Tài liệu giúp doanh nghiệp hoạt động, nhưng việc quản lý tài liệu không nên làm chậm tiến độ của các nhóm. Không ai muốn dành cả ngày để tìm kiếm phiên bản thứ 17 của hợp đồng khách hàng hoặc kiểm tra ba lần hợp đồng để tìm chỗ trống bị bỏ sót. Tuy nhiên, đối với nhiều nhóm, 60 đến 70% thời gian của họ bị chiếm dụng bởi những công việc có thể tự động hóa.
Đó là lý do tại sao các giải pháp tự động hóa tài liệu đang trở nên không thể thiếu. Chúng giúp tiết kiệm thời gian, cải thiện độ chính xác và sử dụng nhân tài một cách hiệu quả hơn. Cho dù bạn làm việc trong lĩnh vực pháp lý, nhân sự, tài chính hay bán hàng, phần mềm phù hợp có thể biến việc tạo tài liệu từ một trở ngại thành lợi thế cạnh tranh.
Trong bài đăng trên blog này, chúng ta sẽ khám phá các tính năng cần có của phần mềm tự động hóa tài liệu, cách thức hoạt động của chúng và tác động của chúng đối với hiệu suất của nhóm bạn.
⚡️ Bonus: Chúng tôi cũng sẽ cho bạn thấy cách các nền tảng như ClickUp mang những tính năng này vào cuộc sống, giúp quản lý tài liệu thông minh hơn, nhanh hơn và hợp tác hơn.
Phần mềm tự động hóa tài liệu là gì?
Phần mềm tự động hóa tài liệu là một công cụ kỹ thuật số giúp bạn tạo tài liệu, quản lý phiên bản, định dạng và phê duyệt, đồng thời phân phối chúng mà không mất thời gian cho các quy trình thủ công và công việc nặng nhọc.
Hãy nghĩ về nó như một trợ lý thông minh, có thể soạn thảo hợp đồng, đề xuất, báo cáo và thư từ bằng cách sử dụng các mẫu, quy tắc và dữ liệu đầu vào được cài đặt sẵn. Thay vì phải gõ lại cùng một nội dung hoặc sao chép từ các tệp cũ, phần mềm sẽ thực hiện công việc nặng nhọc này cho bạn.
Công việc này diễn ra như thế nào?
Về cơ bản, các giải pháp tự động hóa tài liệu sử dụng các mẫu dựa trên logic. Bạn nhập dữ liệu theo cách thủ công, thông qua biểu mẫu hoặc tự động qua các tích hợp (như nền tảng CRM hoặc HR của bạn) và phần mềm sẽ lấy thông tin phù hợp vào đúng vị trí. Kết quả? Một tài liệu hoàn chỉnh, tùy chỉnh được tạo ra trong một phần nhỏ thời gian.
Ai sử dụng nó?
Nó không chỉ dành cho các doanh nghiệp lớn. Ngày nay, các giải pháp tự động hóa tài liệu đang được sử dụng bởi:
- Nhóm pháp lý cho hợp đồng và thỏa thuận bảo mật thông tin
- Nhóm bán hàng để lập đề xuất và báo giá
- Nhóm nhân sự cho các tài liệu nhập việc và chính sách
- Nhóm tài chính cho hóa đơn và báo cáo
- Startups và SMBs đang tìm cách mở rộng quy mô mà không tăng chi phí vận hành
Tại sao phần mềm tự động hóa tài liệu lại quan trọng?
✅ Kiểm tra sự thật: Thị trường phần mềm tự động hóa tài liệu được định giá 6,82 tỷ đô la vào năm 2023 và dự kiến sẽ đạt 24,34 tỷ đô la vào năm 2032, với tốc độ tăng trưởng 15,18% CAGR.
Điều này có nghĩa là các doanh nghiệp đang nỗ lực áp dụng các hệ thống thông minh hơn để giảm thiểu công việc thủ công, cắt giảm lỗi và giải phóng nhân lực để tập trung vào những công việc thực sự mang lại hiệu quả.
Tài liệu là yếu tố cốt lõi của hầu hết mọi giao dịch kinh doanh. Cho dù là tuyển dụng nhân viên mới, ký kết hợp đồng bán hàng hay soạn thảo hợp đồng pháp lý, quá trình này thường bắt đầu và kết thúc bằng các thủ tục giấy tờ.
Đây là những lợi ích mà tự động hóa tài liệu mang lại:
Nó loại bỏ các điểm nghẽn do con người gây ra
Hãy tưởng tượng một nhân viên bán hàng đang cố gắng chốt một giao dịch, nhưng bị kẹt vì phải chờ hợp đồng được soạn thảo bởi bộ phận pháp lý. Với công cụ tự động hóa tài liệu, họ có thể tạo hợp đồng sẵn sàng cho khách hàng trong vài phút bằng cách sử dụng các mẫu tài liệu đã được phê duyệt trước — không có sự chậm trễ, không có sự kiểm soát.
Nó bảo vệ thương hiệu và tuân thủ quy định của bạn
Một điều khoản lỗi thời trong tài liệu pháp lý có thể gây ra trách nhiệm pháp lý. Tự động hóa đảm bảo mọi thỏa thuận đều bao gồm các điều khoản, tuyên bố miễn trừ trách nhiệm và định dạng mới nhất, điều này đặc biệt quan trọng trong các ngành như tài chính hoặc y tế, nơi tuân thủ là điều không thể thỏa hiệp.
Phù hợp với quy mô của bạn
Giả sử nhóm nhân sự của bạn đang tuyển dụng 30 nhân viên mới trong quý này. Thay vì chuẩn bị từng lá thư mời làm việc bằng tay, họ sử dụng mẫu động lấy dữ liệu từ hệ thống thông tin nhân sự (HRIS). Công việc từng mất hàng giờ giờ chỉ cần vài cú nhấp chuột.
⚡️ Lưu trữ mẫu: Mẫu miễn phí cho quá trình tuyển dụng nhân viên để thực hiện quy trình nhân sự hiệu quả
Nó giảm thiểu công việc làm lại
Bạn đã bao giờ gửi đề xuất dự án với tên khách hàng hoặc chi tiết giá sai chưa? Tự động hóa sử dụng các nguồn dữ liệu đã được xác minh (như CRM của bạn) để điền chính xác vào các ô trống, để bạn không phải sửa chữa hoặc chỉnh sửa tài liệu vào phút chót.
Giải phóng thời gian cho nhóm của bạn để tập trung vào những việc thực sự quan trọng
Không ai được thuê để định dạng các điểm chính hoặc tìm kiếm phiên bản chính xác của một tài liệu. Tự động hóa loại bỏ những công việc không cần thiết, giúp các nhóm pháp lý có thêm thời gian để xem xét các điều khoản phức tạp, các nhóm bán hàng có thêm thời gian để bán hàng và bộ phận nhân sự có thêm thời gian để xây dựng văn hóa phù hợp.
📮 ClickUp Insight: 74% nhân viên sử dụng hai hoặc nhiều công cụ chỉ để tìm kiếm thông tin họ cần — trong khi phải chuyển đổi giữa email, trò chuyện, ghi chú, công cụ quản lý dự án và tài liệu. Việc chuyển đổi bối cảnh liên tục này làm mất thời gian và giảm năng suất. Là ứng dụng tất cả trong một cho công việc, ClickUp hợp nhất tất cả công việc của bạn — email, trò chuyện, tài liệu, nhiệm vụ và ghi chú — vào một không gian làm việc duy nhất có thể tìm kiếm, để mọi thứ luôn ở đúng nơi bạn cần.
Các tính năng chính của phần mềm tự động hóa tài liệu
Hãy cùng khám phá các tính năng tự động hóa tài liệu hàng đầu khiến các công cụ này trở nên thiết yếu cho các doanh nghiệp hiện đại.
1. Tạo tài liệu động
Tính năng lắp ráp tài liệu động là yếu tố khiến tự động hóa tài liệu trở nên thực sự "thông minh". Thay vì tạo từng tài liệu từ đầu, tính năng này cho phép phần mềm tự động tạo tài liệu bằng cách lắp ráp các phần phù hợp dựa trên thông tin bạn nhập.
Bạn bắt đầu với một mẫu, và phần mềm sẽ điền vào các ô trống bằng thông tin từ biểu mẫu hoặc các hệ thống được kết nối, như phần mềm CRM. Phần mềm cũng biết những điều khoản hoặc phần nào cần bao gồm hoặc bỏ qua, tùy thuộc vào các quy tắc bạn đã cài đặt.
📌 Ví dụ:
Hãy tưởng tượng một nhóm bán hàng tạo hợp đồng cho khách hàng trong các ngành khác nhau. Với tính năng lắp ráp tài liệu động, phần mềm biết thêm một điều khoản cụ thể cho khách hàng trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe nhưng bỏ qua điều khoản đó cho khách hàng trong lĩnh vực bán lẻ. Tất cả những việc nhân viên bán hàng cần làm là chọn loại khách hàng, hợp đồng sẽ tự động được tạo chính xác và ngay lập tức.
💡 Tại sao điều này quan trọng:
Tính năng này giúp tiết kiệm hàng giờ chỉnh sửa thủ công, tránh các lỗi như thiếu điều khoản và giúp nhóm của bạn tạo tài liệu và gửi đi nhanh hơn nhiều.
2. Quản lý mẫu tài liệu
Mẫu là nền tảng của hệ thống quản lý tài liệu. Chúng là các định dạng tài liệu được thiết kế sẵn bao gồm nội dung tĩnh (như logo công ty, ngôn ngữ tiêu chuẩn hoặc các điều khoản pháp lý) và các vị trí giữ chỗ cho các trường động (như tên khách hàng, ngày tháng hoặc giá cả).
Quản lý mẫu là tính năng cho phép bạn tạo, sắp xếp, chỉnh sửa và lưu trữ tất cả các mẫu này ở một nơi. Tính năng này giúp các nhóm duy trì tính nhất quán và đảm bảo không ai phải bắt đầu lại từ đầu mỗi khi cần một tài liệu mới.
⚡️ Lưu trữ mẫu: Xử lý các mẫu tài liệu trong Word & ClickUp để tối ưu hóa hoạt động của bạn
📌 Ví dụ:
Nhóm nhân sự của bạn có thể có các mẫu khác nhau cho thư đề nghị, thỏa thuận bảo mật và tài liệu nhập việc. Với tính năng quản lý mẫu, họ có thể dễ dàng cập nhật phạm vi lương trong tất cả các thư đề nghị hoặc thêm một điều khoản mới vào mỗi thỏa thuận bảo mật mà không cần chỉnh sửa hàng chục tệp thủ công.
💡 Tại sao điều này quan trọng:
Quản lý mẫu tốt giúp tài liệu của bạn không có lỗi, phù hợp với thương hiệu và hợp pháp. Nó cũng tiết kiệm thời gian và đảm bảo mọi thành viên trong nhóm sử dụng phiên bản mới nhất, để bạn không phải lo lắng về việc ai đó gửi đi bản hợp đồng định dạng cũ
🚀 ClickUp giúp ích như thế nào:
ClickUp giúp quản lý mẫu trở nên đơn giản và hiệu quả với các mẫu tài liệu của mình. Người dùng có thể tạo, lưu và sắp xếp các mẫu cho hợp đồng, đề xuất, quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP), tài liệu giới thiệu và hơn thế nữa, tất cả trong một thư viện tập trung.
Tốt hơn nữa, ClickUp cho phép bạn liên kết các mẫu với các nhiệm vụ, dự án hoặc quy trình tự động hóa. Ví dụ: mỗi khi một dự án khách hàng mới bắt đầu, một mẫu hợp đồng cụ thể có thể được tự động đính kèm vào nhiệm vụ, sẵn sàng để sử dụng ngay lập tức.
3. Thư viện nội dung và quản lý
Thư viện nội dung và hệ thống quản lý tài liệu mạnh mẽ cho phép các doanh nghiệp tổ chức, lưu trữ và truy cập các mẫu tài liệu, tài liệu và nội dung có thể tái sử dụng của họ tại một địa điểm tập trung, có thể tìm kiếm. Điều này đảm bảo tính nhất quán trong việc tạo/lập tài liệu và đơn giản hóa quá trình cập nhật hoặc truy xuất phiên bản mới nhất của nội dung được chuẩn hóa.
Với thư viện nội dung, người dùng có thể quản lý các tài nguyên khác nhau, chẳng hạn như các điều khoản thường sử dụng, mô tả sản phẩm hoặc bản sao tiếp thị, cho phép họ nhanh chóng tập hợp các tài liệu mỗi lần.
📌 Ví dụ:Một nhóm pháp lý lưu trữ tất cả các điều khoản hợp đồng và tuyên bố miễn trừ trách nhiệm pháp lý trong một thư viện tập trung. Khi tạo hợp đồng mới, phần mềm sẽ tự động lấy các điều khoản mới nhất đã được phê duyệt, giảm rủi ro sử dụng ngôn ngữ lỗi thời.
💡 Tại sao điều này quan trọng:Thư viện nội dung và mẫu được quản lý tốt giúp nâng cao hiệu quả bằng cách tập trung các tài nguyên, cho phép các nhóm nhanh chóng tập hợp các tài liệu chính xác và tuân thủ. Nó cũng giảm thiểu lỗi bằng cách đảm bảo chỉ sử dụng nội dung mới nhất.
🚀 ClickUp giúp ích như thế nào:
ClickUp cung cấp thư viện tài liệu và mẫu tập trung, nơi các nhóm có thể tạo, lưu trữ và sắp xếp tất cả các tài liệu của mình. Ngoài chức năng lưu trữ cơ bản, nó còn hoạt động như một hệ thống quản lý kiến thức hoàn chỉnh, cho phép các nhóm xây dựng wiki, trung tâm SOP và trung tâm tài nguyên nội bộ.
Với tính năng Tìm kiếm kết nối của ClickUp, người dùng có thể tìm thấy tài liệu phù hợp ngay lập tức bằng cách tìm kiếm từ khóa trong tất cả các tài liệu, nhiệm vụ và dự án. Quyền truy cập và phân cấp thư mục giúp mọi thứ được sắp xếp có cấu trúc và an toàn.
Một nhóm làm việc từ xa có thể duy trì một wiki công ty cập nhật trong ClickUp, đảm bảo mọi người có thể dễ dàng tìm thấy các chính sách, hướng dẫn nhập môn hoặc các mẫu tài liệu khác mà không bị nhầm lẫn.
3. Logic điều kiện & trường thông minh
Đây là nơi các giải pháp tự động hóa tài liệu trở nên thực sự thông minh. Logic điều kiện cho phép tài liệu của bạn thay đổi dựa trên các quy tắc hoặc đầu vào cụ thể. Kết hợp nó với trường thông minh hoặc ký hiệu giữ chỗ động, tài liệu của bạn có thể tự động thích ứng với các trường hợp sử dụng khác nhau. Nó có thể thêm hoặc xóa các phần, điều chỉnh ngôn ngữ hoặc điền dữ liệu tùy theo lựa chọn của bạn.
📌 Ví dụ:
Hãy tưởng tượng bạn đang soạn thảo một hợp đồng lao động. Nếu vai trò được đánh dấu là "từ xa", hệ thống sẽ bao gồm chính sách làm việc từ xa. Nếu vai trò là "tại chỗ", hệ thống sẽ bao gồm điều khoản về việc đi làm tại văn phòng.
Bạn không còn cần phải dựa vào các quy trình thủ công; tài liệu sẽ tự động cập nhật dựa trên vai trò bạn chọn
💡 Tại sao điều này quan trọng:
Tính năng này giúp bạn tránh phải chỉnh sửa tẻ nhạt, giảm rủi ro gửi thông tin sai và tăng tốc toàn bộ quá trình tạo/lập tài liệu. Kết quả là tài liệu luôn chính xác và phù hợp với người nhận.
🚀 ClickUp giúp ích như thế nào:Mặc dù ClickUp chưa cung cấp "trường điều kiện" truyền thống trong Tài liệu, nhưng nó hỗ trợ logic điều kiện thông qua Biểu mẫu ClickUp.
Bạn có thể tạo biểu mẫu nhập liệu trong ClickUp, trong đó các trường xuất hiện hoặc thay đổi dựa trên câu trả lời trước đó, chẳng hạn như hiển thị các tùy chọn hợp đồng khác nhau tùy thuộc vào loại khách hàng được chọn. Thiết lập có điều kiện này đảm bảo dữ liệu chính xác được chuyển vào các tài liệu hoặc nhiệm vụ đính kèm, giảm thiểu việc điều chỉnh thủ công và duy trì tính chính xác của tài liệu được tạo.
4. Tích hợp dữ liệu với CRM và các công cụ kinh doanh khác
Để phần mềm tự động hóa tài liệu thực sự hoạt động trên quy mô lớn, nó phải tích hợp dễ dàng với các công cụ mà doanh nghiệp của bạn đang sử dụng. Điều này bao gồm nền tảng lưu trữ đám mây như Google Drive và OneDrive để đồng bộ hóa tài liệu tự động và truy cập tập trung, cũng như các hệ thống kinh doanh cốt lõi như CRM, ERP, công cụ kế toán, hệ thống nhân sự và nền tảng quản lý dự án như ClickUp.
Các tích hợp này đảm bảo tài liệu được tạo bằng dữ liệu chính xác, thời gian thực và được tự động lưu trữ hoặc chuyển đến các hệ thống phù hợp, loại bỏ việc tải lên, nhập dữ liệu hoặc theo dõi phiên bản thủ công.
📌 Ví dụ:
Hãy tưởng tượng nhóm tài chính của bạn đang lập các hợp đồng nhà cung cấp hàng tháng. Thay vì nhập thủ công các điều khoản thanh toán hoặc chi tiết thuế, hệ thống sẽ lấy trực tiếp những thông tin này từ phần mềm kế toán của bạn. Hệ thống thậm chí còn cập nhật hợp đồng nếu địa chỉ thanh toán hoặc chu kỳ thanh toán của nhà cung cấp thay đổi.
💡 Tại sao điều này quan trọng:
Sự tích hợp này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu rủi ro sai sót. Nó giúp các tài liệu của bạn luôn đồng bộ với các dữ liệu kinh doanh khác, đảm bảo tính chính xác và đẩy nhanh chu kỳ phê duyệt.
🚀 ClickUp giúp ích như thế nào:ClickUp kết nối với hơn 1.000 công cụ, cả bản địa và thông qua các tích hợp như Zapier và Make, cho phép đồng bộ dữ liệu thời gian thực giữa CRM, nền tảng kế toán và hệ thống quản lý dự án của bạn.
Ví dụ: bạn có thể tự động lấy dữ liệu khách hàng từ CRM như HubSpot vào nhiệm vụ hoặc tài liệu ClickUp, giúp dễ dàng tạo hợp đồng, đề xuất hoặc báo cáo được cá nhân hóa mà không cần chuyển đổi giữa các nền tảng. Các tích hợp này đảm bảo quy trình làm việc tài liệu của bạn luôn được cập nhật với thông tin chi tiết mới nhất về khách hàng và dự án, mà không cần sao chép-dán thủ công.
5. Kiểm soát phiên bản và lịch sử tài liệu
Các tính năng kiểm soát phiên bản và lịch sử tài liệu cho phép bạn theo dõi mọi thay đổi được thực hiện trên tài liệu, đảm bảo không có thông tin nào bị mất hoặc bỏ sót. Bạn có thể dễ dàng quay lại các phiên bản trước, xem ai đã thực hiện thay đổi nào và thời gian chính xác của các chỉnh sửa đó.
Tính năng này đặc biệt hữu ích khi cộng tác với nhiều người, đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm trong suốt vòng đời của tài liệu.
📌 Ví dụ:
Hãy tưởng tượng một nhóm tiếp thị đang hợp tác để soạn thảo một tài liệu giới thiệu sản phẩm. Một thành viên trong nhóm vô tình xóa một phần quan trọng. Nhờ tính năng kiểm soát phiên bản, nhóm có thể nhanh chóng khôi phục lại phiên bản trước đó, trong đó phần bị xóa vẫn còn nguyên vẹn. Ngoài ra, họ có thể biết chính xác ai đã thực hiện thay đổi, đảm bảo trách nhiệm rõ ràng.
💡 Tại sao điều này quan trọng:
Kiểm soát phiên bản đảm bảo rằng tất cả các thay đổi đều được theo dõi, giảm thiểu rủi ro lỗi hoặc thiếu nội dung. Nó cũng tăng cường trách nhiệm giải trình bằng cách cung cấp một bản ghi kiểm tra rõ ràng.
🚀 ClickUp giúp ích như thế nào: Tính năng kiểm soát phiên bản tích hợp trong ClickUp Docs cho phép các nhóm theo dõi mọi thay đổi được thực hiện trên tài liệu. Mỗi khi tài liệu được chỉnh sửa hoặc cập nhật, ClickUp sẽ tự động lưu các phiên bản trước đó, cho phép người dùng xem, khôi phục hoặc so sánh các bản nháp trước đó.
Điều này giúp tài liệu được sắp xếp gọn gàng và cho phép trách nhiệm được phân định rõ ràng, đặc biệt là khi có nhiều bên liên quan.
6. Hợp tác tài liệu thời gian thực
Tính năng cộng tác thời gian thực trong phần mềm tự động hóa tài liệu cho phép nhiều người dùng làm việc trên cùng một tài liệu đồng thời, bất kể địa điểm. Cho dù là thêm nhận xét, chỉnh sửa văn bản hay đề xuất thay đổi, tính năng này giúp công việc nhóm diễn ra suôn sẻ và nhanh chóng hơn.
Mọi người liên quan đều có thể xem các chỉnh sửa và nhận xét trong thời gian thực, đảm bảo rằng phiên bản mới nhất của tài liệu luôn có thể truy cập được.
📌 Ví dụ:
Hãy tưởng tượng nhóm tiếp thị của bạn đang soạn thảo đề xuất cho một khách hàng mới và nhóm pháp lý cần xem xét các điều khoản. Với tính năng cộng tác thời gian thực, cả hai nhóm có thể làm việc trên cùng một tài liệu, chỉnh sửa và để lại nhận xét mà mọi người có thể xem ngay lập tức. Không còn phải gửi tài liệu qua email qua lại hoặc mất dấu các thay đổi.
💡 Tại sao điều này quan trọng:
Cộng tác thời gian thực giúp tăng tốc quá trình xem xét tài liệu và cải thiện giao tiếp trong nhóm. Nó đảm bảo mọi người đều hiểu nhau, theo nghĩa đen và nghĩa bóng, dẫn đến việc phê duyệt nhanh hơn và tài liệu chất lượng cao hơn.
🚀 ClickUp giúp ích như thế nào:ClickUp giúp cộng tác tài liệu thời gian thực trở nên liền mạch và đơn giản thông qua ClickUp Docs. Nhiều thành viên trong nhóm có thể làm việc trên một tài liệu cùng lúc, thêm nhận xét, chỉnh sửa văn bản và chia sẻ phản hồi trong thời gian thực. Các thay đổi được phản ánh ngay lập tức, giúp mọi người luôn đồng bộ mà không cần phải trao đổi email qua lại.
7. Phê duyệt và quy trình làm việc tự động
Trong bất kỳ quy trình dựa trên tài liệu nào, sự chậm trễ thường xuất phát từ việc xem xét thủ công và quy trình phê duyệt không rõ ràng. Phê duyệt và quy trình làm việc tự động giải quyết vấn đề này bằng cách cài đặt các chuỗi quy tắc rõ ràng, dựa trên quy tắc để chuyển tài liệu qua từng giai đoạn, chẳng hạn như soạn thảo, xem xét, phê duyệt và hoàn thiện mà không cần can thiệp thủ công.
Với tính năng này, bạn có thể xác định ai cần phê duyệt gì, theo thứ tự nào và trong điều kiện nào. Hệ thống sẽ xử lý việc chuyển tiếp, thông báo và đang theo dõi.
📌 Ví dụ: Một nhóm mua sắm tạo một thỏa thuận mua hàng, thỏa thuận này được chuyển ngay đến bộ phận pháp lý để kiểm tra tuân thủ, sau đó đến bộ phận tài chính để phê duyệt ngân sách và cuối cùng đến trưởng bộ phận để ký duyệt. Không cần email, theo dõi hoặc kiểm tra trạng thái.
💡 Tầm quan trọng:Loại bỏ sự mơ hồ, giảm tắc nghẽn trong quá trình phê duyệt và đảm bảo mọi tài liệu được xem xét bởi đúng người, đúng thời điểm. Điều đó có nghĩa là thời gian xử lý nhanh hơn, ít lỗi hơn và quy trình làm việc hiệu quả hơn giữa các bộ phận.
🚀 ClickUp giúp ích như thế nào:ClickUp cho phép các nhóm tự động hóa toàn bộ quy trình công việc, bao gồm phê duyệt tài liệu, phân công nhiệm vụ và thông báo. Với ClickUp Automations, các doanh nghiệp có thể thiết lập quy trình công việc tùy chỉnh, trong đó tài liệu, nhiệm vụ và phê duyệt sẽ tự động đi theo con đường đúng dựa trên các quy tắc được định sẵn.
8. Thông báo và nhắc nhở tự động
Thông báo và nhắc nhở tự động cảnh báo người dùng ở các giai đoạn quan trọng của quy trình tài liệu, chẳng hạn như khi cần phê duyệt, khi đến thời hạn ký hoặc khi thời hạn nộp tài liệu sắp đến.
Điều này giúp mọi người luôn đi đúng hướng và đảm bảo hành động kịp thời, đặc biệt là trong môi trường làm việc nhịp độ nhanh.
📌 Ví dụ:
Hãy tưởng tượng bạn đang làm việc với một đối tác về một hợp đồng có thời hạn. Hệ thống sẽ tự động thông báo cho cả nhóm của bạn và đối tác khi đến thời gian xem xét và phê duyệt hợp đồng. Nếu đối tác không ký hợp đồng trong thời gian quy định, phần mềm sẽ gửi một lời nhắc nhở nhẹ nhàng, đảm bảo giao dịch được hoàn tất kịp thời.
💡 Tại sao điều này quan trọng:
Nhắc nhở tự động giúp quy trình làm việc của bạn diễn ra suôn sẻ và đáp ứng thời hạn. Chúng giảm thiểu rủi ro bỏ sót các bước quan trọng và giúp mọi người luôn được thông báo về trạng thái của tài liệu. Điều này dẫn đến hoạt động trơn tru hơn và thời gian xử lý nhanh hơn.
🚀 ClickUp giúp ích như thế nào: Tính năng Nhắc nhở và thông báo tự động của ClickUp thông báo cho các bên liên quan khi có công việc hoặc tài liệu cần chú ý, khi thời hạn sắp đến hoặc khi tài liệu đã sẵn sàng để xem xét. Điều này giúp theo dõi kịp thời, ngăn ngừa sự chậm trễ và đảm bảo quy trình làm việc diễn ra suôn sẻ mà không cần can thiệp thủ công.
9. Đề xuất nội dung dựa trên AI
Các đề xuất nội dung dựa trên AI giúp cải thiện quá trình tạo/lập tài liệu bằng cách cung cấp các đề xuất dựa trên ngữ cảnh theo thời gian thực. Các đề xuất này có thể bao gồm các cách diễn đạt thay thế, các mệnh đề bị thiếu hoặc thậm chí là bản nháp toàn bộ đoạn văn, tất cả đều dựa trên ngữ cảnh của tài liệu, đầu vào của người dùng hoặc dữ liệu trong quá khứ.
AI cải thiện chất lượng tài liệu của bạn trong quá trình làm việc, học hỏi từ các công việc trước đó để đưa ra các đề xuất tốt hơn theo thời gian.
📌 Ví dụ:
Hãy tưởng tượng bạn đang soạn thảo một hợp đồng pháp lý và quên thêm một điều khoản tuân thủ bắt buộc. AI sẽ phát hiện ra sự thiếu sót này và nhắc bạn thêm điều khoản dựa trên các hợp đồng tương tự mà bạn đã soạn thảo trước đó. Trong một đề xuất bán hàng, AI có thể đề xuất sửa lại đoạn kết để tăng khả năng đề xuất được chấp nhận, dựa trên phản hồi của khách hàng trước đó.
💡 Tại sao điều này quan trọng:
Các đề xuất của AI giúp tăng tốc quá trình tạo/lập tài liệu bằng cách giảm thiểu chỉnh sửa thủ công và cải thiện độ chính xác. Chúng đảm bảo nội dung quan trọng không bị bỏ sót và tối ưu hóa cách diễn đạt để đạt kết quả tốt hơn. Theo thời gian, AI trở nên thông minh hơn, nâng cao hiệu quả.
🚀 ClickUp giúp ích như thế nào: ClickUp Brain, được tích hợp với ClickUp Docs, phân tích nội dung hiện có của bạn và cung cấp các đề xuất thông minh để cải thiện hoặc mở rộng tài liệu của bạn, tiết kiệm thời gian và giảm nhu cầu chỉnh sửa thủ công. Nó cũng có thể đề xuất cấu trúc tài liệu dựa trên nội dung đang được soạn thảo (chẳng hạn như đề xuất, báo cáo hoặc hợp đồng). Trợ lý AI thông minh này giúp hợp lý hóa quá trình tạo/lập nội dung và đảm bảo tính nhất quán giữa các tài liệu.
Cần thêm thông tin? Dưới đây là những mẹo hay nhất của chúng tôi về cách sử dụng AI để tạo tài liệu nhanh hơn!
10. Phân tích và báo cáo
Các công cụ phân tích và báo cáo trong phần mềm tự động hóa tài liệu cung cấp thông tin chi tiết về quy trình làm việc, hiệu suất và các lĩnh vực cần cải thiện. Các doanh nghiệp có thể tinh chỉnh quy trình và tối ưu hóa hiệu quả bằng cách thu thập dữ liệu về quá trình tạo/lập tài liệu, thời gian phê duyệt và tỷ lệ hoàn thành.
📌 Ví dụ:
Người quản lý dự án có thể sử dụng phân tích để xem thành viên nhóm mất bao lâu để phê duyệt một tài liệu. Nếu thời gian phê duyệt lâu hơn dự kiến, người quản lý có thể điều chỉnh quy trình làm việc hoặc tập trung vào các lĩnh vực cụ thể có thể gây ra sự chậm trễ.
💡 Tại sao điều này quan trọng:
Phân tích giúp các doanh nghiệp xác định những điểm không hiệu quả trong quy trình làm việc với tài liệu và tối ưu hóa các quy trình của họ. Điều này cho phép ra quyết định tốt hơn, giảm thiểu sự chậm trễ và nâng cao năng suất tổng thể.
🚀 ClickUp giúp ích như thế nào: Bảng điều khiển Dashboards có thể tùy chỉnh của ClickUp cung cấp cho các nhóm một công cụ mạnh mẽ để trực quan hóa và theo dõi các chỉ số hiệu suất chính (KPI), bao gồm tiến độ tài liệu, hoàn thành nhiệm vụ và hiệu quả quy trình làm việc. Người dùng có thể tạo các tiện ích phù hợp để theo dõi trạng thái tài liệu, dòng thời gian phê duyệt và các chỉ số quan trọng khác của dự án trong thời gian thực.
11. Tùy chỉnh thương hiệu và kiểu dáng tài liệu
Tùy chỉnh thương hiệu và kiểu dáng tài liệu cho phép các doanh nghiệp cá nhân hóa tài liệu của mình để phù hợp với bản sắc thương hiệu. Tính năng này cho phép người dùng thêm logo, chọn bảng màu, cài đặt phông chữ và áp dụng kiểu dáng định sẵn để tạo ra các tài liệu nhất quán, chuyên nghiệp mọi lúc.
📌 Ví dụ:
Hãy tưởng tượng bạn đang gửi đề xuất hợp tác đến một khách hàng quan trọng. Với tính năng tùy chỉnh thương hiệu, mọi tài liệu sẽ tự động hiển thị logo, màu sắc chữ ký và bố cục của công ty bạn, giúp đề xuất trông chuyên nghiệp và phù hợp với tiêu chuẩn của bạn.
💡 Tại sao điều này quan trọng:
Tùy chỉnh thương hiệu đảm bảo tính nhất quán trên tất cả các tài liệu, củng cố bản sắc thương hiệu và tiết kiệm thời gian bằng cách loại bỏ việc định dạng thủ công. Nó cũng tăng cường tính chuyên nghiệp, giúp xây dựng lòng tin và cải thiện nhận thức của khách hàng.
🚀 ClickUp giúp ích như thế nào:ClickUp cung cấp các tùy chọn tùy chỉnh linh hoạt trong ClickUp Docs để duy trì tính nhất quán của thương hiệu. Người dùng có thể tạo các mẫu tài liệu bao gồm các yếu tố thương hiệu như phông chữ ưa thích, tiêu đề, chủ đề màu sắc và hình ảnh bìa tùy chỉnh.
Ngoài ra, ClickUp còn cung cấp Mẫu hướng dẫn phong cách thương hiệu sẵn sàng sử dụng, giúp các nhóm nhanh chóng thiết lập các nguyên tắc thương hiệu mà mọi người có thể tuân theo.
12. Bảo mật và tuân thủ dữ liệu
Các tính năng bảo mật và tuân thủ dữ liệu đảm bảo rằng tài liệu của bạn được lưu trữ và xử lý an toàn, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý. Điều này bao gồm mã hóa, kiểm soát truy cập an toàn, theo dõi kiểm tra và tuân thủ các tiêu chuẩn như GDPR, HIPAA và các luật pháp khu vực khác.
Các tính năng này giúp các doanh nghiệp bảo vệ thông tin nhạy cảm và duy trì tuân thủ pháp luật trong tất cả các quy trình tài liệu.
📌 Ví dụ:
Một nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe sử dụng tự động hóa tài liệu đảm bảo rằng hồ sơ bệnh nhân được lưu trữ với mã hóa đầu cuối, giới hạn quyền truy cập chỉ cho nhân viên được ủy quyền. Điều này giúp đáp ứng các yêu cầu tuân thủ HIPAA đồng thời duy trì bảo mật và bảo mật dữ liệu bệnh nhân.
💡 Tại sao điều này quan trọng:
Bảo mật tài liệu bảo vệ thông tin nhạy cảm khỏi truy cập trái phép và vi phạm dữ liệu. Nó giúp các doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp luật, giảm rủi ro liên quan đến việc không tuân thủ và đảm bảo niềm tin của khách hàng.
🚀 ClickUp giúp ích như thế nào: ClickUp rất coi trọng vấn đề bảo mật, cung cấp các biện pháp bảo mật cấp doanh nghiệp, chẳng hạn như tuân thủ SOC 2 Loại II, sẵn sàng tuân thủ GDPR và xác thực hai yếu tố (2FA), để bảo vệ các tài liệu nhạy cảm và dữ liệu người dùng.
Đối với các tổ chức xử lý hợp đồng khách hàng nhạy cảm, chính sách nhân sự hoặc tài liệu pháp lý, ClickUp cung cấp các quyền truy cập chi tiết. Bạn có thể hạn chế quyền truy cập tài liệu theo không gian làm việc, thư mục, danh sách công việc hoặc thậm chí từng tài liệu riêng lẻ, giúp dễ dàng duy trì các tiêu chuẩn tuân thủ nghiêm ngặt trong các nhóm.
13. Truy cập trên thiết bị di động
Trong thế giới kết hợp và ưu tiên làm việc từ xa ngày nay, công việc không dừng lại khi bạn vắng mặt tại văn phòng. Khả năng truy cập di động cho phép người dùng tạo, xem xét, ký và quản lý tài liệu từ điện thoại hoặc máy tính bảng của họ, cho dù họ đang đi làm, đi du lịch hay họp với khách hàng.
Các công cụ tự động hóa tài liệu hiện đại đi kèm với nền tảng web phản hồi nhanh hoặc ứng dụng di động chuyên dụng, cung cấp đầy đủ chức năng trên màn hình nhỏ hơn. Nhiều công cụ còn cung cấp quyền truy cập ngoại tuyến, cho phép các nhóm hành động trong thời gian thực, bất kể họ đang ở đâu.
📌 Ví dụ:Một nhân viên bán hàng có thể tạo bản đề xuất từ các mẫu tài liệu đã được phê duyệt sẵn trên điện thoại của mình trong cuộc họp. Anh/cô ấy có thể nhận phản hồi từ khách hàng theo thời gian thực và gửi bản đề xuất để ký điện tử, tất cả trước khi rời phòng.
💡 Tầm quan trọng:Truy cập di động giúp loại bỏ sự chậm trễ do địa điểm, đảm bảo xử lý tài liệu nhanh hơn. Nó tăng cường tính linh hoạt mà không ảnh hưởng đến bảo mật hoặc kiểm soát.
🚀 ClickUp giúp ích như thế nào: Ứng dụng di động ClickUp mang đến đầy đủ các chức năng tài liệu trong tầm tay bạn. Cho dù bạn sử dụng thiết bị iOS hay Android, bạn đều có thể tạo, chỉnh sửa, bình luận và chia sẻ tài liệu trực tiếp từ điện thoại hoặc máy tính bảng.
14. Tích hợp chữ ký điện tử
Tích hợp chữ ký điện tử cho phép người dùng ký điện tử các tài liệu trong hệ thống tự động hóa tài liệu, loại bỏ nhu cầu ký tay. Tính năng này đơn giản hóa quy trình ký, giúp quy trình này nhanh hơn, an toàn hơn và tuân thủ pháp luật.
Với tích hợp chữ ký điện tử, các bên có thể ký từ mọi nơi, giảm thiểu sự chậm trễ và thực hiện tài liệu một cách liền mạch.
📌 Ví dụ:
Một nhóm bán hàng gửi hợp đồng cho khách hàng để ký chữ ký điện tử. Với tích hợp chữ ký điện tử, khách hàng có thể ký hợp đồng điện tử trên điện thoại hoặc máy tính xách tay của họ, và tài liệu đã ký sẽ tự động được lưu trong hệ thống, giúp đẩy nhanh toàn bộ quy trình.
💡 Tại sao điều này quan trọng:
Tích hợp chữ ký điện tử hợp lý hóa quy trình ký tài liệu, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu lãng phí giấy. Nó cũng cải thiện bảo mật và tuân thủ, đảm bảo chữ ký có giá trị pháp lý và được xác thực.
🚀 ClickUp giúp ích như thế nào:Mặc dù ClickUp không cung cấp chức năng chữ ký điện tử tích hợp, nhưng nó dễ dàng kết nối với các công cụ chữ ký điện tử phổ biến như DocuSign, Dropbox Sign, thông qua các nền tảng tự động hóa như Zapier
Ví dụ: bạn có thể tự động hóa quy trình làm việc trong đó việc hoàn thành nhiệm vụ ClickUp sẽ kích hoạt yêu cầu chữ ký qua DocuSign. Cách tích hợp linh hoạt này đảm bảo bạn có thể quản lý quy trình làm việc chữ ký một cách liền mạch mà không cần rời khỏi môi trường quản lý dự án.
Tại sao nên tin tưởng ClickUp để tự động hóa tài liệu?
ClickUp nổi bật vì nó kết hợp các tính năng mà hầu hết các công cụ tài liệu độc lập không cung cấp:
- Một không gian làm việc cho tài liệu và công việc: Quản lý tài liệu và các công việc liên quan, như phê duyệt, chỉnh sửa và đánh giá, trong cùng một nền tảng mà không cần chuyển đổi giữa các ứng dụng
- Hợp tác theo ngữ cảnh: Thêm bình luận, giao nhiệm vụ và liên kết các cuộc thảo luận trực tiếp vào các phần của tài liệu, giúp phản hồi không bị mất hoặc tách biệt
- Chế độ xem dự án thống nhất: Theo dõi trạng thái tài liệu, thời hạn và các bước tiếp theo thông qua các chế độ xem linh hoạt của ClickUp như Danh sách, Bảng và Dòng thời gian, tất cả đều được liên kết trở lại tài liệu
- Có thể mở rộng cho các nhóm có kích thước bất kỳ: Cho dù bạn là một công ty khởi nghiệp đang tạo một vài đề xuất hay một doanh nghiệp quản lý hàng nghìn hợp đồng, ClickUp có thể mở rộng quy trình tài liệu của bạn mà không làm mất quyền kiểm soát
- Tự động hóa tùy chỉnh ngoài tài liệu: Kích hoạt các công việc tiếp theo, thông báo hoặc thậm chí khởi chạy toàn bộ quy trình làm việc dựa trên các hành động đối với tài liệu, không cần can thiệp thủ công
- Hiển thị toàn bộ quá trình xử lý tài liệu: Từ bản nháp đến phê duyệt và lưu trữ, theo dõi tiến độ tài liệu trong thời gian thực mà không cần công cụ riêng biệt
- Tích hợp vào quản lý công việc rộng hơn: Kết nối tài liệu một cách liền mạch với các mục tiêu, sprint, đường ống CRM, cổng thông tin khách hàng và hơn thế nữa, để tài liệu của bạn không bị tách rời khỏi quy trình công việc kinh doanh của bạn
- Được thiết kế cho các nhóm làm việc từ xa và kết hợp: Với ứng dụng di động, truy cập ngoại tuyến và khả năng cộng tác phù hợp với múi giờ, ClickUp hoàn toàn phù hợp với văn hóa làm việc từ xa hiện nay
ClickUp không coi tài liệu là các tệp riêng lẻ; nó biến chúng thành một phần sống động trong quy trình làm việc, nhóm và mục tiêu của bạn.
Tự động hóa tài liệu không thể chờ đợi
Nếu bạn vẫn đang quản lý các công việc tài liệu thủ công, bạn đang lãng phí thời gian, ảnh hưởng đến độ chính xác và bỏ lỡ cơ hội. Tự động hóa tài liệu không chỉ là làm việc nhanh hơn; mà còn là làm việc thông minh hơn, giải phóng nhóm của bạn để tập trung vào các mục tiêu lớn hơn thay vì giấy tờ.
ClickUp giúp bạn dễ dàng thực hiện sự thay đổi đó. Từ tạo/lập tài liệu động đến cộng tác thời gian thực và tự động hóa thông minh, ClickUp mang đến mọi thứ bạn cần trong một nền tảng gọn gàng, mạnh mẽ — mà không cần phải chuyển đổi giữa nhiều công cụ khác nhau.
Đừng chỉ dừng lại ở việc tự động hóa tài liệu. Nâng cấp cách thức làm việc của bạn. 👉 Bắt đầu sử dụng ClickUp ngay hôm nay.