Chúng tôi không biết bạn đã nhận ra điều này chưa, nhưng thời gian hầu như không bao giờ đứng về phía bạn khi có hàng tấn thời hạn và ngày đáo hạn. 😠
Tuy nhiên, với một số kế hoạch phù hợp và biểu đồ Gantt, bạn có thể ngăn chặn điều này xảy ra.
Biểu đồ Gantt (được đặt theo tên người tạo ra nó, Henry Gantt) là công cụ giúp bạn lập kế hoạch tài nguyên, đặt dòng thời gian thực tế, quản lý các công việc phụ thuộc, xác định các yếu tố cản trở và giữ cho mọi người cùng nhau tiến về một mục tiêu. Biểu đồ này cung cấp chế độ xem rõ ràng về kế hoạch và tiến độ dự án để bạn có thể đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời hạn.
Nhưng làm thế nào để tạo biểu đồ Gantt hiệu quả?
Trong bài đăng trên blog này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo biểu đồ Gantt trong Excel. Ngoài ra, chúng tôi còn cung cấp một số mẫu và phần mềm biểu đồ Gantt thay thế.
Vậy nên, hãy theo dõi đến cuối nhé!
TL;DR: Cách tạo biểu đồ Gantt trong Excel
Cách tạo biểu đồ Gantt trong Excel
Dưới đây là hướng dẫn từng bước về cách tạo biểu đồ Gantt trong Excel trong vài phút. 👇
Bước 1: Nhập dữ liệu dự án
Bắt đầu bằng cách điền toàn bộ dữ liệu dự án vào bảng Excel — công việc, ngày bắt đầu, ngày kết thúc và thời lượng. Sau khi nhập ngày, bạn có thể tính thời lượng bằng một trong hai công thức Excel sau:
Thời lượng = Ngày kết thúc – Ngày bắt đầu
Hoặc
Thời lượng = Ngày kết thúc – Ngày bắt đầu + 1
Bước 2: Tạo biểu đồ cột Excel dựa trên ngày bắt đầu
Trong bước này, hãy tạo một biểu đồ cột xếp chồng điển hình. Cách thực hiện như sau:
- Chọn cột Ngày bắt đầu. Hãy nhớ chọn các ô có dữ liệu chứ không phải toàn bộ cột
- Nhấp vào tab Chèn
- Thêm phần tử Biểu đồ
- Chọn Thanh
- Chọn loại thanh xếp chồng 2D
Sau khi thực hiện các bước này, bạn sẽ có biểu đồ cột như dưới đây:
Bước 3: Thêm thời lượng vào biểu đồ
Bây giờ, biểu đồ cột xếp chồng Excel của bạn cần một chuỗi để trở thành biểu đồ Gantt. Để làm điều này, hãy thực hiện như sau:
- Nhấp chuột phải vào khu vực biểu đồ
- Chọn Chọn dữ liệu
Khi cửa sổ Chọn dữ liệu mở ra, bạn sẽ thấy ngày bắt đầu đã được thêm vào dưới mục Mục nhập chú thích (Sê-ri). Bạn chỉ cần thêm thời lượng.
- Nhấp vào nút Thêm để chọn dữ liệu bạn muốn có trên biểu đồ Gantt Excel. Sau khi nhấp, cửa sổ Chỉnh sửa chuỗi sẽ mở ra
- Nhập Thời lượng vào trường Tên chuỗi hoặc chỉ cần nhấp vào tiêu đề cột trong trang tính để thêm tên chuỗi của bạn
- Nhấp vào biểu tượng lựa chọn phạm vi bên cạnh trường Giá trị chuỗi
- Chọn dự án của bạn Dữ liệu thời lượng. Đảm bảo không chọn tiêu đề hoặc bất kỳ ô trống nào
- Nhấp vào OK để quay lại cửa sổ Chỉnh sửa chuỗi trước đó, nơi bạn đã điền dữ liệu. Bây giờ, bạn sẽ thấy rằng Nguồn dữ liệu đã chọn có ngày bắt đầu và thời lượng trong phần Mục nhập chú thích (Chuỗi)
- Nhấp vào OK. Bạn sẽ nhận được biểu đồ cột như thế này👇
Bước 4: Thêm mô tả công việc vào biểu đồ Excel
Bây giờ, bạn cần thêm các công việc vào biểu đồ Gantt trong Excel. Cách thực hiện như sau:
- Nhấp chuột phải vào khu vực biểu đồ
- Nhấp vào Chọn dữ liệu để mở lại cửa sổ Chọn nguồn dữ liệu
- Nhấp vào Chỉnh sửa dưới Nhãn trục ngang (Danh mục) trong khi đảm bảo rằng Ngày bắt đầu dưới mục nhập chú thích (Loạt) đã được chọn
- Chọn các công việc của dự án trên bảng tính Excel. Nhắc nhở nhẹ nhàng để chọn các ô chỉ có dữ liệu
- Bây giờ, nhấp OK hai lần và đóng cửa sổ
Lúc này, biểu đồ thanh của bạn sẽ trông giống như sau sau khi bạn xóa tiêu đề biểu đồ 👇
Bước 5: Chuyển đổi biểu đồ cột Excel thành biểu đồ Gantt Excel
Biểu đồ bạn thấy ở trên vẫn là biểu đồ cột Excel, chưa trở thành biểu đồ Gantt.
Bây giờ, hãy làm theo các bước cuối cùng để có được biểu đồ Gantt hoàn hảo:
- Nhấp vào thanh màu xanh lam (ngày bắt đầu) của biểu đồ. Khi tất cả các vùng màu xanh lam được chọn, nhấp chuột phải để chọn tùy chọn Định dạng chuỗi dữ liệu. Cửa sổ Định dạng chuỗi dữ liệu sẽ mở ra
- Chuyển đến tab Tô màu và chọn Không màu
- Chuyển đến tab "Border" và chọn "No Line"
Như bạn có thể thấy, các công việc của dự án hiển thị theo thứ tự ngược lại. Thực hiện các bước sau để khắc phục sự cố này:
- Nhấp vào khu vực công việc của biểu đồ (bên trái). Bạn sẽ thấy cửa sổ Định dạng trục mở ra
- Chọn Danh mục theo thứ tự ngược trong Tùy chọn trục
- Nhấp vào Đóng để tự động lưu các thay đổi
Lúc này, biểu đồ cột của bạn sẽ giống biểu đồ Gantt. Dưới đây là biểu đồ cột được chuyển thành biểu đồ Gantt.
Bước 6: Thiết kế biểu đồ Gantt trong Excel
Phew! Biểu đồ Gantt của bạn đã sẵn sàng, nhưng cần chỉnh sửa một chút để trông đẹp hơn.
Mẹo để thay đổi kiểu biểu đồ:
Đầu tiên, xóa không gian trống để các thanh màu cam gần hơn với các công việc. Để thực hiện việc này, hãy làm theo các bước sau:
- Nhấp chuột phải vào ngày bắt đầu đầu tiên trong bảng của bạn — đó là 04-10-2024
- Chọn Định dạng ô, sau đó nhấp vào Chung
- Ghi chú lại số bạn thấy. Đây là số 45569
- Nhấp vào "Hủy", vì bạn không muốn thay đổi các ngày
- Nhấp vào ngày trên biểu đồ Gantt và nhấp chuột phải để chọn Định dạng trục
- Thay đổi giá trị Tối thiểu trong Tùy chọn trục bằng cách nhập số hiển thị trong bước trước đó — 45569
Ghi chú: Nếu bạn đang sử dụng Excel 2010-2013, bạn sẽ thấy hai tùy chọn — Tự động và Cố định. Chọn Cố định, sau đó nhập số.
- Điều chỉnh giá trị Major và Minor bằng cách nhập khoảng thời gian bạn muốn. Thông thường, các số nhỏ hơn được sử dụng cho dòng thời gian dự án ngắn hơn. Ví dụ: bạn có thể chọn 2 hoặc 3 trong giá trị Major để hiển thị các ngày xen kẽ trên biểu đồ Gantt. Tuy nhiên, hãy đảm bảo biểu đồ của bạn không quá rối mắt
- Điều chỉnh giá trị Minor theo sở thích của bạn
- Thay đổi khoảng cách và chiều rộng của các thanh để biểu đồ trông gọn gàng hơn. Nhấp chuột phải vào các thanh để mở Định dạng chuỗi dữ liệu và thực hiện các điều chỉnh
Mẹo thay đổi giao diện biểu đồ Gantt trong Excel:
- Chọn các thanh màu xanh lam và nhấp chuột phải để mở cửa sổ Định dạng chuỗi dữ liệu. Trong Tùy chọn chuỗi, bạn sẽ tìm thấy các cài đặt khác nhau để thay đổi giao diện của các thanh — màu sắc, 3D, cài đặt sẵn, tùy chọn phát sáng, độ trong suốt, kích thước, v.v.
- Chọn cài đặt bạn thích để nhanh chóng thay đổi biểu đồ Gantt của mình
Sau khi định dạng, đây là biểu đồ Gantt cuối cùng của chúng tôi:
Nếu bạn sử dụng các tùy chọn 3D, biểu đồ của bạn sẽ trông như thế này👇
Ý tưởng ở đây là thử nghiệm và xem cách nào phù hợp nhất với bạn. Vì vậy, hãy thực hiện các thay đổi trong biểu đồ của bạn và thiết lập lại nếu bạn không thích.
Khi biểu đồ đã sẵn sàng, bạn có thể thay đổi mô tả công việc và ngày tháng theo nhu cầu của mình. Biểu đồ Gantt trong Excel sẽ tự động thay đổi kích thước cho phù hợp. Tuy nhiên, các tính năng tiêu chuẩn sẽ vẫn giữ nguyên cho đến khi bạn thực hiện thay đổi.
Cuối cùng, bạn có thể lưu biểu đồ dưới dạng hình ảnh hoặc mẫu Biểu đồ Gantt Excel để sử dụng trong tương lai.
Mẫu biểu đồ Gantt trong Excel
Nói về mẫu, Microsoft Excel không có nhiều tùy chọn trong biểu đồ Gantt. Tuy nhiên, có một số mẫu dòng thời gian dự án đi kèm với các phiên bản 2013-2021.
1. Mẫu lập kế hoạch dự án Gantt
nguồn: Microsoft
Mẫu Lập kế hoạch dự án là một mẫu biểu đồ Gantt Excel đơn giản để theo dõi các hoạt động của dự án. Nó giúp bạn theo dõi ngày bắt đầu và kết thúc của các công việc cũng như tỷ lệ hoàn thành của chúng.
Mẫu này không khó học. Bạn chỉ cần nhập dữ liệu và bắt đầu sử dụng.
2. Mẫu biểu đồ Gantt theo dõi nhanh
nguồn: Microsoft
Bạn có thể tìm thấy mẫu dự án biểu đồ Gantt này trong Excel tại phần Tệp > Mẫu khác > Biểu đồ. Mẫu này cho phép bạn tạo dòng thời gian trực quan cho các dự án và theo dõi người được giao công việc cũng như các cột mốc cho từng công việc.
Ngoài ra, bạn có thể theo dõi tiến độ dự án trong cột phần trăm.
3. Mẫu biểu đồ Gantt theo dõi ngày
nguồn: Microsoft
Mẫu biểu đồ Gantt theo dõi ngày này hơi toàn diện hơn hai mẫu kia. Nó bao gồm ba tab: cột mốc, công việc và biểu đồ Gantt.
Mẫu này cũng bao gồm một tab hướng dẫn cho người mới bắt đầu. Để sử dụng mẫu này, tất cả những gì bạn cần làm là nhập các công việc của dự án với ngày bắt đầu và ngày kết thúc cùng các cột mốc công việc với ngày để tự động tạo biểu đồ Gantt.
Giới hạn của việc tạo biểu đồ Gantt trong Excel
Bất kể bạn thử bao nhiêu mẫu biểu đồ Gantt trong Excel, kết quả cuối cùng sẽ không thỏa mãn như các công cụ quản lý dự án khác. Tại sao vậy? Bởi vì Excel có những giới hạn cố hữu ảnh hưởng đến cách bạn làm việc với biểu đồ Gantt.
Dưới đây là một số giới hạn khi tạo biểu đồ Gantt trong Excel:
- Tự động hóa giới hạn: Excel hạn chế các bước bạn có thể tự động hóa trong biểu đồ Gantt. Các bảng dự án là tĩnh và cần được tạo từ đầu bằng cách nhập dữ liệu thủ công. Điều này khiến Excel tốn nhiều thời gian
- Hiển thị dữ liệu không hiệu quả: Với Excel, nhóm dự án của bạn không thể hiển thị các hoạt động liên quan với nhau trong nháy mắt. Họ phải lập bản đồ các mối phụ thuộc theo cách thủ công. Ngoài ra, nếu ngày kết thúc của một công việc cụ thể bị hoãn lại, các thành viên trong nhóm phải cập nhật thủ công tất cả các công việc phụ thuộc. Điều này làm tăng rủi ro xảy ra lỗi và khiến công cụ này trở nên kém hiệu quả trong việc quản lý thời gian dự án
- Không có khả năng mở rộng: Quản lý các dự án lớn trong Excel có thể là một thách thức. Đó là vì khi dữ liệu và tài nguyên tăng lên, công cụ này sẽ trở nên chậm chạp. Ngoài ra, nó có thể bị treo nếu có quá nhiều việc diễn ra đồng thời
- Thiếu sự hợp tác thời gian thực: Với Excel, các thành viên trong nhóm không thể làm việc đồng thời trên cùng một tệp. Mỗi khi bạn thực hiện thay đổi trong biểu đồ Gantt, bạn phải chia sẻ tệp với nhóm của mình qua email hoặc các nền tảng giao tiếp khác. Điều này khiến toàn bộ quá trình trở nên rắc rối, dẫn đến hiểu lầm và chậm trễ công việc
- Các tính năng cơ bản: Excel không cung cấp các tính năng nâng cao để đơn giản hóa việc quản lý dự án. Excel không tích hợp với các công cụ khác, thiếu thông báo về thời hạn sắp đến và cung cấp khả năng tùy chỉnh hạn chế. Ngoài ra, bạn cần có thời gian để làm quen với các tính năng của Excel để có thể sử dụng hiệu quả nhất
Tạo biểu đồ Gantt với ClickUp
Như chúng ta đã thấy, Excel không phải là công cụ tốt nhất để làm việc với biểu đồ Gantt. Đó là lý do tại sao bạn cần một công cụ quản lý dự án hiệu quả như ClickUp.
ClickUp là một công cụ quản lý dự án tất cả trong một, đồng thời là phần mềm biểu đồ Gantt miễn phí. Nó giúp quản lý dòng thời gian và tài nguyên trở nên cực kỳ dễ dàng.
Chế độ xem biểu đồ Gantt của ClickUp cho phép bạn trực quan hóa quy trình công việc và dòng thời gian của dự án. Bạn có thể xem các công việc, công việc con, thư mục, danh sách và không gian. Không giống như biểu đồ Excel, ClickUp còn cho phép bạn quản lý các phụ thuộc tự động. Bạn có thể loại bỏ các trở ngại bằng cách liên kết các công việc phụ thuộc và sắp xếp lại chuỗi công việc.
👉 Để tìm hiểu thêm về biểu đồ Gantt của ClickUp, hãy xem phân tích chi tiết về Chế độ xem Gantt của ClickUp trong video ngắn này!
Biểu đồ Gantt dễ tạo bằng cách kéo và thả của ClickUp giúp theo dõi tiến độ trong thời gian thực. Bạn có thể theo dõi dòng thời gian và đảm bảo giao hàng đúng hạn bằng các cảnh báo tự động và bằng cách xác định các đường dẫn quan trọng và thời gian trễ.
Không tin chúng tôi? Hãy tự mình trải nghiệm cách ClickUp hoạt động hiệu quả hơn Excel trong việc tạo biểu đồ Gantt:
Đó chưa phải là tất cả; ClickUp giúp công việc của bạn dễ dàng hơn với các mẫu biểu đồ Gantt. Các mẫu giàu tính năng này có thể được tùy chỉnh để phù hợp với các dự án khác nhau, từ xây dựng và quản lý sản phẩm đến tiếp thị, lập kế hoạch sự kiện, đào tạo nhân viên mới và hơn thế nữa.
Dưới đây là ba mẫu biểu đồ Gantt miễn phí từ ClickUp để giúp bạn lập kế hoạch dòng thời gian dự án.
Mẫu Gantt đơn giản của ClickUp
Mẫu Gantt đơn giản của ClickUp cung cấp cho bạn bức tranh tổng thể về dự án. Nó cho phép bạn hình dung dòng thời gian và các mối phụ thuộc, đồng thời xác định các yếu tố cản trở tiềm ẩn trước khi chúng làm gián đoạn quy trình làm việc của bạn.
Ngoài ra, mẫu này cho phép bạn xem dòng thời gian dự án hàng tuần, hàng tháng và thậm chí hàng năm, rất lý tưởng cho các dự án dài hạn.
Mẫu dòng thời gian Gantt của ClickUp
Lập kế hoạch và theo dõi dự án chưa bao giờ dễ dàng hơn thế. Với Mẫu Dòng thời gian Gantt của ClickUp, bạn không chỉ có thể trực quan hóa dòng thời gian mà còn có thể cộng tác với các nhóm một cách hiệu quả. Mẫu biểu đồ Gantt miễn phí này giúp bạn:
- Tạo công việc dự án với thanh dòng thời gian tự động cập nhật
- Sắp xếp công việc và điều chỉnh dòng thời gian của chúng
- Theo dõi lịch trình dự án trong nháy mắt với các trạng thái được mã hóa bằng màu sắc
- Xác định và lên lịch các nguồn lực
- Theo dõi tiến độ dự án thực tế so với kế hoạch
- Giảm thiểu rủi ro chậm trễ
💡Mẹo chuyên nghiệp: Trước khi tạo nhiệm vụ dự án bằng mẫu này, hãy tận dụng ClickUp Docs để liệt kê các nhiệm vụ và các bên liên quan chính, đồng thời ghi lại chi tiết dự án.
Mẫu biểu đồ Gantt lộ trình CNTT
Nếu bạn là chuyên gia CNTT sử dụng Excel để quản lý dự án, mẫu này là dành cho bạn. Mẫu biểu đồ Gantt lộ trình CNTT ClickUp là công cụ hoàn hảo để đơn giản hóa quy trình phát triển phần mềm.
Mẫu này giúp bạn tạo lộ trình phác thảo các công việc, dòng thời gian và nguồn lực. Nó cho phép bạn theo dõi tiến độ của nhóm trong việc đạt được các mục tiêu dự án. Ngoài ra, nó còn bao gồm các chỉ số KPI để giúp đánh giá hiệu suất dễ dàng hơn.
👉Muốn tìm hiểu thêm về cách sử dụng các mẫu này cho các loại dự án khác nhau? Đọc 20 ví dụ về biểu đồ Gantt cho quản lý dự án.
Có được bức tranh toàn cảnh về các dự án của bạn với ClickUp
Bạn có thể sử dụng biểu đồ Gantt của Microsoft Excel cho các dự án cá nhân hoặc nhỏ với dữ liệu giới hạn. Tuy nhiên, khi quản lý các dự án lớn hơn, biểu đồ Gantt của Excel không đủ. Chúng thiếu các tính năng quan trọng như cộng tác thời gian thực, tùy chỉnh và tự động hóa. Kết quả là, chúng không đảm bảo quản lý và thực hiện dự án một cách liền mạch.
Mặt khác, nền tảng quản lý dự án linh hoạt của ClickUp cho phép bạn tạo biểu đồ Gantt tùy chỉnh bằng cách thu thập dữ liệu, trực quan hóa công việc, theo dõi dòng thời gian, quản lý tài nguyên, xác định các đường dẫn quan trọng và hơn thế nữa.
Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng các mẫu của ClickUp và các tính năng khác như tài liệu, bảng điều khiển và tự động hóa để xử lý các dự án và tạo biểu đồ Gantt hiệu quả.
Muốn khám phá thêm các tính năng của ClickUp?
Đăng ký miễn phí! 🏃➡️