Ricordi il "show and tell"? Il giorno in cui potevi finalmente portare il tuo pesciolino a scuola e presentarlo ai tuoi compagni di prima elementare? Quelli sì che erano bei tempi. 😌
Come professionisti, ci troviamo oggi ad affrontare situazioni simili quando si tratta di presentare idee, fare brainstorming e realizzare progetti con il gruppo.
Da allora abbiamo imparato che mostrare è più efficace del semplice raccontare, e abbiamo ideato modi diversi e coinvolgenti per trasmettere le nostre idee. Si tratta di un enorme vantaggio per le persone che elaborano le informazioni in modo diverso, compreso il 65% della popolazione che si identifica come discente visivo.
Entra: bacheca Kanban.
Le bacheche Kanban rappresentano un approccio di project management agile e altamente visivo, pensato per aiutare i team a ottimizzare il flusso di lavoro, promuovere la trasparenza, identificare i colli di bottiglia e cambiare rapidamente rotta se necessario. Sebbene l'obiettivo sia quello di iniziare a risparmiare tempo il prima possibile, crearne una da zero può richiedere molto tempo e, in un certo senso, può persino rivelarsi controproducente: è qui che i modelli tornano utili. 🤓
I team lavorano in modo più rapido ed efficiente con i modelli di bacheca Kanban giusti, su misura per le loro esigenze specifiche, ma chi ha il tempo di provare e testare tutti i modelli Kanban che inondano i risultati di ricerca su Google? Noi sì. 🙋🏼♀️
Considera questo articolo come un corso intensivo su tutto ciò che riguarda il Kanban, tra cui struttura, domande frequenti, consigli, vantaggi e, naturalmente, 11 modelli Kanban gratis per raggiungere i tuoi obiettivi di flusso di lavoro!
Cos'è un modello di bacheca Kanban?
I modelli di bacheca Kanban sono bacheche personalizzabili e predefinite che accelerano le fasi di preparazione e configurazione necessarie per creare la tua bacheca, così potrai iniziare a risparmiare tempo in men che non si dica. In sostanza, sono bacheche Kanban pronte all'uso, con spazi da compilare, che puoi modificare o personalizzare secondo le tue esigenze.
E poiché il metodo Kanban può essere utilizzato in un numero di reparti e settori, un modello ben strutturato garantisce che il tuo team lo utilizzi nel modo più efficiente possibile. Tuttavia, questo è solo un assaggio dei vantaggi offerti da un modello flessibile di bacheca Kanban!
Vantaggi dell'utilizzo dei modelli di bacheca Kanban
Oltre a farti risparmiare tempo, i modelli di bacheca Kanban ti aiutano a partire con il piede giusto grazie a un'interfaccia pulita e ben curata, assicurandoti che la tua bacheca sia sempre pronta per essere presentata, anche con breve preavviso, a stakeholder, manager o altri reparti.
Inoltre, stimolano l'innovazione in termini di personalizzazione, automazioni e stati delle attività più efficaci. Poiché l'approccio Kanban può essere vantaggioso in una vasta gamma di casi d'uso, disporre di un modello predefinito può fungere da "ruotine di sicurezza", indicandovi quali stati, limiti di lavoro in corso (WIP) e automazioni sono comunemente utili per il vostro settore.
Inoltre, c'è un modello per ogni livello di competenza. Se sei alle prime armi con le bacheche Kanban, ci sono molti modelli adatti ai principianti per facilitare il tuo approccio a questa metodologia agile. Oppure, se utilizzi le bacheche da anni e hai bisogno di una nuova prospettiva o stai cercando modi per innovare il tuo processo Kanban, i modelli sono un ottimo strumento per insegnarti come migliorare la tua bacheca.
Il punto fondamentale è che i modelli di bacheca Kanban sono qui per aiutarti. Lascia che un modello ben progettato faccia il lavoro pesante al posto tuo, così potrai concentrarti sul tuo progetto e sul team che lo porta avanti.
Bonus: modelli di storyboard!
11 modelli gratuiti di bacheche Kanban
Stiamo parlando di una sfida importante: vediamo questi potenti modelli in azione! Ecco 11 dei nostri modelli preferiti di bacheche Kanban per ClickUp, OneNote ed Excel, e come possono portare il tuo team al livello successivo.
1. Modello di bacheca Kanban
Applica il modello ClickUp Simple Kanban Board alla tua area di lavoro di ClickUp e inizia a ottimizzare il tuo ciclo di rilascio in pochissimo tempo. Questa cartella contiene cinque stati tra cui suddividere le tue attività e un documento di aiuto con consigli e una descrizione dettagliata di ogni funzionalità. Offre anche risorse aggiuntive per impostare l'automazione delle attività, creare liste di controllo per le attività più piccole e integrazioni suggerite per rendere ancora più agevole il tuo passaggio alla vista Bacheca in ClickUp.
Gli stati delle attività sono abbastanza versatili da adattarsi a quasi tutti i flussi di lavoro, specialmente se hai bisogno di modifiche o feedback sulle tue attività: dal marketing allo sviluppo dei prodotti, fino alla redazione di blog o alla progettazione grafica. Sebbene si tratti di un modello di livello intermedio, il suo documento di guida passo passo è chiaro e facile da seguire, indipendentemente dalla tua esperienza con Kanban.
2. Modello di bacheca Kanban per la gestione agile
Il modello di bacheca Kanban per la gestione agile di ClickUp ti aiuta a configurare rapidamente un flusso di lavoro complesso.
L'approccio agile può sembrare opprimente all'inizio, ma questo modello crea uno spazio in ClickUp con tutto ciò che ti serve per implementare un flusso di lavoro agile di base in pochi minuti.
Per i team agili che lavorano con gli sprint, hai la possibilità di abilitare 13 diverse ClickApp per personalizzare il modo in cui organizzi il tuo backlog, gestisci i carichi di lavoro e collabori con il tuo team. Queste includono Limiti di lavoro in corso (WIP), Attività cardine, Dipendenze, Punti dello sprint e molto altro!
Con 30 stati personalizzati, un campo personalizzato, otto tag, sei viste e quattro automazioni, questo modello è ricco di tutte le funzionalità necessarie per fornire feedback, riorganizzare le risorse e iniziare a ottenere risultati più rapidamente.
3. Modello di bacheca Kanban Simple Sprints
Fai un primo passo nel mondo degli sprint con il modello di bacheca Kanban Simple Sprints di ClickUp! Meno complesso e più adatto agli utenti di livello intermedio rispetto al precedente modello di gestione Agile, questo modello aggiunge uno spazio all'area di lavoro di ClickUp con nove stati, nove ClickApp e viste predefinite per bacheca ed Elenco.
Questo modello copre tutte le nozioni di base sugli sprint per consentire ai team Agile di rilasciare i prodotti più rapidamente e offre un utile documento che ti mostra come allineare questo modello al tuo flusso di lavoro e sfruttare al meglio la barra delle azioni in blocco.
4. Modello di bacheca Kanban per la gestione degli account
Se sei un responsabile d'ufficio, un consulente finanziario, lavori nel settore commerciale o semplicemente sei una persona che sta cercando di tenere sotto controllo il proprio budget, questo modello fa al caso tuo.
Il modello di bacheca Kanban per Account Manager di ClickUp effettua il monitoraggio di tutto, dall'ultima attività di un utente ai rinnovi degli account, ai contatti e ai rischi. Questa cartella aggiunge 19 utili stati — contali! — tra cui Nurturing, Up For Renewal, Churned, Onboarding e altri ancora — perfetti per i potenziali clienti e per mantenere le relazioni con quelli attuali.
Questo è anche un ottimo modello per entrare in contatto con nuovi clienti, grazie a sette tipi di vista per coltivare il coinvolgimento con i lead e alla vista Modulo per registrare nuovi clienti in un sondaggio con risposte che possono essere convertite in attività di ClickUp attuabili. E abbiamo già fatto una menzione su quanto questo modello sia ricco di campi personalizzati? Con 10 tra cui scegliere, hai ancora più modi per ordinare, filtrare e raggruppare la tua bacheca Kanban.
5. Modello di bacheca Kanban per le richieste del team
Le bacheche Kanban sono uno strumento di project management agile molto diffuso, ma sono davvero apprezzate e utilizzate dai team di tutti i reparti, compreso quello delle Risorse Umane!
Il modello " Team Requests Kanban Board" di ClickUp è uno strumento fondamentale per i responsabili delle risorse umane, dell'IT e degli uffici incaricati del monitoraggio e dell'organizzazione delle richieste dei loro team remoti.
Questa cartella aggiunge quattro viste al tuo spazio di lavoro, tra cui una bacheca Kanban separata per i diversi tipi di richieste in arrivo e un modulo di richiesta interna con risposte che possono essere trasformate direttamente in attività di ClickUp che appaiono sulla tua Bacheca. Inoltre, cinque stati assicurano che nessuna richiesta venga trascurata.
6. Modello di bacheca Kanban per la produzione video
Il modello di bacheca Kanban per la produzione video di ClickUp è un esempio perfetto di quanto possano essere versatili le bacheche Kanban. Pianifica il tuo programma di riprese dalla pre-produzione alla post-produzione con questo modello adatto ai principianti. Visualizza il tuo programma in un Elenco o sposta le attività lungo la pipeline di produzione trascinandole sulla tua bacheca Kanban.
Inoltre, questo modello base di bacheca Kanban include un documento che ti aiuterà a migliorare la tua organizzazione e a portare a termine i tuoi progetti creativi senza alcuno sforzo.
7. Modello di bacheca Kanban per il project management
Se tutti questi modelli ti sembrano ottimi ma forse un po' troppo complicati per il tuo attuale livello di esperienza con Kanban, questo è il modello che fa per te.
Che tu stia gestendo un progetto o organizzando le tue attività settimanali, questo modello di bacheca per la gestione dei progetti di ClickUp, adatto ai principianti, copre tutte le nozioni di base di Kanban. Inizia con una bacheca già suddivisa in cinque stati applicabili praticamente a qualsiasi flusso di lavoro: Aperto, In corso, In revisione, Bloccato e Chiuso.
8. Modello di bacheca Kanban per il monitoraggio delle campagne
Questo è il modello che il tuo team di marketing ha sempre sognato. ✨
Tra la gestione di diversi strumenti, campagne multiple, il rispetto del budget e la pressione sulle prestazioni, è facile sentirsi sopraffatti dal flusso di lavoro di marketing, ma il modello "Campaign Tracking and Analytics" di ClickUp è progettato per effettuare il monitoraggio di tutte queste variabili.
Questo modello include 10 campi personalizzati, così potrai inserire tutti i dettagli necessari in ogni attività e visualizzare le tue campagne nel modo che preferisci. Con più campagne e attività che lavorano in tandem, la tua bacheca Kanban garantisce che nessuno si faccia carico di più di quanto possa gestire. Oltre alla bacheca, troverai le tue campagne pianificate in una chiara vista Calendario e un elenco di tutte le campagne per evitare sovrapposizioni.
9. Modello di roadmap Kanban
Lo sviluppo dei prodotti non ha un approccio unico valido per tutti. Ogni azienda ha esigenze specifiche e spetta a ciascun team tracciare il proprio percorso. Migliora il tuo processo con questo strumento Kanban. Il modello di roadmap Kanban di ClickUp ti consente di gestire le tue attività e i tuoi obiettivi, dare priorità agli elementi critici e, infine, ottenere una visione chiara delle tue attività di sviluppo.
10. Modello di flusso cumulativo Kanban per Excel
Abbiamo accennato al fatto che le bacheche Kanban possono avere forme e dimensioni diverse, e questo modello Excel ne è un ottimo esempio! I team adorano le bacheche Kanban perché si concentrano su un flusso di lavoro continuo e coerente per portare a termine i progetti in tempo, un'attività alla volta. Grazie ai limiti del lavoro in corso (WIP), i team possono controllare il numero di attività su cui stanno lavorando, assicurandosi di non assumersi più lavoro di quanto possano gestire. Questo modello di bacheca Kanban in Excel si concentra proprio su questo aspetto delle bacheche Kanban.
Basta inserire la data associata alla tua attività o al tuo processo e il numero di attività in corso consentite al giorno per vedere il tuo flusso di lavoro visualizzato in un grafico del flusso cumulativo in Excel, con colori associati a ciascuna attività.
Questa bacheca Kanban in Excel è uno strumento eccellente per chi apprende meglio visivamente e ha bisogno di vedere ogni giorno come si accumulano le attività!
Non potete fare a meno dei vostri flussi di lavoro basati su Excel? Abbiamo lo strumento che fa per voi! Scoprite come
11. Modello di bacheca Kanban di OneNote
Proprio come puoi strutturare la tua bacheca Kanban in Excel o su una lavagna online, puoi creare una bacheca anche in OneNote! Crea colonne per gestire il tuo flusso di lavoro in ufficio o a casa con la flessibilità di aggiungere tutte le colonne, i colori e i dettagli di cui hai bisogno.
Altre risorse sui modelli di project management:
Migliori pratiche per la bacheca Kanban
Nate nel settore automobilistico negli anni '40, le bacheche Kanban si sono adattate e diffuse a vantaggio dei team di tutti i settori, offrendo un framework semplice ma flessibile per visualizzare i flussi di lavoro.
I team tornano alle bacheche Kanban perché sono semplici, intuitive e coerenti. Sono abbastanza flessibili da supportare praticamente qualsiasi caso d'uso e, una volta imparato a interpretare una bacheca Kanban, sarai in grado di leggerle tutte.
Se utilizzate correttamente, le bacheche Kanban creano un flusso di lavoro fluido e continuo, favoriscono la trasparenza e definiscono chiaramente i titolari di ogni attività.
Sebbene non si limitino a un unico "aspetto", le bacheche Kanban spesso iniziano con almeno tre colonne (o stati) che rappresentano le fasi fino al completamento, e schede attività che si spostano lungo la bacheca fino al progetto terminato.
Ma come si presentano effettivamente? Beh, creiamone uno!
Come utilizzare le bacheche Kanban? Con esempi di bacheche Kanban
Puoi creare la tua bacheca nella vita reale su una superficie come una bacheca di sughero o una lavagna online personale, oppure con l'aiuto di un software Kanban dinamico progettato appositamente per questo approccio. Ma che tu preferisca la bacheca sulla scrivania o sullo schermo, segui questo articolo mentre analizziamo le caratteristiche distintive che ogni bacheca Kanban efficiente deve avere:
1. Colonne
Le colonne sulla tua bacheca Kanban rappresentano gli stati che ogni attività deve attraversare prima di poter essere considerata completata. Se hai appena iniziato con l'approccio Kanban, mantieni le cose semplici con tre colonne simili a Da fare, In corso e Terminato, ma idealmente dovresti puntare ad avere lo stesso numero di colonne dei passaggi del tuo flusso di lavoro.
Questa è anche la tua prima occasione per personalizzare la bacheca in modo che si adatti al processo del tuo team.
Se il tuo team lavora regolarmente con una serie diversa di stati personalizzati o fasi aggiuntive per la ricerca, lo sviluppo o il feedback, basta aggiungere altre colonne per rappresentare tali passaggi nel tuo flusso di lavoro.
Raggruppa le attività in base allo stato, agli assegnatari, alla priorità e altro ancora con la vista Bacheca di ClickUp, intuitiva e flessibile, simile al Kanban
2. Attività
È qui che inserisci ogni attività relativa al tuo progetto: sì, proprio tutte. Questo è uno dei modi in cui le bacheche Kanban favoriscono la trasparenza.
Classifica le attività in base al loro stato attuale per avere un quadro più chiaro dello stato generale del tuo progetto: quanti progetti devono ancora essere avviati, quanti sono in corso e quanti sono completati.
Le attività, o schede attività, si spostano sulla bacheca da sinistra a destra, partendo dallo stato Da fare fino a quando non vengono completate e raggiungono la colonna Terminato.
Le tue colonne si riempiranno in fretta, ma vorrai che la tua bacheca rimanga pulita e chiara, in modo che chiunque possa leggerla facilmente in qualsiasi momento. Quando dai un'occhiata alla tua bacheca, vorrai vedere tutte le informazioni di base sulle attività, tra cui il nome, gli assegnatari, la data di scadenza e l'immagine (se applicabile).
Consiglio da esperto: se utilizzi un software di gestione delle attività flessibile come ClickUp, non dovrai scegliere quali informazioni sulle attività condividere! Ci pensa lui per te. 😎
Arricchisci le tue attività con link, campi personalizzati, priorità, descrizioni dettagliate, più assegnatari, osservatori e altro ancora per ogni attività, mantenendo la tua bacheca organizzata e ordinata.
📮ClickUp Insight: Il 92% dei lavoratori utilizza metodi incoerenti per il monitoraggio degli elementi da intraprendere, il che comporta decisioni mancate e ritardi nell'esecuzione. Che si tratti di inviare note di follow-up o di utilizzare fogli di calcolo, il processo è spesso frammentario e inefficiente.
La soluzione di gestione delle attività di ClickUp garantisce una conversione fluida delle conversazioni in attività, consentendo al tuo team di agire rapidamente e rimanere allineato.
3. Limiti del lavoro in corso (WIP)
Questo è uno dei modi principali con cui le bacheche Kanban mantengono un flusso di lavoro coerente. Per evitare che i membri debbano destreggiarsi tra più attività contemporaneamente, i limiti del lavoro in corso (WIP) limitano il numero di attività che possono passare da Da fare a In corso in un unico momento.
4. Corsie
Mentre le colonne aggiungono una struttura verticale alla tua bacheca, le corsie la dividono orizzontalmente per aiutarti a visualizzare più flussi di lavoro su un'unica bacheca. Se gestisci più progetti o coordini diversi membri del team, le corsie creano sezioni sulla tua bacheca per mostrare quali attività appartengono a quale membro del team o progetto.
Se sei un utente di fogli di calcolo, puoi pensare alle corsie come a righe che contengono solo le attività relative a una specifica categoria di informazioni.
Ta-da!
Una volta aggiunte queste informazioni, il tuo team è pronto a entrare in azione utilizzando l'approccio Kanban! Sembra abbastanza semplice, ma lo svantaggio di creare la tua bacheca da zero è che ciascuno di questi quattro passaggi richiede una buona dose di pianificazione, tempo e lavoro richiesto. Soprattutto se sei alle prime armi con le bacheche Kanban o hai a che fare con flussi di lavoro complicati, è facile dimenticare attività e informazioni chiave.
Ma non è tutto. Senza un modello o un software di project management flessibile, la manutenzione necessaria per mantenere aggiornata la tua bacheca può ostacolare il progetto più che aiutarti.
Ecco perché molti project manager ricorrono ai modelli come soluzione pronta all'uso per iniziare a utilizzare le bacheche Kanban il più rapidamente possibile.
Gestisci il tuo prossimo progetto con un modello Kanban
Sebbene ogni ricerca su Google restituisca tantissimi modelli, non tutte le bacheche Kanban sono uguali.
Poiché questi modelli hanno il potere di ottimizzare i processi in tutti i reparti e in tutti i settori, è importante scegliere un modello già adattato alle tue esigenze. In questo modo, potrai trarre ispirazione dagli stati e dalle automazioni che offre e utilizzarli come trampolino di lancio per te e il tuo team, al fine di portare il vostro approccio Kanban ancora più lontano.
Il nostro consiglio? Scegli un modello creato da e per un potente software di gestione del lavoro come ClickUp.
Poiché le tue attività, il tuo lavoro, il tuo team e il tuo processo esistono già all'interno della tua area di lavoro, anche le tue bacheche Kanban saranno già pronte! Questo non solo ti fa risparmiare tempo durante la configurazione del flusso di lavoro, ma ti aiuta anche a portare avanti il processo su una bacheca che si aggiorna automaticamente mentre lavori.
Ma la parte migliore? È gratis! 💸
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