Als freiberuflicher Spezialist für digitales Marketing läuft Alles über Sie.
Sie schreiben Briefings. Sie nehmen Anrufe von Clients entgegen. Sie reagieren auf Feedback und behalten Termine auf Registerkarten im Auge.
Aber dieses System versagt in dem Moment, in dem Sie versuchen zu wachsen.
Sobald Sie mehr Kunden annehmen oder Ihren ersten Vollzeit-Texter oder Kundenbetreuer einstellen, werden die Lücken sichtbar. Sie jonglieren zwischen Terminen, koordinieren die Arbeit, stellen Mitarbeiter ein, richten Onboarding-Prozesse für Clients ein und kümmern sich um hundert andere Dinge.
Sie beginnen zu überlegen: Wie können Sie Ihre Marketingagentur skalieren, ohne Ihren Vorsprung zu verlieren?
Als Gründer einer wachsenden Digitalagentur verlagert sich Ihre Rolle vom Erledigen zum Entwerfen.
Plötzlich benötigen Sie wiederholbare Prozesse. Sie benötigen Vorlagen für die Aufnahme von Clients, gemeinsame Briefings und interne Überprüfungen. Sie bauen ein Geschäft auf, das ohne Ihre ständige Anwesenheit Ergebnisse liefern kann.
Genau darum geht es in diesem Leitfaden: Wie Sie Ihre Agentur für digitales Marketing mit Hilfe von Systemen und tools skalieren können.
Wann ist der richtige Zeitpunkt, um eine Marketingagentur zu vergrößern?
Eine der schwierigsten Aufgaben bei der Führung einer Agentur für digitales Marketing ist es, den richtigen Zeitpunkt für eine Expansion zu erkennen. Wenn Sie zu schnell vorgehen, laufen Sie Gefahr, Ihre Teams zu überlasten, Geld zu verschwenden oder Abstriche bei der Qualität zu machen. Wenn Sie zu lange warten, geraten Sie in einen ständigen Reaktionsmodus – überfordert, unterbesetzt und ohne Wachstumsperspektiven.
Woher wissen Sie, dass es Zeit ist?
Hier sind einige Anzeichen dafür, dass Ihr digitales Marketing-Geschäft aus seiner aktuellen Struktur herausgewachsen ist:
1. Sie lehnen trotz Nachfrage neue Clients ab
Wenn Ihre Inbound-Pipeline gut gefüllt ist, Sie aber dennoch neue Clients ablehnen müssen, ist dies ein Zeichen dafür, dass Ihre Lieferkapazitäten noch nicht ausreichend skalierbar sind.
Vielleicht sind Sie großartig darin, Marketingkampagnen zu starten. Aber ohne die richtige Infrastruktur fühlt sich jeder zusätzliche Client eher wie ein Risiko als wie eine Chance an.
📚 Weiterlesen: Client-Onboarding-Prozess mit Vorlagen
2. Sie sind der Engpass für jede Entscheidung und jedes Ergebnis
Von der Auswahl von Tools für das Projektmanagement und Marketingagentur-Software bis hin zur Freigabe von Kreativkonzepten und Kampagnen – ohne Sie läuft nichts. In einer wachsenden Digitalagentur wird dies auf Dauer unhaltbar.
Um bei der Erweiterung Ihrer Marketingdienstleistungen die Qualität aufrechtzuerhalten, benötigen Sie skalierbare Workflows, klar definierte Rollen und wiederholbare Prozesse.
3. Clients wünschen sich 360-Grad-Lösungen, die Sie alleine nicht anbieten können
Vielleicht sind Sie ein Ass in SEO. Oder in bezahlten Medien.
Ihre bestehenden Clients wünschen sich jedoch E-Mail-Automatisierung, Erstellung von Inhalten oder Influencer-Marketing. Durch die Skalierung Ihrer digitalen Marketingdienstleistungen mittels Neueinstellungen oder Partnerschaften können Sie die Größe Ihres Kundenstamms vergrößern, ohne ständig neue Clients akquirieren zu müssen.
4. Wachstum geht zu Lasten der Client-Erfahrung
Sie wissen, dass es Zeit ist, Ihre Abläufe und Prozesse zu überdenken, wenn die Ergebnisse unbeständig werden oder die Einarbeitung zu hastig erfolgt.
Eine wachsende Agentur benötigt Marketing-KPIs, SOPs und Systeme, um konstant hervorragenden Aufwand für Marketing zu erbringen.
5. Ihr Fokus hat sich von der Leistung auf das Wachstum verlagert
Sie haben sich von der Frage „Wie kann ich dieses Projekt schneller abschließen?“ zu Fragen wie diesen weiterentwickelt:
- Welche Art von Team benötige ich, um dieses Wachstum zu unterstützen?
- Entspricht unsere Botschaft den Bedürfnissen des Zielmarktes?
- Sollten wir vor der Erweiterung unseres Dienstleistungsangebots eine Marktforschung durchführen?
- Ist unsere aktuelle digitale Marketingstrategie wiederholbar und skalierbar?
🧠 Wissenswertes: Die DDB Worldwide Communications Group arbeitet seit 1959 mit Volkswagen in den USA zusammen. Eine Beziehung, die mehr als ein halbes Jahrhundert zurückreicht!
So skalieren Sie Ihre Marketingagentur (Schritt für Schritt)
Skalierung bedeutet, die Denkweise eines Freiberuflers hinter sich zu lassen und etwas aufzubauen, das auch ohne Ihr Zutun funktioniert. Hier erfahren Sie Schritt für Schritt, was Sie zu erledigen haben.
1. Produktisieren Sie Ihre Dienstleistungen
In der Anfangsphase ist es verlockend, jede benutzerdefinierte Anfrage anzunehmen. „Wir erstellen Ihre Website, schalten Ihre Anzeigen, schreiben Ihren Blog, verwalten Ihre sozialen Medien ... was auch immer Sie brauchen.“
Sicher, Sie werden dafür bezahlt, aber wenn Sie daran denken, Ihre Agentur für digitales Marketing auszubauen, stoßen Sie auf Hindernisse.
Mit produktisierten Dienstleistungen müssen Sie das Rad nicht für jeden neuen Client neu erfinden. Sie definieren:
- Was Sie zu erledigen haben
- Was ist enthalten?
- Wie lange dauert es?
- Was es kostet
📌 Beispiele für produktisierte Dienstleistungsangebote:
- SEO-Audit + 5 On-Page-Optimierungen + Dokument zur Keyword-Strategie: Für eine auf organische Suche spezialisierte Agentur für digitales Marketing
- Setup von Google Ads + 30-tägige Optimierung + Dashboard für die Berichterstellung: Für eine Performance-Marketing-Agentur
- Markenidentitätspaket: Logo, Farbe, 3 Social-Media-Vorlagen: Für eine kreative Digitalagentur
Der Vorteil für Sie besteht darin, dass Sie vorhersehbare Margen haben. Sie wissen, wie lange jedes Paket dauert, sodass Sie Ihre Preise gewinnorientiert gestalten können.
Außerdem gibt es weniger Scope Creep im Projektmanagement Ihrer Agentur. Sie können auf Ihr Angebot verweisen und sagen: „Das ist nicht enthalten, aber hier ist ein Angebot dafür.“
Der integrierte KI-Assistent von ClickUp, ClickUp Brain, hilft Ihnen dabei, benutzerdefinierte Kundenangebote zu erstellen, in denen Sie Ihre Dienstleistungen hervorheben können. Darüber hinaus können Sie damit E-Mails und Unterhaltungen zusammenfassen, Ihre Anrufe transkribieren und die nächsten Schritte in umsetzbare Aufgaben umwandeln, die Sie den richtigen Teammitgliedern zuweisen können.
2. Erstellen Sie skalierbare Liefer-Workflows
Wenn Sie Ihre Marketingagentur vergrößern, sorgen wiederholbare Workflows dafür, dass jede Marketingkampagne einen einheitlichen Ablauf hat, unabhängig davon, wer sie verwaltet.
Von der Kundengewinnung über die Kontoverwaltung, Lieferung, Rückmeldung und Berichterstellung bis hin zur Kundenabwanderung müssen Sie Systeme für die Arbeitsabläufe in Ihrer Agentur schaffen.
Wie funktioniert das?
- Standardisieren Sie Ihre Prozesse: Sparen Sie Zeit mit Prozessen, die automatisch ablaufen, und wiederverwendbaren Vorlagen, z. B. Vorlagen für Beratungsangebote, Vorlagen für die Berichterstellung im digitalen Marketing usw.
- Abhängigkeiten und Zeitleisten abbilden: Verstehen Sie, welche Aufgaben von anderen abhängig sind, damit Sie Verzögerungen nicht unvorbereitet treffen. Verwenden Sie visuelle Zeitleisten für Projekte, um Engpässe frühzeitig zu erkennen.
- Schaffen Sie einen zentralisierten Genehmigungsprozess: Sammeln Sie Feedback direkt dort, wo die Arbeit stattfindet, nämlich im Projektmanagement-Tool, um Missverständnisse zu vermeiden.
- Schaffen Sie Sichtbarkeit für Clients und interne Teams: Richten Sie Dashboards oder Übersichtsansichten ein, um die Notwendigkeit ständiger E-Mails mit Status-Updates zu reduzieren.
- Schaffen Sie eine einzige Quelle der Wahrheit: Dokumentieren Sie Ihre SOPs, Dateinamenskonventionen, Feedback-Schleifen und Zeitleisten.
Stellen Sie sich vor, Sie verwalten mehrere Client-Kampagnen, jede mit ihren eigenen Fristen, Ressourcen und Freigaben. Anstatt sich auf Tabellenkalkulationen und verstreute E-Mails zu verlassen, hilft Ihnen ClickUp, der weltweit erste konvergierte KI-Workspace, Ihr Projektmanagement in großem Maßstab zu systematisieren.
ClickUp für Projektmanagement speichert alle Ihre Dokumente, Projekte und Unterhaltungen an einem Ort. Damit schaffen Sie eine Grundlage, die Ihnen hilft:
Standardisieren Sie Ihre Lieferworkflows
Verabschieden Sie sich von verstreuten E-Mails. Richten Sie mit ClickUp Task Templates Aufgabenvorlagen für gängige Ergebnisse wie Blogbeiträge, Werbekampagnen oder Designprojekte ein. Auf diese Weise enthält jede neue Aufgabe, die Sie in ClickUp erstellen, standardmäßig dieselben Unteraufgaben, Zeitleisten und Mitarbeiter. Sie können in ClickUp sogar Benutzerdefinierte Felder und Abhängigkeiten hinzufügen, um Aufgaben weiter zu vereinfachen.
Erstellen Sie Live-Client-Dashboards
Mit ClickUp Dashboards erhalten Sie in Echtzeit Sichtbarkeit zum Projektfortschritt, ohne ständig Updates oder Anrufe tätigen zu müssen. Sie können Client-Dashboards erstellen, um Meilensteine und Liefertermine anzuzeigen, und sogar Dashboards nur zur Ansicht erstellen oder Zusammenfassungen für die Berichterstellung exportieren.
So erstellen Sie eine:
Zentralisieren Sie die Überprüfung und Freigabe von Assets
👀 Wussten Sie schon? 22,34 % der Fachkräfte gaben an, dass sie etwa einen halben Arbeitstag pro Woche mit der Suche nach den benötigten Informationen verbringen. Weitere 10,47 % verbringen sogar eineinhalb Arbeitstage pro Woche nur mit der Suche nach Informationen.
Wenn Sie über ein einziges Repository für alle Assets, Überprüfungen und Freigaben in Ihrer Agentur für digitales Marketing verfügen, verbringen Sie weniger Zeit mit der Suche nach diesen Details und haben mehr Zeit für die Arbeit an den Kampagnen.
Beispielsweise können Sie alle Ihre Inhaltsentwürfe in ClickUp Docs speichern. Mit der Prüfung in ClickUp können Sie Anzeigenmotive, PDFs, Karussells und andere Marketing-Assets überprüfen, ohne ClickUp verlassen zu müssen.
Visualisieren und verwalten Sie Zeitleisten für Kampagnen
Eine der schnellsten Möglichkeiten, um versäumte Fristen zu reduzieren, ist die Visualisierung aller Teile Ihres Projekts. ClickUp bietet eine Kalender-Ansicht für die Planung und Terminierung Ihrer Social-Media-Beiträge, Blogs usw.
Mit der ClickUp-Gantt-Ansicht können Sie Ressourcen und Zeitleisten für größere Kampagnen, Marketingstrategien oder Produkteinführungen planen. Darüber hinaus können Sie mit ClickUp Meilensteinen wichtige Ereignisse wie Übergaben, Starttermine und vieles mehr markieren.
3. Strategisch einstellen oder auslagern
Die meisten Marketingagenturen wachsen nicht, weil sie sich in die falsche Richtung entwickeln.
Sie fügen Volumen hinzu, bevor sie Struktur hinzufügen. Mehr Clients. Mehr Leistungen. Mehr „Wir finden das später heraus. ”
Anzeichen dafür, dass Sie mit dem Outsourcing von Arbeit beginnen sollten:
- Sie übernehmen Arbeit, für die Sie eigentlich keine Zeit haben, um sie zu erledigen.
- Sie setzen Ihre besten Kreativen für Aufgaben mit geringem Nutzen ein, wie das Formatieren von Präsentationen oder das Planen von Beiträgen.
- Die Innovation ist ins Stocken geraten (keine Zeit, neue KI-Marketing-Tools oder -Strategien zu testen)
- Projekte verzögern sich immer dann, wenn ein wichtiges Mitglied des Teams Urlaub nimmt oder krank wird.
- Client-Berichterstellung oder Kampagnendokumentationen werden immer mehr vernachlässigt.
- Sie führen neue Dienstleistungsangebote ein, bevor Sie interne Kapazitäten aufbauen.
Als Gründer möchten Sie nicht mit der Einstellung von zufälligen Freiberuflern, überstürzten Neueinstellungen oder überteuerten Festverträgen reagieren. Die Wahrheit ist, dass Sie nicht mehr Mitarbeiter brauchen. Sie brauchen die richtige Kombination aus Mitarbeitern und Systemen.
Das kann bedeuten, dass Sie zuerst einen Projektmanager einstellen, bevor Sie einen weiteren Designer einstellen. Oder dass Sie bezahlte Anzeigen an einen Spezialisten auslagern, damit Ihr Generalisteam nicht stundenlang YouTube-Tutorials anschauen muss, um ein mittelmäßiges Ergebnis zu erzielen.
Durch strategische Einstellungen oder Outsourcing schützen Sie das Herzstück Ihrer Agentur: die Qualität der Arbeit Ihrer Teams und deren Anity.
Mit der Workload-Ansicht von ClickUp können Sie die Kapazität Ihres Teams visualisieren. Sie können die Kapazität sogar anhand des Arbeitsplans jedes Teammitglieds im Workspace anpassen.
4. Konzentrieren Sie sich auf Kundenbindung statt auf Neukundengewinnung
Je nach Branche ist die Gewinnung eines neuen Kunden fünf- bis 25-mal teurer als die Bindung eines bestehenden Kunden. Das liegt daran, dass Sie keine Zeit und Ressourcen für die Suche nach neuen Clients aufwenden müssen. Halten Sie einfach Ihre bestehenden Clients bei Laune, denn schon eine Steigerung der Kundenbindungsrate um 5 % erhöht Ihren Gewinn um 25 bis 95 %.
Die Bindung von Clients stabilisiert das Wachstum. Um dies konsequent zu erreichen, ist es unerlässlich, den Lifetime Value (LTV) zu messen, die Einarbeitung zu optimieren und die Kommunikation zu verbessern.
- LTV zeigt Ihnen, wer Ihre besten Clients sind, nicht nur in Bezug auf die Ausgaben, sondern auch in Bezug auf Rentabilität, Langlebigkeit und strategischen Wert.
- Ein starkes Onboarding gibt die Einstellung vor. Kunden entscheiden in den ersten 2 bis 4 Wochen, ob sie Ihrem Team vertrauen.
- Kontinuierliche Kommunikation reduziert das Risiko von Kundenabwanderungen im Bereich des digitalen Marketings. Die meisten Clients verlassen Sie nicht wegen schlechter Leistungen, sondern weil sie sich ignoriert, verwirrt oder abgekoppelt fühlen.
Erwägen Sie dazu die Verwendung der Plattform für das Projektmanagement für Kreativagenturen von ClickUp, um all diese Details zu dokumentieren. Sie bietet eine Vielzahl hilfreicher Features:
Automatisierte Onboarding-Vorlagen
Erstellen Sie automatisierte Onboarding-Vorlagen, die Clients durch jeden Schritt führen. Dazu gehören Kickoff-Meetings, die Übermittlung von Assets, Vorlagen zur Zeiterfassung und die Einstellung von Kampagnenzielen, ohne jedes Mal von vorne beginnen zu müssen.
Mit der ClickUp-Vorlage für die Kunden-Onboarding können Sie beispielsweise jedes Mal ein nahtloses und konsistentes Onboarding-Erlebnis für Ihre Clients bieten.
Sie können:
- Verwenden Sie die Ansicht „Kundenaufnahmeformular“, um wichtige Info im Voraus zu erfassen (z. B. Geschäftsmodell, Ziele oder Zugangsdaten).
- Weisen Sie Aufgaben wie Kickoff-Gespräche, Erfassung des Inhalts oder Überprüfungen der digitalen Marketingstrategie mithilfe benutzerdefinierter Status wie „Onboarding-Gespräch“ oder „Teamaufgabe“ zu, um den Fortschritt zu verfolgen.
- Richten Sie Automatisierungen ein, um Erinnerungen in Form von E-Mails zu versenden oder Aufgaben-Eigentümer zu benachrichtigen, wenn ein Schritt fertiggestellt ist, damit alle auf dem Laufenden bleiben, ohne dass zusätzliche Nachfassaktionen erforderlich sind.
- Überwachen Sie den Fortschritt und die Zufriedenheit neuer Kunden mithilfe von Dashboards, damit Sie Abwanderungsrisiken frühzeitig erkennen und die Kundenerfahrung im Laufe der Zeit verbessern können.
📌 Beispiel: Wenn ein neuer SEO-Client unterschreibt, weist Ihre ClickUp-Onboarding-Vorlage automatisch Aufgaben wie „Willkommens-E-Mail senden“, „Strategiegespräch planen“, „Branchentrends kennenlernen“ und „Zugriff auf Analysen anfordern“ zu.
Zentralisierte Dokumente
Speichern Sie kundenorientierte SOPs und Leitfäden in ClickUp Docs, auf die Ihr Team jederzeit zugreifen kann. Fügen Sie umfangreiche Formatierungen, Checklisten und sogar eingebettete Videos oder Loom-Links hinzu, um Prozesse klar zu erklären.
Dank der Zusammenarbeit in Echtzeit kann Ihr Team SOPs aktualisieren, wenn sich die Beziehung weiterentwickelt, und mit der Berechtigung entscheiden Sie, ob Clients Inhalte anzeigen, kommentieren oder sich heraushalten können.
Sie können Dokumente auch direkt in Aufgabenbeschreibungen oder Dashboards verknüpfen, damit Account Manager und Kreative jederzeit einfachen Zugriff auf Markenrichtlinien, Überprüfungspräferenzen und Referenzen zum Tonfall haben.
Schaffen Sie zentralisierte Feedback-Schleifen
Mit ClickUp Forms zentralisieren Sie die Erfassung von Feedback in einem System und nicht in fünf verschiedenen Tools. Mit bedingter Logik können Sie Clients sogar um kontextspezifische Antworten bitten. Gehen Sie noch einen Schritt weiter und richten Sie Automatisierungen ein, um das gesamte Feedback zu visualisieren.
Sie können Feedback-Schleifen, wiederkehrende Erinnerungen für vierteljährliche Überprüfungen, monatliche Zufriedenheitschecks oder Umfragen zum Projektende einrichten.
Diese Art der Marketingagentur-Struktur gibt Ihren Clients das Gefühl, in guten Händen zu sein. Und wenn sie sich gesehen, gehört und unterstützt fühlen, bleiben sie Ihnen länger treu, was Ihnen mehr Umsatz beschert, ohne dass Sie ständig neue Kunden akquirieren müssen.
Ich habe ClickUp ausprobiert und mich sofort darin verliebt. Die Plattform ist zu einem bevorzugten Bestandteil meines Arbeitsalltags geworden. Ich bin ein überzeugter Evangelist – ich erzähle jedem von ClickUp.
Ich habe ClickUp ausprobiert und mich sofort darin verliebt. Die Plattform ist zu einem bevorzugten Bestandteil meines Arbeitsalltags geworden. Ich bin ein überzeugter Evangelist – ich erzähle jedem von ClickUp.
5. Automatisieren Sie Aufgaben für Administratoren und wiederholende Aufgaben
Administrative Aufgaben wie das Erstellen von Rechnungen, das Versenden von Mahnungen und das Planen von Meetings können Ihrem Team jede Woche viele Stunden Arbeit kosten. Keine dieser Aufgaben trägt direkt zum Wachstum Ihrer Agentur bei, aber alle müssen erledigt werden.
Tipps zur Automatisierung der Verwaltungsarbeit von Administratoren:
- Gruppieren und stapeln Sie ähnliche Aufgaben, um den Kontextwechsel für alle in Ihrer Agentur für digitales Marketing zu reduzieren.
- Verwenden Sie Vorlagen für wiederkehrende Aufgaben wie E-Mails zur Kundengewinnung, Checklisten für den Projektstart oder Vorlagen für Inhaltskalender.
- Automatisieren Sie geringwertige Aufgaben wie Statusaktualisierungen, Erinnerungen und Dateneinträge.
- Standardisieren Sie wiederkehrende Kommunikation, indem Sie vorgefertigte Antworten einrichten oder Check-ins im Voraus planen.
Von der Zuweisung von Aufgaben über die Aktualisierung von Statusmeldungen bis hin zur Erstellung von Berichten – mit ClickUp Automatisierungen sparen Sie jede Woche mehrere Stunden Zeit, indem Sie Routineaufgaben automatisieren.
Sie können vorgefertigte Automatisierungen verwenden oder Ihre benutzerdefinierten Workflows basierend auf den Prozessen Ihrer Agentur erstellen.
📌 Beispiel: Sie können eine Automatisierung einrichten, die jeden Freitag sofort eine Aufgabe für die Berichterstellung über Marketingkampagnen erstellt, diese dem richtigen Teammitglied zuweist und dem Client eine Aktualisierung sendet, sobald sie als fertiggestellt markiert ist. Oder Sie können automatisch eine Rechnung erstellen, wenn ein Projekt den Status „Fertiggestellt” erreicht.
📚 Weiterlesen: Wie Sie KI für die Marketing-Automatisierung nutzen können (Anwendungsfälle und Tools)
📮 ClickUp Insight: 24 % der Arbeitnehmer geben an, dass sich wiederholende Aufgaben sie daran hindern, sinnvollere Arbeit zu leisten, und weitere 24 % haben das Gefühl, dass ihre Fähigkeiten nicht ausreichend genutzt werden. Das bedeutet, dass fast die Hälfte der Belegschaft sich kreativ blockiert und unterbewertet fühlt. 💔
ClickUp hilft Ihnen dabei, sich wieder auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren, indem es einfach einzurichtende KI-Agenten bereitstellt, die wiederholende Aufgaben auf Basis von Triggern automatisieren. Wenn beispielsweise eine Aufgabe als fertiggestellt markiert wird, können die KI-Agenten von ClickUp automatisch den nächsten Schritt zuweisen, Erinnerungen versenden oder den Status des Projekts aktualisieren, sodass Sie sich nicht mehr um manuelle Nachverfolgungen kümmern müssen.
💫 Echte Ergebnisse: STANLEY Security reduzierte den Zeitaufwand für die Berichterstellung mit den anpassbaren Tools für die Berichterstellung von ClickUp um 50 % oder mehr – so konnten sich die Teams weniger auf die Formatierung und mehr auf die Prognosen konzentrieren.
6. Schaffen Sie einen zentralen Hub für Wissen
Mit dem Wachstum Ihrer Agentur für digitales Marketing wächst auch das Chaos, insbesondere wenn Ihre Teams ständig nach den neuesten SOPs, Kundenbriefings oder Vorlagen für die Berichterstellung suchen, die im Posteingang oder in zufälligen Google Drive-Ordnern Ihrer Mitarbeiter vergraben sind.
Deshalb ist die Schaffung eines zentralen Wissenshubs unverzichtbar. Er ist das Gehirn Ihrer Agentur und beherbergt alle Ihre SOPs, Vorlagen, Kundenbriefings und Dokumentationen an einem strukturierten, leicht zugänglichen Space.
Hier kommen ClickUp-Dokumente und Wikis ins Spiel.
Verwenden Sie ClickUp Docs, um:
- Erstellen und pflegen Sie interne SOPs wie „Wie man eine Facebook-Werbekampagne startet“ oder „Monatliche Prozessen für die Berichterstellung für Clients“. Alle Mitarbeiter Ihrer Agentur für digitales Marketing folgen denselben Vorgaben.
- Erstellen Sie wiederverwendbare Vorlagen für das Verfassen von Inhalten, Marketing-Roadmaps, Kampagnen-Pläne oder Onboarding-Prozesse.
- Speichern Sie projektspezifische Dokumente direkt in Listen für Aufgaben oder Ordnern, damit Ihr Team nicht zwischen verschiedenen Tools hin- und herspringen muss, um den Kontext zu verstehen.
Sie können auch Wikis erstellen, die für folgende Zwecke genutzt werden können:
- Richten Sie ein internes Wiki ein, um Ihr Team (Design, Inhalt, Strategie) mit Checklisten, Tools und FAQs zu organisieren. So kann beispielsweise Ihr Designteam auf Richtlinien für Markenressourcen zugreifen, während Ihr Team für den Inhalt redaktionelle Checklisten findet.
- Freigeben Sie Zeitleisten, Notizen zu Meetings, Markenressourcen, Zielgruppenprofile, Kommunikationsprotokolle, FAQs und Kommunikationsstandards im Live-Wiki von Central.
👀 Wussten Sie schon? Der durchschnittliche Wissensarbeiter wechselt täglich zwischen 9,4 Apps hin und her: Er jongliert zwischen Projektmanagement-, CRM-, E-Mail- und Analysetools. Diese Arbeitsüberlastung ist ein stiller Killer der Produktivität, der weltweit unglaubliche 2,5 Billionen Dollar an Produktivitätsverlusten verursacht. Das ist auch der Grund, warum viele Agenturen auf All-in-One-Plattformen wie ClickUp zurückgreifen, um die geistige Gesundheit ihres Teams zu erhalten.
7. Verfeinern Sie Ihre Vertriebs- und Lead-Generierungssysteme
Zu Beginn kommen Ihre Leads aus Ihrem Netzwerk, einigen Empfehlungen und vielleicht ein oder zwei Kaltakquise-Nachrichten. Aber wenn Ihre Agentur wächst, können Sie sich nicht mehr auf „zufällige Kontaktaufnahmen” verlassen oder darauf hoffen, dass Clients auf magische Weise verlängern.
Um kontinuierlich zu wachsen und Ihre Einnahmen genau zu prognostizieren, benötigen Sie eine wiederholbare Lead-Generierungsmaschine, die Inbound-Marketing, Empfehlungen und strategische Partnerschaften kombiniert.
💡 Profi-Tipp: Erwägen Sie den Einsatz eines CRM für Marketingagenturen, um Ihre Pipeline über alle drei Kanäle hinweg zu organisieren. Führen Sie die Nachverfolgung von Lead-Quelle, Phase, Priorität und Follow-up-Kadenz an einem Ort durch, denn Skalierung bedeutet, eine Umsatzmaschine aufzubauen, die die Agentur unterstützt, die Sie in 12 Monaten betreiben möchten.
Konzentrieren Sie sich zunächst auf Content-Marketing, SEO und Lead-Magneten, die Ihre idealen Clients zu Ihnen bringen. Dazu gehört die Veröffentlichung von Fallstudien oder Playbooks, um zu zeigen, wie Ihre Agentur geschäftliche Herausforderungen angeht. Das kann auch bedeuten, dass Sie Drip-Nurture-Kampagnen erstellen oder Videos einsetzen, um das Interesse potenzieller Clients zu wecken.
Erwägen Sie auch, einen Empfehlungsbonus für Clients oder Kollegen einzurichten (z. B. 10 % Rabatt für jeden Erfolg bei einer Empfehlung). Eine weitere Strategie, die Sie in Betracht ziehen sollten, sind Partnerschaften mit anderen SaaS-Tools oder Agenturen, die Ihre Zielgruppe bedienen, aber ergänzende Dienstleistungen anbieten.
📚 Weiterlesen: Wie Sie KI für die Lead-Generierung nutzen können
8. Leistung überwachen und anpassen
Beginnen wir mit den Limiten der Berichterstellung auf Basis von Tabellenkalkulationen.
Jeder Client-Bericht wird zu einem Ritual aus Kopieren von Daten, Formatieren von Diagrammen, Suchen nach Kampagnen-Screenshots und Aktualisieren von Metriken. Eine falsche Formel, eine veraltete Zeile oder eine versäumte Aktualisierung – und schon sind die Daten des Clients falsch.
Außerdem mangelt es an visueller Klarheit und Kontext, da Tabellenkalkulationen keine Verbindung zwischen Metriken und Meilensteinen herstellen können. Und wenn Sie mehr als 15 Clients verwalten, wird die Berichterstellung zu einer Vollzeitbeschäftigung.
Intuitive Dashboards hingegen ziehen automatisch Metriken aus Projekt-Tools, Werbeplattformen oder Statusen von Aufgaben ab. Sie verwenden Grafiken, Diagramme und Fortschrittsbalken, um die Leistung auf eine Weise zu kommunizieren, die Clients verstehen. Sie sind eine einzige Quelle der Wahrheit und ermöglichen es all Ihren Teams, mit denselben Daten zu arbeiten. Da diese Art der Berichterstellung standardisiert ist, lässt sie sich auf alle Dienstleistungsarten und Kundensegmente skalieren.
Innerhalb des ClickUp-Ökosystems kann Ihre Agentur mit ClickUp Dashboards:
- Visualisieren Sie den Fortschritt von Aufgaben, die Daten zur Zeiterfassung und Meilensteine von Kampagnen.
- Rufen Sie Daten aus Benutzerdefinierten Feldern, Status und Mitarbeitern ab, um die Berichterstellung über die zu erbringenden Leistungen durchzuführen.
- Verwenden Sie Karten, um den Projektstatus, die Workload, die Ressourcenzuweisung und überfällige Elemente zu überwachen.
- Erstellen Sie unterschiedliche Projektansichten für interne Teams und Clients, während Sie mit denselben Live-Daten arbeiten.
Und wenn Sie auf eine Reihe von Metriken starren und sich fragen, was das alles bedeutet, fragen Sie einfach ClickUp Brain. Es kann jeden Datenpunkt in Ihren Dashboards analysieren und Fragen beantworten wie:
- Welcher Client wird wahrscheinlich abwandern?
- Womit verbringt unser Team die meiste Zeit?
Das ist noch nicht alles! Probieren Sie die gebrauchsfertige ClickUp-Vorlage für die Agenturverwaltung aus, um alles zu verwalten, von der Vertriebspipeline über den Projektumfang bis hin zur Lieferung an die Clients, Änderungsanfragen und Feedback.
Es basiert auf den Best Practices der Branche und umfasst:
- Neun ClickUp-Ansichten zur Visualisierung von Workloads und Kundenlieferungen
- 30 benutzerdefinierte Status, um Prozesse teamübergreifend zu verlagern, in den Bereichen Vertrieb und Marketing sowie in der Kundenbetreuung.
- Automatisierungen zur Einstellung von Auslösern, Bedingungen und Aktionen für Aufgaben
- Benutzerdefinierte Felder zum Organisieren und Filtern von Arbeiten nach PMO-Elementtyp, Zeitplan, Umfang, Projektbeschreibung, Budget und kreativer Projektphase
Diese Vorlage ist ein Plug-and-Play-System, mit dem Ihre Agentur schlank, schnell und kundenorientiert arbeiten kann.
📚 Weiterlesen: Die besten Content-Marketing-Agenturen für Ihr Geschäft
Häufige Fehler beim Ausbau einer Marketingagentur
1. Fehlende Dokumentation
Alles existiert nur in den Köpfen der Mitarbeiter. Prozesse werden mündlich weitergegeben, Client-Präferenzen sind über Chats verstreut und neue Mitarbeiter werden mit „Frag einfach mal herum” eingearbeitet. Wenn Ihr Unternehmen wächst, lässt sich dieses Stammeswissen nicht skalieren.
🧠 Auswirkung: Die Lieferung wird unregelmäßig, die Schulung der Teams dauert ewig und Fehler wiederholen sich zwischen den Projekten.
✅ Lösung: Erstellen Sie eine zentrale Wissensdatenbank mit SOPs, Vorlagen, Namenskonventionen und Workflows mithilfe von Tools wie ClickUp Docs oder Wikis. Beginnen Sie mit Ihren drei wichtigsten wiederholbaren Dienstleistungen. Als Inspiration finden Sie hier ein Beispiel dafür, wie das Marketing-Team von ClickUp ClickUp nutzt.
2. Keine klaren Rollen oder Eigentümerschaft
Jeder hat mit Alles zu tun, und niemand ist für etwas verantwortlich. Designer jagen Briefings hinterher, Strategen übernehmen die Bearbeitung von Texten, und Clients werden nicht angerufen, weil „ich dachte, Sie würden sich darum kümmern. “
🧠 Auswirkungen: Interne Verwirrung, doppelte Arbeit und verpasste Übergaben, die sowohl das Team als auch den Client frustrieren.
✅ Lösung: Definieren Sie klare Verantwortlichkeiten für jedes Projekt mithilfe eines RACI-Frameworks (Responsible, Accountable, Consulted, Informed).
In den ClickUp-Dashboards können Sie durch Hinzufügen von rollenbezogenen Benutzerdefinierten Feldern und den richtigen Dashboard-Widgets eine Live-Ansicht der Aufgaben-Eigentümerschaften für Marketingprozesse erstellen.
3. Keine Nachverfolgung der Rentabilität pro Client
Sie kennen Ihren Gesamtumsatz, aber nicht Ihre Margen pro Konto. Einige Clients kosten mehr, als sie einbringen, aber ohne Zeiterfassung oder Analyse des Aufwands wissen Sie nicht, welche das sind.
🧠 Auswirkung: Sie steigern Ihren Umsatz, ohne Ihren Gewinn zu vergrößern.
✅ Lösung: Verfolgen Sie mit ClickUp Zeiterfassung die pro Client oder Dienstleistung aufgewendete Zeit. Verwenden Sie Dashboards, um Stunden und Wert zu vergleichen und Arbeiten mit geringer Marge zu reduzieren oder neu zu bepreisen.
4. Überlastung durch zu viele tools
Ihre Agentur-Tools werden zu einem Flickenteppich: Slack + Google Docs + Trello + Notion + Excel + E-Mail. Nichts kommuniziert miteinander.
🧠 Auswirkungen: Kontextwechsel, doppelter Aufwand und keine Sichtbarkeit zwischen den Funktionen.
✅ Lösung: Konsolidieren Sie die Abläufe Ihrer Agentur auf einer einzigen Plattform, beispielsweise ClickUp für das Marketing-Projektmanagement. Mit ClickUp können Sie Aufgaben, Dokumente, Zeitleisten, Feedback und Berichterstellung zentralisieren und so Arbeitsaufwand und Kontextwechsel reduzieren.
5. Führungsherausforderung ohne KPIs
Ohne eine starke Führung Ihrer Marketingagentur mangelt es Ihren Kampagnen an Richtung und Verantwortlichkeit. Sie werden interne Konflikte löschen müssen oder Ihr Team wird sich mit wenig wertschöpfenden Aufgaben herumschlagen. All dies ist auch eine Folge unklarer KPIs.
🧠 Auswirkung: Selbst wenn Ihre Arbeit solide ist, werden die Erwartungen Ihrer Clients nicht erfüllt.
✅ Lösung: Einige wichtige KPIs, die Sie zur Nachverfolgung im Auge behalten sollten, sind Kundenzufriedenheit und -bindung, Conversion-Rate-Optimierung (CRO), Return on Investment (ROI), Kundenakquisitionskosten (CAC) und Customer Lifetime Value (CLV).
Erwägen Sie die Verwendung der ClickUp-Vorlage für Marketingagenturen, um Ihre Teams auf sinnvolle Ziele und KPIs auszurichten.
Tools, die Ihnen beim Skalieren helfen
Projektmanagement und Zusammenarbeit
ClickUp
Als zentralisierte Plattform für Aufgabenmanagement, Workflows, Dashboards und Dokumentation, die speziell auf Agenturen zugeschnitten ist, reduziert ClickUp die Notwendigkeit, in mehrere isolierte Tools zu investieren.
Die besten Features
- Flexibles Projektmanagement mit verschachtelten Aufgaben, Unteraufgaben und Abhängigkeiten – ideal für komplexe Workflows.
- Mehrere Ansichten (Kanban-Boards, Gantt-Diagramme und mehr) ermöglichen es Teams, ihre Arbeit auf eine Weise zu visualisieren, die zu ihnen passt.
- Integrierte, kontextbezogene KI-Unterstützung für die Erstellung von Inhalten, Zusammenfassungen und die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben – nützlich für Content-Teams, Marketing, Vertriebsabläufe usw.
- Dokumente + Wissensmanagement + Chatten + Aufgaben + Whiteboards – Alles an einem Ort, wodurch Kontextwechsel und Tool-Müdigkeit reduziert werden.
Einschränkungen
- Aufgrund der vielen Features kann die Einarbeitungszeit für Teams, die mit solchen komplexen Plattformen noch nicht vertraut sind, recht lang sein.
Preise
Bewertungen von G2 und Capterra
- G2: 4,7/5 (über 10.600 Bewertungen)
- Capterra: 4,6/5 (über 4.500 Bewertungen)
Angebotserstellung und Vertriebsunterstützung
PandaDoc
Optimieren Sie die Erstellung von Angeboten mit Drag-and-Drop-Modulen, elektronischer Signatur und Nachverfolgung des Engagements. Verwenden Sie es, um Angebote, Kostenvoranschläge, Verträge und andere Geschäftsdokumente zu erstellen, zu bearbeiten, zu versenden, zu verfolgen und elektronisch zu unterzeichnen.
Die besten Features
- Ermöglicht Benutzern die schnelle Erstellung professioneller Angebote, Kostenvoranschläge und Verträge, ohne dass sie über Kenntnisse im Bereich Design oder fortgeschrittene Dokumentbearbeitung verfügen müssen.
- Bietet Echtzeit-Sichtbarkeit in die Interaktion der Empfänger mit Dokumenten (Ansichten, Verweildauer usw.), was dabei hilft, das Engagement besser zu verstehen und besser nachzufassen.
Einschränkungen
- Wichtige Features wie Dokumentenanalyse, benutzerdefiniertes Branding, Massenversand und Integrationen sind nur in kostenpflichtigen Plänen verfügbar.
Preise
- Free
- Starter: 35 $/Benutzer/Monat
- Geschäft: 65 $/Benutzer/Monat
- Unternehmen: Benutzerdefiniert
Bewertungen von G2 und Capterra
- G2: 4,7/5 (über 3.200 Bewertungen)
- Capterra: 4,5/5 (über 1.200 Bewertungen)
Kundenschulung und Onboarding
Flipick
Personalisiertes Video-LMS für Client-Onboarding, Schulungen und interne Befähigung. Umfasst Gamification, Bewertungen und mehrsprachige Bereitstellung.
Die besten Features
- Bietet Gamification- und benutzerdefinierte Branding-Tools, mit denen Sie das LMS ganz nach Ihren Wünschen gestalten können.
- Bietet Nachverfolgung des Fortschritts für laufende Lektionen und Zertifikate für Kurse, die fertiggestellt wurden.
Einschränkungen
- Einige Benutzer empfinden die Lernkurve für technisch weniger versierte Benutzer als steil.
Preise
- Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Bewertungen von G2 und Capterra
- G2: Nicht genügend Bewertungen
- Capterra: Nicht genügend Bewertungen
Trupeer. /KI
KI-gestütztes Tool, mit dem Sie Bildschirmaufnahmen in Produktvideos und Schritt-für-Schritt-Anleitungen umwandeln können, komplett mit Markenvorlagen, Voiceovers und mehrsprachiger Unterstützung.
Die besten Features
- KI-gestützte Sprachaufzeichnung und -übersetzung helfen dabei, Schulungsinhalte einmalig aufzuzeichnen und in mehrere Sprachen zu konvertieren.
- Erstellen Sie professionelle KI-Videos, ohne dass Sie dafür professionelle Kenntnisse benötigen.
- Fügen Sie den generierten Videos Hintergrundmusik hinzu.
Einschränkungen
- Die meisten Benutzer bemängeln die eingeschränkten Features für die generierten Videos.
Preise
- Free
- Pro: 49 $/Benutzer/Monat
- Preis: 249 $/Monat (3 Editoren)
- Enterprise: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Bewertungen von G2 und Capterra
- G2: 4,8/5 (über 40 Bewertungen)
- Capterra: Nicht genügend Bewertungen
Workflows für Überprüfung und Freigabe
Filestage
Zentralisiertes Feedback zu kreativen Assets mit Versionen und kontextbezogenen Anmerkungen.
Die besten Features
- Zentralisieren Sie die Freigabe für eine Vielzahl von Marketing-Assets.
- Hinterlassen Sie Feedback-Kommentare an bestimmten Stellen in Videos und auf Live-Websites.
- Vergleichen Sie ganz einfach Versionen vor und nach dem Feedback.
Einschränkungen
- Viele Benutzer finden die Einstellung und Navigation anfangs schwierig.
Preise
- Free
- Basic: 129 $/Monat
- Professional: 369 $/Monat
- Unternehmen: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Bewertungen von G2 und Capterra
- G2: 4,7/5 (über 240 Bewertungen)
- Capterra: 4,6/5 (über 100 Bewertungen)
Client-Berichterstellung und Analysen
AgencyAnalytics
AgencyAnalytics ist eine Plattform für die Berichterstellung und Analyse, die speziell für Marketingagenturen entwickelt wurde. Sie integriert SEO, PPC, Social Media, Webanalyse und mehr in einheitliche White-Label-Dashboards für Clients.
Die besten Features
- Konsolidiert Daten aus über 70 bis 80 Marketing-Integrationen in einem einzigen Dashboard.
- White-Label-Berichterstellung und anpassbare Dashboards, damit Agenturen ihren Clients markenspezifische Berichte präsentieren können.
- Automatisierte Planung von Berichten (z. B. monatlich, vierteljährlich) und die Möglichkeit, PDF-Berichte zu erstellen/zu freigeben
Einschränkungen
- Einige Benutzer berichten von eingeschränkter Flexibilität, wenn sie komplexe benutzerdefinierte Metriken oder erweiterte Segmentierungen in Berichten benötigen; in solchen Fällen kann ein manueller Datenimport oder eine Umgehungslösung erforderlich sein.
Preise
- Freelancer: 79 $/Monat
- Agentur: 239 $/Monat
- Agency Pro: 479 $/Monat
- Benutzerdefiniert
Bewertungen von G2 und Capterra
- G2: 4,7/5 (über 400 Bewertungen)
- Capterra: 4,8/5 (über 110 Bewertungen)
Trichter
Konsolidiert Marketingdaten aus mehreren Kanälen und ermöglicht so eine einheitliche Messung und Berichterstellung für Attributionen.
Die besten Features
- Sparen Sie Zeit mit automatisierten Berichten durch Automatisierung der Berichterstellung
- Bietet anpassbare Ansichten für verschiedene Interessengruppen
- Bietet eine Vielzahl von Konnektoren und Integrationen mit den wichtigsten Social-Media-Plattformen und kostenpflichtigen Datenanalyse-Tools, sogar im Free-Plan.
Einschränkungen
- Einige Benutzer finden, dass das Tool nicht gut skalierbar ist.
- Zu viele Features können für Benutzer verwirrend sein.
Preise
- Free
- Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Bewertungen von G2 und Capterra
- G2: 4,5/5 (über 160 Bewertungen)
- Capterra: Nicht genügend Bewertungen
CRM und Vertriebspipeline
HubSpot CRM
Dieses beliebte CRM-System übernimmt die Nachverfolgung von Leads, automatisiert Follow-ups und lässt sich in Marketing-Automatisierung und Service-Hubs integrieren. Es ist nützlich für Agenturen und Unternehmen, die ihre Pipelines durchgängig verwalten möchten.
Die besten Features
- Eine einheitliche Ansicht von Kontakten, Geschäften und Vertriebspipeline erleichtert die Nachverfolgung des Status von Leads.
- Die Integration mit Marketing- und Service-Hubs hilft bei der Automatisierung von Follow-ups, E-Mails und Lead-Pflege.
- Die kostenlose Version eignet sich gut für kleine Teams oder Geschäftsbetriebe, die mit strukturiertem CRM beginnen möchten.
Einschränkungen
- Wenn Sie expandieren oder erweiterte Features benötigen (Marketing-Automatisierung, tiefere benutzerdefinierte Anpassung), können die Preise stark ansteigen.
Preise
- Bundle-basierte benutzerdefinierte Preisgestaltung
Bewertungen von G2 und Capterra
- G2: 4,5/5 (über 14.100 Bewertungen)
- Capterra: 4,5/5 (über 4.500 Bewertungen)
Act-On
Agenturspezifische Features für zentralisiertes Kampagnenmanagement und Mengenrabatte.
Die besten Features
- Verfolgen Sie E-Mail-Öffnungen für gezielte Kontaktaufnahmen und Nachfassaktionen.
- Verfolgen und bewerten Sie Client-Interaktionen ganz einfach
- Kombiniert Landing Pages, Formulare, Webinare und CRM an einem Ort, um das E-Mail-Marketing zu vereinfachen.
Einschränkungen
- Einige Benutzer berichten von eingeschränkter Flexibilität bei der benutzerdefinierten Anpassung von Berichten.
Preise
- Professional: 900 $/Monat
- Unternehmen: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Bewertungen von G2 und Capterra
- G2: 4,1/5 (über 1.050 Bewertungen)
- Capterra: 4,3/5 (über 50 Bewertungen)
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Nachdem Sie nun die Schritte zur Skalierung Ihrer Marketingagentur kennen, ist der nächste Schritt, loszulegen.
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