Một người quản lý dự án hầu như luôn phải làm nhiều việc cùng một lúc — chìm ngập trong danh sách công việc dài dằng dặc, ghi chú dán khắp nơi và bảng tính. Đây có phải là thực tế của bạn, với tư cách là một người quản lý dự án? Bạn có muốn trở nên có tổ chức và năng suất hơn không?
Tự động hóa có thể giúp bạn!
Tự động hóa đã gặt hái được nhiều thành công trong lĩnh vực tiếp thị. Một cuộc khảo sát do Hội đồng Doanh nghiệp nhỏ & Doanh nhân thực hiện cho thấy 75% mẫu doanh nghiệp nhỏ sử dụng tự động hóa cho mục đích tiếp thị. Và họ trở nên khôn ngoan và giàu có hơn nhờ đó.
Mỗi năm, hàng nghìn tỷ đô la được đổ vào các dự án. Tuy nhiên, chỉ có 35% trong số đó được coi là thành công! Hãy tưởng tượng lượng tài nguyên bị lãng phí và tiềm năng chưa được khai thác trong những dự án thất bại đó. Tự động hóa quản lý dự án có thể là chìa khóa để mở ra thành công và biến con số 35% đó thành một con số cao hơn nhiều.
Các giải pháp tự động hóa dự án có thể giúp bạn thiết lập một hệ thống tạo và gửi báo cáo kịp thời, thiết lập các cuộc họp định kỳ, gửi nhắc nhở và thực hiện các công việc lặp đi lặp lại khác cho bạn. Điều này giúp các quản lý dự án và thành viên nhóm có thể tập trung vào công việc chiến lược hơn.
Đọc tiếp để khám phá cách tự động hóa quy trình làm việc có thể chuyển đổi quản lý dự án, giúp các nhóm làm việc hiệu quả hơn và hài lòng hơn.
Hiểu về tự động hóa quản lý dự án
Tự động hóa thay thế các công việc thủ công bằng các chương trình máy tính có khả năng xác định và lặp lại các công việc thường ngày mà không cần sự can thiệp của con người. Tự động hóa quản lý dự án áp dụng khái niệm này vào các công cụ quản lý dự án, cho phép chúng xử lý các công việc thường ngày một cách tự động.
Mối quan hệ với phát triển phần mềm nhanh và quy trình phát triển phần mềm
Quản lý dự án trong quá trình phát triển phần mềm phải đảm bảo tích hợp phương pháp agile một cách suôn sẻ, đồng thời đảm bảo chất lượng cao và giao hàng nhanh hơn. Phát triển phần mềm agile về cơ bản bao gồm việc giao sản phẩm theo từng giai đoạn dựa trên phản hồi và lặp lại. Điều này tạo ra các chu kỳ lặp lại của các bước phát triển. Các nhà quản lý dự án có thể dễ dàng xác định các công việc lặp lại như vậy và áp dụng tự động hóa để xử lý chúng.
Một quy trình phát triển phần mềm nhanh nhẹn điển hình bao gồm các bước quản lý dự án như khởi động, lập kế hoạch, khám phá, thích ứng và kết thúc. Trong mỗi bước này, các nhà quản lý dự án phải xác định các cơ hội tự động hóa, chẳng hạn như theo dõi dòng thời gian, cập nhật tiến độ hàng ngày từ các báo cáo do nhóm cung cấp, giám sát việc giải quyết vấn đề và lên lịch các cuộc họp đánh giá.
Các công cụ tự động hóa có thể hợp lý hóa các công việc lặp đi lặp lại làm cản trở các nhóm làm việc nhanh nhẹn. Hãy tưởng tượng chúng xử lý các công việc như tự động cập nhật báo cáo tiến độ sau khi commit mã, phân công công việc dựa trên các tiêu chí và phụ thuộc được xác định trước, gửi nhắc nhở về các cuộc họp hàng ngày sắp tới và tạo ghi chú cuộc họp.
Điều này giúp giải phóng trí tuệ cho nhóm để tập trung vào việc giải quyết vấn đề sáng tạo, thực sự thúc đẩy dự án tiến lên phía trước.
Tự động hóa quản lý dự án và AI
Các công cụ quản lý dự án AI có thể phân tích lượng lớn dữ liệu dự án, giảm sự can thiệp thủ công, xác định các mẫu, quản lý rủi ro và cải thiện giao tiếp. Sử dụng AI cho quản lý dự án cho phép giảm thiểu rủi ro và điều chỉnh hướng đi một cách chủ động, cải thiện độ chính xác, giữ cho các công việc đi đúng hướng, nhóm đồng bộ và dự án trong phạm vi ngân sách.
Với dự kiến giảm 30% chi phí nhờ tự động hóa hỗ trợ AI, đây là thời điểm vàng để các doanh nghiệp đầu tư vào các công cụ quản lý dự án tự động hóa AI.
Phân tích dự đoán có thể được sử dụng để ra quyết định dựa trên dữ liệu và không thiên vị. Các công cụ AI có thể rất hữu ích trong việc hỗ trợ theo dõi tuân thủ trong phát triển phần mềm. Bằng cách phân tích dữ liệu và xác định các vấn đề tiềm ẩn, AI giúp các nhóm phát triển luôn cập nhật thông tin và chủ động giải quyết các vấn đề tuân thủ.
Ưu điểm và nhược điểm của các công cụ tự động hóa quản lý dự án
Lợi ích của việc tự động hóa quản lý dự án là gì? Các nhà quản lý dự án có thể bị cuốn vào các chi tiết và mất tập trung vào các hoạt động thực sự ảnh hưởng đến các chỉ số. Tự động hóa có thể giúp tập trung vào những vấn đề quan trọng thông qua:
- Nâng cao hiệu quả và năng suất: Tự động hóa giúp loại bỏ các công việc lặp đi lặp lại như lên lịch cuộc họp, tạo báo cáo và gửi cập nhật trạng thái. Các quản lý dự án và thành viên nhóm có thể tập trung vào các hoạt động có giá trị cao hơn như lập kế hoạch chiến lược, giải quyết vấn đề và hợp tác
- Cải thiện độ chính xác và nhất quán: Lỗi con người là một phần tự nhiên của bất kỳ quy trình thủ công nào. Ngược lại, các hệ thống tự động hóa luôn tuân thủ các quy tắc và quy trình công việc được định sẵn, giảm thiểu lỗi và đảm bảo dữ liệu dự án luôn chính xác và đáng tin cậy
- Tăng khả năng hiển thị và minh bạch: Bảng điều khiển thời gian thực và các công cụ báo cáo tự động cung cấp bức tranh rõ ràng về tiến độ dự án, phân bổ nguồn lực và rủi ro tiềm ẩn. Sự minh bạch này thúc đẩy giao tiếp và hợp tác tốt hơn trong các nhóm dự án
- Giảm chi phí: Tự động hóa có thể giảm đáng kể chi phí quản lý liên quan đến quản lý dự án. Nó cũng có thể giúp hoàn thành dự án nhanh hơn, tiết kiệm chi phí tổng thể của dự án
- Quản lý rủi ro được cải thiện: Các công cụ quản lý dự án dựa trên AI có thể phân tích dữ liệu lịch sử để xác định các rủi ro tiềm ẩn sớm trong vòng đời dự án. Điều này cho phép các nhà quản lý dự án thực hiện các bước chủ động để giảm thiểu những rủi ro này
Tự động hóa quản lý dự án có thể giúp tiết kiệm thời gian đáng kể, nhưng cũng có một số nhược điểm cần xem xét.
- Đầu tư ban đầu: Việc triển khai các công cụ tự động hóa quản lý dự án có thể đòi hỏi một khoản đầu tư ban đầu đáng kể cho phần mềm và đào tạo. Điều này có thể là rào cản đối với các tổ chức nhỏ có ngân sách giới hạn
- Khả năng thích ứng hạn chế trong các dự án phức tạp: Các dự án rất phức tạp hoặc động với nhiều thay đổi thường xuyên có thể không phù hợp với tự động hóa quy trình kinh doanh cứng nhắc. Các dự án này có thể yêu cầu một phương pháp linh hoạt hơn, cho phép điều chỉnh khi cần thiết
- Các vấn đề bảo mật: Như với bất kỳ công nghệ nào, bảo mật là một yếu tố quan trọng cần xem xét. Các tổ chức cần đảm bảo các công cụ tự động hóa quản lý dự án của họ có các tính năng bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ dữ liệu dự án nhạy cảm
- Quá phụ thuộc vào tự động hóa: Mặc dù tự động hóa rất có giá trị, nhưng nó không nên thay thế hoàn toàn phán đoán của con người. Các nhà quản lý dự án vẫn cần có kỹ năng tư duy phản biện để đưa ra các quyết định chiến lược, quản lý các thách thức không lường trước và động viên nhóm của mình
Tại sao và khi nào nên sử dụng tự động hóa quản lý dự án
Bộ não của chúng ta được thiết kế để sáng tạo và giải quyết các vấn đề phức tạp, không phải để thực hiện các công việc lặp đi lặp lại hàng ngày. Tự động hóa giải phóng băng thông tinh thần cho các nhóm để tập trung vào công việc dự án thực sự: động não tìm giải pháp, hợp tác ý tưởng và giải quyết các thách thức độc đáo.
Bạn nên xem xét sử dụng trợ lý quản lý dự án tự động nếu bạn đang tìm kiếm:
- Công việc hành chính lặp đi lặp lại: Các công việc như lập lịch, báo cáo và nhập dữ liệu bao gồm các bước đơn giản có thể dễ dàng tự động hóa. Ví dụ: nhóm tiếp thị sử dụng công cụ tự động hóa để gửi thông báo công việc hàng ngày cho các thành viên trong nhóm để nhắc nhở họ về thời hạn và công việc được giao
- Quy trình làm việc được hợp lý hóa: Việc cập nhật trạng thái công việc thủ công trên bảng Kanban sau mỗi bước có thể rất mệt mỏi. Tự động hóa đảm bảo quy trình làm việc diễn ra suôn sẻ bằng cách tự động chuyển công việc giữa các giai đoạn dựa trên các tiêu chí được xác định trước. Ví dụ: một nhóm phát triển phần mềm sử dụng công cụ tự động hóa quản lý dự án để tự động chuyển công việc trên bảng Kanban từ "Đang tiến hành" sang "Kiểm tra mã" sau khi mã được hoàn thành và vượt qua các bài kiểm tra đơn vị
- Tiêu chuẩn hóa và nhất quán: Đối với các quy trình được xác định rõ ràng, tự động hóa đảm bảo mọi người đều tuân theo các bước giống nhau, giảm thiểu lỗi và cải thiện chất lượng. Lấy ví dụ, một nhóm phát triển phần mềm đang làm việc trên một ứng dụng di động đã sẵn sàng để bắt đầu kiểm tra mã đơn vị. Một số nhà phát triển có thể viết các bài kiểm tra chi tiết hơn những người khác. Nhóm phát triển triển khai một công cụ quản lý dự án tự động để sử dụng các mẫu được xác định trước cho kiểm tra đơn vị, đảm bảo cùng mức độ chi tiết
- Ra quyết định dựa trên dữ liệu: Tự động hóa giúp thu thập dữ liệu thời gian thực và tạo báo cáo để xác định xu hướng và đưa ra lựa chọn sáng suốt. Người quản lý dự án sử dụng công cụ tự động hóa để tạo báo cáo tập trung vào dữ liệu hoặc báo cáo tiến độ và các chỉ số chính như ngân sách đã chi và công việc đã hoàn thành để xác định các điểm nghẽn
Tuy nhiên, trong một số trường hợp, tốt nhất là tránh tự động hóa.
- Quy trình không ổn định hoặc liên tục thay đổi: Nếu quy trình quản lý dự án của bạn liên tục thay đổi hoặc chưa được xác định rõ ràng, việc tự động hóa chúng có thể là nguyên nhân dẫn đến sự thất vọng. Bản thân các công cụ tự động hóa có thể cần phải điều chỉnh thường xuyên, làm mất đi lợi thế tiết kiệm thời gian
- Công việc đòi hỏi sự sáng tạo hoặc chiến lược cao: Khi cần đưa ra quyết định chiến lược nhanh chóng, giải quyết những thách thức không lường trước hoặc áp dụng tư duy thiết kế, sự sáng tạo và phán đoán của con người là không thể thay thế
- Các dự án có ngân sách giới hạn: Việc triển khai và đăng ký sử dụng công cụ tự động hóa có thể làm tăng chi phí cho ngân sách vốn đã hạn hẹp. Nếu ngân sách của bạn eo hẹp, có thể thực tế hơn nếu không sử dụng AI
- Thời gian ngắn: Cài đặt tự động hóa cho một dự án cần có thời gian. Điều này có thể làm giảm lợi ích nếu dự án cần hoàn thành trong dòng thời gian ngắn
Ý tưởng tự động hóa quản lý dự án Ví dụ
Tự động hóa quản lý dự án có thể là sự thay đổi mà bạn đang tìm kiếm để làm trơn tru các quy trình, và chúng tôi có một số ý tưởng và ví dụ tự động hóa thực tế để cho thấy nó có thể giúp ích như thế nào.
Quản lý công việc thông minh
Tự động hóa trong quản lý công việc bao gồm các hành động như tự động chuyển email thành công việc, phân công công việc thường ngày và thiết lập các kích hoạt cụ thể để xác định những người có khối lượng công việc ít hơn và tối ưu hóa việc phân phối lại công việc.
Nghiên cứu trường hợp
Trinetix tự hào có danh sách khách hàng ấn tượng, bao gồm Coca-Cola, McDonald's và Procter & Gamble. Họ cung cấp các giải pháp thiết kế và phát triển toàn chu kỳ, nhưng hoạt động kinh doanh phát triển mạnh mẽ của họ đặt ra một thách thức: thực hiện dự án một cách liền mạch.
Họ đã tìm kiếm công cụ quản lý công việc và theo dõi thời gian phù hợp nhất và quyết định sử dụng ClickUp.
Dưới đây là chia sẻ của Kateryna Sipakova, Giám đốc Danh mục đầu tư tại Trinetix, về trải nghiệm của họ với ClickUp:
Bất kỳ công việc nào chuyển từ trạng thái "đang tiến hành" sang "xem xét" sẽ kích hoạt thông báo cho trưởng nhóm thiết kế, người cần xem xét công việc sau khi nhà thiết kế hoàn thành. Sau đó, công việc sẽ tự động được giao cho nhà phân tích kinh doanh trong dự án.
Bất kỳ công việc nào chuyển từ trạng thái "đang tiến hành" sang "xem xét" sẽ kích hoạt thông báo cho trưởng nhóm thiết kế, người cần xem xét công việc sau khi nhà thiết kế hoàn thành. Sau đó, công việc sẽ tự động được giao cho nhà phân tích kinh doanh trong dự án.
Sau khi tự động hóa được tạo ra, quy trình mới đã giúp tối ưu hóa quy trình làm việc của Trinetix, giảm bớt gánh nặng giao tiếp cho nhân viên và giảm khả năng công việc bị bỏ sót.
Hợp lý hóa việc chuyển giao công việc giữa các thành viên trong nhóm
Tự động hóa quy trình kinh doanh hoạt động như một cỗ máy được bôi trơn tốt, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình chuyển giao giữa các thành viên trong nhóm. Tự động hóa có thể kích hoạt việc phân công công việc dựa trên các quy tắc được xác định trước. Ví dụ: khi một nhà thiết kế hoàn thành bản mô phỏng, tự động hóa sẽ phân công công việc cho nhà phát triển để mã hóa, giúp nhà thiết kế không cần phải nhớ hoặc phân công thủ công bước tiếp theo.
Nghiên cứu trường hợp
Hãy lấy ví dụ về Shopmonkey, một nền tảng quản lý cửa hàng sửa chữa ô tô tất cả trong một dựa trên đám mây, cho phép chủ cửa hàng hợp lý hóa quy trình làm việc và hiểu rõ hơn về hoạt động kinh doanh của mình.
Trong khi kinh doanh phát triển và tuyển dụng nhiều nhân viên mới, nhóm tiếp thị bắt đầu gặp phải các vấn đề nghiêm trọng về giao tiếp và hợp tác trong quá trình chuyển giao trách nhiệm. Họ đã sử dụng ClickUp để hỗ trợ tự động hóa và giảm thiểu lỗi trong quá trình chuyển giao.
Loại bỏ yếu tố lỗi của con người và dựa vào tự động hóa để thông báo cho chúng tôi về các bước tiếp theo đã giúp nhóm của chúng tôi tự tin rằng họ không bỏ lỡ các cột mốc quan trọng của dự án
Loại bỏ yếu tố lỗi của con người và dựa vào tự động hóa để thông báo cho chúng tôi về các bước tiếp theo đã giúp nhóm của chúng tôi tự tin rằng họ không bỏ lỡ các cột mốc quan trọng của dự án
Việc tận dụng tự động hóa để xử lý công việc bận rộn đã giúp Shopmonkey tránh được những sai sót trong giao tiếp dự án và quên công việc, từ đó mang lại quá trình quản lý dự án suôn sẻ hơn.
Cập nhật và thông báo tự động
Phần mềm quản lý dự án giúp bạn không còn phải lo lắng về việc ghi nhớ thời hạn và các cột mốc quan trọng. Hãy tưởng tượng bạn nhận được thông báo khi thời hạn đến gần hoặc thậm chí khi có thông tin được thêm hoặc cập nhật trong bảng tính dự án mà không cần phải liên tục kiểm tra.
Phần mềm quản lý dự án không chỉ dành cho các nhóm nội bộ. Bạn cũng có thể tận dụng nó để tạo nhắc nhở cho khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng về các khoản thanh toán sắp tới hoặc gia hạn hợp đồng/hợp đồng dịch vụ.
Ra quyết định dựa trên dữ liệu được cải thiện
Các nhà quản lý dự án ngày càng chuyển sang sử dụng phần mềm tự động hóa quy trình làm việc để khai phá những hiểu biết mới.
Các dự án tạo ra một lượng dữ liệu khổng lồ, bao gồm thời gian hoàn thành công việc, mô hình phân bổ tài nguyên, nhật ký giao tiếp và nhiều hơn nữa. Các công cụ tự động hóa hoạt động như những công cụ khai thác dữ liệu, tự động thu thập và lưu trữ thông tin này. Bảng điều khiển tự động có thể cung cấp thông tin chi tiết về tiến độ dự án, việc sử dụng tài nguyên và các điểm nghẽn tiềm ẩn. Điều này cho phép các nhà quản lý dự án đưa ra quyết định sáng suốt ngay lập tức, điều chỉnh hướng đi khi cần thiết và tối đa hóa hiệu quả dự án.
Nghiên cứu trường hợp
Chaya Fischman, từ công ty thiết kế web và dịch vụ thiết kế Brand Right Marketing Group, ghi nhận công lao của ClickUp trong thành công mà họ đã đạt được với sự mở rộng của công ty.
ClickUp đã thay đổi hoàn toàn cuộc chơi, cho phép chúng tôi theo dõi dữ liệu và đưa ra quyết định sáng suốt theo cách mà trước đây chúng tôi không thể làm được.
ClickUp đã thay đổi hoàn toàn cuộc chơi, cho phép chúng tôi theo dõi dữ liệu và đưa ra quyết định sáng suốt theo cách mà trước đây chúng tôi không thể làm được.
Sự rõ ràng mới này đã giúp họ xác định các lĩnh vực sinh lời, tối ưu hóa nhân sự và liên tục điều chỉnh thiết lập ClickUp cùng với sự phát triển của doanh nghiệp.
Quá trình onboarding và offboarding diễn ra suôn sẻ
Quá trình tiếp nhận và chia tay khách hàng là những giai đoạn quan trọng trong bất kỳ vòng đời dự án nào. Nếu thực hiện không tốt, chúng có thể để lại ấn tượng tiêu cực lâu dài và làm hỏng mối quan hệ trong tương lai. Tuy nhiên, tự động hóa quản lý dự án có thể đóng vai trò như bàn tay vô hình, hướng dẫn liền mạch cả hai quá trình để cải thiện trải nghiệm của khách hàng và mang lại kết quả dự án tốt hơn.
Biểu mẫu và bảng câu hỏi có thể được tự động hóa, cho phép khách hàng gửi thông tin quan trọng theo tốc độ của riêng họ. Tự động thu thập dữ liệu giúp giảm thiểu lỗi và đảm bảo tất cả các chi tiết cần thiết được thu thập ngay từ đầu.
Các chuỗi email được thiết kế sẵn có thể được kích hoạt tự động khi khách hàng đăng ký. Các chuỗi này có thể bao gồm lời chào cá nhân, giới thiệu các thành viên quan trọng trong nhóm và tổng quan về dòng thời gian của dự án — tất cả đều được gửi mà không cần nỗ lực thủ công.
Nghiên cứu trường hợp
CEMEX, một công ty vật liệu xây dựng khổng lồ với nhu cầu tiếp thị trên toàn thế giới, quyết định thành lập một nhóm trung tâm cho các dự án sáng tạo. Nhưng điều này nhanh chóng gặp phải những thách thức.
Mọi người gửi email cho nhau riêng lẻ và không có hệ thống rõ ràng để yêu cầu dự án. Oscar, Giám đốc điều hành tiếp thị, biết rằng cách làm này sẽ không hiệu quả. Anh cần một cách để hợp lý hóa quy trình gửi dự án.
Hãy sử dụng ClickUp. Nền tảng này đã giúp chuẩn hóa quy trình. Giờ đây, thay vì email bay qua bay lại, chúng tôi sử dụng biểu mẫu! Các biểu mẫu này kích hoạt việc tạo/lập dự án mới, tự động phân công cho nhóm phù hợp và sử dụng mẫu tùy chỉnh để giữ mọi thứ được tổ chức. Không còn tình trạng hỗn loạn khi tiếp nhận dự án nữa!
Tuyển dụng và giới thiệu thành viên mới cho nhóm
Các công cụ quản lý dự án có thể là yếu tố thay đổi cuộc chơi trong việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới. Bạn có thể tự động hóa các bước tuyển dụng như theo dõi ứng viên và lên lịch phỏng vấn, cũng như các công việc đào tạo nhân viên mới như danh sách kiểm tra đào tạo và chia sẻ tài liệu và tài liệu đào tạo. Bạn sẽ tiết kiệm thời gian đồng thời đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ hơn cho nhân viên mới.
Nghiên cứu trường hợp
Pigment là một công ty phần mềm giúp các doanh nghiệp lập kế hoạch cho tương lai. Họ phát triển rất nhanh, chỉ trong sáu tháng đã tăng gấp ba lần số lượng nhân viên! Điều này thật tuyệt vời, nhưng cũng có nghĩa là việc đào tạo tất cả những nhân viên mới này trở thành một cơn ác mộng.
Họ sử dụng nhiều công cụ khác nhau để giao tiếp và theo dõi công việc, như email, tin nhắn Slack và thậm chí cả danh sách việc cần làm. Điều này khiến nhân viên mới khó bắt kịp tiến độ và mọi người khó có thể đồng bộ hóa công việc.
Đây là những gì Alexis Valentin, Giám đốc Phát triển Kinh doanh Toàn cầu của Pigment, mong đợi ở một công cụ quản lý dự án:
Chúng tôi muốn đảm bảo rằng tất cả các nhóm khác nhau đều chia sẻ một nền tảng chung, nơi chúng tôi có thể làm việc cùng nhau và không có bất kỳ sai sót nào. Chúng tôi muốn duy trì hiệu quả cao trong các hoạt động hàng ngày khi mở rộng quy mô trong môi trường toàn cầu và ưu tiên làm việc từ xa.
Chúng tôi muốn đảm bảo rằng tất cả các nhóm khác nhau đều chia sẻ một nền tảng chung, nơi chúng tôi có thể làm việc cùng nhau và không có bất kỳ sai sót nào. Chúng tôi muốn duy trì hiệu quả cao trong các hoạt động hàng ngày khi mở rộng quy mô trong môi trường toàn cầu và ưu tiên làm việc từ xa.
Đó là lúc ClickUp xuất hiện để giải cứu! Phần mềm quản lý dự án này đã trở thành trung tâm điều hành của Pigment. ClickUp giúp họ hợp lý hóa quá trình nhập việc với các tính năng như mẫu và tự động hóa. Giờ đây, nhân viên mới có thể nhận được tất cả thông tin và công cụ cần thiết ngay lập tức, và Pigment có thể tập trung vào việc họ làm tốt nhất: phát triển phần mềm.
Như các ví dụ và nghiên cứu điển hình này đã chứng minh, có rất nhiều khả năng tự động hóa các bộ phận chuyển động khác nhau trong quản lý dự án. Bạn không biết bắt đầu từ đâu? Hãy để chúng tôi giúp bạn.
Áp dụng tự động hóa trong quản lý dự án: Hướng dẫn từng bước
Dễ dàng xử lý nhiều dự án cùng lúc, giao tiếp rõ ràng và chính xác, hợp tác hiệu quả, duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống, tạo môi trường làm việc sáng tạo và hiệu quả là một số lợi ích mà bạn có thể khám phá với tự động hóa quản lý dự án.
Dưới đây là hướng dẫn sử dụng ClickUp, một công cụ tự động hóa quản lý dự án được ưa chuộng trong các ngành và trường hợp sử dụng, để mở khóa quy trình làm việc hiệu suất cao cho các nhà quản lý.
1. Tích hợp dự án
Tự động hóa giai đoạn khởi động dự án có thể giúp dự án thành công ngay từ đầu. Là người quản lý dự án, công việc đầu tiên của bạn là xác định các công việc có thể tự động hóa. Nếu bạn không biết bắt đầu từ đâu để triển khai dự án một cách nhanh chóng và hiệu quả, chỉ cần sử dụng AI tự động hóa.
Trên ClickUp, bạn có thể thực hiện việc này bằng cách kết hợp ClickUp Brain với ClickUp Automation.
Chỉ cần mô tả những gì bạn muốn tự động hóa, các công cụ AI sẽ chuyển nó thành tự động hóa mạnh mẽ.
Dưới đây là cách AI hoạt động với tự động hóa trên ClickUp:
Bạn có thể mô tả một sự kiện hoặc kích hoạt trong ClickUp bằng cách sử dụng lời nhắc bằng ngôn ngữ tự nhiên qua ClickUp Brain. Khi các điều kiện được mô tả trong kích hoạt được đáp ứng, ClickUp sẽ tự động thực hiện hành động tự động đã được định sẵn.
Trong giai đoạn khởi động dự án, đây là một số ý tưởng về tự động hóa:
- Chào mừng tất cả: Khi một thành viên mới tham gia dự án (Kích hoạt), tự động gửi email chào mừng kèm theo chi tiết dự án và giới thiệu nhóm (Hành động)
- Cấp quyền truy cập ngay lập tức: Khi tham gia dự án (Kích hoạt), tự động cấp cho thành viên mới quyền truy cập vào cơ sở kiến thức có liên quan (Hành động)
- Hợp lý hóa công việc: Khi một dự án mới được tạo (Kích hoạt), tự động tạo danh sách kiểm tra các công việc cần thiết khi bắt đầu (Hành động) và phân công chúng cho các thành viên cụ thể trong nhóm (Hành động)
- Tự động hóa các cuộc họp: Khi một dự án mới bắt đầu (Kích hoạt), tự động lên lịch cuộc họp khởi động dự án với các thành viên nhóm khóa và người liên hệ của khách hàng (Hành động)
- Nhận phản hồi ngay lập tức: Sau một kỳ nhất định trong dự án (Kích hoạt), gửi khảo sát phản hồi tự động đến các thành viên mới trong nhóm (Hành động) để thu thập thông tin chi tiết có giá trị (Hành động)
2. Lập kế hoạch dự án
Lập kế hoạch dự án là nền tảng cho một dự án thành công. Nó bao gồm việc xác định mục tiêu dự án, phác thảo công việc, phân bổ nguồn lực và tạo ra một dòng thời gian thực tế. Tuy nhiên, lập kế hoạch truyền thống có thể tốn thời gian và dễ xảy ra lỗi. Đây là nơi các mẫu tự động hóa ClickUp có thể giúp bạn trong nỗ lực lập kế hoạch dự án.
Dưới đây là cách sử dụng hơn 100 mẫu tự động hóa của ClickUp để lập kế hoạch dự án của bạn từ đầu đến cuối:
- Mẫu công việc tự động: Tạo mẫu cho các công việc lặp lại và dễ dàng thêm chúng vào các dự án mới. Ví dụ: tạo mẫu công việc "Cuộc họp khởi động dự án" được tạo sẵn để tự động thêm các khối cho các mục chương trình, đánh giá và phân công công việc có liên quan
- Tự động phân công dựa trên kỹ năng: Liên kết hồ sơ thành viên nhóm với kỹ năng và chuyên môn của họ. Sau đó, tự động hóa có thể tự động phân công công việc dựa trên các tiêu chí định sẵn. Ví dụ: tất cả các công việc thiết kế có thể được tự động phân công cho các thành viên nhóm có "Thiết kế đồ họa" trong danh sách kỹ năng của họ
- Cài đặt thời hạn thông minh: Tự động hóa thời hạn dựa trên các phụ thuộc của công việc. Đặt tự động hóa để lên lịch thời hạn của công việc phụ thuộc dựa trên ngày hoàn thành của công việc đầu tiên
- Tự động theo dõi tiến độ: Tạo bảng điều khiển tự động để theo dõi tiến độ dự án trong thời gian thực. Bảng điều khiển này là nguồn duy nhất cung cấp thông tin cập nhật về tiến độ dự án cho toàn bộ nhóm, giúp mọi người luôn được thông báo và đảm bảo dự án diễn ra theo đúng kế hoạch
- Lập lịch cuộc họp tự động: Đồng bộ hóa lịch ClickUp với bất kỳ công cụ lập lịch nào khác như Calendly, Apple Calendar hoặc Lịch Google. Tạo chuỗi tự động hóa để tự động thêm liên kết lịch vào mô tả nhiệm vụ, cho phép các thành viên trong nhóm dễ dàng đặt lịch cho các phiên brainstorming hoặc chia sẻ cập nhật trạng thái dự án
3. Thực hiện dự án
Giai đoạn thực hiện dự án là giai đoạn kế hoạch của bạn trở thành hiện thực. Đây là giai đoạn đầy hành động, trong đó các công việc của dự án được phân công, thời hạn được tuân thủ và các sản phẩm được tạo ra. Giai đoạn này tập trung vào việc hoàn thành dự án đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách và theo các tiêu chuẩn chất lượng đã đặt ra.
Dưới đây là cách định dạng kích hoạt-điều kiện-hành động của tự động hóa ClickUp có thể hợp lý hóa đáng kể giai đoạn thực thi:
1. Tiến độ công việc
Kích hoạt: Công việc trong danh sách "Đang tiến hành" được đánh dấu "Hoàn thành".
Hành động: Tự động chuyển công việc sang danh sách 'Hoàn thành' và kích hoạt thông báo cho các bên liên quan
2. Quản lý phụ thuộc
Kích hoạt: Công việc phụ thuộc được đánh dấu là "Hoàn thành"
Hành động: Tự động chỉ định công việc tiếp theo trong quy trình công việc và đặt ngày đáo hạn.
3. Báo cáo tiến độ tự động
Kích hoạt: Hàng ngày vào một thời gian cụ thể
Hành động: Tạo báo cáo tóm tắt việc hoàn thành nhiệm vụ, phân bổ nguồn lực và các trở ngại tiềm ẩn. (Có thể thực hiện bằng ClickUp Docs hoặc tích hợp với các công cụ báo cáo)
4. Nhắc nhở kiểm tra tự động
Kích hoạt: Công việc được giao để kiểm tra đạt đến số ngày cụ thể trước thời hạn
Hành động: Gửi thông báo đến người kiểm tra và nhóm phát triển để nhắc nhở họ về các bài kiểm tra sắp tới
5. Phân bổ tài nguyên động
Kích hoạt: Sức chứa tài nguyên đạt đến ngưỡng định sẵn
Hành động: Gửi cảnh báo đến người quản lý dự án đề xuất điều chỉnh nguồn lực hoặc phân công lại công việc
4. Giám sát và kiểm soát dự án
Giai đoạn giám sát và kiểm soát dự án là rất quan trọng để đảm bảo dự án của bạn đi đúng hướng. Tại đây, bạn tích cực theo dõi tiến độ, xác định các sai lệch so với kế hoạch và thực hiện các biện pháp khắc phục khi cần thiết. Giai đoạn này diễn ra song song với giai đoạn thực hiện, liên tục đánh giá tình trạng dự án.
Bây giờ, hãy khám phá cách tự động hóa các tính năng của ClickUp như Trạng thái tùy chỉnh, Nhiệm vụ lặp lại và Bảng điều khiển giúp bạn trong giai đoạn giám sát và kiểm soát quan trọng này.
- Tạo Trạng thái tùy chỉnh để thể hiện các giai đoạn tiến độ khác nhau ngoài các trạng thái cơ bản như 'Việc cần làm', 'Đang tiến hành' và 'Đã hoàn thành'. Ví dụ: 'Đang chờ xem xét', 'Đang thử nghiệm', 'Cần sửa đổi'
- Tự động cập nhật trạng thái dựa trên các kích hoạt cụ thể. Ví dụ: một công việc được đánh dấu là "Hoàn thành" trong danh sách phát triển sẽ tự động chuyển sang "Đang chờ xem xét" trong danh sách QA
- Thiết lập Nhiệm vụ lặp lại trong ClickUp cho các hoạt động giám sát thường xuyên như cập nhật trạng thái, đánh giá rủi ro hoặc xem xét ngân sách. Điều này đảm bảo việc giám sát nhất quán trong suốt dự án
- Tạo Bảng điều khiển tùy chỉnh hiển thị các chỉ số hiệu suất chính (KPI) liên quan đến dự án của bạn. Ví dụ: tỷ lệ hoàn thành công việc, phân bổ nguồn lực và chênh lệch ngân sách
- Sử dụng tiện ích ClickUp trong bảng điều khiển của bạn. Tiện ích này cung cấp thông tin cập nhật theo thời gian thực về tiến độ, rủi ro và giao tiếp trong dự án
Đặc biệt đối với các nhóm làm việc nhanh nhẹn, tự động hóa được ưa chuộng hơn vì phương pháp làm việc nhanh nhẹn phát triển nhờ tính linh hoạt và khả năng lặp lại nhanh chóng. Các công việc thủ công có thể trở thành điểm nghẽn, làm chậm toàn bộ quá trình.
Với Nền tảng quản lý dự án phần mềm của ClickUp, bạn có thể cho phép các nhóm CNTT của mình tích hợp tự động hóa với các công cụ như Bảng Kanban, Sprint, Bảng Scrum, Bảng trắng và thậm chí cả Biểu đồ Gantt, tất cả ở một nơi.
5. Đóng dự án
Việc kết thúc dự án có thể khó khăn không kém các giai đoạn còn lại. Giai đoạn kết thúc dự án đánh dấu sự kết thúc chính thức của nỗ lực thực hiện dự án của bạn. Nó giống như màn cuối của một vở kịch, nơi mọi sợi dây được thắt lại, bài học được rút ra và sân khấu được dàn dựng sẵn sàng cho những dự án trong tương lai.
Với tự động hóa, ClickUp giúp bạn hoàn thành dự án đúng hạn. Dưới đây là một số ví dụ về cách bạn có thể tự động hóa các bước trong giai đoạn này:
- Tự động hóa thông báo về kết quả công việc: Sau khi hoàn thành một công việc quan trọng được chỉ định là kết quả công việc, hãy gửi thông báo đến các bên liên quan kèm theo liên kết tải xuống hoặc hướng dẫn truy cập. Thông báo này có thể bao gồm lời nhắc từ các công cụ theo dõi thời gian để xác minh thời gian mà các thành viên trong nhóm đã dành cho công việc đó
- Tự động hóa việc xem xét dự án: Khi dự án đạt trạng thái "Hoàn thành", kích hoạt một công việc hoặc danh sách kiểm tra cho cuộc họp tổng kết dự án
- Tự động hóa việc lưu trữ công việc dự án: Thiết lập tự động hóa để chuyển tài liệu dự án vào thư mục 'Dự án đã lưu trữ' được chỉ định khi dự án kết thúc. Điều này đảm bảo việc lưu trữ có tổ chức và dễ dàng truy xuất
- Tự động hóa nhắc nhở hóa đơn: Lên lịch thông báo tự động để nhắc khách hàng về các hóa đơn đang chờ thanh toán, kèm theo liên kết cho từng sản phẩm/dịch vụ đã giao
Mẹo: Làm việc chăm chỉ? Hãy tổ chức tiệc mừng thành công của nhóm. Tự động hóa email nhắc nhở để họp với nhóm sau khi dự án hoàn thành!
Tương lai của tự động hóa quản lý dự án
Tự động hóa quản lý dự án đang nhanh chóng thay đổi cách chúng ta làm việc. Luôn đi trước một bước sẽ giúp các nhà quản lý dự án của bạn bắt kịp nhịp độ của tương lai. Một nghiên cứu của Gartner cho biết 80% công việc quản lý dự án hiện nay sẽ bị loại bỏ vào năm 2030 khi trí tuệ nhân tạo thay thế con người.
Dưới đây là một số xu hướng đáng chú ý, đặc biệt là khi một số doanh nghiệp đã trở thành những người tiên phong áp dụng:
Quản lý hàng tồn kho tự động
Quản lý hàng tồn kho tự động là việc sử dụng phần mềm và công nghệ để hợp lý hóa và tự động hóa các công việc khác nhau liên quan đến quản lý mức hàng tồn kho. Về cơ bản, nó thay thế các quy trình thủ công bằng hệ thống kỹ thuật số, nhằm mục đích tăng độ chính xác, hiệu quả và tiết kiệm chi phí.
Theo thông cáo báo chí của Retail Insight Network, báo cáo của GlobalData về Robotics: Các công ty như Shandong Heavy Industry Group, NEC và Walmart đang tích cực nộp đơn đăng ký bằng sáng chế trong lĩnh vực quản lý hàng tồn kho tự động, thể hiện sự tập trung của họ vào đổi mới. Các nhà bán lẻ trên toàn thế giới đang áp dụng quản lý hàng tồn kho tự động vì một số lý do. Những lý do này bao gồm tiết kiệm thời gian, truy cập dữ liệu thời gian thực, cải thiện hiệu quả hoạt động và khả năng quản lý kho hàng từ xa một cách hiệu quả.
Phân bổ tài nguyên theo thời gian thực với trí tuệ nhân tạo (AI)
Phân bổ tài nguyên theo thời gian thực với AI là việc sử dụng trí tuệ nhân tạo để tự động phân công công việc và dự án cho các thành viên phù hợp nhất trong nhóm dựa trên tình trạng sẵn sàng và chuyên môn hiện tại.
Ví dụ: Workfront của Adobe Experience Cloud cung cấp các tính năng cho phép các thành viên trong nhóm tạo hồ sơ nêu bật kỹ năng và kinh nghiệm của họ. Kho dữ liệu quý giá này có thể được phân tích bằng AI để phân công công việc dựa trên chuyên môn và tính sẵn sàng, giúp giảm thời gian mà các nhà quản lý phải dành để duyệt nhiều hồ sơ để lựa chọn người phù hợp nhất cho công việc.
Lập lịch dự đoán với trí tuệ nhân tạo
Lập lịch dự đoán với máy học tận dụng các thuật toán máy học để dự báo khối lượng công việc và nhu cầu tài nguyên trong tương lai, cho phép lập kế hoạch dự án chủ động và cải thiện độ chính xác của lịch trình. Điều này có thể tác động đến nhiều ngành, bao gồm chăm sóc sức khỏe, kiểm soát giao thông và nhà hàng.
Ví dụ, một cuộc khảo sát do Restaurant365 thực hiện cho thấy gần 41% nhà hàng có kế hoạch đầu tư vào dự báo và lập lịch bán hàng bằng AI, 33% có thể triển khai tiếp thị khách hàng dựa trên AI và 31% muốn sử dụng AI cho việc kiểm kê và mua hàng.
Theo Offshore Energy, công ty công nghệ thông tin hàng hải Global Spatial Technology Solutions (GSTS) đã được Chương trình Lãnh đạo Công nghệ Hạt nhân của Canada's Ocean Supercluster ký hợp đồng để phát triển và triển khai hệ thống quản lý lịch trình bến cảng dự đoán, hoàn toàn hợp tác và động đầu tiên trên thế giới.
Bằng cách cung cấp dữ liệu thời gian thực từ đội tàu của chúng tôi tại Canada, chúng tôi mong muốn góp phần thúc đẩy các nỗ lực tận dụng trí tuệ nhân tạo để hỗ trợ quá trình khử carbon ở vùng Great Lakes và St. Lawrence Seaway bằng cách tối ưu hóa lộ trình Just-in-Time và thời gian đến dự kiến (ETA)
Bằng cách cung cấp dữ liệu thời gian thực từ đội tàu của chúng tôi tại Canada, chúng tôi mong muốn góp phần thúc đẩy các nỗ lực tận dụng trí tuệ nhân tạo để hỗ trợ quá trình khử carbon ở vùng Great Lakes và St. Lawrence Seaway bằng cách tối ưu hóa lộ trình Just-in-Time và thời gian đến dự kiến của chuyến đi
Bằng cách luôn cập nhật các xu hướng này và khám phá các khả năng tự động hóa trong các công cụ quản lý dự án của mình, bạn có thể định vị nhóm của mình để tăng hiệu quả, cải thiện kết quả dự án và tạo lợi thế cạnh tranh trong tương lai công việc.
Rủi ro và chiến lược giảm thiểu trong tự động hóa quản lý dự án
Tự động hóa mang lại nhiều lợi ích cho quản lý dự án, nhưng không phải là không có rủi ro. Dưới đây là phân tích một số thách thức phổ biến và chiến lược để giảm thiểu chúng:
- Phụ thuộc quá mức vào tự động hóa: Phụ thuộc quá mức vào tự động hóa có thể dẫn đến việc bỏ qua yếu tố con người trong quản lý dự án. Tư duy phản biện, sáng tạo và giao tiếp với các bên liên quan luôn là yếu tố quan trọng để thành công.
Chiến lược giảm thiểu: Duy trì sự cân bằng. Sử dụng tự động hóa cho các công việc lặp đi lặp lại, nhưng trao quyền cho các quản lý dự án tập trung vào việc ra quyết định chiến lược, lãnh đạo nhóm và mối quan hệ với khách hàng.
- Thiếu tính linh hoạt: Tự động hóa có thể trở nên cứng nhắc nếu không được thiết kế cẩn thận. Nó có thể không thể xử lý những thay đổi bất ngờ hoặc tình huống không lường trước được
Chiến lược giảm thiểu rủi ro: Tích hợp các tính năng linh hoạt. Thiết kế quy trình làm việc với các điểm ra quyết định, cho phép con người can thiệp khi cần thiết. Sử dụng các công cụ tự động hóa có thể tùy chỉnh để thích ứng với sự thay đổi của dự án.
- Vấn đề về chất lượng dữ liệu: Hiệu quả của tự động hóa phụ thuộc rất nhiều vào dữ liệu chính xác. Chất lượng dữ liệu kém có thể dẫn đến kết quả tự động hóa sai sót và thông tin dự án không chính xác
Chiến lược giảm thiểu: Thực hiện kiểm tra chất lượng dữ liệu và quy trình làm sạch dữ liệu. Khuyến khích các thành viên trong nhóm nhập thông tin chính xác và cập nhật vào hệ thống.
- Thay thế việc làm: Tự động hóa có thể tự động hóa các công việc hiện đang được thực hiện bởi các thành viên trong nhóm, dẫn đến mất việc làm
Chiến lược giảm thiểu: Tập trung vào đào tạo lại và nâng cao kỹ năng. Đầu tư vào các chương trình đào tạo để trang bị cho các thành viên trong nhóm những kỹ năng cần thiết để phát triển trong môi trường tự động hóa. Mọi quá trình tự động hóa cuối cùng đều cần có sự tham gia của con người.
- Rủi ro bảo mật: Tự động hóa quy trình công việc có thể tạo ra các lỗ hổng bảo mật mới, chẳng hạn như truy cập trái phép hoặc vi phạm dữ liệu
Chiến lược giảm thiểu rủi ro: Áp dụng các biện pháp bảo mật mạnh mẽ. Chọn các công cụ tự động hóa có tính năng bảo mật mạnh mẽ và tiến hành kiểm tra hệ thống thường xuyên để xác định và giải quyết các lỗ hổng tiềm ẩn.
Bằng cách nhận thức được những rủi ro này và thực hiện các chiến lược giảm thiểu rủi ro phù hợp, bạn có thể đảm bảo quá trình chuyển đổi sang môi trường quản lý dự án tự động hóa hơn diễn ra suôn sẻ.
Tự động hóa quản lý dự án với ClickUp
Tự động hóa đang định hình cách chúng ta quản lý dự án ngày nay. Tuy nhiên, việc lựa chọn một công cụ quản lý dự án toàn diện, chẳng hạn như ClickUp, là rất quan trọng để thu được tất cả các lợi ích của tự động hóa.
ClickUp, là phần mềm quản lý dự án với khả năng tự động hóa mạnh mẽ, giúp bạn hợp lý hóa quy trình làm việc và đạt được kết quả vượt trội. Từ việc phân công nhiệm vụ tự động và cập nhật trạng thái đến thông báo tùy chỉnh và tạo báo cáo, phần mềm này cho phép bạn tập trung vào công việc cốt lõi của mình — hướng dẫn nhóm của bạn đến thành công.
Hãy nhớ rằng, phần mềm quản lý dự án chỉ là một mảnh ghép trong bức tranh tổng thể. Yếu tố con người vẫn là không thể thay thế. Hãy coi tự động hóa là công cụ để trao quyền cho nhóm của bạn, chứ không phải thay thế chuyên môn của họ. Khi kết hợp với giao tiếp hiệu quả, lãnh đạo rõ ràng và tập trung vào cải tiến liên tục, tự động hóa có thể khai phá tiềm năng thực sự của các dự án của bạn.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay!