Chúng ta đều đã nghe nói về Quy định Bảo vệ Dữ liệu Chung (GDPR).
Đây là vấn đề bảo mật dữ liệu, phải không? Về bản chất, đúng vậy. Nhưng đối với các doanh nghiệp, điều này có ý nghĩa là một sự thay đổi cơ bản trong cách họ tương tác và giữ liên lạc với khách hàng và đối tượng mục tiêu.
Ví dụ, Meta đã bị phạt 1,3 tỷ đô la vì không tuân thủ các tham số bảo mật dữ liệu được quy định bởi GDPR. 😲
Vì vậy, nếu bạn có khách hàng ở khu vực EU, bạn cần phải làm đúng và làm càng sớm càng tốt!
Bài đăng trên blog này sẽ cung cấp cho bạn hiểu biết rõ ràng về tuân thủ GDPR, danh sách kiểm tra hữu ích để đạt được điều đó và một số công cụ hữu ích để tự động hóa và hợp lý hóa quy trình.
Bắt đầu nào. 🎢
GDPR 101: Hiểu những kiến thức cơ bản
GDPR là gì?
GDPR là quy định được EU áp dụng để bảo vệ quyền riêng tư dữ liệu của các cá nhân trong khu vực. Quy định này quy định cách các doanh nghiệp thu thập, lưu trữ, sử dụng và cuối cùng là bảo vệ dữ liệu cá nhân của công dân EU.
Luật này được thực thi vào tháng 5 năm 2018 và đã tác động đáng kể đến cách các công ty tương tác với khách hàng. Hướng dẫn chi tiết này được ban hành để điều chỉnh ba khía cạnh rộng lớn của bảo vệ dữ liệu:
- Bảo mật dữ liệu: GDPR trao cho cá nhân quyền kiểm soát nhiều hơn đối với dữ liệu cá nhân của họ, bao gồm quyền truy cập, chỉnh sửa, xóa, hạn chế xử lý, di chuyển dữ liệu, phản đối xử lý và được thông báo về các hoạt động xử lý dữ liệu
- Bảo mật dữ liệu: Yêu cầu các công ty thực hiện các biện pháp kỹ thuật và tổ chức thích hợp để bảo vệ dữ liệu cá nhân khỏi việc truy cập, thay đổi, tiết lộ hoặc phá hủy trái phép
- Trách nhiệm giải trình: Các công ty có trách nhiệm chứng minh việc tuân thủ GDPR. Điều này bao gồm thực hiện đánh giá tác động bảo vệ dữ liệu (DPIA) cho các hoạt động xử lý rủi ro cao, chẳng hạn như ngân hàng, và chỉ định một nhân viên bảo vệ dữ liệu (DPO) trong một số trường hợp nhất định
🚦Lưu ý: Bất kỳ tổ chức nào thu thập hoặc xử lý dữ liệu cá nhân của cư dân EU, bất kể địa điểm của công ty, đều phải tuân thủ GDPR. Điều này bao gồm các doanh nghiệp nhỏ, tập đoàn đa quốc gia và thậm chí cả các tổ chức phi lợi nhuận.
Dữ liệu nào chúng ta đang đề cập đến?
GDPR tập trung vào thông tin nhận dạng cá nhân (PII), là bất kỳ thông tin nào có thể được sử dụng để nhận dạng một cá nhân, trực tiếp hoặc gián tiếp. Ví dụ bao gồm:
- Thông tin nhận dạng trực tiếp: Tên, địa chỉ, số an sinh xã hội hoặc tương đương, số điện thoại, địa chỉ email
- Thông tin nhận dạng gián tiếp: Giới tính, chủng tộc, ngày sinh, chỉ số địa lý, nghề nghiệp, dữ liệu dân số
- Thông tin cá nhân nhạy cảm: Số giấy phép lái xe, số hộ chiếu, dữ liệu sinh trắc học, thông tin tài chính, hồ sơ y tế, thông tin tài khoản điện tử và kỹ thuật số, hồ sơ nhân sự của nhân viên, thông tin mật khẩu, số nhận dạng học sinh
Điều này có ý nghĩa gì đối với các doanh nghiệp?
Từ góc độ GDPR, bạn là người kiểm soát dữ liệu hoặc người xử lý dữ liệu làm việc với dữ liệu của công dân EU. Tùy thuộc vào loại bạn thuộc về, những kỳ vọng đối với bạn với tư cách là một doanh nghiệp có thể khác nhau.
- Người kiểm soát dữ liệu: Đây là thực thể quyết định mục đích và phương thức xử lý dữ liệu cá nhân. Họ chịu trách nhiệm đảm bảo tuân thủ GDPR
- Nhà xử lý dữ liệu: Đây là thực thể xử lý dữ liệu cá nhân thay mặt cho người kiểm soát dữ liệu. Họ phải tuân thủ các hướng dẫn của người kiểm soát dữ liệu
Trong một ví dụ thực tế, người kiểm soát dữ liệu có thể là một bệnh viện và người xử lý dữ liệu có thể là nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây nơi bệnh viện lưu trữ hồ sơ bệnh nhân. Với tư cách là người kiểm soát dữ liệu, bệnh viện quyết định thông tin nào sẽ được lưu trữ và cách sử dụng thông tin đó. Nhà cung cấp dịch vụ đám mây (người xử lý dữ liệu) chỉ lưu trữ dữ liệu một cách an toàn theo hướng dẫn của bệnh viện.
🚦Lưu ý: GDPR đặt ra nhiều trách nhiệm hơn cho các bên kiểm soát dữ liệu trong việc tạo và thực thi bảo mật theo thiết kế trong tất cả các quy trình kinh doanh của họ.
GDPR: Luật bảo mật hay luật bảo mật thông tin?
Luật bảo mật và luật bảo mật thông tin thường được sử dụng thay thế cho nhau, nhưng chúng có những sắc thái khác nhau. Mặc dù cả hai đều liên quan đến việc bảo vệ dữ liệu cá nhân, nhưng chúng tiếp cận vấn đề từ các góc độ hơi khác nhau.
Luật bảo mật, theo nghĩa rộng nhất, liên quan đến việc bảo vệ cá nhân khỏi sự xâm phạm vào cuộc sống cá nhân và không gian vật lý của họ, chẳng hạn như các cuộc hẹn không mong muốn tại nhà. Mặt khác, luật bảo mật thông tin tập trung cụ thể vào việc bảo vệ dữ liệu cá nhân, như địa chỉ IP hoặc email.
Trong thực tế, một dịch vụ mà bạn đã đăng ký có thể truy cập địa điểm của bạn qua GPS của điện thoại và gửi cho bạn các thông tin cập nhật cụ thể về địa phương của bạn, hoặc một dịch vụ giao hàng có thể gửi các mục đến địa chỉ nhà của bạn. Nếu một trong hai doanh nghiệp này gặp sự cố rò rỉ dữ liệu, địa điểm nhà của bạn sẽ đột nhiên bị lộ và có thể bị lợi dụng.
Trong bối cảnh này, mặc dù GDPR chủ yếu bảo vệ dữ liệu cá nhân, nhưng nó cũng liên quan đến các vấn đề bảo mật rộng hơn.
GDPR không chỉ liên quan đến bảo vệ dữ liệu. Nó liên quan đến các quyền cơ bản, bao gồm quyền bảo mật và quyền được quên.
GDPR không chỉ liên quan đến bảo vệ dữ liệu. Nó liên quan đến các quyền cơ bản, bao gồm quyền bảo mật và quyền được quên.
Danh sách kiểm tra tuân thủ GDPR: Hướng dẫn của bạn để bảo vệ dữ liệu
Giờ thì chúng ta đã giải mã GDPR (ít nhất là những điều cơ bản!), hãy xem các bước chung bạn cần đưa vào danh sách kiểm tra tuân thủ GDPR để đảm bảo tuân thủ.
1. Lập bản đồ nguồn dữ liệu của bạn
Trước khi bảo vệ dữ liệu, bạn cần hiểu rõ loại dữ liệu mình đang thu thập. Tiến hành kiểm tra để xác định tất cả dữ liệu cá nhân mà doanh nghiệp của bạn thu thập, nguồn gốc và cách sử dụng dữ liệu đó.
Để thực hiện việc này một cách hiệu quả, bạn cần xem xét những điều sau:
- Danh mục dữ liệu: Tạo danh mục chi tiết về tất cả các loại dữ liệu cá nhân được thu thập, bao gồm tên, địa chỉ, thông tin liên hệ, dữ liệu tài chính, dữ liệu sinh trắc học và nhiều loại khác
- Nguồn dữ liệu: Xác định nguồn của dữ liệu này, chẳng hạn như trang web, biểu mẫu, nhà cung cấp bên thứ ba hoặc tương tác vật lý
- Hoạt động xử lý dữ liệu: Xác định cách sử dụng dữ liệu, bao gồm lưu trữ, xử lý, truyền tải và chia sẻ
- Lưu trữ dữ liệu: Thiết lập chính sách lưu trữ dữ liệu (thời gian dữ liệu được lưu trữ trong hệ thống của bạn) phù hợp với các nguyên tắc GDPR và giảm thiểu việc lưu trữ dữ liệu cá nhân
- Luồng dữ liệu: Lập bản đồ luồng dữ liệu trong tổ chức của bạn và đến các bên bên ngoài. Ví dụ: dịch vụ giao hàng của bên thứ ba đang thực hiện đơn đặt hàng vận chuyển của bạn sẽ thuộc danh mục này
💡 Mẹo chuyên nghiệp: ClickUp CRM có thể là giải pháp dữ liệu toàn diện của bạn để lập bản đồ và lưu trữ dữ liệu khách hàng. Từ việc thu thập địa chỉ email trong các khách hàng tiềm năng đến theo dõi hành trình của khách hàng và bất kỳ tương tác bổ sung nào, nó sẽ giúp bạn tổ chức tất cả dữ liệu ở một nơi.
2. Tuyển dụng một chuyên viên bảo vệ dữ liệu (DPO)
DPO đóng vai trò là đầu mối liên lạc duy nhất về bảo mật dữ liệu trong tổ chức của bạn.
Là chuyên gia bảo mật dữ liệu, nhân viên bảo vệ dữ liệu đảm bảo rằng các hoạt động xử lý dữ liệu của tổ chức tuân thủ các yêu cầu của GDPR. Trong vai trò của mình, DPO xử lý các yêu cầu của chủ thể dữ liệu, phản hồi các vi phạm dữ liệu, hỗ trợ đánh giá rủi ro và làm đầu mối liên lạc với các cơ quan bảo vệ dữ liệu.
Để đủ điều kiện trở thành DPO, ứng viên phải có chuyên môn về luật bảo vệ dữ liệu và dễ tiếp cận với nhân viên và chủ thể dữ liệu. Bằng cách chỉ định một DPO đủ điều kiện, bạn có thể thể hiện cam kết của mình đối với bảo mật dữ liệu, giảm rủi ro vi phạm và nâng cao uy tín của doanh nghiệp trong mắt khách hàng.
Xem thêm: Cách sử dụng Trí tuệ nhân tạo (AI) cho Quản trị dữ liệu (Các trường hợp sử dụng & Công cụ)
3. Tài liệu hóa quy trình GDPR từ đầu đến cuối
Ghi chép mọi thứ! Việc xây dựng chính sách xử lý dữ liệu bao gồm việc phác thảo từng quy trình để bạn có thể xác định chính xác nơi lưu trữ dữ liệu của khách hàng hoặc thời gian lưu trữ sau khi họ hủy đăng ký, ví dụ như vậy.
Đảm bảo rằng tổng quan về quy trình và các chi tiết cụ thể được xác định rõ ràng và có thể truy cập được cho tất cả các nhóm cần cập nhật hoặc tham khảo định kỳ.
Tận dụng ClickUp Docs để duy trì hồ sơ tập trung, dễ truy cập về các hoạt động xử lý dữ liệu của bạn, bao gồm loại dữ liệu, cơ sở pháp lý để thu thập và kỳ lưu trữ.
Tạo các tài liệu riêng biệt cho các khía cạnh khác nhau của việc tuân thủ, chẳng hạn như lập bản đồ dữ liệu, chính sách lưu trữ dữ liệu, kế hoạch ứng phó với vi phạm dữ liệu và đánh giá rủi ro.
Các tài liệu này có thể được sắp xếp thành một cấu trúc phân cấp bằng cách sử dụng các trang lồng nhau, giúp dễ dàng điều hướng và tham khảo. Bạn cũng có thể sử dụng các tính năng cộng tác của ClickUp như @đề cập để thu hút các nhóm và cá nhân có liên quan tham gia vào quá trình, đảm bảo mọi người đều thống nhất và được thông báo.
4. Đánh giá lại quy trình thu thập dữ liệu
Bạn có thực sự cần tất cả dữ liệu đó không? GDPR nhấn mạnh nguyên tắc giảm thiểu dữ liệu, yêu cầu các tổ chức chỉ thu thập và xử lý dữ liệu cá nhân cần thiết cho các mục đích cụ thể.
Để đảm bảo tuân thủ, hãy thường xuyên đánh giá các phương pháp thu thập dữ liệu của bạn và đảm bảo chúng được giới hạn trong phạm vi cần thiết và phù hợp với mục tiêu kinh doanh của bạn. Dưới đây là một số điều cần lưu ý:
Giới hạn mục đích
Đảm bảo rằng dữ liệu bạn thu thập liên quan trực tiếp đến mục tiêu kinh doanh của bạn và không được sử dụng cho các mục đích không mong muốn. Ví dụ: để xử lý đơn đặt hàng, một trang web thương mại điện tử có thể thu thập tên, địa chỉ và thông tin thanh toán của khách hàng. Dữ liệu này không được sử dụng cho quảng cáo mục tiêu mà không có sự đồng ý của khách hàng.
Giảm thiểu dữ liệu
Xác định xem có trường dữ liệu nào có thể loại bỏ hoặc ẩn danh mà không ảnh hưởng đến mục đích thu thập dữ liệu hay không. Một nền tảng mạng xã hội có thể thu thập tên đầy đủ, địa chỉ email và ngày sinh của người dùng ban đầu. Tuy nhiên, nếu nền tảng này có thể hoạt động bình thường chỉ với tên người dùng và địa chỉ email, thì nên giảm thiểu việc thu thập dữ liệu cá nhân.
Lưu trữ dữ liệu
Thiết lập các chính sách lưu trữ dữ liệu phù hợp để đảm bảo dữ liệu không được lưu giữ lâu hơn mức cần thiết. Để tuân thủ quy định, ngân hàng có thể lưu giữ hồ sơ đăng ký thẻ tín dụng trong một kỳ nhất định. Sau kỳ quy định, dữ liệu này có thể được ẩn danh hoặc xóa.
Sự đồng ý
Nếu bạn dựa vào sự đồng ý làm cơ sở pháp lý để xử lý, hãy đảm bảo rằng sự đồng ý đó được cung cấp một cách tự nguyện, cụ thể, có hiểu biết và rõ ràng. Một ứng dụng di động yêu cầu người dùng đồng ý thu thập dữ liệu vị trí để đưa ra các đề xuất được cá nhân hóa. Sự đồng ý phải được cung cấp một cách tự nguyện và cụ thể (ví dụ: chỉ truy cập vị trí khi sử dụng ứng dụng).
Lãi suất hợp pháp
Nếu bạn dựa trên lợi ích hợp pháp, hãy đánh giá cẩn thận xem lợi ích đó có vượt trội hơn lợi ích, quyền và tự do của cá nhân hay không. Một tổ chức tin tức có thể xử lý thông tin liên lạc của các nhà báo để tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên lạc và hợp tác. Điều này có thể được coi là lợi ích hợp pháp cho các hoạt động báo chí.
🌈 Bạn có biết? SOC 2 là một khung tương đương với GDPR, liên quan chặt chẽ hơn đến các doanh nghiệp Mỹ. Đây là một tiêu chuẩn tự nguyện được các tổ chức sử dụng để thể hiện cam kết của họ đối với bảo mật và bảo mật dữ liệu.
Trong khi GDPR là quy định pháp lý tập trung vào việc bảo vệ dữ liệu cá nhân của các cá nhân trong Liên minh Châu Âu, SOC 2 có thể được coi là một tiêu chuẩn bổ sung. Bằng cách tuân thủ SOC 2, bạn có thể chứng minh rằng bạn là một thực thể kinh doanh có trách nhiệm với dữ liệu và duy trì việc tuân thủ các biện pháp bảo mật dữ liệu được công nhận trên toàn cầu.
5. Cảnh giác với các vụ vi phạm dữ liệu và hành động nhanh chóng
Khi báo cáo vi phạm dữ liệu theo GDPR, các tổ chức phải đánh giá rủi ro tiềm ẩn đối với quyền và tự do của cá nhân. Điều này bao gồm việc xem xét loại dữ liệu bị lộ, khả năng truy cập trái phép và hậu quả tiềm ẩn đối với các cá nhân bị ảnh hưởng.
GDPR yêu cầu báo cáo vi phạm dữ liệu trong vòng 72 giờ nếu có nguy cơ cao gây ảnh hưởng tiêu cực đến quyền và tự do của cá nhân.
Trong nhiều trường hợp, các tổ chức cũng phải thông báo trực tiếp cho các cá nhân bị ảnh hưởng, cung cấp thông tin rõ ràng về vi phạm, dữ liệu liên quan và các bước đang được thực hiện để giải quyết vấn đề.
Ngoài ra, cần phải tiến hành điều tra kỹ lưỡng để hiểu nguyên nhân vi phạm và thực hiện các biện pháp phòng ngừa. Điều quan trọng là phải lưu giữ hồ sơ chi tiết về toàn bộ quá trình, bao gồm các bước đã thực hiện để báo cáo vi phạm và giảm thiểu tác động của vi phạm.
Ví dụ điển hình: Vụ vi phạm dữ liệu của British Airways
Năm 2018, British Airways đã trải qua một vụ vi phạm dữ liệu nghiêm trọng ảnh hưởng đến khoảng 500.000 khách hàng. Tin tặc đã xâm nhập trái phép vào hệ thống đặt vé của hãng hàng không này, đánh cắp thông tin cá nhân như tên, địa chỉ, chi tiết thẻ thanh toán và lịch trình du lịch.
Vụ vi phạm này là một vi phạm rõ ràng của GDPR, vì nó liên quan đến việc xử lý trái phép dữ liệu cá nhân trên quy mô lớn. British Airways đã bị Cục Bảo vệ Dữ liệu Vương quốc Anh (ICO) phạt £20 triệu vì vụ việc này.
6. Ưu tiên tính minh bạch trong việc thu thập dữ liệu
Khách hàng của bạn có quyền biết chính xác những dữ liệu bạn đang thu thập và cách bạn sử dụng chúng. Dưới đây là một số bước bạn có thể thực hiện để đảm bảo tính minh bạch trong quy trình thu thập dữ liệu của mình:
- Chính sách bảo mật rõ ràng và ngắn gọn: Cung cấp chính sách bảo mật dễ hiểu, dễ tiếp cận, nêu rõ các quy định về xử lý dữ liệu. Các chính sách này phải được viết bằng ngôn ngữ dễ hiểu, tránh sử dụng thuật ngữ pháp lý
- Sự đồng ý có hiểu biết: Nêu rõ mục đích thu thập dữ liệu, loại dữ liệu được thu thập và quyền của khách hàng liên quan đến dữ liệu trong quá trình thu thập sự đồng ý
- Yêu cầu truy cập dữ liệu của chủ thể dữ liệu: Trả lời các yêu cầu truy cập dữ liệu của chủ thể dữ liệu một cách nhanh chóng và toàn diện. Điều này có nghĩa là cung cấp cho các cá nhân bản sao dữ liệu cá nhân của họ và thông tin về cách dữ liệu đó được xử lý
- Chia sẻ dữ liệu của bên thứ ba: Nếu dữ liệu cá nhân được chia sẻ với bên thứ ba, hãy đảm bảo rằng các biện pháp bảo vệ thích hợp được áp dụng để bảo vệ dữ liệu và bên thứ ba cũng tuân thủ GDPR
7. Đảm bảo sự đồng ý của phụ huynh đối với khách hàng chưa đủ tuổi
GDPR yêu cầu các doanh nghiệp phải có sự đồng ý của cha mẹ hoặc người giám hộ hợp pháp trước khi xử lý dữ liệu cá nhân của trẻ em dưới 16 tuổi ở hầu hết các quốc gia EU.
Để xác minh tuổi của người dùng, hãy sử dụng các phương pháp đáng tin cậy như yêu cầu sự đồng ý của phụ huynh hoặc sử dụng dịch vụ xác minh tuổi. Nếu có sự đồng ý của phụ huynh, sự đồng ý đó phải được đưa ra một cách tự nguyện, cụ thể, có hiểu biết và rõ ràng.
Ngoài ra, hãy lưu giữ hồ sơ chi tiết về quá trình xin sự đồng ý, bao gồm ngày, phương thức và danh tính của bên đồng ý. Thêm các bước bổ sung để đảm bảo không thu thập thông tin nhạy cảm từ trẻ em và dữ liệu của trẻ em không được lưu giữ lâu hơn mức cần thiết.
Ví dụ điển hình: TikTok vs. Ủy ban Bảo vệ Dữ liệu Ireland
TikTok đã bị Ủy ban Bảo vệ Dữ liệu Ireland (DPC) phạt 379 triệu USD vì không bảo vệ đủ dữ liệu cá nhân của trẻ em. DPC phát hiện TikTok đã không thu thập sự đồng ý hợp lệ từ trẻ em dưới 13 tuổi, như yêu cầu của GDPR.
Ngoài ra, DPC còn chỉ trích TikTok vì không làm đủ việc cần làm để ngăn trẻ em xem nội dung có thể gây hại. Đây là một trong những khoản phạt lớn nhất được áp dụng theo GDPR, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc bảo vệ dữ liệu của trẻ em trên mạng.
8. Áp dụng quy trình đồng ý hai bước (double opt-in)
Để tạo điều kiện cho quá trình đồng ý thực sự có hiểu biết, hãy thu thập sự đồng ý rõ ràng từ khách hàng trước khi xử lý dữ liệu của họ, bao gồm địa chỉ email, cho mục đích tiếp thị. Quá trình đồng ý kép là một phương pháp hiệu quả để đảm bảo rằng các cá nhân đã đăng ký vào danh sách email một cách có hiểu biết và tự nguyện.
Việc đăng ký hai lần hoạt động như thế nào?
- Đăng ký ban đầu: Khi một cá nhân nhập địa chỉ email của mình để đăng ký danh sách email, họ sẽ nhận được email xác nhận
- Xác nhận: Cá nhân phải nhấp vào liên kết hoặc nút trong email xác nhận để hoàn tất quá trình đăng ký
Quy trình xác minh hai bước này giúp ngăn chặn spam và đảm bảo rằng các cá nhân đã đồng ý nhận email. Bằng cách triển khai quy trình đăng ký hai lần, bạn có thể giảm rủi ro bị gắn cờ là email marketing không mong muốn.
9. Cập nhật chính sách bảo mật của bạn định kỳ
Xem xét và cập nhật chính sách bảo mật của bạn thường xuyên để phản ánh bất kỳ thay đổi nào trong thực tiễn dữ liệu hoặc yêu cầu pháp lý của bạn. Tập trung vào các gợi ý sau để giữ cho chính sách bảo mật của bạn luôn ở trạng thái tốt nhất:
- Tính chính xác: Đảm bảo rằng thông tin trong chính sách bảo mật của bạn là chính xác và cập nhật
- Khả năng truy cập: Đặt chính sách bảo mật của bạn ở vị trí dễ truy cập trên trang web và cung cấp liên kết đến chính sách này từ các trang có liên quan khác
- Tính nhất quán: Đảm bảo chính sách bảo mật của bạn phù hợp với thực tiễn xử lý dữ liệu thực tế của bạn
💈Bonus: Bạn đang tìm kiếm nguồn cảm hứng? Hãy xem chính sách bảo mật của ClickUp.
10. Đánh giá rủi ro từ bên thứ ba
Là một thực thể kinh doanh chịu trách nhiệm về dữ liệu, bạn có trách nhiệm kiểm tra kỹ lưỡng xem các đối tác bên thứ ba của mình có tuân thủ GDPR hay không. Nói thì dễ hơn làm, chúng tôi biết! Nhưng đây là tổng quan về quy trình để giúp bạn xây dựng chính sách cho các cuộc kiểm tra bên thứ ba:
- Thiết lập thỏa thuận xử lý dữ liệu rõ ràng, nêu rõ phạm vi công việc, dữ liệu được chia sẻ, các biện pháp bảo mật và trách nhiệm của cả hai bên
- Tiến hành thẩm định kỹ lưỡng các bên thứ ba này, đánh giá chính sách bảo mật, chứng nhận và tài liệu tham khảo của họ
- Đánh giá rủi ro liên quan đến việc chia sẻ dữ liệu với họ, xem xét các yếu tố như tính nhạy cảm của dữ liệu, hoạt động xử lý và địa điểm của họ, cho dù họ nằm trong hay ngoài EU
- Giữ sự giám sát thường xuyên bằng cách theo dõi tuân thủ và thực hiện các cuộc kiểm toán
Tuân thủ GDPR với các công cụ tự động hóa
Ồ, danh sách này thật dài. May mắn thay, bạn không cần phải tự mình đối mặt với hành trình tuân thủ này.
Một số công cụ GRC kỹ thuật số có thể hợp lý hóa quy trình và giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn, và một trong số đó là ClickUp. Là một nền tảng quản lý dự án tất cả trong một, ClickUp có thể dễ dàng đóng vai trò là trụ sở tuân thủ GDPR của bạn.
Khi thiết lập một quy trình khó khăn như danh sách kiểm tra tuân thủ GDPR, bạn cần một phương pháp từng bước, và tại ClickUp, chúng tôi luôn chú trọng từng bước. 🪜
Các tính năng như Danh sách kiểm tra nhiệm vụ ClickUp được thiết kế để phân chia và quản lý các quy trình phức tạp như thế này. Hãy coi chúng như danh sách việc cần làm trong các nhiệm vụ của bạn. Bằng cách tạo danh sách kiểm tra, bạn có thể xác định rõ các hành động cụ thể cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ, phân công chúng cho các thành viên trong nhóm và theo dõi tiến độ của họ.
Để sử dụng danh sách kiểm tra nhiệm vụ trong ClickUp, chỉ cần tạo một nhiệm vụ mới, nhấp vào tab "Danh sách kiểm tra" trong nhiệm vụ của bạn và thêm các bước riêng lẻ. Sau đó, bạn có thể sắp xếp danh sách kiểm tra tuân thủ thành các công việc con nhỏ hơn, dễ quản lý hơn như sau:
Khi tất cả các bước đã sẵn sàng trong danh sách công việc, hãy phân công từng công việc cho các nhóm có liên quan, chẳng hạn như nhóm pháp lý, để quá trình diễn ra suôn sẻ.
Bạn cũng có thể sử dụng Chế độ xem biểu đồ Gantt của ClickUp để trực quan hóa quá trình này trên dòng thời gian, xem tiến độ của bạn và lập dự kiến thời gian hoàn thành dự án một cách rõ ràng.
Và điều đó không dừng lại ở đó. Khi bạn đã có quy trình, hãy sử dụng Tự động hóa ClickUp để hoàn thành các hành động cụ thể dựa trên các quy tắc bạn đã định nghĩa. Ví dụ: bạn có thể thiết lập tự động hóa tùy chỉnh để thông báo cho mọi người thêm thông tin, xem xét và cập nhật chính sách bảo mật ba tháng một lần.
Và cuối cùng, việc tuân thủ chính sách GDPR đòi hỏi rất nhiều tài liệu.
Nếu bạn cảm thấy bế tắc ở bất kỳ bước nào trong quá trình này, hãy sử dụng ClickUp Brain, trợ lý AI tích hợp của ClickUp, để giúp bạn soạn thảo chính sách bằng ngôn ngữ dễ hiểu, đơn giản hoặc thậm chí thực hiện một số nghiên cứu về các phương pháp hay nhất trong ngành cho GDPR.
Hơn nữa, ClickUp còn có các mẫu tùy chỉnh để giúp quá trình lập kế hoạch danh sách kiểm tra của bạn trở nên dễ dàng hơn nhiều.
Mẫu kế hoạch dự án tuân thủ của ClickUp
Mẫu kế hoạch dự án tuân thủ của ClickUp cung cấp giải pháp toàn diện để quản lý các nỗ lực tuân thủ GDPR của bạn. Chế độ xem Yêu cầu tuân thủ cho phép bạn liệt kê tất cả các quy định cần thiết, trong khi Chế độ xem Trạng thái tuân thủ cung cấp tổng quan rõ ràng về tiến độ và xác định các lĩnh vực không tuân thủ. Chế độ xem Thêm yêu cầu đảm bảo rằng bạn có thể dễ dàng kết hợp các quy định mới khi chúng xuất hiện. Nhìn chung, mẫu này hợp lý hóa quy trình tuân thủ, giúp bạn duy trì sự tổ chức, theo dõi tiến độ và đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn GDPR.
Mẫu danh sách kiểm tra dự án của ClickUp
Mẫu danh sách kiểm tra dự án của ClickUp có thể giúp bạn phác thảo các bước cần thiết cho quy trình tuân thủ. Mẫu này bao gồm phác thảo các công việc con chung tạo thành nền tảng của bất kỳ dự án nào. Sử dụng mẫu này để:
- Vạch ra trình tự công việc phù hợp để đảm bảo mỗi bước được thực hiện dựa trên bước trước đó. Điều này sẽ giúp tránh lỗi và thiếu sót
- Dự đoán những thách thức và rủi ro tiềm ẩn liên quan đến việc tuân thủ GDPR và chủ động giải quyết các vấn đề này
- Bao gồm thời hạn cho từng công việc, đảm bảo rằng toàn bộ dự án được hoàn thành đúng thời hạn
Tuân thủ dễ dàng với ClickUp
Danh sách kiểm tra tuân thủ GDPR được cấu trúc tốt là điều cần thiết để đảm bảo rằng tổ chức của bạn đáp ứng các yêu cầu của quy định quan trọng này.
Các tính năng quản lý dự án của ClickUp cung cấp một nền tảng mạnh mẽ để tạo và quản lý danh sách kiểm tra tuân thủ GDPR của bạn. Bằng cách chia nhỏ quá trình có vẻ phức tạp này thành các công việc nhỏ hơn, dễ quản lý hơn, bạn có thể theo dõi tiến độ hiệu quả, xác định các vấn đề tiềm ẩn và đảm bảo tuân thủ.
Từ việc phác thảo quy trình đến phân công trách nhiệm, theo dõi tiến độ và hợp tác với nhóm của bạn, ClickUp có thể giúp dự án tuân thủ của bạn đi đúng hướng.
Đăng ký tài khoản ClickUp miễn phí và bắt đầu quá trình tuân thủ GDPR!