Come costruire un database di contenuti (con modelli)

La creazione di contenuti di solito inizia in modo abbastanza semplice: voi o la vostra azienda avete un pubblico, il vostro pubblico ha delle domande e voi volete rispondere a queste domande.

Forse si inizia con un blog, un post sui social media o una pagina di destinazione. E poi un altro, e un altro, e un altro ancora. Prima che ve ne rendiate conto, avete, beh, un sacco di contenuti.

ma li avete organizzati? E il vostro sistema organizzativo è scalabile?

Se la vostra risposta a queste domande è una via di mezzo tra un "meh" e un "no", non preoccupatevi! Non siete soli! Dopo tutto, è difficile anticipare le esigenze prima che si presentino, soprattutto in una pratica così rapida e in continua evoluzione come il content marketing.

Infatti, il Marketing ClickUp e i team creativi hanno dovuto fare i conti con gli effetti collaterali della rapida crescita di contenuti, membri del team, processi e tutto il resto. Per questo motivo abbiamo utilizzato ClickUp per creare un sistema più organizzato. E vogliamo condividerlo con voi!

Cos'è un database dei contenuti?

Un database di contenuti descrive un sistema con cui una persona o un team consolida i contenuti e il loro contesto (data di lancio, stato, analisi) in modo standardizzato. Da fare per facilitare la costruzione e il mantenimento di campagne basate sui contenuti.

La maggior parte dei team più grandi mantiene un database per ogni tipo di contenuto da monitorare: pagine di atterraggio, blog, annunci pubblicitari, post sui social media -Ma i team più piccoli o gli individui potrebbero conservare tutti i loro contenuti in un unico database, categorizzandoli per tipo.

Sebbene le informazioni e i modelli gratuiti di questo blog siano intesi come linee guida generali per aiutarvi a costruire e mantenere il vostro database, ci sarà sempre un certo errore nel determinare quali componenti vi servono per tenere traccia di tutto il vostro materiale in un unico posto.

Una breve parola sui tipi di database

Una distinzione che si sente spesso quando si parla di database è la seguente database relazionali contro database non relazionali .

In parole povere, un database relazionale memorizza le informazioni in tabelle e mette in connessione le informazioni tabellari correlate. Queste connessioni tra i diversi punti di dati nelle diverse tabelle sono chiamate schema. Gli analisti dei dati trovano le informazioni in un database relazionale cercando le informazioni tramite un linguaggio specifico per il dominio, come SQL.

I database non relazionali, invece, non sono necessariamente strutturati in tabelle. Sono ottimizzati per il tipo di contenuto che contengono e un database non relazionale può essere costituito da più modi di presentare, etichettare e cercare le informazioni.

Poiché ClickUp consente di creare database relazionali senza codice per il proprio lavoro, il database di contenuto finito assomiglierà maggiormente a un database relazionale tradizionale: le etichette e le categorie saranno standardizzate e le informazioni saranno visualizzate in tabelle. Tuttavia, nulla di questo blog richiede la conoscenza di SQL o di altri linguaggi di programmazione.

Dopo questa breve premessa, iniziamo!

Chi usa i database di contenuto?

Prima di passare ore a pianificare, organizzare e costruire un database, è bene assicurarsi che voi e il vostro team ne trarrete effettivamente beneficio.

Potreste chiedervi: "Quali team usano davvero i database dei contenuti?"

La risposta semplice è: chiunque o qualsiasi team abbia grandi quantità di contenuti da organizzare, monitorare e aggiornare, con particolare attenzione alle parti traccia_ e aggiornamento_. Un buon database non vi aiuterà solo a trovare i contenuti, ma vi permetterà anche di aggiungere metriche, stati e informazioni qualitative a quei contenuti in modo da poterli determinare:

• Cosa deve essere aggiornato
• Cosa sta funzionando bene
• Perché certi contenuti stanno dando risultati migliori di altri
• Dove ci sono opportunità per nuovi contenuti
• Come si comportano i contenuti in un lungo periodo di tempo

Se voi o il vostro team vi siete posti una di queste domande, allora vale la pena di prendere almeno in considerazione un database dei contenuti.

I database dei contenuti sono utili per organizzare le risorse per qualsiasi tipo di team, ma di solito monitorano le informazioni per:

1. Teams che si occupano di marketing e creatività2. Agenzie3. Teams di servizi professionali
2. Professionisti dell'istruzione Sebbene questo post spieghi i database nel contesto di un team di Content Marketing, le informazioni sono applicabili a chiunque cerchi di gestire grandi quantità di contenuti.

Organizza tutti i membri del tuo team di marketing attraverso flussi di lavoro collaborativi e condivisione di documenti

Man mano che i team diventano più numerosi e distribuiti, diventa sempre più difficile rimanere al centro dell'attività aziendale, poiché qualsiasi difetto o interruzione delle procedure viene amplificato. Il Modello per i team di marketing di ClickUp fornisce una soluzione per migliorare la collaborazione consolidando tutte le attività di marketing, migliorando la visibilità del reparto marketing e consentendo una risposta rapida.

Perché costruire un database di contenuti?

Che siate un team di uno o di cento persone, le ragioni che vi spingono a creare un database di contenuti rientrano probabilmente in una o più delle seguenti categorie:

1. Organizzare le risorse
2. Monitoraggio delle metriche chiave
3. Curatela e controllo della distribuzione delle risorse
4. Correlare gli asset alla performance

Sebbene ognuno di questi fattori abbia avuto un ruolo nella decisione del team di ClickUp Marketing di creare database di blog e pagine di destinazione, la nostra esigenza principale era la scalabilità.

Con la rapida crescita di ogni team, avevamo bisogno di un modo per prendere le enormi quantità di informazioni che vivevano nella mente di poche persone e renderle disponibili a un team nuovo di zecca che non aveva familiarità con anni di processi e programmi specifici di ClickUp.

Ma la scalabilità è solo uno dei vantaggi di un database dei contenuti ben mantenuto. Vediamo gli altri:

1. I database fanno risparmiare tempo al team.

L'obiettivo principale di ClickUp è quello di risparmiare un giorno alla settimana quindi, siamo sinceri, "ti fa risparmiare tempo" è sempre stato il nostro numero uno. Ma questo non lo rende meno vero! Dopo tutto, se i contenuti non sono raggruppati in modo standardizzato, significa che non lo sono nemmeno:

• Raggruppati in modo non standardizzato (il che rende la ricerca di qualcosa simile a quella di un ago in un pagliaio)
• Distribuite su un'intera piattaforma o serie di piattaforme (il che rende la ricerca di qualcosa simile a quella di un ago in un campo di pagliai)
• Memorizzato nella testa di qualcuno, o peggio, memorizzato sul disco rigido del suo computer (che immagino sia come chiedere a un contadino se si ricorda in quale pagliaio ha messo quell'ago)

Avere tutto memorizzato in un database, invece, è come avere tutti gli aghi in un unico cassetto con l'etichetta "aghi", in modo da non dover scavare nei pagliai per finire il progetto di ricamo.

In poche parole, se si passa meno tempo a cercare le cose, si ha più tempo per lavorare alla loro costruzione e al loro miglioramento.

Quando tutti sanno dove trovare qualcosa, il team evita di duplicare i lavori richiesti creando da zero qualcosa che esiste già perché non è riuscito a trovarlo. Perché, siamo onesti, prima o poi tutti abbiamo ricreato un contenuto perché era più facile che andare a cercarlo in una caccia al tesoro.

Inoltre, l'archiviazione dei contenuti in un database, soprattutto se basato su cloud, assicura che tutti sappiano dove trovare l'ultima versione di qualcosa.

2. I database rendono possibile la scalabilità.

Se lasciati a se stessi, quasi tutti escogiteranno un proprio sistema organizzativo.

Se siete l'unica persona che deve usarlo, va bene. Se uno o due altri devono imparare il vostro sistema, anche se è un po' disordinato, di solito va bene.

Ma quando un team cresce in modo tale che dieci, poi venti, poi cento persone devono adattarsi a un sistema improvvisato che è stato creato da una sola persona e spesso per una sola persona, c'è un problema.

L'idea di un database di contenuti ben strutturato è di prevenire questo problema prima che si presenti. Quindi, anche se attualmente siete un team di una sola persona e organizzate tutti i vostri contenuti in un modo che funziona per voi, valutate se quel sistema funzionerà ancora quando decine di altre persone dovranno usarlo.

Se la vostra risposta è "forse" o "😬", allora potrebbe essere il momento di diventare un po' più strutturati e strategici con il monitoraggio del tempo.

3. I database permettono di analizzare e migliorare i contenuti.

Uno dei maggiori vantaggi di un database ben strutturato è che permette alle persone non solo di trovare le cose (se così fosse sarebbe solo una biblioteca di contenuti), ma anche di contestualizzare i contenuti. In altre parole, permette di vedere dati quantitativi come il traffico, il coinvolgimento, lo stato e la storia che possono aiutare a migliorare contenuti specifici e a migliorare lo sviluppo generale dei contenuti.

E quando tutti hanno accesso a un database, tutti possono ideare utilizzando lo stesso contesto, il che può dare origine a nuovi modi di approcciare i contenuti.

Ad esempio, quando si esegue un'iniziativa di audit sui social media un esperto potrebbe guardare un post di un blog ad alto traffico e alto coinvolgimento in un database di contenuti e rendersi conto che include statistiche che possono essere utilizzate per creare una serie di post su LinkedIn. Un esperto di email marketing potrebbe vedere lo stesso post e rendersi conto che include una suddivisione dei processi che potrebbe essere un'ottima infografica per una prossima newsletter.

La semplice contestualizzazione dei contenuti e la loro messa a disposizione di tutti permette di ottenere maggiori approfondimenti di gruppo e incoraggia il atomizzazione dei contenuti più performanti.

L'organizzazione e il monitoraggio di tutto in un unico luogo rende più facile per i team che si occupano dei dati confrontare le prestazioni dei contenuti, in modo da poter valutare ciò che funziona e ciò che non funziona e apportare le modifiche appropriate alle strategie di contenuti organici o a pagamento.

Cosa dovrebbe contenere un database dei contenuti?

La decisione su quali informazioni includere nel database dei contenuti varia in base al tipo di contenuto che si sta monitorando e al motivo per cui lo si sta facendo, ma ecco alcune buone linee guida da seguire:

1. Iniziare con i blocchi di base.

Per prima cosa, dovete capire che tipo di risorse (pagine web, post sui social media, blog o tutti questi elementi) dovete organizzare e monitorare. Poi, dovete decidere come monitorare queste risorse.

Se il contenuto che state monitorando può essere considerato come un insieme di elementi, il "modo in cui lo tracciate" è il contenitore di archiviazione che utilizzate per organizzare il materiale. Dovete selezionare un contenitore di archiviazione facile da imballare, che contenga tutte le informazioni necessarie e che possa essere facilmente etichettato e posizionato in seguito.

Se state usando ClickUp per costruire un database, vi suggeriamo di usare le attività per archiviare i singoli contenuti. Ma questo aspetto sarà trattato in modo più dettagliato nella prossima sezione.

Un'attività di database di blog in ClickUp

2. Decidete come categorizzare i contenuti.#

Una volta deciso il tipo (o i tipi) di contenuto da monitorare e il modo in cui archiviarlo, è necessario decidere come categorizzarlo.

Nel caso di ClickUp, teniamo un database separato per i blog e le pagine di destinazione e li classifichiamo per categoria.

I blog sono raggruppati per argomento, quindi includiamo un campo personalizzato con opzioni quali Agile, CRM, Tools, Work/Life, ecc.

Le landing page sono raggruppate per tipo, in modo che lo stesso campo personalizzato in un'attività di landing page contenga opzioni come Feature, Competitor, Team, ecc.

Quando create le vostre etichette, a prescindere dal fatto che decidiate o meno di suddividerle per argomenti, ricordate che utilizzare le etichette in modo coerente è la cosa più importante. Assicuratevi che voi e il vostro team capiate il significato di ciascuna etichetta e che l'ortografia e la capitalizzazione delle etichette siano coerenti.

3. Decidete quali altre informazioni dovete memorizzare.

Ora che avete deciso cosa memorizzare nel vostro database e come organizzarlo, potete iniziare a riempire i dettagli. In questa fase, è bene considerare alcune domande chiave:

1. Dove si trovano i miei contenuti?
2. In che "stato" si trovano i miei contenuti? (Da fare, da aggiornare, da rivedere)
3. Chi è responsabile del mantenimento di questo contenuto?
4. Come si comportano i miei contenuti?

Rispondere a queste domande vi aiuterà a decidere quali informazioni includere nelle attività del database. (_Oppure, se non si utilizza ClickUp, qualsiasi "contenitore" si utilizzi per memorizzare le informazioni sul contenuto)

Nella prossima sezione esamineremo alcuni dettagli specifici che monitoriamo nel nostro database.

4. Mappare i processi che verranno gestiti all'interno del database.

Un database è utile solo se aiuta voi e il vostro team a consolidare le informazioni e a semplificare i flussi di lavoro esistenti.

dopotutto, se non volete fare nulla con i vostri contenuti, perché perdere tempo ad aggiungerli a un database?

Nel decidere quali dettagli monitorare, considerate anche come questi possano aiutare voi e il vostro team a collegare il database ai processi esistenti che coinvolgono il contenuto.

Ad esempio, se avete creato un database per tutte le vostre pagine web e avete bisogno di qualcuno del vostro team che controlli i post ogni sei mesi dalla data di pubblicazione per verificare l'accuratezza delle informazioni. Dovreste assicurarvi che ogni attività relativa alle pagine web contenga lo stato "Revisione necessaria" o "Aggiornamento necessario" e la data di scadenza. Potete anche aggiungere il revisore come assegnatario dell'attività per indicare chiaramente le sue responsabilità.

Stati personalizzati in un'attività di ClickUp

Assicurarsi che i contenuti siano facili da trovare e da incorporare nei flussi di lavoro farà risparmiare tempo al team e renderà molto più semplice la formazione dei nuovi membri all'uso del database e l'apprendimento dei processi interni.

Inoltre, il monitoraggio di stati, etichette e metriche vi permetterà di impostare automazioni per mantenere il database e facilitare i processi. Per saperne di più automazioni tra poco .

Come costruire un database di contenuti

Quando decidete di creare un database di contenuti per voi e per il vostro team, assicuratevi innanzitutto che tutti i partecipanti al progetto conoscano i problemi che questo database risolverà. Da fare con un semplice elenco, come quello mostrato di seguito per un database di blog:

Punti dolenti del contenuto del blog:

1. le attività e le informazioni del blog non vivono in un unico luogo
2. le metriche e i KPI del blog vengono monitorati in modo incoerente
3. i team che si occupano di social media e media a pagamento non hanno visibilità sui blog disponibili

A partire da questi punti dolenti, create una descrizione di una o due frasi per il database:

questo database di blog è stato progettato per fungere da riferimento centrale per i blog di ClickUp. Evitate di creare attività di blog in altre parti di ClickUp, memorizzate tutte le informazioni pertinenti sul blog nell'attività corrispondente e aggiornate le informazioni dell'attività quando modificate il copy o fate il SEO"

In questo modo, i membri del team, attuali e nuovi, possono capire come deve essere utilizzato il database. Per istanza, nell'esempio precedente, stiamo dicendo che tutte le informazioni sul blog devono risiedere nel database.

Potete anche utilizzare i punti dolenti di cui sopra per decidere quali informazioni includere nel database e come archiviarle e organizzarle. Da fare delineando il modo in cui si intende utilizzare il database per risolvere ciascun problema:

• Problema: Le attività e le informazioni del blog non vivono in un unico posto
• Soluzioni_:
  • creare un elenco di tutte le pagine di blog attive e assicurarsi che ogni blog venga aggiunto come attività al database, spostando le attività di blog esistenti o creando nuove attività. Eliminare eventuali duplicati durante questo processo
  • creare un sistema di denominazione e tag chiaro e coerente per le attività del blog, in modo da facilitarne la ricerca
  • assicurarsi che le procedure operative standard per i blog siano aggiornate per includere le informazioni di cui sopra

Ripetere questo processo per ogni punto dolente principale garantisce che il database risolva i problemi giusti.

Per visualizzare il risultato di questo processo, analizziamo una delle attività del database dei blog di ClickUp:

Scomposizione di un'attività del database di un blog in ClickUp

1. Stato e assegnatari: Mostra a che punto è il blog nel processo di ideazione, creazione e revisione e chi sta lavorando (o ha lavorato di recente) al blog
2. Nome dell'attività: Un sistema di etichetta coerente e facile da ricordare per facilitare l'organizzazione e la ricerca
3. Campi personalizzati: Tracciano e memorizzano informazioni chiave che ci dicono dove trovare il contenuto ("Post URL" nell'immagine precedente) e da fare ("Database Status"). Questi dettagli ed etichette devono essere implementati in modo coerente in tutte le risorse e devono essere facili da trovare e da consultare per chiunque
4. Sequenza: Monitorate sempre quando una risorsa è stata creata e quando deve essere aggiornata o rivista (come indicato in "Data di scadenza" nell'esempio precedente). Se lavorate con appaltatori o dipendenti a ore, potete anche monitorare il tempo nel database per calcolare le ore fatturabili
5. Cronologia dei commenti: Incoraggiate il vostro team a conservare tutte le comunicazioni relative a un contenuto in un unico posto. In questo modo, se un nuovo stakeholder viene introdotto nel processo, può accedere al contesto storico senza intervistare tutti coloro che hanno lavorato al blog. Nelle attività di ClickUp, i commenti sono un ottimo modo per garantire che tutte le comunicazioni siano in un unico luogo, mantenendo separate le conversazioni su ciascun blog.

Utilizzate il modello di gestione dei contenuti di ClickUp per visualizzare calendari personalizzati su più canali

Anche se il vostro database potrebbe essere configurato in modo diverso e contenere informazioni diverse dall'esempio precedente, questo dovrebbe fornire un buon punto di partenza per voi e il vostro team. Con il Modello di gestione dei contenuti di ClickUp è possibile pianificare ed eseguire facilmente la distribuzione su più canali di marketing. Inoltre, fornisce una visibilità chiara del piano di distribuzione dei contenuti.

Un'altra considerazione importante riguarda il modo in cui si desidera rivedere tutte queste informazioni ad alto livello. Se è importante avere tutte le informazioni di un contenuto consolidate in un unico posto, è altrettanto fondamentale poter ordinare, filtrare, raggruppare e cercare rapidamente e facilmente più contenuti. È qui che ClickUp visualizza entra in scena.

Sebbene in ClickUp sia possibile visualizzare il database in un numero qualsiasi di modi, in questa sede esamineremo da vicino due delle visualizzazioni più "amichevoli" per il database:

1. Vista Elenco

La vista Elenco è estremamente utile per raggruppare e filtrare rapidamente i contenuti in vari modi, per ottenere una migliore comprensione e per fare confronti tra tipi di contenuti. Per impostazione predefinita, la vista Elenco raggruppa le informazioni per Stato, ma le opzioni di filtro e ordinamento granulari di ClickUp consentono di visualizzare i contenuti in base a qualsiasi variabile.

Opzioni di raggruppamento per la vista Elenco in ClickUp

Come indicato sopra, spesso raggruppiamo per categoria di contenuto, ma il database potrebbe essere raggruppato altrettanto facilmente per Stato del database, Assegnatario, Data di scadenza e altro ancora.

Per utilizzare correttamente le numerose opzioni di raggruppamento, filtraggio e ordinamento disponibili nella vista Elenco (tra le altre), è essenziale stabilire e mantenere convenzioni di denominazione chiare e coerenti in tutto il database.

Denominazione standardizzata per le pagine di destinazione nella vista Elenco di ClickUp

2. Vista Tabella

La vista Tabella offre una vista dettagliata dei contenuti di un database. Questa visualizzazione è ideale per memorizzare e rivedere le analisi dei contenuti (come il traffico, le percentuali di clic e i tassi di conversione) e per vedere rapidamente in quale stato si trovano i singoli contenuti.

La vista Tabella è estremamente utile anche per creare un database relazionale senza codice per i contenuti. A tale scopo, è sufficiente includere campi personalizzati che consentano l'inclusione di link, che saranno poi accessibili dalla visualizzazione Tabella, permettendo agli utenti di saltare alle informazioni collegate con un semplice clic.

Allo stesso modo, si può utilizzare la funzione relazioni e dipendenza all'interno delle attività per organizzare un database relazionale chiaro e senza codice.

Un database di pagine di destinazione visualizzato nella vista Tabella di ClickUp

Sebbene queste siano le due visualizzazioni che il team di ClickUp utilizza più frequentemente per costruire e mantenere i contenuti del database, non sono affatto le uniche utili da fare.

Un database più piccolo, fortemente orientato al flusso di lavoro, potrebbe trarre vantaggio da La visualizzazione della Bacheca Kanban di ClickUp .

Un database di contenuti per i social media può anche fungere da calendario dei contenuti, grazie a La visualizzazione del Calendario di ClickUp .

Non sentitevi quindi vincolati a una particolare visualizzazione quando pianificate e costruite il vostro database dei contenuti: ricordate solo di mantenere coerenti le categorie e le etichette, in modo che sia facile filtrarle e raggrupparle in seguito in qualsiasi visualizzazione scegliate.

Come mantenere un database di contenuti

Il vostro database è completato! Tutti i contenuti sono ordinatamente organizzati in attività, che sono ordinate in visualizzazioni facili da navigare. Il mio lavoro è terminato, giusto?

Non proprio.

Ora che avete un database dei contenuti in piena funzione, è il momento di metterlo al lavoro! Dopo tutto, un database dovrebbe facilitare il monitoraggio, l'analisi e l'aggiornamento dei contenuti. Ma questo significa che voi e il vostro team dovete ancora fare il monitoraggio, l'analisi e l'aggiornamento.

Prima di addentrarci nei processi e nei flussi di lavoro, esaminiamo alcune semplici regole di base che renderanno possibile il mantenimento del database nel lungo periodo.

1. Garantire la visibilità.

In parole povere, questo significa assicurarsi che tutti coloro che devono utilizzare il database vi abbiano accesso e sappiano dove si trova, come navigarlo e come (e quando) aggiornare correttamente i contenuti.

Se i nuovi assunti hanno bisogno di accedere al database, assicuratevi di includere le istruzioni del database nel materiale di onboarding per semplificare la formazione.

Assicuratevi inoltre che tutti i vostri playbook interni e procedure operative standard (SOP) sono aggiornate con istruzioni esplicite su come utilizzare correttamente il database. Altrimenti, si rischia di giocare al telefono con informazioni importanti, dato che le procedure operative standard vengono trasmesse verbalmente o in email e Slack una tantum.

Infine, garantire un'adeguata visibilità riduce le possibilità che voi e il vostro team duplichiate il lavoro creando lo stesso contenuto in più attività o elenchi.

2. Creare un account.

Assicuratevi che tutti conoscano il proprio ruolo nel mantenimento di un database. In questo modo si eviteranno ridondanze o, peggio ancora, un gioco di tiro alla fune, in cui una persona fa qualcosa e un'altra la disfa e così via.

Tutto ciò significa che il mantenimento di un database di contenuti dovrebbe essere un lavoro richiesto dal team. Ad esempio, se state lavorando alla manutenzione di un database di blog per un'azienda tecnologica, potreste distribuire le responsabilità come segue:

• Content Manager: Incaricato di supervisionare il piano e la creazione del database; si assicura periodicamente che tutti i contenuti e le informazioni correlate siano aggiornati
• SEO Specialist: Esamina periodicamente i blog per verificare la funzione dei collegati. Cerca ulteriori opportunità di link-building
• Copywriter: Aggiorna i contenuti del blog in risposta alle modifiche apportate alle offerte dei concorrenti o al rilascio di nuove funzionalità/funzioni
• Designer_: Viene coinvolto nel processo di aggiornamento delle immagini del blog che diventano obsolete a causa di cambiamenti di funzionalità/funzione o di piattaforma

Una volta stabilito chi è responsabile di cosa, il passaggio successivo è capire come ogni stakeholder saprà quando Da fare.

3. Automatizzate le promemoria e i passaggi di consegne.

Le automazioni possono essere estremamente utili perché fanno risparmiare tempo al team e riducono al minimo gli errori umani. Ma prima di automatizzare qualcosa, chiedetevi: "Cosa deve accadere ogni volta che io e il mio team creiamo un determinato contenuto?"

È una domanda importante a cui rispondere, perché molti passaggi di un processo sono variabili, quindi potrebbero cambiare in base al tipo di contenuto e al contesto. I passaggi e i processi variabili dovrebbero di solito essere manuali, perché in questi casi le automazioni possono causare più problemi di quanti ne risolvano.

Se i passaggi di un processo sono fissi e avvengono ogni volta che si crea un contenuto, sono i primi candidati per l'automazione.

Vediamo alcune automazioni che il team di ClickUp utilizza per mantenere il suo database di blog, ma tenete presente che sono descrittive, non prescrittive, quindi utilizzatele come esempi generali piuttosto che come guide esatte per l'impostazione delle vostre automazioni

Molte automazioni del database del blog di ClickUp servono a gestire processi che si svolgono nell'arco di più settimane o mesi. Dopo tutto, l'uomo dimentica le cose nel tempo, ma se configurate correttamente, le automazioni non lo fanno. Vediamo un esempio pratico:

Una delle nostre principali automazioni semplifica i vari stati delle attività che un blog attraversa, in modo che siano facilmente consultabili nel database del blog grazie al campo personalizzato Database Status:

• Quando lo stato delle attività di un blog passa da Aperto a In corso, il campo personalizzato Stato del database passa da Pianificato a In sviluppo.

Automazione ClickUp in cui il cambio di stato provoca l'aggiornamento dei campi personalizzati

• Il campo personalizzato Stato del database rimane In sviluppo finché il post del blog non è stato redatto, pubblicato e rivisto dal nostro team SEO.
• Quando lo stato dell'attività del post del blog viene cambiato in Chiuso, dopo che è statorevisionato dal team SEOsi attivano diverse automazioni:
• Il campo personalizzato Stato del database cambia in Monitoraggio
• Tutti gli assegnatari vengono rimossi dall'attività
• La data di scadenza dell'attività viene spostata a sei mesi nel futuro.

Create Automazioni ClickUp personalizzate e senza codice in pochi secondi.

L'automazione Data di scadenza assicura che le prestazioni del post del blog saranno analizzate a un certo punto nei prossimi sei mesi.

Un'altra automazione viene impostata per garantire che, una volta trascorsi i sei mesi, il campo personalizzato Database Status cambi in Audit. Questo, a sua volta, fa scattare un'automazione per creare una nuova attività secondaria di valutazione delle prestazioni, in cui il team SEO analizza le prestazioni del blog e determina se sono necessari aggiornamenti.

Automazioni personalizzate di ClickUp per la creazione di attività secondarie

In riepilogo, le automazioni possono aiutare a garantire la standardizzazione dei processi e a non dimenticare i flussi di lavoro prolungati.

4. Mantenere la semplicità!

Cercate di mantenere tutto il più semplice possibile, dalle convenzioni di denominazione alle automazioni. In questo modo sarà molto più facile trovare le cose e familiarizzare il team (e i futuri assunti) con il database e i flussi di lavoro che comprende.

Create un flusso di lavoro completo per i vostri team creativi e di progettazione con questo utile modello di ClickUp

Se avete bisogno di aiuto per semplificare il vostro flusso di lavoro, utilizzate l'applicazione Modello per la creatività e il design di ClickUp per creare una chiara ripartizione del flusso di lavoro del marketing. Questo modello supporta gli aspetti più comuni del marketing, come i moduli di accettazione, le richieste di brief sui contenuti e la gestione delle librerie di risorse, in modo che il processo di marketing dei contenuti abbia un percorso lineare.

Iniziare

La parte più difficile di un progetto come questo può essere iniziare. Dopo tutto, la creazione di un database di contenuti è un'impresa enorme che potrebbe indurre alla paralisi da analisi.

Se state costruendo il vostro database da zero, con ClickUp o con un altro strumento di project management o di attività, iniziate a pianificare il vostro database usando il metodo passaggi di base discussi in questo blog :

1. Decidere che cosa occorre monitorare e come farlo
2. Stabilire come i contenuti saranno categorizzati
3. Determinare quali dettagli (come date, assegnatari o dati e analisi) è necessario memorizzare nel database
4. Determinare il fileflussi di lavoro di base per i contenuti (come gli aggiornamenti dei contenuti, le valutazioni del traffico e del tasso di conversione e la SEO) che dovrete gestire nel database. Assicuratevi che il vostro database possa essere configurato per monitorare questi flussi di lavoro.

Poiché delineare e tenere traccia anche di questi primi passaggi può risultare un po' opprimente, soprattutto se si ha a che fare con una grande quantità di contenuti o con diversi tipi di contenuti, provate a organizzare i vostri pensieri usando Le mappe mentali di ClickUp .

Da fare per delineare il database ad alto livello e visualizzare il modo in cui i pezzi sono collegati tra loro.

Una Mappa mentale per visualizzare le relazioni tra le attività del blog ClickUp

È possibile utilizzare anche Documenti in ClickUp per memorizzare le note e collaborare in tempo reale con il team sulla struttura e l'implementazione del database. Questo assicura che tutti siano sulla stessa pagina e rende più facile delegare le responsabilità quando si è pronti a iniziare la costruzione.

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Collaborazione in tempo reale in ClickUp Documenti

Per iniziare a pianificare tutto questo, scaricate il nostro database di blog gratuito e pagina di destinazione modelli di database. Questi modelli di contenuto sono basati sui database dei blog e delle pagine di destinazione del team di marketing di ClickUp, quindi sono stati provati e testati.

Un ultimo consiglio da tenere presente quando si pianifica, costruisce e mantiene il database dei contenuti: coinvolgere tutto il team.

Il coinvolgimento di tutto il team fin dall'inizio garantisce che:

• Considerare tutti i punti di vista al momento del piano
• Dividere il lavoro noioso della costruzione
• Condividete il lavoro di mantenimento e aggiornamento del database in futuro.

Se avete bisogno di un grande strumento di collaborazione che sia anche un perfetto database di contenuti, non cercate oltre ClickUp . Iniziate a lavorare con il vostro team con il nostro piano Free Forever e portate la collaborazione del team, gli strumenti di database e la gestione del lavoro in un unico luogo.