Lisa, giám đốc marketing tại một công ty quảng cáo cỡ trung bình, đã sử dụng kết hợp bảng tính, email và ứng dụng trò chuyện để quản lý các chiến dịch. Kết quả?
Bỏ lỡ thời hạn, công việc trùng lặp và những câu hỏi "trạng thái thế nào rồi" không ngừng. Sau khi chuyển sang Smartsheet, nhóm của cô đã cắt giảm 60% các cuộc họp về trạng thái và hoàn thành dự án nhanh hơn 40%.
Điều quan trọng là: Cách sử dụng Smartsheet để quản lý dự án không phải là điều quá khó. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn các cách sử dụng Smartsheet một cách thực tế.
⏰ Tóm tắt 60 giây
Hợp lý hóa các dự án của bạn với Smartsheet
- Sử dụng các mẫu có sẵn để tạo/lập dự án nhanh chóng
- Truy cập kế hoạch dự án linh hoạt với nhiều chế độ xem (Gantt, Bảng, v.v.)
- Tự động hóa các công việc và quy trình công việc lặp đi lặp lại
- Cộng tác trong thời gian thực với nhận xét, thẻ và thảo luận nhóm
- Theo dõi thời gian và quản lý tài nguyên hiệu quả
- Sử dụng các tính năng phân tích để đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu
- Theo dõi các nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các công việc
- Tích hợp với các công cụ như Zapier, Slack và hơn thế nữa
Sử dụng Smartsheet để quản lý dự án
Các công cụ quản lý dự án tốt nhất không chỉ đơn thuần là theo dõi công việc. Chúng thích ứng với nhu cầu dự án riêng biệt của bạn, tự động hóa công việc, hỗ trợ theo dõi thời gian, cho phép nhóm giao tiếp và cung cấp báo cáo và phân tích đáng chú ý.
👀 Bạn có biết? Smartsheet ban đầu được thiết kế để mô phỏng bảng tính, nhưng đã phát triển thành một công cụ quản lý dự án mạnh mẽ với khả năng tự động hóa.
Dưới đây là cách bạn có thể tận dụng Smartsheet cho công việc của mình.
Cung cấp các mẫu sẵn có để thiết lập dự án
Đối với những người muốn bỏ qua giai đoạn thiết lập, hãy sử dụng các mẫu có sẵn của Smartsheet được thiết kế cho các dự án khác nhau, bao gồm chiến dịch tiếp thị, dự án xây dựng, ra mắt sản phẩm và hơn thế nữa.
Các mẫu cung cấp điểm khởi đầu cho quản lý dự án với tất cả các yếu tố dự án cần thiết đã được bố trí sẵn, cho phép bạn điều chỉnh các trường theo nhu cầu.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng chúng để tự động hóa quy trình làm việc. Các tính năng này giúp bạn tiết kiệm thời gian và bắt đầu công việc mà không cần mất hàng giờ để xây dựng kế hoạch dự án từ đầu.
Cho phép lập kế hoạch dự án linh hoạt
Smartsheet cung cấp một không gian làm việc linh hoạt mà người quản lý dự án có thể điều chỉnh để phù hợp với bất kỳ dự án nào.
Với Chế độ xem lưới, Chế độ xem Gantt, Chế độ xem thẻ tương tự như bảng Kanban và Chế độ xem lịch, Smartsheet cho phép bạn xem dự án từ các góc độ khác nhau, giúp bạn dễ dàng điều chỉnh quy trình làm việc theo sự phát triển của dự án.
Với tư cách là chủ sở hữu hoặc quản trị viên của bảng tính, bạn có thể tạo biểu đồ Gantt trong Smartsheet để quản lý các phụ thuộc và dòng thời gian của công việc. Bạn cũng có thể điều chỉnh chế độ xem dòng thời gian để phù hợp với kế hoạch dự án của mình, cho dù là hàng quý, hàng tháng, hàng tuần hay hàng ngày.
🧠 Thông tin thú vị: Biểu đồ Gantt, một công cụ quản lý dự án phổ biến, được phát minh cách đây hơn 100 năm và vẫn là một trong những cách hiệu quả nhất để theo dõi dòng thời gian.
Tự động hóa các công việc và quy trình công việc lặp đi lặp lại
Khi quản lý nhiều phần thay đổi của một dự án, bạn cần tất cả sự trợ giúp có thể để xử lý công việc, gửi nhắc nhở và cập nhật trạng thái tự động.
Smartsheet giúp bạn tạo quy trình công việc tùy chỉnh được kích hoạt dựa trên các hành động cụ thể. Ví dụ: gửi thông báo khi công việc hoàn thành hoặc cập nhật bảng dự án khi thời hạn sắp đến.
Các tự động hóa này giúp quản lý dự án dễ dàng với sự can thiệp thủ công tối thiểu, cho phép bạn tập trung vào các công việc cấp cao hơn.
Đảm bảo hợp tác và giao tiếp thời gian thực
Smartsheet loại bỏ sự cần thiết của các kênh liên lạc riêng biệt bằng cách cho phép nhiều thành viên trong nhóm bình luận về công việc, thêm ghi chú và gắn thẻ người khác trực tiếp trong dự án.
Cột danh sách liên hệ trong Smartsheet giúp dễ dàng phân công và thông báo cho các thành viên cụ thể trong nhóm về các công việc riêng lẻ, đồng thời lưu giữ tất cả các cuộc thảo luận và quyết định liên quan ở một nơi.
Sự tích hợp của Smartsheet với các công cụ như Slack đảm bảo các cập nhật của nhóm và giao tiếp dự án luôn được tập trung tại một nơi.
Cho phép theo dõi thời gian và quản lý tài nguyên
Bạn còn nhớ Sarah ở bộ phận tiếp thị không? Bạn có thể tránh những hiểu lầm như vậy và nâng cao hiệu quả bằng cách theo dõi thời gian để các dự án được thực hiện đúng tiến độ. Smartsheet cung cấp phần quản lý tài nguyên tích hợp giúp bạn theo dõi tình trạng sẵn sàng của nhóm và ngăn ngừa tình trạng kiệt sức.
Nhật ký hoạt động ghi lại đóng góp của từng thành viên trong nhóm, giúp dễ dàng theo dõi khối lượng công việc và đảm bảo công việc được phân phối đồng đều.
Phần Quản lý tài nguyên cũng giúp phân công công việc và cân bằng khối lượng công việc, đảm bảo tiềm năng của nhóm không bị sử dụng quá mức hoặc không được sử dụng hết.
Cung cấp báo cáo toàn diện và hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu
Các tính năng báo cáo và phân tích của Smartsheet giúp các nhà quản lý dự án hiểu rõ hơn về dự án và theo dõi tiến độ dự án một cách hiệu quả để đưa ra quyết định sáng suốt, dựa trên dữ liệu.
Các công cụ báo cáo của nền tảng này cho phép bạn lấy dữ liệu từ nhiều trang tính để theo dõi các chỉ số quan trọng như ngày bắt đầu và kết thúc, tỷ lệ hoàn thành công việc, sử dụng tài nguyên và chi phí dự án để tạo báo cáo dự án toàn diện.
Bảng điều khiển quản lý dự án cung cấp chế độ xem tổng quan, trong khi báo cáo chi tiết cho phép bạn đi sâu vào các chi tiết cụ thể, giúp bạn nắm bắt được cả bức tranh tổng thể và tất cả các chi tiết.
Cho phép phân công công việc và theo dõi mối quan hệ
Một trong những yếu tố khóa của Smartsheet là cấu trúc phân cấp. Bạn có thể tạo hàng cha và hàng con để sắp xếp các công việc riêng lẻ trong một dự án lớn hơn.
Tính năng mối quan hệ công việc giúp xác định các mối phụ thuộc, vì vậy nếu một công việc bị trì hoãn, các công việc liên quan sẽ tự động được cập nhật để phản ánh dòng thời gian mới.
Cấu trúc này giúp chia nhỏ các dự án phức tạp thành các thành phần dễ quản lý, giúp người quản lý dự án dễ dàng giám sát các công việc khác nhau cùng một lúc.
Hỗ trợ tích hợp với các công cụ khác
Bạn có thể sử dụng Smartsheet để tích hợp các công cụ hiện có của mình. Cần làm việc với Microsoft Excel? Bạn có thể đồng bộ hóa dữ liệu dễ dàng bằng CData Connect Cloud hoặc Zapier. Mặc dù không có tích hợp trực tiếp với Google Trang tính, Zapier đã lấp đầy khoảng trống đó một cách hiệu quả.
Nếu bạn sử dụng Microsoft Teams, tích hợp này cho phép bạn liên kết các trang dự án của mình với các kênh Teams, giúp mọi người luôn đồng bộ thông tin mà không cần chuyển đổi công cụ. Các kết nối như DocuSign, Jira, Slack, Tableau và các kết nối khác biến Smartsheet thành trung tâm điều khiển cho tất cả dữ liệu dự án của bạn.
Sự tích hợp này giúp loại bỏ các silo thông tin, giúp các nhóm đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu tốt hơn.
Thách thức và giới hạn của Smartsheet trong quản lý dự án
Mặc dù Smartsheet là một công cụ mạnh mẽ và phù hợp với nhiều người, nhưng nó cũng đi kèm với một số thách thức mà bạn nên biết.
Thiếu các tính năng hợp tác và báo cáo cần thiết
Mặc dù Smartsheet cho phép nhóm của bạn làm việc cùng nhau, nhưng nó thiếu một số tính năng hợp tác quan trọng. Biểu đồ Gantt giúp theo dõi tiến độ dự án nhưng yêu cầu nhập liệu thủ công nhiều.
Mặc dù bạn có thể tạo báo cáo tiến độ tiêu chuẩn, nhưng các nhà quản lý dự án và nhóm tìm kiếm các phân tích chuyên biệt như biểu đồ Velocity hoặc Burndown có thể muốn khám phá các công cụ bổ sung.
Tính năng theo dõi thời gian giới hạn
Smartsheet rất xuất sắc trong việc hiển thị ngày bắt đầu và kết thúc dự án, nhưng khi cần theo dõi thời gian thực tế dành cho từng công việc? Đó là lúc mọi thứ trở nên phức tạp. Các nhà quản lý dự án có thể cần phải dựa vào các công cụ bên ngoài hoặc phương pháp thủ công để theo dõi chính xác thời gian dành cho các công việc.
Việc phụ thuộc vào các ứng dụng của bên thứ ba làm tăng độ phức tạp cho quy trình làm việc và có thể dẫn đến sự không nhất quán trong báo cáo thời gian. Điều này không hoàn toàn lý tưởng khi bạn cố gắng tìm hiểu xem mình có đang sử dụng tài nguyên và thời gian một cách hiệu quả hay không.
Giá cao
Đây là ưu đãi của Smartsheet đối với ví tiền của bạn. Đây không phải là công cụ quản lý dự án miễn phí.
Các gói bắt đầu từ 9 USD/người dùng/tháng cho Gói Pro với số lượng thành viên tối đa là 10 người. Mặt khác, Gói Doanh nghiệp có giá lên đến 32 USD/người dùng/tháng. So sánh nhanh: ngay cả thiết lập kinh doanh cơ bản nhất cũng tốn 96 USD/tháng vì bạn cần ít nhất ba người dùng.
Ngoài ra còn có gói Enterprise để báo giá tùy chỉnh. Khi số lượng thành viên trong nhóm của bạn tăng lên hoặc bạn cần những tính năng bổ sung để quản lý nhiều dự án, bạn có thể sẽ phải thực hiện một số tính toán ngân sách thú vị.
Mô hình giá này có thể khó khăn đối với các nhóm hoặc tổ chức nhỏ với ngân sách giới hạn.
Tự động hóa công việc có giới hạn
Mặc dù Smartsheet giúp bạn tự động hóa quản lý dự án cho các công việc lặp đi lặp lại, nhưng các tùy chọn quy trình làm việc tự động có thể khiến bạn muốn nhiều hơn thế.
Tất nhiên, bạn có thể thiết lập các quy trình công việc tùy chỉnh cơ bản bằng các mẫu có sẵn, nhưng nếu bạn đang quản lý các dự án và cần các chuỗi tự động hóa nâng cao, bạn sẽ phải thực hiện nhiều công việc thủ công hơn mong muốn.
Đối với các nhóm muốn tiết kiệm thời gian thực sự trong quy trình làm việc, giới hạn này có thể đồng nghĩa với việc bỏ lỡ những cơ hội tăng hiệu quả đáng kể.
Tùy chỉnh mẫu tối thiểu
Các mẫu quản lý dự án được tạo sẵn trên Smartsheet rất tiện lợi cho các nhu cầu dự án khác nhau, nhưng khả năng tùy chỉnh của chúng bị giới hạn so với các công cụ quản lý dự án khác.
Các nhóm có quy trình làm việc riêng biệt phải điều chỉnh quy trình của mình để phù hợp với khung Smartsheet thay vì ngược lại. Mặc dù hiệu quả cho các tình huống dự án thông thường, việc chuẩn hóa này có thể gây ra thách thức cho các nhóm yêu cầu cấu trúc dự án chuyên môn cao.
Thách thức tích hợp
Sự tích hợp của Smartsheet với Microsoft Teams và các nền tảng tương tự rất hứa hẹn, nhưng vẫn còn những hạn chế.
Mặc dù có thể xử lý các công cụ kinh doanh phổ biến một cách hiệu quả, các nhóm sử dụng phần mềm chuyên dụng thường phụ thuộc vào các trình kết nối của bên thứ ba như Zapier. Điều này tạo ra một lớp phức tạp thêm khi cố gắng tập trung dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau để đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.
Với những giới hạn này, thật tự nhiên khi đặt ra câu hỏi: "Có giải pháp thay thế Smartsheet nào cung cấp giải pháp tổng thể không?" Hãy cùng khám phá những gì ClickUp — một nền tảng tất cả trong một cho quản lý dự án, quản lý kiến thức, trò chuyện và các tính năng hỗ trợ AI — mang lại.
Cách sử dụng ClickUp để quản lý dự án
ClickUp cho Quản lý dự án được thiết kế để gắn kết các nhóm với nhau thông qua các quy trình công việc được kết nối, bảng điều khiển thời gian thực và tài liệu toàn diện.
Với ClickUp, các nhà quản lý dự án có thể truy cập các tính năng quản lý công việc nâng cao, công cụ cộng tác và các tính năng hỗ trợ AI giúp bạn đơn giản hóa quy trình.
Thiết lập dự án nhanh chóng
Nếu so sánh Smartsheet và ClickUp, ClickUp hoàn toàn khác biệt về giới hạn tùy chỉnh.
Bạn sẽ có một sân chơi đầy khả năng ngay từ khi bắt đầu dự án. Tạo không gian tùy chỉnh, thiết lập phân cấp dự án và chọn từ các mẫu có sẵn để bắt đầu ngay lập tức.
Điểm độc đáo của các mẫu này là chúng hoàn toàn có thể tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu của bạn thay vì ngược lại.
Một trong những tính năng nổi bật của ClickUp là chế độ xem dự án có thể tùy chỉnh. Bạn có thể chọn giữa hơn 15 chế độ xem, bao gồm Chế độ xem Gantt, Chế độ xem danh sách, Chế độ xem bảng, Chế độ xem Kanban và hơn thế nữa, để hiển thị công việc của bạn một cách tốt nhất theo cách phù hợp với nhóm của bạn.
Ví dụ: Chế độ xem Biểu đồ Gantt cho phép bạn lập bản đồ dòng thời gian và các mối phụ thuộc một cách trực quan, trong khi Chế độ xem Danh sách cung cấp một cách đơn giản để xem các công việc và trạng thái của chúng trong nháy mắt.
Ngoài ra, Chế độ xem bảng điều khiển ClickUp tích hợp tất cả các yếu tố khóa, chỉ số và KPI của bạn vào một nơi, cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan cấp cao về tình trạng dự án của bạn.
Các tính năng ghi chú tích hợp sẵn của nền tảng và ClickUp Docs cho phép bạn lưu trữ tất cả tài liệu dự án ở một nơi, trong khi ClickUp Goals giúp bạn theo dõi tiến độ so với các mục tiêu quan trọng hơn. Nó giống như có một lộ trình dự án thực sự cho thấy bạn đang đi đến đâu.
Cũng nên đọc: Cách viết tài liệu dự án: Ví dụ và mẫu
Quản lý công việc liền mạch
Không giống như các công cụ quản lý công việc cơ bản, ClickUp cho phép bạn tạo môi trường công việc phong phú với trạng thái, ưu tiên và phụ thuộc tùy chỉnh.
Bạn muốn có công việc con? Nhiều người được giao? Theo dõi thời gian ngay tại nơi công việc được thực hiện? Đã xong, đã xong và đã xong! Ngoài ra, tính năng tạo/lập công việc dựa trên AI giúp bạn tự động phân chia các dự án phức tạp, giúp bạn không còn phải lo lắng về việc "bắt đầu từ đâu".
💡Mẹo chuyên nghiệp: Chia dự án của bạn thành các công việc nhỏ hơn, dễ quản lý hơn để theo dõi tiến độ dễ dàng hơn và giảm căng thẳng.
Hợp tác thông minh hơn
Giao tiếp trong dự án của bạn sẽ được nâng cấp đáng kể khi bạn sử dụng ClickUp. Thay vì phải sống trong hộp thư đến email, các công cụ cộng tác của ClickUp mang các cuộc hội thoại đến ngay nơi công việc diễn ra.
Cần brainstorming? Hãy sử dụng Bảng trắng ClickUp, bảng vẽ ảo thời gian thực của bạn. Muốn ghi lại các yêu cầu của bạn? Tạo và chia sẻ bằng Click Up Docs mà không cần rời khỏi nền tảng.
Bạn cũng có thể sử dụng tính năng Proofing của ClickUp để đánh dấu, chú thích PDF và hơn thế nữa.
Với ClickUp Brain, bạn thậm chí có thể lưu trữ và truy xuất thông tin quan trọng ngay lập tức. Nó giống như một văn phòng ảo của nhóm bạn, có đầy đủ mọi công cụ cần thiết để làm việc hiệu quả.
Điểm hay nhất là gì? Smartsheet điều chỉnh thông tin chi tiết bằng cách học hỏi từ các công việc, tài liệu và quy trình làm việc cụ thể của nhóm bạn. Điều này có nghĩa là nhóm của bạn sẽ nhận được các đề xuất được cá nhân hóa dựa trên AI phù hợp với mục tiêu của bạn. Tất cả những gì bạn cần làm là yêu cầu những gì bạn cần!
💡Mẹo chuyên nghiệp: Xem xét tiến độ công việc bằng cách đánh giá thường xuyên sự hợp tác của nhóm. Khuyến khích giao tiếp cởi mở để xác định và giải quyết sớm các thách thức tiềm ẩn.
Đang theo dõi dự án hiệu quả
Về việc theo dõi tiến độ, ClickUp không chỉ hiển thị những thông tin cơ bản. Nó cung cấp cho bạn các công cụ theo dõi và báo cáo dự án toàn diện.
Quy trình làm việc được cải thiện nhờ tự động hóa dựa trên AI giúp mọi việc diễn ra suôn sẻ bằng cách xử lý các công việc thường ngày một cách tự động, trong khi báo cáo thời gian thực cho phép bạn phát hiện các điểm nghẽn trước khi chúng trở thành vấn đề.
Không giống như Smartsheets, Bảng điều khiển ClickUp tập hợp tất cả các dự án, trạng thái của chúng và mọi thứ bạn cần biết về một dự án đang tiến hành vào một nơi. Với hơn 50 tiện ích có sẵn để xây dựng bảng điều khiển, việc theo dõi tiến độ dự án trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
Đây là ý kiến của một người dùng ClickUp:
Với ClickUp, chúng tôi đã đi trước một bước và tạo ra các bảng điều khiển nơi khách hàng có thể truy cập và theo dõi hiệu suất, tình trạng sử dụng và các dự án trong thời gian thực. Điều này cho phép khách hàng cảm thấy kết nối với nhóm của họ, đặc biệt là khi họ ở các quốc gia khác nhau, và đôi khi thậm chí ở các lục địa khác nhau
Với ClickUp, chúng tôi đã đi trước một bước và tạo ra các bảng điều khiển nơi khách hàng có thể truy cập và theo dõi hiệu suất, tình trạng sử dụng và các dự án trong thời gian thực. Điều này cho phép khách hàng cảm thấy kết nối với nhóm của họ, đặc biệt là khi họ ở các quốc gia khác nhau, thậm chí ở các lục địa khác nhau
Bạn sẽ liên tục được cập nhật báo cáo thời gian thực về các công việc đã được nhóm của bạn hoàn thành trong một ngày cụ thể, và ClickUp Milestones còn tiến thêm một bước nữa bằng cách cho phép bạn thêm các cột mốc vào hành trình của mình.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Hãy ăn mừng những thành công nhỏ trên đường đi — ghi nhận các cột mốc quan trọng có thể thúc đẩy tinh thần của nhóm và giữ cho tinh thần làm việc luôn cao.
Tích hợp mạnh mẽ
Trong khi Smartsheet có thể khiến bạn phải chuyển đổi giữa các công cụ khác nhau, hệ sinh thái tích hợp của ClickUp cung cấp cho bạn hơn 1000 tích hợp với các công cụ như Google Drive, Microsoft Outlook và Slack.
Ngoài ra, công việc thủ công giảm đáng kể nhờ tích hợp CRM, công cụ quản lý dự án và các ứng dụng kinh doanh khác, giúp loại bỏ lỗi và cung cấp cho bạn chế độ xem rõ ràng về hiệu suất kinh doanh.
ClickUp rõ ràng là sự thay thế tốt nhất hiện có cho Smartsheets!
Bạn chưa muốn cam kết sử dụng một công cụ nào?
Dùng thử mẫu quản lý dự án ClickUp miễn phí.
Các tính năng chính của mẫu này:
- Thiết lập dự án trong vài phút với các quy trình công việc và chế độ xem được tạo sẵn, có thể tùy chỉnh hoàn toàn
- Theo dõi tiến độ với cập nhật trạng thái bằng một cú nhấp chuột và bảng điều khiển thời gian thực
- Tài liệu và nhận xét tích hợp sẵn đảm bảo tất cả thành viên trong nhóm của bạn luôn đồng bộ với nhau nhờ giao tiếp thời gian thực
- Bảng điều khiển và công cụ theo dõi cung cấp thông tin cập nhật tiến độ tức thì để ra quyết định tốt hơn
- Dễ dàng thích ứng khi nhóm của bạn phát triển và dự án ngày càng phức tạp
Sẵn sàng ClickUp để đạt được thành công trong dự án?
Vậy, bạn nên chọn Smartsheet hay ClickUp? Sự lựa chọn phụ thuộc vào yêu cầu của nhóm bạn.
Nếu bạn đánh giá cao sự quen thuộc giống bảng tính và cấu trúc đơn giản của Smartsheet, Smartsheet có thể là lựa chọn hoàn hảo cho bạn. Tuy nhiên, nếu tính linh hoạt, khả năng hợp tác và hiệu quả dựa trên AI là những yếu tố không thể thỏa hiệp, thì tính linh hoạt tất cả trong một của ClickUp là khó có thể đánh bại. Đối với các nhóm nhỏ hoặc các dự án phức tạp, nền tảng có thể thích ứng của ClickUp sẽ phát triển cùng với bạn.
Hãy nhớ rằng công cụ phù hợp sẽ giúp nhóm của bạn hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Vì vậy, hãy khám phá, thử nghiệm và trao quyền cho nhóm của bạn bằng quy trình làm việc hiệu quả ngay hôm nay. Bạn muốn bắt đầu hành trình với ClickUp?
Đăng ký tài khoản ClickUp miễn phí ngay bây giờ!