Jak napisać zakres prac (z przykładami i szablonami SOW)?

Dokument zakresu prac jest prostym, ale niezbędnym elementem procesu zarządzania projektem.

Jako kierownik projektu konieczne jest, aby wszyscy zaangażowani w nadchodzącą inicjatywę czuli się poinformowani, wysłuchani i włączeni na każdym etapie. Dokument zakresu prac (SOW) jest kluczem do osiągnięcia tego celu jeszcze przed zakończeniem etapu planowania.

Potraktuj zakres prac jako narzędzie - coś, do czego ty, zespół projektowy i wszyscy kluczowi gracze będą wielokrotnie wracać w trakcie procesu zarządzania projektem i coś, co ewoluuje wraz z postępem osi czasu.

Przed otwarciem nowego dokumentu, aby rozpocząć proces pisania zakresu prac, zapoznaj się z tym szczegółowym przewodnikiem, aby uzyskać informacje na temat ram.

Znajdziesz w nim szczegółowe podziały, przykłady i najlepsze praktyki dotyczące pisania wartościowego dokumentu zakresu prac. Ponadto można uzyskać dostęp do bezpłatnego szablon zakresu prac aby ustandaryzować swój proces i przyczynić się do rozwoju zespołu!

Czym jest zakres prac?

Zakres prac jasno określa kontrola projektu usługi i rezultaty, które zostaną dostarczone w nadchodzącym projekcie. Działa jako pisemna umowa i jest jednym z najważniejszych i najbardziej szczegółowych dokumentów na wczesnych etapach każdego projektu.

Z odpowiednimi zasobami pod ręką, tworzenie dokumentu zakresu prac może być dość prostym procesem! Ważne jest jednak, aby pamiętać o jego podstawowych, niezbędnych elementach, aby utrzymać zespół na tej samej stronie, jeśli chodzi o:

• Rezultaty projektu
• Wszystkie niezbędne zasoby, w tym budżet, czas i nakład pracy
• Harmonogram projektu i fazy
• Wymagania prawne

Określenie tych czynników na wczesnym etapie pomoże ci skuteczniej zarządzać projektami i uniknąć niepowodzeń w harmonogramie projektu, wyczerpania zasobów lub scope creep na późniejszym etapie procesu zarządzania projektem. Ponadto dokładny zakres prac zapewnia, że zespół projektowy dokładnie wie, czego się od niego oczekuje, w tym cel projektu, ogólne wydatki, kamienie milowe projektu i terminy.

Najlepsze praktyki podczas pisania zakresu prac

Oto twoja nowa mantra dotycząca zakresu prac: _W razie wątpliwości, bądź konkretny, wizualny i w pełni przejrzysty

• Szczegółowy: Co oznaczają kluczowe terminy? Kto wykonuje jakie zadania i kiedy? Jasne określenie szczegółów projektu to pewny sposób na uniknięcie nieporozumień, błędnej komunikacji i niedostosowania. Wszystko to może być szkodliwe dla realizacji projektu
• Wizualny: Jak będzie wyglądał produkt końcowy? Wizualizacje pomagają kluczowym graczom uniknąć błędnego odczytania lub błędnej interpretacji oczekiwań projektu od samego początku
• Przejrzystość: Upewnij się, że główni interesariusze zatwierdzają to, co jest planowane, potwierdzają kluczowe kamienie milowe i ogólnie pozostają w pętli

Te trzy strategie zapewnią wysyłanie właściwych informacji dla każdego projektu, za każdym razem. Jeśli jednak chcesz pójść o krok dalej, zacznij inwestować swój czas bardziej produktywnie w proces planowania, korzystając z szablonu zakresu prac, aby poradzić sobie z ciężką pracą, jeśli chodzi o pisanie zakresu prac.

Jak napisać zakres prac

Teraz, gdy omówiliśmy najlepsze praktyki dotyczące zakresu prac, przejdźmy do tego, jak go napisać. Oto lista krok po kroku, jak napisać zakres prac:

1. Zdefiniuj projekt: Zacznij od zdefiniowania projektu i jego celów. Powinno to obejmować to, co próbujesz osiągnąć, dlaczego podejmujesz się projektu i jakie korzyści przyniesie.
2. Lista rezultatów: Sporządź listę wszystkich rezultatów, które będą wymagane dla projektu. Powinno to obejmować wszelkie dokumenty, raporty, oprogramowanie lub inne elementy, które będą potrzebne.
3. Określ zadania i ramy czasowe: Podziel projekt na mniejsze zadania i określ ramy czasowe dla każdego z nich. Powinno to obejmować daty rozpoczęcia i zakończenia każdego zadania oraz ogólny harmonogram projektu.
4. Zidentyfikuj zasoby: Zidentyfikuj zasoby, które będą wymagane do realizacji projektu, w tym personel, sprzęt i budżet.
5. Określenie standardów jakości: Określenie standardów jakości, które będą musiały zostać spełnione w ramach projektu. Powinno to obejmować wszelkie wymagania dotyczące testowania, kontroli jakości i zapewnienia jakości.
6. Określenie procedur komunikacji: Określenie procedur, które będą wykorzystywane do komunikacji podczas projektu. Powinno to określać, jak często będzie odbywać się komunikacja, kto będzie w nią zaangażowany i jakie metody będą stosowane.
7. Zidentyfikuj ryzyko: Zidentyfikuj wszelkie potencjalne zagrożenia, które mogą mieć wpływ na projekt. Powinno to obejmować ryzyko związane z terminami, zasobami, jakością i innymi czynnikami.
8. Określenie kryteriów akceptacji: Określenie kryteriów akceptacji, które zostaną wykorzystane do oceny powodzenia projektu. Powinno to obejmować konkretne wskaźniki lub miary, które zostaną wykorzystane do określenia, czy projekt został pomyślnie ukończony.
9. Przegląd i finalizacja: Przegląd zakresu prac ze wszystkimi zainteresowanymi stronami, aby upewnić się, że dokładnie odzwierciedla on cel projektuwymagania projektu. Po sfinalizowaniu roześlij zakres prac do wszystkich interesariuszy i używaj go jako odniesienia przez cały czas trwania projektu.

Szablony dokumentów zakresu prac

Chcesz ustandaryzować swoje praktyki planowania? Zacznij od szablon zarządzania projektami aby przyspieszyć proces tworzenia zakresu prac. Zasadniczo szablon zakresu prac powinien zawierać co najmniej pięć poniższych sekcji, aby umożliwić podłączanie i odtwarzanie informacji o projekcie:

• Słowniczek istotnych terminów
• Opis problemu, który rozwiązuje projekt
• Cele SMART cele projektu, rezultaty, KPI i tym podobne
• Niezbędne potrzeby administracyjne i zatwierdzenia
• Konfigurowalny harmonogram projektu lub oś czasu

Ale TBH, te pięć sekcji to absolutne minimum.

Z odpowiednim edytor dokumentów i szablonu, będziesz mógł również współpracować nad zakresem prac wraz z zespołem, dostosowywać ustawienia udostępniania i uprawnień, łączyć dokument z przepływami pracy i nie tylko. 👀

Wszystko to jest możliwe dzięki przyjaznej dla początkujących aplikacji Szablon zakresu prac ClickUp -bez żadnych kosztów.

Pobierz ten szablon

Uzyskaj dostęp do tego szczegółowego i konfigurowalnego szablonu zakresu prac ClickUp, aby korzystać z niego wraz z zespołem w dowolnym momencie

Ten szczegółowy szablon ClickUp Doc jest zorganizowany w jasno sformatowanych sekcjach, w tym:

• Tło i cele projektu
• Rezultaty
• Obowiązki agencji i klienta
• Oś czasu i kamienie milowe
• Administracja
• Zatwierdzenia

Dodatkowo, dokładne planowanie zarządzania zasobami i cele projektu . 🏆

Przyklejony spis treści ułatwia poruszanie się po wielu sekcjach tego dokumentu, a wstępnie utworzone tabele zapewniają zwięzłość i łatwość zrozumienia informacji.

Definiowanie i udostępnianie kluczowych kamieni milowych projektu przy użyciu szablonu zakresu prac ClickUp

Największą zaletą tego szablonu jest jednak to, że jest on tworzony przy użyciu ClickUp Docs. Współpracujące wykrywanie na żywo i automatycznie zapisywana historia wersji zapewniają, że każdy, kto ma dostęp, zawsze widzi najnowszą wersję zakresu prac. A ponieważ tekst może być konwertowany bezpośrednio na zadania ClickUp, członkowie zespołu mogą działać w oparciu o plan projektu z samego zakresu prac.

Dzięki relacjom ClickUp można łatwo łączyć zadania i dokumenty z obszaru roboczego

Co więcej, zadania ClickUp mogą być osadzane w Docs wraz z zestawami danych z innego oprogramowania, dzięki czemu niezbędne informacje o projekcie nigdy nie są daleko poza zasięgiem. Pobierz ten szablon

Co powinien zawierać dokument zakresu prac?

Przyjrzyjmy się bliżej podstawowym elementom dokumentu zakresu prac skutecznego dokumentu zakresu prac i najlepsze praktyki do zastosowania przed kolejnym projektem.

Kluczowe rezultaty

Dostarczasz produkt czy usługę? Poinformuj o tym zespół projektowy! Nawet jeśli wydaje ci się to oczywiste, prowadzenie rejestru wszystkich rezultatów projektu jest pomocne, aby mieć je pod ręką i odwoływać się do nich później. Ponadto dokument ten nie jest przeznaczony wyłącznie dla zespołu projektowego - kluczowi gracze, tacy jak interesariusze inni kierownicy działów i osoby na wyższych szczeblach mogą również uzyskać dostęp do tego dokumentu, co sprawia, że proces zrozumienia zakres projektu krytyczny.

Osadzanie obrazów, schematy lub media dla kontekstu i dodatkowych wizualizacji są świetnym sposobem na przekazanie szczegółów dotyczących dostarczanych produktów. Zwłaszcza jeśli Twój zespół tworzy szkielety przy użyciu oprogramowanie tablicy cyfrowej lub korzysta z określonych dokumentów sprawozdawczych w celu rozbicia struktury pracy, należy zapewnić jak największy dostęp do tych informacji.

Opcja osadzania informacji z innych narzędzi jest główną zaletą korzystania z dynamicznego edytora dokumentów do zarządzania zakresem prac i zatwierdzeniami interesariuszy, SOP i nie tylko.

ClickUp Docs pozwala na bogate formatowanie i polecenia ukośnika aby pracować wydajniej

W Dokumenty ClickUp umożliwia osadzanie praktycznie wszystkiego - w tym zadań, tabel, multimediów, zasobów z innych narzędzi i nie tylko. Dzięki Polecenia Slash dla szybkich skrótów klawiaturowych, wspólna edycja na żywo dzięki bogatemu formatowaniu i łatwemu udostępnianiu za pośrednictwem adresu URL, ClickUp Docs są idealne do łatwego tworzenia szczegółowego dokumentu zakresu prac.

Oś czasu projektu

Twój oś czasu zarządzania projektem to podróż od początku do końca rozwoju projektu. Ta sekcja nakreśli fazy, przez które przejdzie projekt i wyszczególni oczekiwane po drodze rezultaty.

Aby zdefiniować zakres projektu, należy opracować oś czasu, ale można to zrobić na wiele sposobów. Wykresy Gantta , tabele i schematy blokowe, takie jak mapy myśli są wysoce wizualne zarządzanie projektami rozwiązania do tworzenia osi czasu i upewnienia się, że wszystkie najważniejsze szczegóły zostały uwzględnione. Zasoby te są również doskonałe do identyfikowania relacji i zależności między zadaniami, które sprawią, że faza realizacji projektu ogólnie większa wydajność!

Wizualizacja kamieni milowych projektu w widoku Gantta w ClickUp Widok Gantta w ClickUp ułatwia osiągnięcie tego poziomu zarządzania czasem dzięki intuicyjnemu interfejsowi "przeciągnij i upuść" do rysowania relacji między zadaniami, wizualizacji wąskich gardeł i ustalania priorytetów działań. Możesz nawet obliczyć ścieżkę krytyczną lub śledzić procentowe postępy, aby zobaczyć z lotu ptaka, co się dzieje i co nadejdzie.

Główne kamienie milowe

Zwłaszcza w przypadku złożonych projektów sama oś czasu może być zniechęcająca. W takich sytuacjach pomocne może być podzielenie i zdefiniowanie większej osi czasu według kluczowych terminów, w których projekt przechodzi z jednego etapu do drugiego. Te główne momenty są znane jako kamienie milowe projektu .

Osiągnięcie kamienia milowego projektu jest świetną okazją do przegrupowania się, powrotu na tę samą stronę i ponownej oceny, dokąd zmierza projekt. Jest to idealny moment, aby skontaktować się z ważnymi interesariuszami i upewnić się, że projekt rozwija się zgodnie z oczekiwaniami lub omówić wszelkie napotkane po drodze problemy.

Użyj widoku wykresu Gantta w ClickUp, aby zaplanować zadania, być na bieżąco z kamieniami milowymi projektu, zarządzać terminami i radzić sobie z wąskimi gardłami. Szablony kamieni milowych pomagają wyeliminować część domysłów związanych z identyfikacją najważniejszych kamieni milowych w projekcie, jednocześnie gwarantując, że Twój zespół robi z nich najlepszy użytek. W ClickUp, Kamienie milowe są wizualnie reprezentowane za pomocą ikony w kształcie rombu na osi czasu lub wykresie Gantta. Pomaga to szybko zidentyfikować najważniejsze osiągnięcia i może być utworzone z dowolnego Zadanie ClickUp .

Raporty z postępów

Raportowanie nie jest jednorazowym zadaniem na liście. Wiarygodne spostrzeżenia i zaktualizowane raporty są kluczowymi elementami każdego dobrego dokumentu zakresu prac, ponieważ wielu menedżerów i interesariuszy będzie się do niego wielokrotnie odwoływać w trakcie całego procesu zarządzania projektem - nie tylko w fazie planowania.

Jest to kolejny obszar, w którym najlepiej jest oprzeć się na bardziej wizualnych zasobach. Nikt nie chce tracić czasu na rozszyfrowywanie długich zestawów danych lub klikanie w dodatkowe badania. Podsumuj najważniejsze i oparte na danych punkty w sposób łatwy do przyswojenia.

Twórz niestandardowe pulpity nawigacyjne w ClickUp, aby uzyskać ogólny przegląd całej swojej pracy Pulpity nawigacyjne w ClickUp wyróżniają się na tym froncie. Do wyboru ponad 50 widżetów do pobierania aktualnych danych na temat ostatnich działań projektowych przy użyciu niestandardowych wykresów, śledzenia postępów, obliczeń, tabel, a nawet innych aplikacji do tworzenia gotowych do prezentacji pulpitów nawigacyjnych dla projektów.

Przykłady zakresu prac

Aby dać ci bardziej namacalne zrozumienie, jak napisać skuteczny zakres prac, zagłębmy się w kilka rzeczywistych przykładów. Przykłady te zilustrują, w jaki sposób różne organizacje z powodzeniem wdrożyły swój zakres prac, dostarczając praktycznych spostrzeżeń i inspiracji do własnych projektów.

1. Zakres prac zespołu ds. rozwoju oprogramowania

Projekt: Rozwój aplikacji mobilnej

• Cel: Zaprojektowanie i stworzenie aplikacji mobilnejopracowanie przyjaznej dla użytkownika aplikacji mobilnej do dostarczania jedzenia z unikalnymi funkcjami, takimi jak śledzenie na żywo i wiele opcji płatności.
• Zakres: Aplikacja powinna być kompatybilna z platformami iOS i Android. Projekt obejmuje projektowanie UI/UX, rozwój backendu, testowanie, naprawianie błędów i wdrażanie w odpowiednich sklepach z aplikacjami.
• Harmonogram: Projekt zostanie ukończony w ciągu sześciu miesięcy, z kamieniami milowymi ustalonymi dla każdej fazy rozwoju.
• Rezultaty: W pełni funkcjonalna aplikacja mobilna, raport z testów, instrukcja obsługi i kod źródłowy.
• Zależności: Terminowe zatwierdzenie przez interesariuszy na każdym etapie rozwoju, dostępność zasobów i dostęp do zewnętrznych interfejsów API dla bramek płatniczych.

2. Zakres prac zespołu ds. marketingu

Projekt: Wprowadzenie na rynek nowego produktu

• Cel: Zaprojektowanie i przeprowadzenie kompleksowej kampanii marketingowej mającej na celu wprowadzenie na rynek nowej linii organicznych produktów do pielęgnacji skóry.
• Zakres: Projekt obejmuje badania rynku,analizę konkurencji, tworzenie materiałów marketingowych, promocję w mediach społecznościowych, PR i śledzenie sukcesu kampanii.
• Harmonogram: Projekt będzie realizowany przez cztery miesiące, z określonymi terminami dla każdego zadania.
• Rezultaty: Aszczegółowa strategia marketingowa, treści do promocji (blogi, posty w mediach społecznościowych, komunikaty prasowe itp.) oraz raport końcowy przedstawiający wpływ kampanii.
• Zależności: Terminowa informacja zwrotna i zatwierdzenie ze stronyzespół produktowy i interesariusze, współpraca z influencerami i reakcja rynku.

3. Zakres prac zespołu HR

Projekt: Program onboardingu pracowników

• Cel: Opracowanie kompleksowego programu onboardingowego, który pomoże nowym pracownikom szybko osiągnąć biegłość w swoich rolach i poczuć się mile widzianymi w organizacji.
• Zakres: Projekt obejmuje stworzenie listy kontrolnej onboardingu, opracowanie materiałów szkoleniowych, organizację sesji orientacyjnych i zbieranie informacji zwrotnych.
• Ramy czasowe: Ukończenie projektu zajmie dwa miesiące, wliczając w to okresy oceny i rewizji.
• Rezultaty: Podręcznik onboardingu, materiały szkoleniowe i raport zwrotny.
• Zależności: Terminowy wkład i współpraca ze strony różnych działów, dostępność nowych pracowników, orazinformacje zwrotne od nowych pracowników.

Przykłady zakresu prac dla innych przypadków użycia

Aby uczynić ten proces jeszcze prostszym i bardziej wydajnym, stworzyliśmy również zestaw gotowych do użycia szablonów dla różnych przypadków użycia. Zapoznajmy się z tymi szablonami i zobaczmy, jak mogą one pomóc w definiowaniu zakresu projektów.

Wykonawcy: Posiadanie zakresu prac jest niezbędne dla wykonawców do zdefiniowania oczekiwanych rezultatów i harmonogramu. Dokument ten pozwala im zrozumieć, co należy zrobić, kiedy należy to zrobić i jak należy to zrobić.

• Hydraulicy
• Majsterkowicze
• Monterzy rur
• Wykonawcy
• Pracownicy rusztowań

Marketing: Zespoły marketingowe muszą mieć zakres prac, aby zapewnić, że ich projekty zostaną ukończone na czas i z oczekiwaną jakością. Dokument ten przedstawia kroki niezbędne do ukończenia projektu od początku do końca, ułatwiając członkom zespołu dotrzymanie terminów.

• Marketing cyfrowy
• Influencerzy
• Copywriting
• Rebranding

Wprowadź swój zakres pracy w ruch

Napisałeś już dokument z zakresem prac, co teraz?

To proste - połączyć go z przepływem pracy w aplikacji oprogramowanie do zarządzania projektami aby rozpocząć wykonywanie planów, które zostały teraz zmapowane.

Wizualizuj swoje zadania za pomocą ponad 15 widoków w ClickUp, w tym listy, tablicy i kalendarza

Z ponad 15 unikalnych wyświetleń w tym Gantt, Lista, Kanban, Oś czasu, Kalendarz i inne, ClickUp umożliwia wizualizację pracy pod każdym kątem. Dodatkowo, dynamiczny edytor dokumentów ClickUp Whiteboard i wbudowana funkcja Docs umożliwiają zespołom działanie zgodnie z ich pomysłami w momencie ich powstawania.

Bez względu na wielkość zespołu, styl projektu lub budżet, ClickUp jest jedyną platformą produktywności wystarczająco potężną, aby tworzyć rozwiązania od ściany do ściany dla kierowników projektów z różnych branż. Uzyskaj dostęp do wszystkich funkcji wymienionych w tym przewodniku Biblioteka szablonów oraz ponad 1000 integracji kiedy zacząć korzystać z ClickUp już dziś .