Việc tạo/lập nội dung thường bắt đầu một cách đơn giản: Bạn hoặc công ty của bạn có một đối tượng mục tiêu, đối tượng mục tiêu của bạn có những câu hỏi và bạn muốn giải đáp những câu hỏi đó.
Có thể bạn bắt đầu với một blog, một bài đăng trên mạng xã hội hoặc một trang đích. Rồi tiếp tục với một bài khác, rồi một bài khác nữa. Trước khi bạn nhận ra, bạn đã có rất nhiều nội dung.
Nhưng bạn đã tổ chức nó chưa? Và hệ thống tổ chức của bạn có thể mở rộng được không?
Nếu câu trả lời của bạn cho một trong hai câu hỏi này nằm giữa "không biết" và "không", đừng lo lắng! Bạn không đơn độc! Rốt cuộc, thật khó để dự đoán nhu cầu trước khi chúng phát sinh, đặc biệt là trong một lĩnh vực phát triển nhanh và luôn thay đổi như tiếp thị nội dung.
Trên thực tế, các nhóm Tiếp thị và Sáng tạo của ClickUp đã phải đối mặt với những tác động phụ của sự phát triển nhanh chóng về nội dung, thành viên nhóm, quy trình và mọi thứ khác. Vì vậy, chúng tôi đã sử dụng ClickUp để tạo ra một hệ thống có tổ chức hơn. Và chúng tôi muốn chia sẻ điều đó với bạn!
Cơ sở dữ liệu nội dung là gì?
Cơ sở dữ liệu nội dung là một hệ thống mà một người hoặc một nhóm sử dụng để hợp nhất nội dung và bối cảnh của nội dung (như ngày ra mắt, trạng thái, phân tích) theo một cách chuẩn hóa. Việc này được thực hiện để giúp xây dựng và duy trì các chiến dịch dựa trên nội dung dễ dàng hơn.
Hầu hết các nhóm lớn đều duy trì một cơ sở dữ liệu cho từng loại nội dung mà họ cần theo dõi — trang đích, blog, quảng cáo, bài đăng trên mạng xã hội — nhưng các nhóm nhỏ hơn hoặc cá nhân có thể lưu trữ tất cả nội dung của họ trong một cơ sở dữ liệu duy nhất, phân loại nội dung theo loại.
Mặc dù thông tin và các mẫu miễn phí trong blog này nhằm mục đích cung cấp hướng dẫn chung để giúp bạn xây dựng và duy trì cơ sở dữ liệu của riêng mình, nhưng sẽ luôn có một số thử nghiệm và lỗi khi bạn xác định các thành phần cần thiết để theo dõi tất cả nội dung của mình ở một nơi.
Một số lưu ý về các loại cơ sở dữ liệu
Một sự phân biệt mà bạn thường nghe khi thảo luận về cơ sở dữ liệu là cơ sở dữ liệu quan hệ và cơ sở dữ liệu không quan hệ.
Nói một cách đơn giản, cơ sở dữ liệu quan hệ lưu trữ thông tin trong các bảng và kết nối các thông tin bảng có liên quan. Các kết nối giữa các điểm dữ liệu khác nhau trong các bảng khác nhau được gọi là lược đồ. Các nhà phân tích dữ liệu tìm kiếm thông tin trong cơ sở dữ liệu quan hệ bằng cách tìm kiếm thông tin qua ngôn ngữ chuyên ngành như SQL.
Mặt khác, cơ sở dữ liệu không quan hệ không nhất thiết phải được cấu trúc thành bảng. Chúng được tối ưu hóa cho loại nội dung mà chúng chứa và cơ sở dữ liệu không quan hệ có thể bao gồm nhiều cách trình bày, dán nhãn và tìm kiếm thông tin.
Vì ClickUp cho phép bạn tạo cơ sở dữ liệu quan hệ không cần mã cho công việc của mình, cơ sở dữ liệu nội dung hoàn chỉnh của bạn sẽ giống với cơ sở dữ liệu quan hệ truyền thống hơn: nhãn và danh mục sẽ được chuẩn hóa và thông tin sẽ được hiển thị trong bảng. Tuy nhiên, không có nội dung nào trong blog này yêu cầu bạn phải có kiến thức về SQL hoặc bất kỳ ngôn ngữ lập trình nào khác.
Sau khi đã làm rõ điều đó, hãy bắt đầu!
Ai sử dụng cơ sở dữ liệu nội dung?
Trước khi dành hàng giờ để lập kế hoạch, tổ chức và xây dựng cơ sở dữ liệu, bạn nên đảm bảo rằng bạn và nhóm của mình sẽ thực sự hưởng lợi từ nó.
Bạn có thể tự hỏi: "Những nhóm nào thực sự sử dụng cơ sở dữ liệu nội dung?"
Câu trả lời đơn giản là hầu như bất kỳ ai hoặc bất kỳ nhóm nào có lượng nội dung lớn cần tổ chức, theo dõi và cập nhật — nhấn mạnh vào phần theo dõi và cập nhật . Một cơ sở dữ liệu tốt sẽ không chỉ giúp bạn tìm kiếm nội dung, mà còn cho phép bạn thêm các chỉ số, trạng thái và thông tin định tính vào nội dung đó để bạn có thể xác định:
- Những gì cần được cập nhật
- Nội dung nào đang hoạt động tốt?
- Tại sao một số nội dung có thể hoạt động tốt hơn những nội dung khác
- Nơi có cơ hội cho nội dung mới
- Hiệu suất của nội dung trong một kỳ dài
Vì vậy, nếu bạn hoặc nhóm của bạn đang tự hỏi mình bất kỳ câu hỏi nào trong số này, thì bạn nên dành thời gian để ít nhất là xem xét việc xây dựng cơ sở dữ liệu nội dung.
Cơ sở dữ liệu nội dung rất hữu ích cho việc tổ chức tài sản cho bất kỳ loại nhóm nào, nhưng chúng thường theo dõi thông tin cho:
- Nhóm tiếp thị và sáng tạo
- Các công ty quảng cáo
- Các nhóm dịch vụ chuyên nghiệp
- Chuyên gia giáo dục
Mặc dù bài đăng này sẽ giải thích về cơ sở dữ liệu trong bối cảnh của một nhóm Tiếp thị nội dung, nhưng thông tin này có thể áp dụng cho bất kỳ ai đang cố gắng quản lý lượng nội dung lớn.
Khi các nhóm ngày càng phân phối rộng rãi và đông đảo, việc duy trì vị trí trung tâm của kinh doanh trở nên ngày càng khó khăn do bất kỳ sai sót hoặc gián đoạn nào trong quy trình đều bị khuếch đại. Mẫu Nhóm Tiếp thị ClickUp cung cấp giải pháp để hợp tác hiệu quả hơn bằng cách hợp nhất tất cả các nhiệm vụ tiếp thị, cải thiện hiển thị trong toàn bộ bộ phận tiếp thị và cho phép phản hồi nhanh chóng.
Tại sao cần xây dựng cơ sở dữ liệu nội dung?
Cho dù bạn là một nhóm gồm một hay một trăm người, lý do để xây dựng cơ sở dữ liệu nội dung của bạn có thể thuộc một hoặc nhiều loại sau đây:
- Tổ chức tài nguyên
- Đang theo dõi các chỉ số khóa
- Chọn lọc và kiểm soát việc phân phối tài sản
- Kết nối tài sản với hiệu suất
Mặc dù mỗi yếu tố này đều đóng vai trò quan trọng trong quyết định xây dựng cơ sở dữ liệu blog và trang đích của nhóm Tiếp thị ClickUp, nhưng nhu cầu lớn nhất của chúng tôi là khả năng mở rộng.
Với sự phát triển nhanh chóng của mỗi nhóm, chúng tôi cần một cách để lấy lượng thông tin khổng lồ trong đầu của một số ít người và cung cấp cho một nhóm hoàn toàn mới, chưa quen thuộc với các quy trình và chương trình cụ thể của ClickUp trong nhiều năm.
Tuy nhiên, khả năng mở rộng chỉ là một trong những lợi ích của cơ sở dữ liệu nội dung được quản lý tốt. Hãy cùng tìm hiểu những lợi ích khác:
1. Cơ sở dữ liệu giúp nhóm của bạn tiết kiệm thời gian.
Mục tiêu chính của ClickUp là giúp bạn tiết kiệm một ngày mỗi tuần, vì vậy hãy thực tế, "tiết kiệm thời gian" luôn là mục tiêu số một của chúng tôi. Nhưng điều đó không làm cho nó trở nên kém chân thực! Rốt cuộc, nếu nội dung không được nhóm lại theo một cách chuẩn hóa, điều đó có nghĩa là:
- Được nhóm lại theo cách không chuẩn hóa (điều này khiến việc tìm kiếm trở nên khó khăn như tìm kim trong bọc cỏ)
- Phân phối trên toàn bộ nền tảng hoặc một loạt nền tảng (điều này khiến việc tìm kiếm giống như tìm kim trong trường rơm)
- Lưu trữ trong đầu của ai đó, hoặc tệ hơn, lưu trữ trên ổ cứng máy tính của họ (tôi nghĩ điều này giống như hỏi một nông dân liệu anh ta còn nhớ mình đã cắm cây kim vào đống cỏ khô nào không)
Mặt khác, lưu trữ mọi thứ trong cơ sở dữ liệu giống như cất tất cả kim vào một ngăn kéo có nhãn "kim" để bạn không phải lục lọi cả đống rơm để hoàn thành dự án thêu của mình.
Nói một cách đơn giản, nếu bạn dành ít thời gian hơn để tìm kiếm thông tin, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để xây dựng và cải thiện nội dung.
Khi mọi người đều biết nơi để tìm kiếm thông tin, điều này cũng đảm bảo rằng nhóm của bạn sẽ không phải lặp lại công việc bằng cách tạo ra những thứ đã có sẵn từ đầu chỉ vì không thể tìm thấy chúng. Hãy thành thật mà nói, ai trong chúng ta cũng đã từng tạo lại một nội dung nào đó vì việc đó dễ hơn là tìm kiếm nó.
Hơn nữa, việc lưu trữ nội dung trong cơ sở dữ liệu, đặc biệt là cơ sở dữ liệu trên đám mây, đảm bảo mọi người đều biết nơi tìm phiên bản mới nhất của một nội dung nào đó.
2. Cơ sở dữ liệu giúp mở rộng quy mô trở nên khả thi.
Nếu để tự do, hầu hết mọi người sẽ tự tạo ra hệ thống tổ chức của riêng mình.
Khi bạn là người duy nhất cần sử dụng nó, điều đó là ổn. Nếu có một hoặc hai người khác cần học hệ thống của bạn, ngay cả khi nó hơi lộn xộn, điều đó thường là chấp nhận được.
Nhưng khi một nhóm phát triển lên đến mười, rồi hai mươi, rồi một trăm người cần phải thích nghi với một hệ thống ngẫu hứng được tạo ra bởi một người và thường là cho một người, bạn sẽ gặp vấn đề.
Ý tưởng của một cơ sở dữ liệu nội dung có cấu trúc tốt là ngăn chặn vấn đề đó trước khi nó phát sinh. Vì vậy, ngay cả khi bạn hiện là một nhóm chỉ có một người và bạn tổ chức tất cả nội dung của mình theo cách phù hợp với bạn, hãy xem xét liệu hệ thống đó có còn hoạt động hiệu quả khi hàng chục người khác cần sử dụng nó hay không.
Nếu câu trả lời của bạn là "có thể" hoặc "😬", thì có lẽ đã đến lúc bạn cần có một cách tiếp cận có cấu trúc và chiến lược hơn trong việc theo dõi nội dung.
3. Cơ sở dữ liệu giúp phân tích và cải thiện nội dung.
Một trong những lợi ích lớn nhất của cơ sở dữ liệu có cấu trúc tốt là nó không chỉ cho phép mọi người tìm kiếm thông tin (nếu chỉ vậy thì nó chỉ là một thư viện nội dung) mà còn cung cấp bối cảnh cho nội dung. Nghĩa là, nó cho phép bạn xem dữ liệu định lượng như lưu lượng truy cập, mức độ tương tác, trạng thái và lịch sử, từ đó giúp bạn cải thiện nội dung cụ thể và phát triển nội dung tổng thể.
Và khi mọi người đều có quyền truy cập vào cơ sở dữ liệu, mọi người có thể cùng nhau đưa ra ý tưởng dựa trên cùng một bối cảnh, từ đó nảy sinh những cách tiếp cận nội dung mới đầy sáng tạo.
Ví dụ: khi thực hiện kiểm tra mạng xã hội, một chuyên gia có thể xem một bài đăng trên blog có lượng truy cập cao và mức độ tương tác cao trong cơ sở dữ liệu nội dung và nhận ra rằng bài đăng đó bao gồm các số liệu thống kê có thể được sử dụng để tạo một loạt bài đăng trên LinkedIn. Một nhà tiếp thị email có thể thấy cùng một bài đăng và nhận ra rằng bài đăng đó bao gồm phân tích quy trình, có thể trở thành infographic tuyệt vời cho bản tin sắp tới.
Chỉ cần đặt nội dung vào bối cảnh và cung cấp cho mọi người, bạn có thể thu được nhiều thông tin chi tiết hơn về nhóm và khuyến khích việc phân chia nội dung hiệu quả nhất.
Việc tổ chức và theo dõi mọi thứ ở một nơi cũng giúp các nhóm dữ liệu dễ dàng so sánh hiệu suất nội dung hơn, từ đó đánh giá những gì hiệu quả và những gì không hiệu quả, đồng thời thực hiện các thay đổi phù hợp đối với chiến lược nội dung trả phí hoặc nội dung tự nhiên.
Cơ sở dữ liệu nội dung nên chứa những gì?
Việc quyết định thông tin nào sẽ được đưa vào cơ sở dữ liệu nội dung của bạn sẽ khác nhau tùy thuộc vào loại nội dung bạn đang theo dõi và lý do bạn theo dõi nó, nhưng dưới đây là một số hướng dẫn hữu ích để bạn tham khảo:
1. Bắt đầu với các khối xây dựng.
Đầu tiên, bạn phải xác định loại tài sản nào (trang web, bài đăng trên mạng xã hội, blog hoặc tất cả các loại trên) mà bạn cần tổ chức và theo dõi. Sau đó, bạn phải quyết định cách theo dõi các tài sản này.
Nếu nội dung bạn đang theo dõi có thể được coi là một tập hợp các mục, thì "cách bạn theo dõi" là các thùng lưu trữ bạn sử dụng để tổ chức tài liệu. Bạn nên chọn một thùng lưu trữ dễ đóng gói, chứa được tất cả thông tin cần thiết và có thể dễ dàng dán nhãn và tìm thấy sau này.
Nếu bạn đang sử dụng ClickUp để xây dựng cơ sở dữ liệu, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng nhiệm vụ để lưu trữ từng phần nội dung riêng lẻ. Nhưng chúng tôi sẽ trình bày chi tiết hơn về vấn đề này trong phần tiếp theo.
2. Quyết định cách phân loại nội dung.
Khi bạn đã quyết định loại (hoặc các loại) nội dung bạn đang theo dõi và cách lưu trữ, bạn phải quyết định cách phân loại nội dung đó.
Trong trường hợp của ClickUp, chúng tôi lưu trữ một cơ sở dữ liệu riêng cho blog và trang đích, đồng thời phân loại từng nội dung theo thể loại.
Các blog được nhóm theo chủ đề, vì vậy chúng tôi bao gồm một Trường Tùy chỉnh với các tùy chọn như Agile, CRM, Công cụ, Công việc/Cuộc sống, v.v.
Các trang đích được nhóm theo loại, do đó, cùng một Trường Tùy chỉnh trong một công việc trang đích sẽ chứa các tùy chọn như Tính năng, Đối thủ cạnh tranh, Nhóm, v.v.
Khi nghĩ ra các nhãn của riêng mình, bất kể bạn có quyết định phân loại theo chủ đề hay không, hãy nhớ rằng sử dụng nhãn một cách nhất quán là điều quan trọng nhất. Đảm bảo rằng bạn và nhóm của bạn hiểu ý nghĩa của từng nhãn và đảm bảo chính tả và cách viết hoa của các nhãn nhất quán.
3. Quyết định thông tin nào khác bạn cần lưu trữ.
Bây giờ bạn đã quyết định những gì sẽ lưu trữ trong cơ sở dữ liệu và cách tổ chức, bạn có thể bắt đầu điền các chi tiết. Ở giai đoạn này, bạn cần xem xét một số câu hỏi khóa:
- Nội dung của tôi được lưu trữ ở đâu?
- Nội dung của tôi đang ở "trạng thái" nào? (Có cần cập nhật không? Đang được xem xét không?)
- Ai chịu trách nhiệm duy trì nội dung này?
- Nội dung của tôi đang hoạt động như thế nào?
Trả lời những câu hỏi này sẽ giúp bạn quyết định thông tin nào cần đưa vào nhiệm vụ cơ sở dữ liệu của mình. (Hoặc, nếu bạn không sử dụng ClickUp, bất kỳ "thùng chứa" nào bạn đang sử dụng để lưu trữ thông tin về nội dung. )
Trong phần tiếp theo, chúng ta sẽ xem xét một số chi tiết cụ thể mà chúng tôi theo dõi trong cơ sở dữ liệu của mình.
4. Lập bản đồ các quy trình sẽ được quản lý trong cơ sở dữ liệu của bạn.
Cơ sở dữ liệu chỉ hữu ích khi giúp bạn và nhóm của bạn hợp nhất thông tin và hợp lý hóa quy trình làm việc hiện có.
Rốt cuộc, nếu bạn không muốn làm gì với nội dung của mình, tại sao lại mất thời gian để thêm nó vào cơ sở dữ liệu?
Khi quyết định chi tiết nào cần theo dõi, hãy cân nhắc chúng sẽ giúp bạn và nhóm của bạn liên kết cơ sở dữ liệu với bất kỳ quy trình hiện có nào liên quan đến nội dung.
Ví dụ: giả sử bạn đã tạo một cơ sở dữ liệu cho tất cả các trang web của mình và bạn cần một thành viên trong nhóm kiểm tra các bài đăng sáu tháng một lần kể từ ngày xuất bản để đảm bảo tính chính xác của thông tin. Bạn muốn đảm bảo rằng mỗi công việc trang web đều có trạng thái "Cần xem xét" hoặc "Cần cập nhật" và ngày đáo hạn. Bạn thậm chí có thể thêm người xem xét làm người được giao công việc để chỉ rõ trách nhiệm của họ.
Đảm bảo nội dung của bạn dễ tìm và dễ tích hợp vào quy trình làm việc sẽ giúp nhóm của bạn tiết kiệm thời gian và dễ dàng hơn trong việc đào tạo thành viên mới sử dụng cơ sở dữ liệu và tìm hiểu các quy trình nội bộ.
Ngoài ra, việc theo dõi trạng thái, nhãn và chỉ số một cách nhất quán sẽ cho phép bạn thiết lập tự động hóa để duy trì cơ sở dữ liệu và hỗ trợ các quy trình. Chúng ta sẽ tìm hiểu thêm về tự động hóa trong phần tiếp theo.
Cách xây dựng cơ sở dữ liệu nội dung
Khi quyết định tạo cơ sở dữ liệu nội dung cho bạn và nhóm của bạn, trước tiên hãy đảm bảo rằng tất cả mọi người tham gia vào dự án đều biết những vấn đề mà cơ sở dữ liệu này sẽ giải quyết. Bạn có thể làm điều này bằng một danh sách đơn giản, chẳng hạn như danh sách dưới đây cho cơ sở dữ liệu blog:
Những điểm khó khăn trong nội dung blog:
- Các công việc và thông tin trên blog không được lưu trữ ở một nơi
- Các chỉ số và KPI của blog đang được theo dõi không nhất quán
- Các nhóm truyền thông xã hội và truyền thông trả phí không có khả năng hiển thị các blog có sẵn
Từ những vấn đề này, hãy tạo một mô tả từ một đến hai câu cho cơ sở dữ liệu:
"Cơ sở dữ liệu blog này được thiết kế để làm tài liệu tham khảo trung tâm cho các blog ClickUp. Vui lòng tránh tạo nhiệm vụ blog ở nơi khác trong ClickUp, lưu trữ tất cả thông tin blog có liên quan trong nhiệm vụ tương ứng và cập nhật thông tin nhiệm vụ khi bạn thực hiện bất kỳ chỉnh sửa sao chép hoặc SEO nào. "
Điều này giúp các thành viên hiện tại và mới của nhóm hiểu được bối cảnh về cách sử dụng cơ sở dữ liệu. Ví dụ, trong ví dụ trên, chúng tôi nói rằng tất cả thông tin blog phải được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu.
Bạn cũng có thể sử dụng các vấn đề khó khăn nêu trên để giúp quyết định thông tin nào cần đưa vào cơ sở dữ liệu của mình, cũng như cách lưu trữ và tổ chức thông tin đó. Để làm điều này, hãy phác thảo cách bạn dự định sử dụng cơ sở dữ liệu để giải quyết từng vấn đề:
- Vấn đề: Các công việc và thông tin trên blog không được lưu trữ ở một nơi
- Giải pháp: Tạo danh sách tất cả các trang blog đang hoạt động và đảm bảo mỗi blog được thêm vào cơ sở dữ liệu dưới dạng công việc, bằng cách di chuyển các công việc blog hiện có hoặc tạo công việc mới. Xóa tất cả các bản sao trong quá trình này Tạo hệ thống đặt tên và gắn thẻ rõ ràng, nhất quán cho các công việc blog để dễ tìm kiếm Đảm bảo các SOP blog được cập nhật để bao gồm các thông tin trên
- Tạo danh sách tất cả các trang blog đang hoạt động và đảm bảo mỗi blog được thêm vào cơ sở dữ liệu dưới dạng công việc, bằng cách di chuyển các công việc blog hiện có hoặc tạo công việc mới. Xóa tất cả các bản sao trong quá trình này
- Tạo hệ thống đặt tên và gắn thẻ rõ ràng, nhất quán cho các công việc trên blog để dễ dàng tìm kiếm
- Đảm bảo rằng các quy trình tiêu chuẩn (SOP) cho blog được cập nhật để bao gồm thông tin trên
- Tạo danh sách tất cả các trang blog đang hoạt động và đảm bảo mỗi blog được thêm vào cơ sở dữ liệu dưới dạng công việc, bằng cách di chuyển các công việc blog hiện có hoặc tạo công việc mới. Xóa tất cả các bản sao trong quá trình này
- Tạo hệ thống đặt tên và gắn thẻ rõ ràng, nhất quán cho các công việc trên blog để dễ dàng tìm kiếm
- Đảm bảo rằng các quy trình tiêu chuẩn (SOP) cho blog được cập nhật để bao gồm thông tin trên
Lặp lại quy trình này cho từng vấn đề chính sẽ đảm bảo cơ sở dữ liệu của bạn giải quyết đúng các vấn đề quan trọng.
Để hình dung kết quả của quá trình này, hãy phân tích một trong những nhiệm vụ trong Cơ sở dữ liệu blog của ClickUp:
- Trạng thái và người được giao nhiệm vụ: Hiển thị vị trí của blog trong quá trình lên ý tưởng, tạo/lập và xem xét, cũng như người đang (hoặc gần đây nhất) thực hiện công việc trên blog
- Tên công việc: Hệ thống nhãn nhất quán và dễ nhớ để thuận tiện cho việc tổ chức và tìm kiếm
- Trường Tùy chỉnh: Theo dõi và lưu trữ các thông tin quan trọng cho chúng ta biết nơi tìm nội dung ("URL bài đăng" trong hình trên) và việc cần làm với nội dung đó ("Trạng thái cơ sở dữ liệu"). Các chi tiết và nhãn này phải được áp dụng nhất quán trên tất cả các tài sản và phải dễ dàng cho mọi người tìm kiếm và tham khảo
- Thông tin dòng thời gian: Luôn theo dõi thời điểm tài sản được tạo và thời điểm cần cập nhật hoặc xem xét lại (được theo dõi trong "Ngày đáo hạn" trong ví dụ trên). Nếu bạn làm việc với các nhà thầu hoặc nhân viên làm việc theo giờ, bạn cũng có thể theo dõi thời gian trong cơ sở dữ liệu để tính toán số giờ có thể thanh toán
- Lịch sử bình luận: Khuyến khích nhóm của bạn lưu giữ tất cả các thông tin liên lạc liên quan đến một nội dung ở một nơi. Bằng cách đó, nếu có một bên liên quan mới tham gia vào quá trình, họ có thể truy cập lịch sử mà không cần phỏng vấn tất cả những người đã làm việc trên blog. Trong các nhiệm vụ ClickUp, bình luận là một cách tuyệt vời để đảm bảo tất cả thông tin liên lạc được tập trung ở một nơi, đồng thời giữ riêng các cuộc hội thoại về từng blog.
Mặc dù cơ sở dữ liệu của bạn có thể được cấu hình khác và chứa thông tin khác với ví dụ trên, nhưng đây sẽ là điểm khởi đầu tốt cho bạn và nhóm của bạn. Với Mẫu quản lý nội dung ClickUp, bạn có thể dễ dàng lập kế hoạch và thực hiện phân phối trên nhiều kênh tiếp thị. Nó cũng cung cấp khả năng hiển thị rõ ràng về kế hoạch phân phối nội dung của bạn.
Một yếu tố quan trọng khác cần xem xét là cách bạn muốn xem xét tất cả thông tin này ở cấp độ cao. Mặc dù việc tập hợp tất cả thông tin về một nội dung vào một nơi là rất quan trọng, nhưng việc có thể nhanh chóng và dễ dàng sắp xếp, lọc, nhóm và tìm kiếm nhiều nội dung cũng quan trọng không kém. Đó là lúc chế độ xem ClickUp phát huy tác dụng.
Mặc dù bạn có thể hiển thị cơ sở dữ liệu của mình bằng nhiều cách khác nhau trong ClickUp, nhưng ở đây chúng ta sẽ xem xét kỹ hơn hai chế độ xem "thân thiện với cơ sở dữ liệu" nhất:
1. Xem dạng danh sách
Chế độ xem Danh sách cực kỳ hữu ích để nhanh chóng nhóm và lọc nội dung của bạn theo nhiều cách khác nhau để có được những hiểu biết sâu sắc hơn và so sánh giữa các loại nội dung. Theo mặc định, chế độ xem Danh sách sẽ nhóm thông tin theo Trạng thái, nhưng các tùy chọn lọc và sắp xếp chi tiết của ClickUp cho phép bạn hiển thị nội dung dựa trên bất kỳ biến nào.
Như đã nêu ở trên, chúng tôi thường nhóm theo loại nội dung, nhưng cơ sở dữ liệu cũng có thể dễ dàng được nhóm theo Trạng thái cơ sở dữ liệu, Người được giao, Ngày đáo hạn và hơn thế nữa.
Để sử dụng hiệu quả các tùy chọn nhóm, lọc và sắp xếp có sẵn trong chế độ xem danh sách (trong số các tùy chọn khác), bạn cần thiết lập và duy trì các quy tắc đặt tên rõ ràng và nhất quán trong toàn bộ cơ sở dữ liệu.
2. Chế độ xem bảng
Chế độ xem bảng cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về nội dung cơ sở dữ liệu. Chế độ xem này lý tưởng để lưu trữ và xem xét phân tích nội dung (chẳng hạn như lưu lượng truy cập, tỷ lệ nhấp chuột và tỷ lệ chuyển đổi) cũng như nhanh chóng xem trạng thái của nhiều nội dung riêng lẻ.
Chế độ xem Bảng cũng cực kỳ hữu ích nếu bạn đang tạo cơ sở dữ liệu quan hệ không mã cho nội dung của mình. Để thực hiện điều này, chỉ cần bao gồm (các) Trường Tùy chỉnh cho phép bao gồm các liên kết, sau đó có thể truy cập từ chế độ xem Bảng, cho phép người dùng chuyển đến thông tin liên quan chỉ với một cú nhấp chuột.
Tương tự, sử dụng các tính năng mối quan hệ và phụ thuộc trong các công việc để tổ chức một cơ sở dữ liệu quan hệ rõ ràng, không cần mã.
Mặc dù đây là hai chế độ xem mà nhóm ClickUp sử dụng thường xuyên nhất để xây dựng và duy trì nội dung cơ sở dữ liệu, nhưng chúng không phải là chế độ xem duy nhất hữu ích để thực hiện việc này.
Một cơ sở dữ liệu nhỏ hơn, hướng đến quy trình làm việc có thể tận dụng chế độ xem Bảng Kanban của ClickUp.
Cơ sở dữ liệu nội dung mạng xã hội cũng có thể đóng vai trò như lịch nội dung thông qua chế độ xem Lịch của ClickUp.
Vì vậy, đừng cảm thấy bị ràng buộc vào một chế độ xem cụ thể khi lập kế hoạch và xây dựng cơ sở dữ liệu nội dung của bạn — chỉ cần nhớ giữ cho các danh mục và nhãn của bạn nhất quán để dễ dàng lọc và nhóm lại sau này trong bất kỳ chế độ xem nào bạn chọn.
Cách duy trì cơ sở dữ liệu nội dung
Vậy là cơ sở dữ liệu của bạn đã hoàn thành! Tất cả nội dung của bạn được sắp xếp gọn gàng thành các công việc, được phân loại thành các chế độ xem dễ điều hướng. Công việc của bạn đã hoàn thành, phải không?
Chưa chính xác.
Bây giờ bạn đã có một cơ sở dữ liệu nội dung đầy đủ chức năng, đã đến lúc đưa nó vào công việc! Sau tất cả, cơ sở dữ liệu được tạo ra để giúp việc theo dõi, phân tích và cập nhật nội dung trở nên dễ dàng hơn. Nhưng điều đó có nghĩa là bạn và nhóm của bạn vẫn phải thực hiện việc theo dõi, phân tích và cập nhật.
Trước khi đi vào các quy trình và luồng công việc, hãy cùng điểm qua một số nguyên tắc cơ bản sẽ giúp bạn duy trì cơ sở dữ liệu một cách hiệu quả trong dài hạn.
1. Đảm bảo hiển thị.
Nói một cách đơn giản, điều này có nghĩa là đảm bảo tất cả những người cần sử dụng cơ sở dữ liệu đều có quyền truy cập vào cơ sở dữ liệu, biết cơ sở dữ liệu ở đâu, cách điều hướng và cách (và khi nào) cập nhật nội dung trong cơ sở dữ liệu một cách chính xác.
Nếu nhân viên mới cần truy cập vào cơ sở dữ liệu, hãy đảm bảo bao gồm hướng dẫn sử dụng cơ sở dữ liệu trong tài liệu hướng dẫn nhập môn để tối ưu hóa quá trình đào tạo.
Đồng thời, đảm bảo tất cả các sổ tay hướng dẫn và quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP) nội bộ của bạn được cập nhật với hướng dẫn rõ ràng về cách sử dụng cơ sở dữ liệu đúng cách. Nếu không, bạn có nguy cơ gặp phải tình huống truyền tin sai lệch khi các SOP được truyền miệng hoặc qua email và Slack.
Cuối cùng, đảm bảo hiển thị đúng sẽ giảm khả năng bạn và nhóm của bạn làm trùng công việc bằng cách tạo cùng một nội dung trong nhiều công việc hoặc danh sách.
2. Tạo trách nhiệm giải trình.
Đảm bảo mọi người đều biết vai trò của mình trong việc duy trì cơ sở dữ liệu. Việc này sẽ giúp tránh sự trùng lặp hoặc tệ hơn là tình trạng tranh giành quyền lực, khi một người làm việc này thì người khác lại làm việc kia, và cứ thế tiếp diễn.
Tất cả điều này có nghĩa là việc duy trì cơ sở dữ liệu nội dung phải là nỗ lực của cả nhóm. Ví dụ: nếu bạn đang làm việc để duy trì cơ sở dữ liệu blog cho một công ty công nghệ, bạn có thể phân phối trách nhiệm như sau:
- Quản lý nội dung: Chịu trách nhiệm giám sát việc lập kế hoạch và tạo/lập cơ sở dữ liệu; đảm bảo định kỳ rằng tất cả nội dung và thông tin liên quan được cập nhật
- Chuyên gia SEO: Định kỳ xem xét các blog để đảm bảo các liên kết hoạt động tốt. Tìm kiếm các cơ hội xây dựng liên kết mới
- Biên tập viên: Cập nhật nội dung blog để phản hồi những thay đổi trong sản phẩm của đối thủ cạnh tranh hoặc các tính năng mới được phát hành
- Nhà thiết kế: Được đưa vào quy trình để cập nhật hình ảnh blog đã trở nên lỗi thời do thay đổi tính năng hoặc nền tảng
Khi bạn đã xác định ai chịu trách nhiệm về việc gì, bước tiếp theo là tìm ra cách mỗi bên liên quan sẽ biết khi nào cần làm việc gì.
3. Tự động hóa các nhắc nhở và chuyển giao.
Tự động hóa có thể cực kỳ hữu ích vì nó giúp tiết kiệm thời gian cho nhóm của bạn và giảm thiểu lỗi do con người gây ra. Nhưng trước khi tự động hóa bất cứ điều gì, hãy tự hỏi bản thân: "Điều gì cần phải xảy ra mỗi khi tôi và nhóm của tôi tạo ra một nội dung nhất định?"
Đây là một câu hỏi quan trọng cần trả lời vì nhiều bước trong một quy trình là biến đổi, do đó chúng có thể thay đổi tùy theo loại nội dung và bối cảnh. Các bước và quy trình biến đổi thường nên được thực hiện thủ công, vì tự động hóa có thể gây ra nhiều vấn đề hơn là giải quyết trong những trường hợp này.
Nếu các bước trong một quy trình là cố định và diễn ra mỗi khi bạn tạo một nội dung, thì chúng là ứng cử viên hàng đầu cho tự động hóa.
Chúng tôi sẽ đi sâu vào một số tự động hóa mà nhóm ClickUp sử dụng để duy trì cơ sở dữ liệu blog của mình, nhưng hãy nhớ rằng chúng chỉ mang tính mô tả, không mang tính quy định, vì vậy hãy sử dụng chúng như những ví dụ chung chứ không phải là hướng dẫn chính xác để thiết lập tự động hóa của riêng bạn
Nhiều tự động hóa cơ sở dữ liệu blog ClickUp phục vụ để quản lý các quy trình diễn ra trong nhiều tuần hoặc nhiều tháng. Rốt cuộc, con người sẽ quên mọi thứ theo thời gian, nhưng nếu được cấu hình chính xác, tự động hóa sẽ không quên. Hãy xem một ví dụ thực tế về điều này:
Một trong những tính năng tự động hóa chính của chúng tôi giúp đơn giản hóa các trạng thái công việc khác nhau mà một blog trải qua để dễ dàng tham khảo trong cơ sở dữ liệu blog bằng cách sử dụng Trường Tùy chỉnh Trạng thái Cơ sở dữ liệu:
- Khi trạng thái công việc của blog chuyển từ Đang mở sang Đang tiến hành, Trường Tùy chỉnh Trạng thái Cơ sở dữ liệu sẽ chuyển từ Đã lên kế hoạch sang Đang phát triển.
- Trường Tùy chỉnh Trạng thái Cơ sở dữ liệu sẽ vẫn ở trạng thái Đang phát triển cho đến khi bài đăng trên blog được soạn thảo, đăng tải và được nhóm SEO của chúng tôi xem xét.
- Khi trạng thái công việc của bài đăng blog được thay đổi thành Đã đóng, sau khi được nhóm SEO xem xét, nó sẽ kích hoạt một số tự động hóa:
- Trường Tùy chỉnh Trạng thái Cơ sở dữ liệu thay đổi thành Đang giám sát
- Tất cả những người được giao công việc sẽ bị xóa khỏi công việc đó
- Ngày đáo hạn của công việc được đẩy lùi đến sáu tháng sau.
Tự động hóa Ngày đáo hạn đảm bảo rằng hiệu suất của bài đăng trên blog sẽ được phân tích vào một thời điểm nào đó trong sáu tháng tới.
Một tự động hóa khác được thiết lập để đảm bảo rằng sau sáu tháng, Trường Tùy chỉnh Trạng thái Cơ sở dữ liệu sẽ thay đổi thành Kiểm tra. Điều này sẽ kích hoạt một tự động hóa để tạo một công việc con đánh giá hiệu suất mới, trong đó nhóm SEO phân tích hiệu suất của blog và xác định xem có cần cập nhật hay không.
Tóm lại, tự động hóa có thể giúp đảm bảo các quy trình được chuẩn hóa và các công việc kéo dài không bị bỏ quên.
4. Giữ cho mọi thứ đơn giản!
Cố gắng giữ mọi thứ càng đơn giản càng tốt, từ quy ước đặt tên đến tự động hóa. Điều này sẽ giúp việc tìm kiếm trở nên dễ dàng hơn rất nhiều và giúp nhóm của bạn (và bất kỳ nhân viên mới nào trong tương lai) làm quen với cơ sở dữ liệu và quy trình làm việc trong đó một cách đơn giản hơn.
Nếu bạn cần trợ giúp để đơn giản hóa quy trình làm việc, hãy sử dụng Mẫu sáng tạo và thiết kế ClickUp để xây dựng một bản phân tích rõ ràng về quy trình tiếp thị của bạn. Mẫu này hỗ trợ các khía cạnh tiếp thị phổ biến như biểu mẫu nhập liệu, yêu cầu tóm tắt nội dung và quản lý thư viện tài sản, để bạn có thể dễ dàng hiểu cách thức hoạt động của quy trình tiếp thị nội dung.
Bắt đầu ngay
Phần khó nhất của một dự án như thế này có thể là bắt đầu. Xét cho cùng, việc tạo cơ sở dữ liệu nội dung là một công việc khổng lồ có thể khiến bạn bị tê liệt trong phân tích.
Nếu bạn đang xây dựng cơ sở dữ liệu của mình từ đầu, bằng ClickUp hoặc một công cụ quản lý nhiệm vụ hoặc dự án khác, hãy bắt đầu lập kế hoạch cho cơ sở dữ liệu của bạn bằng các bước cơ bản được thảo luận trong blog này:
- Quyết định những gì bạn cần theo dõi và cách thức theo dõi
- Xác định cách phân loại nội dung của bạn
- Xác định những chi tiết (như ngày tháng, người được giao nhiệm vụ hoặc dữ liệu và phân tích) mà bạn cần lưu trữ trong cơ sở dữ liệu của mình
- Xác định các quy trình nội dung cơ bản (như cập nhật nội dung, lưu lượng truy cập và tỷ lệ chuyển đổi, SEO) mà bạn cần quản lý trong cơ sở dữ liệu. Đảm bảo cơ sở dữ liệu của bạn có thể được cấu hình để theo dõi các quy trình này.
Vì việc phác thảo và theo dõi ngay cả những bước đầu tiên này có thể hơi khó khăn, đặc biệt nếu bạn đang xử lý một lượng lớn hoặc nhiều loại nội dung, hãy thử sắp xếp ý tưởng của bạn bằng Bản đồ Tư duy của ClickUp.
Việc này sẽ cho phép bạn phác thảo cơ sở dữ liệu của mình ở cấp độ cao đồng thời hình dung mối quan hệ giữa các phần với nhau.
Bạn cũng có thể sử dụng Tài liệu trong ClickUp để lưu trữ ghi chú và cộng tác trong thời gian thực với nhóm của mình về cấu trúc và triển khai cơ sở dữ liệu. Điều này đảm bảo mọi người đều hiểu rõ và dễ dàng phân công trách nhiệm khi bạn sẵn sàng bắt đầu xây dựng.
Để bắt đầu kế hoạch này, hãy tải xuống cơ sở dữ liệu blog miễn phí và mẫu cơ sở dữ liệu trang đích của chúng tôi . Các mẫu nội dung này dựa trên cơ sở dữ liệu blog và trang đích của nhóm tiếp thị ClickUp, vì vậy chúng đã được thử nghiệm và kiểm chứng.
Một lời khuyên cuối cùng cần xem xét khi lập kế hoạch, xây dựng và duy trì cơ sở dữ liệu nội dung của bạn: hãy huy động toàn bộ nhóm của bạn tham gia.
Việc huy động toàn bộ nhóm tham gia ngay từ đầu sẽ đảm bảo:
- Bạn xem xét tất cả các góc độ khi lập kế hoạch
- Bạn chia nhỏ công việc xây dựng
- Bạn chia sẻ công việc duy trì và cập nhật cơ sở dữ liệu trong tương lai.
Nếu bạn đang cần một công cụ cộng tác tuyệt vời, đồng thời là một công cụ cơ sở dữ liệu nội dung hoàn hảo, thì ClickUp là lựa chọn hoàn hảo cho bạn. Bắt đầu cùng nhóm của bạn với gói Miễn phí vĩnh viễn của chúng tôi và tập hợp cộng tác nhóm, công cụ cơ sở dữ liệu và quản lý công việc của bạn vào một nơi.