Portare a termine un progetto in tempo è un vero e proprio gioco di destrezza. Eseguire le attività, gestire i budget e rispettare le scadenze sono solo alcune delle attività più importanti tra le tante.
In qualità di project manager, ho perso il numero delle volte in cui un cliente mi ha chiesto di apportare "solo una piccola aggiunta" o "una modifica" che, purtroppo, non era stata prevista nel piano del progetto.
È probabile che si sommino e, prima che te ne accorga, la Sequenza e il budget del progetto saranno in pericolo.
Questo è lo scope creep. Anche i progetti pianificati con la massima precisione ne sono vittime, impedendo la completa realizzazione del tuo progetto con esito positivo.
Ho provato diversi software di project management (PM) per aiutarti ad affrontare questi imprevisti. Ti aiuteranno a stabilire dei limiti per evitare di perdere il tuo margine a causa di lavori imprevisti.
I 3 migliori software di gestione dei progetti che gestiscono lo scope creep dei clienti in sintesi
Ho testato abbastanza strumenti di project management da sapere che non tutti gestiscono lo scope creep allo stesso modo. Ecco quelli che meritano la tua attenzione:
| Strumento | Ideale per | Funzionalità principali | Pro e contro | Prezzi |
| ClickUp | Project management basato sull'intelligenza artificiale per team di tutte le dimensioni | ClickUp Brain (AI contestuale e riassunti generati dall'AI), modello di ambito di lavoro, attività, automazioni, agenti predefiniti | Pro:🌟 Area di lavoro AI convergente per tutto il tuo lavoro🌟 Centralizza tutte le comunicazioni relative al progetto🌟 Facilita la gestione delle capacità🌟 Consente la collaborazione in teamContro:🧐 Curva di apprendimento ripida per i nuovi utenti a causa dell'ampia gamma di funzionalità | Gratis per sempre; personalizzazioni disponibili per le aziende |
| Lavoro di squadra | Project management con monitoraggio del tempo e fatturazione integrati per le agenzie | Gestione delle risorse, Teamwork IA, regole di automazione, dashboard di redditività | Pro:🌟 Semplifica il monitoraggio del tempo e la gestione del carico di lavoro🌟 Automatizza le attività noiose🌟 Consente una gestione più fluida dei clientiContro:🧐 Il dashboard ha controlli limitati, che influiscono sul processo di visualizzazione | Piano Free disponibile; piani a pagamento a partire da 13,99 $/utente/mese. |
| Asana | Gestione semplificata delle attività e del flusso di lavoro per team di piccole e medie dimensioni | Flussi di lavoro automatizzati e trigger basati su regole, dashboard di carico di lavoro e stato, oltre 270 integrazioni, AI Studio | Pro:🌟 Facilita il monitoraggio delle scadenze🌟 Supporta la collaborazione in team🌟 Automatizza le approvazioni e gli aggiornamenti di routineContro:🧐 I report sono basilari🧐 Le notifiche possono diventare eccessive | Piano Free disponibile; piani a pagamento a partire da 10,99 $/utente/mese (fatturazione annuale) |
👀 Lo sapevate? Lo scope creep è talvolta chiamato "sindrome del lavello della cucina" o "requirement creep" ed è noto per influenzare oltre la metà di tutti i progetti. E non mostra segni di rallentamento. L'impatto dello scope creep è aumentato dal 43% al 52% nell'ultimo decennio su tutti i progetti.
Cosa dovresti cercare in un software di gestione dei progetti che gestisce lo scope creep dei clienti?
Non tutti i software di gestione dei progetti sono programmati per affrontare il lavoro aggiuntivo derivante dallo scope creep dei clienti. Potrebbero sembrare perfetti sulla carta, ma i flussi di lavoro potrebbero non essere così intuitivi.
Ecco cosa cerco quando valuto un software che mi aiuti a creare pianificazioni migliori e a consegnare il lavoro ai clienti più rapidamente:
- Definisci tempestivamente l'ambito del progetto e le linee guida: ti consigliamo di documentare i risultati attesi, le esclusioni e le ipotesi prima di avviare il progetto. Scegli uno strumento di project management con strutture di suddivisione del lavoro (WBS) e monitoraggio delle linee guida, in modo da poter confrontare l'ambito pianificato con quello effettivo man mano che il progetto evolve.
- Imposta flussi di lavoro formali per le richieste di modifica: il tuo software di gestione dei progetti dovrebbe fornire un processo di controllo delle modifiche che aiuti a rivedere e approvare i nuovi requisiti. Grazie ai processi di approvazione integrati per le modifiche dell'ambito, saprai in che modo ogni modifica influirà sui costi, sui tempi e sulle risorse.
- Consenti la comunicazione con il cliente: dovrebbe consentire al tuo team e al cliente di comunicare direttamente all'interno dell'area di lavoro, collegando le conversazioni a specifiche attività, thread di feedback e risultati finali.
- Tieni traccia di tempo, costi e lavoro richiesto per ogni risultato: assicurati che il tuo software colleghi le attività ai budget e all'allocazione delle risorse. Questo ti permette di vedere immediatamente il costo del lavoro "extra" e di avere conversazioni basate sui dati con i clienti riguardo all'espansione dello scope.
- Automatizza gli avvisi e il monitoraggio delle deviazioni: seleziona un software di gestione dei progetti che ti avvisi quando le scadenze, i budget, i carichi di lavoro o l'ambito del progetto superano le soglie prestabilite. Gli avvisi in tempo reale e i dashboard ti aiutano a individuare lo scope creep prima che diventi un problema significativo.
- Monitoraggio del tempo per garantire la responsabilità: il software dovrebbe consentirti di registrare il tempo direttamente all'interno delle attività e collegare quelle ore a risultati specifici. Dovresti essere in grado di generare report che mostrano lo sforzo richiesto rispetto a quello stimato per la condivisione con i clienti durante le discussioni di revisione.
- Trigger basati su regole: scegli una piattaforma di gestione dei progetti che rilevi automaticamente i cambiamenti nel carico di lavoro e suggerisca azioni di follow-up con l'automazione del flusso di lavoro basata sull'intelligenza artificiale.
🧠 Curiosità: il termine " deadline " è stato utilizzato per la prima volta nelle prigioni americane del XIX secolo per indicare un confine fisico che i detenuti non potevano oltrepassare pena l'uccisione. A metà del XX secolo, il termine ha assunto il significato moderno che conosciamo oggi: un punto nel tempo che non si può oltrepassare.
⭐ Bonus: stai ancora creando ogni singola attività da zero, digitando manualmente tutte le istruzioni e i dettagli? Con la funzionalità Talk-to-Text di ClickUp Brain MAX, puoi semplicemente "parlare" dell'attività, dire ciò che ti serve nelle istruzioni e Brain MAX trasformerà istantaneamente la tua voce in testo.
E non è solo per le attività! Puoi inserire feedback nei documenti o chattare con il tuo team semplicemente dicendo ciò che pensi, e la nostra IA lo trascriverà automaticamente, notificherà/taggerà le persone giuste, ricorderà le tue parole preferite nel tempo e poi effettuerà la modifica del testo trascritto di conseguenza.
Il miglior software di project management che gestisce lo scope creep dei clienti
Ora analizziamo i tre principali software di project management per gestire lo scope creep nei tuoi progetti:
Come valutiamo i software su ClickUp
Il nostro team editoriale segue un processo trasparente, supportato da ricerche e indipendente dai fornitori, quindi puoi fidarti che i nostri consigli si basano sul valore reale dei prodotti.
Ecco una panoramica dettagliata di come valutiamo i software su ClickUp.
1. ClickUp (ideale per la project management basata sull'intelligenza artificiale)
ClickUp, l'app completa per il lavoro, combina la project management e la collaborazione in team con l'automazione basata sull'intelligenza artificiale. Pianifica i tuoi progetti, assegna le attività, chatta con il tuo team, condividi i risultati con il client e monitora le prestazioni del team direttamente all'interno di ClickUp! Questo impedisce lo scope creep e riduce al minimo le possibilità che il tuo progetto venga sbilanciato.
Ma soprattutto, il software di project management ClickUp è progettato per essere scalabile. I team di piccole dimensioni possono iniziare subito a lavorare con il piano Free Forever di ClickUp, mentre le organizzazioni più grandi ottengono le visualizzazioni avanzate, la reportistica e il supporto basato sull'intelligenza artificiale di cui hanno bisogno per gestire progetti complessi.
Definisci aspettative chiare con il modello Scope of Work (SOW) di ClickUp.
Una delle cause principali dello scope creep è la discrepanza tra il progetto e la visione e le aspettative del client.
Il modello Scope of Work (SOW) di ClickUp risolve questo problema fornendoti un framework già pronto per definire cosa rientra nell'ambito del progetto e, cosa altrettanto importante, cosa non rientra.
Puoi utilizzare questo modello per:
- Definisci in anticipo gli obiettivi del progetto per garantire che tutte le parti interessate siano allineate.
- Elenca i risultati finali, i risultati attesi, le sequenze e le attività cardine per fornire una chiara roadmap dei risultati finali al cliente e ai membri del tuo team.
- Controlla la titolarità dei documenti e assegna le responsabilità per ogni risultato finale
- Aggiungi campi personalizzati, stati delle attività personalizzati e visualizzazioni personalizzate per una gestione flessibile dei progetti.
Suddividi l'ambito del progetto in attività e attività secondarie chiare per una gestione migliore.
Il modo migliore per tenere sotto controllo lo scope creep è suddividere il progetto in piccoli passaggi tracciabili. Con le attività di ClickUp puoi:
- Crea un'attività principale per ogni risultato finale e aggiungi delle attività secondarie al suo interno. Ad esempio, se lo scope include "Sviluppare un sito web", l'attività principale è "Sviluppo sito web" e le attività secondarie potrebbero includere "Progettare la homepage", "Sviluppare il modulo di contatto", "Configurare l'hosting", ecc.
- Aggiungi istruzioni dettagliate, requisiti del progetto, criteri di accettazione o liste di controllo a ciascuna attività.
- Assegna i titolari delle attività e aggiungi le date di scadenza per eliminare la confusione sulla sequenza dei tempi e sulle responsabilità.
- Imposta le dipendenze tra le attività in modo che il lavoro venga svolto nell'ordine corretto e solo dopo che tutti i prerequisiti del piano del progetto sono stati soddisfatti.
Una funzionalità di ClickUp Tasks che trovo molto utile è ClickUp Task Priorities. Con l'impostazione del livello di priorità (urgente, alto, normale, basso), il team sa esattamente quali attività richiedono un'attenzione immediata e quali possono essere affrontate in un secondo momento.
Rimani al passo con tutti i cambiamenti grazie all'IA sensibile al contesto
ClickUp Brain è un potente assistente AI che può aiutare il tuo team a tenere sotto controllo lo scope creep. Usa Brain per chiarire i confini del progetto, riepilogare le richieste dei clienti per gli stakeholder chiave, condurre analisi di impatto o identificare attività che potrebbero non essere in linea con il piano di progetto originale.
Brain è anche sensibile al contesto. Quando arriva una nuova richiesta da parte di un client, Brain valuta se rientra o meno nell'ambito di applicazione, la contrassegna e suggerisce persino di creare un'attività di modifica da sottoporre ad approvazione.
È possibile individuare potenziali variazioni di ambito nella fase dei commenti, senza dover sprecare ore di lavoro sul nuovo progetto.
Automatizza le approvazioni e le notifiche con regole personalizzate
Questo strumento di gestione dello scope ha una funzionalità distintiva: ClickUp Automations, il builder no-code le cui regole "if this, then that" consentono di creare flussi di lavoro automatizzati personalizzati in pochi minuti. Imposta le regole una volta sola e il sistema gestirà automaticamente le notifiche, l'assegnazione delle attività e la visibilità degli stakeholder.
Ad esempio, puoi creare un'automazione per:
- Invia una richiesta di approvazione al responsabile del progetto quando lo stato di un'attività cambia in "In attesa di approvazione".
- Avvisa il client o l'account manager quando viene inviata una nuova richiesta di modifica.
- Assegna automaticamente i revisori quando un deliverable viene spostato nell'elenco "Revisione cliente".
- Aggiorna un campo personalizzato su "Approvato" una volta che il client ha fornito la conferma nella chat.
Mantieni tutti allineati con gli strumenti di collaborazione integrati
Il software di project management ClickUp centralizza tutte le comunicazioni relative al progetto, rendendo più facile mantenere tutti allineati e gestire lo scope creep.
- Consenti ai membri del team di chiarire i requisiti e fornire feedback con i commenti assegnati di ClickUp.
- Mantieni le conversazioni contestualizzate con risposte in thread e includi gli stakeholder rilevanti con menzioni.
- Centralizza tutte le conversazioni con i clienti e interne all'interno dello spazio del progetto, collegate direttamente ad attività, risultati finali o documenti, con ClickUp Chat.
- Trasforma qualsiasi messaggio di chat in un'attività: assegnala, aggiungi scadenze o allegala a un deliverable del client.
- Unifica tutta la documentazione del progetto, come il capitolato, i documenti relativi all'ambito del progetto, le richieste di modifica, ecc. , con ClickUp Docs collaborativo.
Monitora i progressi rispetto agli obiettivi del progetto in tempo reale
I dashboard di ClickUp forniscono informazioni in tempo reale su ciò che è stato completato, ciò che è in sospeso, gli ostacoli, ecc. Le schede IA ti offrono riepiloghi/riassunti istantanei, aiutandoti a risparmiare tempo che altrimenti verrebbe sprecato nell'analisi dei dati.
Le migliori funzionalità di ClickUp
- Con il monitoraggio del tempo di ClickUp, avvia i timer da qualsiasi dispositivo, aggiungi voci manuali e genera report dettagliati per assegnatario, progetto o tag. Registra le ore direttamente nelle attività, confrontale con le stime originali e identifica quando il lavoro del cliente inizia a superare lo sforzo pianificato.
- Visualizza i progetti a modo tuo con oltre 15 visualizzazioni ClickUp, tra cui Elenco, Gantt, Bacheca e Sequenza.
- Utilizza la vista Carico di lavoro di ClickUp per esaminare il carico di lavoro del team e vedere chi ha una capacità superiore o inferiore, in modo da ottimizzare le risorse ed evitare il burnout.
- Adatta i flussi di lavoro alle esigenze del tuo progetto con campi personalizzati per il budget, i dettagli del cliente, ecc. e stati personalizzati.
- Trova file, attività e conversazioni su ClickUp e app integrate come Google Drive o Slack utilizzando la ricerca connessa di ClickUp.
- Gestisci le attività, effettua il monitoraggio del tempo e rimani allineato ovunque ti trovi con le app iOS e Android di ClickUp, indipendentemente dal fatto che i membri del tuo team di progetto siano in sede, all'estero o lavorino in modalità ibrida.
Limiti di ClickUp
- I nuovi utenti potrebbero sentirsi sopraffatti dall'ampia gamma di funzionalità disponibili nella suite di app ClickUp.
- Alcuni utenti ritengono che la versione desktop sia più fluida e veloce rispetto all'app mobile.
Prezzi di ClickUp
Valutazioni e recensioni di ClickUp
- G2: 4,7/5 (oltre 10.500 recensioni)
- Capterra: 4,6/5 (oltre 4.500 recensioni)
Cosa dicono gli utenti reali di ClickUp?
La recensione di questo project manager dice tutto:
ClickUp offre una gamma impressionante di funzionalità che rendono facile personalizzare i flussi di lavoro, gestire le attività e monitorare i progressi in un unico posto. Adoro la possibilità di creare visualizzazioni su misura per ogni progetto, impostare automazioni e integrarlo con altri strumenti che già utilizzo. È molto versatile, sia per il monitoraggio delle attività personali che per operazioni aziendali complesse. I modelli e i dashboard sono particolarmente utili per mantenere tutto organizzato e facile da seguire.
ClickUp offre una gamma impressionante di funzionalità che rendono facile personalizzare i flussi di lavoro, gestire le attività e monitorare i progressi in un unico posto. Adoro la possibilità di creare visualizzazioni personalizzate per ogni progetto, impostare automazioni e integrarlo con altri strumenti che già utilizzo. È molto versatile, sia per il monitoraggio delle attività personali che per operazioni aziendali complesse. I modelli e i dashboard sono particolarmente utili per mantenere tutto organizzato e facile da seguire.
📮 ClickUp Insight: Solo il 15% dei manager controlla il carico di lavoro prima di assegnare nuove attività. Un altro 24% assegna le attività basandosi esclusivamente sulle scadenze del progetto.
Il risultato? I team finiscono per essere sovraccarichi di lavoro o sottoutilizzati e, nella maggior parte dei casi, esauriti.
Senza una visibilità in tempo reale sui carichi di lavoro, bilanciarli non è solo difficile, è quasi impossibile.
Le funzionalità Assign e Prioritize di ClickUp, basate sull'intelligenza artificiale, ti aiutano ad assegnare il lavoro in modo equo all'interno del team, abbinando le attività ai membri del team in base alla capacità, alla disponibilità e alle competenze in tempo reale. Prova le nostre AI Cards per avere un'istantanea contestuale del carico di lavoro, delle scadenze e delle priorità.
💫 Risultati reali: Lulu Press risparmia 1 ora al giorno per ogni dipendente utilizzando ClickUp Automazioni, con un aumento del 12% dell'efficienza del lavoro.
🧠 Curiosità: La Sydney Opera House è considerata uno dei peggiori fallimenti nel project management dei nostri tempi. Ha subito un ritardo di 10 anni, ha superato il budget di 14 volte e l'architetto non ha mai visto il progetto completato.
2. Teamwork (ideale per gestire progetti e risorse con funzioni integrate di monitoraggio del tempo e fatturazione)
Teamwork è un software di gestione dei progetti creato per le agenzie e i team di assistenza clienti che gestiscono progetti con scadenze ravvicinate e budget limitati, anche quando devono affrontare sfide come lo scope creep.
Questo software di project management ti offre bacheche di progetto per creare tempistiche, impostare attività cardine e mappare tutti i risultati finali in un unico posto. Ciò garantisce che il team e il client siano entrambi sulla stessa lunghezza d'onda.
Per la gestione dei clienti, un hub centralizzato delle bozze consente di visualizzare lo stato attuale di ciascuna bozza, con un registro storico di tutti i feedback dall'inizio alla fine. Per evitare lo scope creep, lo strumento consente di monitorare e rivedere i feedback interni ed esterni, sia che provengano dai clienti che dal tuo team.
Una funzione/funzione di questo software di gestione dei progetti che mi aiuta a gestire lo scope creep è quella relativa al budget e alla redditività.
Monitorando il tempo e collegandolo al budget del nostro progetto, Teamwork mi fornisce report in tempo reale sulla redditività del progetto. Se una nuova richiesta rischia di farci andare in rosso, ho a disposizione i dati necessari per spiegare la necessità di una modifica dell'ordine. Inoltre, posso impostare e monitorare i traguardi di margine di profitto.
Dato che gestisco più progetti contemporaneamente, creare fogli di calcolo per ciascuno di essi richiede molto tempo. Teamwork mi aiuta ad apportare rapidamente modifiche a risultati finali, prezzi, sequenze e risorse.
Le migliori funzionalità/funzioni per il lavoro di squadra
- Trasforma le richieste disorganizzate dei clienti in proposte di progetto complete, con tempistiche, attività e suggerimenti del team, utilizzando Teamwork AI.
- Effettua una previsione precisa della capacità del team per bilanciare i carichi di lavoro ed evitare il burnout. Visualizza i progetti imminenti, effettua il monitoraggio della disponibilità in tempo reale e riassegna le risorse prima che i colli di bottiglia influiscano sulla consegna.
- Imposta trigger basati su eventi o tempi per automatizzare attività noiose, come il monitoraggio dello stato di avanzamento delle attività. L'hub di automazioni centralizzato ti consente di creare, modificare e rivedere le tue automazioni.
- Ottieni visibilità in tempo reale sullo stato di avanzamento del progetto, individua i rischi relativi alle risorse e al loro utilizzo e confronta i risultati del piano con quelli effettivi.
- Utilizza timer integrati, tabelle orarie e dashboard di redditività in tempo reale per registrare accuratamente il tempo, collegare costi e tariffe fatturabili e ricevere avvisi automatici quando vengono superate le soglie di budget.
Limiti del lavoro di squadra
- Il dashboard ha controlli limitati, che influenzano il processo di visualizzazione.
- L'accesso a funzionalità aggiuntive come l'IA e le integrazioni richiede agli utenti un costo aggiuntivo, il che aumenta significativamente il costo del software di project management.
Prezzi per il lavoro di squadra
- Free
- Deliver: 13,99 $/utente/mese
- Grow: 25,99 $/utente/mese
- Scala: prezzi personalizzati
- Azienda: prezzi personalizzati
Valutazioni e recensioni sul lavoro di squadra
- G2: 4. 4/5 (oltre 1000 recensioni)
- Capterra: 4,5/5 (oltre 900 recensioni)
Cosa dicono gli utenti reali di Teamwork?
Ecco cosa dice un utente G2 sull'utilizzo di Teamwork per gestire più progetti:
Abbiamo un team di quattro responsabili, ciascuno con un numero compreso tra 5 e 15 progetti in corso contemporaneamente e in varie fasi di completamento. Si tratta di progetti della durata di un anno con così tante variabili che senza il nostro project manager e Teamwork non saremmo in grado di fare tutto quello che facciamo. Non solo portiamo a termine tutto, ma lo facciamo nei tempi e nei limiti di budget previsti.
Abbiamo un team di quattro responsabili, ciascuno con un numero compreso tra 5 e 15 progetti in corso contemporaneamente e in varie fasi di completamento. Si tratta di progetti della durata di un anno con così tante variabili che senza il nostro project manager e Teamwork non saremmo in grado di fare tutto quello che facciamo. Non solo portiamo a termine tutto, ma lo facciamo nei tempi e nei limiti di budget previsti.
🧠 Curiosità: il diagramma di Gantt, uno degli strumenti preferiti dai project manager, ha più di 100 anni (è stato inventato nel 1910!). È più antico di Internet, della TV e persino del pane a fette.
3. Asana (ideale per una gestione semplificata delle attività e del flusso di lavoro)
Asana semplifica la gestione delle attività e del flusso di lavoro per team di tutte le dimensioni, in particolare quelli che lavorano in remoto. Come strumento di gestione dei progetti, Asana semplifica la connessione tra il lavoro quotidiano e gli obiettivi aziendali più ampi, riducendo così lo scope creep e rendendo i tuoi progetti più chiari.
Organizza i tuoi progetti in Asana utilizzando modelli predefiniti, assegna le attività con titolari e scadenze, visualizza lo stato dei progetti e effettua il monitoraggio di tutto in un unico posto per evitare modifiche dell'ultimo minuto alle tue tempistiche.
Con Asana puoi integrare facilmente nel tuo stack tecnologico strumenti quali software di gestione delle attività, strumenti di sviluppo, strumenti di reportistica e strumenti di collaborazione, tra molti altri.
Una funzionalità/funzione che ho iniziato a utilizzare di recente è AI Teammates per l'esecuzione di progetti basata sull'intelligenza artificiale. Utilizza il modello di dati Work Graph di Asana per fornire un contesto aziendale in tutte le interazioni. Ad esempio, AI Teammates può analizzare la cronologia del progetto e consigliare adeguamenti realistici delle tempistiche sulla base di lanci precedenti o risultati simili.
Asana AI Studio include un generatore di flussi di lavoro senza codice che ti aiuta in ogni fase. L'IA è in grado di acquisire, ordinare e assegnare le richieste in entrata, che potrai poi verificare. L'IA può anche redigere la versione iniziale di un brief di progetto e riepilogare il feedback delle parti interessate.
Le migliori funzionalità di Asana
- Organizza progetti complessi in flussi di lavoro strutturati utilizzando modelli predefiniti che assegnano i titolari, fissano le scadenze e allineano ogni attività agli obiettivi aziendali più ampi.
- Automatizza le approvazioni e gli aggiornamenti di routine con regole personalizzabili che attivano notifiche, trasferimenti di attività o adeguamenti delle date di scadenza.
- Ottieni visibilità in tempo reale sui progressi con visualizzazioni di tempistiche, carico di lavoro e dashboard per monitorare le dipendenze, tenere traccia delle prestazioni e prevenire cambiamenti dell'ultimo minuto nelle tempistiche.
- Collega il lavoro quotidiano agli obiettivi aziendali più ampi con Goals and Portfolios e controlla lo stato tramite dashboard in tempo reale.
- Utilizza il timer integrato per misurare la durata del lavoro e individuare le attività che superano l'ambito di lavoro originale.
Limiti di Asana
- Gli utenti non possono incorporare contenuti esterni in Asana né aggiungere più assegnatari, motivo per cui è opportuno valutare alternative ad Asana.
- Le regole e i filtri disponibili potrebbero non fornire un supporto adeguato per flussi di lavoro complessi o le esigenze specifiche dei diversi team.
Prezzi di Asana
- Personale: gratis
- Starter: 13,49 $/utente/mese
- Avanzato: 30,49 $/utente/mese
- Enterprise: prezzi personalizzati
- Enterprise+: prezzi personalizzati
Valutazioni e recensioni di Asana
- G2: 4. 4/5 (oltre 12.000 recensioni)
- Capterra: 4,5/5 (oltre 13.000 recensioni)
Cosa dicono gli utenti reali di Asana?
Ecco cosa dice un manager coinvolto nella strategia su Asana su G2:
Ciò che apprezzo di più è l'efficienza garantita dall'IA. I suggerimenti intelligenti e le funzionalità di automazione delle attività mi fanno risparmiare ore ogni settimana, dandomi la sensazione di avere un copilota digitale che anticipa la mia prossima mossa.
Ciò che apprezzo di più è l'efficienza garantita dall'IA. I suggerimenti intelligenti e le funzionalità di automazione delle attività mi fanno risparmiare ore ogni settimana, dandomi la sensazione di avere un copilota digitale che anticipa la mia prossima mossa.
Altre menzioni degne di nota
Ecco alcuni altri strumenti di project management che ti aiutano anche nella gestione dello scope.
- Jira : traccia in modo esplicito le modifiche allo scope tramite i report in Jira Align, per registrare il lavoro aggiunto durante uno sprint o un'iterazione. Rovo IA mette in evidenza attività e elementi di lavoro collegati, collegando problemi simili e automatizzando i flussi di lavoro delle richieste di modifica, in modo che il lavoro imprevisto sia più facile da individuare. Poiché lo strumento fornisce visibilità su ciò che rientra nell'ambito di applicazione rispetto a ciò che è nuovo, supporta l'applicazione dei limiti, la revisione delle richieste di modifica e la comunicazione chiara di ciò che non fa parte del piano originale.
- Basecamp : Basecamp utilizza la metodologia "Shape Up" che enfatizza scadenze fisse e ambiti di lavoro definiti ("appetite") in modo che i team debbano decidere cosa includere e cosa escludere, riducendo così il rischio di scope creep. Gli Hill Chart e le mappe di ambito rendono il lavoro visibile, evidenziando quando una parte dell'ambito sta crescendo o è ambigua.
- OpenProject : piattaforma open source per la gestione di progetti classici, Agile o ibridi, offre visibilità sui piani di progetto, diagrammi di Gantt, suddivisione delle attività e monitoraggio delle modifiche. È possibile ospitare autonomamente, personalizzare i flussi di lavoro, tracciare le attività cardine e applicare il controllo delle modifiche. Consente di controllare i limiti e le deviazioni dell'ambito.
- Monday. com: inizia definendo un documento chiaro che descriva l'ambito del progetto, quindi utilizza bacheche, visualizzazioni e flussi di lavoro per monitorare il rispetto di tale linea di base. Grazie al monitoraggio visivo, alle automazioni personalizzate e ai dashboard, puoi individuare quando il lavoro sta deviando dall'ambito previsto e intervenire prima che lo scope creep diventi eccessivo.
⚠️ Il concetto di gold plating: l'uso di strumenti di gestione dei progetti ti aiuterà a impostare dei processi. Ma ecco un concetto che, secondo Simon Heaton, responsabile del marketing di crescita di Shopify, ti rende vulnerabile: il gold plating.
Significa aggiungere funzionalità extra, miglioramenti o lavori che non facevano parte dell'ambito originale del progetto o dei requisiti del cliente. È un tentativo di soddisfare il cliente o di fornire qualcosa di meglio di quanto richiesto. Il gold plating fa aumentare i costi interni senza apportare ulteriori vantaggi.
📚 Per saperne di più: Asana vs. ClickUp: quale strumento di gestione del team è migliore?
👀 Lo sapevate? Il burnout sul posto di lavoro aumenta il rischio di ipertensione, disturbi depressivi e diabete nei dipendenti. Il 7% dei dipendenti soffre di burnout a causa del superlavoro. D'altra parte, il 20% si demotiva e si disimpegna dal lavoro quando è sottoutilizzato. È fondamentale che i datori di lavoro garantiscano un'equa distribuzione del lavoro tra i dipendenti per prevenire il burnout.
Come gestire efficacemente lo scope creep dei clienti (suggerimenti + best practice)
Il software di gestione dei progetti può alleviare gran parte dello stress causato dallo scope creep grazie a un'organizzazione meticolosa. Ma questo da solo non basta. È inoltre necessario adottare l'approccio giusto per gestire più priorità man mano che le richieste dei clienti evolvono:
Discuti con il client e classifica le priorità in base all'impatto
Quando tutto sembra urgente, nulla viene realmente terminato. Quando le risorse sono scarse, è essenziale comunicare in modo efficace con il client per determinare quali risultati devono essere raggiunti immediatamente e quali possono essere rinviati.
🌟 Esempio: invece di accettare semplicemente ogni richiesta del cliente, puoi spiegare loro in che modo le nuove priorità influiranno sul programma del progetto esistente e chiedere se sono d'accordo.
Domande come "Se aggiungiamo questa nuova funzionalità/funzione, quale attività esistente dovremmo rimandare?" non solo proteggono le tempistiche, ma coinvolgono anche i clienti nel processo decisionale.
⚡ Archivio modelli: Modelli gratis per la definizione delle priorità del progetto
Suddividi i progetti di grandi dimensioni in attività cardine gestibili
Suddividendo i risultati finali grandi e vaghi in attività più piccole, non solo puoi rendere misurabili i progressi, ma anche impedire ai clienti di aggiungere con disinvoltura un'altra cosa.
Quando ogni attività ha una visibilità sulla tua bacheca di progetto, diventa più facile gestirle tutte e consegnarle in tempo.
🌟 Esempio: considera il lancio di una campagna. Invece di considerare la "creazione delle risorse della campagna" come un'unica attività, puoi suddividerla in "progettazione del banner principale", "scrittura del testo della pagina di destinazione" e "grafica dei social media del prodotto".
Monitorate regolarmente il carico di lavoro e la capacità delle risorse
Un errore comune nella gestione di più progetti? Assegnare il lavoro senza verificare se il tuo team ha effettivamente la capacità di svolgerlo.
La pianificazione della capacità garantisce che il lavoro sia distribuito in modo equo e realistico. Inoltre, mantiene le conversazioni con i clienti basate sui fatti, ad esempio: "Possiamo occuparcene nel prossimo sprint, ma aggiungerlo ora ritarderà l'attività cardine X".
🌟 Esempio: se il tuo designer ha già 30 ore di lavoro impegnativo questa settimana, evita di assegnargli un'altra attività "urgente" senza prima rimuovere altro dall'elenco delle attività da fare.
⭐ Bonus: gli agenti IA in ClickUp possono aiutarti.
Gli agenti predefiniti gestiscono tutte le attività di routine: forniscono promemoria sulle scadenze al tuo team, effettuano la condivisione degli aggiornamenti quotidiani con i clienti o rispondono a domande veloci sul progetto.
Crea un agente personalizzato per automatizzare azioni complesse come l'assegnazione di attività in base al carico di lavoro o la condivisione di riepiloghi di progetto con le parti interessate. In questo modo, i tuoi progetti procederanno senza intoppi in background, senza bisogno di una supervisione costante.
L'impostazione di un agente IA in ClickUp è piuttosto semplice. Guarda questo video per scoprire come fare:
⚡ Archivio modelli: Modelli gratis per il monitoraggio di più progetti
Tieni sotto controllo lo scope creep dei clienti con ClickUp
Lo scope creep e le priorità concorrenti sono parte integrante della vita di un professionista del project management. Ma non lasciare che affondino il tuo progetto.
Con il giusto software di gestione dei progetti, diventa un'opportunità per aumentare i tuoi profitti e pianificare i tuoi risultati in modo più efficiente.
Teamwork è l'ideale per le agenzie che fatturano i clienti a ore o che necessitano di una visibilità dettagliata sulla redditività e sull'utilizzo delle risorse.
Asana funziona al meglio per i team che prosperano grazie alla struttura, aiutandoli a mappare flussi di lavoro ripetibili, automatizzare le approvazioni e rimanere allineati con obiettivi aziendali più ampi.
Ma ClickUp è progettato per la gestione dello scope per team di tutte le dimensioni, all'interno di un'area di lavoro unificata e completa.
Se desideri una piattaforma di project management che colleghi tutto, dall'ambito del progetto e la comunicazione con i clienti ai riassunti basati sull'IA e all'automazione del flusso di lavoro, ClickUp è la soluzione che fa per te.
Con ClickUp Brain ottieni informazioni contestualizzate e, grazie alle automazioni e agli agenti di pilota automatico IA, puoi lasciare che le approvazioni, gli aggiornamenti e i follow-up di routine vengano eseguiti in background mentre ti concentri sulla strategia del cliente.
Se lo scope creep sta compromettendo la tua capacità di portare a termine i progetti, ti consiglio di registrarti gratis su ClickUp e provarlo.