🔍 Bạn có biết? Theo PMI, tỷ lệ hiệu suất dự án trung bình là 73,8%, cho thấy còn nhiều tiềm năng cải thiện mặc dù hầu hết các dự án đều mang lại một số giá trị.
Mọi dự án đều bắt đầu với các mục tiêu cụ thể, nhóm nhiệt huyết và thời hạn rõ ràng. Nhưng giữa giai đoạn khởi động và hoàn thành, mọi thứ thường đi chệch hướng. Các công việc tích tụ, ưu tiên thay đổi và khoảng cách giao tiếp ngày càng rộng.
Các mẫu quản lý dự án Smartsheet được thiết kế để giải quyết những khoảng trống này. Chúng mang lại cấu trúc, sự rõ ràng và sự hợp lý cho quy trình làm việc của bạn.
Thay vì phải làm lại từ đầu mỗi lần, hãy tham khảo các mẫu dự án hàng đầu này đã được thiết kế sẵn để giúp bạn thành công.
*mẫu quản lý dự án Smartsheet là gì?
Các mẫu quản lý dự án Smartsheet là các bảng tính được xây dựng sẵn và có thể tùy chỉnh, được thiết kế để giúp các nhóm lập kế hoạch, đang theo dõi và quản lý dự án một cách hiệu quả. Các mẫu này bao gồm các tính năng như danh sách công việc, dòng thời gian, biểu đồ Gantt và công cụ hợp tác, giúp tối ưu hóa quá trình thiết lập và thực hiện dự án trên nền tảng đám mây của Smartsheet.
Dưới đây là những gì một mẫu dự án Smartsheet tốt bao gồm:
- đang theo dõi công việc*: Theo dõi tiến độ với danh sách kiểm tra, cột trạng thái và trách nhiệm được giao
- biểu đồ Gantt*: Hiển thị dòng thời gian dự án và các mối quan hệ phụ thuộc để quản lý lịch trình hiệu quả
- Công cụ tự động hóa: Cài đặt cảnh báo, nhắc nhở và quy trình làm việc để giảm thiểu các cập nhật thủ công
- Tính năng hợp tác: Chia sẻ bảng tính, bình luận trực tiếp và giao công việc cho các thành viên trong nhóm
- bố cục tùy chỉnh*: Tùy chỉnh mẫu để phù hợp với nhu cầu cụ thể của dự án, ngành nghề hoặc quy trình làm việc
- bảng điều khiển và báo cáo*: Tóm tắt dữ liệu dự án một cách trực quan để đưa ra quyết định tốt hơn và cập nhật thông tin
- quản lý tài nguyên*: Phân bổ và đang theo dõi khối lượng công việc để cân bằng sức chứa của nhóm một cách hiệu quả
các mẫu quản lý dự án Smartsheet và ClickUp hàng đầu trong nháy mắt*
Dưới đây là bảng tóm tắt cho bài viết blog “Mẫu quản lý dự án Smartsheet”, bao gồm cả các lựa chọn thay thế Smartsheet và ClickUp. Bảng này tuân thủ quy trình tiêu chuẩn (SOP) của bạn để đảm bảo tính rõ ràng, nhất quán và tuân thủ các nguyên tắc tốt nhất về SEO/AI.
| *tên mẫu | Tải xuống mẫu | Phù hợp cho | Tính năng nổi bật | Định dạng trực quan |
| Mẫu dự án Smartsheet với quản lý tài nguyên | Tải xuống mẫu này | Quản lý dự án, nhóm vận hành | Phân bổ tài nguyên %, tỷ lệ hoàn thành công việc %, lịch trình, bình luận | Smartsheet Sheet |
| Bộ mẫu đang theo dõi và tổng hợp dự án Smartsheet | Tải xuống mẫu này | Nhóm nhỏ | Lập kế hoạch giai đoạn dự án, bảng điều khiển tổng hợp, đang theo dõi cột mốc | Smartsheet Sheet/Bảng điều khiển |
| Mẫu bảng điều khiển kế hoạch quản lý dự án Smartsheet | Tải xuống mẫu này | Quản lý dự án | Biểu đồ Gantt, tiện ích bảng điều khiển, đang theo dõi ngân sách, danh sách công việc | Smartsheet Sheet/Bảng điều khiển |
| Mẫu bảng công việc dự án nhóm Smartsheet | Tải xuống mẫu này | Trưởng nhóm, đội ngũ vận hành | Bố cục Kanban, tỷ lệ tiến độ %, công thức tài nguyên, bộ lọc | Bảng Smartsheet |
| Mẫu dự án Agile đơn giản của Smartsheet | Tải xuống mẫu này | Nhóm Agile | Dòng thời gian, mối quan hệ phụ thuộc, ưu tiên, mô tả công việc | Smartsheet Sheet |
| Mẫu dự án Smartsheet với hạn chót cứng và mẫu Gantt | Tải xuống mẫu này | Nhóm nhỏ, Quản lý dự án (PM) | Dòng thời gian Gantt, thời gian đệm/thời gian chờ, tệp đính kèm, tin nhắn | Smartsheet Gantt/Sheet |
| Mẫu quản lý dự án ClickUp | Tải xuống mẫu miễn phí | Freelancers, Quản lý dự án (PMs) | Mục tiêu, dòng thời gian, ngân sách, chế độ xem Gantt/Lịch, tự động hóa | ClickUp Danh sách công việc/Gantt/Lịch |
| Mẫu kế hoạch công việc dự án ClickUp | Tải xuống mẫu miễn phí | Nhóm nhỏ, freelancer | Kế hoạch theo giai đoạn, biểu mẫu công việc, Trường Tùy chỉnh, lịch | ClickUp Danh sách công việc/Lịch |
| Mẫu Cấu trúc Phân chia Công việc ClickUp | Tải xuống mẫu miễn phí | Quản lý vận hành, trưởng nhóm | Số WBS, bảng ưu tiên, cấu trúc phân cấp tài nguyên/công việc | ClickUp Danh sách công việc/Bảng |
| Mẫu lịch trình dự án ClickUp | Tải xuống mẫu miễn phí | Quản lý dự án (PMs), thành viên tham gia | Các công việc theo giai đoạn, phụ thuộc, tự động hóa, đang theo dõi rủi ro/vấn đề | ClickUp Danh sách công việc/Lịch |
| Mẫu Bản cam kết dự án ClickUp | Tải xuống mẫu miễn phí | Nhóm nhỏ, freelancer | Các bên liên quan đang theo dõi, sản phẩm đầu ra, bảng rủi ro, bình luận | ClickUp Tài liệu/Danh sách công việc |
| Mẫu kế hoạch quản lý dự án cấp cao ClickUp | Tải xuống mẫu miễn phí | Nhóm vận hành, Quản lý dự án | Các chế độ xem theo danh mục, tỷ lệ hoàn thành %, danh sách kiểm tra, tài nguyên | ClickUp Danh sách công việc/Bảng |
| Mẫu dòng thời gian quản lý dự án ClickUp | Tải xuống mẫu miễn phí | Nhóm phát triển/tiếp thị, người quản lý dự án | Bảng trắng, ghi chú dán, dòng thời gian có mã màu sắc, kéo và thả | ClickUp Bảng trắng |
| Mẫu danh mục đầu tư quản lý dự án ClickUp | Tải xuống mẫu miễn phí | Quản lý dự án (PM), quản lý danh mục đầu tư | Sức khỏe dự án, khối lượng công việc, bảng điều khiển, ưu tiên hóa bằng AI | ClickUp Danh sách công việc/Bảng điều khiển |
| Mẫu theo dõi dự án ClickUp | Tải xuống mẫu miễn phí | Nhóm Agile, freelancer | Các giai đoạn dự án, theo dõi thời gian, trạng thái RAG, tự động hóa | ClickUp Danh sách công việc/Bảng |
| Mẫu lập kế hoạch sprint Agile của ClickUp | Tải xuống mẫu miễn phí | Quản lý vận hành, các nhóm làm việc theo phương pháp Agile | Danh sách công việc sprint, khối lượng công việc, trường công thức, bảng điều khiển | ClickUp Danh sách công việc/Bảng/Lịch |
| Mẫu danh sách công việc ClickUp | Tải xuống mẫu miễn phí | Người làm việc tự do, các nhóm nhỏ | Danh sách kiểm tra, cuộc hội thoại công việc, nhập dữ liệu, liên kết | ClickUp Danh sách công việc |
| Mẫu theo dõi vấn đề ClickUp | Tải xuống mẫu miễn phí | Nhóm dự án/phát triển | Nhật ký vấn đề, danh sách kiểm tra, phụ thuộc, chế độ xem Gantt | ClickUp Danh sách công việc/Gantt |
| Mẫu phân bổ tài nguyên ClickUp | Tải xuống mẫu miễn phí | Quản lý dự án (PMs), nhóm vận hành (Ops teams) | Chế độ xem khối lượng công việc, trạng thái tùy chỉnh, phân loại dự án | ClickUp Danh sách công việc/Khối lượng công việc |
| Mẫu lịch trình quản lý thời gian ClickUp | Tải xuống mẫu miễn phí | Người làm việc tự do, thành viên nhóm | Ước lượng thời gian, theo dõi thời gian, ưu tiên, kế hoạch hàng ngày/hàng tuần | ClickUp Danh sách công việc/Lịch |
| Mẫu Mục tiêu Thông minh ClickUp | Tải xuống mẫu miễn phí | Quản lý dự án (PM), tiếp thị, nhóm vận hành | Bảng tính SMART, trạng thái đang theo dõi, đánh giá nỗ lực | ClickUp Danh sách công việc/Bảng |
| Mẫu bảng điều khiển quản lý dự án ClickUp | Tải xuống mẫu miễn phí | Quản lý dự án (PM), trưởng nhóm | Trường tùy chỉnh, trạng thái, hiệu suất nhóm, kế hoạch sức chứa | Bảng điều khiển/Danh sách công việc ClickUp |
| Mẫu quản lý nhiệm vụ ClickUp | Tải xuống mẫu miễn phí | Quản lý dự án (PM), trưởng nhóm, freelancer | Danh sách công việc, ưu tiên, lịch trình kéo và thả | ClickUp Danh sách công việc/Lịch |
| Mẫu kế hoạch giao tiếp ClickUp | Tải xuống mẫu miễn phí | Hỗ trợ, tiếp thị, Quản lý dự án (PMs) | Danh sách công việc các bên liên quan, PEST/SWOT, các công việc có thể thực hiện được | ClickUp Tài liệu/Danh sách công việc |
| Mẫu Báo cáo Trạng thái Dự án ClickUp | Tải xuống mẫu miễn phí | Quản lý dự án (PMs), nhóm vận hành (Ops teams) | Đang theo dõi trạng thái/ngân sách, tự động hóa, trách nhiệm | ClickUp Danh sách công việc/Bảng |
| Mẫu yêu cầu quản lý dự án ClickUp | Tải xuống mẫu miễn phí | Nhóm nhỏ, trưởng bộ phận vận hành | Yêu cầu, trạng thái, trường công thức, danh sách kiểm tra | ClickUp Danh sách công việc |
| Mẫu bảng tính quản lý dự án ClickUp | Tải xuống mẫu miễn phí | Quản lý dự án/tiếp thị/hoạt động | Bố cục bảng tính, quy trình phê duyệt, các mối quan hệ phụ thuộc | ClickUp Bảng tính/Danh sách công việc |
| Mẫu quản lý dự án ngân sách ClickUp | Tải xuống mẫu miễn phí | Các freelancer, nhóm marketing/dev/ops | Đang theo dõi ngân sách, ghi chú, nhiều chế độ xem | ClickUp Danh sách công việc/Bảng |
| Mẫu Sổ tay Quản lý Dự án ClickUp | Tải xuống mẫu miễn phí | Quản lý dự án (PMs), trưởng nhóm, đội ngũ vận hành | Tài liệu giai đoạn, Chỉ số KPI, tab tóm tắt, công việc có thể thực hiện | ClickUp Tài liệu/Danh sách công việc |
*những yếu tố nào tạo nên một mẫu quản lý dự án Smartsheet tốt?
Với tư cách là công cụ quản lý dự án mạnh mẽ , các mẫu của Smartsheet giúp quá trình thực hiện dự án trở nên trơn tru và minh bạch hơn. Dưới đây là những điều bạn cần lưu ý:
- Định hướng dự án: Chọn mẫu được thiết kế riêng cho trường hợp sử dụng cụ thể của bạn. Mẫu đánh giá sau sprint có thể không phù hợp cho việc lập kế hoạch và khởi động dự án. Tương tự, bạn có thể cần các mẫu khác nhau cho bản mô tả dự án so với sơ đồ luồng quy trình. Việc chọn đúng mẫu cho đúng trường hợp sử dụng sẽ giảm thiểu việc chỉnh sửa và đảm bảo quá trình lập kế hoạch diễn ra suôn sẻ
- Hỗ trợ quy trình làm việc: Chọn một mẫu phù hợp với quy trình hiện có của đội ngũ. Một mẫu được tùy chỉnh sẽ giảm thiểu sự nhầm lẫn và nâng cao tỷ lệ áp dụng
- Trường thông tin cần thiết: Tìm kiếm các phần khóa như công việc, hạn chót, trạng thái dự án và hơn thế nữa, để bạn không cần phải thêm các thông tin cơ bản. Điều này cũng giúp tránh rối mắt và giữ tập trung hiệu quả
- Tùy chỉnh: Hãy xem xét một mẫu cho phép bạn điều chỉnh các trường, tiêu đề, mô tả và danh mục. Điều này giúp mẫu linh hoạt để phù hợp với các nhu cầu khác nhau
- Bố cục rõ ràng: Chọn các mẫu được thiết kế để dễ sử dụng và thân thiện với người dùng. Mục tiêu là giảm bớt sự phức tạp trong quản lý dự án, chứ không phải dành phần lớn thời gian để tìm hiểu cách sử dụng mẫu
*Các mẫu quản lý dự án Smartsheet tốt nhất để sử dụng
Các mẫu quản lý dự án Smartsheet hữu ích cho hầu hết các thành phần quản lý dự án, bao gồm đang theo dõi công việc, quản lý dòng thời gian và cập nhật thông tin cho các bên liên quan. Chúng giúp bạn có khởi đầu thuận lợi, giúp bạn tiết kiệm thời gian định dạng thông tin và dành nhiều thời gian hơn để sử dụng nó để hoàn thành công việc.
Dưới đây là các mẫu dự án Smartsheet mà chúng tôi khuyên bạn nên khám phá:
mẫu dự án Smartsheet với quản lý tài nguyên*
Mẫu dự án với quản lý tài nguyên của Smartsheet giúp các nhóm cân bằng khối lượng công việc, phân bổ tài nguyên một cách hợp lý và hỗ trợ ra quyết định thông minh.
Bạn có thể dễ dàng đang theo dõi ai có sẵn và họ đang làm gì để nâng cao năng suất. Điều này sẽ đơn giản hóa kế hoạch nguồn lực đồng thời đảm bảo mọi công việc được hoàn thành mà không làm quá tải nhóm của bạn.
Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Chế độ xem tỷ lệ phân bổ tài nguyên và tỷ lệ hoàn thành công việc để theo dõi khối lượng công việc và tiến độ một cách nhanh chóng
- Danh sách công việc chi tiết như người được giao nhiệm vụ, các công việc tiền đề và thời lượng công việc (tính bằng ngày) để đảm bảo lịch trình được lập đúng cách
- Thêm mô tả ngắn gọn và bình luận cho từng đơn vị công việc để cải thiện giao tiếp và hiển thị
🔑 Phù hợp cho: Quản lý dự án và nhóm vận hành muốn nâng cao việc phân bổ tài nguyên dự án
2. Bộ mẫu đang theo dõi và tổng hợp dự án
Bộ mẫu đang theo dõi và tổng hợp dự án của Smartsheet cung cấp một cách nhanh chóng và hiệu quả để theo dõi các dự án và duy trì hoạt động trơn tru của chúng.
Mẫu này giúp bạn lập kế hoạch, lịch trình và phân công công việc dựa trên các giai đoạn của dự án. Với bảng điều khiển tổng hợp dự án, bạn có thể theo dõi các thông tin khóa như tiến độ hoàn thành, ngày bắt đầu, ngày kết thúc và tổng quan dự án tại một nơi duy nhất.
Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Hiển thị kế hoạch dự án chi tiết cho từng giai đoạn
- Tạo các tài liệu riêng lẻ cho các sáng kiến có rủi ro, các cột mốc quan trọng của dự án và các công việc tổng hợp của dự án
- Điền các thông tin chi tiết như người được giao nhiệm vụ, thời hạn và trạng thái hoàn thành cho từng công việc để theo dõi dễ dàng
🔑 Phù hợp cho: Các nhóm nhỏ đang tìm kiếm mẫu để theo dõi sự thành công của dự án
3. Mẫu bảng điều khiển kế hoạch quản lý dự án
Mẫu bảng điều khiển kế hoạch quản lý dự án của Smartsheet cung cấp một cách thức đơn giản và hiệu quả để theo dõi và hiển thị các chỉ số khóa của dự án.
Nó cũng bao gồm danh sách công việc động tự động cập nhật biểu đồ Gantt dự án trong Smartsheet khi các công việc tiến độ. Tiện ích bảng điều khiển tích hợp tóm tắt trạng thái công việc, chi tiêu dự án và các mục đang chờ xử lý. Điều này giúp các nhà quản lý dự án, các bên liên quan và các nhóm duy trì sự đồng bộ.
Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Tạo dòng thời gian cho tất cả các công việc liên quan đến dự án
- Đang theo dõi ưu tiên công việc và tỷ lệ hoàn thành để lập kế hoạch đơn giản
- Danh sách công việc ngân sách kế hoạch và chi phí thực tế để xác định phạm vi tối ưu hóa
🔑 Phù hợp cho: Các nhà quản lý dự án muốn lập kế hoạch cho các công việc dự án, đang theo dõi ngân sách và duy trì hoạt động trơn tru
4. Mẫu bảng công việc dự án nhóm
Mẫu bảng tác vụ dự án nhóm của Smartsheet giúp bạn chế độ xem và đang theo dõi các dự án trong nhóm theo bố cục Kanban đơn giản. Các cột được cấu trúc giúp dễ dàng theo dõi tỷ lệ tiến độ, xác định các lỗ hổng trong phân bổ tài nguyên và cân bằng khối lượng công việc một cách hợp lý.
Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Xem các công việc đang được thực hiện, hoàn thành và đang tiến triển đúng tiến độ
- Lọc chế độ xem theo trạng thái công việc, người được giao, bộ phận, đối tượng và người yêu cầu
- Thêm công thức để tự động hóa các tính toán cho việc lập kế hoạch tài nguyên và cân bằng khối lượng công việc
🔑 Phù hợp cho: Các trưởng nhóm và nhóm vận hành đang tìm kiếm công cụ để tối ưu hóa quy trình lập kế hoạch dự án và phân công công việc
5. Mẫu dự án Agile đơn giản
Muốn đang theo dõi phân cấp dự án theo ngày, thời lượng và trạng thái? Mẫu dự án Agile đơn giản của Smartsheet giúp bạn làm chính xác điều đó.
Nó cho phép bạn cài đặt các mối phụ thuộc, hiển thị dòng thời gian dự án và báo cáo tiến độ để đảm bảo dự án diễn ra suôn sẻ. Với phương pháp tiếp cận có cấu trúc, mẫu này giúp bạn phân tích và tối ưu hóa các chi tiết dự án ở mức độ chi tiết cao.
Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Cài đặt ưu tiên để đơn giản hóa kế hoạch và kiểm tra xem công việc có nguy cơ bị trì hoãn hoặc không hoàn thành hay không
- Thêm mô tả ngắn gọn cho các công việc để đảm bảo sự rõ ràng cho tất cả các bên liên quan
- Theo dõi tỷ lệ phân công công việc để lập kế hoạch sức chứa hiệu quả hơn
🔑 Phù hợp cho: Các nhóm làm việc theo phương pháp Agile đang tìm kiếm một cách tiếp cận có cấu trúc để lập kế hoạch dự án, phân bổ tài nguyên và theo dõi tiến độ
6. Mẫu dự án có thời hạn cứng và mẫu Gantt
🧠 Thông tin thú vị: 63% các dự án do các chuyên gia có kiến thức kinh doanh sâu rộng dẫn dắt tuân thủ tiến độ so với chỉ 59% các dự án do những người khác dẫn dắt.
Một dự án được thực hiện đúng tiến độ có ít khả năng gây thất thoát tài chính và lãng phí tài nguyên hơn. Mẫu dự án có thời hạn cứng và biểu đồ Gantt của Smartsheet giúp bạn lập kế hoạch và quản lý lịch trình của nhóm để đạt được điều đó.
Nó cũng cho phép bạn cài đặt thời gian dự phòng và thời gian chuẩn bị cho các công việc, giúp bạn tài khoản các sai lệch trong quá trình thực hiện và vẫn hoàn thành đúng hạn. Khi các mối phụ thuộc được thêm vào hoặc cập nhật, ngày giao hàng và hạn chót sẽ tự động điều chỉnh, cho phép kế hoạch chính xác.
Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Thêm tệp và tệp đính kèm cho từng công việc tại một nơi duy nhất để tham khảo sau này
- Tổ chức cuộc hội thoại cho từng công việc riêng lẻ với tính năng nhắn tin tích hợp
- Lên lịch công việc và quản lý các mối phụ thuộc tốt hơn với dòng thời gian Gantt đã được thiết lập
🔑 Phù hợp cho: Các nhóm nhỏ và quản lý dự án đang tìm kiếm công cụ để dự đoán và quản lý thời hạn dự án hiệu quả hơn
giới hạn của Quản lý Dự án Smartsheet*
Mặc dù Smartsheet được ưa chuộng nhờ giao diện dạng bảng tính, nó vẫn có một số giới hạn:
- *đường cong học tập dốc: Giao diện không thân thiện với người dùng mới hoặc các nhóm không chuyên về công nghệ. Điều này thường khiến quá trình quản lý dự án trở nên kém hiệu quả
- Tiện ích bổ sung đắt đỏ: Các khoản phí bổ sung được tính cho việc chỉnh sửa, tích hợp, đào tạo và hỗ trợ, khiến chi phí trở nên đắt đỏ
- Tự động hóa bị giới hạn: Các quy trình làm việc tùy chỉnh có thể thiếu linh hoạt. Thiếu tự động hóa linh hoạt làm tăng công việc thủ công và sai sót
- Giới hạn phần mềm: Phần mềm bị giới hạn tối đa 20.000 hàng, 400 cột và 500.000 ô trên mỗi bảng tính. Điều này khiến nó không phù hợp cho các dự án lớn có tập dữ liệu nặng
- Vấn đề hiệu suất: Khi các bảng tính gần đạt giới hạn kích thước hoặc bạn sử dụng các tính năng nâng cao, ứng dụng bắt đầu tải chậm, ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc
mẫu Smartsheet thay thế*
Mẫu Smartsheet có thể giúp cuộc sống của nhà quản lý dự án trở nên dễ dàng hơn đến một mức độ nào đó, nhưng chúng không đáp ứng được các yêu cầu cụ thể cho các dự án quy mô lớn.
Vậy, việc cần làm để vượt qua những giới hạn này là gì?
Dưới đây là một số mẫu Smartsheet thay thế tốt nhất để bạn thử:
mẫu quản lý dự án ClickUp*
Mẫu quản lý dự án ClickUp giúp quản lý dự án một cách trơn tru từ giai đoạn khởi đầu đến khi hoàn thành.
Mẫu này giúp bạn xác định mục tiêu, lập kế hoạch các nhiệm vụ và dòng thời gian, theo dõi thành công và quản lý ngân sách – tất cả trong một nơi. Ngoài ra, các chế độ xem tích hợp của ClickUp, bao gồm Chế độ xem Gantt và Chế độ xem Lịch, giúp theo dõi các công việc đã lên lịch và quá hạn chỉ với một cái nhìn.
Ngoài ra, phần mềm quản lý dự án ClickUp cung cấp các tính năng nâng cao như tự động hóa, nhắc nhở, cảnh báo tùy chỉnh và thông báo để giúp nhóm của bạn tập trung và thích ứng với bất kỳ dự án nào.
Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Thêm thẻ và mối quan hệ phụ thuộc để xác định mối quan hệ giữa các công việc
- Thêm các Trường Tùy chỉnh để bổ sung chi tiết như OKRs, chỉ số thành công, bộ phận và nhiều thông tin khác vào các công việc của bạn
- Tạo biểu mẫu ClickUp để thu thập dữ liệu dự án, tài liệu ClickUp để viết và lưu trữ tài liệu dự án, và nhóm các công việc trong chế độ xem Xem dạng danh sách để tổ chức dự án hiệu quả hơn
🔑 Phù hợp cho: Các freelancer và quản lý dự án đang tìm kiếm một công cụ thân thiện với người dùng và toàn diện để lập kế hoạch cho nhiều dự án
2. Mẫu kế hoạch công việc dự án ClickUp
Việc lập kế hoạch chi tiết từng phút cho dự án trước khi bắt đầu có khiến bạn căng thẳng? Mẫu Kế Hoạch Công Việc Dự Án ClickUp sẽ giúp quá trình này trở nên trơn tru.
Mẫu này cung cấp một khung cấu trúc để phân loại các hoạt động theo giai đoạn, bao gồm kế hoạch, thiết kế, phát triển, kiểm thử chất lượng (QA) và triển khai. Điểm nổi bật? Nó tạo ra một dòng thời gian cho từng giai đoạn và hiển thị tất cả các công việc trong chế độ xem lịch để giúp bạn duy trì tiến độ.
Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Xác định các nỗ lực cần thiết để đạt được tiến độ cho từng giai đoạn của dự án
- Tạo và giao công việc cho các thành viên trong nhóm bằng biểu mẫu nộp công việc tích hợp sẵn, đơn giản và tiện lợi
- Sử dụng các Trường Tùy chỉnh như Lịch trình, Nỗ lực, Thời lượng thực tế (ngày), Ngày bắt đầu thực tế và Thời lượng (ngày) để dễ dàng hình dung dòng thời gian dự án và tránh trễ hẹn
🔑 Phù hợp cho: Các nhóm nhỏ và freelancer muốn lập kế hoạch và đang theo dõi dự án mà không gặp trễ hẹn
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Với tư cách là trí tuệ nhân tạo (AI) làm việc toàn diện nhất thế giới, ClickUp Brain giúp việc lập kế hoạch công việc và xác định các lỗ hổng trở nên dễ dàng hơn cho quản lý dự án hiệu quả. Tại sao? Nó có toàn bộ bối cảnh của tất cả dữ liệu không gian làm việc của bạn — công việc, ngày đáo hạn, dòng thời gian, người được giao nhiệm vụ, ưu tiên, phụ thuộc và hơn thế nữa. Kết hợp tất cả lại với nhau và bạn sẽ có một trợ lý AI giúp bạn tăng năng suất lên gấp 10 lần!
Xem video này để tìm hiểu thêm về cách tận dụng trí tuệ Brain của ClickUp cho quy trình làm việc của bạn:
3. Mẫu Cấu trúc Phân chia Công việc ClickUp
Hoàn thành dự án sẽ không còn là thách thức nữa, nhờ vào mẫu Cấu trúc Phân chia Công việc (WBS) của ClickUp. Nó giúp bạn chia nhỏ các dự án lớn thành các tác vụ và công việc con có thể quản lý được, có thể hoàn thành theo thứ tự logic. Bạn thậm chí có thể tạo các danh sách kiểm tra ClickUp tiện lợi, mang lại cảm giác hưng phấn mỗi khi hoàn thành một tác vụ.
Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Gán một số WBS duy nhất cho mỗi công việc và bao gồm một bình luận chi tiết để đảm bảo rõ ràng
- Sắp xếp các công việc theo ưu tiên bằng bảng trạng thái để giữ cho nhóm tập trung
- Danh sách công việc cần thiết, phân cấp công việc và quy trình làm việc cho từng công việc để dễ dàng tham khảo
🔑 Phù hợp cho: Quản lý vận hành và trưởng nhóm đang tìm kiếm một cấu trúc tổ chức để phân chia các công việc dự án và đang theo dõi tiến độ
4. Mẫu lịch trình dự án ClickUp
Mẫu lịch trình dự án ClickUp là công cụ đơn giản để theo dõi trạng thái của từng tác vụ trong dự án của bạn, từ 'Đang thực hiện' đến 'Hoàn thành'. Nó cũng có một chế độ xem chuyên dụng để đánh dấu các vấn đề và rủi ro có thể làm gián đoạn dòng thời gian và thời gian hoàn thành dự án của bạn.
Mẫu này là lựa chọn hoàn hảo khi bạn cần một khung làm việc có tổ chức để đảm bảo người quản lý dự án và các thành viên đóng góp chịu trách nhiệm về các mục tiêu của mình. Khả năng thêm bình luận cho từng công việc giúp đơn giản hóa việc đang theo dõi và tham khảo bối cảnh cho việc ra quyết định.
Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Phân loại dự án theo các giai đoạn và đánh dấu các mối phụ thuộc một cách rõ ràng để đảm bảo các công việc được hoàn thành theo thứ tự trong kế hoạch
- Cài đặt các quy tắc tự động hóa ClickUp có điều kiện để tự động di chuyển các công việc qua các giai đoạn khác nhau khi các điều kiện được đáp ứng
- Xác định mức độ rủi ro và vấn đề dựa trên mức độ nghiêm trọng của chúng
5. Mẫu Bản cam kết dự án ClickUp
Tạo một bản tóm tắt chi tiết và ghi chép phạm vi dự án của bạn với mẫu Bản cam kết dự án ClickUp. Nó cung cấp một cấu trúc rõ ràng để xác định và đơn giản hóa giao tiếp trong nhóm trong suốt quá trình thực hiện dự án.
Bạn đang theo dõi các bên khóa liên quan chính và thành viên nhóm dự án, cũng như các sản phẩm đầu ra, hạn chế và chỉ số thành công. Kết quả? Một bản kế hoạch chi tiết giúp tất cả mọi người đồng bộ từ đầu đến cuối.
Cần brainstorm về các phần cụ thể hoặc yêu cầu xem xét một phần trước khi hoàn thiện? Gắn thẻ đồng nghiệp hoặc Gửi Bình luận trực tiếp trong tài liệu Kế hoạch Dự án để đẩy nhanh tiến độ.
Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Đặt mục tiêu SMART trong ClickUp và giao các công việc liên quan cho các thành viên cụ thể trong nhóm
- Ghi chép các rủi ro dự án vào một bảng rõ ràng, giúp bạn dễ dàng nhận biết tác động của từng rủi ro và cách quản lý chúng
- Theo dõi tiến độ bằng các Trường Tùy chỉnh, thẻ và tự động hóa được tùy chỉnh theo quy trình làm việc của bạn
🔑 Phù hợp cho: Các nhóm nhỏ và freelancer muốn có cách thức có cấu trúc để xác định mục tiêu và sản phẩm đầu ra của dự án, đồng thời quản lý các rủi ro dự kiến
📚 Xem thêm: Mẫu kế hoạch giao tiếp
6. Mẫu kế hoạch quản lý dự án cấp cao ClickUp
Bạn muốn tạo một cái nhìn tổng quan chi tiết về toàn bộ dự án của mình - từ mục tiêu, kỳ vọng đến nguồn lực và dòng thời gian?
Mẫu Kế hoạch Quản lý Dự án Cấp Cao ClickUp cung cấp khung làm việc phù hợp cho điều này. Nó cung cấp cấu trúc rõ ràng để tạo danh sách công việc và phân loại các sản phẩm đầu ra theo hàm, chẳng hạn như thiết kế hoặc tài chính. Ngoài ra, bạn có thể đánh dấu giai đoạn hiện tại của từng sản phẩm đầu ra để đang theo dõi hiệu quả hơn.
Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Tạo các chế độ xem tùy chỉnh cho từng loại dự án để đơn giản hóa việc lập kế hoạch và đang theo dõi
- Hiển thị tỷ lệ hoàn thành công việc ngay lập tức để theo dõi tiến độ theo thời gian thực
- Thêm danh sách kiểm tra chi tiết và tài nguyên cho từng công việc để thực hiện dự án một cách trơn tru hơn
🔑 Phù hợp cho: Nhóm vận hành và quản lý dự án đang tìm kiếm một mẫu có cấu trúc để lập kế hoạch cho các dự án cấp cao
⚡️ Bonus: Học cách tạo kế hoạch dự án tổng quan trong vòng dưới 30 phút qua video này!
7. Mẫu dòng thời gian quản lý dự án ClickUp
Việc trễ hạn đã trở thành dĩ vãng với mẫu dòng thời gian quản lý dự án ClickUp. Bố cục bảng trắng giúp việc lập kế hoạch và hình dung từng giai đoạn của dự án trở nên mượt mà.
Liệt kê các bước, thêm ghi chú dán và hình dạng để cung cấp thêm bối cảnh, và giữ tất cả chi tiết trong một nơi. Bạn có thể điều chỉnh dòng thời gian và di chuyển các công việc bằng tính năng kéo và thả đơn giản. Duy trì quy trình làm việc trơn tru với nhãn ưu tiên, thẻ và bình luận.
Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Tạo thẻ công việc với thông tin chi tiết dựa trên từng bước của dự án
- Lên lịch các công việc lặp lại trong ClickUp để thường xuyên xem xét và điều chỉnh thời hạn dự án
- Sử dụng mã màu cho dòng thời gian dựa trên các giai đoạn dự án và các bước đã lên kế hoạch để dễ dàng điều hướng
🔑 Phù hợp cho: Các nhóm phát triển, nhóm marketing và người quản lý dự án đang tìm kiếm một cách hiệu quả để lập kế hoạch và quản lý dòng thời gian dự án
8. Mẫu danh mục đầu tư quản lý dự án ClickUp
Mẫu danh mục đầu tư quản lý dự án ClickUp giúp đơn giản hóa sự phức tạp của việc quản lý nhiều dự án cùng lúc.
Nó có tính năng các danh sách công việc để theo dõi tình trạng sức khỏe của dự án và chi tiết lộ trình của PMO. Nó cũng giúp bạn đang theo dõi từng hoạt động theo trạng thái hoàn thành, đơn giản hóa và hợp nhất kế hoạch trên các sáng kiến khác nhau.
Điều tuyệt vời nhất? Trí tuệ nhân tạo (AI) tích hợp sẵn giúp đơn giản hóa việc ưu tiên các công việc, cài đặt thời hạn và ước lượng thời gian cần thiết cho từng công việc.
Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Theo dõi tình trạng dự án với các Trường Tùy chỉnh hiển thị ngân sách, chỉ số thành công và nhiều thông tin khác
- Kiểm tra khối lượng công việc của nhóm và các công việc chưa được phân công để cân bằng trách nhiệm trong danh mục đầu tư của bạn
- Theo dõi hiệu suất theo dự án, bộ phận và giai đoạn bằng các bảng điều khiển ClickUp có thể tùy chỉnh
🔑 Phù hợp cho: Các nhà quản lý dự án đang tìm kiếm một khung làm việc để quản lý nhiều dự án và các công việc liên quan cùng lúc trong danh mục đầu tư của mình
9. Mẫu theo dõi dự án ClickUp
Không còn phải loay hoay với nhiều dự án, nhiệm vụ và thời hạn gấp rút rải rác trên các công cụ khác nhau — Mẫu theo dõi dự án ClickUp sẽ tổ chức tất cả lại với nhau. Mẫu này có tính năng Trường Tùy chỉnh đã được tạo sẵn mà bạn có thể chỉnh sửa hoặc giữ nguyên tùy theo nhu cầu của dự án.
Ngoài ra, bạn có thể tạo các thư mục với các công việc con và danh sách kiểm tra để phân chia từng công việc một cách rõ ràng. Nó cũng giúp nhóm của bạn duy trì tiến độ với các tự động hóa quản lý dự án tùy chỉnh, giúp giảm bớt công việc thủ công và tăng cường năng suất.
Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Chế độ xem các công việc được phân loại theo các giai đoạn của dự án để đang theo dõi và lập kế hoạch dễ dàng
- Theo dõi thời gian tự động hoặc ghi chép thủ công thông qua tính năng Theo dõi Thời gian Dự án tích hợp sẵn trong ClickUp
- Ghi chú trạng thái RAG cho từng công việc để làm nổi bật tiến độ và mức độ rủi ro
🔑 Phù hợp cho: Các nhóm làm việc theo phương pháp Agile và freelancer đang tìm kiếm giải pháp để theo dõi sự thành công của dự án
10. Mẫu lập kế hoạch Sprint Agile ClickUp
👀 Bạn có biết? Nghiên cứu cho thấy có kết nối chặt chẽ giữa việc lập kế hoạch kỹ lưỡng và thành công của dự án. Trong nhiều nghiên cứu, kết nối này rất nhất quán—trung bình, việc lập kế hoạch có tài khoản khoảng 33% sự biến động về hiệu quả và 34% trong thành công tổng thể của dự án.
Muốn tổ chức công việc, theo dõi tiến độ và quản lý tài nguyên một cách dễ dàng qua các sprint? Hãy thử mẫu lập kế hoạch sprint Agile của ClickUp. Đặt mục tiêu sprint rõ ràng, phác thảo các bước để đạt được chúng và chia nhỏ mọi thứ thành các công việc có thể quản lý được.
Bạn sẽ có các chế độ xem tùy chỉnh như Chế độ xem Danh sách Sprint để theo dõi và ưu tiên các mục công việc, Chế độ xem Trạng thái Phát triển để hiển thị tiến độ công việc trên bảng Kanban, và Chế độ xem Lịch để theo dõi hạn chót và duy trì tiến độ. Điểm nổi bật? Các bảng điều khiển làm việc trực quan của mẫu cung cấp cập nhật tiến độ thời gian thực để đảm bảo mọi người luôn đồng bộ.
Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Quản lý và tổ chức danh sách công việc sprint của bạn, đồng thời đang theo dõi tiến độ thực tế của chúng tại một nơi duy nhất
- Chế độ xem khối lượng công việc của nhóm để phân công công việc mà không gây quá tải hoặc sử dụng không hiệu quả nguồn lực
- Thêm các trường công thức tự động tính toán số giờ đã sử dụng và số giờ còn lại cho mỗi sprint
🔑 Phù hợp cho: Quản lý vận hành, nhóm agile, trưởng bộ phận tài chính và trưởng bộ phận marketing đang tìm kiếm một phương pháp có cấu trúc để lập kế hoạch và quản lý các sprint
📮 ClickUp Insight: 19% quản lý cho biết việc nhận được cập nhật kịp thời từ các thành viên trong nhóm là thách thức lớn nhất về khả năng hiển thị của họ.
Tuy nhiên, ngay cả khi có cập nhật, chúng thường không nhất quán. Một số cập nhật mơ hồ, một số quá chi tiết, và một số khác hoàn toàn thiếu sót. Sự không nhất quán này tạo ra sự nhiễu loạn thay vì sự rõ ràng.
Các thẻ AI và tóm tắt trạng thái do AI tạo ra của ClickUp giúp đảm bảo tính nhất quán trong cách báo cáo tiến độ. Các thành viên trong nhóm có thể tạo các bản cập nhật có cấu trúc chỉ với một cú nhấp chuột, trong khi bạn có được chế độ xem thống nhất và dễ đọc về những gì đang tiến triển tốt—và những gì cần được chú ý.
💫 Kết quả thực tế: Pigment đã cải thiện hiệu quả giao tiếp của nhóm lên 20% nhờ ClickUp — giúp các nhóm kết nối và đồng bộ tốt hơn.
11. Mẫu danh sách việc cần làm ClickUp
Nhiều nhà quản lý dự án là fan của danh sách việc cần làm, và điều này hoàn toàn có lý do. Chúng giúp giảm bớt sự lộn xộn trong đầu bằng cách đưa các công việc ra khỏi đầu và ghi chép lên giấy (hoặc ứng dụng), từ đó tăng năng suất và giảm căng thẳng.
Mẫu danh sách việc cần làm ClickUp cho phép bạn đơn giản hóa quản lý tác vụ bằng cách tạo danh sách việc cần làm của riêng mình. Với các danh sách kiểm tra và công cụ theo dõi trạng thái dễ chỉnh sửa, định dạng gọn gàng giúp bạn luôn trên đà thực hiện dự án một cách trơn tru.
Sử dụng nó để tập trung vào các ưu tiên của dự án mà không bỏ sót bất kỳ bước nào. Dù bạn đang quản lý mục tiêu cá nhân hay hợp tác trong một dự án nhóm, mẫu này giúp bạn lập kế hoạch, tổ chức và duy trì tiến độ — tất cả trong một nơi.
Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Chuyển đổi các mục danh sách kiểm tra thành các nhiệm vụ ClickUp có thể thực hiện được, mà bạn có thể giao nhiệm vụ và đang theo dõi tiến độ
- Kết nối các công việc hoặc tài liệu để tạo mối quan hệ rõ ràng và tham chiếu dễ dàng
- Nhập thông tin dự án từ các công cụ khác để bắt đầu nhanh chóng
🔑 Phù hợp cho: Các freelancer và nhóm nhỏ muốn có bố cục sạch sẽ và đơn giản để tạo danh sách công việc và đang theo dõi các công việc dự án
12. Mẫu theo dõi vấn đề ClickUp
Lo lắng về các lỗi kỹ thuật làm gián đoạn quy trình làm việc của dự án? Hãy thử mẫu theo dõi vấn đề ClickUp để ghi lại các rào cản.
Xem dạng danh sách giúp mọi vấn đề luôn hiển thị và dễ quản lý. Mô tả ngắn gọn cung cấp bối cảnh nhanh chóng chỉ với một cái nhìn, trong khi chế độ xem Gantt nhấn mạnh các mốc thời gian và mối quan hệ phụ thuộc để hỗ trợ giải quyết kịp thời. Các chi tiết khóa như bộ phận, trạng thái giải quyết và loại rủi ro giúp bạn chủ động đối phó với các điểm nghẽn.
Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Thêm danh sách kiểm tra vào từng vấn đề để tối ưu hóa quy trình giải quyết
- Xác định các mối quan hệ phụ thuộc cho từng vấn đề để đơn giản hóa việc đang theo dõi và lập kế hoạch, đồng thời nêu rõ tác động của nó đối với dự án
- Tạo biểu mẫu theo dõi vấn đề được tùy chỉnh theo yêu cầu của dự án của bạn
🔑 Phù hợp cho: Các nhóm dự án và nhóm phát triển đang tìm kiếm một bố cục đơn giản để theo dõi và giải quyết lỗi
13. Mẫu phân bổ tài nguyên ClickUp
Bạn đã chán ngán việc không biết nguồn lực hoặc ngân sách của nhóm đang được sử dụng như thế nào? Mẫu phân bổ nguồn lực của ClickUp mang lại sự rõ ràng tuyệt đối, cho phép bạn đang theo dõi việc sử dụng nguồn lực theo thời gian thực và phân công công việc chính xác vào những nơi cần thiết nhất.
Chế độ Xem Khối lượng công việc cung cấp hiển thị về lịch trình của nhóm, với khoảng thời gian linh hoạt, bộ lọc và cài đặt khối lượng công việc. Nó giúp bạn nhanh chóng phát hiện tình trạng quá tải hoặc thiếu tải công việc và phân công lại công việc đến nơi phù hợp.
Bạn cũng có thể sử dụng các trạng thái tác vụ tùy chỉnh có thể cấu hình trong ClickUp (như “Đang thực hiện”, “Việc cần làm”, “Kiểm tra của khách hàng”, v.v.) để tiêu chuẩn hóa quy trình làm việc và làm cho mọi giai đoạn của quy trình trở nên minh bạch. Ngoài ra, việc thêm các trường tùy chỉnh để ghi lại các chi tiết khóa của dự án—như ngân sách, loại sản phẩm đầu ra và giai đoạn dự án—đảm bảo sự đồng bộ hoàn toàn giữa các nhóm.
Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Tạo quy trình triển khai hiệu quả với các giai đoạn như Việc cần làm, Chuẩn bị, Phát triển ý tưởng, Thực hiện và Triển khai
- Thêm ghi chú tham khảo cho từng công việc để cung cấp bối cảnh và tăng cường sự rõ ràng
- Phân loại dự án theo loại và khách hàng để quản lý và đang theo dõi hiệu quả hơn
🔑 Phù hợp cho: Quản lý dự án, trưởng nhóm và các đội ngũ vận hành đang tìm kiếm một phương pháp trực quan để quản lý và tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên
14. Mẫu lịch trình quản lý thời gian ClickUp
Quản lý nhiều dự án cùng lúc trở nên dễ dàng với mẫu lịch trình quản lý thời gian ClickUp.
Mẫu này cho phép bạn ghi lại các hoạt động cho từng dự án với ước lượng thời gian cụ thể, loại hoạt động, ngày bắt đầu và ngày đáo hạn. Chế độ xem Khối lượng công việc hiển thị ước lượng thời gian hàng ngày cho từng công việc. Nhấp vào bất kỳ khối thời gian nào để mở rộng và xem chi tiết cụ thể của công việc.
Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Danh sách công việc hàng ngày cho từng dự án để lập kế hoạch cho cả tuần một cách hiệu quả
- Sử dụng công cụ theo dõi thời gian tích hợp để theo dõi thời gian đã sử dụng và cải thiện quản lý thời gian
- Cài đặt trạng thái ưu tiên cho từng công việc để giúp nhóm của bạn tập trung vào những việc cấp bách nhất
🔑 Phù hợp cho: Các freelancer và thành viên nhóm muốn quản lý và tối ưu hóa thời gian cho các dự án
Dưới đây là chia sẻ của Alfred Titus, Quản lý Hỗ trợ Hành chính tại Brighten A Soul Foundation, về việc sử dụng ClickUp cho quản lý dự án:
Đối với bất kỳ tổ chức nào đang gặp khó khăn trong việc quản lý dự án, ClickUp sẽ hỗ trợ hợp tác trong việc thực hiện công việc. Với phần mềm này, người dùng có thể theo dõi các mục trong danh sách việc cần làm và thực hiện các công việc đó trong thời gian quy định. Nó cũng giúp nhóm quản lý dự án theo dõi tiến độ tổng thể của dự án để đảm bảo các mốc thời gian được tuân thủ.
Đối với bất kỳ tổ chức nào đang gặp khó khăn trong việc quản lý dự án, ClickUp sẽ hỗ trợ hợp tác trong việc thực hiện nhiệm vụ. Với phần mềm này, người dùng có thể theo dõi các mục trong danh sách việc cần làm và thực hiện các nhiệm vụ đó trong thời gian quy định. Nó cũng giúp đội ngũ quản lý dự án theo dõi tiến độ tổng thể của dự án để đảm bảo các mốc thời gian được tuân thủ.
15. Mẫu Mục tiêu Thông minh ClickUp
Với mẫu SMART Goals của ClickUp, bạn có thể xác định các mục tiêu rõ ràng, cụ thể và trực quan hóa chúng bằng hình ảnh và mã màu để điều hướng dễ dàng.
Dễ dàng xác định các yếu tố "ai, gì, khi nào, ở đâu và tại sao" đằng sau mỗi mục tiêu. Điểm nổi bật? Chế độ xem Bảng (Board View) hiển thị trạng thái mục tiêu — đang tiến triển, chậm tiến độ, đang thực hiện, đã hoàn thành hoặc việc cần làm — giúp bạn dễ dàng theo dõi hiệu suất.
Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Tùy chỉnh bảng tính mục tiêu SMART và xác định đối tượng riêng của bạn để phù hợp với nhu cầu cụ thể của dự án
- Đang theo dõi chi tiết cấp công việc và xem cách chúng phù hợp với các sáng kiến tổng thể dưới tab Mục tiêu Công ty
- Đánh giá nỗ lực của từng công việc từ 1 đến 10 và phân nhóm chúng cho phù hợp
🔑 Phù hợp cho: Quản lý dự án, nhóm marketing và nhóm vận hành đang tìm kiếm công cụ giúp cài đặt mục tiêu cụ thể và theo dõi kết quả
➡ Đọc thêm: Ứng dụng đang theo dõi mục tiêu tốt nhất
16. Mẫu bảng điều khiển quản lý dự án ClickUp
Biến quy trình làm việc dự án lộn xộn thành quy trình đang theo dõi dự án mượt mà và rõ ràng với mẫu bảng điều khiển quản lý dự án ClickUp. Mẫu này cung cấp cho toàn bộ nhóm của bạn một trung tâm trực quan chung để giao tiếp và giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng.
Sử dụng các trường tùy chỉnh phong phú như Chi phí kế hoạch, Mức độ vấn đề, Chi phí thực tế, Giai đoạn dự án và Ngân sách còn lại để theo dõi tài chính, rủi ro và các giai đoạn dự án chi tiết. Kết hợp với các trạng thái tùy chỉnh như Việc cần làm, Đang tiến hành, Đang tạm dừng và Hoàn thành, chúng giúp bạn tiêu chuẩn hóa luồng công việc và phát hiện các điểm nghẽn ngay lập tức.
Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Gửi nhắc nhở và cập nhật cho nhóm qua email để đảm bảo các công việc không bị bỏ sót
- Xem nhanh các mốc thời gian và lập kế hoạch dòng thời gian một cách dễ dàng bằng chế độ xem Lịch
- Sử dụng các chế độ xem như Hiệu suất Đội ngũ và Lập kế hoạch Năng lực, kết hợp với thông tin về khối lượng công việc, để phát hiện sớm các tình huống thiếu hụt tài nguyên, thành viên đội ngũ bị quá tải và các công việc bị khối trước khi chúng trở nên nghiêm trọng
🔑 Phù hợp cho: Quản lý dự án và trưởng nhóm muốn có một không gian tập trung để quản lý dự án một cách trơn tru
17. Mẫu quản lý nhiệm vụ ClickUp
Bạn đang tìm kiếm một mẫu giúp nhóm của bạn tìm ra khung công việc hiệu quả nhất? Hãy thử mẫu Quản lý Nhiệm vụ ClickUp.
Tổ chức các công việc của bạn thành các phần dễ hiểu — để nhóm của bạn tập trung vào những gì đã sẵn sàng thực hiện, giữ các ý tưởng sáng tạo trong tầm nhìn và biết những gì vẫn đang trong kế hoạch.
Nhìn tổng quan, xem ai được giao công việc, thời hạn hoàn thành và thời gian dự kiến cho từng công việc. Bạn cũng có thể thêm các Trường Tùy chỉnh cho ngân sách, URL, tệp đính kèm hoặc bất kỳ chi tiết quan trọng nào khác cho dự án của bạn.
Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Tạo danh sách công việc riêng cho các công việc tồn đọng, các công việc cần thực hiện, ý tưởng và các khía cạnh khóa khác của dự án — được tổ chức theo ưu tiên và bộ phận
- Thêm chi tiết cụ thể vào thẻ công việc để tra cứu nhanh chóng và tăng tính rõ ràng
- Lên lịch công việc một cách dễ dàng bằng hàm kéo và thả trong chế độ xem Lịch
🔑 Phù hợp cho: Quản lý dự án, trưởng nhóm và freelancer đang tìm kiếm một khung làm việc để lập kế hoạch, quản lý và theo dõi các khía cạnh của dự án
18. Mẫu Kế hoạch Giao tiếp ClickUp
Sử dụng mẫu Kế hoạch Truyền thông ClickUp để tối ưu hóa giao tiếp dự án và đảm bảo các nỗ lực được đồng bộ hóa theo cùng một hướng. Nó giúp bạn lập kế hoạch, theo dõi và quản lý tin nhắn và quy trình giao tiếp dựa trên mục tiêu dự án của bạn.
Mẫu này cũng giúp bạn đánh giá hiệu quả giao tiếp của nhóm và xác định các lĩnh vực cần cải thiện, giúp chiến lược của bạn trở nên tập trung và hướng đến kết quả hơn.
Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Thực hiện phân tích PEST, SWOT và phân tích đối thủ cạnh tranh để hỗ trợ lập kế hoạch chiến lược
- Tạo danh sách công việc liên quan và phân công vai trò và trách nhiệm rõ ràng
- Chuyển đổi mục tiêu giao tiếp thành các công việc có thể thực hiện được để thực hiện một cách hiệu quả
🔑 Phù hợp cho: Đội ngũ hỗ trợ khách hàng, đội ngũ tiếp thị và quản lý dự án muốn tối ưu hóa giao tiếp với khách hàng, các bên liên quan và các đội ngũ nội bộ
🧠 Thông tin thú vị: Khi cortisol (hormone stress) chiếm ưu thế, nó làm thu hẹp sự tập trung và sáng tạo của chúng ta. Để khắc phục điều này, một "cocktail não" được cân bằng cẩn thận của các chất dẫn truyền thần kinh tích cực — oxytocin, dopamine và endorphin — có thể kích hoạt luồng và những ý tưởng đột phá. Cách đơn giản nhất? Khuyến khích tinh thần đồng đội và sự tin tưởng hợp tác thông qua những hành động đơn giản như giao tiếp bằng ánh mắt, cười đùa, chia sẻ những khoảnh khắc hài hước hoặc xấu hổ, hoặc ghép đôi những người không thường xuyên hợp tác với nhau.
19. Mẫu Báo cáo Trạng thái Dự án ClickUp
Mẫu Báo cáo Tiến độ Dự án ClickUp giúp đơn giản hóa việc theo dõi tiến độ dự án. Nó cho phép bạn phân loại báo cáo dự án theo bộ phận, giai đoạn và trạng thái để có được những thông tin chi tiết tùy chỉnh.
Nó cũng giúp bạn xác định lịch trình và phạm vi dự án. Dòng thời gian tuyến tính có mã màu sắc cung cấp cái nhìn tổng quan trực quan, giúp bạn dễ dàng nhận ra các mục quá hạn chỉ trong nháy mắt. Với chế độ xem có cấu trúc về mọi chi tiết, nó giúp báo cáo trạng thái dự án của bạn được tổ chức gọn gàng và dễ quản lý.
Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Theo dõi ngân sách để xác định xem dự án có vượt ngân sách, có rủi ro hay dưới ngân sách hay không
- Cài đặt tự động hóa để chia sẻ báo cáo đang theo dõi với các bên liên quan để cập nhật theo thời gian thực
- Thêm bộ phận và trưởng nhóm bên cạnh mỗi công việc để duy trì trách nhiệm rõ ràng
🔑 Phù hợp cho: Quản lý dự án và nhóm vận hành đang tìm kiếm một định dạng có cấu trúc để theo dõi trạng thái dự án và ngân sách
20. Mẫu yêu cầu quản lý dự án ClickUp
Bắt đầu các dự án của bạn trên nền tảng được thiết kế cho sự rõ ràng và đồng bộ với Mẫu Yêu cầu Quản lý Dự án của ClickUp, phù hợp cho cả người mới bắt đầu và các nhà quản lý dự án có kinh nghiệm. Mẫu danh sách công việc sẵn sàng sử dụng này giúp các nhóm xác định và ghi chép yêu cầu dự án một cách hiệu quả, giúp tất cả các bên liên quan - từ các bên liên quan đến các thành viên tham gia - luôn đồng nhất trang.
Các danh sách kiểm tra và công việc con hướng dẫn quá trình thực hiện dự án. Các trường tùy chỉnh mạnh mẽ—Giai đoạn phê duyệt, Sản phẩm đầu ra, Phân loại, Hoàn thành và Người phê duyệt—cung cấp bối cảnh cần thiết và tối ưu hóa việc điều hướng tác vụ.
Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Ghi chép và làm rõ mục tiêu mà dự án của bạn hướng đến, những gì bạn sẽ cung cấp và thời hạn hoàn thành, tất cả trong một không gian tổ chức khoa học
- Di chuyển yêu cầu qua các trạng thái dễ sử dụng như Việc Cần Làm, In Progress, On Hold và Hoàn Thành, để tiến độ luôn minh bạch
- Tính toán tổng số cho ngân sách, tỷ lệ hoàn thành và các chỉ số định lượng khác một cách tự động với các trường công thức
🔑 Phù hợp cho: Các nhóm nhỏ và người quản lý hoạt động đang tìm kiếm một phương pháp có cấu trúc để lập kế hoạch các yêu cầu dự án
21. Mẫu bảng tính quản lý dự án ClickUp
Dù bạn quản lý một nhóm lớn hay nhỏ, việc duy trì sự tổ chức cho các dự án có thể là một thách thức lớn. Mẫu bảng tính quản lý dự án ClickUp giải quyết vấn đề này với bố cục rõ ràng và có cấu trúc.
Nó sắp xếp tất cả các sản phẩm đầu ra, cùng với trạng thái, giai đoạn dự án và giai đoạn phê duyệt của chúng, tại một nơi duy nhất để dễ dàng tham khảo. Ngoài ra, tab quy trình phê duyệt chuyên dụng cho biết những sản phẩm đầu ra nào cần được chú ý và những sản phẩm nào đã qua giai đoạn phê duyệt.
Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Chế độ xem mức độ vấn đề cho từng sản phẩm đầu ra và ghi chú giải pháp để tham khảo
- Xác định mối quan hệ phụ thuộc giữa các đầu ra bằng các mối quan hệ như ‘đang chờ’ và ‘khối’
- Kích hoạt theo dõi thời gian tự động, phân công thành viên nhóm và thêm bình luận để hợp tác mượt mà
🔑 Phù hợp cho: Trưởng dự án, quản lý marketing, quản lý vận hành và các nhóm nhỏ muốn sử dụng mẫu bảng tính có cấu trúc để lập kế hoạch, quản lý và hợp tác
22. Mẫu quản lý dự án ngân sách ClickUp
Giữ cho các dự án của bạn luôn nằm trong tầm kiểm soát tài chính với sự rõ ràng và chính xác bằng cách sử dụng Mẫu Quản lý Dự án Có Ngân sách của ClickUp. Được thiết kế cho các nhà quản lý dự án và nhóm tài chính quản lý các dự án nhạy cảm về chi phí, mẫu này tối ưu hóa việc lập ngân sách, sắp xếp công việc và đang theo dõi chi phí theo thời gian thực.
Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Đang theo dõi ngân sách được phân bổ, chi phí thực tế và ngân sách còn lại cho dự án của bạn
- Thêm ghi chú chi tiết để bao gồm các tham chiếu, bối cảnh hoặc bình luận cho việc giám sát tài chính
- Chọn từ năm chế độ xem khác nhau: Hướng dẫn Bắt đầu, Tổng quan Ngân sách, Lịch trình Dự án, Giai đoạn Dự án và Trạng thái Hoạt động để truy cập thông tin cần thiết đúng lúc bạn cần
🔑 Phù hợp cho: Các freelancer, quản lý marketing, nhóm phát triển và nhóm vận hành muốn duy trì ngân sách dự án đang theo dõi
23. Mẫu Sổ tay Quản lý Dự án ClickUp
Mẫu Sổ tay Quản lý Dự án ClickUp cung cấp một lộ trình rõ ràng cho việc thực hiện dự án thành công.
Nó giúp bạn xác định quy trình, đặt mục tiêu và xác định các chỉ số hiệu suất (KPIs) cho từng giai đoạn. Chế độ xem bảng điều khiển cung cấp tổng quan về tài nguyên, tài liệu, người được giao nhiệm vụ và dòng thời gian.
Ngoài ra, tab tóm tắt hiển thị tổng quan về từng giai đoạn của dự án. Điều này giúp bạn đang theo dõi tiến độ dễ dàng hơn, giúp nhóm của bạn luôn đồng bộ trong suốt quá trình.
Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Tạo các tài liệu riêng biệt cho từng giai đoạn của dự án để duy trì cấu trúc chi tiết
- Chuyển mỗi giai đoạn thành các công việc có thể thực hiện và đang theo dõi chúng bằng Xem dạng danh sách
- Phân tích dòng thời gian dự án và điều chỉnh theo thời gian thực để duy trì tiến độ
🔑 Phù hợp cho: Quản lý dự án, trưởng nhóm và các đội ngũ vận hành đang tìm kiếm một phương pháp tổ chức để lập kế hoạch và triển khai các giai đoạn dự án
➡ Đọc thêm: Cách viết tài liệu dự án: Ví dụ & Mẫu
tối ưu hóa quy trình lập kế hoạch và quản lý dự án với ClickUp*
Các mẫu dự án Smartsheet cung cấp một không gian tập trung để tổ chức các công việc, tài nguyên và mục tiêu. Tuy nhiên, khi kích thước nhóm tăng lên, các giới hạn về khả năng mở rộng, tự động hóa và hiệu suất bắt đầu làm chậm tiến độ.
Đó chính là lúc ClickUp bước vào. Là ứng dụng toàn diện cho công việc, ClickUp đơn giản hóa quản lý dự án với các công cụ hợp tác, đang theo dõi và phân tích mạnh mẽ, cùng với phạm vi mẫu sẵn sàng sử dụng đa dạng.
Chán ngán với việc đuổi theo hạn chót và các tệp tin lộn xộn? Đăng ký ClickUp và kiểm soát mục tiêu, dòng thời gian và kết quả của nhóm.