham gia trong thời gian tới
ClickUp Docs cho phép bạn tạo chương trình họp hiệu quả bằng các công cụ định dạng phong phú. Bạn có thể làm việc này một cách nhanh chóng và dễ dàng nhờ Trình tạo chương trình họp AI của ClickUp. Trình này có thể sắp xếp các ý tưởng của bạn theo mức độ ưu tiên và tổ chức chúng để tối đa hóa sự tham gia và tập trung.
Bạn cũng có thể chèn danh sách kiểm tra cho tất cả các điểm thảo luận quan trọng và đánh dấu từng điểm khi đã thảo luận trong cuộc họp. Bằng cách này, bạn sẽ đảm bảo không bỏ sót bất kỳ chủ đề quan trọng nào. ✔️
Đây là một ý tưởng: sử dụng Bảng trắng ClickUp để thảo luận về lộ trình hoặc quy trình, đưa ra quyết định cùng với nhóm của bạn trong thời gian thực.
Nếu bạn chỉ là người tham gia, bạn vẫn nên chuẩn bị. Đọc lời mời và các tài liệu bổ sung. Chuẩn bị lắng nghe và ghi chú. Bạn có thể sử dụng Notepad ClickUp trên bất kỳ thiết bị nào để ghi lại những quan sát quan trọng và biến chúng thành Nhiệm vụ có thể theo dõi chỉ bằng vài cú nhấp chuột.
ClickUp còn có tính năng AI Meeting Notes Generator(Trình tạo ghi chú cuộc họp AI) có thể tùy chỉnh, giúp ghi chép các cuộc thảo luận, tóm tắt ghi chú và sắp xếp tất cả ý tưởng của bạn.
5. Đảm bảo khoảng trống giữa các cuộc họp
Tránh lên lịch các cuộc họp liên tiếp nhau và cố gắng để lại khoảng trống giữa các cuộc họp. Các cuộc họp thường kéo dài, vì vậy khoảng thời gian đệm này có thể đảm bảo bạn không bị trễ cuộc họp tiếp theo. Nếu bạn có thời gian rảnh, bạn có thể sử dụng nó để trả lời email hoặc nghỉ ngơi xứng đáng. ☕
6. Hãy thực tế và trung thực
Sự trung thực và giao tiếp cởi mở là điều bắt buộc khi làm việc với mọi người. Nếu bạn có nhiều việc phải làm, hãy thẳng thắn về điều đó và từ chối một số cam kết. Các bên khác sẽ hiểu và tôn trọng điều đó, đồng thời mong đợi điều tương tự từ bạn.
Dù bạn có muốn đến đâu, bạn cũng không thể tham dự tất cả các cuộc họp. Điều quan trọng là phải sắp xếp thứ tự ưu tiên. Một số loại cuộc họp là không thể thương lượng, chẳng hạn như cuộc họp với khách hàng hoặc cấp quản lý cao hơn. Tuy nhiên, một số cuộc họp khác có thể linh hoạt hơn. Bằng cách cắt bớt một số cuộc họp, bạn có thể tránh được mệt mỏi do họp quá nhiều.
Để thảo luận về thời gian họp hoặc bày tỏ quan ngại của mình, bạn có thể sử dụng chế độ xem Trò chuyện của ClickUp, nhận xét nhiệm vụ hoặc email tích hợp. 📧
Lợi ích của văn hóa họp lành mạnh
Bằng cách sử dụng công cụ quản lý cuộc họp như ClickUp để ngăn chặn xung đột lịch họp, bạn có thể tận hưởng những lợi ích như:
- Tăng hiệu quả: Khi các cuộc họp diễn ra đúng giờ và tập trung, công việc sẽ diễn ra suôn sẻ. Bạn có thể giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định nhanh chóng. Thay vì lãng phí thời gian vào những cuộc tranh cãi, bạn có thể tập trung tinh thần vào công việc quan trọng
- Cân bằng công việc và cuộc sống: Lịch trình không có xung đột giúp giảm căng thẳng và có nhiều thời gian rảnh hơn để nghỉ ngơi, giao lưu và phát triển bản thân. Bạn có thể lập kế hoạch mà không lo bị thay đổi vào phút chót
- Môi trường làm việc tích cực: Khi không có căng thẳng và mọi người cảm thấy thời gian của mình được tôn trọng, mối quan hệ sẽ phát triển, dẫn đến sự hợp tác hiệu quả
- Danh tiếng không bị tổn hại: Nếu bạn lên lịch hẹn hiệu quả và luôn tuân thủ, khách hàng sẽ cảm thấy rằng nhóm của bạn là đáng tin cậy. Họ sẽ muốn kinh doanh với bạn và thậm chí có thể giới thiệu bạn cho người khác
Nắm vững nghệ thuật lên lịch cuộc họp và loại bỏ xung đột lịch trình với ClickUp
Nếu bạn muốn đạt năng suất cao nhất, bạn không thể để những vấn đề có thể tránh được như xung đột lịch họp làm bạn bối rối.
Đầu tư thời gian vào việc triển khai một chiến lược lịch trình vững chắc. Hãy để lịch trình của bạn có không gian thở. Thành thật về khả năng của mình. Đừng ngại nói "không" — bản thân bạn trong tương lai sẽ cảm ơn bạn.
Đăng ký ClickUp và thiết lập hệ thống quản lý cuộc họp hoàn hảo, đảm bảo sự an tâm cho bạn và nhóm của bạn. ☮️