Come usare Notion per il project management (database, Gantt Chart, Sequenza, CRM)

Sei curioso di sapere qualcosa sulla project management con Notion?

Sono passati solo quattro anni da quando Notion è arrivato sulla scena e il software ha già fatto scalpore nel settore.

Ma cos'è Notion?

Notion è una potente app per prendere appunti ( simile a Evernote ) e uno strumento collaborativo che aiuta i team a organizzare il proprio lavoro e i propri documenti.

Sebbene l'area di lavoro di Notion sia sicuramente più adatta alla creazione di note, presenta alcune funzionalità orientate alla gestione delle attività di progetto.

Quanto siano utili queste funzionalità/funzioni è un'altra storia, però.

Fortunatamente, quella storia inizia proprio qui!

In questo articolo vedremo come Notion può aiutarti nella project management, i suoi vantaggi, i suoi limiti e come aggirare i suoi problemi con un'alternativa più semplice!

Cominciamo.

Cos'è Notion?

Notion è una area di lavoro digitale che ti consente di organizzare tutto il lavoro e le attività della tua azienda.

Questo strumento di produttività ti consente essenzialmente di creare documenti e collaborare con il tuo team.

Ma non è tutto. Notion può svolgere un ruolo importante anche nella gestione dei progetti.

Oh, e se da bambino ti piaceva giocare con i Lego, potresti avere interesse per questo...

Notion offre diversi blocchi che possono essere utilizzati per creare layout e modelli personalizzati per il tuo progetto. In questo modo, puoi combinare vari blocchi di informazioni per creare uno spazio di progetto coerente.

A cosa serve Notion?

La maggior parte delle aziende utilizza Notion principalmente come app per prendere appunti e come base di conoscenza interna.

È utilizzato principalmente per:

Tuttavia, l’area di lavoro Notion non è solo per i team; può essere utilizzata da chiunque desideri organizzare la propria vita.

Puoi fare ogni sorta di cose interessanti, come archiviare le tue ricette preferite, i tuoi obiettivi personali e molto altro ancora.

Quali sono le funzionalità principali del project management con Notion?

L'app Notion può sembrare un software di project management compatto, ma nasconde alcune funzionalità interessanti.

Diamo un'occhiata alle sue migliori caratteristiche:

Ecco come funzionano:

1. Wiki

Questo è il punto forte di Notion.

Questa funzionalità/funzione ti consente di creare "Wiki", ovvero directory di documenti che contengono tutto ciò che i membri del tuo team devono sapere sulla tua azienda o sul tuo progetto.

Proprio come un documento Google, ogni documento supporta la formattazione rich-text, frammenti di codice e altro ancora. Puoi anche raggruppare tutte le tue politiche, i tuoi obiettivi professionali e i tuoi piani per una facile gestione delle conoscenze.

2. Bacheca Kanban

Quando gestisci dei progetti, devi sapere su cosa sta lavorando il tuo team in ogni momento.

Purtroppo non esiste una sfera di cristallo che possa aiutarti. (Mi dispiace, sensitivi. )

Tuttavia, Notion offre la soluzione migliore dopo quella: una bacheca Kanban.

Una bacheca Kanban mostra lo stato di tutte le attività del tuo progetto ("Da fare", "In corso", "Terminato") e chi è assegnato all'attività. Una volta che gli utenti di Notion hanno completato un'attività, possono trascinare la scheda nella colonna dello stato corrispondente.

3. Visualizzazioni del database Notion

Oltre alle bacheche Kanban, il database di Notion offre diverse visualizzazioni delle attività del tuo progetto. Puoi visualizzarle come elenco di attività, in una vista Calendario, attraverso una vista galleria o tramite una tabella.

Essendo un tipo di pagina più avanzato, il database Notion può essere immaginato come un foglio di calcolo distinto. Quando si compilano i campi in un database Notion, ogni elemento può avere una propria pagina Notion.

4. Pagine del progetto

Come accennato in precedenza, ogni elemento nel tuo database collegato a Notion ha una pagina Notion dedicata. La pagina Notion può essere ricca di informazioni importanti e liste di controllo relative all'attività. In questo modo, ottieni un'analisi dettagliata di ogni elemento.

5. Sequenze

Se hai bisogno di avere una visione completa delle tue attività e dei tuoi progetti, la funzionalità di visualizzazione della Sequenza del database può aiutarti a ottenerla.

Sequenza è un nuovo tipo di database Notion che offre a te e al tuo team la flessibilità necessaria per modificare le tempistiche, personalizzare il flusso di lavoro e filtrare le proprietà da mostrare o nascondere sulla Sequenza.

Con questa visualizzazione, potrai vedere i tuoi progetti e le scadenze in un'unica vista di facile lettura suddivisa per unità di tempo. Ogni progetto è presentato sotto forma di scheda. Basta cliccare sulla scheda per accedere alla pagina del progetto.

6. Modelli

Notion offre una galleria di modelli che include pagine Notion reali progettate dal loro team e dalla loro community.

Scegli i modelli per il marketing, il design, la pianificazione, gli sprint agili e molto altro ancora. E se ti senti spontaneo, puoi provare i loro modelli più interessanti nella sezione Notion Picks o il loro modello del mese. Tieni presente che alcuni modelli sono gratis, mentre altri sono a pagamento.

7. Grafici di Gantt

I diagrammi di Gantt sono ottimi per visualizzare i tuoi progetti su una Sequenza e, in Notion, puoi creare la tua vista temporale in stile Gantt per aiutarti a pianificare il tuo lavoro e tenere traccia delle scadenze.

Questo offre a te e al tuo team una rappresentazione visiva dei progetti e degli eventi nel tempo, ti consente di individuare immediatamente eventuali problemi di capacità e di modificare facilmente le date di inizio e di scadenza con la funzionalità drag-and-drop.

Quali sono i vantaggi di scegliere Notion per il project management?

Certo, Notion ha alcune funzionalità di project management, ma la sua priorità è la creazione di note.

Se hai un team di piccole dimensioni, Notion può aiutarti con i processi di base del project management, come l'assegnazione delle attività, l'archiviazione dei documenti del progetto e la collaborazione con i tuoi colleghi. Ma questo è tutto.

Bonus: Notion vs Roam

Diamo un'occhiata ai vantaggi che puoi ottenere:

1. Collaborazione in tempo reale

Notion ti consente di aggiungere commenti ovunque all'interno del database o di una pagina di progetto. Notion invia inoltre ai membri del team una notifica ogni volta che li menzioni in un commento.

A dire il vero, hanno perso l'occasione di chiamarle Notificationi.

Inoltre, puoi lavorare su una determinata pagina di Notion contemporaneamente con il tuo team remoto, rendendolo il sostituto perfetto per gli appassionati di Documenti Google.

2. Un modello per tutto

Come accennato in precedenza, l'interfaccia utente di Notion è simile a un set di Lego.

Per questo motivo, puoi creare una pagina di progetto personalizzata in base alle tue esigenze.

Tuttavia, non devi fare tutto il lavoro da solo.

Moltissimi utenti di Notion hanno già creato ogni modello di progetto immaginabile, tra cui:

(Non stiamo scherzando)

3. App potenti

Puoi accedere a tutte le funzionalità/funzioni di Notion su quasi tutte le piattaforme.

È disponibile un'app per Android, un'app per iOS, un'app desktop (Mac e Windows) e anche un'estensione per Chrome.

E non è tutto.

Come il web clipper di Evernote, l'estensione per browser web di Notion ti consente di archiviare ritagli di pagine web, articoli, link o immagini nella tua area di lavoro Notion.

Bonus: Coda Vs. Notion

4. Gestione di un CRM Notion

La visualizzazione del database di Notion lo rende uno strumento ideale per la gestione dei contatti CRM. L'app offre un modello CRM che puoi duplicare con una linea di base di campi di categoria.

Recentemente Notion ha aggiunto un'integrazione con Zapier, così puoi inserire i lead in entrata nel tuo CRM Notion.

Nel tuo CRM Notion, importa file CSV, aggiungi tag di contatto, inserisci indirizzi email e modifica le fasi della pipeline.

Bonus: confronta Notion con OneNote!

Notion è adatto al project management?

Sebbene Notion abbia alcune funzionalità utili per la gestione dei progetti, manca di molte funzioni fondamentali che si trovano nei software gratuiti dedicati alla gestione dei progetti.

Notion è un'ottima app per prendere appunti, ma non è sufficiente se stai cercando uno strumento completo per il project management. Potresti dover cercare delle alternative a Notion.

Ecco alcuni svantaggi della scelta di Notion per il project management:

(clicca sui link per passare a uno svantaggio specifico)

Nota: Questa analisi della project management con Notion mostra anche come un software dedicato alla project management come ClickUp possa risolvere tutti i problemi che potresti incontrare con Notion.

Cos'è ClickUp?

ClickUp è lo strumento di project management remoto leader a livello mondiale .

Con una vasta gamma di funzionalità/funzioni, ha tutto ciò di cui un team interno o remoto ha bisogno per gestire progetti con esito positivo.

Ora passiamo ad alcune delle principali limitazioni di Notion e a come ClickUp le risolve:

1. Interfaccia utente complessa per gli utenti

Notion è come un cannone fatto di vetro.

Potrebbe essere potente, ma il suo punto di forza più grande è anche il suo punto debole più grande.

Ecco cosa intendiamo:

Per sfruttare al meglio le sue funzionalità/funzioni, gli utenti devono utilizzare i suoi blocchi. Tuttavia, capire come utilizzare tutti questi blocchi e modelli può essere complicato per la maggior parte degli utenti di Notion.

È un po' come aprire un set di Lego da 10.000 pezzi tutto in una volta.

Hai tutto ciò che ti serve.

Soluzione n. 1: facile integrazione

Non devi risolvere enigmi per utilizzare uno strumento di project management come ClickUp.

ClickUp è una piattaforma di gestione delle attività incredibilmente semplice che non richiede alcun periodo di apprendimento.

Tu non devi passare giorni a insegnare ai tuoi team di progetto come usare ClickUp.

Tutto ciò che ti serve è la nostra guida rapida .

Contiene tutto ciò che il tuo team deve sapere prima di creare la prima attività in ClickUp.

Nota: se stai migrando da un'altra app di produttività come Basecamp, Wrike o Jira, puoi importare tutti i dati dei tuoi progetti in pochi semplici passaggi. Clicca qui per scoprire come.

Soluzione n. 2: Comandi slash

Psst. Vuoi conoscere alcune scorciatoie che ti aiuteranno a semplificare la gestione delle attività?

ClickUp ha un comando slash integrato o una scorciatoia da tastiera per quasi tutto.

Ecco alcune delle nostre oltre 50 scorciatoie:

Soluzione n. 3: area di lavoro strutturata

Poiché l'area di lavoro di Notion non ha una struttura definita, potresti ritrovarti bloccato per ore nel labirinto di pagine, database e attività.

Il che ti farebbe sentire così:

Se vuoi semplificare la gestione delle attività, dovrai creare un database Notion collegato che contenga tutte le tue attività e i tuoi progetti multipli.

Ma secondo noi è troppo lavoro.

C'è un modo più semplice.

ClickUp ha una struttura gerarchica semplice che funge da mappa mentre navighi nel tuo spazio di lavoro unificato.

Area di lavoro > Spazio > Cartelle > Elenchi > Attività > Attività secondarie > Liste di controllo

Ecco come funzionano:

Area di lavoro: il livello più alto in cui puoi suddividere la tua azienda in team

Spazi: sono i reparti principali, come "marketing" o "risorse umane".

Cartelle: utilizzate per archiviare elenchi/gruppi di progetti

Elenchi: qui vengono elencati i singoli progetti

Attività: ogni pagina delle attività ha le proprie attività secondarie, descrizioni, commenti e altro ancora.

Attività secondarie: le attività di grandi dimensioni vengono suddivise in attività secondarie gestibili.

Lista di controllo: è presente all'interno delle attività o delle attività secondarie

2. Funzionalità limitate per il monitoraggio degli obiettivi

Puoi creare una bellissima pagina Notion per pianificare i tuoi obiettivi aziendali... ma c'è solo un problema.

Non c'è modo di effettuare il monitoraggio dello stato dei tuoi progressi verso l'obiettivo.

Sì, puoi creare una lista di controllo degli obiettivi.

Ma non puoi nemmeno vedere quanto sei vicino al raggiungimento di tali obiettivi.

Questo può essere piuttosto demotivante.

Soluzione: ClickUp Obiettivi

A differenza di Notion, gli obiettivi di ClickUp non sono solo parole scritte su una pagina.

Gli obiettivi sono contenitori di alto livello che vengono suddivisi in piccoli obiettivi noti come traguardi.

Puoi misurare i traguardi con una varietà di unità come numeri, valuta, vero/falso ed elenchi di attività.

E una volta raggiunto un traguardo, ClickUp aggiorna automaticamente la percentuale di avanzamento e ti mostra quanto sei vicino al traguardo finale.

3. Nessuna visualizzazione delle dipendenze

Una delle parti fondamentali del project management è il monitoraggio dello stato di avanzamento del progetto per determinare se è possibile rispettare le scadenze.

Come si fa?

Avrai bisogno di una tempistica del progetto o di un diagramma di Gantt che elenchi la sequenza delle attività da svolgere per completare il progetto.

E sebbene Notion abbia in gran parte soddisfatto questa esigenza alla fine del 2020 con la sua visualizzazione Sequenza, manca una componente fondamentale per la gestione di progetti più grandi e complessi: la gestione delle dipendenze.

Ciò significa che, sebbene sia possibile vedere quando iniziano e quando dovrebbero terminare le attività, non è possibile stabilire le priorità visualizzando le relazioni e le dipendenze...il che può creare confusione tra tutte le parti coinvolte.

Soluzione n. 1: diagrammi di Gantt

I grafici di Gantt di ClickUp visualizzano in modo chiaro tutte le attività del progetto su una sequenza datata.

In questo modo, saprai quali attività devono essere completate e entro quando.

Mostra anche come le attività sono collegate tra loro con le dipendenze delle attività.

Basta tracciare una linea tra due attività in questo modo e boom, hai creato delle attività con dipendenza.

E non è tutto: questi grafici Gantt indicano anche il tuo percorso critico.

PS: Si tratta dell'elenco delle attività fondamentali che devono essere completate per rispettare la scadenza.

Bonus: modelli di percorso critico

Soluzione n. 2: Visualizzazione della Sequenza

Se hai intenzione di creare una roadmap di prodotto, scegli la visualizzazione Sequenza di ClickUp.

Ti consente di visualizzare le attività del progetto, gli assegnatari e le scadenze, in modo da poter tenere sotto controllo il processo di sviluppo.

Puoi anche utilizzarlo per raggruppare le attività in base ai membri del team, in modo da assicurarti che nessuno sia sovraccarico di un elenco di attività che non finisce mai.

4. Nessuna funzione di reportistica integrata

Quasi tutti i nuovi strumenti di project management consentono di effettuare il monitoraggio delle prestazioni del tuo team tramite report.

Notion dispone di report?

Questa area di lavoro unificata non dispone di una funzionalità di reportistica integrata. Tuttavia, esiste un'app di reportistica di terze parti per Notion.

Sebbene offra alcuni grafici ben fatti, ha un prezzo piuttosto elevato.

Infatti, il piano "Personal" per quell'app di reportistica (19 $ al mese) è quasi cinque volte più costoso del piano Pro di Notion!

Soluzione: Dashboard

Le potenti dashboard integrate di ClickUp ti aiutano a visualizzare i dati del tuo progetto senza l'aiuto di un'altra app.

Ecco alcune metriche di progetto Agile che puoi monitorare con i dashboard:

5. Difficoltà nell'automazione del lavoro

Sebbene Notion non disponga di una funzionalità di automazione, è possibile tecnicamente utilizzare codici e formule per aiutarti.

Tuttavia, se desideri automatizzare il tuo flusso di lavoro, dovrai trovare la formula corretta attraverso tentativi ed errori.

È come giocare con le sostanze chimiche in un laboratorio.

Non sai cosa succederà, ma i risultati possono essere disastrosi, il più delle volte.

Soluzione: Automazione delle attività

Fortunatamente, non devi sperimentare con ClickUp.

Hai accesso a oltre 50 automazioni predefinite che ti aiutano a gestire i processi di gestione delle attività ripetitive.

Con esso, puoi automaticamente:

E se non riesci a trovare una particolare automazione, puoi crearne una tu stesso!

(senza esplosioni, ovviamente)

Ma aspetta.

E le cose che Notion fa bene, come prendere appunti?

ClickUp è in grado di gestire tutto ciò che fa Notion?

Ci puoi scommettere!

La funzionalità del blocco note di ClickUp ti consente di annotare rapidamente tutte le tue idee (soprattutto quelle che ti vengono alle 3 del mattino), in modo da poterle convertire in attività concrete in un secondo momento.

Puoi anche:

Ma che dire dei wiki?

Anche noi li abbiamo!

ClickUp ti consente di creare database wiki dinamici con ClickUp documenti .

E poiché ogni documento è archiviato insieme agli spazi del tuo progetto, puoi accedervi facilmente ogni volta che vuoi.

Con Docs puoi anche:

Potente app mobile per il project management: gestisci il tuo team da qualsiasi luogo, anche dal tuo divano

Conclusione

Quindi, dovresti scegliere Notion per la gestione dei progetti?

Non si può negare che Notion sia un'ottima app per la gestione delle conoscenze e la presa di appunti.

Ma quando si tratta di gestire progetti, è piuttosto limitato.

Mancano molte funzionalità chiave già presenti in software dedicati al project management come ClickUp.

Uno strumento come ClickUp non solo ti consente di creare database dettagliati come Notion, ma offre anche tutte le funzionalità essenziali di cui hai bisogno per gestire in modo efficiente il tuo team e i tuoi progetti.

Quindi scarica ClickUp gratis oggi stesso e fai schizzare alle stelle la produttività del tuo team!