Priorità strategiche: 10 strategie comprovate per gestire priorità contrastanti

L'ultima cosa di cui ha bisogno un posto di lavoro sono i reparti in feroce competizione tra loro. Il fattore cruciale per il successo di qualsiasi azienda consiste nel mantenere un ambiente di lavoro armonioso in cui i membri del team collaborano per raggiungere obiettivi comuni, si supportano a vicenda e celebrano gli esiti positivi. 💖

Tuttavia, ogni reparto opera con le proprie priorità, i propri ritmi e il proprio senso di urgenza, risultando in un disallineamento dei team per quanto riguarda le esigenze e le sequenze. Questa discrepanza spesso fa sì che i reparti o gli stakeholder percepiscano i loro progetti come i più urgenti.

Riconoscere che questi scontri fanno parte del gioco e padroneggiare l'arte del gestione delle priorità è il segreto per una gestione efficace di fronte a priorità contrastanti.

In questo articolo vi sveleremo le massime 10 strategie per gestire le priorità in competizione e gli strumenti che potete utilizzare per ottimizzare i vostri lavori richiesti. Diamo un'occhiata più da vicino! 👀

Che cosa sono le priorità concorrenti?

Le priorità contrastanti si riferiscono a situazioni in cui Obiettivi o traguardi diversi si scontrano o le sequenze di progetto si sovrappongono, incidendo sulla capacità di un team. Destreggiarsi tra queste richieste contrastanti diventa impegnativo, soprattutto quando coinvolgono diversi stakeholder o reparti con esigenze diverse.

Le priorità contrastanti possono derivare da diversi fattori all'interno dell'organizzazione, come le risorse limitate, il coinvolgimento di vari stakeholder o la complessità organizzativa. Per fare un esempio, immaginate un team entusiasta di un'idea rivoluzionaria, desideroso di condividerla, ma in conflitto con il team legale, impegnato a garantire che tutto sia in linea con le norme e i regolamenti più recenti. Questo scontro di sequenze è ciò che noi chiamiamo "priorità in competizione". 🤼‍♂️

Una nota positiva è che la gestione di priorità concorrenti può stimolare il pensiero critico, spingendo i leader ad allocare strategicamente le risorse. Tuttavia, può anche portare alla paralisi decisionale se non c'è chiarezza o accordo sulle priorità quali attività assegnare come priorità .

Perché è importante gestire priorità contrastanti?

Stabilire un sistema chiaro per gestire le priorità concorrenti è fondamentale per garantire che i team e gli stakeholder comprendano e si fidino del processo di avanzamento dei progetti. Disporre di un chiaro sistema di definizione delle priorità può aiutarvi:

• prevenire il disallineamento: Gestire in modo efficace le priorità in competizione utilizzandostrumenti di prioritizzazione garantisce che tutti coloro che partecipano al progetto abbiano chiari gli stessi oggetti
• Ottimizzare le risorse: Un project management efficiente assicura che le risorse, come il tempo, la forza lavoro e i fondi, siano allocate con saggezza per promuoverne l'utilizzo efficace tra le varie attività e progetti
• Mantenere le sequenze dei progetti: Avere un'idea di come gestire il progettosequenza trasparente del progetto aiuta a stabilire le priorità del lavoro e a negoziare le scadenze in base a criteri quali l'impatto, il numero di stakeholder e il risultato complessivo
• Mitigare i rischi:la definizione delle priorità delle attività aiuta aidentificare i rischi potenziali e sfide. Gestendo le priorità concorrenti, le organizzazioni possono affrontare i problemi in modo proattivo, riducendo al minimo l'impatto degli eventi imprevisti sulle sequenze e sui risultati dei progetti
• Comunicare in modo trasparente:La gestione delle priorità concorrenti comportauna comunicazione cancellata sulle Sequenze dei progetti, sull'allocazione delle risorse e sullaprocessi decisionaliriducendo le incomprensioni tra i membri del team e le parti interessate
• Rafforzare le relazioni con i client: La riunione di priorità concorrenti garantisce la soddisfazione delle aspettative dei clienti. Contribuisce a consegnare i progetti in tempo e secondo le specifiche, a migliorare la soddisfazione del cliente e a migliorare le relazioni con i clienticostruire solide relazioni con i clienti ## 10 strategie per la gestione delle priorità

Preparatevi a padroneggiare l'arte di gestire priorità concorrenti come un professionista! Vi sveleremo le strategie più efficaci e, per addolcirvi la pillola, vi forniremo alcuni strumenti pratici per guidarvi verso l'esito positivo. Prendete i vostri cappelli da investigatore e andiamo a dare un'occhiata! 🕵

1. Utilizzare un software di gestione delle attività

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-Tasks-in-Multiple-Lists.gif Attività di ClickUp in più elenchi /$$$img/

Utilizzate ClickUp per delegare attività, fissare obiettivi, automatizzare attività ricorrenti e modificare in blocco

Destreggiarsi tra priorità diverse è facile come una torta quando si sfruttano le potenti funzionalità di ClickUp software di gestione delle attività . 🥧

Nel vasto panorama degli strumenti di gestione delle attività, ClickUp si distingue come soluzione all-in-one che consente di personalizzare, assegnare e monitorare le attività da un'unica piattaforma. Il suo funzionalità/funzione di gestione delle attività consentono di:

• Personalizzare e monitorare gli obiettivi e le attività critiche senza soluzione di continuità
• Usare elenchi di cose da fare emodelli per il blocco del tempo per un piano efficiente
• Rimanere motivati celebrando i risultati ottenuti conAttività cardine* Scegliete traoltre 100 Automazioni per le attività ricorrenti, risparmiando tempo e lavoro richiesto
• Organizzare facilmente le attività con spunti visivi

Assicuratevi di avere sempre tutto sotto controllo creando liste di controllo delle attività e una lista di controllo un semplice elenco di cose da fare . È possibile suddividere progetti di grandi dimensioni in attività secondarie gestibili e modificare più attività simultaneamente utilizzando la funzione Barra delle azioni in blocco .

Migliorate i dettagli delle attività con i Campi personalizzati, che comprendono date di scadenza, assegnatari e priorità. Rimanete informati sul vostro flusso di lavoro con Stati personalizzati che forniscono aggiornamenti su misura per le vostre esigenze.

La definizione delle priorità delle attività è la chiave per raggiungere gli obiettivi. In ClickUp, seguite questi passaggi per impostare Priorità delle attività senza sforzo:

1. Identificare le attività con dipendenze che possono ostacolare le altre
2. Assegnare livelli di urgenza da basso a _urgente
3. Ordinare le attività per priorità e durata stimata per evidenziare quelle più importanti
4. Mantenere le attività ad alta priorità nella cartellaBarra di accesso rapido per un accesso rapido, riducendo al minimo le distrazioni fino al completamento dell'operazione

Sfruttare il Vista Carico di lavoro di ClickUp per visualizzare il carico di lavoro di ciascun membro del team nell'arco di tempo scelto: una settimana, due settimane o un mese. Questa funzionalità/funzione aiuta a identificare i membri del team sovraccarichi di lavoro, consentendo di piano della forza lavoro , la condivisione del carico e l'allocazione ottimale delle risorse. 🤩

2. Creare un sistema di classificazione delle priorità

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2017/12/priorities-1.png Priorità di ClickUp /$$$img/

Impostazione delle priorità con quattro livelli di urgenza in ClickUp

Per organizzare in modo efficace le priorità in conflitto tra loro, è fondamentale identificare quali contribuiscono al massimo valore aziendale. Anche se alcune attività possono essere importanti, non tutte sono ugualmente urgenti. 🚩

Per dare all'urgenza il giusto valore, ClickUp offre un sistema di quattro livelli priorità per guidare le vostre decisioni :

1. Urgenti: Attività di alto livello che richiedono attenzione immediata. Metteteli in cima al vostro elenco di cose da fare
2. Alto: Attività molto importanti che devono essere terminate in fretta. Date la priorità al loro completamento il prima possibile
3. Normale: Queste attività possono aspettare un po', ma è bene dedicare loro del tempo nella giornata di lavoro, perché sono ideali per la pianificazione strategica e la ricerca
4. Bassa: Attività a bassa priorità che richiedono meno tempo o non sono urgenti

Assegnare i tag di priorità è semplice: fare clic sull'icona della bandierina e scegliere il livello di urgenza appropriato dal menu a discesa. Gli intervalli vanno da Basso a Urgente e sono opportunamente colorati per facilitarne il riconoscimento. 🌈

Organizzate le attività in base alla priorità e alla durata stimata per evidenziare quelle più cruciali e imminenti nel vostro flusso di lavoro. Tenete gli elementi ad alta priorità nella barra di accesso rapido, sempre in vista quando serve.

3. Stabilire obiettivi chiari

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/06/image20-2.gif Cartella degli obiettivi di ClickUp /$$$img/

Stabilite obiettivi chiari e ordinateli in cartelle per facilitare la navigazione con ClickUp

Razionalizzare le vostre priorità diventa un gioco da ragazzi una volta che definire obiettivi chiari kPI e OKR. Questi indicatori strategici fungono da tabella di marcia, aiutandovi a identificare quali attività necessitano di attenzione il prima possibile e quali invece possono essere lasciate in pace. 🌬️

In ClickUp, l'impostazione degli obiettivi è un processo semplice. Andate alla sezione Obiettivi di ClickUp e definire l'obiettivo, inserire la data di scadenza e la persona responsabile, e voilà! Inoltre, è possibile taggare le attività principali come attività cardine per monitorare le fasi critiche di completamento del progetto.

ClickUp va oltre, suddividendo gli oggetti in traguardi gestibili. Scegliete il tipo di traguardo più adatto alle vostre esigenze: traguardi numerici, attività cardine completate, obiettivi finanziari o singole attività per obiettivi complessi.

Organizzare gli obiettivi per un monitoraggio efficiente è altrettanto facile. Creare cartelle per monitorare gli OKR , cicli di sprint e scorecard dei dipendenti. In queste cartelle si possono anche raggruppare obiettivi correlati, per avere una panoramica rapida di tutto ciò che è stato completato e di ciò che è in sospeso.

4. Visualizzare le priorità

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/08/ClickUp-Mind-Maps.png ClickUp Mappe mentali Funzionalità generale /$$$img/

Utilizzate le mappe mentali e i grafici di flusso di ClickUp per visualizzare le vostre priorità in modo efficace

Avere una visione cristallina dei propri obiettivi facilita la gestione delle priorità in competizione tra loro. E quali strumenti migliori delle mappe mentali e dei grafici di flusso per visualizzare queste priorità? 📊

La Mappa Mentale vi permette di vedere come un'attività si connette alle altre e dove dovete concentrarvi. È come fare il decluttering di una stanza: si può vedere tutto ciò che si ha, identificare ciò che non è necessario e determinare ciò che merita di essere messo in primo piano.

I diagrammi di flusso agiscono come un una tabella di marcia dettagliata per la navigazione del progetto che vi guiderà da dove partire, individuando i potenziali colli di bottiglia e guidandovi verso la destinazione finale. Utilizzando indicazioni visive come Box e frecce, illustrano come ogni componente si inserisce nell'insieme. Lavagne online di ClickUp forniscono una piattaforma intuitiva per creare diagrammi di flusso personalizzati e mappe mentali personalizzate senza alcuno sforzo. Create un diagramma di flusso da zero su una lavagna online di ClickUp, oppure utilizzate uno degli strumenti di numerosi modelli di diagrammi di flusso gratis !

Il Modello di diagramma di flusso per la mappatura del progetto ClickUp è una soluzione innovativa per suddividere progetti complessi in passaggi gestibili. Utilizza icone per rappresentare aree del progetto, come metriche e operazioni, categorizzando le attività per una facile visualizzazione e definizione delle priorità. Inoltre, è completamente personalizzabile: modificate colori, forme e icone a vostro piacimento e condividete il diagramma di flusso con il team! 🎨

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/05/ClickUp-Project-Mapping-Flowchart-Template.jpg Modello di diagramma di flusso per la mappatura dei progetti di ClickUp /$$$img/

Fate un brainstorming collaborativo e gestite le idee di progetto con il modello di diagramma di flusso per la mappatura dei progetti di ClickUp e iniziate a visualizzare e connettere le informazioni per un piano più efficiente

È inoltre possibile creare Mappe mentali a pianificare e organizzare progetti idee o attività esistenti e tracciare connessioni. Mappa dei processi con le mappe mentali basate sui compiti, creando un approccio sistematico ai progetti collegando le attività sulla Mappa mentale. In alternativa, è possibile utilizzare mappe mentali basate su nodi per un diagramma versatile, impiegando marcatori di nodo trascinabili che si collegano senza soluzione di continuità, oppure affidarsi a modelli di mappe mentali da fare per terminare il lavoro.

5. Creare una matrice di priorità

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/07/ClickUp-Prioritization-Matrix-Template-1400x803.png Modello di matrice di priorità ClickUp /$$$img/

Utilizzate il modello di matrice di priorità ClickUp 3×3 per valutare le attività in base al loro impatto e al lavoro richiesto

Un metodo utile per organizzare le attività in base all'importanza è la creazione di una matrice di priorità, uno strumento pratico per valutare l'urgenza di ogni attività e garantire l'allineamento con gli obiettivi del progetto. ⭐

Per snellire il processo di creazione, si può utilizzare la funzione Modello di matrice di priorità di ClickUp un approccio efficace per rappresentare visivamente l'intricata gerarchia delle attività da svolgere.

La matrice utilizza le variabili Impatto e Sforzo come assi, consentendo di assegnare un punteggio basso, medio o alto. Le celle sono colorate per una rapida valutazione della priorità complessiva:

• Rosso: Da fare ora
• Arancione: Da fare successivamente
• Verde: Da fare per ultimo

Creare semplicemente un nuovo file nota adesiva descrivendo brevemente l'attività. Dopo aver valutato l'impatto e il lavoro richiesto, trascinatelo nella cella che meglio riflette il suo stato di priorità.

Le lavagne online di ClickUp consentono libertà e creatività, permettendo di aggiungere immagini e video, di collegare attività e documenti e persino di includere disegni per esprimere le idee in modo divertente. 🥳

6. Creare un elenco principale di attività

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-3.0-Elenco-view-with-filters-simplified-1400x934.png ClickUp 3.0 Vista Elenco con Filtri /$$$img/

Utilizzate il modello di matrice di priorità ClickUp 3×3 per valutare le attività in base al loro impatto e al lavoro richiesto

Create un elenco completo di attività per comprendere la portata del vostro lavoro. Quindi, suddividetelo in sezioni più gestibili, ciascuna con scadenze realistiche.

Il Vista Elenco di ClickUp è lo strumento perfetto per questo scopo. Fornisce una panoramica di tutte le attività, le sottoattività e le loro dipendenze. Per riorganizzarle bastano pochi secondi con la funzione drag-and-drop. 👆

Le colonne degli elenchi offrono tutte le informazioni necessarie per valutare l'importanza di un'attività. È possibile personalizzare oltre 20 tipi di campi, tra cui elenco a discesa, etichetta, casella di controllo, formula, barra di avanzamento ed email. Dopo aver classificato le attività, è possibile raggrupparle o filtrarle facilmente in base alla priorità per identificare quelle più urgenti.

Per una presentazione semplificata di tutte le attività, è possibile accedere a un'area Vista Bacheca Kanban per convertire semplici elenchi in schede di attività dinamiche. Questa visualizzazione consente di:

• Organizzare le attività in base alivelli di priorità o su qualsiasi altro criterio preferito
• Navigare nelle Bacheche senza sforzo utilizzando un'interfaccia drag-and-drop, che facilita la regolazione delle priorità e degli stati
• Personalizzate la vostra scheda per allinearla a qualsiasi flusso di lavoro, definendo i nomi delle attività e incorporando campi personalizzati

Per una maggiore organizzazione e un monitoraggio sistematico dello stato di avanzamento, utilizzare modelli per il project management . Sono ideali per catturare metriche, sequenze, risorse e rischi cruciali, offrendo una prospettiva completa sullo stato di ogni progetto e sul suo allineamento con gli oggetti aziendali.

7. Regolare le Sequenze

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/06/Drag-and-Drop-tasks-Calendar-View.gif Trascinamento delle attività Visualizzazione calendario /$$$img/

Trascinamento delle attività nella visualizzazione Calendario di ClickUp

Trascurare la Sequenza è come correre una gara con gli occhi bendati: diminuisce la consapevolezza del percorso da seguire e dei potenziali ostacoli. 🏃

Utilizzate il Visualizzazione del calendario di ClickUp per pianificare senza sforzo le attività con un semplice metodo drag-and-drop e seguirne lo stato con tag di stato colorati, per evitare disallineamenti tra priorità concorrenti. Personalizzate la vostra agenda per giorno, settimana o mese e utilizzare i campi personalizzati per specificare le date di inizio, le date di scadenza e gli orari esatti.

Comandate la gestione del tempo con l'applicazione Visualizzazioni della Sequenza e del Grafico di Gantt . La Sequenza fornisce una panoramica di alto livello su un'unica linea, mentre il Grafico di Gantt offre una prospettiva bidimensionale, che consente di approfondire gli intricati dettagli delle consegne e dei progetti dei tempi del team .

Sfruttate questi layout di progetto per valutare le priorità delle attività all'inizio o alla fine di ogni giornata. In alternativa, se preferite, fate questa revisione il venerdì pomeriggio per la settimana successiva e rivalutate le priorità alla fine di ogni giornata. 📅

8. Pianificare l'allocazione delle risorse

Capire quali sono le priorità più alte permette di allocare in modo più efficiente le risorse limitate quando si assegnano le attività al team.

Considerate uno scenario in un team di sviluppo software. Avete tre progetti in cantiere: uno riguarda un client con un alto livello di rischio, il secondo è una start-up con un potenziale di collaborazione continuativa e il terzo è un incarico a breve termine e a basso budget.

Per quanto riguarda la priorità e l'impatto, potreste assegnare il 60% delle vostre risorse al client ad alto rischio, il 30% alla promettente start-up e il 10% al progetto a breve termine. Questo distribuzione delle operazioni strategiche garantisce che il progetto più significativo e d'impatto riceva la maggior parte delle risorse, pur prestando attenzione ai progetti più piccoli. ⚖️

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/12/ClickUp-Resource-Allocation-Template-1400x786.png Modello di piano di allocazione delle risorse di ClickUp /$$$img/

Costruite facilmente panoramiche sull'allocazione delle risorse per il vostro team con il modello di pianificazione dell'allocazione delle risorse di ClickUp, per avere un quadro migliore del lavoro terminato

Per avviare la vostra strategia, sfruttate il Modello di piano delle risorse ClickUp . Il suo obiettivo è razionalizzare l'utilizzo delle risorse e la gestione delle attività, offrendo una struttura standardizzata per tutti i lavori.

Prendendo in considerazione le capacità e le competenze di ciascun dipendente, i project manager possono creare programmi che migliorano l'efficienza e, al tempo stesso, la qualità del lavoro riducendo al minimo i rischi potenziali . Questo approccio consente ai team di rispettare le scadenze e di fornire costantemente risultati di alta qualità.

Il La vista Gantt in questo modello di ClickUp fornisce una rappresentazione visiva dei progetti, consentendo di comprendere l'impatto di eventuali modifiche sulla pianificazione. In questo modo non solo si riducono al minimo le interruzioni, ma si garantisce anche che le priorità del progetto rimangano inalterate.

9. Comunicare con il vostro team

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/03/Chat-view-Attachment-3-1400x926.png La visualizzazione della chat memorizza tutti i vostri commenti in ClickUp /$$$img/

Utilizzate la visualizzazione ClickUp Chat per comunicare in tempo reale e tenere tutti aggiornati sui cambiamenti di priorità

Ogni volta che si verifica uno scontro di priorità, è essenziale avvisare i propri collaboratori. Comunicate chiaramente quali attività essenziali devono essere affrontate per prime e giustificate la priorità in modo che nessuno dei due reparti senta il lavoro meno importante. 🌼

ClickUp è in grado di facilitare questi aggiornamenti e follower attraverso commenti specifici per le attività. Questi commenti possono persino includere registrazioni di schermate catturate all'interno dello strumento. Inoltre, è possibile assegnare i commenti a specifici compagni di squadra, assicurandosi che siano informati di qualsiasi modifica relativa a particolari attività.

Sfruttare Documenti ClickUp miglioramenti documento collaborativo modifica. Taggate i membri del team nei commenti, assegnate elementi d'azione e trasformate qualsiasi testo in attività realizzabili.

Ottimizzare comunicazione in tempo reale con il Visualizzazione della chat eliminando la necessità di attivare/disattivare la vista della chat tra dashboard per il project management e piattaforme di messaggistica. Utilizzate questo spazio per celebrare i contributi individuali e mantenere le discussioni specifiche dell'attività all'interno di un unico thread, favorendo un team connesso e impegnato.

10. Tenere informati gli stakeholder

Informare le parti interessate dei cambiamenti di priorità è fondamentale per creare fiducia e mantenere l'allineamento. È fondamentale aggiornare proattivamente gli stakeholder quando i piani cambiano o si presentano attività urgenti. 🚨

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/10/ClickUp-Communication-Plan-Template.png Modello di piano di comunicazione con gli stakeholder di ClickUp /$$$img/

Utilizzate il modello di piano di comunicazione con gli stakeholder di ClickUp per creare una roadmap del processo per una comunicazione perfetta con gli stakeholder

Riducete al minimo le incomprensioni e migliorate la trasparenza con il Modello di piano di comunicazione con gli stakeholder di ClickUp . Questo modello di documento semplifica la creazione di un piano completo di comunicazione con le parti interessate, fornendo campi predefiniti per:

• Sviluppare un elenco completo degli stakeholder del progetto, compresi i loro nomi, le informazioni di contatto, i canali di comunicazione preferiti e la frequenza del loro coinvolgimento nel progetto
• Inserire dettagli essenziali sul processo di gestione del cambiamento e sulla strategia di comunicazione, affrontando il Cosa, il Quando e il Come del piano

Una volta predisposto il piano di comunicazione, utilizzate il metodo Modello di relazione sulla matrice di comunicazione ClickUp a gestire le parti interessate e aggiornarli tempestivamente sui cambiamenti di priorità.

Definire le priorità in modo efficace con ClickUp

Date l'addio alle sfide legate alla gestione di priorità contrastanti attuando queste strategie d'impatto. Se abbinate a un robusto sistema di strumento per il project management come ClickUp, accelererete il raggiungimento degli obiettivi più urgenti, promuovendo al contempo un ambiente di team armonioso e privo di conflitti. Partite gratis per il vostro viaggio in ClickUp e accedete a un regno di funzionalità user-friendly di project management, funzionalità di collaborazione e oltre 1.000 modelli gratis progettati per diversi casi d'uso. L'esito positivo del vostro progetto è a un passo! ✨