Come costruire un database di contenuti (con modelli)

La creazione di contenuti di solito inizia in modo abbastanza semplice: tu o la tua azienda avete un pubblico, il vostro pubblico ha delle domande e voi volete rispondere a tali domande.

Potresti iniziare con un blog, un post sui social media o una pagina di destinazione. E poi un altro, e un altro ancora, e un altro ancora. Prima che te ne accorga, ti ritroverai con una grande quantità di contenuti.

Ma l'hai organizzato? E il tuo sistema organizzativo è scalabile?

Se la tua risposta a una di queste domande è tra un "mah" e un "no", non preoccuparti! Non sei il solo! Dopotutto, è difficile anticipare le esigenze prima che si presentino, specialmente in un settore così frenetico e in continua evoluzione come il contenuto.

Infatti, i team di marketing e creativo di ClickUp hanno dovuto fare i conti con gli effetti collaterali della rapida crescita dei contenuti, dei membri del team, dei processi e di tutto ciò che sta in mezzo. Quindi, naturalmente, abbiamo utilizzato ClickUp per creare un sistema più organizzato. E vogliamo effettuare la condivisione con te!

Che cos'è un database di contenuti?

Un database di contenuti è un sistema che consente a una persona o a un team di consolidare i contenuti e il loro contesto (ad esempio data di lancio, stato, analisi) in modo standardizzato. Ciò rende più semplice la creazione e la gestione di campagne basate sui contenuti.

La maggior parte dei team di grandi dimensioni gestisce un database per ogni tipo di contenuto che deve essere monitorato (pagine di destinazione, blog, pubblicità, post sui social media ), ma i team più piccoli o i singoli individui potrebbero essere in grado di conservare tutti i loro contenuti in un unico database, classificandoli per tipo.

Sebbene le informazioni e i modelli gratuiti presenti in questo blog siano intesi come linee guida generali per aiutarti a creare e mantenere il tuo database, ci saranno sempre dei tentativi ed errori mentre determini quali componenti ti servono per tenere traccia di tutto il tuo materiale in un unico posto.

Breve introduzione ai tipi di database

Una distinzione che sentirai spesso quando si parla di database è quella tra database relazionali e non relazionali.

In parole semplici, un database relazionale memorizza le informazioni in tabelle e collega le informazioni tabellari correlate. Queste connessioni tra diversi punti dati in tabelle diverse sono chiamate schema. Gli analisti di dati trovano le informazioni in un database relazionale cercandole tramite un linguaggio specifico di dominio come SQL.

I database non relazionali, invece, non sono necessariamente strutturati in tabelle. Sono ottimizzati per il tipo di contenuto che contengono e un database non relazionale può comprendere diversi modi di presentare, applicare etichette e cercare le informazioni.

Poiché ClickUp ti consente di creare database relazionali senza codice per il tuo lavoro, il database di contenuti finito sarà molto simile a un database relazionale tradizionale: le etichette e le categorie saranno standardizzate e le informazioni saranno visualizzate in tabelle. Tuttavia, nulla in questo blog richiederà alcuna conoscenza di SQL o di qualsiasi altro linguaggio di programmazione.

Dopo questa breve premessa, iniziamo!

Chi utilizza i database di contenuti?

Prima di dedicare ore alla pianificazione, all'organizzazione e alla creazione di un database, vale la pena assicurarsi che tu e il tuo team ne trarrete effettivamente beneficio.

Forse ti starai chiedendo: "Quali tipi di team utilizzano effettivamente i database di contenuto?"

La risposta semplice è praticamente chiunque o qualsiasi team che disponga di grandi quantità di contenuti da organizzare, monitorare e aggiornare, con particolare attenzione alle parti relative al monitoraggio e all'aggiornamento. Un buon database non solo ti aiuterà a trovare i contenuti, ma ti consentirà anche di aggiungere metriche, stati e informazioni qualitative a tali contenuti in modo da poter determinare:

Quindi, se tu o il tuo team vi siete trovati a porvi una di queste domande, vale la pena dedicare un po' di tempo almeno a prendere in considerazione un database di contenuti.

I database di contenuti sono utili per organizzare le risorse di qualsiasi tipo di team, ma solitamente effettuano il monitoraggio delle informazioni relative a:

Sebbene questo post spieghi i database nel contesto di un team di content marketing, le informazioni sono applicabili a chiunque cerchi di gestire grandi quantità di contenuti.

Man mano che i team diventano più distribuiti e numerosi, diventa sempre più difficile rimanere al centro dell'attività aziendale, poiché eventuali difetti o interruzioni nelle procedure vengono amplificati. Il modello ClickUp Marketing Teams offre una soluzione per collaborare meglio consolidando tutte le attività di marketing, migliorando la visibilità in tutto il reparto marketing e consentendo una risposta rapida.

Perché creare un database di contenuti?

Che tu faccia parte di un team composto da una o cento persone, i motivi per cui desideri creare un database di contenuti rientreranno probabilmente in una o più delle seguenti categorie:

Sebbene ciascuno di questi fattori abbia giocato un ruolo nella decisione del team di marketing di ClickUp di creare database per blog e landing page, la nostra esigenza principale era la scalabilità.

Con ogni team in rapida crescita, avevamo bisogno di un modo per prendere le enormi quantità di informazioni che erano nella mente di poche persone e renderle disponibili a un team completamente nuovo che non aveva familiarità con anni di processi e programmi specifici di ClickUp.

Ma la scalabilità è solo uno dei vantaggi di un database di contenuti ben gestito. Vediamo gli altri:

1. I database fanno risparmiare tempo al tuo team.

L'obiettivo principale di ClickUp è quello di farti risparmiare un giorno alla settimana, quindi, siamo sinceri, "farti risparmiare tempo" è sempre stato il nostro obiettivo numero uno. Ma questo non lo rende meno vero! Dopotutto, se i contenuti non sono raggruppati in modo standardizzato, significa che:

Avere tutto archiviato in un database, d'altra parte, è come avere tutti i tuoi aghi in un unico cassetto con un'etichetta che dice "aghi", così non devi rovistare tra i pagliai per finire il tuo progetto di ricamo.

In poche parole, se dedichi meno tempo alla ricerca di materiale, avrai più tempo per lavorare alla creazione e al miglioramento del materiale.

Quando tutti sanno dove trovare qualcosa, il tuo team non dovrà duplicare il lavoro richiesto creando da zero qualcosa che esiste già solo perché non è riuscito a trovarlo. Perché, siamo onesti, a un certo punto tutti noi abbiamo ricreato un contenuto perché era più facile che metterci a cercarlo.

Inoltre, archiviare i contenuti in un database, specialmente se basato su cloud, garantisce che tutti sappiano dove trovare l'ultima versione di qualcosa.

2. I database rendono possibile la scalabilità.

Se lasciati a se stessi, quasi tutti elaboreranno un proprio sistema organizzativo.

Se sei l'unica persona che deve utilizzarlo, va bene. Se anche una o due altre persone devono imparare a usare il tuo sistema, anche se è un po' approssimativo, di solito non è un problema.

Ma quando un team cresce fino a contare dieci, poi venti, poi cento persone che devono adattarsi a un sistema improvvisato creato da una sola persona e spesso per una sola persona, allora hai un problema.

L'idea alla base di un database di contenuti ben strutturato è quella di prevenire il problema prima che si verifichi. Quindi, anche se al momento sei l'unico membro del team e organizzi tutti i tuoi contenuti in modo funzionale per te, valuta se quel sistema funzionerà ancora quando decine di altre persone dovranno utilizzarlo.

Se la tua risposta è "forse" o "😬", allora potrebbe essere il momento di adottare un approccio più strutturato e strategico al monitoraggio dei tuoi contenuti.

3. I database consentono di analizzare e migliorare i contenuti.

Uno dei maggiori vantaggi di un database ben strutturato è che consente non solo di trovare le informazioni (in tal caso sarebbe semplicemente una libreria di contenuti), ma anche di contestualizzarle. In altre parole, permette di visualizzare dati quantitativi quali traffico, coinvolgimento, stato e cronologia, che possono aiutarti a migliorare contenuti specifici e lo sviluppo dei contenuti in generale.

E quando tutti hanno accesso a un database, tutti possono elaborare idee utilizzando lo stesso contesto, il che può dare origine a nuovi modi intuitivi di approcciare i contenuti.

Ad esempio, durante un audit dei social media, uno specialista potrebbe esaminare un post di blog ad alto traffico e coinvolgimento in un database di contenuti e rendersi conto che include statistiche che possono essere utilizzate per creare una serie di post su LinkedIn. Un email marketer potrebbe vedere lo stesso post e rendersi conto che include un'analisi dettagliata del processo che sarebbe perfetta per un'infografica da inserire in una newsletter di prossima pubblicazione.

Il semplice fatto di contestualizzare i contenuti e renderli disponibili a tutti consente di ottenere maggiori informazioni sul gruppo e incoraggia la diffusione dei contenuti più performanti.

Organizzare e effettuare il monitoraggio di tutto in un unico posto rende anche più facile per i team che si occupano dei dati confrontare le prestazioni dei contenuti, in modo da poter valutare cosa funziona e cosa no e apportare le modifiche appropriate alle strategie di contenuti a pagamento o organici.

Cosa dovrebbe contenere un database di contenuti?

La scelta delle informazioni da includere nel database dipenderà dal tipo di contenuti che stai monitorando e dal motivo per cui lo stai facendo, ma ecco alcune linee guida utili da seguire:

1. Inizia dai blocchi.

Innanzitutto, devi capire quali risorse (pagine web, post sui social media, blog o tutte queste cose insieme) devi organizzare e monitorare. Quindi, devi decidere come effettuare il monitoraggio di queste risorse.

Se i contenuti che stai monitorando possono essere considerati come una raccolta di elementi, allora "il modo in cui li monitori" corrisponde ai contenitori che utilizzi per organizzare il materiale. Dovresti scegliere un contenitore facile da riempire, che possa contenere tutte le informazioni necessarie e che possa essere facilmente etichettato e trovato in seguito.

Se utilizzi ClickUp per creare un database, ti consigliamo di utilizzare le attività per archiviare i singoli contenuti. Ma ne parleremo più dettagliatamente nella prossima sezione.

2. Decidi come classificare i contenuti.

Una volta deciso il tipo (o i tipi) di contenuti che desideri sottoporre a monitoraggio e come archiviarli, devi decidere come classificarli.

Nel caso di ClickUp, manteniamo un database separato per i blog e le landing page e li classifichiamo per categoria.

I blog sono raggruppati per argomento, quindi includiamo un campo personalizzato con opzioni quali Agile, CRM, Strumenti, Lavoro/Vita, ecc.

Le landing page sono raggruppate per tipo, in modo che lo stesso campo personalizzato in un'attività della landing page contenga opzioni quali Funzionalità, Concorrente, Team, ecc.

Quando crei le tue etichette, indipendentemente dal fatto che tu decida o meno di classificare per argomento, ricorda che l'uso coerente delle etichette è la cosa più importante. Assicurati che tu e il tuo team comprendiate il significato di ciascuna etichetta e che l'ortografia e l'uso delle maiuscole siano coerenti.

3. Decidi quali altre informazioni devi archiviare.

Ora che hai deciso cosa archiviare nel tuo database e come organizzarlo, puoi iniziare a inserire i dettagli. In questa fase, è opportuno considerare alcune domande chiave:

Rispondere a queste domande ti aiuterà a decidere quali informazioni includere nelle attività del tuo database. (Oppure, se non utilizzi ClickUp, qualsiasi "contenitore" tu stia utilizzando per archiviare le informazioni sui contenuti. )

Nella sezione successiva esamineremo alcuni dei dettagli specifici oggetto di monitoraggio nel nostro database.

4. Mappa i processi che saranno gestiti all'interno del tuo database.

Un database è utile solo se aiuta te e il tuo team a consolidare le informazioni e semplificare i flussi di lavoro esistenti.

Dopo tutto, se non vuoi fare nulla con i tuoi contenuti, perché perdere tempo ad aggiungerli a un database?

Mentre decidi quali dettagli sottoporre a monitoraggio, considera anche in che modo questi aiuteranno te e il tuo team a collegare il database a eventuali processi esistenti che coinvolgono i contenuti.

Ad esempio, supponiamo che tu abbia creato un database per tutte le tue pagine web e che abbia bisogno che qualcuno del tuo team controlli i post ogni sei mesi dalla data di pubblicazione per verificarne l'accuratezza delle informazioni. Ti consigliamo di assicurarti che ogni attività relativa alle pagine web contenga lo stato "Revisione necessaria" o "Aggiornamento richiesto" e la data di scadenza. Puoi anche aggiungere il revisore come assegnatario dell'attività per indicare chiaramente le sue responsabilità.

Garantire che i tuoi contenuti siano facili da trovare e incorporare nei flussi di lavoro farà risparmiare tempo al tuo team e renderà molto più semplice formare i nuovi membri del team all'uso del database e all'apprendimento dei processi interni.

Inoltre, tramite il monitoraggio costante di stati, etichette e metriche potrai impostare automazioni per mantenere il database e facilitare i processi. Tra poco approfondiremo il tema delle automazioni.

Come creare un database di contenuti

Quando decidi di creare un database di contenuti per te e il tuo team, assicurati innanzitutto che tutti i partecipanti al progetto siano consapevoli dei problemi che questo database risolverà. Puoi farlo con un semplice elenco, come quello riportato di seguito per un database di blog:

Punti critici del contenuto dei blog:

Partendo da questi punti critici, crea una descrizione di una o due frasi per il database:

"Questo database di blog è progettato per fungere da riferimento centrale per i blog ClickUp. Evita di creare attività relative al blog in altre sezioni di ClickUp, archivia tutte le informazioni rilevanti relative al blog nell'attività corrispondente e aggiorna le informazioni dell'attività quando esegui modifiche al testo o attività SEO."

Questo fornisce ai membri attuali e nuovi del team un po' di contesto su come dovrebbe essere utilizzato il database. Ad esempio, nell'esempio sopra riportato, stiamo dicendo che tutte le informazioni del blog dovrebbero essere conservate nel database.

Puoi anche utilizzare i punti critici sopra indicati per decidere quali informazioni includere nel tuo database e come archiviarle e organizzarle. A tal fine, descrivi come intendi utilizzare il database per risolvere ogni problema:

Ripetere questo processo per ogni principale punto critico garantisce che il tuo database risolva i problemi giusti.

Per visualizzare il risultato di questo processo, analizziamo una delle attività nel database del blog di ClickUp:

Sebbene il tuo database possa essere configurato in modo diverso e contenere informazioni diverse dall'esempio sopra riportato, questo dovrebbe costituire un buon punto di partenza per te e il tuo team. Con il modello di gestione dei contenuti ClickUp, puoi facilmente pianificare ed eseguire la distribuzione su più canali di marketing. Inoltre, offre una chiara visibilità sul tuo piano di distribuzione dei contenuti.

Un altro aspetto importante da considerare è come desideri esaminare tutte queste informazioni ad alto livello. Sebbene sia importante avere tutte le informazioni relative a un contenuto consolidate in un unico posto, è altrettanto fondamentale poter ordinare, filtrare, raggruppare e cercare più contenuti in modo rapido e semplice. È qui che entrano in gioco le visualizzazioni di ClickUp.

Sebbene in ClickUp sia possibile visualizzare il database in molti modi diversi, qui esamineremo più da vicino due delle visualizzazioni più "adatte ai database":

1. Vista Elenco

La vista Elenco è estremamente utile per raggruppare e filtrare rapidamente i tuoi contenuti in vari modi, al fine di ottenere informazioni più approfondite e fare confronti tra i diversi tipi di contenuti. Per impostazione predefinita, la vista Elenco raggruppa le informazioni in base allo stato, ma le opzioni di filtro e ordinamento granulari di ClickUp ti consentono di visualizzare i contenuti in base a qualsiasi variabile.

Come indicato sopra, spesso raggruppiamo i contenuti per categoria, ma il database potrebbe essere facilmente raggruppato per stato, assegnatario, data di scadenza e altro ancora.

Per utilizzare correttamente le numerose opzioni di raggruppamento, filtraggio e ordinamento disponibili nella vista Elenco (tra le altre), è essenziale stabilire e mantenere convenzioni di denominazione chiare e coerenti in tutto il database.

2. Vista Tabella

La vista Tabella offre una vista dettagliata dei contenuti di un database. Questa vista è ideale per archiviare e rivedere le analisi dei contenuti (come traffico, percentuali di clic e tassi di conversione) e per vedere rapidamente lo stato di molti singoli contenuti.

La vista Tabella è estremamente utile anche se stai creando un database relazionale senza codice per i tuoi contenuti. Per farlo, basta includere campi personalizzati che consentono l'inserimento di link, che saranno poi accessibili dalla vista Tabella, permettendo agli utenti di passare alle informazioni correlate con un solo clic.

Allo stesso modo, utilizza le funzionalità relazioni e dipendenze all'interno delle attività per organizzare un database relazionale chiaro e senza codice.

Sebbene queste siano le due visualizzazioni che il team di ClickUp utilizza più frequentemente per creare e gestire i contenuti del database, non sono affatto le uniche visualizzazioni utili a tal fine.

Un database più piccolo e fortemente orientato al flusso di lavoro potrebbe trarre vantaggio dalla vista Bacheca di ClickUp.

Un database di contenuti per i social media può anche fungere da calendario dei contenuti tramite la vista Calendario di ClickUp.

Non sentirti vincolato a una visualizzazione particolare quando pianifichi e crei il tuo database di contenuti: ricordati solo di mantenere coerenti le categorie e le etichette, in modo che siano facili da filtrare e raggruppare in un secondo momento in qualsiasi visualizzazione tu scelga.

Come gestire un database di contenuti

Il tuo database è completo! Tutti i tuoi contenuti sono organizzati in modo ordinato in attività, che sono ordinate in viste di facile navigazione. Il tuo lavoro è terminato, giusto?

Non proprio.

Ora che disponi di un database di contenuti perfettamente funzionante, è il momento di metterlo all'opera! Dopotutto, uno scopo di un database è quello di semplificare il monitoraggio, l'analisi e l'aggiornamento dei contenuti. Ma ciò significa che tu e il tuo team dovete comunque occuparvi del monitoraggio, dell'analisi e dell'aggiornamento.

Prima di addentrarci nei processi e nei flussi di lavoro, esaminiamo alcune semplici regole di base che renderanno possibile la manutenzione del tuo database nel lungo periodo.

1. Assicuratevi la visibilità.

In parole povere, ciò significa assicurarsi che tutti coloro che hanno bisogno di utilizzare il database abbiano accesso ad esso e sappiano dove si trova, come navigarlo e come (e quando) aggiornare correttamente i contenuti in esso contenuti.

Se i nuovi assunti hanno bisogno di accedere al database, assicurati di includere le istruzioni relative al database nei materiali di inserimento per semplificare la formazione.

Assicurati inoltre che tutti i tuoi playbook interni e le procedure operative standard (SOP) siano aggiornati con istruzioni esplicite su come utilizzare correttamente il database. In caso contrario, rischi di giocare al telefono con informazioni importanti, poiché le SOP vengono trasmesse verbalmente o tramite email e Slack una tantum.

Infine, garantire una visibilità adeguata riduce le possibilità che tu e il tuo team duplicate il lavoro creando gli stessi contenuti in più attività o elenchi.

2. Crea responsabilità.

Assicurati che tutti conoscano il proprio ruolo nella gestione del database. In questo modo eviterai ridondanze o, peggio ancora, un gioco al tiro alla fune in cui una persona fa qualcosa e un'altra la annulla, e così via.

Tutto ciò significa che la gestione di un database di contenuti dovrebbe essere un lavoro di squadra. Ad esempio, se stai lavorando alla gestione di un database di blog per un'azienda tecnologica, potresti distribuire le responsabilità come segue:

Una volta stabilito chi è responsabile di cosa, il passaggio successivo è capire come ogni parte interessata saprà quando fare cosa da fare.

3. Automatizza promemoria e passaggi di consegne.

Le automazioni possono essere estremamente utili perché consentono al tuo team di risparmiare tempo e ridurre al minimo gli errori umani. Ma prima di automatizzare qualsiasi cosa, chiediti: "Cosa deve succedere ogni volta che io e il mio team creiamo un determinato contenuto?"

Si tratta di una domanda importante a cui rispondere, poiché molti passaggi di un processo sono variabili e potrebbero quindi cambiare in base al tipo di contenuto e al contesto. I passaggi e i processi variabili dovrebbero solitamente essere manuali, poiché in questi casi l'automazione può causare più problemi di quanti ne risolva.

Se i passaggi di un processo sono fisse e si ripetono ogni volta che crei un contenuto, sono ottime candidate per l'automazione.

Esamineremo alcune automazioni utilizzate dal team di ClickUp per gestire il database del proprio blog, ma tieni presente che si tratta di esempi descrittivi, non prescrittivi, quindi utilizzali come esempi generali piuttosto che come guide precise per impostare le tue automazioni.

Molte automazioni del database del blog ClickUp servono a gestire processi che si svolgono nell'arco di più settimane o mesi. Dopotutto, gli esseri umani dimenticano le cose col passare del tempo, ma se configurate correttamente, le automazioni no. Diamo un'occhiata a un esempio pratico:

Una delle nostre principali automazioni semplifica i vari stati delle attività che un blog attraversa per facilitarne la consultazione nel database del blog utilizzando il campo personalizzato "Stato database":

L'automazione della data di scadenza garantisce che le prestazioni del post sul blog vengano analizzate in un momento qualsiasi nei prossimi sei mesi.

È stata impostata un'ulteriore automazione per garantire che, trascorsi i sei mesi, il campo personalizzato "Stato database" cambi in Audit. Questo, a sua volta, attiva un'automazione per creare una nuova attività secondaria di valutazione delle prestazioni, in cui il team SEO analizza le prestazioni del blog e determina se sono necessari aggiornamenti.

In riepilogo, le automazioni possono aiutare a garantire che i processi siano standardizzati e che i flussi di lavoro prolungati non vengano dimenticati.

4. Mantieni la semplicità!

Cerca di mantenere tutto il più semplice possibile, dalle convenzioni di denominazione alle automazioni. Ciò renderà la ricerca delle informazioni incredibilmente più facile e semplificherà notevolmente la familiarizzazione del tuo team (e di eventuali futuri assunti) con il database e i flussi di lavoro che esso comprende.

Se hai bisogno di aiuto per semplificare il tuo flusso di lavoro, utilizza il modello ClickUp Creative and Design per creare una chiara suddivisione del tuo flusso di lavoro di marketing. Questo modello supporta aspetti comuni del marketing come moduli di registrazione, richieste di brief sui contenuti e gestione delle librerie di risorse, in modo da avere una visione chiara di come funziona il tuo processo di content marketing.

Inizia

La parte più difficile di un progetto come questo può essere proprio quella di iniziare. Dopotutto, creare un database di contenuti è un'impresa enorme che potrebbe indurre una sorta di paralisi da analisi.

Se stai creando il tuo database da zero, con ClickUp o un altro strumento di project management, inizia a pianificarlo seguendo i passaggi di base descritti in questo blog:

Poiché delineare e effettuare il monitoraggio anche solo di questi primi passaggi può rivelarsi un po' complicato, soprattutto se hai a che fare con una grande quantità o diversi tipi di contenuti, prova a organizzare le tue idee utilizzando le mappe mentali di ClickUp.

Da fare: delineare il tuo database ad alto livello, visualizzando al contempo le relazioni tra i vari elementi.

Puoi anche utilizzare Docs in ClickUp per archiviare note e collaborare in tempo reale con il tuo team sulla struttura e l'implementazione del database. Ciò garantisce che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda e rende più facile delegare le responsabilità quando sei pronto per iniziare a costruire.

Per iniziare subito con la pianificazione, scarica i nostri modelli gratuiti di database per blog e modelli di database per landing page. Questi modelli di contenuti si basano sui database del blog e delle landing page del team di marketing di ClickUp, quindi sono stati testati e collaudati.

Un ultimo consiglio da tenere presente quando pianifichi, crei e gestisci il tuo database di contenuti: coinvolgi tutto il tuo team.

Coinvolgere tutto il tuo team sin dall'inizio garantisce che:

Se hai bisogno di un ottimo strumento di collaborazione che funga anche da perfetto database di contenuti, ClickUp è la soluzione che fa per te. Inizia con il tuo team con il nostro piano Free Forever e riunisci in un unico posto la collaborazione del team, gli strumenti di database e la gestione del lavoro.