Imagine um time de futebol entrando em campo para jogar sem visão. De passes errados a posicionamentos incorretos, eles continuam cometendo erros até que acabam perdendo.
Percebeu o problema aqui? Falta de preparação (ou talvez não seja o dia deles).
De qualquer forma, um PI ou Planejamento de incremento de programa não é diferente. Esses eventos são como reuniões de equipe, em que os membros se encontram para discutir pendências, avaliar a prontidão organizacional e planejar ações futuras. Planejamento de PI permite que vários departamentos de uma organização se coordenem e compartilhem a mesma visão de sucesso, assim como os jogadores de futebol bem preparados sabem exatamente quando atacar ou defender.
Para qualquer equipe de desenvolvimento de produtos, acertar a sessão de planejamento do PI é metade da batalha vencida. Não fazer isso leva a problemas de comunicação falta de trabalho em equipe e nenhum entendimento real das necessidades do usuário ou do cliente.
Neste guia, nós simplificamos o processo de planejamento de PI para você - veremos como mapear objetivos, enfrentar desafios e usar as práticas recomendadas do setor para se destacar em cada reunião!
O que é um evento de planejamento de PI e quais equipes precisam dele?
A parte do SAFe (Scaled Agile Framework), o PI ou planejamento de incremento de projeto é um evento de equipe padrão realizado em intervalos fixos, normalmente de 8 a 12 semanas.
Ele ajuda as equipes dentro da estrutura ágil a colaborar com as partes interessadas e concordar ou votar em seguir determinados princípios para os resultados esperados. Após o acordo, cada membro da equipe no Agile Release Train (ART) pode garantir que um produto ou serviço aprimorado seja lançado no prazo.
**A visão, os objetivos e os resultados alcançados durante uma sessão são temporários e propensos a modificações na próxima reunião de planejamento de incremento do programa
Todas as equipes ágeis precisam de planejamento de PI?
Em um contexto de negócios, é bom observar que o planejamento de PI funciona melhor para organizações de grande escala e equipes híbridas onde a coordenação de grupos maiores pode ser difícil. Embora as equipes reuniões de sprint e retrospectivas são adequadas para equipes menores, mas sessões extensas com muitos participantes serão melhores se seguirem um processo de planejamento de PI estabelecido.
A ideia aqui é ajudar os funcionários e as partes interessadas a se manterem na mesma página. Como? Bem, os membros presentes nesse evento criam um roteiro coletivamente. É algo com o qual as equipes concordam, o que estabelece a base para processos futuros sem conflitos.
Algumas equipes podem planejar uma cerimônia de planejamento do PI para refletir sobre o atual processos de tomada de decisão identificar ineficiências e trazer à tona qualquer feedback. Esses eventos também apoiam discussões sobre desafios existentes e potenciais para o progresso geral de um projeto.
Quem são os participantes do planejamento do PI?
Tecnicamente, um evento de planejamento de PI exige a participação de todas as partes interessadas e equipes de um Agile Release Train. A tabela a seguir lhe dará uma ideia aproximada das funções dos principais participantes:
Algumas equipes criam um conselho de programa designado com consultores e arquitetos de soluções que ajudam a a definir os objetivos do PI e definir dependências funcionais .
Bônus: Precisa de um layout rápido para lidar com suas reuniões ágeis? Comece facilmente com o Modelo de planejamento do ClickUp PI ! Ele fornece uma visão abrangente de todos os atrasos, riscos do programa e cargas de trabalho, tornando-o exatamente o que as equipes precisam para organizar, rastrear e definir metas de forma consistente para cada cerimônia de planejamento de PI.
Estruture seus processos de reunião, aloque recursos de forma eficaz e planeje com antecedência para uma execução bem-sucedida com este modelo de planejamento PI
Etapa de planejamento pré-PI: como se preparar para um evento bem-sucedido
O planejamento do PI pode não ser a sessão mais simples para empresas que ainda não conhecem o conceito. Mesmo equipes ágeis bastante experientes precisam de tempo para preparar e organizar todos os materiais para a reunião de incremento do programa.
Uma boa estratégia é fazer uma lista de verificação de todos os componentes a serem considerados ao iniciar a preparação do planejamento do PI. Aqui estão cinco dicas que podem ajudá-lo:
- Lista de partes interessadas: Nunca deixe de lado as pessoas que apoiam a visão de longo prazo de sua marca. Certifique-se de manter uma lista de todas as partes interessadas que você precisa notificar antes da reuniãoexperimente estes modelos de mapeamento de partes interessadas para obter suporte2. Material e backlogs: Depende do estágio do seu projeto. Adicione apenas conteúdo importante, como roteiros para o futuro e listas de backlogs do evento de planejamento de PI anterior
- Local: Para reuniões de planejamento do PI presenciais, organize-as em uma área espaçosa onde as pessoas possam se movimentar livremente. Dessa forma, elas não precisam ficar restritas a cadeiras o tempo todo
- Software: A melhor maneira de se preparar para uma sessão de planejamento do PI bem-sucedida é usar um software de reunião ousoftware de gerenciamento de projetos (como o ClickUp ). Esses produtos são projetados para ajudar as equipes de desenvolvimento a planejar e gerenciar seus produtos com eficiência
- Agenda padrão: Ninguém gosta de ir para uma reunião completamente às cegas. A bordopalestrantes que possam transmitir a agenda de planejamento do PI de forma eloquente e promover a formação de equipes simultaneamente
Desafios comuns a serem observados durante os eventos de planejamento de PI
Além da lista de verificação acima, as equipes ágeis também devem se concentrar em resolver os problemas comuns que surgem antes de organizar uma sessão de planejamento de PI, especialmente se tiverem membros da equipe remotos.
**Vamos explorar os três principais desafios do planejamento de PI
Falta de engajamento
A tempo médio de atenção do ser humano é de apenas 8,25 segundos, portanto, você deve tentar manter todos os participantes envolvidos durante toda a sessão.
Se você continuar a ler longos parágrafos de um script, isso não servirá para você, mas manter uma conversa cara a cara sim. Além disso, tente incorporar mais colaboração em tempo real ferramentas em suas sessões. Você pode usar quadros brancos digitais que permitam que todos na reunião façam brainstorming, contribuam com ideias e se sintam ouvidos.
O ClickUp Whiteboards é o seu hub visual centralizado para transformar de forma colaborativa as ideias da equipe em ações coordenadas
A realização de muitas sessões de planejamento de PI consecutivas pode desgastar os funcionários. Portanto, antes de sua próxima sessão de planejamento de PI, elabore um cronograma ideal de cadência de reuniões para aproveitar ao máximo o tempo de todos.
Problemas de fuso horário
Para locais de trabalho globais e equipes distribuídas, organizar uma reunião com todos os membros da equipe em um horário estipulado pode ser um pesadelo. Além da variação de fusos horários, organizar esses eventos sem uma ferramenta de agendamento adequada pode piorar ainda mais a situação.
Você pode tentar dividir cada sessão de planejamento de PI em horas mais curtas e estendê-la por alguns dias para garantir que todos possam ficar durante todo o evento. Considere investir em uma boa software de programação e a implementação de um estratégias de comunicação para planejar essas sessões com bastante antecedência.
Comunicação inadequada
Um problema comum com o qual você pode se deparar com frequência é o fato de o proprietário ou o gerente do produto não declarar claramente os problemas atuais, as demandas ou os resultados esperados - tudo isso enquanto solicita recursos mais diretos. 🤷
Por exemplo, se uma equipe de programadores gerencia cerca de 20 linhas de código por mês, eles devem garantir que o trabalho seja valioso para a visão de longo prazo da empresa.
Uma abordagem inteligente aqui é colocar os clientes em primeiro lugar nesse cenário. Observe um produto do ponto de vista do usuário durante esse processo e mencione os pontos que lhe conferem valor extra e que podem levar os clientes a comprá-lo em vez das ofertas da concorrência.
6 etapas para realizar sempre sessões de planejamento de PI bem-sucedidas
Vamos agora descobrir as etapas para conduzir um planejamento de PI significativo e sessões de discussão em equipe. Demonstraremos algumas delas Suíte Agile do ClickUp para ajudá-lo a entender melhor como implementar cada etapa. 🌻
Etapa 1: mapear metas e objetivos de planejamento de PI
Conforme mencionado acima, objetivos claros e comprometidos do PI são essenciais desde o início. Acrescente quaisquer metas importantes que sua equipe deva abordar na reunião. Sem definir metas sua sessão não terá nenhum contexto para criar um roteiro.
É aqui que Metas do ClickUp é muito útil! Ele permite que você comece a criar metas de planejamento de PI ou de sprint futuro e as classifique em pastas. Você pode visualizar o progresso de cada meta à medida que a reunião avança.
Estabeleça metas mensuráveis para tarefas e projetos com progressão automática para atingir com mais eficiência os objetivos com cronogramas definidos e metas quantificáveis
Vincule as metas às suas tarefas para um melhor controle. Dessa forma, o ClickUp refletirá automaticamente o progresso das metas à medida que você continuar concluindo as tarefas vinculadas. Sinta-se à vontade para definir diferentes tipos de metas, como métricas numéricas, condicionais e percentuais.
Facilite os preparativos para o planejamento pré-PI adicionando descrições a cada meta e informando à sua equipe o que precisa ser feito para criar materiais.
Ainda acha que é muito trabalho? Tente aproveitar o o modelo de metas SMART do ClickUp para começar a trabalhar no trem da definição de metas imediatamente!
Etapa 2: Visualize como sua equipe idealiza
Depois de definir suas metas, a próxima etapa é a ideação com sua equipe ágil. As equipes usam quadros brancos para fixar notas adesivas com ideias em um ambiente físico. Mas também é possível fazer muito em um quadro digital!
Com o quadro virtual Quadros brancos ClickUp com o ClickUp, as equipes podem deixar sua criatividade fluir sem parar em um espaço infinito. Cada participante recebe um cursor e uma barra de ferramentas para lançar ideias, propor planos de ação e destacar recursos prioritários. 🦋
Colabore visualmente com os membros da equipe nos quadros brancos do ClickUp para fazer brainstorming e transformar ideias em itens acionáveis
Se os fluxos de trabalho propostos para o próximo incremento forem muito complexos, entre no Mapas mentais do ClickUp e crie um mapa de processo passo a passo, desenhando conexões entre vários nós.
Para visualizar ainda mais os fluxos de trabalho individuais, use Visualização do quadro Kanban do ClickUp para ver o andamento das tarefas nas fases de progresso. Se você estiver enfrentando vários riscos e dependências, mapeie uma solução usando Visualização do gráfico de Gantt do ClickUp e identificar as dependências entre as equipes para concluir o próximo ciclo de incremento.
Etapa 3: Defina marcos realistas
Não se limite a dar à sua equipe instruções simples como Início e Fim. Certifique-se de que a preparação do planejamento do PI tenha marcos realistas que as pessoas possam concluir. Uma maneira interessante de fazer isso é usar Marcos do ClickUp que permite que você destaque qualquer realização importante.
Visualize os marcos do projeto com a visualização de Gantt no ClickUp
Os marcos ajudam a motivar sua equipe, mostrando-lhes o valor de seus resultados. Eles ajudam os gerentes de equipes ágeis a alocar recursos para diferentes tarefas e a fazer estimativas precisas para a revisão final do plano. Isso também permite que você revise e identifique quaisquer alterações imediatamente, em vez de descobri-las no último momento.
Etapa 4: defina as funções de cada membro e elabore planos para contingências
Certifique-se sempre de que as equipes de desenvolvimento estejam cientes de suas funções na preparação para a próxima sessão de planejamento do PI. Não será de grande ajuda se as coisas derem errado e as pessoas perguntarem o que devem fazer todos os dias. O mesmo se aplica a eventos não planejados em que a sua equipe está em todos os lugares devido à falta de um plano de contingência.
Depois de criar uma lista de tarefas no seu evento de planejamento de PI, atribua rótulos e informe a todos quais são as suas responsabilidades. Você pode até tentar priorizar as tarefas para abordar as atualizações de recursos mais importantes mais cedo.
Defina rapidamente a prioridade da tarefa em uma tarefa para comunicar o que precisa de atenção primeiro
Usar Prioridades da tarefa no ClickUp e defina suas tarefas com um dos quatro rótulos codificados por cores - Urgente, Alto, Normal e Baixo. Você pode planejar e definir esses rótulos com antecedência para melhorar a visibilidade do tempo de resposta de uma equipe para cada tarefa.
A definição das funções da equipe é igualmente importante para o fluxo adequado de conhecimento e tomada de decisões quando o trabalho de incremento começar. O ClickUp tem vários modelos de funções e responsabilidades para ajudá-lo aqui. Você pode experimentar o Modelo de matriz RACI do ClickUp para definir funções com base nesses quatro elementos: Responsável, Aresponsável, Cconsultado e Iindividual.
Use o Modelo de Matriz RACI do ClickUp para delinear as funções dos membros da sua equipe em diferentes tarefas e atividades
Etapa 5: estabelecer canais de comunicação claros e abertos
Além das reuniões, é difícil para as equipes terem conversas cara a cara, o que as deixa presas aos problemas.
Ter canais de comunicação claros ajuda as equipes ágeis a resolverem gargalos juntos mais rapidamente. Em vez de descobrir a solução para um problema sozinhos, os membros podem postar o que estão enfrentando e receber a assistência adequada, mesmo após o evento de planejamento do PI.
Isso é exatamente o que o Visualização do ClickUp Chat foi criada para facilitar conversas abertas. A visualização permite o envio de links, imagens e outros recursos aos membros da equipe para promover um trabalho assíncrono bem coordenado.
Adicione membros da equipe a discussões e colabore com o ClickUp Chat em um único espaço e evite alternar entre softwares
Com a capacidade de criar salas de bate-papo para qualquer projeto ou equipe, você tem controle total sobre quem pode acessar cada conversa. O recurso permite que você mencione qualquer pessoa, use a edição de rich-text e atribua itens de ação. É exatamente o que você precisa quando tem um vídeo tutorial em mente!
Etapa 6: Refletir e refinar
Após o término do evento de planejamento do PI, lembre-se de refletir sobre as coisas que deram certo, os desafios enfrentados e as áreas que precisam ser melhoradas. No final de cada sessão de planejamento do PI, faça uma rápida pesquisa de feedback com os participantes, especialmente com as partes interessadas, e obtenha a opinião deles sobre o valor geral e a agilidade das sessões recentes. Para acelerar o processo, use Formulários ClickUp para enviar questionários personalizados aos participantes pretendidos.
Depois de receber o feedback, talvez você queira ir para o Sprints do ClickUp para automatizar seu fluxo de trabalho e acompanhar as metas futuras de planejamento de PI. É uma solução dimensionável e pode ajudá-lo a acompanhar as alterações implementadas nos ciclos de incremento.
Gerenciar Sprints na visualização do quadro
Práticas recomendadas de planejamento de PI
**Todas as equipes ágeis precisam aproveitar ao máximo uma sessão com tempo limitado, como o planejamento PI, para garantir que todos compartilhem a mesma visão
Para resumir o que discutimos, aqui estão algumas das melhores práticas de planejamento do PI que o ajudarão a aproveitar ao máximo cada sessão:
- Mantenha as coisas divertidas: Ninguém quer participar de uma reunião em que uma pessoa fica falando por horas. Certifique-se de que todos os participantes da sessão se sintam envolvidos, interagindo com eles em intervalos regulares
- Deixe os objetivos claros: Antes da reunião, deixe claro cada objetivo do PI para ajudar os participantes a saber o que precisam realizar no evento
- Grave cada sessão: É claro que você pode fazer reuniões ao vivo para membros remotos da equipe, mas e aqueles que não puderam comparecer? UseClipes do ClickUp para gravação de tela de alta qualidade durante reuniões sem limite de tempo
- Cronometre o evento: É bom controlar o tempo durante cada sessão de planejamento do PI para garantir que todos os pontos críticos sejam discutidos de forma razoável. IncorporarRastreamento de tempo do ClickUp para começar a monitorar suas sessões e adicionar notas a cada registro para obter mais contexto
- Modelos de uso: Gerenciamento de projetos, backlog emodelos de planejamento de sprint fornecem uma estrutura para registrar pontos repetitivos que surgem durante as reuniões
Importância de criar objetivos de planejamento de PI centrados no cliente
Seus objetivos de planejamento de PI não produzirão os resultados desejados se não forem baseados na solução dos problemas dos clientes. Aqui está um resumo rápido de como criar objetivos de PI que sejam bons para os negócios:
- Criando uma visão: A primeira etapa é avaliar sua empresa e entender sua visão. Isso permitirá que você alinhe todos os objetivos com as metas de longo prazo da empresa
- Analisar o feedback dos clientes: Veja quais são as dificuldades dos clientes ou o que eles querem melhorar. Comunique-se com sua equipe ágil para ver onde os recursos podem ser adicionados para resolver esses problemas
- Escreva os objetivos do programa: Escrever os objetivos do incremento pode ser complicado devido ao número de elementos que você deseja cobrir. Quer fazer isso mais rápido? UseClickUp AI para elaborar seus objetivos de PI e levar o brainstorming para o próximo nível! Com mais de 100 casos de uso predefinidos, você pode idealizar objetivos de PI coerentes em minutos
- Revise seus objetivos de PI: A última etapa é revisar todos os objetivos de PI com várias equipes e destacar os que têm alta prioridade
Resuma as anotações da reunião em segundos com a IA do ClickUp
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