volete imparare ad automatizzare i compiti?
L'esigenza di automazione delle attività è cresciuta costantemente negli ultimi anni. Una delle ragioni alla base di questa tendenza è che le automazioni possono liberare il 30% del tempo di lavoro sulle attività quotidiane!
Naturalmente, molte aziende vedono l'automazione come una bacchetta magica che può trasformare la loro azienda in meglio.
Ecco perché faremo un viaggio nel mondo magico di Hogwarts di Harry Potter per capire i segreti dell'automazione!
In questo articolo spiegheremo cos'è l'automazione delle attività, quali attività si possono automatizzare e sveleremo la migliore soluzione di automazione del posto di lavoro per il 2021.
Andiamo alla Piattaforma 9¾!
Che cos'è l'automazione delle attività?
L'Automazione delle attività è l'uso di strumenti o di software per automatizzare attività manuali e ripetitive.
Pensate all'incantesimo "Accio" per un momento.
Può essere usato per evocare un oggetto, senza che dobbiate alzare un dito!
Se fosse reale, lo useremmo per recuperare le chiavi, i file, i telefoni cellulari o qualsiasi altra cosa!
ma Da fare con l'automazione?
Proprio come gli incantesimi aiutano a svolgere le attività senza lavorare sodo, l'automazione delle attività aiuta a completare il lavoro senza troppo sforzo.
E nell'automazione delle attività, invece della magia, l'attività viene assegnata a strumenti, app e intelligenza artificiale.
quali sono gli strumenti necessari per l'automazione?
Esistono moltissimi strumenti di automazione delle attività che possono aiutarvi ad automatizzare letteralmente qualsiasi cosa!
Se non vedete l'ora di leggere gli strumenti per l'automazione delle attività, fate clic sul pulsante (immagine) per prendere una scorciatoia alla sezione sui software di automazione del flusso di lavoro!
Quali sono i vantaggi dell'automazione delle attività?
L'automazione delle attività offre molti più vantaggi della semplice riduzione del lavoro manuale! Riduce i costi operativi, aumenta l'affidabilità e usufruisce del vero potenziale del team.
Ecco come l'automazione delle attività può snellire il flusso di lavoro e le attività aziendali:
1. Riduce i costi operativi
volete ridurre i costi?
Dite ciao all'automazione!
È possibile automatizzare attività amministrative quali voce dati e assistenza personale per risparmiare sull'assunzione di dipendenti per questi ruoli.
Inoltre, è possibile identificare i processi ridondanti all'interno dell'organizzazione ed eliminarli completamente.
2. Aumenta l'affidabilità
L'automazione riduce l'errore umano assicurando che l'attività venga eseguita in modo impeccabile dall'inizio alla fine.
come?
Ogni attività ha una serie di passaggi da seguire per completarla. Mentre i babbei come noi possono tralasciare un passaggio quando siamo stanchi o distratti, un sistema informatico lavora instancabilmente per completare l'attività senza errori.
3. Utilizza il vero potenziale del tuo team
Potete anche aver assunto i dipendenti più abili, ma non saranno in grado di mettere a frutto queste capacità se lavorano ogni giorno solo su attività noiose e semplici.
È come assumere Silente come custode di Hogwarts!
non ha senso!
L'automazione del posto di lavoro toglie ai vostri dipendenti queste attività banali e libera il loro tempo per occuparsi di attività aziendali più avanzate. Il risultato è che i dipendenti metteranno a frutto le loro capacità e cresceranno effettivamente nella vostra azienda.
Quali attività possono essere automatizzate?
Ricordate che c'è un incantesimo per tutto, anche per trasformare una scala in uno scivolo! Allo stesso modo, esistono automazioni per quasi tutte le attività ricorrenti.
È possibile automatizzare le attività di lead management, marketing, finanza e account, risorse umane e amministrative.
In effetti, un'azienda di McKinsey ha pubblicato una relazione ha rivelato che quasi la metà (45%) delle attività aziendali può essere automatizzata con le attuali tecnologie come l'apprendimento automatico e l'intelligenza artificiale.
Vediamo come l'automazione dei processi aziendali può essere applicata a tutti i reparti della vostra azienda:
1. Gestione dei lead
ricordate gli Horcrux?
Sono oggetti che contengono una parte dell'anima di un mago.
Allo stesso modo, con un po' di immaginazione letteraria e di buon vecchio umorismo britannico, i lead sono Horcrux per il vostro team commerciale, perché sono il cuore e l'anima di ciò che fanno!
Ecco come automatizzare la parte più importante del processo commerciale:
Gestire i contatti in entrata
cercate un modo rapido per ottenere più contatti?
Offrite gratis ai visitatori del vostro sito web un contenuto "bottom-of-the-funnel" come un ebook, un pdf, un video o qualsiasi altra risorsa di valore. Da fare è compilare un modulo con il loro indirizzo email e le informazioni che volete raccogliere, come il nome e l'età.
Una volta compilato il modulo, i visitatori ricevono il loro libro gratis, ma voi ottenete qualcosa di ancora più prezioso: i loro dati!
Potete quindi utilizzare le funzionalità/funzione del vostro modulo per archiviare e organizzare in modo automatico i dati in un file di testo sistema di automazione del marketing e spingere direttamente i lead verso un sistema di CRM (Customer Relationship Manager). Questa semplice automazione vi risparmia la fatica di inserire i dati in un foglio Excel.
2. Marketing
Poiché il marketing è fondamentale per la crescita aziendale, dovete assicurarvi che tutti i vostri processi di marketing siano ottimizzati.
e da fare?
Con l'aiuto di automazione del marketing !
Ecco come migliorare la vostra efficienza in questo settore:
A. Ricerca industriale
volete essere un passo avanti rispetto alla concorrenza?
Dovete tenere d'occhio le tendenze del settore, le tecnologie e i concorrenti.
Ma questo non significa che dobbiate dedicare ore alla ricerca.
Proprio come Voldermort usava Codaliscia Da fare, strumenti come Google Alerts possono essere il vostro assistente digitale!
Possono monitorare le menzioni online di tendenze specifiche e poi compilarle automaticamente in email per voi!
B. Social media
state ancora **_manualmente caricando i post sui social media _nel 2021?
È ora di uscire dall'era oscura e di abbracciare l'automazione del marketing!
Esistono moltissimi strumenti per i social media, come Hootsuite, che consentono di programmare i post sui social media con largo anticipo. Consentono inoltre di pubblicare lo stesso contenuto su tutti i canali contemporaneamente, evitando così di passare ore a caricare i post su Twitter, Facebook e Instagram separatamente. Altri strumenti, come Strumenti di scrittura per l'IA possono aiutare a scrivere le didascalie per risparmiare ancora più tempo.
3. Finanza e account
È necessario essere prudenti con le finanze dell'azienda.
Anche il più piccolo errore umano può causare perdite enormi!
Ecco come l'automazione delle attività e dei flussi di lavoro in software di account rende questi processi più sicuri:
A. Gestione delle fatture
Non c'è bisogno che un Remembrall diventi rosso per dirvi che avete dimenticato qualcosa!
Il software per la gestione delle fatture in cloud può inviare una promemoria automatica ogni volta che è necessario inviare le fatture tramite email.
Può anche automatizzare il processo di fatturazione:
- Programmare e inviare automaticamente le fatture ricorrenti
- Monitoraggio dell'avvenuto pagamento delle fatture
B. Imposta sulle vendite
Calcolare l'imposta sulle vendite è come giocare a Quidditch.
pensateci
In entrambi i casi, anche un solo errore può dare risultati disastrosi!
Dovete evitare qualsiasi errore umano da fare durante la dichiarazione dei redditi, o vi costerà molto caro in termini di sanzioni.
da fare, quindi?
Potete affidare il lavoro richiesto per le tasse a uno strumento automatizzato come Avalara. Il sistema ricerca le aliquote fiscali in base alla posizione, al prodotto o al servizio offerto e genera l'importo delle imposte da pagare.
4. Risorse umane
Tra tutti i reparti, il team delle risorse umane è quello che si occupa del maggior numero di attività ricorrenti.
perché?
Ogni processo aziendale che coinvolge un dipendente segue una serie di attività ripetitive come colloqui, inserimento, formazione, ecc.
Immaginate che la vostra azienda abbia 50 dipendenti.
Ciò significa che queste attività aziendali devono essere ripetute 50 volte!
I team delle risorse umane hanno bisogno dell'automazione del posto di lavoro per mettere in automatico queste semplici attività, mentre si concentrano su processi più complessi.
Vediamo cosa possono automatizzare:
A. Screening di potenziali candidati
Potreste ricevere molte candidature per un'offerta di lavoro.
ma Da fare per sapere se sono adatte al ruolo?
Proprio come il cappello di selezione decide a quali case appartengono gli studenti, potete disporre di uno strumento automatizzato che vi aiuti a identificare i candidati più adatti per la vostra "casa" o azienda.
Una volta che i potenziali candidati hanno inserito i loro dati di contatto sul vostro sito web, strumenti come Modulo cartaceo può inviare loro un modulo con domande preliminari sui loro punti di forza e sulle loro esperienze.
Dopo che hanno finito di compilare il modulo, potete esaminare rapidamente la domanda e decidere il loro destino: proprio come fa il cappello di selezione!
B. Gestione dei benefici
Dopo un certo periodo di tempo, i nuovi assunti hanno diritto a benefici come permessi retribuiti, indennità di alloggio, ecc.
A meno che non si gestisca una piccola azienda, è difficile monitorare quando un dipendente si è qualificato per questi benefici. Fortunatamente, è possibile automatizzare le promemoria che avvisano il team delle risorse umane non appena il periodo di prova è terminato.
5. Attività amministrative
Le attività amministrative sono quei processi quotidiani che sono semplici e non richiedono molta attenzione, come l'archiviazione di documenti e la programmazione di appuntamenti.
In effetti, sono così semplici che anche un elfo domestico come Dobby può farlo!
Come Dobby, l'automazione può svolgere il ruolo di assistente virtuale personale. Può aiutarvi a svolgere queste semplici attività, in modo che possiate concentrarvi su ciò che conta davvero:
A. Programmare gli appuntamenti
Anche la semplice attività di programmazione degli appuntamenti può richiedere molto tempo. Voi e il vostro ospite potreste faticare a trovare un orario adatto per inserire una riunione nei vostri impegni.
perché non usare un assistente virtuale robotico per programmare tutte le riunioni al posto vostro?
Strumenti come x.aiA aiutano ad automatizzare questo processo, offrendo automaticamente agli ospiti la possibilità di scegliere una fascia oraria per le loro riunioni.
B. Ordinamento delle email
Harry sarebbe rimasto scioccato nel sapere che un muggle medio trascorre circa 11 ore alla settimana controllando le proprie email!
La maggior parte del tempo viene trascorsa a scrutare la finestra In arrivo alla ricerca di email importanti e a rispondere ad esse.
non sarebbe meglio se la finestra In arrivo fosse ben organizzata?
È possibile lasciare che Gmail smisti automaticamente le email in cartelle in base alle regole impostate, in modo da trovare immediatamente le email importanti dei client.
Automazioni: Volete sorprendere il vostro client il giorno del suo compleanno? Utilizzate strumenti di automazione come Automazioni per inviare un messaggio personalizzato email di compleanno personalizzata . Sembra una sciocchezza, ma è un ottimo modo per migliorare le relazioni con i vostri client!
Come Da fare per decidere quali attività automatizzare?
Ora che sapete quali attività possono essere automatizzate, non significa che dobbiate iniziare ad automatizzare tutto immediatamente!
Potete decidere cosa automatizzare identificando il problema da risolvere, monitorando le attività che fate in un giorno e rivedendo le vostre attività quotidiane.
È necessario dedicare un po' di tempo a pensare a quali attività automatizzate possono essere più utili alla vostra azienda. Ecco una guida in passaggi per aiutarvi a capire quali attività specifiche dovrebbero essere automatizzate:
1. Identificare il problema da risolvere
È facile pensare che qualsiasi automazione possa aiutarvi a risparmiare tempo e denaro.
Ma bisogna fare attenzione quando si sceglie uno strumento di automazione adatto alla propria azienda.
non berreste una pozione senza sapere a cosa serve, giusto?
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2020/07/image19-4.gif bambini che bevono la pozione /$$$img/
Allo stesso modo, non si dovrebbe scegliere un'automazione senza comprenderne gli effetti; altrimenti, potrebbe causare più problemi di quanti ne risolva!
Iniziate ponendovi un paio di domande come:
- Da fare per risolvere i problemi del processo aziendale esistente?
- Da cosa sta facendo il mio team per risolvere il problema?
- In quali altri modi l'automazione delle attività può aiutare il mio team?
Dopo aver deciso il perché si vuole automatizzare, è il momento di scoprire cosa si può automatizzare.
2. Monitoraggio delle attività da fare in un giorno
Iniziate a notare tutte le attività specifiche che voi e il vostro team fate quotidianamente. È utile anche il monitoraggio del tempo dedicato a ciascuna attività, per avere un'idea di quanto tempo viene impiegato.
Tuttavia, non esagerate la verità come la discutibile giornalista Rita Skeeter!
Tip: Da fare facilmente utilizzando il metodo giusto strumenti per il monitoraggio del tempo .
3. Rivedere le attività quotidiane
Una volta documentati tutti i processi aziendali, è il momento di verificare se sono adatti all'automazione.
e Da fare?
Bisogna vedere se l'attività soddisfa almeno due di questi criteri:
- Da fare più volte gli stessi processi
- Da fare senza pensarci troppo
- Non mette alla prova le vostre capacità
- Interrompe regolarmente la concentrazione
- Non richiede un'attenzione molto personalizzata
Bonus:_ **Modelli di gestione dei compitigestisci il tuo tempo in modo efficiente perproject management a distanza Pulse *: vedere cosa stanno lavorando i membri del team in tempo reale
- Stati personalizzati: creare stati personalizzati in base al proprio flusso di lavoro
- [Visualizzazioni multiple](https://docs.clickup.com/en/articles/3517565-all-about-views)aggiungete l'app ClickUp all'elenco delle vostre applicazioni preferite, perché vi aiuta a tenere sotto controllo i vostri progetti e il vostro flusso di lavoro con un'app per iOS o Android!
Conclusione
L'automazione delle attività è davvero magica
Se usata correttamente, fa risparmiare al team un sacco di tempo.
E con tutto questo tempo extra, il team può affinare le proprie abilità e diventare un mago a tutti gli effetti!
Ecco perché è importante capire cosa è necessario automatizzare in questo momento.
ma non è possibile automatizzare le attività ricorrenti senza un software di automazione delle attività, giusto?
Ma non preoccupatevi.
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