Volete creare un piano di progetto per il vostro team?
Non cercate oltre!
Non importa quanto sia complesso il vostro progetto, ci pensiamo noi!
In questo articolo vi aiuteremo a creare un piano di progetto completo per migliorare la collaborazione del team. Vi forniremo una descrizione passo passo di ciò che dovete fare. Inoltre, vi forniremo alcuni utili modelli di piano di progetto per iniziare subito a creare un piano di progetto modello.
Iniziamo a lavorare..
Cos'è un piano di progetto?
Un piano di progetto delinea i passaggi necessari per completare un progetto. Identifica l'ambito, i risultati, gli obiettivi e le scadenze del progetto.
Senza un piano di progetto, non è possibile avere chiarezza su:
- Di che cosa si tratta il progetto.
- Quali sono le caratteristiche del progetto?oggetti del progetto sono.
- Quali sono i risultati del progetto.
- Qual è la Sequenza del progetto.
- Chi lavorerà a ciascun progetto e con quali capacità.
- Quali risorse sono necessarie per completare il progetto.
Un piano di progetto ben fatto vi farà risparmiare tempo e denaro. È il modo più affidabile per riunire i vostri progetti obiettivi di progetto entro le scadenze.
Componenti chiave di un piano di progetto di esito positivo
1. Bilancio
Un buon piano di progetto include sempre un budget consigliato budget . È un modo semplice per tenere sotto controllo i processi di spesa e far sì che il progetto sia redditizio.
2. Attività di lavoro dettagliate
Il piano di progetto deve includere una ripartizione del lavoro per ogni attività e sottoattività associata al progetto.
3. Programma del progetto
Un piano di progetto deve includere una tabella di marcia per far sì che il progetto si svolga senza intoppi. È necessario mappare la sequenza temporale del progetto per garantire il rispetto delle scadenze.
4. Gestione delle risorse
Il piano del progetto deve fare il punto sulle risorse a disposizione, in ordine alla loro gestione efficace. Queste risorse possono essere: manodopera, software, hardware o tempo.
5. Sistemi di comunicazione
Il piano di progetto deve comunicare chiaramente gli oggetti e le aspettative del progetto. Inoltre, devono essere predisposti software e sistemi che consentano al team del progetto di comunicare facilmente.
6. Ambito del progetto
Un piano di progetto di esito positivo delinea chiaramente il suo ambito. Definisce quali sono gli obiettivi e cosa rientra nelle sue competenze. Questo aiuta a evitare l'estensione del campo di applicazione
- che può rallentare drasticamente lo stato.
7. Risultati del progetto
Il project manager può utilizzare i piani di progetto per definire gli obiettivi, le attività cardine del progetto e i deliverable associati a ciascuna fase del progetto.
Come fare un fantastico piano di progetto
L'esito positivo del progetto non è difficile, ma può richiedere molto tempo se non si ha ben chiaro come affrontare il processo di pianificazione. Per farvi risparmiare tempo, abbiamo suddiviso il processo di pianificazione in nove semplici passaggi che potrete seguire facilmente.
Passaggio 1: Da fare per la ricerca
Prima di creare un piano di progetto, è necessario esaminare tutte le informazioni disponibili. È necessario capire cosa vuole il client (interno o esterno) e cosa vuole ottenere.
Esaminate attentamente tutti i documenti importanti e le comunicazioni relative al progetto. Si può trattare di discussioni con il cliente, di idee annotate, di dati preliminari raccolti: tutto.
L'utilizzo di un wiki o di uno strumento di gestione dei documenti come ClickUp docs è il modo più semplice per conservare tutte queste informazioni in uno spazio organizzato.
Solo quando avrete una conoscenza approfondita di ciò su cui lavorerete, sarete in grado di creare un piano di progetto modello.
Passaggio 2: porsi le domande giuste
Una volta ottenute tutte le informazioni, è il momento di iniziare a lavorare sul piano del progetto. Prima di iniziare un progetto, è sempre importante mettersi a proprio agio con esso.
Ponetevi le seguenti domande:
- Quali sono i requisiti del client per questo progetto?
- C'è qualcos'altro di cui ho bisogno da parte del client e degli stakeholder del progetto?
- Abbiamo già lavorato con un'azienda distruttura di ripartizione del lavoro come questa?
- Quali sono gli ostacoli evidenti allo stato di questo progetto?
- Da fare: ho abbastanza persone per lavorare a questo progetto?
- Quali altrisfide dovrò affrontare durante il progetto?
Affrontare queste domande fin dall'inizio riduce le possibilità che si presentino problemi inaspettati. Da fare: avete terminato la vostra due diligence e ora siete pronti per iniziare a lavorare al vostro progetto.
Passaggio 3: Collaborare con il proprio team
La maggior parte dei project manager non include il proprio team nell'intera fase di pianificazione del progetto. il team è responsabile dell'esecuzione del piano, non delle strategie, giusto?
Questo risulta in gravi problemi nella struttura di ripartizione del lavoro.
Poiché non avete mai tenuto conto dell'opinione del team, potrebbero esserci problemi con alcuni obiettivi, risultati o attività cardine del progetto. Ora vi ritrovate con un piano di progetto che non è in linea con le capacità o le aspirazioni del team. Potete ricominciare da capo ed elaborare un nuovo piano o procedere con quello attuale, che è destinato a superare le scadenze o a non soddisfare le vostre aspettative.
Nessuna delle due opzioni è ideale.
I gestori del team possono evitare questo dilemma coinvolgendo il loro team nel processo di pianificazione del progetto fin dalle prime fasi. Ad esempio, possono programmare un incontro con il team di lavoro riunione d'inizio progetto . È un passaggio semplice che può ridurre enormemente le possibilità di sforare il budget e le date di fine del progetto.
Passaggio 4: Impostazione di obiettivi, risultati e priorità
Una volta che il team si è riunito, si può iniziare a definire l'ambito del progetto. L'ambito del progetto comprende gli obiettivi, le priorità e i progetti da realizzare.
Esaminiamo ciascuno di questi elementi.
A) Obiettivi
Il primo passaggio di questo processo è la definizione degli obiettivi del progetto. Oltre ai principali traguardi del progetto, come il completamento e il lancio, è necessario tenere traccia anche di obiettivi più piccoli. Questi possono includere obiettivi di progetto relativi a:
- Padronanza del software
- Produttività
- Lavoro di squadra e collaborazione
- Autogestione
Ricordate che questi obiettivi minori sono fondamentali nel grande schema delle cose e avranno un ruolo enorme nell'esito positivo del progetto. Se il team ha un'idea chiara di ciò che deve fare, può mettersi subito all'opera.
B) Prodotti da consegnare
Ogni obiettivo fissato da un project manager deve avere un deliverable allegato. È importante definire chiaramente questi deliverable al team prima che inizi il progetto. In questo modo si dà loro un'idea concreta di ciò che ci si aspetta da loro e di come possono progredire.
I deliverable del progetto non devono essere solo elementi tangibili come reportistica e file. Ad esempio, quando si lavora con un software, lo sviluppo di uno schema di colori potrebbe essere considerato un deliverable.
Da fare è solo mostrare la prova dello stato di avanzamento di un progetto in una fase. Una volta che questi elementi sono stati messi a punto, il team può svolgere le proprie attività in tutta tranquillità.
C) Priorità
L'impostazione delle priorità per gli oggetti del progetto è un'altra parte importante del processo di pianificazione del progetto. Allegare le priorità agli obiettivi aiuta il team a capire quali attività sono importanti in un determinato momento.
Ad esempio, assicurarsi che un progetto di modulo di registrazione è catturare i dati nel vostro CRM è più importante che trovare la perfetta combinazione di colori del modulo.
Passaggio 5: delegare
se vuoi davvero crescere come imprenditore, devi imparare a delegare"
- Richard Branson, imprenditore britannico
È comprensibile la tentazione di un project manager di supervisionare ogni processo di lavoro. Vuole che lo stato di avanzamento sia regolare e che non ci siano intoppi, giusto?
Il problema di questo approccio è che rallenta tutto. Facendo passare tutto attraverso di voi, creerete enormi colli di bottiglia nel flusso di lavoro del team. Delegare è una parte essenziale del piano di progetto. Dovete fidarvi del vostro team per far sì che le cose vengano terminate, altrimenti non riuscirete mai a progredire come azienda.
In questo caso, coinvolgere il team nel processo di pianificazione può essere incredibilmente utile. Conoscendo le loro capacità, avranno una posizione migliore per capire se sono in grado di gestire un'attività. In questo modo il processo di delega diventerà un lavoro richiesto in cui nessuno morde più di quanto possa masticare.
Passaggio 6: Pianificare il piano del progetto su un grafico Gantt
Dopo aver deciso gli obiettivi, i risultati e il personale, potete iniziare a tracciare la Sequenza del progetto su un diagramma di Gantt.
Pensare Grafici di Gantt sono obsoleti?
In realtà, si sono evoluti parecchio! Se utilizzate i grafici di Gantt di ClickUp, scoprirete quanto possano essere interessanti!
È un ottimo modo per dare al vostro team una panoramica visiva di ciò che accadrà. Il vostro grafico Gantt conterrà ogni attività, assegnatario e data di scadenza. Al team basta uno sguardo per sapere cosa sta per succedere.
I diagrammi di Gantt sono particolarmente utili per tracciare le attività cardine, che possono fungere da punti di check-in per il team. È anche un ottimo strumento per fare il punto sulle dipendenze delle attività e gestire le priorità delle attività. Nel caso in cui siate a corto di tempo, potete sempre calcolare il percorso critico di un progetto per identificare il modo più veloce per terminare le cose.
Per ulteriori informazioni su cos'è un percorso critico e come si calcola in ClickUp, fate clic su qui .
Passaggio 7: accettare che le cose vadano fuori programma
Sebbene non sia possibile prepararsi agli imprevisti, è possibile ridurre al minimo i danni che questi possono causare allo stato di avanzamento del progetto.
Lasciate sempre un po' di spazio nella vostra tabella di marcia per far fronte agli intoppi del progetto. Nessun progetto andrà mai esattamente come previsto, ma questo non è necessariamente un male. Se trattate questi imprevisti come un processo di apprendimento e vi adattate, andrà tutto bene.
Passaggio 8: Continuate a comunicare con il vostro team
È importante avere sempre una linea di comunicazione diretta con il team durante un progetto. In questo modo, i team hanno un canale per comunicare eventuali aggiornamenti o intoppi del progetto. Potete facilmente fare il punto sullo stato del progetto e raccomandare ulteriori azioni.
I canali di comunicazione aiutano anche il team a collaborare tra loro. Spesso le attività del progetto coinvolgono più persone, che devono lavorare insieme per terminare il progetto. Disporre di un canale di comunicazione solido, in grado di gestire immagini, video e file come i commenti di $$$a, è un ottimo modo per far sì che il team lavori in modo ottimale.
Passaggio 9: condurre una revisione e un'analisi post progetto
Per i project manager è importante condurre una revisione post-progetto. Questo vi aiuterà a valutare l'efficacia del vostro piano di progetto e a risolvere eventuali problemi.
Coinvolgete il team e lasciate che esprima ciò che gli è piaciuto o meno della configurazione del progetto. Si tratta di un feedback prezioso che vi aiuterà a creare un piano più adatto al team in futuro.
Come ClickUp può aiutare nella pianificazione del progetto
La pianificazione di un progetto può essere un processo complesso, ClickUp può aiutarvi a semplificare il lavoro. Ha tutto ciò che si può chiedere a un software di project management:
- Attività e sottoattività secondarie
- Liste di controllo
- Grafici di Gantt
- Stati personalizzati
- Notifiche personalizzate
- Viste multiple - Kanban, Elenco, Calendario, ecc.
- Tante integrazioni
e questo è solo per grattare la superficie!
Ecco un'occhiata più da vicino a come ClickUp può aiutarvi a eseguire il vostro piano di project management con facilità:
Requisito di pianificazione del progetto #1: creazione di uno spazio di progetto ordinato
Uno degli elementi chiave del piano di progetto è la creazione di uno spazio pulito e ordinato. Il team deve avere uno spazio ben definito per organizzarsi e lavorare insieme alle attività del progetto. Ogni progetto necessita di uno spazio che comprenda:
- Descrizione dettagliata delle attività
- Attività secondarie
- Liste di controllo
- Assegnatari
Soluzione ClickUp: Gerarchia organizzata dei progetti
ClickUp offre al team uno spazio strutturato per organizzare tutte le attività relative ai progetti. La struttura di ClickUp è la seguente: Workplace > Spazio > Cartelle > Elenchi > Attività > Attività secondarie.
Ecco un'analisi più approfondita di ciascuno di questi livelli:
Luogo di lavoro: È la gerarchia di primo livello in cui si suddivide l'azienda in singoli team.
Spazi: Si tratta di luoghi dedicati a particolari sottogruppi del team, come " gestione del prodotto " o "test"
Cartelle: Qui si memorizzano gli elenchi relativi al progetto
Elenco: Qui vengono elencati tutti i singoli progetti.
Attività: È qui che si svolge la maggior parte del lavoro. Ogni attività ha le sue attività secondarie, descrizioni dettagliate del progetto, commenti e molto altro.
Attività secondarie: Ogni attività può essere suddivisa in sottoattività separate.
Lista di controllo: È possibile incorporare una lista di controllo o un elenco di cose da fare all'interno delle attività di lavoro o delle sottoattività secondarie. Ad esempio, è possibile inserire una lista di controllo della qualità per il test del software.
Requisito #2 del piano di progetto: compilazione di informazioni dettagliate sul progetto
Un piano di progetto modello consente al team di accedere a tutte le informazioni relative al progetto. Questo è fondamentale perché può fare il punto su ciò che sta lavorando e aiutarvi a definire un piano per affrontare il progetto.
Soluzione ClickUp: ClickUp Documenti
ClickUp Documenti è uno strumento wiki integrato per la vostra azienda. È possibile utilizzarlo come base di conoscenza per archiviare importanti informazioni aziendali e documenti relativi ai progetti. Poiché questi documenti sono archiviati insieme ai progetti pertinenti, il team non avrà problemi ad accedervi.
Ecco alcune funzionalità/funzione di Documenti che si rivelano utili:
- I documenti di ClickUp possono essere dettagliati quanto volete. È possibile accedere a opzioni di formattazione del testo per creare un documento di piano di progetto che rifletta accuratamente l'attività da svolgere.
- È possibile annidare pagine all'interno dei documenti per classificare facilmente le informazioni.
- È possibile personalizzare i diritti di accesso a ciascun documento per garantire che solo determinate persone abbiano i diritti di modifica e visualizzazione.
- È anche possibile lasciare che Google indicizzi il documento per farlo apparire nelle ricerche sul Web.
Con ClickUp Teams, non avrete problemi a creare un insieme dettagliato di informazioni a cui il vostro team possa fare riferimento.
Requisito del piano di progetto #3: Ideazione collaborativa
È importante coinvolgere il team nella fase di pianificazione del progetto. Includendo i loro input nelle strategie di pianificazione, sarete in grado di creare un piano di project management in linea con le loro capacità.
Soluzione ClickUp: Mappe mentali integrate
Le mappe mentali di ClickUp vi permettono di includere il team nella fase di pianificazione del progetto. Per loro sarà facile mettere nero su bianco i propri pensieri e tracciare un piano che funzioni al meglio per loro stessi e per il progetto.
Poiché le mappe mentali di ClickUp sono integrate, è facile trasferire queste idee nello spazio del progetto e iniziare a lavorarci!
Requisito #4 del piano di progetto: Priorità e dipendenze
Il vostro progetto deve supportare le priorità delle attività . In questo modo il team può affrontare per prime le attività più importanti e toglierle di mezzo.
Un'altra attività importante è assicurarsi che il team esegua i compiti nel giusto ordine. Un buon modo per farlo è quello di bloccare le attività finché non sono state completate quelle precedenti.
Soluzione ClickUp: Potenti priorità e dipendenze
ClickUp è dotato di priorità e dipendenze per garantire che il progetto proceda sempre senza intoppi. Ecco un'analisi più approfondita di ciascuna funzionalità/funzione: Priorità ClickUp consente di aggiungere delle priorità a ogni attività per segnalare al team quali sono le cose da fare per prime. Queste priorità sono dotate anche di un pratico sistema di codici colore per una facile identificazione:
- Rosso: Urgente
- Giallo: Alta priorità
- Blu: Priorità normale
- Grigio: Bassa priorità
Poiché questa codifica per colori è standard in tutta l'attività di ClickUp, il vostro team non avrà problemi a identificare le attività a priorità indipendentemente dal progetto a cui sta lavorando. Inoltre, hanno la possibilità di filtrare e ordinare le attività in base alla priorità per renderle più facili da affrontare.
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/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2019/04/image4-1.png
/%img/ Dipendenze ClickUp offre molte dipendenze diverse per garantire che il team esegua le attività nel giusto ordine. Ecco una panoramica di ciò che è disponibile in ClickUp:
Dipendenza da attesa: Segnala al team del progetto che non deve iniziare questa attività finché non ne è stata completata una precedente.
Blocco della dipendenza: Impedisce l'avvio di un'attività finché non ne viene completata una precedente.
Avviso dipendenza: ClickUp avvisa gli utenti di non chiudere un'attività quando è in attesa che un'altra venga completata.
Notifiche di sblocco: Il team del progetto riceverà notifiche quando un'attività viene sbloccata, in modo da poter iniziare a lavorare su di essa.
Grazie alle dipendenze di ClickUp, non dovrete più preoccuparvi di informare manualmente il vostro team sul corretto ordine delle attività. ClickUp lo fa automaticamente per voi!
Requisito #5 del piano di progetto: Delega
Dovrete delegare le attività ai diversi membri del team per garantire una distribuzione uniforme del carico di lavoro. Il vostro software di project management deve fornirvi un modo efficace per distribuire le attività e notificare ai membri del team ciò che devono fare.
In caso contrario, dovrete intraprendere questo processo manualmente, il che può essere poco pratico, soprattutto quando lavorate a progetti complessi.
La soluzione ClickUp: **Commenti assegnati La funzionalità dei commenti assegnati di ClickUp rende incredibilmente facile l'assegnazione di un'attività a un membro del team. Da fare è solo assegnare un commento a una persona e questo verrà convertito in un'attività.
ClickUp invierà anche una notifica, in modo che non venga trascurato. Inoltre, da fare, i commenti possono essere contrassegnati come risolti. Questo elimina la necessità di un follower per verificare se l'attività è stata completata o meno.
Requisito di pianificazione del progetto #6: programmazione del grafico Gantt
La pianificazione del progetto in un grafico Gantt è una parte incredibilmente importante del processo di pianificazione. Fornisce al team del progetto una panoramica di ciò che sta accadendo e consente di apportare modifiche rapide alla pianificazione. Senza un Gantt Chart, sarà difficile vedere il "quadro generale" e non sarà possibile pianificare le attività con la stessa efficacia.
Soluzione ClickUp:
Grafici Gantt incorporati
ClickUp è dotato di potenti grafici Gantt integrati per tracciare facilmente lo stato di avanzamento di un progetto da parte del team. I grafici Gantt di ClickUp possono:
- Riadattare automaticamente le dipendenze delle attività quando si riprogrammano gli elementi.
- Calcolare la percentuale dello stato di avanzamento del progetto in base alle attività completate/al totale delle attività.
- Confrontare lo stato previsto con quello attuale del progetto.
- Calcolare il percorso critico per identificare le attività a cui dare priorità.
Requisito #7 del piano di progetto: comunicazione
La comunicazione è una componente essenziale di qualsiasi piano di project management. Dovete comunicare con il vostro team per seguire lo stato di avanzamento del progetto. Un canale di comunicazione efficace può anche alleviare le preoccupazioni che il team può avere riguardo al progetto. Se hanno dei dubbi, possono esprimerli facilmente.
Soluzione ClickUp: Commenti potenti
Le attività di ClickUp sono dotate di sezioni di commento integrate che consentono al team di parlare facilmente tra loro durante un progetto. Ecco cosa potete fare con i commenti di ClickUp:
- Il team può aggiungere immagini, collegamenti e file ai propri commenti per facilitare la comprensione del proprio punto di vista.
- ClickUp supporta anche il tag nei commenti, che consente di notificare direttamente a un membro del team una determinata cosa.
- Poiché esistono sezioni di commento separate per ogni attività, le conversazioni sono organizzate in modo ordinato.
- ClickUp può anche integrarsi con uno strumento di messaggistica come Slack per garantire che le conversazioni del team vengano aggiunte allo spazio del progetto.
Modelli di piano di progetto
Un modello di piano di progetto è un ottimo modo per iniziare immediatamente il processo di pianificazione. Basta copiare le informazioni sul progetto in un modello di piano di progetto e il gioco è fatto!
Una volta iniziate ad utilizzare ClickUp avrete accesso a tutti questi modelli per pianificare subito il vostro progetto.
Modello di project management Usa il modello 
RoadMap - Modello di vista Gantt
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Modello di roadmap del progetto Usa il modello
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RoadMap - Modello per la vista Bacheca
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Project Management - Modello di vista Gantt
Conclusione
Cercare di pianificare un progetto non è l'attività più semplice del mondo. Tuttavia, non deve nemmeno essere una scienza missilistica.
Con un buon strumento di project management come ClickUp, avrete tutto ciò che vi serve per eseguire un piano di progetto efficace!
Perché non iscriversi a ClickUp e sperimentarlo in prima persona?