Quản lý dự án SEO – 8 mẹo để tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn [kèm mẫu]

Là trưởng bộ phận SEO của ClickUp và một người đam mê năng suất thực sự, tôi thích tối ưu hóa quy trình làm việc gần như bằng việc tối ưu hóa tìm kiếm.

Tôi thích thử thách tìm ra những cách mới để tự động hóa công việc và cải thiện các quy trình hiện có. Điều này không chỉ giúp công việc của nhóm tôi hiệu quả hơn mà còn tạo thêm thời gian trong ngày cho việc chúng tôi yêu thích nhất — SEO! 🔎

Tôi rất vui được chia sẻ quan điểm của mình về quản lý dự án SEO và 8 mẹo có thể giúp các công ty, quản lý dự án SEO và nhóm tiếp thị tối ưu hóa quy trình làm việc của họ.

Quản lý dự án SEO là gì?

Quản lý dự án SEO bao gồm việc lập kế hoạch, truyền thông và thực hiện tất cả các nỗ lực tối ưu hóa công cụ tìm kiếm.

Điều quan trọng là tạo ra một quy trình làm việc tối ưu để quản lý từng giai đoạn của chiến dịch SEO. Điều này bao gồm tất cả mọi thứ, từ phát triển chiến lược đến báo cáo kết quả cho các bên liên quan hoặc khách hàng.

Tại sao quản lý dự án lại quan trọng đối với SEO?

Giống như các nỗ lực tiếp thị khác, các chiến dịch SEO cũng được hưởng lợi từ các nguyên tắc quản lý dự án và cấu trúc, nhưng vẫn có rất ít nhóm có một người quản lý dự án SEO chuyên dụng.

Thay vào đó, các trách nhiệm thường thuộc về người quản lý dự án sẽ được phân chia cho các thành viên nhóm SEO vốn đã có khối lượng công việc đầy đủ, điều này có thể dẫn đến tình trạng kiệt sức và cản trở năng suất. 😢

Hơn nữa, việc các nhà quản lý SEO phải đảm nhận vai trò chiến lược gia, kỹ thuật viên và quản lý trong cùng một ngày là điều không hiếm gặp.

Chúng tôi hợp tác với nhiều đối tượng khác nhau như khách hàng, người viết nội dung, kỹ sư, chuyên gia SEM và quản lý tài khoản. Nếu không có người quản lý dự án SEO, bạn có thể sẽ phải đảm nhận vai trò là người liên lạc chính cho các mối quan hệ này.

Khả năng giao tiếp liên chức năng và quản lý nhiều dự án SEO ở các giai đoạn khác nhau là rất quan trọng. Nếu không có quản lý dự án, công việc sẽ bị thất lạc, các nhóm sẽ mất sự phối hợp và các chiến dịch sẽ vượt quá phạm vi ban đầu.

Hãy thừa nhận rằng, quản lý dự án SEO đang bị đánh giá thấp.

Phần mềm quản lý dự án là chìa khóa 🔑

Trong thế giới SEO, chúng ta có các công cụ để nghiên cứu từ khóa, thông tin nội dung, theo dõi thứ hạng, phân tích và hơn thế nữa. Chúng ta cũng SỐNG trong các bảng tính. Các công cụ như Google Trang tính hoặc Excel thường là lựa chọn tốt nhất cho dữ liệu và các trường hợp sử dụng kỹ thuật. Và mặc dù các công cụ này sẽ không biến mất, nhưng chúng không lý tưởng cho quản lý dự án SEO.

Bảng tính thiếu các tính năng quan trọng như theo dõi thời gian, tự động hóa và mối quan hệ giữa các công việc. Ngoài ra, báo cáo trực quan hóa rất phức tạp và thiếu tính linh hoạt. Bạn đã thử tạo dòng thời gian dự án hoặc biểu đồ Gantt trong Excel chưa? Thật khó khăn.

Điều cuối cùng chúng ta muốn là thêm nhiều phần mềm vào hệ thống công nghệ của mình. Tuy nhiên, các công cụ dự án hiện đại được xây dựng để giải quyết những vấn đề này bằng cách tập hợp công việc của bạn vào một nơi. Với số lượng cuộc họp tăng 69,7% và mọi người cảm thấy mất kết nối với đồng nghiệp hơn, đây là thời điểm lý tưởng để nâng cấp các giải pháp quản lý công việc của bạn.

Fade-in: ✨ Phần mềm quản lý dự án ✨

Từ danh sách công việc cần làm đơn giản đến quy trình làm việc linh hoạt phức tạp, phần mềm quản lý dự án cung cấp tất cả các tính năng bạn cần để tổ chức các công việc SEO, hợp tác với nhóm của bạn và giữ cho các chiến dịch của bạn đi đúng hướng.

Các công cụ này cũng có thể hỗ trợ nỗ lực tuyển dụng của bạn. Phát triển các mẫu công việc nhập môn, dễ dàng hiển thị SOP và tạo kênh giao tiếp rõ ràng với nhân viên mới. Bằng cách này, bạn có thể tập trung vào những thách thức quan trọng hơn trong việc xây dựng đội ngũ SEO lý tưởng.

Phần mềm quản lý dự án tốt nhất cho SEO là gì?

Có hàng trăm công cụ quản lý dự án trên thị trường, nhưng công cụ nào phù hợp với bạn?

Câu trả lời thực sự là một cụm từ cổ điển mà bạn đã quen thuộc... tùy thuộc.

Nhưng trên hết, các thành viên trong nhóm SEO phải dựa vào sự hợp tác giữa các bộ phận để đạt được mục tiêu của mình.

Lời khuyên tốt nhất của tôi là tìm một nền tảng quản lý dự án phù hợp nhất không chỉ với bạn mà còn với các nhóm khác mà bạn làm việc cùng. Nếu không có sự cam kết từ tất cả các thành viên, các công cụ mới sẽ tạo ra những rào cản mới và làm mất đi những lợi ích hoạt động mà chúng mang lại.

8 mẹo quản lý dự án SEO 📝

Bây giờ đến phần quan trọng.

Dưới đây là những mẹo hữu ích nhất của tôi dành cho các công ty và nhóm nội bộ quản lý quy trình làm việc của họ trong phần mềm quản lý dự án.

1. Xây dựng cơ sở dữ liệu cho nội dung trang web của bạn

Một trong những việc đầu tiên tôi làm khi tiếp cận SEO cho một trang web mới là tạo một thư mục trang web — một bảng tính với mọi trang trên trang web được phân đoạn theo thư mục con. Thông thường, tôi nhập dữ liệu này từ một công cụ như Ahrefs hoặc Screaming Frog và bao gồm các thuộc tính như URL, tiêu đề trang, liên kết nội bộ, v.v.

Điều này mang lại rất nhiều lợi ích, bao gồm xác định các cơ hội chuyển hướng, các trang thiếu liên kết nội bộ hoặc đơn giản là nhận ra nội dung mà bạn không biết! Điều này không chỉ giúp cải thiện khả năng hiển thị của nhóm SEO mà các thành viên hoặc bộ phận tiếp thị khác cũng sẽ được hưởng lợi từ việc có một bảng tính dễ truy cập với tất cả nội dung của bạn ở một nơi.

Nhưng làm thế nào để biết tất cả nội dung này đã được hoàn thành?

Việc tạo cơ sở dữ liệu nội dung trong công cụ quản lý dự án của bạn mang lại nhiều lợi ích. Nó giúp hiển thị công việc đang hoạt động, hiển thị lịch sử cập nhật và giúp truy cập nhanh chóng vào mọi trang. Khi bạn bắt đầu tận dụng tự động hóa và mối quan hệ giữa các công việc để chuẩn hóa quy trình, bạn sẽ liên tục tìm ra những cách mới để hợp lý hóa quy trình làm việc. Điều này giúp ích cho toàn bộ tổ chức của bạn, không chỉ riêng nhóm SEO.

Tại ClickUp, chúng tôi sử dụng kết hợp chế độ xem Bảng và trường tùy chỉnh để tạo một địa điểm trung tâm cho tất cả lịch sử nội dung và thuộc tính của chúng tôi. Mỗi khi có bản cập nhật cho một bài viết, nhiệm vụ liên quan đến bài viết đó sẽ phản ánh hoạt động đó.

Dưới đây là danh sách các thuộc tính mà bạn có thể xem xét làm trường tùy chỉnh cho cơ sở dữ liệu nội dung của mình:

Có thể bạn sẽ cảm thấy đây là một dự án khó khăn khi bắt đầu, nhưng nếu bạn đã tạo sẵn một thư mục trang web trong bảng tính, bạn có thể sử dụng tính năng nhập CSV trong hầu hết các nền tảng quản lý dự án để thực hiện một số công việc cho bạn!

Cần hỗ trợ để bắt đầu?

Hãy tham khảo hướng dẫn này để tạo cơ sở dữ liệu nội dung hoặc bắt đầu ngay với mẫu cơ sở dữ liệu Blog của chúng tôi.

2. Dựa vào các công việc lặp lại cho công việc thường xuyên

Công việc lặp lại là một tính năng phổ biến nhưng thường bị đánh giá thấp trong phần mềm quản lý dự án. Tính năng này cho phép bạn tự động tạo lại hoặc mở lại công việc sau khi chúng đã được hoàn thành hoặc vượt qua một ngày nhất định.

Các trách nhiệm SEO rất đa dạng, nhưng có rất nhiều hành động lặp đi lặp lại có thể được thực hiện dễ dàng hơn bằng cách kích hoạt một nhiệm vụ định kỳ. Chúng có thể cải thiện trách nhiệm giải trình, ngăn chặn trùng lặp và quan trọng nhất là tiết kiệm thời gian cho bạn. Dưới đây là một vài ví dụ về các nhiệm vụ SEO định kỳ mà chúng tôi sử dụng tại ClickUp:

Một trong những công việc lặp lại yêu thích của tôi là thảo luận về tài nguyên hàng tuần! Mỗi thành viên trong nhóm SEO có nhiệm vụ tìm kiếm một tài nguyên có liên quan với một vài điểm chính. Tài nguyên này có thể là bất cứ thứ gì, chẳng hạn như bài viết trên blog, sách điện tử, công cụ mới, hội thảo trực tuyến sắp diễn ra, v.v.

Chúng tôi chắc chắn sử dụng nhiều hơn một tài nguyên mỗi tuần, nhưng điều này giúp chúng tôi chọn tài nguyên có tác động nhất để bắt đầu cuộc đối thoại. Luôn cập nhật thông tin về SEO là điều cần thiết cho sự tồn tại của chúng tôi, và công việc này giúp chúng tôi duy trì cuộc hội thoại liên tục về giáo dục và chiến lược.

3. Sử dụng trạng thái tùy chỉnh phù hợp với từng quy trình làm việc

Cài đặt trạng thái công việc đơn giản như "cần làm", "đang tiến hành" và "đã hoàn thành" là điểm khởi đầu tuyệt vời cho việc quản lý dự án ở nhiều bộ phận. Tuy nhiên, đối với các nhóm SEO, các tùy chọn trạng thái đơn giản có vẻ hạn chế và thiếu rõ ràng, đặc biệt là khi phần lớn công việc của chúng tôi là công việc liên tục và yêu cầu quy trình riêng biệt. Chúng tôi có thể đang tối ưu hóa trang đích, quản lý chiến dịch liên kết hoặc nghiên cứu từ khóa, nhưng mỗi công việc lại liên quan đến quy trình làm việc rất khác nhau.

Ví dụ: hãy tưởng tượng một chiến dịch xây dựng liên kết được liệt kê là "Đang tiến hành. " Điều đó có nghĩa là gì? Bạn hiện đang tìm kiếm URL cho chiến dịch này? Tìm kiếm nguồn liên hệ? Nuôi dưỡng mối quan hệ trong hộp thư đến của bạn?

Sử dụng trường trạng thái tùy chỉnh giúp cải thiện khả năng hiển thị bề mặt về tình trạng công việc. Nó cũng giúp bạn dễ dàng lọc, sắp xếp thứ tự ưu tiên và tận dụng tự động hóa trong công việc của mình!

Nhiều công cụ quản lý dự án cung cấp tính năng trạng thái tùy chỉnh. Nếu không, một giải pháp thay thế tuyệt vời là sử dụng các trường tùy chỉnh để theo dõi "trạng thái" của một công việc.

Lựa chọn nào tốt hơn?

Thực tế, điều này phụ thuộc vào cách bạn muốn hình dung dự án của mình, các bên liên quan và mức độ phụ thuộc của bạn vào các công việc con.

Dưới đây là các bố cục trạng thái khác nhau lấy cảm hứng từ một số quy trình làm việc của chúng tôi tại ClickUp.

4. Sử dụng Bản đồ Tư duy để hình dung các nhóm chủ đề của bạn

Tạo trung tâm nội dung là một chiến lược SEO phổ biến để xây dựng uy tín tìm kiếm xung quanh các cụm chủ đề. Đối với chúng tôi, việc nghiên cứu và lập bản đồ trực quan các trung tâm của mình để xem các trụ cột và cụm của chúng được tổ chức như thế nào thường rất hữu ích.

Có một số công cụ SEO tuyệt vời như Screaming Frog cho phép bạn tạo kiến trúc trang web và trực quan hóa quá trình thu thập dữ liệu. Thật không may, những công cụ này vẫn không giúp bạn trực quan hóa nội dung đã lên kế hoạch và cách nội dung đó kết nối với các trang trực tiếp của bạn.

Bản đồ Tư duy hoặc bảng trắng ảo là giải pháp tuyệt vời cho vấn đề này. Bạn có thể coi mỗi nút như một trang nội dung và kết nối giữa các nút như liên kết nội bộ. Có rất nhiều công cụ bản đồ tư duy có thể giúp bạn tạo ra những hình ảnh trực quan này.

Với Bảng trắng ClickUp, bạn không chỉ có thể tạo bản đồ tư duy mà còn có thể liên kết từng nút trở lại nhiệm vụ nơi trang đó tồn tại. Tạo kết nối hai chiều giữa cơ sở dữ liệu nội dung và các cụm để bạn luôn chỉ cần một cú nhấp chuột là có thể xem trang nào phù hợp với hệ sinh thái chủ đề của bạn.

Bonus: Công cụ SEO AI

5. Tận dụng tự động hóa công việc

Hãy nói thêm về tự động hóa. Từ theo dõi xếp hạng từ khóa đến kiểm tra kỹ thuật, các nhà chiến lược sử dụng nhiều công cụ tự động hóa cho SEO.

Nhưng bạn có sử dụng tự động hóa trong quy trình dự án của mình không?

Nếu bạn đã có các quy trình chuẩn hóa, hãy để tự động hóa công việc trở thành trợ thủ đắc lực giúp các dự án SEO của bạn luôn đi đúng hướng.

Hãy xem xét quy trình làm việc của bạn và tự hỏi mình:

Ví dụ cơ bản về cách quản lý dự án có thể tự động hóa công việc

Điều này không chỉ giúp hợp lý hóa các nỗ lực thủ công mà còn giảm thời gian vận hành, giới hạn rủi ro và thậm chí có thể cải thiện việc sắp xếp thứ tự ưu tiên.

Ví dụ về tự động hóa công việc SEO mà chúng tôi sử dụng tại ClickUp

Khi một bài đăng blog mới được xuất bản ➡️ tự động chỉ định một công việc con cho một thành viên nhóm SEO để thêm liên kết nội bộ.

Tầm quan trọng của liên kết nội bộ không còn là bí mật. Việc liên kết nội dung hiện có với nội dung mới là rất quan trọng, nhưng bạn cần phải điều chỉnh điều này khi bài đăng của bạn được xuất bản. Nếu bạn xuất bản rất nhiều bài viết, điều này có thể dễ dàng bị bỏ sót. Sử dụng tự động hóa để thực hiện bước này một cách chính xác. 👌

Khi trường tùy chỉnh ưu tiên liên kết được đặt ➡️ thêm công việc blog hoặc trang đích vào danh sách ưu tiên liên kết, tạo và gán công việc con cho thành viên nhóm SEO.

Chúng tôi quản lý các nỗ lực xây dựng liên kết nội bộ. Xem xét khoản đầu tư đằng sau việc xây dựng các mối quan hệ đối tác có giá trị và theo dõi kết quả, chúng tôi cần phải chú ý đến thời gian của mình.

Khi chúng tôi xác định rằng nội dung bị giữ lại dựa trên quyền hạn liên kết, chúng tôi có thể chọn ưu tiên nội dung đó.

Một lựa chọn đơn giản từ menu thả xuống sẽ tự động tạo một công việc để theo dõi và chịu trách nhiệm về những nỗ lực này. Nó cũng thêm công việc đó vào một danh sách cụ thể trong chế độ xem được chia sẻ công khai.

Điều này có nghĩa là gì?

Điều đó có nghĩa là bất kỳ đối tác liên kết tiếp thị chung nào của chúng tôi có quyền truy cập vào danh sách của chúng tôi sẽ thấy danh sách được cập nhật theo thời gian thực. 👏

Khi ngày đáo hạn đến ➡️ chuyển trạng thái công việc sang kiểm tra, áp dụng danh sách kiểm tra tối ưu hóa và giao cho một thành viên nhóm SEO.

Đây là việc kết nối hai tự động hóa với nhau. Trong SEO, điều quan trọng là phải thường xuyên kiểm tra, chạy thử nghiệm và làm mới nội dung của bạn. Đôi khi đó là do hiệu suất giảm hoặc có thể bạn đang lên kế hoạch quét toàn bộ trang web. Tôi không đề nghị bạn từ bỏ những nỗ lực đó và chỉ dựa vào tự động hóa ở trên, nhưng tự động hóa như thế này có thể là giải pháp toàn diện để theo dõi hiệu suất nội dung của bạn.

Tất nhiên, không phải tất cả nội dung đều được tạo ra như nhau.

Đối với các bài viết thường xuyên, bạn có thể không cần kiểm tra theo lịch trình đã định. Bạn có thể thêm trường tùy chỉnh hoặc thẻ cho công việc đó là "thường xuyên" và tạo quy tắc để ngăn tự động hóa kích hoạt.

Tạo quy tắc tùy chỉnh cho tất cả các loại nội dung!

6. Tạo cơ sở dữ liệu cho xây dựng liên kết và hợp tác tiếp thị

Công thức để cải thiện thẩm quyền SEO không ngừng phát triển. Nó ngày càng khó khăn, mang tính hội thoại và đòi hỏi nhiều sáng tạo hơn. Không thể phủ nhận những lợi ích cơ bản của việc phát triển sự hiện diện của thương hiệu qua tất cả các kênh và tác động của nó đối với Google.

Các chuyên gia SEO tiếp cận sự tăng trưởng này với sự tham gia của các nhà quản lý mạng xã hội, quan hệ công chúng và nội dung. Một trong những cách tốt nhất để bắt đầu cải thiện lĩnh vực này với tư cách là một nhóm là tạo cơ sở dữ liệu cho tất cả các mối quan hệ tiếp thị chung của bạn!

Các mối quan hệ quan trọng cho cơ sở dữ liệu tiếp thị chung của bạn

Cơ sở dữ liệu tiếp thị chung là trung tâm tập trung tất cả những người và thương hiệu quan trọng mà bạn hợp tác. Đây có thể là bất cứ ai, từ người đóng góp bài viết khách mời đến đối tác hội thảo trực tuyến.

Cộng tác viên khách mời

Khi Google tiếp tục cải thiện khả năng nhận diện và đánh giá chuyên môn trong tìm kiếm, chúng tôi thấy ngày càng nhiều nhóm tiếp thị tiếp cận việc tạo/lập nội dung với E-A-T trong tâm trí. Khi bạn bắt đầu xây dựng mạng lưới khách đóng góp và các nhà lãnh đạo tư tưởng, cơ hội để tạo nội dung có thẩm quyền sẽ xuất hiện. Dưới đây là một vài ví dụ:

Xây dựng liên kết

Có rất nhiều chiến dịch xây dựng liên kết truyền thống vẫn còn hiệu quả.

Nếu bạn đang thực hiện bất kỳ hoạt động xây dựng liên kết nào, bạn sẽ được hưởng lợi từ việc tổ chức các mối quan hệ của mình. Cho dù bạn đang quản lý các chiến dịch tiếp cận rộng rãi, làm việc với dịch vụ xây dựng liên kết hay chỉ đơn giản là hợp tác với các thương hiệu tương đương, hãy tạo một bản ghi lịch sử về những nỗ lực này trong công cụ quản lý dự án của bạn!

Người ảnh hưởng trên mạng xã hội

Tùy thuộc vào thương hiệu bạn làm việc, mối quan hệ với những người có ảnh hưởng trên mạng xã hội có thể là động lực tiếp thị để chứng minh và khuếch đại hiệu quả. Có những cách khác để hợp tác với những người ủng hộ này không? Các thành viên khác trong nhóm có thể hiển thị các liên hệ này để đề xuất cơ hội nội dung không? Thêm chúng vào chế độ xem CRM tiếp thị của bạn!

Khách hàng

Hy vọng rằng công ty của bạn đã có một cơ sở dữ liệu khách hàng. Những khách hàng hài lòng và thành công nhất sẽ là những người ủng hộ lớn nhất của bạn. Bạn đang tìm kiếm một cộng tác viên quan trọng để giúp đỡ với sáng kiến tiếp thị nội dung? Đừng bỏ qua mạng lưới này!

Cách thiết lập Danh sách công việc tiếp thị chung

Tùy thuộc vào nhóm và lĩnh vực tập trung của bạn, bạn có thể sẽ không cần một công cụ CRM đầy đủ dịch vụ cho cơ sở dữ liệu này. Phần mềm quản lý dự án với chế độ xem bảng và trường tùy chỉnh cung cấp một cách dễ dàng để sắp xếp các liên hệ tiếp thị của bạn và giúp toàn bộ nhóm có thể truy cập chúng.

Tùy thuộc vào kích thước của công ty, bạn có thể chọn cách đơn giản là sắp xếp thông tin này trong một bảng tính — và bạn luôn có thể nhập bảng tính này vào công cụ quản lý dự án của mình sau này!

Ngoài ra, nếu bạn không ngại thêm một nền tảng khác vào bộ công cụ công nghệ của mình, bạn có thể sử dụng một công cụ như Buzzstream để làm nền tảng tiếp cận toàn diện cho các nỗ lực liên kết của mình. Tuy nhiên, trừ khi toàn bộ nhóm tiếp thị của bạn sử dụng nền tảng này, bạn sẽ bỏ lỡ các lợi ích hợp tác và hiển thị.

Điểm quan trọng nhất ở đây là: Đừng cô lập các nỗ lực tiếp thị chung của bạn!

7. Chia sẻ dự án của bạn với khách và chế độ xem công khai

Cho dù bạn đang quản lý khách hàng hay gia công công việc, phần mềm quản lý dự án có thể thiết lập một đường liên kết an toàn với những người bên ngoài tổ chức của bạn. Có vô số cách để tận dụng các tính năng dành cho khách và chế độ xem chung cho các chiến dịch SEO của bạn.

Dưới đây là hai trường hợp sử dụng khóa để tập hợp người dùng bên ngoài và các dự án của bạn vào một nơi.

Thể hiện nỗ lực SEO cho khách hàng của bạn

SEO là một trong những thành phần vô hình nhất của chiến lược tiếp thị kỹ thuật số. Mặc dù khách hàng của bạn có thể hiểu giá trị của SEO, nhưng nó vẫn giúp họ hiển thị rõ ràng những gì đang diễn ra.

Nếu may mắn có được các quản lý dự án SEO chuyên dụng, bạn có thể đã có một hệ thống tốt để giữ khách hàng của mình luôn cập nhật thông tin. Nhưng theo kinh nghiệm của tôi, ngay cả khi bạn dành thời gian cho các bản cập nhật này, lịch trình bận rộn và múi giờ khác nhau cũng khiến việc duy trì giao tiếp nhất quán trở nên khó khăn.

Phần mềm quản lý dự án có thể giúp bạn thực hiện một số công việc này. Bằng cách cung cấp cho khách hàng quyền truy cập vào dòng thời gian dự án hoặc chế độ xem công việc cụ thể, họ có thể xem nhanh các nỗ lực và tiến độ đang diễn ra bất cứ lúc nào.

Khóa là giữ cho mọi thứ đơn giản. Nếu khách hàng của bạn đã có quyền truy cập vào mọi thứ hoặc đang bị quá tải với các thông báo trong email của họ, những điểm truy cập bổ sung này sẽ gây hại nhiều hơn lợi.

Rất ít khách hàng của bạn muốn đi sâu vào từng công việc riêng lẻ để xem chi tiết cụ thể. Thay vào đó, hãy cung cấp cho họ một cái nhìn tổng quan về những gì đang diễn ra bằng cách sử dụng chế độ xem có thể truy cập bằng URL. Điều này sẽ giúp họ yên tâm khi biết rằng họ có thể dễ dàng và đơn giản xem những gì đang được thực hiện, đặc biệt là khi chỉ cần một hoặc hai cú nhấp chuột.

Đối với những khách hàng lớn hơn hoặc có nhiều tham gia hơn, hãy cân nhắc thêm họ vào không gian làm việc của bạn với tư cách là khách. Tuy nhiên, hãy giới hạn và tùy chỉnh chế độ xem của họ.

Tốt hơn nữa, hãy tạo một môi trường công việc minh bạch ngay từ khi bắt đầu dự án và trong suốt quá trình thực hiện. Điều này sẽ tăng thêm sự tin tưởng ngay từ đầu và giúp bạn có thể tập trung hơn vào việc hoàn thành mục tiêu của khách hàng.

Quản lý dịch vụ thuê ngoài

Một số chiến dịch tốt nhất là kết quả của sự hợp tác giữa các nhà tiếp thị nội bộ và bên ngoài. Các nhóm này sẽ không thể thành công như vậy nếu không có các công cụ quản lý dự án SEO và công cụ hợp tác. Cho dù là làm việc với các nhà viết nội dung bên ngoài hay một công ty xây dựng liên kết, việc có thể giao tiếp trong cùng một nền tảng với nhóm nội bộ của bạn sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức.

Tương tự như khi làm việc với khách hàng, bạn có thể tạo môi trường cộng tác với tính năng hiển thị dự án được lựa chọn. Bằng cách này, bạn vẫn có thể tận dụng tất cả các tính năng tốt nhất của phần mềm quản lý dự án mà không làm ảnh hưởng đến thông tin nhạy cảm của công ty.

Các chế độ xem dự án tốt nhất để chia sẻ công việc

Ngoài danh sách công việc cần làm cơ bản, đây là một số hình ảnh trực quan hóa dự án tốt nhất để chia sẻ với những người bên ngoài tổ chức của bạn.

Biểu đồ Gantt: Rất phù hợp cho các chiến dịch hoặc dự án có dòng thời gian, khách hàng và nhà thầu có thể sử dụng Biểu đồ Gantt để dễ dàng xem các sáng kiến hiện tại đang tiến độ và đáp ứng kỳ vọng hay không.

Bảng Kanban: Chế độ xem bảng rất tuyệt vời nhờ sự đơn giản và phổ biến của nó. Khách hàng thường chỉ cần xem các công việc đang chờ xử lý, đang tiến hành và đã hoàn thành. Chế độ này giúp khách hàng nhanh chóng yên tâm rằng công việc đang tiến triển mà không cần phải luôn luôn đi sâu vào từng công việc riêng lẻ.

Bảng điều khiển: Đối với các chiến dịch phức tạp hơn, tính năng bảng điều khiển có thể giúp tập hợp các công việc và dữ liệu từ các dự án khác nhau vào một chế độ xem duy nhất. Với các công cụ như ClickUp, bạn thậm chí có thể nhúng các nội dung như báo cáo và bảng tính Google Data Studio vào cùng một bảng điều khiển!

Tài liệu: Từ kế hoạch chiến lược SEO đến nội dung mới, các nhóm dành rất nhiều thời gian cho Tài liệu. Khách hàng hoặc nhóm gia công của bạn quen thuộc hơn với các tài liệu được chia sẻ, khiến nó trở thành ứng dụng lý tưởng cho hợp tác. Cho dù bạn sử dụng phần mềm riêng biệt như Tài liệu Google hay phần mềm quản lý dự án có Tài liệu tích hợp, bạn chắc chắn sẽ dựa vào công cụ hữu ích này.

8. Giao tiếp hiệu quả với phương tiện phù hợp

Trong một thế giới ngày càng trở nên xa cách và không đồng bộ, việc lựa chọn phương thức giao tiếp có thể là một thách thức lớn. Các nhóm thường phải học cách giao tiếp hiệu quả qua email, tin nhắn trực tiếp, bình luận công việc, cuộc họp ảo, ghi lại màn hình và nhiều phương thức khác. 🥵

Với lượng thông tin liên chức năng trao đổi trong quản lý dự án SEO, chúng tôi phải đối mặt với thách thức này hàng ngày. Cho dù bạn đang giao tiếp với khách hàng hay thành viên nhóm nội bộ, việc chọn hình thức giao tiếp phù hợp vào thời điểm thích hợp có thể ngăn ngừa những thất vọng và sai lầm không cần thiết.

Chúng ta có thể thực hiện những bước nào để cải thiện?

1. Đặt ra các nguyên tắc chung cho toàn công ty

Có một chiến lược truyền thông nội bộ có thể được triển khai trong toàn tổ chức. Điều này giúp mọi người hiểu rõ thông tin và dễ dàng hơn trong việc tiếp nhận thành viên mới trong nhóm.

2. Tạo tài liệu "Làm việc với tôi"

Mặc dù các hướng dẫn tổ chức rất hữu ích, nhưng chúng ta không phải là robot. Mỗi người đều có sở thích riêng về cách làm việc và giao tiếp. Việc tạo ra một hướng dẫn về cách làm việc với bạn có thể cực kỳ hữu ích, đặc biệt là đối với các nhà quản lý.

3. Sử dụng phần mềm quản lý dự án

Hãy sử dụng các công cụ quản lý dự án với các tính năng giao tiếp bản địa. Chúng giúp bạn dễ dàng làm việc với nhóm của mình mà không phải chuyển đổi giữa các ứng dụng. Ví dụ, ClickUp có các tính năng bản địa như nhiệm vụ, trò chuyện, email, ghi màn hình và hơn 1.000 tích hợp. 🤩

Tính năng giao tiếp yêu thích của tôi cho quản lý dự án SEO

Tôi rất thích các công cụ ghi màn hình.

Và không chỉ vì nó phù hợp với tính cách của tôi .

SEO thường bị hiểu nhầm. Khả năng trình bày phản hồi mang tính giáo dục cho các nhà quản lý hoặc khách hàng là một kỹ năng mà chúng tôi cải thiện theo thời gian. Tuy nhiên, nhiều câu hỏi đơn giản không có câu trả lời đơn giản, và đôi khi, chúng chỉ là những câu hỏi sai ngay từ đầu!

Trong những tình huống này, giải pháp của tôi là ghi lại màn hình. Đây là giải pháp lý tưởng giữa việc gửi một đống văn bản và thực hiện một cuộc gọi ảo. Dưới đây là một số trường hợp sử dụng chính:

Có rất nhiều công cụ quay màn hình miễn phí có thể giúp bạn thực hiện việc này. Trừ khi phần mềm quản lý dự án của bạn đã có tính năng này. 😉

Với Clip by ClickUp, bạn có thể bắt đầu ghi âm trực tiếp trong nhiệm vụ hoặc từ thanh công cụ mà không cần tải xuống phần mở rộng Chrome khác. Bạn cũng có thể tạo liên kết để gửi video trực tiếp.

Mẹo bổ sung: Khi gửi video, hãy bao gồm độ dài video và TL;DR hoặc tóm tắt nội dung bạn đề cập. Điều này giúp thiết lập kỳ vọng và người nhận sẽ đánh giá cao điều đó!

Hãy áp dụng phương pháp riêng của bạn

Hy vọng những mẹo quản lý dự án SEO này có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian! Không có phương pháp quản lý công việc SEO nào phù hợp với tất cả mọi người. Hãy tận dụng phần mềm quản lý dự án có thể tùy chỉnh và xây dựng các quy trình phù hợp nhất với nhóm của bạn. Quan trọng nhất, hãy tiếp tục tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn giống như bạn tối ưu hóa chiến dịch SEO.

Tôi đã sử dụng ClickUp để quản lý các dự án SEO từ năm 2018. Thực tế, tôi thích nó đến mức đã gia nhập công ty vào năm 2020! Sứ mệnh của chúng tôi là giúp thế giới làm việc hiệu quả hơn. Muốn tìm hiểu kỹ hơn về cách thực hiện điều này trên nền tảng của chúng tôi? Hãy dùng thử miễn phí vĩnh viễn và bắt đầu với mẫu quản lý dự án SEO của chúng tôi.

Nếu bạn đã quen sử dụng phần mềm hiện tại, bạn có thể áp dụng một số mẹo mà tôi đã liệt kê với công cụ hiện tại của mình. Đừng lo lắng, bạn luôn có thể nhập dữ liệu sau! 😉

Tôi rất muốn nghe về cách tiếp cận của bạn đối với quản lý dự án SEO! Kết nối với tôi trên Linkedin hoặc Twitter.