Come automatizzare le attività nel 2025 (Guida definitiva)

Vuoi imparare come automatizzare le attività?

Negli ultimi anni, la necessità di automatizzare le attività è cresciuta costantemente. Uno dei motivi alla base di questo fenomeno è che l'automazione può liberare il 30% del tempo che dedichi alle attività quotidiane!

Naturalmente, molte aziende vedono l'automazione come una bacchetta magica in grado di trasformare in meglio la loro attività.

Ecco perché faremo un viaggio nel mondo magico di Hogwarts di Harry Potter per comprendere i segreti delle automazioni!

In questo articolo vedremo cos'è l'automazione delle attività, quali attività è possibile automatizzare e vi sveleremo la migliore soluzione di automazione sul posto di lavoro per il 2021.

Partiamo per il binario 9¾!

Che cos'è l'automazione delle attività?

L'automazione delle attività consiste nell'uso di strumenti o software per automatizzare attività manuali ripetitive.

Pensa per un attimo all'incantesimo "Accio".

Può essere utilizzato per richiamare un oggetto, senza che tu debba muovere un dito!

Se fosse reale, lo useremmo per recuperare le nostre chiavi, i nostri file, i nostri telefoni cellulari o, in realtà, qualsiasi cosa!

Ma cosa c'entra questo con l'automazione?

Proprio come gli incantesimi ti aiutano a svolgere le attività senza fatica, l'automazione delle attività ti aiuta a completare il lavoro senza un gran lavoro richiesto.

E nell'automazione delle attività, invece della magia, il compito viene assegnato a strumenti, app e intelligenza artificiale.

Quali sono quindi gli strumenti necessari per le automazioni?

Esistono tantissimi strumenti di automazione delle attività che possono aiutarti ad automatizzare letteralmente qualsiasi cosa!

Se non vedi l'ora di leggere informazioni sugli strumenti di automazione delle attività, clicca sul portkey (immagine) per ottenere una scorciatoia diretta alla sezione dedicata al software di automazione del flusso di lavoro!

Quali sono i vantaggi dell'automazione delle attività?

L'automazione delle attività offre molti più vantaggi rispetto alla semplice riduzione dello sforzo richiesto per le attività! Riduce i costi operativi, aumenta l'affidabilità e ti permette di usufruire del vero potenziale del tuo team.

Ecco come l'automazione delle attività può semplificare il tuo flusso di lavoro e le tue attività aziendali:

1. Riduce i costi operativi

Vuoi ridurre i costi?

Dai il benvenuto alle automazioni!

Puoi automatizzare attività amministrative come l'inserimento dati e l'assistenza personale per risparmiare sull'assunzione di dipendenti per questi ruoli.

Inoltre, puoi identificare i processi ridondanti all'interno dell'organizzazione e eliminarli completamente.

2. Aumenta l'affidabilità

L'automazione riduce gli errori umani assicurando che l'attività venga eseguita in modo impeccabile dall'inizio alla fine.

Come?

Ogni attività prevede una serie di passaggi che devono essere seguiti per completarla. Mentre i babbani come noi possono saltare un passaggio quando sono stanchi o distratti, un sistema informatico lavora instancabilmente per completare l'attività senza errori.

3. Usufruisci del vero potenziale del tuo team

Potresti aver assunto i dipendenti più qualificati, ma non saranno in grado di mettere a frutto le loro competenze se ogni giorno si occupano solo di attività noiose e semplici.

È come assumere Silente come giardiniere a Hogwarts!

Non ha proprio senso!

L'automazione del posto di lavoro solleva i tuoi dipendenti da queste attività banali, liberando loro tempo per dedicarsi a compiti aziendali più avanzati. Come risultato, potranno mettere a frutto le loro competenze e crescere professionalmente nella tua azienda.

Quali attività possono essere automatizzate?

Ricorda, esiste un incantesimo magico per tutto, persino per trasformare una scala in uno scivolo! Allo stesso modo, esiste l'automazione sul posto di lavoro per quasi tutte le attività ricorrenti.

Puoi automatizzare la gestione dei lead, il marketing, la finanza e la contabilità, le risorse umane e le attività amministrative.

Infatti, un rapporto McKinsey ha rivelato che quasi la metà (45%) delle attività aziendali può essere automatizzata con le tecnologie attuali, come l'apprendimento automatico e l'intelligenza artificiale.

Diamo un'occhiata a come l'automazione dei processi aziendali potrebbe essere applicata a tutti i reparti della tua azienda:

1. Gestione dei lead

Ricordi gli Horcrux?

Sono oggetti che contengono una parte dell'anima di un mago.

Allo stesso modo, con un po' di immaginazione letteraria e il buon vecchio umorismo britannico, i lead sono gli Horcrux del tuo team commerciale, poiché sono il cuore e l'anima di ciò che fanno!

Ecco come puoi automatizzare la parte più importante del processo commerciale:

Gestione dei lead in entrata

Psst... cerchi un modo veloce per ottenere più contatti?

Offri contenuti gratuiti di fondo del funnel come ebook, PDF, video o qualsiasi altra risorsa di valore ai visitatori del tuo sito web. Tutto quello che devono fare è compilare un modulo con il loro indirizzo email e le informazioni che desideri raccogliere, come il loro nome e la loro età.

Una volta compilato il modulo, riceveranno il loro libro gratis, ma tu otterrai qualcosa di ancora più prezioso: i loro dati!

Puoi quindi utilizzare le funzionalità di automazione del tuo strumento per moduli per archiviare e organizzare automaticamente i dati in un sistema di automazione del marketing e trasferire direttamente i lead a un CRM (Customer Relationship Manager). Questa semplice automazione ti evita il fastidio di inserire i dati in un foglio Excel.

2. Marketing

Poiché il marketing è fondamentale per la crescita aziendale, è necessario garantire che tutti i processi di marketing siano ottimizzati.

E come si fa?

Con l'aiuto dell'automazione del marketing!

Ecco come puoi migliorare la tua efficienza in questo ambito:

A. Ricerca di settore

Vuoi essere un passaggio avanti rispetto alla concorrenza?

Devi tenere d'occhio le tendenze del settore, le tecnologie e i concorrenti.

Ma questo non significa che devi passare ore a fare ricerche.

Proprio come Voldemort utilizzava Wormtail per fare ciò che voleva, strumenti come Google Alerts possono diventare i tuoi assistenti digitali!

Può monitorare le menzioni online di tendenze specifiche e poi automaticamente compilarle in email per te!

B. Social media

Stai ancora caricando manualmente i post sui social media nel 2021?

È ora di uscire dall'oscurità e abbracciare l'automazione del marketing!

Esistono tantissimi strumenti per i social media, come Hootsuite, che ti consentono di programmare i post sui social media con largo anticipo. Ti consentono anche di pubblicare lo stesso contenuto su tutti i canali contemporaneamente, così non dovrai passare ore a caricare i post su Twitter, Facebook e Instagram separatamente. Altri strumenti, come quelli di IA per la scrittura, possono aiutarti a scrivere le didascalie e risparmiare ancora più tempo.

3. Finanza e contabilità

Devi prestare attenzione alle finanze della tua azienda.

Anche il più piccolo errore umano può causare enormi perdite!

Ecco come le automazioni delle attività e dei flussi di lavoro nei software di contabilità rendono questi processi più sicuri:

A. Gestione delle fatture

Non hai bisogno che Remembrall diventi rosso per dirti che hai dimenticato qualcosa!

Il software di fatturazione cloud può inviare un promemoria automatico ogni volta che devi inviare fatture tramite email.

Può anche automatizzare il processo di fatturazione tramite:

B. Imposta sulle vendite

Calcolare l'imposta sulle vendite è come giocare a Quidditch.

Pensaci.

In entrambi i casi, anche un solo errore può portare a risultati disastrosi!

Devi evitare qualsiasi errore umano mentre fai la dichiarazione dei redditi, altrimenti ti costerà caro in termini di sanzioni.

Come si fa?

Puoi affidare il tuo lavoro richiesto per le attività fiscali a uno strumento automatizzato come Avalara. Il sistema ricerca le aliquote fiscali in base alla tua posizione, al prodotto o al servizio offerto e calcola l'importo delle imposte che devi pagare.

4. Risorse umane

Tra tutti i reparti, il team delle risorse umane è quello che deve gestire il maggior numero di attività ricorrenti.

Perché?

Ogni processo aziendale che coinvolge un dipendente segue una serie di attività ripetitive come colloqui, inserimento, formazione, ecc.

Ora immagina che la tua azienda abbia 50 dipendenti.

Ciò significa che queste attività aziendali devono essere ripetute 50 volte!

I tuoi team HR hanno bisogno dell'automazione del posto di lavoro per effettuare l'impostazione di queste semplici attività in modalità automatica, mentre si concentrano su processi più complessi.

Vediamo cosa è possibile automatizzare:

A. Selezione dei potenziali candidati

Potresti ricevere molte candidature per un'offerta di lavoro.

Ma come fai a sapere se sono adatti al ruolo?

Proprio come il cappello parlante decideva a quale casa appartenevano gli studenti, puoi avere uno strumento automatizzato che ti aiuta a identificare i candidati più adatti alla tua "casa" o azienda.

Una volta che i potenziali candidati hanno inserito i propri dati di contatto sul tuo sito web, strumenti come Paperform possono inviare loro un modulo con domande preliminari sui loro punti di forza e sulle loro esperienze.

Dopo che hanno finito di compilare il modulo, puoi esaminare rapidamente la domanda e decidere il loro destino: proprio come fa il cappello parlante!

B. Gestione dei benefici

Dopo un certo periodo di tempo, i tuoi nuovi assunti avranno diritto a benefici quali ferie retribuite, indennità di alloggio, ecc.

A meno che tu non gestisca una piccola impresa, è difficile tenere traccia di quando un dipendente ha diritto a questi benefici. Fortunatamente, puoi automatizzare i promemoria che avvisano il tuo team delle risorse umane non appena il periodo di prova è terminato.

5. Attività amministrative

Le attività amministrative sono quei processi quotidiani semplici e che non richiedono particolare impegno, come archiviare documenti o fissare appuntamenti.

In realtà, è così facile che persino un elfo domestico come Dobby può farlo!

Come Dobby, l'automazione può svolgere il ruolo di assistente virtuale personale. Può aiutarti con queste semplici attività, così potrai concentrarti su ciò che conta davvero:

A. Pianificazione degli appuntamenti

Anche un'attività semplice come fissare un appuntamento può richiedere molto tempo. Tu e il tuo ospite potreste avere difficoltà a trovare un momento adatto per inserire una riunione nei vostri impegni.

Perché non utilizzare un assistente virtuale robotico per pianificare tutte le riunioni al posto tuo?

Strumenti come x. ai ti aiutano ad automatizzare questo processo offrendo automaticamente ai tuoi ospiti la possibilità di scegliere una fascia oraria per le loro riunioni.

B. Ordinamento delle email

Harry sarebbe rimasto scioccato nel sapere che un babbano medio trascorre circa 11 ore alla settimana controllando le proprie email!

La maggior parte del tempo viene impiegata a setacciare la finestra In arrivo alla ricerca di email importanti e a rispondere ad esse.

Non sarebbe meglio se la tua finestra In arrivo fosse ben organizzata?

Puoi lasciare che Gmail ordini automaticamente le email in cartelle in base alle impostazioni che hai impostato, in modo da poter trovare immediatamente le email importanti dei clienti.

Automazioni bonus: vuoi sorprendere il tuo client nel giorno del suo compleanno? Utilizza strumenti automatizzati come Automator per inviare un'email di auguri personalizzata. Può sembrare banale, ma è un ottimo modo per migliorare le relazioni con i tuoi clienti!

Come decidere quali attività automatizzare?

Ora che sai quali attività possono essere automatizzate, non significa che devi iniziare subito ad automatizzare Tutto!

Puoi decidere cosa automatizzare identificando il problema che devi risolvere, tramite il monitoraggio delle attività che svolgi in una giornata e la revisione delle tue attività quotidiane.

Devi dedicare un po' di tempo a riflettere su quali attività automatizzate possono apportare i maggiori benefici alla tua azienda. Ecco una guida passo passo per aiutarti a capire quali attività specifiche dovrebbero essere automatizzate:

1. Identifica il problema che devi risolvere

È facile pensare che qualsiasi automazione possa aiutarti a risparmiare tempo e denaro.

Ma devi prestare attenzione quando scegli uno strumento di automazione adatto alla tua attività.

Non berresti mai una pozione senza sapere a cosa serve, giusto?

Allo stesso modo, non dovresti scegliere un'automazione senza comprenderne gli effetti; altrimenti, potrebbe causare più problemi di quanti ne risolva!

Inizia ponendoti alcune domande, ad esempio:

Dopo aver deciso perché vuoi effettuare l’automazione, è il momento di scoprire cosa puoi automatizzare.

2. Tieni traccia delle attività che fai in una giornata

Inizia annotando tutte le attività specifiche che tu e il tuo team svolgete quotidianamente. È utile anche tenere traccia del tempo dedicato a ciascuna attività, per avere un'idea di quanto tempo richiede.

Tuttavia, non esagerare la verità come la discutibile giornalista Rita Skeeter!

Suggerimento: puoi farlo facilmente utilizzando gli strumenti giusti per il monitoraggio del tempo.

3. Rivedi le tue attività quotidiane

Una volta documentati tutti i processi aziendali, è il momento di verificare se sono adatti all'automazione.

E come si fa?

Devi verificare che l'attività soddisfi almeno due di questi criteri:

Bonus: modelli per la gestione delle attività

Diamo un'occhiata a un esempio di una di queste attività comuni nella biblioteca di Hogwarts:

Hermione deve restituire e riordinare i libri nella biblioteca.

Questa attività può essere automatizzata?

Scopriamolo insieme.

Questa attività può essere automatizzata perché è ripetitiva (n. 1), è semplice da implementare (n. 2), non mette alla prova le sue competenze (n. 3) e non richiede un'attenzione personalizzata (n. 4).

In realtà, questa attività ripetitiva è già stata automatizzata a Hogwarts.

I libri ora si organizzano da soli:

Ma come è possibile effettuare le automazioni per tutto questo nel mondo reale?

Invece di cercare lo scaffale corretto dove riporre il libro, un sistema automatizzato sarà in grado di:

4. Utilizza uno strumento di automazione del posto di lavoro per automatizzare queste attività

Dopo aver fatto l'elenco delle attività semplici che possono essere automatizzate, devi capire due cose:

Dopo aver compreso questi aspetti, dovrai trovare un buon strumento di automazione che ti aiuti a aumentare la tua produttività.

Ecco alcuni consigli per aiutarti a prendere una decisione informata sulla selezione di uno strumento di automazione delle attività:

Come trovare una soluzione di automazione del posto di lavoro per la tua azienda

Ecco cosa dovresti cercare in uno strumento di automazione sul posto di lavoro:

A. Dovrebbe essere facile da usare

Quando introduci un nuovo processo o sistema nel tuo team, potresti incontrare molta resistenza. Ecco perché devi assicurarti che il tuo strumento di automazione possa essere utilizzato da chiunque.

Ad esempio, se gestisci un team non tecnico, lo strumento non dovrebbe richiedere agli utenti di conoscere lo script di programmazione preferito di Voldermort: Python!

(Capito?)

B. Dovrebbe essere in grado di gestire la maggior parte delle tue attività

Non ha senso acquistare uno strumento separato per gestire ogni singola attività del tuo flusso di lavoro. È come avere una bacchetta magica diversa per ogni incantesimo!

Cerca strumenti che abbiano funzionalità/funzioni in grado di gestire più di una singola attività di automazione.

Ad esempio, uno strumento di automazione delle email che ti aiuta con l'automazione del marketing è una buona scelta.

C. Il suo costo dovrebbe giustificare i benefici

Non tutti sono ricchi come il padre di Draco Malfoy, che una volta ha comprato delle Nimbus 2001 per tutti i membri della squadra di Quidditch di suo figlio!

Crea un budget per tutti i tuoi strumenti di automazione delle attività e altri software correlati come RPA (Robot Process Automation).

Crea quindi un elenco degli strumenti che possono esserti utili e scegli quello che offre il massimo valore al prezzo più basso.

Il miglior strumento per automatizzare le attività nel 2021

Ora che sai cosa rende eccezionale uno strumento per le automazioni, è il momento di approfondire uno strumento che soddisfa le caratteristiche sopra elencate: ClickUp!

ClickUp è il software di project management remoto più apprezzato al mondo. Che tu utilizzi Agile, Scrum o qualsiasi altro metodo di project management, ha tutto ciò che ti serve per automatizzare le tue attività amministrative.

Diamo un'occhiata più da vicino alle automazioni di ClickUp e a come possono aiutare la tua azienda:

Automazioni ClickUp

Vuoi diventare un mago, come Harry? Sei fortunato!

Ecco alcuni campioni di incantesimi magici che puoi lanciare con le automazioni del flusso di lavoro di ClickUp:

Come funzionano le automazioni di ClickUp?

Iniziamo rivelando i componenti che rendono possibile l'automazione:

1. Elementi dell'automazione

A. Trigger

Si tratta di eventi o cose che devono verificarsi per avviare un'automazione.

Ecco alcuni trigger che puoi scegliere in ClickUp:

Ad esempio:

Silente ha creato un'attività chiamata "Torneo Tremaghi". Quindi, quando arriva la data di scadenza del torneo, crea un'automazione per assegnare l'attività ai partecipanti.

B. Condizioni

Le condizioni ti offrono un maggiore controllo sull'automazione. Si tratta di affermazioni che devono essere vere affinché l'automazione delle attività o del flusso di lavoro possa essere eseguita.

Diamo un'occhiata ad alcuni di essi:

Nota: è possibile aggiungere più condizioni per una singola automazione.

Rimanendo fedeli all'esempio precedente, Silente sa che il torneo è pericoloso, quindi impedisce agli studenti di età inferiore ai 17 anni di partecipare.

Pertanto ha aggiunto una condizione in cui l'automazione include tutti i tag tranne: "Minorenne".

C. Azioni

Le azioni sono cose che accadranno quando l'automazione sarà stata attivata e le condizioni saranno state soddisfatte.

Esistono diverse azioni automatizzate che si possono fare, come ad esempio:

Nota: è possibile aggiungere più azioni per una singola automazione.

Quindi, una volta che il Torneo Tremaghi si avvicina, l'automazione assegnerà ai finalisti – "Harry", "Cedric", "Victor" e "Fleur" l'attività. Inoltre, verrà creata una nuova attività secondaria, che indicherà ai quattro cosa fare dopo.

2. Come funzionano gli elementi insieme

Ora mettiamo insieme tutti gli elementi e otteniamo questo schema:

"Quando questo accade (trigger) , e questo è vero (condizione) , allora il sistema fa questo (azione). "

Prendendo tutti gli esempi precedenti otteniamo:

‘Quando la data del torneo si avvicina (trigger) e non c'è il tag "minorenne" (condizione), aggiungi Harry, Cedric, Viktor e Fleur all'attività (azione 1) e crea un'attività secondaria intitolata "Recupera l'uovo d'oro dai draghi" (azione 2).

In questo modo, i finalisti sanno cosa fare dopo, senza che Silente si alzi dalla sua sedia!

3. Creazione di automazioni in ClickUp

Ci sono due modi per utilizzare le automazioni in ClickUp.

Puoi scegliere tra un ampio catalogo di oltre 50 automazioni predefinite oppure creare la tua automazione personalizzata in base alle tue esigenze.

Ecco come:

È davvero facile.

E non devi preoccuparti di imparare lo script Python o altri complicati script di automazione!

4. Integrazione con altri strumenti

ClickUp ti consente di effettuare la connessione delle tue automazioni a qualsiasi strumento di tua scelta con l'aiuto dei webhook!

Che cos'è un webhook?

Si tratta di un concetto API (Application Programming Interface) che consente di collegare due app e inviare informazioni da un'app all'altra.

Crea un trigger e copia un link webhook come azione.

In questo modo, quando l'automazione viene triggerata, i dati vengono inviati automaticamente all'altra app.

Le automazioni non sono l'unico asso nella manica di ClickUp!

ClickUp offre tantissime funzionalità/funzioni che possono essere utilizzate da tutti i team:

Conclusione

L'automazione delle attività è davvero magica.

Se utilizzata correttamente, consente al tuo team di risparmiare molto tempo.

E con tutto questo tempo in più a disposizione, il tuo team potrà affinare le proprie competenze e diventare dei veri maghi!

Ecco perché è importante capire cosa devi automatizzare in questo momento.

Ma non è possibile automatizzare le attività ricorrenti senza un software di automazione delle attività, giusto?

Ma non preoccuparti.

ClickUp ha tutte le funzionalità di cui hai bisogno per automatizzare i processi di lavoro e le attività ricorrenti, garantendo che tutto proceda senza intoppi.

Iscriviti oggi stesso a ClickUp e combatti contro i maghi oscuri dell'improduttività!