¿Quieres aprender sobre gestión de proyectos por correo electrónico?
La gestión de proyectos por correo electrónico ayuda a los gestores de proyectos y a los equipos a trabajar de forma más eficiente, ya que les permite comunicarse y trabajar desde sus bandejas de entrada de correo electrónico.
Sin embargo, revisar montones de correos electrónicos para la gestión de proyectos puede parecer una tarea agotadora. 🤯
Ojalá existiera una herramienta que te librara de esa pesadilla...
¿Es un pájaro? ¿Es un avión? No, ¡es una herramienta de gestión de proyectos por correo electrónico!
Las herramientas de gestión de proyectos por correo electrónico convierten las bandejas de entrada en entornos de trabajo colaborativos, lo que ahorra un tiempo valioso y aumenta la eficiencia del equipo.
Pero, ¿cuál es la mejor herramienta de gestión de proyectos por correo electrónico para ti?
No te preocupes, estamos aquí para ayudarte. 🦸
En este artículo, explicaremos qué es la gestión de proyectos por correo electrónico, cuál es la mejor herramienta para gestionar proyectos en Gmail y Outlook, y cuáles son las ventajas de la gestión de proyectos por correo electrónico.
Empecemos.
¿Qué es la gestión de proyectos por correo electrónico?
La gestión de proyectos por correo electrónico consiste en utilizar la bandeja de entrada de tu correo electrónico para gestionar proyectos. Esto incluye utilizarla para crear y asignar tareas, gestionar plazos y comunicaciones específicas de las tareas.
Pero los clientes de correo electrónico como Gmail y Outlook no están diseñados para la gestión de proyectos, ¿verdad?
No, no lo son. ¡Por eso tienes herramientas de gestión de proyectos basadas en el correo electrónico!
Con el software de gestión de proyectos basado en el correo electrónico, puedes realizar el seguimiento de las tareas, comunicarte con los miembros del equipo y las partes interesadas externas, e incluso añadir listas de tareas pendientes, todo ello a través de tu correo electrónico.
Después de todo, ¿hasta dónde puede llegar el correo postal?
Y aunque nuestros buenos amigos Gmail y Outlook no están realmente diseñados para la gestión de proyectos, el software de gestión de proyectos por correo electrónico ayuda a salvar esa brecha.
Descubramos cómo...
A. Gestión de proyectos con Gmail
Gmail te permite convertir los correos electrónicos en tareas, pero solo con la ayuda de una herramienta de gestión de proyectos específica que se integra con Google Apps.
Esto es lo que puedes hacer con la gestión de proyectos de Gmail :
- Añade a los miembros del equipo a una lista de correo electrónico de Grupos, para que todos los miembros del equipo reciban las actualizaciones a través de una sola dirección de correo electrónico.
- Utiliza calendarios compartidos para las actualizaciones de los proyectos y los horarios de las reuniones.
- Almacena tus documentos en una unidad de uso compartido con seguridad.
- Clasifica automáticamente los correos electrónicos importantes utilizando la bandeja de entrada con prioridad de Google.
- Utiliza la función integrada de uso compartido de pantalla de Google Meet.
- Utiliza los Documentos de Google y las Hojas de cálculo de Google para colaborar en tiempo real y chatear dentro de los archivos.
- Utiliza Google Forms para crear y compartir encuestas y formularios en línea.
- Utiliza el control de versiones para volver a versiones anteriores de los documentos sin perder información.
- Realiza un seguimiento y colabora en las tareas utilizando un diagrama de Gantt en las Hojas de cálculo de Google.
- ¡Incluso puedes hacer la conexión entre Alexa y Google Assistant y dictar tu lista de tareas pendientes!
B. Gestión de proyectos en Outlook
Con las herramientas de gestión de proyectos integradas en Outlook, su equipo tendrá una mejor perspectiva de sus responsabilidades. Microsoft Outlook le permite crear tareas con recordatorios, fechas límite y listas de tareas pendientes sin necesidad de software adicional.
Sin embargo, con una herramienta dedicada a la gestión de proyectos en Outlook, también puedes:
- Añade tareas del proyecto a un calendario compartido para realizar el seguimiento de las tareas.
- Utiliza la función de consolidación para recopilar correos electrónicos, información de contacto y citas.
- Agrupa automáticamente los correos electrónicos según el proyecto al que pertenecen.
- Utiliza el diario para planificar proyectos.
- Asigna tareas a los miembros del equipo del proyecto.
- Realiza un seguimiento del tiempo facturable y total dedicado a un proyecto.
- Exporta datos a diferentes formatos de archivo.
- Celebra reuniones de proyectos con Microsoft Teams.
En resumen, como herramienta independiente de gestión de proyectos, Outlook apenas cumple los requisitos mínimos.
Será como hornear un pastel con una tostadora. Podrías intentarlo, pero no es la mejor manera, ¿verdad?
Lo mejor es optar por una herramienta de gestión de proyectos compatible con Outlook que te ofrezca muchas más funciones.
Bonus: ¡Alternativas al correo electrónico!
¿Qué hay que buscar en una herramienta de gestión de proyectos por correo electrónico?
Hay muchas herramientas de gestión de proyectos por correo electrónico entre las que elegir, pero para encontrar la mejor para tu equipo, ten en cuenta qué funciones necesitas y los KPI de marketing por correo electrónico que deseas seguir.
Algunas de las funciones esenciales de una aplicación de gestión de proyectos por correo electrónico son:
Echemos un vistazo rápido a estas funciones:
1. Integración del correo electrónico
No se puede tener una herramienta de gestión de proyectos por correo electrónico sin una integración de correo electrónico, ¿verdad?
La herramienta que elijas debe integrarse con plataformas populares, como Gmail o Outlook.
La integración bidireccional también garantiza que las actualizaciones de tu herramienta de gestión de proyectos aparezcan en tu cuenta de correo electrónico personal.
Ayudará a tu equipo a estar sincronizado (¿lo pillas?).
2. Planificación y programación
La gestión de proyectos por correo electrónico se centra principalmente en la planificación de proyectos. Por lo tanto, no hace falta decir que la herramienta que elijas debe tener funciones de planificación y programación.
Te permitirá asignar tareas a los miembros del equipo, establecer plazos y organizar las tareas del proyecto a través del correo electrónico.
¡Echa un vistazo a estas herramientas de productividad para el correo electrónico!
3. Colaboración en equipo
El software ideal para la gestión de proyectos por correo electrónico debería permitirte añadir comentarios a una tarea a través del correo electrónico. Todo lo que escribas o adjuntes en el correo electrónico se añadirá automáticamente como comentario a esa tarea específica.
Además, las salas de chat integradas ofrecen a tu equipo un espacio personalizado para mantener conversaciones específicas sobre las tareas. Las menciones también son una función imprescindible en cualquier herramienta de gestión de proyectos por correo electrónico, ya que te ayudan a notificar rápidamente a miembros específicos del equipo para que tomen medidas.
No te preocupes, recibirás alertas por correo electrónico con todas estas actualizaciones y mucho más.
Para obtener algunos consejos útiles sobre la colaboración en equipo, echa un vistazo a esta publicación !
4. Creación de tareas
La aplicación de gestión de proyectos por correo electrónico debe permitirte crear tareas a través de tu correo electrónico. Debes poder añadir adjuntos, fechas límite y descripciones de tareas, todo al mismo tiempo.
Sí, así es, ¡despídete de las respuestas del tipo «No he recibido tu correo electrónico» y «Se me ha olvidado tu correo electrónico»!
La mejor herramienta de gestión de proyectos por correo electrónico: ClickUp
La mayoría de los equipos comienzan y terminan sus jornadas con correos electrónicos, por lo que no es de extrañar que los gestores de proyectos necesiten una excelente solución de gestión de proyectos basada en el correo electrónico.
Y por eso deberías usar ClickUp, el software de gestión de proyectos por correo electrónico perfecto para cualquier equipo.
ClickUp es la herramienta de gestión de proyectos líder en el mundo.
Desde la creación de proyectos ilimitados hasta el seguimiento de la productividad de equipos internos o remotos, ClickUp proporciona a los equipos todo lo que necesitan para gestionar incluso los proyectos más complejos.
He aquí por qué ClickUp es el mejor software de gestión de proyectos por correo electrónico.
Imagina que ClickUp es Robin y tus correos electrónicos son Batman.
Robin, también conocido como ClickUp, evita que tus correos electrónicos se adentren en el lado oscuro:
(voz de Batman)
«El lado de los correos electrónicos perdidos y la confusión del equipo».
Y así es como se hace:
1. Envía y recibe correos electrónicos directamente desde las tareas.
¿Cuánto tiempo ahorrarías si pudieras enviar o responder correos electrónicos al instante junto con el trabajo relevante, sin tener que cambiar de pestaña?
Con el correo electrónico en ClickUp, ¡puedes hacer precisamente eso!
- Envía y recibe mensajes de correo electrónico directamente desde las tareas de ClickUp.
- Añade adjuntos, formularios, plantillas de respuestas y mucho más.
- Organiza tus conversaciones por correo electrónico como comentarios o comentarios encadenados.
- Configura automatizaciones de correo electrónico para campañas de goteo y boletines informativos basados en eventos dentro de ClickUp.
Por ejemplo, puedes asignar correos electrónicos a los miembros del equipo, colaborar en envíos y respuestas, y desencadenar automatizaciones basadas en Campos personalizados, eventos de clientes e incluso seguimiento de incidencias. ¡Las posibilidades son casi ilimitadas!
Integrar tus correos electrónicos con ClickUp te ayuda a:
- Ahorra tiempo (ya no tendrás que estar cambiando de pestaña).
- Mantén tus comunicaciones organizadas
- Mantén la visibilidad en todas las conversaciones por correo electrónico.
ClickUp tiene actualmente compatibilidad con Outlook, IMAP, Office 365 y Gmail. Todos los correos electrónicos que envíes desde ClickUp parecerán haber sido enviados directamente desde tu correo electrónico, ¡sin extrañas direcciones de reenvío!
2. Crear tareas a partir del correo electrónico
Las funciones de gestión de proyectos por correo electrónico de ClickUp te permiten crear tareas enviando o reenviando correos electrónicos a listas en ClickUp.
La tarea se creará con detalles como:
- El nombre de la tarea se añadirá como asunto de tu correo electrónico.
- El cuerpo del correo electrónico se añadirá como descripción de la tarea.
- Asigna tareas utilizando etiquetas como
, en el asunto del correo electrónico. ¡Añade tantas personas asignadas o etiquetas como quieras!, - Los adjuntos del correo electrónico (incluidas las imágenes) se incluirán automáticamente como adjuntos de la tarea.
- Utiliza la etiqueta
en el asunto para añadir tarea fecha límite .
3. Comenta y adjunta archivos
¿Quieres añadir información adicional o un adjunto a una tarea existente?
Envía o reenvía un correo electrónico a esa tarea y el comentario aparecerá dentro de la tarea junto con el adjunto.
Si te preocupan las imágenes y los diseños, ClickUp captura el correo electrónico HTML en su totalidad, por lo que tu contenido se verá como nuevo.
No se preocupen, diseñadores gráficos, ¡les apoyamos!
4. Responder a las notificaciones
El software de gestión de proyectos por correo electrónico de ClickUp te permite responder a notificaciones sobre tareas de ClickUp.
Solo tienes que responder al correo electrónico de notificación con el ID de correo electrónico asociado a tu cuenta de ClickUp y la respuesta se añadirá como comentario junto con cualquier adjunto.
¿Qué te parece esta comodidad? 😉
5. Automatización del reenvío de correos electrónicos
Si eres Mr. Popular y recibes montones de correos electrónicos, puedes gestionar múltiples proyectos creando una regla de automatización del reenvío de correos electrónicos.
La función crea automáticamente tareas para ti cuando llega un nuevo correo electrónico a tu bandeja de entrada.
Después de todo, Batman tiene cosas mejores que hacer que lidiar con innumerables correos electrónicos, ¿no?
6. Integraciones con Gmail y Outlook
Recuerda que, sin las integraciones con Gmail y Outlook, una aplicación de gestión de proyectos por correo electrónico es simplemente inútil.
Algo así como Batman y Robin, que no pueden luchar contra los villanos sin sus artilugios (y sus icónicos trajes, por supuesto).
Por eso ClickUp ofrece potentes integraciones con Gmail y Outlook, lo que hace que la gestión de proyectos por correo electrónico sea pan comido.
Puedes:
- Crea tareas cómodamente desde tu cuenta de Gmail o Outlook.
- Convierte al instante los correos electrónicos en tareas.
- Adjunta correos electrónicos a las tareas.
- Sube los adjuntos de los correos electrónicos a la tarea automáticamente.
7. Añade tareas sobre la marcha
ClickUp te permite guardar tareas y direcciones de correo electrónico en tu agenda de contactos con facilidad. De esta manera, puedes añadir tareas y comentarios de los correos electrónicos a tu lista de tareas con un solo clic durante tu pausa para el café. 🍵
8. Una potente extensión de Chrome
¿Quieres tomar el control de tu bandeja de entrada?
¡Utiliza la potente extensión de Chrome de ClickUp!
La extensión te permite crear tareas a partir de correos electrónicos e incluso adjuntar correos electrónicos completos a las tareas.
¡Ve, vuelve atrás o descarga tus correos electrónicos con facilidad!
Para gestionar proyectos y tareas de forma eficiente, la extensión ClickUp para Chrome también te permite:
- Realiza un seguimiento del tiempo que llevan las tareas.
- Captura, edición y adjunta capturas de pantalla.
- Recorta sitios web y añádelos a las tareas o documentos de ClickUp.
¡Pero eso no es todo lo que ClickUp tiene para ofrecerte!
Además de un fantástico plan Free, este software de gestión de proyectos por correo electrónico también ofrece otras funciones, como:
- Más de 50 automatizaciones de tareas: automatiza las tareas periódicas y optimiza tu flujo de trabajo.
- Panel: crea tu propio panel de control de proyectos con personalizaciones como gráficos de velocidad, burnup, burndown y flujo acumulativo, y realiza el uso compartido con todo tu equipo.
- Mapas mentales: visualiza tareas y planifica proyectos e ideas con facilidad.
- Campos personalizados: crea un campo personalizado para la creación de contenido, la contratación, el equipo de ventas y mucho más.
- Plantillas: utiliza una plantilla ya preparada para adelantarte en cualquier proyecto específico.
- Varias vistas: elige cómo quieres ver los proyectos utilizando vistas como el cronograma, la carga de trabajo, el tablero Kanban y mucho más.
- Estados de tareas personalizados: crea un estado de proyecto según tus necesidades.
- Prioridades de las tareas: crea prioridades para las tareas en función de su urgencia.
- Dependencias de tareas: ayuda a tu equipo a completar las tareas en el orden correcto.
- Derechos de acceso personalizados: comparte tu entorno de trabajo de ClickUp con una parte interesada sin comprometer la privacidad.
Es como ser un niño en una tienda de golosinas: ¡hay tantas funciones interesantes que probar!
¿Cuáles son las ventajas de la gestión de proyectos por correo electrónico?
Además de ayudar a los equipos a comunicarse y trabajar en un espacio centralizado, otras ventajas del software de gestión de proyectos por correo electrónico son:
1. Hub de información centralizado
Las herramientas de gestión de proyectos por correo electrónico proporcionan a los equipos un espacio en el que pueden acceder y almacenar fácilmente la información del proyecto. Los miembros del equipo, las tareas del proyecto y el progreso... todo almacenado en una zona centralizada.
¿Sabes lo que significa esto?
¡Ya no tendrás que cambiar entre un millón de pestañas solo para encontrar lo que necesitas! 😍
2. Curva de aprendizaje mínima
Las herramientas de gestión de proyectos basadas en el correo electrónico son fáciles de manejar, ya que básicamente añaden una capa adicional a tu bandeja de entrada original.
Los miembros del equipo pueden adaptarse rápidamente y no tardarás mucho en integrar la herramienta en tu flujo de trabajo habitual.
¿Quieres aprender a gestionar mejor los flujos de trabajo? Lee nuestra guía detallada aquí .
3. Agiliza la comunicación
Con el software de gestión de proyectos por correo electrónico, todos los miembros del equipo y los gestores de proyectos dispondrán de una forma optimizada de comunicarse entre sí.
Además, la mayoría de las herramientas de gestión de proyectos cuentan con salas de chat que proporcionan a los equipos un espacio más personalizado para una comunicación eficaz.
Los miembros del equipo tienden a participar y responder más en este entorno, y ¿a quién no le gustan los emoticonos para ayudar a transmitir sus ideas? 😁
4. Delegación eficaz de tareas
¡Tú tienes una tarea, tú tienes una tarea, todos tienen una tarea!
Con la creación y asignación de tareas por correo electrónico, habrá menos confusión en el equipo, ya que las tareas de cada uno estarán perfectamente organizadas.
No es necesario enviar un correo electrónico a un miembro del equipo y poner en copia a media empresa para informar sobre las novedades de una tarea.
¡Solo tienes que abrir tu aplicación de gestión de proyectos para ver el progreso del proyecto!
5. Ahorra tiempo
Con el software de gestión de proyectos por correo electrónico, ya no tendrás que sacar tu lado más malvado para intentar encontrar formas de destruir esa larga cadena de correos electrónicos.
¿Cómo?
Las herramientas de gestión de proyectos te ayudan a ahorrar tiempo al eliminar las largas cadenas de correo electrónico, los registros en papel y la clasificación de documentos.
Como todos los documentos relacionados con la empresa y los proyectos se almacenan en un solo lugar, tu equipo de proyecto ya no tendrá que dedicar horas a completar tareas administrativas. ¡Hurra! 🥳
Conclusión
Aunque siempre puedes seguir utilizando tu bandeja de entrada tradicional, esta no te ofrece un hub de datos centralizado ni la posibilidad de realizar el seguimiento de las tareas, el progreso y los plazos.
Sin embargo, con la herramienta de gestión de proyectos por correo electrónico adecuada, podrás hacer eso y mucho más.
Si estás buscando la herramienta definitiva de gestión de proyectos por correo electrónico para llevar tu gestión de tareas al siguiente nivel, no busques más: ClickUp es lo que necesitas.
Con funciones que van desde la integración del correo electrónico hasta la creación automatizada de tareas, ClickUp ayuda a los equipos a gestionar con facilidad incluso los proyectos más difíciles.
¡Consigue ClickUp gratis hoy mismo y aprovecha el poder de la gestión de proyectos por correo electrónico!
