A ClickUp vengono attribuiti molti nomi: strumento di project management, alternativa a Slack, spazio di lavoro convergente basato sull’intelligenza artificiale o “l’app che fa tutto”, solo per citarne alcuni.
La verità sta da qualche parte nel mezzo, e onestamente è proprio questo che rende difficile spiegarlo in una sola frase.
In breve: ClickUp è il luogo in cui si svolge effettivamente il lavoro del tuo team. Attività, documenti, chat, dashboard, obiettivi, sprint e IA: tutto in un unico spazio di lavoro, invece che sparso in 10 schede. Oltre 5 milioni di team lo utilizzano, dalle startup composte da due persone alle aziende Fortune 500, e ognuno lo utilizza a modo suo.
Questo è il tuo corso intensivo su come viene effettivamente utilizzato ClickUp: oltre 20 casi d’uso reali, le funzionalità/funzioni che li rendono possibili e quelle che la maggior parte delle persone scopre solo dopo tre mesi. Che tu stia valutando ClickUp per la prima volta o che stia cercando di capire quali funzionalità/funzioni non stai ancora utilizzando, inizia da qui.
A cosa serve ClickUp?
ClickUp, il primo spazio di lavoro al mondo basato sull’intelligenza artificiale convergente, viene utilizzato per gestire flussi di lavoro end-to-end all’interno dei team e tra i reparti. Grazie a questa piattaforma, i tuoi progetti, le attività, i documenti, la chat, i dashboard e l’intelligenza artificiale funzionano tutti insieme all’interno di uno spazio di lavoro unificato.
E ora, la parte migliore. L’ampia gamma di funzionalità e le estese possibilità di personalizzazione di ClickUp aiutano i team a modellare flussi di lavoro per un intervallo di casi d’uso, tra cui la project management, la gestione delle attività, lo sviluppo di software, la collaborazione, la reportistica, il CRM e altro ancora.
Brain², l’IA sensibile al contesto di ClickUp, possiede una profonda comprensione del tuo spazio di lavoro poiché opera a livello delle tue attività, dei tuoi documenti, delle tue chat e dei tuoi progetti. Ti fornisce risposte accurate, riepiloghi/riassunti, approfondimenti e consigli sul tuo lavoro senza che tu debba cambiare scheda o cercare tra cartelle sparse.
E non è tutto. Avrai a disposizione una suite di funzionalità avanzate, come le automazioni senza codice, le connessioni MCP con strumenti e app esterni e i Super Agent (agenti basati sull'IA). Queste funzionalità ti consentono di automatizzare le riunioni quotidiane, generare aggiornamenti sui progetti, gestire la documentazione, indirizzare le attività tra ClickUp e strumenti esterni, monitorare le scadenze ed eseguire flussi di lavoro ricorrenti che altrimenti richiederebbero un lavoro richiesto.
Insieme, queste funzionalità trasformano ClickUp da semplice strumento di project management in un centro di comando unificato per il tuo lavoro.
Le funzionalità di ClickUp in sintesi
Ecco una rapida panoramica delle funzionalità principali e del loro utilizzo:
| Caso d'uso | Funzionalità chiave di ClickUp | Ideale per |
| Project management | Gantt, Sequenza, Bacheca e oltre 15 visualizzazioni | Ingegneria, PMO, operazioni |
| Gestione delle attività | Stati personalizzati, priorità, tipi di attività | Ogni team |
| Sviluppo software | Sprints, integrazioni Git, automazioni | Team di sviluppo e controllo qualità |
| Collaborazione in team | Chat, SyncUp, documenti condivisi | Teams interfunzionali |
| Flussi di lavoro basati sull’IA | Brain², Super Agents, integrazioni MCP | Teams che sostituiscono diversi strumenti di IA |
| Riunioni e follow-up | Pianificatore, Calendario, Blocco note con IA | Manager, consulenti, ruoli a contatto con i clienti |
| Documentazione e gestione delle conoscenze | Documentazione, wiki, ricerca IA aziendale | Team delle risorse umane, di prodotto e dei contenuti |
| Reportistica e dashboard | Dashboard, schede IA, vista Carico di lavoro | Dirigenza, operazioni, finanza |
| CRM e gestione dei clienti | Campi personalizzati, moduli ed email in ClickUp | Commerciale, gestione degli account |
| Automazioni | Generatore senza codice, oltre 90 trigger, sincronizzazione con Google Drive | Operazioni, marketing, supporto |
I vantaggi più comuni di ClickUp, secondo la reportistica degli utenti, includono:
- Riduzione del cambio di contesto
- Riduci la proliferazione delle app
- Migliore coordinamento tra i team
- Scalabilità per ogni team e reparto
I numeri parlano da soli:
- Oltre 3 ore risparmiate ogni settimana dal 60,2% dei clienti
- 3 o più strumenti sostituiti da 40. Il 9% dei clienti
- Il 54,7% dichiara di aver risparmiato denaro passando a ClickUp
- Il 96,7% degli utenti dichiara che l’uso di ClickUp ha avuto come risultato una maggiore efficienza
- L'87,9% riferisce di aver migliorato la collaborazione come risultato dell'utilizzo di ClickUp da parte dei propri team
- L'87,5% degli utenti riferisce una maggiore visibilità come risultato dell'utilizzo di ClickUp
🧠 Curiosità: ClickUp è nato come strumento interno creato per risolvere un semplice problema: la produttività era compromessa. Troppi strumenti, troppi compartimenti stagni. Oggi, la nostra missione è restituire ai team il 20% del loro tempo riunendo tutto il lavoro in un unico posto. E la parte migliore è che oltre 5 milioni di team ci seguono in questo percorso.
Chi usa ClickUp (e perché è così popolare)
ClickUp è molto diffuso perché riunisce in un unico spazio di lavoro la project management, i documenti, la chat e l’IA. Elimina i costi e il cambio di contesto legati alla gestione di più strumenti e sottoscrizioni separate. È utilizzato da oltre 5 milioni di team e, solo nel 2025, gli utenti hanno creato più di 3,6 miliardi di attività.
Spesso gli strumenti di lavoro risolvono solo una parte del puzzle. Hai il monitoraggio dei progetti in un’app, i documenti in un’altra, i dashboard in una terza e persino strumenti separati per la collaborazione tramite chat di gruppo. Finisci per metterli tutti insieme per portare a termine il lavoro.
ClickUp è costruito in modo diverso. Fin dal primo giorno, è stato progettato per gestire ogni aspetto del tuo lavoro in un unico spazio integrato, in modo che tu non debba districarti tra una miriade di app scollegate tra loro per trovare le informazioni di cui hai bisogno.
Ma come fa esattamente ClickUp a farlo? Non limitandoti a un unico reparto, alle dimensioni di un team o a un unico flusso di lavoro. Puoi personalizzare il tuo spazio di lavoro in modo che si adatti al modo in cui il lavoro fluisce tra i team. Questa flessibilità fa sì che team diversi utilizzino ClickUp per scopi molto diversi:
- I dirigenti ottengono visibilità in tempo reale su tutti i team senza dover sollecitare aggiornamenti sullo stato dei lavori
- Il reparto di ingegneria gestisce sprint, backlog e roadmap insieme a PRD e integrazioni Git
- Marketing gestisce campagne, calendari dei contenuti e approvazioni creative in un'unica pipeline
- Commerciale: crea CRM leggeri con campi personalizzati, moduli ed email in ClickUp
- Il reparto Risorse Umane gestisce le liste di controllo di inserimento, i wiki sulle politiche aziendali e i flussi di lavoro relativi alla formazione
- Operations automatizza i processi ricorrenti, effettua il monitoraggio della conformità e monitora i KPI sulle dashboard
Qualunque sia il caso d’uso, il tuo team rimane allineato, lavora più velocemente e può dire addio alla proliferazione di strumenti.
Questo approccio, pensato per soddisfare le esigenze di ogni team, risale agli albori di ClickUp. Come afferma Zeb Evans, CEO e fondatore di ClickUp:
Nonostante il consiglio diffuso di “restringere il campo” ed evitare i mercati competitivi, ClickUp ha deliberatamente creato un software flessibile per team composti da “due o più persone” in tutti i settori. Tutti dicevano “non entrare in questa categoria, è una cosa assurda”, ma la nostra convinzione di creare un software flessibile e personalizzabile, in grado di adattarsi al modo di lavorare dei team, si è rivelata corretta.
Nonostante il consiglio diffuso di “specializzarsi in una nicchia” ed evitare i mercati competitivi, ClickUp ha deliberatamente creato un software flessibile per team composti da “due o più persone” in tutti i settori verticali. Tutti dicevano “non entrare in questa categoria, è una cosa assurda”, ma la nostra convinzione di creare un software flessibile e personalizzabile, in grado di adattarsi al modo di lavorare dei team, si è rivelata corretta.
Il suo post su LinkedIn fornisce ulteriori chiarimenti sul motivo per cui ClickUp riunisce lavoro e IA in un’unica piattaforma unificata:
📚 Per saperne di più: Come utilizzare ClickUp AI per migliorare l’efficienza e la produttività
Oltre 20 modi per utilizzare ClickUp nei vari team
Non esistono due team che utilizzano ClickUp allo stesso modo. L’area di lavoro di un team di marketing non ha nulla a che vedere con quella di un team di ingegneri, anche se entrambe sono basate sulla stessa piattaforma. Scopriamo insieme gli oltre 20 modi in cui puoi utilizzare ClickUp ogni giorno.
Iniziamo con un breve riassunto di tutti i casi d’uso trattati in questa sezione, seguito da un’analisi approfondita di ciascuno di essi.
| Caso d'uso | Argomenti trattati |
| Project management | Pianifica attività, sequenze e dipendenze in oltre 15 diverse visualizzazioni. Tieni traccia delle attività cardine, gestisci i carichi di lavoro e visualizza lo stato, dai diagrammi Gantt alle bacheche Kanban. |
| Gestione delle attività | Personalizza gli stati, imposta le priorità, utilizza i tipi di attività e lascia che Brain² crei, classifichi e assegni automaticamente le attività in base a trigger e alla logica dell’IA. |
| Sviluppo software | Esegui sprint, gestisci i backlog, collega i repository Git, inoltra automaticamente i bug da Moduli e utilizza la ricerca Enterprise AI per trovare le specifiche in tutti gli strumenti in pochi secondi. |
| Collaborazione in team | Sostituisci Slack, l'email e Zoom con Chat, SyncUps e documenti condivisi. Trasforma i messaggi in attività e utilizza gli Autopilot Agents per classificare le conversazioni. |
| IA unificata | Accedi a Claude, GPT e Gemini tramite Brain² con instradamento automatico, memoria persistente, creazione di artefatti e connessioni a strumenti esterni tramite MCP. |
| Riunioni e follow-up | Usa Planner e Calendario per pianificare il lavoro, partecipare alle chiamate e lascia che IA Notetaker registri le trascrizioni, le chat e gli elementi da intraprendere di qualsiasi riunione. |
| Gestione dei documenti | Crea documenti e wiki che coesistano con le attività. Usa l’IA per redigere bozze, riepilogare e effettuare ricerche nell’intera base di conoscenze. |
| Reportistica | Crea dashboard con widget personalizzati e schede IA che riassumono automaticamente le attività, segnalano i rischi e effettuano il monitoraggio dei KPI in tempo reale. |
| Campagne di marketing | Gestisci le sequenze delle campagne, le approvazioni dei contenuti creativi e la consegna delle risorse in un unico flusso di lavoro grazie alla vista Calendario, alla funzione di Correzione di bozze e alle automazioni. |
| Flussi di lavoro automatizzati | Crea automazioni senza codice con oltre 90 trigger, sincronizzazione con Google Drive, logica condizionale degli agenti e azioni trasversali tra strumenti come "Modifica nome attività" e "Aggiungi relazione". |
| Gestione dei contenuti | Tieni traccia dei contenuti, dalla bozza alla pubblicazione, grazie ai campi personalizzati, ai flussi di lavoro di approvazione, ai calendari editoriali e ai documenti collegati per ogni articolo. |
| Gestione del budget e monitoraggio delle finanze | Utilizza i campi formula, i campi personalizzati e i dashboard per effettuare il monitoraggio dei budget, effettuare la previsione delle spese e segnalare eventuali sforamenti nei vari progetti. |
| Miglioramento dei processi e auditing | Standardizza i processi con liste di controllo, monitoraggio del tempo e automazioni. Individua i colli di bottiglia e misura la durata ciclo. |
| CRM e gestione dei clienti | Crea un CRM leggero con campi personalizzati, moduli per l’acquisizione dei dati, email in ClickUp per la comunicazione con i clienti e dashboard per la visibilità della pipeline. |
| Pianificazione di eventi e logistica | Coordina sedi, fornitori e scadenze con Calendario, Diagramma di Gantt, Dipendenze ed elenchi di attività condivisi tra tutte le parti interessate, sia interne che esterne. |
| Inserimento e formazione | Crea flussi di onboarding ripetibili con modelli, liste di controllo e documenti. Tieni traccia dello stato dei nuovi assunti e automatizza i promemoria. |
| Lancio di prodotti | Allinea le attività relative a prodotto, marketing e sviluppo su un'unica Sequenza grazie al diagramma di Gantt, alle dipendenze e alle viste inter-team che individuano tempestivamente eventuali ostacoli. |
| Operazioni di assistenza e supporto | Inoltra i ticket da Forms, effettua l'automazione delle escalation SLA e offri ai team del supporto una coda condivisa con visibilità in tempo reale sullo stato. |
| Conformità e preparazione agli audit | Applica i flussi di lavoro di revisione grazie a autorizzazioni, liste di controllo, stati personalizzati e cronologie delle attività pronte per gli audit. |
| Design ops | Gestisci i feedback creativi con la Correzione di bozze, fai brainstorming sulle lavagne online (Whiteboards), effettua la condivisione delle registrazioni dello schermo con Clip e effettua il monitoraggio delle richieste di progettazione in un'unica coda. |
1. Project management
Pensa alla tua giornata lavorativa tipo. Di solito consiste nel cercare aggiornamenti, passare da una bacheca delle attività all’altra e dalle app di chat, e cercare quel documento finale, il tutto su cinque strumenti diversi. Per molti di noi, si dedica più tempo a gestire scadenze, dipendenze e parti interessate che a svolgere il lavoro vero e proprio.
Ma la cosa peggiore è che uno strumento tradizionale di project management ti costringe ad adattare i tuoi flussi di lavoro alla sua struttura rigida.
Ecco a te: ClickUp per la gestione dei progetti. Grazie alle funzionalità di project management basate sull’intelligenza artificiale, suddivide i flussi di lavoro complessi in attività e attività secondarie più piccole, collega le attività correlate tramite dipendenze e effettua il monitoraggio delle attività cardine che rispecchiano il tuo flusso di lavoro reale.
Con oltre 15 viste personalizzate come Gantt, Sequenza, Bacheca o Elenco, puoi scegliere come visualizzare lo stato di avanzamento in base al modo di lavorare del tuo team. Inoltre, puoi osservare il tuo progetto da ogni angolazione e:
- Confronta il piano con la realtà grazie alle linee di base del diagramma di Gantt: salva la pianificazione originale del progetto come linea di base, quindi sovrapponila alla Sequenza in tempo reale del diagramma di Gantt. Individua immediatamente quali attività hanno subito ritardi, quali sono state completate in anticipo e di quanto, così il tuo prossimo rapporto sullo stato si scriverà da solo
- Vista dettagliata: Visualizza più progetti affiancati o approfondisci un singolo progetto. Le opzioni flessibili di ordinamento e raggruppamento ti aiutano a monitorare lo stato dei progetti e a individuare tempestivamente eventuali colli di bottiglia
- Organizza i tuoi progetti: hai a disposizione opzioni personalizzate di ordinamento, filtraggio e raggruppamento. Crea viste a cascata per vedere cosa c’è in programma oggi, cosa è in arrivo e cosa richiede attenzione urgente
📌 Esempio pratico: Come Savills gestisce i servizi IT in diversi paesi con ClickUp
Il team IT regionale di Savills gestisce implementazioni di CRM, soluzioni personalizzate e progetti infrastrutturali in 14 regioni dell’Asia. Il portfolio era diventato troppo grande per Azure DevOps e una serie di fogli di calcolo Excel, quindi Cherry Wong, IT Business Partner, ha ricostruito l’intero ciclo di vita delle consegne su ClickUp.
Le richieste ora arrivano tramite moduli con liste di controllo integrate e vengono vagliate da una bacheca delle richieste prima che qualsiasi cosa diventi un progetto attivo. Da lì, un unico record gestisce il lavoro dall’inizio alla fine: la richiesta di miglioramento, il backlog e i bug sono tutti raggruppati sotto un’unica attività principale. Ian Or, che gestisce un team di 10 persone dedicato all’implementazione di CRM in India, Hong Kong e Cina, è in grado di risalire esattamente a ciò che è stato implementato e a cosa ha causato un problema mesi dopo.
Quando un ticket raggiunge lo stato “pronto per lo sviluppo”, il team del fornitore viene assegnato automaticamente. I fornitori lasciano domande sotto forma di commenti, gli analisti aziendali rispondono nello stesso thread, il team di controllo qualità verifica direttamente e l’intero scambio rimane allegato al ticket. Anche la maratona mensile di PowerPoint è ormai un ricordo: una dashboard del CIO in tempo reale mostra ora lo stato di salute dei progetti in ogni paese in tempo reale.
“ClickUp ci ha permesso di risparmiare oltre 50 ore al mese. Invece di programmare chiamate e attendere che tutti fossero disponibili, sviluppiamo e risolviamo le questioni direttamente nel thread delle attività. Per un team di 10 persone distribuite tra India, Hong Kong e Cina, si tratta della produttività di una persona intera che non sapevamo di stare perdendo. ”
Ian Or, Senior Project Manager, Savills
💡 Consiglio da esperto: ti senti sopraffatto all'idea di impostare il tuo flusso di lavoro da zero? Inizia con il modello di project management di ClickUp. Ti offre uno spazio predefinito organizzato per fasi di progetto, completo di viste Elenco e Kanban, così potrai monitorare immediatamente attività e risorse.
Con sei stati personalizzati delle attività (come “Aperta”, “In corso” e “Terminato”), offre un modo immediato per gestire il lavoro senza dover dedicare ore alla configurazione.
2. Gestione delle attività
Le attività di ClickUp sono il livello di esecuzione che sta alla base di ogni flusso di lavoro.
Inizia personalizzando gli stati delle attività in modo che rispecchino il modo di lavorare del tuo team. Ti servono "Revisione cliente", "In sospeso" o "In attesa di approvazione del permesso"? Ci pensiamo noi!
Successivamente, imposta i livelli di priorità per aiutare il tuo team a concentrarsi. Scegli tra Urgente, Alta, Normale o Bassa nel software di gestione delle attività. Poi c’è la combinazione Tasks + Brain² che aggiunge un livello di intelligenza:
- Crea automaticamente attività quando si attivano determinati trigger (ad es., un lead entra nel tuo CRM → ClickUp genera un'attività precompilata)
- Aggiorna o classifica le attività in base ai risultati dell’IA (ad es. aggiungi “Urgente” se il sentiment è negativo)
- Assegna le attività automaticamente utilizzando regole di instradamento, limiti di capacità o logiche personalizzate
- Monitora le prestazioni dell’automazione con campi personalizzati o stati come “Suggerito dall’IA”, “Escalato” o “Revisione manuale”
I campi personalizzati sono limitati a specifici tipi di attività, quindi un’attività di tipo "Bug" mostra solo i campi rilevanti per i bug (gravità, ambiente, passaggi di riproduzione), mentre una richiesta di funzionalità mostra il proprio set di campi (versione di rilascio prevista, livello di priorità, PRD collegato). Ciò riduce la confusione per i team che gestiscono più tipi di lavoro nella stessa lista, e i campi si organizzano automaticamente in base al tipo di attività nella Gestione campi personalizzati, nella barra laterale dei campi e nella vista delle attività.
📌 Esempio pratico: come Bell Direct utilizza ClickUp per smistare oltre 800 email al giorno
Bell Direct, una controllata di Bell Financial Group (ASX: BFG), gestisce le operazioni di una delle principali società di intermediazione mobiliare australiane. Il team era sommerso da oltre 800 email dei clienti al giorno, ognuna delle quali doveva essere letta, classificata e inoltrata alla persona giusta. Due dipendenti a tempo pieno dedicavano l’intera giornata esclusivamente alla gestione di quel traffico di email.
Hanno implementato un Super Agente di ClickUp che hanno chiamato “Delegator”. Ogni e-mail in arrivo da un cliente diventa un’attività in una coda di smistamento. Il Delegator esamina ogni singola e-mail, ne valuta l’urgenza e classifica automaticamente le attività in base alla priorità, al cliente e al marchio utilizzando campi personalizzati con l'IA. Il rilevamento delle parole chiave porta le richieste urgenti direttamente in cima alla lista. L’agente indirizza quindi ogni attività al membro del team giusto in tempo reale, senza alcun intervento manuale.
Il risultato: il lavoro che prima richiedeva due FTE ora viene gestito dall’agente, un aumento del 20% nell’efficienza operativa e le richieste urgenti vengono classificate per priorità in pochi secondi anziché in ore.
“L’IA Agent è diventato parte integrante del team. In passato, avevamo bisogno di due dipendenti a tempo pieno solo per smistare e assegnare le attività. Ora, l’Agent fa tutto questo, in modo immediato e preciso. “
Jonathan Tan, Responsabile operativo, Bell Direct
3. Sviluppo software
La piattaforma di sviluppo software basata sull’IA di ClickUp ti consente di pianificare, realizzare e distribuire tutti gli aggiornamenti dei tuoi prodotti, dagli epic ai PRD fino alle implementazioni, all’interno di un unico spazio di lavoro integrato.
ClickUp AI è in grado di assegnare automaticamente i ticket, aggiornare i Sprints, suggerire campi, riepilogare i PRD e ripulire gli elementi obsoleti. Lontano dall’organizzazione manuale del lavoro, il tuo backlog si evolve in tempo reale, consentendo agli ingegneri di rimanere concentrati sulla consegna.
Il team chat, le revisioni dei PRD, le note retrospettive e gli StandUp potrebbero contenere elementi da intraprendere nascosti.
L’IA di ClickUp è in grado di individuarli e trasformarli in attività tracciabili con assegnatari e passaggi successivi: niente più momenti del tipo “Qualcuno l’ha annotato?”. Il tuo team DevSecOps può trovare richieste pull, specifiche, file e attività dello sprint in pochi secondi, anche tra diversi strumenti, grazie alla ricerca AI Enterprise di ClickUp.
Infine, le oltre 1.000 integrazioni di ClickUp consentono al tuo team di sviluppo di continuare a utilizzare gli strumenti a cui è già abituato.
ClickUp si integra con l’intero ecosistema di sviluppo: GitHub, Gitlab, Bitbucket, Sentry, PagerDuty, Jenkins, LaunchDarkly e molti altri.
📌 Esempio pratico: come Rillsoft Sistemas distribuisce software ERP con agenti IA durante lo sprint
Rillsoft Sistemas, un’azienda brasiliana specializzata in ERP, gestisce le attività di ingegneria, supporto clienti, operazioni, gestione dei prodotti e marketing in un’area di lavoro di ClickUp. Quattro Super Agenti si occupano del lavoro di coordinamento:
Rillsoft Sistemas, un’azienda brasiliana specializzata in ERP, gestisce le attività di ingegneria, supporto clienti, operazioni, gestione dei prodotti e marketing in un’area di lavoro di ClickUp. Quattro Super Agenti si occupano di coordinare il lavoro:
- Sprint Assistant trasforma le conversazioni in riepiloghi degli sprint e aggiornamenti del backlog
- SupportFlow IA smista i ticket e prepara le bozze delle risposte
- Il bot "Meeting Recap" converte le chiamate dei clienti in elementi da svolgere assegnati
- Docs Helper redige procedure operative standard (SOP) e guide di inserimento
Durante una recente implementazione di un sistema ERP per il settore retail, Sprint Assistant ha individuato una dipendenza API mancante che bloccava i moduli di fatturazione e inventario prima che qualcuno del team se ne accorgesse manualmente. Ha collegato le informazioni provenienti da attività, commenti e note delle riunioni, segnalandole poi nel riepilogo/riassunto giornaliero. Ciò ha evitato che il lancio del cliente subisse un ritardo di diversi giorni.
“ClickUp ha trasformato le attività operative ripetitive dei nostri team di ingegneria, supporto e operazioni in flussi di lavoro di automazione, così ora dedichiamo le nostre settimane a fornire risultati e risolvere i problemi dei clienti invece che a redigere riepiloghi/riassunti. ”Rodrigo Nascimento, sviluppatore, Rillsoft Sistemas
“ClickUp ha trasformato le attività operative ripetitive dei nostri team di ingegneria, assistenza e operazioni in flussi di lavoro automatizzati, così ora dedichiamo le nostre settimane a fornire risultati e risolvere i problemi dei clienti invece di scrivere riepiloghi/riassunti. ”Rodrigo Nascimento, sviluppatore, Rillsoft Sistemas
4. Collaborazione in team
Sei stanco di usare Slack per la messaggistica istantanea, le email per gli aggiornamenti e i feedback e Zoom per le videochiamate? E se ti dicessimo che quei giorni sono ormai un ricordo?
La chat di ClickUp riduce la dispersione del contesto inserendo queste conversazioni direttamente nello spazio in cui svolgi il tuo lavoro. La chat si trova accanto alle tue attività, ai documenti, alle lavagne online e ai progetti:
- La chat è integrata nella barra laterale, così puoi vedere i messaggi non letti, i messaggi diretti e i canali in un unico posto
- Nella nuova Home unificata, chat, attività e Spaces coesistono, consentendoti di passare senza soluzione di continuità dal lavoro alle conversazioni relative a quel lavoro
- Per le iniziative di grandi dimensioni, puoi creare un canale specifico per il progetto, posizionato proprio accanto all'Elenco che stai utilizzando per gestire le attività, in modo che il contesto non vada mai perso
Quando in una conversazione emerge qualcosa di importante, non devi copiarlo e incollarlo in uno strumento “destinato” al lavoro. In ClickUp puoi:
- Trasforma un messaggio di chat in un'attività con due clic
- Collega una chat a un'attività esistente in modo che le decisioni chiave e i dettagli siano sempre visibili da entrambe le parti
- Usa etichette come Risposte, Attività chat, Bozze e Messaggi inviati per tornare alle conversazioni in corso senza dover setacciare lunghe cronologie
📚 Per saperne di più: Come utilizzare ClickUp per le agenzie
📌 Esempio pratico: come path8 Productions ha sostituito Slack e altri cinque strumenti con ClickUp
Pat Henderson, fondatore di path8, aveva un unico motivo di esitazione quando ha preso in considerazione ClickUp: il suo team adorava Slack. I flussi di lavoro erano fluidi, tutti si trovavano bene e nessuno voleva imparare qualcosa di nuovo.
Poi ha scoperto ClickUp Chat. Non solo replicava tutto ciò che amavano, ma la migrazione è avvenuta senza intoppi. ClickUp ha importato ogni canale, ogni conversazione, fino alle reazioni con le emoji che gli utenti avevano aggiunto. Pat ha deciso di effettuare il passaggio in un giorno specifico e il team non ha avuto alcuna difficoltà a utilizzare Chat.
path8 ha riunito il project management e la comunicazione tra i team in un’unica piattaforma, eliminando il continuo passaggio da un’app all’altra che prima frammentava la loro giornata.
“Pensavo: ‘Possiamo usare ClickUp per la project management, ma continueremo a usare Slack perché piace a tutti’. Poi ho iniziato a usare ClickUp e ho visto la funzione Chat. Mi sono detto: ‘Ok, in pratica è proprio come Slack’. Abbiamo trasferito tutto su ClickUp e non abbiamo avuto alcun dubbio su come utilizzarlo. È stato davvero semplice e intuitivo. Tutti l’hanno capito. ”
Pat Henderson, fondatore di path8 Productions
“Pensavo: ‘Possiamo usare ClickUp per la gestione dei progetti, ma continueremo a usare Slack perché piace a tutti’. Poi ho iniziato a usare ClickUp e ho scoperto la funzione Chat. Mi sono detto: ‘Ok, in pratica è proprio come Slack’. Abbiamo trasferito tutto su ClickUp e non abbiamo avuto alcun dubbio su come utilizzarlo. È stato tutto davvero semplice e intuitivo. Tutti l’hanno capito. ”
Pat Henderson, fondatore di path8 Productions
Consiglio da esperto: stai passando da Slack? Ora puoi importare la cronologia di Slack nei canali ClickUp esistenti, in modo che le conversazioni passate, le decisioni e il contesto vengano trasferiti, invece di dover ricominciare da zero. Mappa i canali Slack in arrivo ai canali, agli spazi o agli elenchi di ClickUp che già utilizzi.
5. Un’IA unificata che si adatta alle tue esigenze
L’IA avrebbe dovuto semplificarci la vita. Ma passare da uno strumento di IA all’altro, come ChatGPT, Claude e Gemini, probabilmente non era proprio il futuro basato sull’IA che avevi in mente.
Ogni strumento ha il proprio accesso, la propria finestra di contesto e i propri limiti. Si perde tempo a ripetere i prompt, a perdere il contesto e a passare da una scheda all’altra, lottando contro la proliferazione delle IA.
Brain², l’IA sensibile al contesto di ClickUp, sa già su cosa stai lavorando, chi è responsabile di cosa e quali decisioni sono state prese. È proprio quel contesto a determinare ciò che l’IA può effettivamente fare per te.
Un'IA che lavora al tuo fianco
Basta dire “ci serve una landing page” e Brain² non si limita a scrivere il testo. Progetta e realizza la pagina, poi la suddivide in attività secondarie (definire l’hero, raccogliere le testimonianze, impostare la pubblicazione) con ambito e assegnatari già pronti. Guardalo in azione.
Brain² genera anche presentazioni, dashboard, prototipi funzionanti di app e report, il tutto attingendo dai dati reali della tua area di lavoro invece di partire da zero. Devi assegnare un compito? Basta dire: “Crea un’attività per Maya affinché aggiorni la presentazione di lancio entro venerdì”, e Brain² si occuperà del resto. Attività creata, scadenza impostata e assegnatario aggiunto ✅.
Una memoria che cresce esponenzialmente
Brain² apprende le tue preferenze, il tuo stile di scrittura e il contesto del progetto attraverso le conversazioni. Basta dirgli qualcosa una volta e lo ricorderà in futuro. Puoi persino importare ciò che hai già insegnato a ChatGPT o ad altre IA, così non dovrai mai partire da zero.
Un unico modello, un'unica sottoscrizione
Dietro le quinte, Brain² indirizza automaticamente la tua richiesta al modello all’avanguardia più adatto al compito (oppure ti permette di sceglierlo manualmente). Questa funzionalità viene costantemente aggiornata con i modelli più recenti man mano che diventano disponibili, il che significa che sarai sempre un passo avanti. Una sola sottoscrizione, tutti i modelli.
Ricerca aziendale su tutto il tuo stack
Questo strumento di intelligenza artificiale ambientale funge anche da barra di ricerca intelligente per la knowledge base della tua azienda. Estrae le risposte da ClickUp, dal web e dalle app di lavoro collegate, come Slack, Google Drive e i documenti di progetto. Otterrai sempre una risposta completa con link ai documenti pertinenti e suggerimenti sui passi successivi da compiere.
Ad esempio, per scrivere questo articolo abbiamo chiesto a Brain² di compilare un elenco di tutti gli aggiornamenti che abbiamo rilasciato di recente, ed ecco cosa ci ha fornito.
Brain MAX: l’IA su ogni dispositivo
Brain MAX racchiude tutta la potenza di Brain² in un’app autonoma disponibile su qualsiasi dispositivo. È disponibile come app desktop per Mac, estensione Chrome per qualsiasi browser e app mobile per iOS e Android.
Si integra con tutto il tuo stack (ClickUp, Google Drive, GitHub, Gmail, Slack, Figma e altro ancora) così puoi cercare, chiedere e agire su tutti i tuoi strumenti da un unico posto. Riepiloghi una pagina web, trova un thread nascosto su Slack o chiedi informazioni su un documento in Google Drive senza dover cambiare scheda.
Usa Talk to Text per parlare 4 volte più velocemente di quanto digiti. Dettaglia gli aggiornamenti, sviluppa idee o redigi messaggi senza usare le mani. Brain MAX perfeziona le tue parole, apprende il tuo vocabolario e formattata le trascrizioni in riepiloghi/riassunti, elenchi o elementi da intraprendere.
Hai bisogno di altre prove? Ecco cosa ha detto un utente di G2 su Brain MAX:
Il nuovo Brain MAX ha notevolmente migliorato la mia produttività. La possibilità di utilizzare diversi modelli di IA, compresi modelli di ragionamento avanzato, a un prezzo accessibile rende facile centralizzare tutto in un’unica piattaforma. Funzionalità/funzioni come la conversione da voce a testo, l’automazione delle attività e l’integrazione con altre app rendono il flusso di lavoro molto più fluido e intelligente.
Il nuovo Brain MAX ha notevolmente migliorato la mia produttività. La possibilità di utilizzare diversi modelli di IA, compresi quelli di ragionamento avanzato, a un prezzo accessibile rende facile centralizzare tutto in un’unica piattaforma. Funzionalità/funzioni come la trascrizione vocale, l’automazione delle attività e l’integrazione con altre app rendono il flusso di lavoro molto più fluido e intelligente.
Flussi di lavoro basati su IA connessi e autonomi tramite ClickUp MCP
Il tuo team non dovrà rinunciare ai propri strumenti di IA preferiti per lavorare con ClickUp. Gli strumenti esterni possono accedere e controllare le tue attività, riepilogare un progetto o creare nuovi lavori, il tutto sulla base dei dati in tempo reale di ClickUp tramite MCP. Ecco come funziona:
Dall’esterno verso l’interno: collega ClickUp MCP a ChatGPT o Cursor e questi strumenti potranno accedere alla tua area di lavoro di ClickUp per cercare attività, estrarre informazioni sul contesto del progetto, creare attività e aggiornare gli stati. Uno sviluppatore può chiedere a Cursor di trovare le specifiche di una funzionalità/funzione che sta realizzando. Un manager può chiedere a ChatGPT di riassumere i progressi dello sprint di questa settimana. Entrambi lavorano con i dati in tempo reale di ClickUp, senza bisogno di passare da una scheda all’altra. Disponibile su tutti i piani.
Dall’interno verso l’esterno: i Super Agent possono connettersi a qualsiasi server compatibile con MCP, al tuo CRM, al servizio di assistenza, al data warehouse o alle API interne, ed estrarre dati o eseguire azioni in quei sistemi direttamente da ClickUp. Un Super Agent potrebbe controllare l’account di un cliente in Salesforce, recuperare i suoi ultimi ticket di assistenza da Zendesk e aggiornare l’attività di ClickUp pertinente con un riepilogo/riassunto.
Cosa significa per te: ClickUp diventa il hub in cui il flusso di informazioni proviene dai tuoi strumenti e le azioni vengono reindirizzate verso di essi, senza che nessuno debba trasferire manualmente i dati tra le app.
6. Riunioni e follow-up
In media, un lavoratore della conoscenza perde 103 ore in riunioni. Se consideriamo il coordinamento come un’attività, per cominciare devi coordinare un’app di calendario, uno strumento per le riunioni e la piattaforma di project management vera e propria. Sono già tre strumenti necessari solo per organizzare la riunione.
Per risolvere questo problema, ClickUp dispone di un sistema di pianificazione integrato basato su Planner e Calendario.
Con il Planner, puoi visualizzare tutte le tue attività, riunioni e priorità in un unico posto. Trascina le attività nel tuo calendario per pianificare la tua giornata o la tua settimana. Le attività si trasformano immediatamente in blocchi di tempo, così puoi bilanciare le riunioni con il lavoro di concentrazione.
All’interno della panoramica del calendario, puoi partecipare o pianificare rapidamente riunioni senza uscire da ClickUp. Quando apri una fascia oraria, il calendario di ClickUp ti suggerisce le fasce disponibili in base al tuo carico di lavoro e ai piani già in programma.
Hai bisogno di trasformare le idee in azioni concrete? Puoi pianificare le attività direttamente dal tuo Planner, riservare del tempo per realizzarle e organizzare la tua settimana con un semplice drag-and-drop. Tutto rimane in fase di sincronizzazione, così saprai sempre quale sarà il prossimo passo.
IA Notetaker: ogni riunione, registrata integralmente
Puoi inviare AI Notetaker a qualsiasi riunione semplicemente condividendo un link, anche per chiamate improvvisate che non figurano nel tuo calendario. Inoltre, registra la chat durante la riunione su Zoom, Google Meet e Teams, così le conversazioni parallele, i link condivisi e le decisioni rapide che avvengono nella finestra della chat vengono tutti inclusi nei tuoi appunti con l’indicazione del mittente.
Non ti serve la registrazione completa? I pulsanti nelle impostazioni di AI Notetaker ti consentono di conservare solo il riassunto, solo la trascrizione o solo la registrazione, a seconda delle esigenze del tuo team. Con l’intelligenza artificiale che gestisce gli appunti, estrae le azioni da intraprendere e assegna i follow-up, le riunioni smettono di essere eventi isolati e diventano parte di un flusso di lavoro integrato.
📌 Esempio pratico: i team che utilizzano IA Notetaker stanno eliminando completamente tali costi generali.
Un Senior Project Manager presso Global Vaccine Data Network lo ha spiegato in modo semplice:
“Le nostre riunioni comportavano ore di lavoro di follow-up. Ora l’AI Notetaker di ClickUp è presente in ogni riunione che teniamo, registrando automaticamente i verbali, le azioni da intraprendere e gli incarichi. Il lavoro che prima iniziava dopo una riunione ora inizia già durante la riunione stessa. “
“Le nostre riunioni comportavano ore di lavoro di follow-up. Ora l’IA Notetaker di ClickUp è presente in ogni riunione che teniamo, registrando automaticamente verbali, azioni da intraprendere e incarichi. Il lavoro che prima iniziava dopo una riunione ora inizia direttamente durante la riunione stessa. “
Rachel Drummond, responsabile delle operazioni d’ufficio e del marketing presso Treescapes, ha ottenuto risultati simili:
“Prima dovevo destreggiarmi nel caos post-chiamata: appunti scarabocchiati, follow-up tralasciati, ricerche con Ctrl+F nei miei documenti. Adesso? L’IA Notetaker di ClickUp cattura ogni dettaglio chiave, riepiloga i passaggi successivi, assegna i follow-up e dimezza il tempo che dedicavo alle attività amministrative dopo le riunioni. “
“Prima dovevo destreggiarmi nel caos post-chiamata: appunti scarabocchiati, follow-up mancati, Ctrl+F nei miei documenti. Adesso? L’IA Notetaker di ClickUp cattura ogni dettaglio chiave, riepiloga i passaggi successivi, assegna i follow-up e dimezza il tempo che dedico alle attività amministrative dopo le riunioni. “
E Ashley Campos, CSO di dlivrd Tech, mette in evidenza il livello delle azioni:
“L’AI Notetaker di ClickUp riassume la chiamata e trasforma i punti salienti in attività assegnate che puoi inserire direttamente nell’elenco. È il primo strumento che aiuta il nostro team a trasformare gli appunti delle riunioni in azioni concrete invece che in ulteriore rumore di fondo. ”
A tal proposito, se hai difficoltà con la comunicazione, utilizza i modelli gratuiti di piani di comunicazione per i progetti per standardizzare la strategia di comunicazione del tuo team.
7. Gestione dei documenti basata sull'IA
ClickUp ospita i tuoi documenti e le tue pagine Wiki nello stesso posto in cui si trovano già le tue attività, le tue scadenze e i tuoi progetti.
I documenti di ClickUp integrano Brain² direttamente all’interno dell’editor. L’assistente basato sull’IA ti permette di creare qualsiasi cosa: una breve nota interna, una guida dettagliata a un processo, una proposta per un cliente o un’intera base di conoscenza. I tuoi documenti sono dinamici e Brain² è sensibile al contesto.
Cosa lo distingue da uno strumento di gestione dei documenti autonomo: i documenti sono collegati al tuo lavoro:
- Collega un documento a un'attività e il contesto viaggerà con essa
- Inserisci un elenco di attività in tempo reale all’interno di un documento: si aggiornerà automaticamente al variare dello stato delle attività
- Crea un wiki per i tuoi processi: diventerà l’unica fonte di riferimento che Brain² potrà cercare e citare
Per i team che gestiscono politiche aziendali, procedure operative standard (SOP) o knowledge base, Docs supporta anche pagine nidificate, formattazione avanzata, cronologia delle versioni e commenti in linea. Le parti interessate possono revisionare e approvare senza uscire dal documento, ed è possibile bloccare le pagine per impedire modifiche dopo l’approvazione.
Quando hai bisogno di andare oltre il semplice testo, usa Enterprise AI Search per estrarre risposte da documenti, attività, chat e app collegate come Google Drive, Slack e GitHub, il tutto da un'unica barra di ricerca.
8. Reportistica
I dashboard di ClickUp ti offrono una vista chiara e in tempo reale di tutto ciò che accade nei tuoi progetti.
Crea la tua dashboard con schede trascinabili che mostrano esattamente ciò che ti interessa. Visualizza lo stato delle attività, individua i lavori in ritardo, confronta la durata stimata con quella effettiva o monitora gli obiettivi collegati direttamente alle attività che li supportano.
🤓 Ciò che rende potenti le dashboard è la varietà di schede tra cui puoi scegliere. Ad esempio:
- Una scheda "Grafico a torta " consente di visualizzare le attività in base allo stato, all’assegnatario o alla priorità, mostrandoti a colpo d’occhio come è effettuata la distribuzione del lavoro
- Una scheda di calcolo può riepilogare numeri, come le ore registrate da un team, il lavoro richiesto totale o il budget speso rispetto a quello residuo
- Per maggiori dettagli, una scheda "Tabella" mostra gli elenchi delle attività con i filtri applicati, permettendoti di concentrarti su metriche specifiche come le attività scadute o le scadenze imminenti
- E quando hai bisogno di approfondire, le viste drill-down ti consentono di accedere direttamente alle attività sottostanti senza uscire dalla dashboard
Per completare il tutto, aggiungi schede per gli sprint, il monitoraggio del tempo, il carico di lavoro o persino incorpora contenuti esterni come fogli di lavoro Google Sheets o file Figma. E man mano che integri più progetti, Hub dashboard diventa uno strumento indispensabile. È il punto centrale in cui risiedono tutte le dashboard, complete di filtri, ordinamento e preferiti per un accesso rapido.
📌 Esempio pratico: come Finastra utilizza le dashboard di ClickUp per la reportistica direzionale.
Il team di marketing globale di Finastra aveva bisogno di una maggiore visibilità tra i vari reparti e di un modo più rapido per effettuare la reportistica sullo stato dei lavori alla dirigenza.
Grazie alle dashboard di ClickUp, Finastra offre ai vicepresidenti esecutivi di ciascuna unità aziendale una visione unificata e in tempo reale dello stato di avanzamento dei progetti. Le loro dashboard raccolgono i progressi delle campagne, le prestazioni regionali, le aree di rischio e le prossime attività cardine, il tutto aggiornato automaticamente man mano che i team lavorano.
Come spiega Joerg Klueckmann, vicepresidente del marketing, “La comunicazione dello stato e dei risultati delle nostre campagne di marketing globali e regionali alle nostre unità aziendali era ben lungi dall’essere ottimale. Grazie alle nostre nuove dashboard, risparmiamo tempo e i nostri stakeholder hanno accesso in tempo reale alle informazioni di cui hanno bisogno, ogni volta che ne hanno bisogno.”
9. Campagne di marketing
Il lavoro sulle campagne procede a ritmo serrato. Ci sono sempre più canali in gioco, modifiche dell’ultimo minuto da gestire e sequenze che cambiano senza avviso.
ClickUp ti aiuta a gestire l’intero ciclo di vita delle campagne in un unico posto, così il tuo team potrà dedicare meno tempo al coordinamento e più tempo alla creazione di risorse di marketing.
Inizia con la vista Calendario di ClickUp per pianificare la sequenza della tua campagna. Programma l’invio di email, il lancio di post sul blog, la pubblicazione di annunci e i post sui social nelle viste giornaliere, settimanali o mensili.
Le attività sono facili da spostare se qualcosa cambia e puoi filtrarle per team, canale o campagna per concentrarti solo su ciò che ti serve. Si effettua persino la sincronizzazione con il calendario di Google o Outlook, così ciò che è previsto nel tuo calendario di marketing corrisponde a ciò che c'è nell'area di lavoro di ClickUp.
Man mano che le campagne prendono slancio, hai bisogno di maggiore chiarezza e rapidità. Per questo, suddividi le attività complesse in passaggi concreti e realizzabili.
Usa le liste di controllo delle attività e le attività secondarie di ClickUp per trasformare ogni attività in una sequenza chiara. Invece di un vago “creare una landing page”, potresti creare voci della lista di controllo o attività secondarie come “scrivere il testo della homepage”, “progettare l’immagine hero”, “verificare gli aspetti legali” o “testare il modulo QA”. Ogni elemento può essere assegnato a qualcuno e aggiornato in tempo reale man mano che viene completato.
📌 Esempio pratico: come il nostro team di marketing è passato dalla creazione alla produzione di contenuti grazie a ClickUp.
In ClickUp, il nostro team di marketing gestisce un flusso di contenuti molto consistente — blog, newsletter, webinar, video, campagne sui social e lanci di prodotti — il tutto all’interno di un unico spazio di lavoro di ClickUp.
Ogni nuovo contenuto nasce come attività con una lista di controllo di produzione che comprende ricerca, stesura della bozza, redazione, modifiche, richieste grafiche, aggiornamenti SEO e controllo qualità finale. Ogni passaggio ha un titolare e una scadenza ben definiti, in modo che nulla venga tralasciato.
Tutte le bozze, i progetti, le discussioni di feedback e le approvazioni risiedono all’interno di ClickUp Docs, il che significa che scrittori, designer e PMM collaborano in tempo reale senza dover cercare link o vecchie versioni. Man mano che le scadenze cambiano, il team utilizza la vista Calendario per trascinare e riorganizzare istantaneamente le date di pubblicazione.
Greg Swan, Content Manager di ClickUp, condivide un consiglio veloce:
Trasforma ogni attività legata ai contenuti in un flusso di lavoro ripetibile utilizzando le liste di controllo. In questo modo riduci il lavoro di rielaborazione e mantieni perfettamente allineati i tuoi autori, designer ed editori
Trasforma ogni attività legata ai contenuti in un flusso di lavoro ripetibile utilizzando le liste di controllo. In questo modo riduci il lavoro di rielaborazione e mantieni perfettamente allineati i tuoi autori, designer ed editori
📚 Leggi anche: Come il team di marketing di ClickUp utilizza ClickUp
10. Flussi di lavoro automatizzati
Quante volte ti capita di interrompere il lavoro solo per ricordare a qualcuno una scadenza, aggiornare lo stato di un'attività o far avanzare un'attività? Sì, non sei l'unico. Ed è proprio qui che un promemoria automatico può fare miracoli!
I dati della nostra ricerca mostrano che il 45% dei knowledge worker ha pensato di ricorrere all’automazione, ma non ha ancora compiuto il grande passaggio. Cosa li trattiene dal compiere il primo passaggio verso l’automazione? Fattori quali il limite di tempo, l’incertezza sugli strumenti più adatti e la difficoltà di scelta.
ClickUp rende questa transizione più agevole. Grazie alle automazioni senza codice e agli agenti IA facili da configurare, potrai iniziare rapidamente ad automatizzare i flussi di lavoro con l’intelligenza artificiale.
Inizia con le automazioni di ClickUp per gestire il lavoro ricorrente, come ad esempio:
- Assegna attività quando lo stato cambia
- Invia notifiche quando una data di scadenza cambia
- Assegna una richiesta al team giusto in base a un campo personalizzato
Queste regole garantiscono la coerenza del sistema senza che nessuno debba supervisionare il processo.
Aggiungi poi gli IA Super Agents, i tuoi partner per l’automazione intelligente. Comprendono il contesto, non solo i trigger.
Invece di impilare condizioni e azioni, descrivi il risultato che desideri (“Invia aggiornamenti quotidiani sullo StandUp”, “Segnala i lavori in ritardo”, “Indirizza i bug in base alla gravità”) e l’Agent costruisce la logica per te. Gli Agent possono leggere attività, commenti, conversazioni in chat e campi per decidere quale azione intraprendere successivamente.
Infine, gli agenti sono in grado di interpretare il contesto per garantire che le attività, gli aggiornamenti e i follow-up avvengano senza lavoro richiesto, il tutto in conformità con le tue istruzioni personalizzate.
Insieme, Automazioni + Agenti + Brain creano un'area di lavoro in cui il lavoro procede anche senza il tuo intervento diretto, riducendo ritardi, errori e costi operativi.
📌 Esempio concreto: CEMEX, produttore e fornitore globale di cemento, doveva fare i conti con un carico di lavoro manuale e aveva bisogno di una piattaforma di produttività all-in-one per espandere le proprie operazioni.
ClickUp ha aiutato CEMEX ad automatizzare attività quali il processo di acquisizione dei progetti, consentendo ai team di mettersi al lavoro più rapidamente.
Il risultato?
- Riduzione del 15% del time-to-market
- Da ore a secondi per il passaggio di consegne dei progetti
È stato fantastico perché tutto il team tiene traccia delle proprie attività quotidiane su ClickUp. «Prima delle automazioni, ogni volta che un copywriter portava a termine un’attività, dovevamo comunicare manualmente ai livelli gerarchici superiori che il testo era pronto. Ciò poteva richiedere fino a 36 ore.»
È stato fantastico perché tutto il team tiene traccia delle proprie attività quotidiane su ClickUp. «Prima delle automazioni, ogni volta che un copywriter portava a termine un’attività, dovevamo comunicare manualmente ai livelli gerarchici superiori che il testo era pronto. Ciò poteva richiedere fino a 36 ore.»
📚 Per saperne di più: Come utilizzare ClickUp per definire e effettuare il monitoraggio degli obiettivi
11. Gestione dei contenuti
Ogni responsabile dei contenuti sa bene che il proprio lavoro può diventare caotico. Tra la gestione degli autori, l’approvazione dei progetti grafici e il tenere il passo con le modifiche, rispettare le scadenze è una sfida continua.
ClickUp Docs ti aiuta a gestire l’intero ciclo di vita dei contenuti in un unico posto: dai brief e dalle bozze alle versioni definitive. I tuoi autori useranno Docs per redigere i testi, gli editor potranno lasciare commenti e le parti interessate li approveranno tramite commenti e modifiche in linea senza dover cambiare strumento.
Grazie alla funzione Brain² integrata, puoi generare schemi, riscrivere sezioni, riepilogare i feedback e convertire i testi approvati direttamente in attività con scadenze e assegnatari.
Ma non fermarti qui. Usa Docs per creare repository per il tuo team di contenuti. Includi guide di stile, librerie di prompt, risorse di branding e altro ancora, che chiunque, in tutti i reparti, possa utilizzare.
Quando devi sviluppare idee e strategie, puoi avvalerti delle lavagne online di ClickUp. Questa tela digitale ti permette di mappare visivamente calendari dei contenuti, percorsi degli utenti, concetti creativi e flussi di lavoro.
Aggiungi note adesive, collega idee, inserisci attività o documenti e trasforma qualsiasi nodo in un lavoro concreto. Niente più brainstorming persi o file di piano scollegati. La tua strategia è proprio accanto all’esecuzione.
📚 Per saperne di più: Come ottimizziamo la produzione di contenuti in ClickUp
📌 Esempio pratico: come l’Oxford University Press gestisce le operazioni relative ai contenuti a livello globale con otto Super Agent
Oxford University Press, la più grande casa editrice universitaria al mondo, gestisce le operazioni di marketing e di gestione dei contenuti nel Regno Unito, in India e negli Stati Uniti da un'unica area di lavoro di ClickUp.
I brief delle campagne, che prima richiedevano da due a tre ore di scambi di e-mail, ora vengono redatti da Brain² in meno di 30 minuti. Otto Super Agenti si occupano della fase di revisione: uno per ogni principale piattaforma social, un revisore del blog, un generatore di testo alternativo, un controllore dei link UTM, un pianificatore di campagne e un agente di reportistica di Monday che ha sostituito completamente la riunione settimanale sullo stato di avanzamento.
In occasione di un recente lancio accademico in tre mercati, il loro Campaign Planner ha individuato due conflitti di scadenze tre settimane prima del go-live. Quando un revisore umano apre un’attività, il lavoro strutturale è già terminato.
“Il marketing, il reparto Web Ops e i nostri agenti operano tutti all’interno di un unico spazio di lavoro di ClickUp. Brief, recensioni sui social, aggiornamenti sullo stato: tutto in un unico posto. Abbiamo eliminato la nostra riunione settimanale sullo stato dei lavori perché è stata sostituita dal riepilogo del lunedì.” Vartika Singh, Senior Marketing Executive, Oxford University Press
12. Pianificazione del budget e monitoraggio finanziario
Cercare di gestire il flusso di cassa con fogli di calcolo sparsi ovunque e approvazioni dell’ultimo minuto non fa altro che distrarre la tua attenzione. ClickUp, invece, ti aiuta a creare un sistema di budgeting pensato appositamente per il tuo modo di lavorare oggi.
In qualsiasi momento, aprendo la tua dashboard potrai vedere esattamente quanta autonomia finanziaria ti rimane in termini di mesi, quale reparto sta esaurendo il proprio budget più rapidamente e quali fatture dei fornitori sono scadute.
I widget finanziari di ClickUp per i team finanziari mostrano l’andamento del tuo MRR, la spesa del mese scorso rispetto al budget e le previsioni sulle spese imminenti.
Passa alla vista Tabella di ClickUp quando hai bisogno di analizzare le voci una per una. Inizia aggiungendo colonne personalizzate per le categorie di spesa, i titolari del budget, le date di scadenza e lo stato dei pagamenti, in modo da organizzare le spese esattamente secondo le esigenze del tuo team.
Filtra e ordina le righe per reparto o fornitore per individuare le tendenze o individuare i costi duplicati prima che si accumulino. Quando hai una spesa pronta per la revisione, allega le ricevute direttamente alla riga e tagga i colleghi nei commenti dell’attività per ottenere le approvazioni.
Hai più di un team che si contende lo stesso budget? Usa i portafogli ClickUp nelle tue dashboard per riunire tutti i progetti in un'unica vista chiara.
Scopri chi è in linea con gli obiettivi e chi sta spendendo troppo in fretta. Esamina da vicino qualsiasi progetto per controllare lo stato di avanzamento del budget e prendere decisioni rapide senza dover riconsiderare i numeri.
📌 Esempio concreto: un team che ha registrato un notevole aumento della produttività grazie alla vista Tabella è quello dei social media di Cartoon Network.
Il team dei social media di Cartoon Network aveva difficoltà a gestire flussi di lavoro frammentati su più strumenti. Gestire le campagne sia per Cartoon Network che per Warner Bros comportava continui cambi di contesto e la perdita di dettagli.
Grazie alla vista Tabella di ClickUp, ora è possibile tenere traccia di tutti i canali in un unico posto, semplificando il monitoraggio di scadenze, risorse e priorità.
ClickUp è talmente personalizzabile che, qualunque siano le esigenze di un utente, è possibile trovare il modo di soddisfarle senza influire sull’intero sistema e in modo che funzioni per tutti. Ci sono funzionalità, come la vista Tabella, di cui non sapevamo nemmeno di aver bisogno finché non le abbiamo avute.
ClickUp è talmente personalizzabile che, qualunque siano le esigenze di un utente, è possibile trovare un modo per soddisfarle senza influire sull’intero sistema e in modo che funzioni per tutti. Ci sono funzionalità come la “vista Tabella” di cui non sapevamo nemmeno di aver bisogno finché non le abbiamo avute.
13. Miglioramento dei processi e audit
Spesso i team hanno difficoltà al monitoraggio di come i processi si svolgono effettivamente rispetto a come sono stati progettati. Senza una documentazione o un processo ben organizzato, è probabile che tutti tendano a saltare dei passaggi quando cambiano le priorità.
ClickUp ti aiuta a riportare ordine, visibilità e responsabilità nei tuoi processi.
Inizia con i campi personalizzati per acquisire le informazioni esatte su cui si basano i tuoi audit: livello di rischio, motivo dello stato, titolare del processo, categoria di conformità, link alle prove o reparto. Ogni voce è strutturata, ricercabile e uniforme in tutti i team.
Migliora poi le tue verifiche con i campi personalizzati con l'IA. Questi campi non si limitano a memorizzare i dati, ma li interpretano. Sono in grado di:
- Rileva le informazioni mancanti (“A questa verifica di conformità non è allegato alcun allegato”)
- Valuta i livelli di rischio in base al contenuto delle attività
- Riassumi le lunghe note di audit in conclusioni chiare
- Segnala andamenti insoliti, ritardi o ripetute mancanze di conformità
- Assegna un punteggio alle attività o agli invii in base ai criteri che definisci
Gli IA Super Agents possono quindi rafforzare la disciplina dei processi segnalando le attività in stallo, individuando i passaggi mancanti, indirizzando il lavoro al titolare corretto e avvisando i revisori quando vengono caricati i documenti giustificativi. Gli agenti possono persino leggere il contenuto delle attività ed evidenziare incongruenze o informazioni incomplete durante le revisioni.
Guarda questo video per scoprire come i Super Agent di ClickUp aiutano a gestire i rischi del progetto:
Per mappare i flussi di lavoro attuali con quelli ideali e individuare dove si verificano o potrebbero verificarsi dei blocchi, puoi utilizzare le lavagne online.
📌 Esempio concreto: Talent Plus, una società di consulenza globale nel settore delle risorse umane, aveva bisogno di un modo più efficace per mantenere allineati oltre 100 membri del team su progetti per i clienti in rapida evoluzione. Poiché i diversi reparti utilizzavano strumenti disparati, gli aggiornamenti sul lavoro andavano persi e la dirigenza spesso non aveva una visione chiara dello stato di avanzamento dei progetti.
ClickUp è diventato il loro unico punto di riferimento, e la funzione lavagna online ha avuto un impatto notevole. Invece di passare da un’app all’altra per creare diagrammi e trasferire manualmente le idee nelle attività, il team ora mappa le procedure operative standard (SOP), fa brainstorming e crea flussi di lavoro in modo visivo direttamente all’interno di ClickUp.
Quando siamo passati alle lavagne online di ClickUp, abbiamo finalmente potuto trasformare le idee in attività in un attimo, senza passaggi aggiuntivi. Ci ha fatto risparmiare tempo e ha permesso a tutti di essere sulla stessa lunghezza d’onda.
Quando siamo passati alle lavagne online di ClickUp, abbiamo finalmente potuto trasformare le idee in attività all’istante, senza passaggi aggiuntivi. Ci ha fatto risparmiare tempo e ha permesso a tutti di rimanere allineati.
14. CRM e lavoro con i clienti
I CRM tradizionali costringono i tuoi team a seguire pipeline rigide e fasi di vendita predefinite.
Se il tuo flusso di lavoro non si adatta alla struttura del sistema, finisci per aggirare il sistema, destreggiarti tra fogli di calcolo esterni o mettere insieme diversi strumenti solo per gestire le trattative, l’onboarding e la comunicazione con i clienti.
Il marketing viene gestito su una piattaforma, la parte commerciale su un’altra e l’onboarding su un’altra ancora. Il risultato sono dati isolati e perdita di contesto.
Il CRM di ClickUp, invece, si adatta al tuo processo.
- Inizia creando il database clienti personalizzato di cui hai effettivamente bisogno
- Crea campi personalizzati per la dimensione dell’affare, i termini contrattuali, la fase del ciclo di vita, il rischio di rinnovo… qualsiasi cosa sia importante per il tuo team
- Collega attività, documenti, file e messaggi in modo che tutte le interazioni con i clienti siano raccolte in un unico posto
Puoi persino mappare le dipendenze tra le attività per vedere in che modo le attività di onboarding si collegano alla configurazione del prodotto o ai passaggi di fatturazione.
Successivamente, semplifica la gestione delle richieste con ClickUp Forms. I clienti possono inviare requisiti, brief o informazioni di onboarding tramite moduli personalizzati con il tuo marchio e basati su logica condizionale. Le loro risposte creano istantaneamente attività, applicano tag, assegnano titolari e attivano flussi di lavoro automatizzati senza necessità di smistamento manuale.
Che si tratti di gestire lead, rinnovi o assistenza post-vendita, ClickUp ti offre un CRM integrato e flessibile che si adatta all’intero ciclo di vita del client, dal potenziale cliente → alla pipeline → all’onboarding → alla gestione continua dell’account.
📌 Esempio pratico: come Pharmacy Mentor serve 200 clienti con un team di 3 persone
Pharmacy Mentor, un’agenzia di marketing per farmacie di quartiere, contava tre dipendenti che gestivano 200 clienti utilizzando documenti Google sparsi, Trello e un CRM autonomo. I progetti dei clienti erano duplicati, lo stato di avanzamento non era visibile e solo il 20% dei clienti rispondeva ai questionari iniziali.
Hanno consolidato tutto in ClickUp, utilizzandolo come piattaforma CRM e di project management. ClickUp Forms ha sostituito i vecchi questionari e ha fatto salire il tasso di risposta dei clienti dal 20% all’80%. Le automazioni inviano aggiornamenti via email che tengono tutti informati. Le Master Client Card offrono agli account executive una visione unica di ogni punto di contatto, mentre i dashboard mostrano a colpo d’occhio lo stato dei clienti, i progetti imminenti e il carico di lavoro per ogni account executive. I progetti dei clienti richiedono ora il 20% in meno di revisioni e il team ha raddoppiato la produttività.
“ClickUp ha aiutato la nostra azienda a diventare molto più produttiva, consentendoci di risparmiare tempo, ridurre il numero di riunioni inutili e aumentare notevolmente la soddisfazione dei dipendenti e dei clienti. ”Lewis Norwood, Responsabile delle relazioni con i clienti, Pharmacy Mentor
📚 Leggi anche: Come utilizzare i moduli di ClickUp
15. Pianificazione di eventi e logistica
Quando gli eventi vengono gestiti tramite fogli di calcolo e chat sparse, le cose possono andare storte in mille modi. Per cominciare, potresti prenotare due volte lo stesso fornitore. Oppure dimenticare di informare un membro del team di un cambiamento fondamentale, causando il caos all’ultimo minuto.
La piattaforma di gestione degli eventi di ClickUp riunisce ogni aspetto di un evento in un unico sistema integrato. Il tuo team rimane coordinato dalla pianificazione pre-evento fino alla fase di chiusura post-evento.
Gli strumenti di gestione del tempo ti aiutano a rispettare le scadenze. Suddividi gli eventi di grandi dimensioni in attività strutturate con date di inizio e di scadenza, e assegna gli assegnatari per definire chiaramente la titolarità. Tieni traccia delle ore fatturabili, registra i tempi di preparazione con il monitoraggio globale del tempo e utilizza le durate stimate per definire aspettative precise con clienti e partner.
Poi, grazie alle dipendenze tra le attività, crea un ordine delle operazioni. Usa le priorità e le liste di controllo delle attività di ClickUp in modo che il tuo team sappia cosa deve essere fatto per primo e cosa può aspettare.
Che tu debba controllare gli orari di arrivo dei fornitori, aggiornare le attività relative allo svolgimento dell’evento o approvare modifiche dell’ultimo minuto, l’app mobile di ClickUp ti consente di accedere in qualsiasi momento al piano del tuo evento.
📌 Esempio pratico: come Convene gestisce gli eventi multi-cliente su ClickUp
Convene, un’azienda che gestisce soluzioni per riunioni e aree di lavoro in diverse sedi, ha adottato ClickUp per riunire 200 professionisti provenienti da diversi reparti in un unico spazio di lavoro dedicato alla pianificazione degli eventi.
I modelli personalizzabili garantiscono un'esperienza cliente uniforme su tutte le proprietà, dalla pianificazione iniziale fino al giorno dell'esecuzione. Il monitoraggio del tempo aiuta a effettuare la previsione dell'andamento dei progetti e a migliorare le tempistiche di consegna.
Il risultato: meno riunioni di coordinamento, dettagli sugli eventi ottimizzati e qualità uniforme in tutte le posizioni.
💡 Consiglio da esperto: usa il modello di gestione degli eventi di ClickUp per gestire gli aspetti variabili degli eventi reali
16. Inserimento e formazione
Vuoi che i tuoi nuovi assunti entrino subito nel vivo del lavoro senza perdere tempo a mettere insieme le informazioni da file sparsi qua e là?
Usa ClickUp Docs per scrivere manuali, guide passo passo o note di progetto proprio dove si svolge il lavoro. Collega i documenti direttamente alle attività, così chiunque possa capire il perché di ciò che sta facendo senza dover passare da uno strumento all’altro.
Puoi anche raggruppare i documenti correlati per creare wiki dinamici che crescono e si aggiornano di continuo, proprio come il tuo team.
🎥 Bonus: Se stai creando una knowledge base interna per la prima volta, questo video ti mostra come realizzarne una con ClickUp.
Dopo aver preparato questi documenti, crea delle automazioni ClickUp per gestire il resto. Nel momento in cui qualcuno entra a far parte del progetto, le sue attività si avviano automaticamente.
I messaggi di benvenuto, i passaggi da effettuare il primo giorno e i promemoria vengono gestiti in modo sistematico senza che tu debba occupartene personalmente. Tutti sanno cosa fare dopo e tu hai più tempo per aiutarli a inserirsi davvero nell’ambiente di lavoro.
📌 Esempio: Un team delle risorse umane ottimizza le operazioni con ClickUp e riduce il caos causato da procedure operative standard (SOP) sparse e dalle continue domande dei dipendenti.
Con Brain² redigono flussi di lavoro per il reclutamento, liste di controllo per l’inserimento dei nuovi assunti e procedure operative standard (SOP) di conformità, attingendo al linguaggio e agli standard presenti nei loro documenti HR esistenti.
Tutte le procedure operative standard (SOP) definitive vengono archiviate in ClickUp Docs, organizzate in modo chiaro con pagine dedicate alle assunzioni, ai benefici, alla formazione e alle valutazioni delle prestazioni. Quando le politiche cambiano, il reparto Risorse Umane aggiorna il documento una sola volta e ogni team vede immediatamente l’ultima versione.
Durante la fase di inserimento e nelle operazioni quotidiane, i dipendenti si affidano a Brain² con Enterprise Search per ottenere risposte immediate. Possono porre domande del tipo “Qual è la nostra procedura di approvazione delle ferie?” o “Dove trovo il modulo per le risorse IT?” e l’IA recupera la politica esatta, il link al documento e i passaggi successivi in base al contesto.
17. Lancio di prodotti
Conosci quella sensazione quando mancano pochi giorni al lancio e stai ancora lavorando alle ultime modifiche al testo o alla correzione di un bug che sta bloccando tutto?
Le mappe mentali di ClickUp aiutano i team di sviluppo software a riunire ogni elemento in un unico piano chiaro, dalle note sui test beta ai post promozionali finali.
Puoi iniziare con una mappa mentale vuota per raccogliere idee su funzionalità/funzioni, attività, passaggi della campagna e qualsiasi spunto del tuo team. Man mano che i rami si sviluppano, puoi trascinarli e rilasciarli per dare forma al piano e collegare gli elementi correlati. Quando sei pronto, trasforma qualsiasi ramo in una vera e propria attività di ClickUp direttamente dalla mappa.
Una volta avviati i compiti, le relazioni di dipendenza di ClickUp mantengono il tuo piano sincronizzato. Contrassegna le attività come in attesa di altre quando qualcosa deve essere fatto prima, segnala i blocchi che ostacolano la fase successiva o collega le attività collegate per un contesto più chiaro.
Quando le date cambiano (cosa che capita sempre), la ClickApp “Riprogrammazione dipendenze” di ClickUp sposta automaticamente le date di inizio e di scadenza collegate in modo che corrispondano. Quindi, se il tuo file di progettazione finale subisce un ritardo di una settimana, anche i passaggi successivi vengono posticipati senza bisogno di aggiornamenti manuali.
📌 Esempio pratico: come Lulu Press coordina i reparti prodotto, sviluppo e marketing per ogni lancio
Lulu Press, una piattaforma di self-publishing al servizio degli autori in oltre 225 paesi, gestiva lo sviluppo dei prodotti e le campagne di marketing utilizzando Jira e Basecamp. Gli aggiornamenti manuali dello stato, le richieste sparse tra email e chat e i flussi di lavoro disorganizzati rallentavano ogni rilascio.
Dopo il passaggio a ClickUp con l’integrazione di Gitlab, la visibilità tra i team è migliorata immediatamente. I reparti Prodotto, Sviluppo e Marketing ora lavorano da un unico spazio di lavoro interconnesso, in cui ogni rilascio ha una sequenza condivisa, titolari ben definiti e passaggi di consegne automatizzati.
Il team ha registrato un aumento del 12% nell’efficienza lavorativa e un’adozione pari al 100% a livello aziendale.
18. Operazioni di assistenza e supporto
Chiedi a qualsiasi responsabile del supporto cosa lo tiene sveglio la notte e ti risponderà: «la visibilità». Cosa è in stallo? Cosa è stato escalato? Cosa sta per violare uno SLA?
Quando queste informazioni sono sparse su più piattaforme, la reportistica perde chiarezza e diventa mera supposizione.
Il software di project management per il supporto clienti di ClickUp riunisce il tuo flusso di lavoro di assistenza in un unico spazio unificato.
Le integrazioni di ClickUp con oltre 1.000 strumenti, tra cui Intercom, Zendesk, Help Scout, Gmail e Slack, garantiscono che i ticket vengano convertiti in attività di ClickUp.
Da lì, la funzione " Assegnatari multipli" consente ai team di collaborare su problemi complessi (come attività di fatturazione, tecniche e di conformità) senza dover suddividere un ticket in duplicati superflui. Tutti possono vedere chi è responsabile di cosa e gli aggiornamenti sullo stato di avanzamento rimangono in un unico posto.
Utilizza i tag delle attività per classificare immediatamente i problemi (rischio di violazione dello SLA, richiesta di rimborso, bug P1, cliente VIP). Aggiungi poi le priorità delle attività in modo che gli agenti sappiano cosa deve essere gestito immediatamente, cosa può aspettare e cosa richiede un'escalation.
Se il tuo team del supporto è già sommerso dai ticket di supporto, è ora di ricorrere agli agenti di supporto clienti basati sull’IA per alleggerirlo dalle attività ripetitive.
📌 Esempio pratico: come Guardian Angel Carers gestisce il supporto in 18 rami in franchising
Guardian Angel Carers coordina oltre 500 operatori di assistenza in 18 rami di assistenza domiciliare a conduzione individuale nel Regno Unito. Le richieste di assistenza, le domande sulla conformità e le valutazioni delle prestazioni venivano gestite in una finestra In arrivo di Outlook condivisa, in fogli di calcolo e tramite appunti scritti a mano.
Ora ogni query passa attraverso un flusso di lavoro tracciato su ClickUp con stati personalizzati (assegnata, in attesa di risposta, risolta), campi di urgenza, ramo di provenienza e date di scadenza. Un Super Agente invia automaticamente il rapporto settimanale sulle prestazioni ogni venerdì alle 16:30. Ogni filiale ha il proprio Spazio con dashboard che mostrano le fonti dei lead, le conversioni e dove dovrebbero essere indirizzati i prossimi investimenti di marketing.
“Le richieste di supporto erano sparse in una casella di posta Outlook condivisa, in fogli di calcolo sempre più voluminosi e nella mia lista di cose da fare scritta a mano. Il consolidamento di tutte le 18 filiali in un unico spazio di lavoro di ClickUp ci ha fornito un unico sistema di registrazione e ha reso possibile la coerenza. ”
Tyler, Operazioni nazionali, Guardian Angel Carers
19. Conformità e preparazione agli audit
Dimentica di dover rovistare tra vecchie cartelle ed e-mail sparse solo per rispondere a una semplice domanda di audit. Con ClickUp, ogni aggiornamento relativo a politiche, approvazioni e controlli è conservato in un unico sistema strutturato, sempre aggiornato e tracciabile.
Ecco come ti aiuta a mantenere la documentazione relativa agli audit e alla conformità pronta per le verifiche:
- Configura autorizzazioni avanzate per controllare chi può visualizzare, commentare o modificare cartelle e documenti sensibili. Ad esempio, puoi concedere al tuo team addetto alla conformità l'accesso completo, mentre limitare gli altri alla sola visualizzazione, in modo che nulla di importante venga modificato per sbaglio
- Se viene effettuato un aggiornamento, il Registro delle attività effettua il monitoraggio di ogni modifica in dettaglio. Saprai sempre chi ha apportato le modifiche e quando.
Se sei una persona che tende a dimenticare i controlli di routine, le attività ricorrenti di ClickUp ti aiutano a stare al passo prima che un audit ti colga alla sprovvista. Imposta rinnovi di licenze, revisioni delle politiche o ispezioni di sicurezza che si ripetono secondo la frequenza che preferisci.
Le attività si ricreano automaticamente quando vengono contrassegnate come terminate o compaiono automaticamente in una data prestabilita. Grazie alle notifiche di ClickUp, il tuo team riceve promemoria direttamente nella propria finestra In arrivo o all’interno di ClickUp, in modo che tutti rimangano al passo con il lavoro.
📌 Esempio pratico: come Magical Moments ABA gestisce le proprie attività in conformità con l’HIPAA in quattro stati
Magical Moments, un’organizzazione specializzata in terapia basata sull’analisi comportamentale applicata (ABA), offre servizi clinici in Indiana, Georgia, Virginia e Carolina del Nord con 71 utenti ClickUp che utilizzano il piano Enterprise.
Tutti i flussi di lavoro non clinici (accoglienza dei clienti, acquisizione di talenti, gestione del personale, controllo qualità, coinvolgimento della comunità in più stati) vengono gestiti all’interno di ClickUp, mentre i dati clinici sensibili rimangono nel proprio sistema di cartelle cliniche elettroniche (EMR). I due sistemi si collegano tramite API senza compromettere la sicurezza di nessuno dei due.
La conformità HIPAA di ClickUp Enterprise gestisce il livello operativo, e la separazione tra i sistemi fa sì che la preparazione all’audit sia integrata nel flusso di lavoro, anziché aggiunta in un secondo momento.
“Gestiamo dati sensibili dei clienti in quattro stati, quindi la conformità all’HIPAA non è facoltativa. ClickUp Enterprise soddisfa questo requisito, consentendoci al contempo di conservare i risultati clinici nella nostra cartella clinica elettronica (EMR). Ogni sistema svolge la funzione per cui è stato progettato. ”Jacob, Operazioni, Magical Moments ABA
“Gestiamo dati sensibili dei clienti in quattro stati, quindi la conformità all’HIPAA non è facoltativa. ClickUp Enterprise soddisfa questo requisito, consentendoci al contempo di conservare i risultati clinici nella nostra cartella clinica elettronica (EMR). Ogni sistema svolge la funzione per cui è stato progettato. ”Jacob, Operazioni, Magical Moments ABA
20. Design ops
L’ultima cosa che vorresti è che il tuo team di progettazione rimanga bloccato in cicli di revisione infiniti, priorità poco chiare e feedback frammentari.
La piattaforma di project management per i progetti di design di ClickUp viene in tuo soccorso proprio in questo caso.
Utilizza la funzionalità "Correzione di bozze " per aggiungere annotazioni a immagini, video, PDF ed esportazioni da Figma direttamente all’interno di ClickUp.
Con la vista "Carico di lavoro", i responsabili della progettazione possono vedere immediatamente chi è sovraccarico, chi ha risorse disponibili e dove si stanno formando i colli di bottiglia. Questo aiuta ad assegnare il lavoro in modo equo e a individuare tempestivamente i problemi, specialmente durante le grandi campagne promozionali o i lanci di prodotti.
I membri del team possono utilizzare Brain² per generare immagini concettuali, elementi per moodboard e bozzetti visivi rapidi. È perfetto per il brainstorming nelle fasi iniziali, per le varianti A/B o per risorse provvisorie che possono poi essere perfezionate dai designer.
⭐ Bonus: Usa i clip vocali durante le revisioni del design. Registra una breve presentazione in cui spieghi le scelte relative al layout o alle animazioni e lascia che ClickUp trascriva tutto, in modo che copywriter, project manager e sviluppatori possano comprendere il contesto completo senza dover partecipare a una riunione.
📌 Esempio pratico: come RedCube Creative gestisce la progettazione, la produzione e la pubblicazione web in un unico spazio di lavoro
RedCube Creative, un’agenzia di produzione multimediale e design con sede in Georgia, gestiva la produzione fotografica e video, lo sviluppo web e la grafica utilizzando Slack e Monday. Lo stato dei progetti era solo nella testa del project manager, i dettagli andavano persi nel passaggio da uno strumento all’altro e mantenere tutti allineati rappresentava un carico di lavoro a sé stante.
Dopo il passaggio a ClickUp, i team web, di produzione e di design lavorano da un unico spazio di lavoro condiviso. Le dashboard offrono una panoramica immediata di tutti i progetti attivi dei clienti in ogni disciplina creativa. La chat ha sostituito Slack per la comunicazione interna e il tempo dedicato al project management si è ridotto di quasi mezza giornata al giorno per persona. La transizione ha richiesto due settimane.
“ClickUp è stata la piattaforma di project management e di comunicazione più ricca di funzionalità/funzioni a un prezzo ragionevole che abbiamo utilizzato nei nostri 8 anni di attività. “
Kevin Hemphill, Project Manager, RedCube Creative
📚 Per saperne di più: Guida completa a ClickUp per uso personale
ClickUp è gratis? Spiegazione dei piani e dei prezzi
Sì. ClickUp offre un piano Free Forever con attività illimitate, membri illimitati, documenti collaborativi, Calendario, bacheche Kanban, gestione degli Sprints e accesso di prova alle funzionalità dell’IA Brain². Non è richiesta alcuna carta di credito, né vi sono limiti di tempo.
Quando il tuo team supera i limiti del piano gratuito, i piani a pagamento consentono di usufruire di più spazio di archiviazione, automazioni, integrazioni di automazione e controlli amministrativi:
Brain² IA è disponibile come componente aggiuntivo su qualsiasi piano a pagamento. Il componente aggiuntivo Brain AI (9 $/utente/mese) include conversazioni illimitate con Brain², accesso ai modelli premium (Claude, GPT, Gemini) e 1.500 Super Crediti IA per utente al mese. Il componente aggiuntivo Everything IA (28 $/utente/mese) include AI Notetaker, AI Fields, crediti Super Agent ampliati e altro ancora.
Gli spazi di lavoro "Free Forever" offrono un accesso di versione di prova a Brain² (25 utilizzi per area di lavoro) e 500 Super Crediti IA per testare Super Agents, AI Cards e altre funzionalità IA premium prima di sottoscrivere un piano a pagamento.
Vantaggi, svantaggi e limiti di ClickUp
I punti di forza di ClickUp:
- Consolidamento: attività, documenti, chat, dashboard e IA in un unico spazio di lavoro. Dopo il passaggio a ClickUp, i team sostituiscono regolarmente più di 3 strumenti
- Personalizzazione: stati, campi personalizzati, tipi di attività, viste e automazioni si adattano al modo di lavorare del tuo team, non il contrario
- IA integrata nel flusso di lavoro: Brain² non è un semplice chatbot aggiuntivo. È integrato nelle tue attività, nei tuoi documenti e nelle tue chat con il contesto completo della tua area di lavoro, quindi fornisce risposte basate sul tuo lavoro effettivo.
- Un piano gratis davvero utilizzabile: un numero illimitato di attività e membri a 0 $ è una rarità in questo settore. La maggior parte dei concorrenti limita l’accesso alle funzionalità/funzioni di base o impone un limite al numero di utenti
Cosa devi sapere prima di iniziare:
- C’è molto da scoprire: ClickUp offre più funzionalità rispetto alla maggior parte degli strumenti di lavoro, quindi i team che provengono da app più semplici come Trello o Todoist potrebbero aver bisogno di qualche giorno per esplorarlo. I modelli, la configurazione guidata e Brain² rendono questo processo più veloce rispetto al passato
- La configurazione fa la differenza: i team che traggono il massimo da ClickUp sono quelli che dedicano del tempo a configurare i propri spazi, gli stati e le automazioni. Un modello di avvio rapido ti permette di essere operativo in pochi minuti e puoi perfezionarlo man mano che procedi.
- Lo spazio di archiviazione nel piano gratuito è limitato: il piano Free Forever prevede un limite massimo di 60 MB, sufficiente per progetti di piccole dimensioni. I team che lavorano con immagini, PDF o file di progettazione dovrebbero passare al piano Unlimited per avere spazio di archiviazione illimitato
- Full IA è un componente aggiuntivo a pagamento: ogni piano include l'accesso in versione di prova a Brain², ma le funzionalità IA limitate (Super Agents, AI Notetaker, modelli premium) richiedono un piano a pagamento più un componente aggiuntivo IA a partire da 9 $ al mese per utente.
- Pensato per i team, non solo per le liste di cose da fare: ClickUp è progettato per i team e riunisce diversi strumenti in un unico spazio di lavoro. Se hai bisogno solo di un’app personale per le liste di controllo, potrebbe offrirti più di quanto ti serva al momento, ma sarà pronto quando le tue esigenze cresceranno
In sintesi: ClickUp premia i team che dedicano un po’ di tempo alla configurazione. Se stai sostituendo un insieme disorganico di strumenti scollegati tra loro e desideri avere tutto in un unico posto, quel tempo ti ripagherà rapidamente.
ClickUp è migliore di Asana, Notion e Trello?
Vediamo come si posiziona ClickUp rispetto ad altri strumenti di project management.
| Funzionalità | ClickUp | Asana | Notion | Trello |
| Viste delle attività | Oltre 15 visualizzazioni, tra cui Gantt, Kanban, Calendario, Elenco, Mappa mentale e altro ancora | Elenco, Bacheca, Calendario, Sequenza | Bacheca, Elenco, Calendario (senza Sequenza/Gantt integrati) | Bacheca Kanban integrata, Calendario e altre funzionalità (tramite Power-Up) |
| Monitoraggio del tempo | Monitoraggio del tempo e preventivi integrati | Disponibile nei piani Premium e Business | Non dispone di una funzione nativa di monitoraggio del tempo; può integrarsi con strumenti di terze parti | Disponibile tramite Power-Up (ad es. Time Doctor, Harvest) |
| Documentazione e wiki | Documenti, blocco note e lavagne online integrate | Funzionalità limitate; incentrato principalmente sulle attività | Funzionalità di documentazione complete con formattazione di testo ricco | Limitato; è possibile utilizzare allegati o link a documenti esterni |
| Automazioni | Automazioni avanzate con logica condizionale e trigger personalizzati | Automazioni di base nei piani Premium e Business | Non dispone di automazione nativa; può essere integrato con strumenti di terze parti | Automazione Butler (disponibile nei piani Business Class ed Enterprise) |
| Monitoraggio degli obiettivi | Funzionalità "Obiettivi" integrata con traguardi misurabili e monitoraggio dei progressi | Disponibile nei piani Premium e Business | Non è presente una funzione nativa di monitoraggio degli obiettivi; è possibile creare database personalizzati per monitorare gli obiettivi | Non dispone di un sistema nativo di monitoraggio degli obiettivi; è possibile utilizzare i Power-Up o strumenti esterni |
| Sprints/Agile | Pieno supporto per i flussi di lavoro Agile, tra cui pianificazione degli sprint, backlog e grafici burndown | Funzionalità Agile limitate; è possibile utilizzare Sequenza e Bacheca per flussi di lavoro Agile di base | Non offre supporto nativo per Agile; è possibile creare flussi di lavoro personalizzati utilizzando database e modelli | Supporto Agile limitato; è possibile utilizzare Power-Up come schede Agile o Corrello |
| Gestione delle risorse | Gestione nativa del carico di lavoro, pianificazione della capacità e allocazione delle risorse | Disponibile nei piani Business ed Enterprise | Nessuna funzionalità nativa di gestione delle risorse | Disponibile tramite i Power-Up (ad es. TeamGantt, Placker) |
| Integrazioni | Oltre 1.000 integrazioni, tra cui Slack, Google Drive, Zoom, Microsoft Teams e altre ancora | Si integra con strumenti popolari come Slack, Google Drive, Microsoft Teams e altri ancora | Integrazioni limitate; è possibile collegarlo a strumenti come Slack, Google Drive e GitHub tramite API o Zapier | Si integra con strumenti come Slack, Google Drive, Microsoft Teams e altri tramite i Power-Up |
| Prezzi* | È disponibile un piano Free; i piani a pagamento partono da 7 $ al mese per utente | È disponibile il piano Free; i piani a pagamento partono da 10,99 $ al mese per utente. | È disponibile un piano Free; i piani a pagamento partono da 8 $ al mese per utente | È disponibile un piano Free; i piani a pagamento partono da 5 $ al mese per utente |
Come iniziare a utilizzare ClickUp
Iniziare a utilizzare ClickUp è semplice.
Crea un account gratis e invita alcuni colleghi, così non dovrai esplorare il sistema da solo. Ti assicuriamo che l’interfaccia intuitiva non richiede alcun periodo di apprendimento.
Successivamente, crea il tuo primo spazio: pensalo come una base operativa per un progetto, un reparto o il lavoro per un cliente. Aggiungi alcune cartelle e elenchi al suo interno per suddividere ulteriormente le attività. È qui che risiedono le tue attività, pronte per essere organizzate come preferisci.
Prova diverse visualizzazioni come Elenco, Bacheca o Calendario per capire quale layout si adatta meglio al tuo stile. Non esitare a sperimentare: potrai sempre cambiare in un secondo momento.
Vuoi una marcia in più? Attiva Brain² per farti aiutare a configurare l’area di lavoro. Può creare elenchi e attività, assegnare stati pertinenti e fornirti un flusso di lavoro completo personalizzato in base alle tue preferenze.
Infine, collega i tuoi strumenti preferiti, invita il resto del tuo team e parti in quarta. Prima inizi a lavorare con ClickUp, prima ti chiederai come hai mai fatto a gestire il lavoro senza di esso.
⭐ Bonus: impara a usare ClickUp più velocemente con ClickUp University. Se il tuo team vuole padroneggiare le funzionalità personalizzabili di ClickUp senza dover tirare a indovinare, ClickUp University è il punto di partenza ideale. Avrai a disposizione tutorial video che consentono agli utenti di imparare al proprio ritmo e acquisire sicurezza con flussi di lavoro reali. Ogni modulo offre preziose informazioni su come i team utilizzano ClickUp nella pratica, così potrai apprendere tecniche che si applicano direttamente ai tuoi processi di organizzazione di eventi e logistica.
Centralizza il tuo lavoro e aumenta la produttività con ClickUp
Se ti ritrovi a passare da uno strumento all’altro per scopi diversi, come attività, documenti, chat, obiettivi, sprint o promemoria, ClickUp è l’unico spazio di lavoro di cui hai davvero bisogno.
Questo software riunisce tutti gli aspetti del tuo lavoro. Progetti complessi, liste di controllo veloci, conversazioni di gruppo e persino le tue cose da fare personali sono organizzate e personalizzabili in software di project management.
Devi pianificare il lancio di un prodotto? Gestire uno sprint Agile? Prendere appunti durante le riunioni e assegnare attività da svolgere al volo? ClickUp ti permette di gestire tutto in un unico posto.
Grazie a potenti visualizzazioni come i diagrammi di Gantt, le bacheche, i calendari e le lavagne online, oltre all’IA integrata, alle automazioni e alle integrazioni, ClickUp permette a tutti di rimanere allineati sull’avanzamento del progetto.
👉 Sei pronto a sostituire tutte quelle app in più? Inizia oggi stesso a usare ClickUp e riunisci tutto il tuo lavoro in un unico posto.
Domande frequenti su "A cosa serve ClickUp?"
ClickUp serve a gestire il lavoro di un intero team all’interno di un unico spazio di lavoro. Progetti, attività, documenti, chat, dashboard e IA convivono tutti insieme, sostituendo strumenti separati come Asana, Notion, Slack e Trello. I team lo utilizzano per la project management, la gestione delle attività, lo sviluppo di software, la collaborazione, la reportistica, il CRM e oltre 15 altri flussi di lavoro. Brain², l’intelligenza artificiale sensibile al contesto di ClickUp, aggiunge funzionalità di ricerca intelligente, automazione e creazione di contenuti in ogni ambito.
Sì. ClickUp offre un piano Free Forever con attività illimitate, membri illimitati, documenti collaborativi, Calendario, bacheche Kanban e gestione degli sprint. Non è richiesta alcuna carta di credito, né vi sono limiti di tempo. Avrai inoltre accesso in prova alle funzionalità dell’IA Brain². I piani a pagamento (Unlimited a 7 $/utente/mese, Business a 12 $/utente/mese ed Enterprise) aggiungono spazio di archiviazione illimitato, automazioni avanzate e controlli amministrativi. Le funzionalità complete dell’IA sono disponibili come componente aggiuntivo a partire da 9 $/utente/mese.
Il principale compromesso di ClickUp è la complessità. La stessa flessibilità che gli permette di sostituire diversi strumenti implica che ci sia molto da esplorare all’inizio. I team che provengono da app più semplici potrebbero aver bisogno di qualche giorno per orientarsi, anche se i modelli e la configurazione assistita dall’intelligenza artificiale rendono questo processo più veloce rispetto al passato. Il piano Free Forever limita lo spazio di archiviazione a 60 MB, mentre le funzionalità complete di IA richiedono un componente aggiuntivo a pagamento. ClickUp è pensato per i team che desiderano consolidare più strumenti, quindi gli utenti singoli che hanno bisogno solo di una semplice lista di controllo potrebbero trovare che offra più di quanto sia loro necessario al momento.
ClickUp è molto diffuso perché riunisce in un unico spazio di lavoro la project management, i documenti, la chat e l’intelligenza artificiale, riducendo i costi e il tempo necessario per passare da una sottoscrizione all’altra. È utilizzato da oltre 5 milioni di team e, solo nel 2025, gli utenti hanno creato più di 3,6 miliardi di attività. La sua personalizzazione consente ai team di ingegneria, marketing, commerciali, risorse umane e operazioni di lavorare tutti sulla stessa piattaforma senza compromettere il modo in cui ciascun team struttura il proprio flusso di lavoro.