La guía definitiva para la gestión de proyectos de Google

entonces, es.. Google gestión de proyectos ¿es el software una realidad?

No..

Pero en cierto sentido, sí.

Vamos a explicar:

Google no tiene un software completo dedicado a la gestión de proyectos. Pero sí ofrece algunas aplicaciones que responden en cierta medida a necesidades específicas de gestión de proyectos.

Estas aplicaciones de Google herramienta de gestión de proyectos s son ampliamente utilizadas por las organizaciones para la colaboración en equipo, la gestión de documentos y mucho más.

pero la cuestión es si su organización necesita estas herramientas de Google

google https://clickup.com/blog/project-management-chart/ aplicaciones de gestión de proyectos /%href/

? En este artículo, hablaremos de las ventajas de utilizar diferentes apps de Google, de si realmente ayudan en la gestión de proyectos y destacaremos

una herramienta específica que puede solucionar todos sus defectos.

Vamos a empezar.

¿Cuáles son las diferentes apps de gestión de proyectos de Google?

¿Tiene Google software de gestión de proyectos?

Algo así.

Su nombre es Suite... G-Suite .

G-Suite (ahora

conocido como Google Workspace

) es una colección de herramientas de gestión de proyectos de Google. Y es gratis, gratuito/a para todos los usuarios de la app, aplicación de Google.

Es importante notar que cada una de ellas tiene sus propios inconvenientes (

más información más adelante

), así que vamos a destacar cómo un herramienta de gestión de proyectos como ClickUp puede ayudarte a potenciar sus funciones.

PS: ClickUp es una herramienta de gestión de proyectos que equipos de Google utilizar

A continuación te presentamos cada una de estas apps de Google:

1. Hojas de cálculo de Google

La mayoría de nosotros conocemos esta app. Hojas de cálculo de Google es un software de hojas de cálculo algo así como Microsoft Excel aunque un poco menos intimidante

lo que lo hace único es que está basado en la nube

Tu equipo puede editar y colaborar en tiempo real en una hoja de cálculo de Google, y todos tus datos y ediciones se encuentran en un lugar, incluso si tu equipo es remoto 50% de los estadounidenses con empleo considera que revisar el correo electrónico a lo largo del día les distrae y no les hace ser más productivos. El uso de Hojas de cálculo de Google reduce la sobrecarga de notificaciones y correos electrónicos, lo que aumenta la productividad y mantiene la concentración del equipo.

Esto significa que no tendrás que ver otro archivo de proyecto llamado "Hoja de Excel final v4.0" en tu escritorio.

menos mal

**Pero, ¿cómo te ayuda con la gestión de proyectos?

Todo tu equipo puede utilizar una hoja de cálculo de Google compartida para crear listas de tareas y un registro detallado de las mismas plan del proyecto que pueden ver todos los miembros de su equipo.

Eso les dará una idea del objetivo del proyecto y de cómo llevarlo a cabo; así podrá llevar a cabo la planificación del proyecto y la colaboración a través de un Calendario de Google Hojas de cálculo de Google Calendar .

También puede crear hojas de cálculo de Hojas de cálculo de Google para obtener una visión general de todo el proyecto, aunque requerirá un poco de trabajo manual.

¿Qué no puedes hacer con Hojas de cálculo de Google?

Dejemos que el gato salga de la bolsa.

Hojas de cálculo de Google es sólo un

/ref/ https://clickup.com/es-ES/blog/26240/hoja-de-calculo-de-gestion-de-proyectos/ hoja de cálculo /%href/

y no está diseñado para la gestión de proyectos. Eso significa que no hay listas de tareas pendientes, ni programador de tareas, ni rastreador de proyectos nada.

es como intentar construir una casa con un martillo y un clavo

Simplemente no va a funcionar.

Sin embargo, lo que puede funcionar es Clickup's Incrustar vista .

Aquí puedes acceder fácilmente a las Hojas de cálculo de Google sin tener que salir de una herramienta de gestión de proyectos totalmente funcional como ClickUp.

Sin embargo, si todavía necesitas una alternativa, ClickUp's Vista Tabla tiene todo lo que necesita . Es como un cruce entre una hoja de cálculo y una herramienta de gestión de tareas.

Esto es lo que puedes hacer:

• Ver los detalles de las tareas de un solo vistazo, como el estado, la persona asignada, la fecha límite, las prioridades, etc.
• Selección y tareas en bloque
• Anclar y ocultar columnas
• Exporte datos con facilidad

Escanee grandes cantidades de información con la vista Tabla de ClickUp

¿No está convencido? Más información sobre los pros y los contras de Hojas de cálculo de Google para la gestión de proyectos .

2. Documentos de Google

Esta herramienta de procesamiento de textos es compatible con la edición en tiempo real, lo que la convierte en una de las más populares mejor colaboración herramientas documentales.

¿Cómo ayuda a la gestión de proyectos?

Todos los miembros de tu equipo tienen acceso a un único documento de Google donde pueden añadir sus ediciones, comentarios, etc.

Todo ello en tiempo real

¿Qué es lo que no puedes hacer con Documentos de Google?

Documentos de Google no te permite gestionar tareas. Se trata de crear y editar documentos. Lo más que puedes hacer es crear un plan de proyecto.

Es frustrante, pero tendrás que utilizar otro software que te ayude a gestionar tus tareas y proyectos.

Por suerte ClickUp tiene Documentos que también puede ocuparse de sus tareas

Con ClickUp Docs, puede crear y colaborar en documentos mientras los almacena todos en un solo lugar.

Guías relacionadas 👉_ Gantt gráficos en Google Docs & CREACIÓN DE UNA CRONOGRAMA EN GOOGLE DOCS Aquí hay algunas cosas que ClickUp Docs puede hacer (que Documentos de Google no puede):

• Crear y asignar tareas dentro de Docs
• Revisar las relaciones de la página en la que te encuentras o las relaciones de todo el documento
• Acceder rápidamente a plantillas desde la barra lateral derecha
• Activar el modo Enfoque para dirigir la atención a una sola frase, línea o párrafo dentro de un documento
• Cambie el formato de una página arrastrando y soltando bloques, incluidas pancartas, elementos de (la) lista de control, tablas, etc

Arrastre y suelte bloques para reformatear su documento

Y si todavía no puedes desprenderte de Documentos de Google, también puedes acceder a él desde ClickUp mediante la vista incrustada

vea esto alternativas de Google Docs

3. Google Drive Google Drive es donde puedes almacenar y organizar todos los Documentos de Google y otros archivos y proyectos. Te ofrece 15 GB de espacio de almacenamiento gratuito/a sin conexión.

¿Qué puedes hacer con Google Drive?

Puedes acceder a los archivos de Google Drive desde cualquier dispositivo, en cualquier momento y en cualquier lugar.

¿Cómo ayuda con la gestión de proyectos_?

Te permite organizar los archivos en carpetas y subcarpetas para estructurar mejor los proyectos.

También puedes compartir tus carpetas de Google Drive con los miembros de tu equipo, partes interesadas ...cualquiera, en realidad.

¿Dónde se queda corto?

Google Drive se limita a almacenar y gestionar documentos.

No puedes crear y asignar tareas dentro de Drive, ni puedes usarlo para la elaboración de informes.

Sin embargo, puedes añadir tus carpetas de Google Drive a tu entorno de trabajo de ClickUp para asegurarte de que todos tus archivos están en el mismo lugar que tus proyectos.

4. Google Slides

Google Slides se puede utilizar para crear presentaciones visualmente atractivas .

De hecho, Google Slides y Microsoft Powerpoint son como hermanos.

Y como en toda pareja de hermanos, hay uno que siempre es mejor en todo.

En este caso, es Powerpoint (¡lo siento, Slides!)

¿Pero cómo ayuda en_ gestión de proyectos?

Con Google Slides puedes esbozar tu visión del proyecto mediante diagramas, tablas y otras herramientas visuales.

¿Qué no puedes hacer con Google Slides?

Slides tiene muy pocas plantillas, efectos de transición y efectos especiales en comparación con su exitoso hermano mayor.

Esto puede ser un problema si quieres crear una presentación deslumbrante y creativa.

pongámoslo de esta manera: Si una presentación de Powerpoint es una película de Pixar, entonces una presentación de Slides es una animación con figuras de palitos

5. Google Calendar

puede que tengas un calendario de pared de lujo, pero ¿cuándo fue la última vez que lo usaste?

Ahí es donde entra Google Calendar.

¿Cómo te ayuda a gestionar proyectos?

Puedes utilizarlo para crear un calendario para cada proyecto . Y puedes programar todas las tareas de tu proyecto en cualquier lugar del calendario.

Además, puedes impulsar la colaboración y la comunicación en equipo enviando invitaciones y programando reuniones a través del calendario.

¿En qué se queda corto? Calendario de Google puede llegar a ser difícil de leer si tienes demasiadas citas o eventos en un día.

Y para ser honesto, es bastante aburrido de ver.

Y eso puede ser un problema si vas a pasarte horas mirándola cada semana

(Ahora ese calendario de pared tan elegante no tiene tan mala pinta, ¿verdad? 😉)

Aquí hay algo que se ve aún mejor: ClickUp's Integración con Google Calendar .

La integración permite la sincronización bidireccional entre las tareas de ClickUp y Google Calendar Calendario de Google .

Así recibirás recordatorios en ambos Calendarios para que no se te olvide ninguna tarea ni se te pase ninguna fecha límite.

al fin y al cabo, dos cabezas piensan más que una.

Sincronización bidireccional entre ClickUp y tu Calendario

6. Gmail

A menos que sigas usando la vieja y polvorienta cuenta de AOL que creaste en los 90, probablemente ya te hayas actualizado a Gmail.

¿Pero cómo ayuda Gmail en la gestión _de_proyectos?

Cuando gestionas un proyecto complejo, es posible que tengas que enviar elaboradas instrucciones o comentarios a los miembros de tu equipo.

Gmail te ayuda a organizar ordenadamente todas estas instrucciones en un solo correo electrónico. También puedes enviar archivos, vídeos, imágenes y archivos de Google Drive para mantener a todo el mundo informado.

¿Qué no puedes hacer con Gmail?

Con Gmail, hay muchas suposiciones e incertidumbre.

Una vez que has enviado un correo explicando la tarea, te quedas a oscuras.

No sabes si

• lo han visto
• lo han entendido
• lo entregarán a tiempo

Y para rematar: ¿qué pasaría si su correo electrónico fuera directamente al spam?

Y lo que es más importante: no puedes gestionar tus proyectos por correo electrónico. Es algo que puede ayudarte con la comunicación sobre los proyectos (sobre todo si lo has añadido a tu escritorio para su uso sin conexión), pero definitivamente no es algo que pueda ayudarle a gestionar proyectos.

no puedo creerlo

Todos hemos pasado por esto antes.

¿Cómo consigues que tus proyectos y tus correos electrónicos funcionen juntos?

Con la ClickApp de correo electrónico, puedes enviar y recibir correos electrónicos directamente desde tu entorno de trabajo.

De esta manera, es fácil gestionar todos tus correos electrónicos junto con tus proyectos, manteniendo todo organizado en un solo lugar.

Se acabaron los malabarismos entre pestañas

7. Formularios de Google

Los Formularios de Google son como el 'Internet Explorer' de las herramientas de encuestas a clientes.

Por supuesto, no es la mejor ni la más llamativa, pero es la aplicación predeterminada/a cuando se trata de crear y compartir formularios. Es (discutiblemente) rápido y fácil de usar, y tiene el trabajo terminado.

**_¿Cómo ayuda en la gestión de proyectos?

Google Formularios permite crear encuestas en pocos minutos. De esta forma, puedes pedir a tus colaboradores, clientes o patrocinadores que opinen sobre tus servicios o proyectos.

¿Qué no puedes hacer con los Formularios de Google?

Como toda herramienta por defecto, Google Formularios tiene funciones muy limitadas.

(No es de extrañar que lo primero que haga la gente con un ordenador nuevo sea asegurarse de que Internet Explorer no es su navegador de cabecera)

No hay muchos campos o plantillas para elegir en Formularios.

Sin embargo, si quieres crear formularios superdetallados y personalizables, ClickUp's Vista de formularios es la mejor Alternativa a Google Formularios .

Sólo tienes que arrastrar y soltar los campos que necesites en tu formulario. Puede elegir entre campos como Nombre de la tarea, Valoración, Rótulos, Adjuntos, Ubicaciones y mucho más.

¿Te gusta lo que has creado?

También puede marcar como favorito su formulario como plantilla para utilizarlo en el futuro.

8. Tablas de Google

La última incorporación a la "suite" de herramientas de gestión de proyectos de Google, Google Tables, puede ayudarte a gestionar los flujos de trabajo de tus proyectos.

¿Cómo te ayuda en la gestión de proyectos?

Google Tables es una buena forma de gestionar varios procesos en tu embudo y automatizar determinados procesos. Por ejemplo, puedes utilizar Tablas para gestionar tus tareas informáticas y hacer un seguimiento de su pendiente.

¿Es Google Tables perfecto?

Aunque Tables es sin duda la herramienta de Google más centrada en los proyectos, dista mucho de ser ideal. Por ejemplo, estás limitado a usar una tabla, no hay mucho más disponible.

Y aunque de vez en cuando necesites tablas, no son todo lo que necesitas para la gestión de proyectos. Por eso tiene sentido echar un vistazo a ClickUp's Vista Tabla en su lugar.

Te ofrece todas las funciones que te ofrece Tablas, junto con la posibilidad de compartirlas públicamente y cambiar rápidamente entre otras vistas. De esta manera, puedes cambiar entre una tabla, una lista, un tablero Kanban, y más, ¡todo en cuestión de segundos!

Cinco limitaciones del software de gestión de proyectos de Google (con soluciones)

No podemos cambiar el hecho de que el software de gestión de proyectos de Google tiene algunos defectos importantes. Pero lo que podemos hacer es ayudarle a conseguir alrededor de ellos.

Problema 1: No hay forma de seguimiento de metasTodo nuevo proyecto tiene una meta o varias.

Con Google Calendar, usted puede:

• marcar metas
• programar el tiempo para las metas..

Y eso es todo, amigos

pero, ¿qué pasa con el seguimiento de las metas?

Lamentablemente, ninguna herramienta de gestión de proyectos de Google puede garantizar que seas capaz de seguir tus metas.

es una pena, lo sabemos.

La solución de ClickUp: MetasCon la función Metas de ClickUp, puede realizar un seguimiento, planificar y gestionar todo lo imaginable. Estas Metas se dividen a su vez en Objetivos mensurables. Todo lo que tiene que hacer es completar sus Metas para cumplir su Objetivo

También dispone de una gran flexibilidad en lo que respecta a estos objetivos.

Sus objetivos pueden ser:

• Números
• Listas de tareas
• Dinero
• Y prácticamente todo lo que necesites para acercarte a tus Metas

Los objetivos son resultados mensurables

Problema 2: No hay funciones de gestión de tareas de proyectos

Espera... ¿qué pasa con las Tablas de Google?

Aunque las Tablas pueden ayudarte a gestionar tareas, no es una buena forma de hacerlo.

Recuerda que un solo proyecto se compone de toneladas de tareas. Y a veces, hay varios proyectos que se ejecutan simultáneamente. Además, hay varias personas trabajando en cada proyecto, llevando a cabo tareas específicas.

Ahora imagina gestionar todo eso con una tabla similar a una hoja de cálculo, al mismo tiempo.

Recurrir a cualquier otra herramienta de gestión de proyectos de Google no funcionará, ya que carecen de cualquier función dedicada a la gestión de tareas.

Nota: Aunque Tareas de Google existe, es más una lista personal de tareas pendientes que un software de gestión.

La solución de ClickUp: Potentes funciones de gestión de tareasCon ClickUp, puede dividir sus enormes tareas en pequeñas tareas manejables

subtareas . Cada subtarea puede tener un subtarea diferente persona asignada , prioridad, y fecha límite. Si quieres que todo esté en su sitio (como Ricitos de Oro 👱🏻‍♀️), te encantará Listas de control. Son simples listas de tareas pendientes que muestran los pasos exactos que hay que dar para completar una tarea. Incluso los gestores de proyectos tienen sus propias listas de control listas de control ¡!

Asigne rápidamente elementos de (la) lista de control a los miembros de un equipo Estados le permiten llevar un seguimiento del estado de la tarea. Por ejemplo, el estado de la tarea puede ser "Pendiente", "En curso" o "Completada", ¡o cualquier otra cosa que desee!

Puede asignar tareas a una persona, Múltiples personas asignadas o Equipos . Estas tareas aparecen en el panel de los miembros de tu equipo, para que sepan que tienen que trabajar en ellas.

Haga clic en el icono para asignar tareas a los miembros del equipo

En ClickUp, también tiene acceso a vistas flexibles de tareas . De este modo, tendrá un control total sobre cómo desea ver sus tareas. Puede ver sus tareas en una ordenada lista de pendientes, Tablero Kanban , (diagrama de) Gantt o un Calendario .

Todo depende de ti.

Prueba a hacerlo con una Tabla 😎

Problema 3: No se puede planificar o programar proyectos con eficaciaEs hora de un examen rápido:

¿Qué es lo que más necesita cuando gestiona proyectos?

1. Un plan de proyecto para que tu equipo sepa cómo completar un proyecto
2. Un sistema interactivocronograma del proyectopara que su equipo conozca la fecha de inicio y el plazo de la tarea

la respuesta es C. Ambas

Lamentablemente, las herramientas de gestión de proyectos de Google no ofrecen estas dos opciones, ya que no están diseñadas para planificar o programar proyectos de forma eficaz.

La solución de ClickUp: (diagrama de) GanttEl (diagrama de) Gantt de ClickUp es exactamente lo que necesita para planificar correctamente un proyecto y crear cronogramas.

Reasignar todas las fechas de inicio y vencimiento de las tareas contenidas

¿Por qué?

Porque este (diagrama de) Gantt interactivo le permite automáticamente:

• VisualizarDependencias de tareas para que sepas en qué tareas debes trabajar primero
• Seguimiento del porcentaje de progreso, para que sepa lo cerca o lejos que está de completar el proyecto
• Calcule suCamino crítico para ayudarte a terminar tu proyecto cuando vas justo de tiempo

Problema 4: Falta de funciones de colaboración

Cuando busque un software de gestión de proyectos, no puede pasar por alto un aspecto crucial: la colaboración.

Por desgracia, la colaboración en Documentos de Google, Hojas de cálculo de Google o cualquier otra app de gestión de proyectos de Google no es suficiente.

Claro, Tablas le permite integrar con Slack y Google Chat, pero usted todavía va a depender de una herramienta externa para sólo básico proyecto de comunicación.

Y usted quiere ser capaz de hacer mucho más que just compartir archivos y enviar mensajes.

La solución de ClickUp: Comentarios asignadosComentarios

llevar la colaboración al siguiente nivel.

Con los comentarios asignados, puedes convertir comentarios en elementos procesables y asignar tareas a los miembros de tu equipo. Los miembros de tu equipo recibirán una notificación instantánea para que puedan ponerse manos a la obra.

Haga clic en el icono para resolver los comentarios asignados

Y después de que la persona asignada haya resuelto el problema, puede simplemente hacer clic en resolver la tarea para evitar cualquier seguimiento innecesario.

Problema 5: No hay herramientas para supervisar los proyectos

como _gestor de proyectos, usted quiere saber **_cómo va el proyecto, ¿no? Seguimiento de proyectos le ayuda a mantener bajo control las operaciones y a los miembros del equipo.

Por desgracia, no hay forma de hacerlo con el software de gestión de proyectos de Google.

A no ser que quieras ordenar toneladas de filas y tablas

Sin embargo, recuerda que una tabla no da más de sí; en algún momento necesitarás una forma de hacer un seguimiento y un gráfico de tu progreso.

Soluciones de ClickUp: Paneles de controlCon los paneles de ClickUp, puede utilizar

widgets personalizables para obtener información sobre los miembros del equipo, los proyectos y las tareas, Sprints etc.

Puede utilizar estos widgets para visualizar los registros de ventas número de tareas por persona, hojas de horas lo que se te ocurra.

Do you adore Ágil ?

También puede acceder a diagramas como Flujo acumulativo , Gráficos desplegables , Gráficos de consumo , Gráficos de velocidad y muchos más para seguir el ritmo de tus proyectos.

Utilice widgets personalizables para obtener información valiosa sobre su entorno de trabajo

Pero eso no es todo lo que ClickUp tiene preparado para usted.

Aquí tiene otras funciones interesantes:

• Vista Carga de trabajo : Supervise y planifique la carga de trabajo de su equipocapacidad de trabajo Mapas mentales*: Planifica y organiza tus ideas con lostécnica de los mapas mentales* Permisos personalizados: Colaborar con las partes interesadas, patrocinadores y personas externas con acceso limitado
• Automatizaciones : Ajuste combinaciones de desencadenantes y acciones para automatizar repetitivas tareas yflujos de trabajo* Integraciones nativas: conexión con herramientas de trabajo como Evernote, Documentos de Google y Zoom

Nota: Con el plan gratuito de ClickUp, obtienes usuarios ilimitados y proyectos ilimitados, y con el plan Unlimited plan de pago no sólo tendrás almacenamiento ilimitado, ¡sino también integraciones ilimitadas!

Conclusión

Cuando se trata de motores de búsqueda, Google es el chico cool en el bloque.

Pero cuando se trata de la gestión de proyectos... umm... no tanto.

Herramientas especializadas como ClickUp hacen que el sistema de gestión de proyectos sea más eficaz y también ayudan a agilizar el flujo de trabajo.

Ofrece soluciones rápidas y sencillas para los problemas que surgen con las herramientas de gestión de proyectos de Google.

pero espera, hay más

ClickUp tiene suficientes funciones de gestión de proyectos para dar a otras herramientas de gestión de proyectos como Jira , Basecamp y Evernote ¡un momento difícil también!

Y todo esto lo hace gratis, gratuito/a.

Así que obtenga ClickUp gratis/a hoy mismo y diga adiós a sus problemas de gestión de proyectos