Contratar uma equipe de especialistas não garante o sucesso se você não tiver estabelecido com precisão as funções e responsabilidades da equipe. ???
Definições inadequadas de funções podem levar a mal-entendidos, redução do foco, entregas malfeitas, sobreposições de trabalho, utilização inadequada de recursos e insatisfação dos funcionários. De acordo com uma pesquisa da Effectory, 75% dos funcionários com clareza nas funções relatam melhores níveis de satisfação no trabalho.
Definir funções, responsabilidades e até mesmo procedimentos faz parte do manual de cada líder. Mas o processo pode ser exaustivo e demorado, especialmente se você estiver gerenciando uma equipe grande. Felizmente, você não precisa começar do zero, graças aos modelos de funções e responsabilidades.
Discutiremos os 10 melhores modelos para estabelecer funções e fluxos hierárquicos dentro da sua organização. Nossas análises concisas ajudarão você a encontrar o modelo certo em pouco tempo!
O que é um modelo de funções e responsabilidades?
O sucesso de qualquer empresa, independentemente do seu tamanho e ramo de atividade, depende do grau de compreensão e execução das funções por parte dos seus funcionários. Os líderes e gerentes de RH podem usar um modelo de funções e responsabilidades para apresentar uma gama completa de tarefas, responsabilidades profissionais e expectativas de desempenho para a função.
Suas seções padrão geralmente vêm com diretrizes para ajudá-lo a esclarecer:
- O cargo com as competências e habilidades desejadas
- Departamentos ou gerentes de projeto responsáveis por alinhar com
- Fluxos de comunicação hierárquicos (ou seja, a quem o funcionário se reporta)
- Uma análise das principais responsabilidades e funções dos outros membros da equipe.
- KPIs e métricas para avaliação
Um modelo de responsabilidades ajuda você a definir as funções do cargo de acordo com as metas e objetivos da equipe. Além de evitar falhas de comunicação, ele é útil para:
- Avaliação de desempenho: as métricas de desempenho definidas ajudam você a medir o desempenho dos membros da equipe em relação às funções atribuídas a eles.
- RH: Descrições de cargos objetivas ajudam o departamento de RH a encontrar os candidatos adequados.
- Desenvolvimento dos funcionários: colegas de equipe conscientes de suas funções são mais propensos a desenvolver suas habilidades e participar dos processos de tomada de decisão com confiança.
- Baixa rotatividade: funções claramente definidas eliminam o elemento de confusão da equação, promovendo uma sensação de segurança no emprego e reduzindo a rotatividade de funcionários.
O que torna um modelo de funções e responsabilidades bom?
Um bom modelo de funções e responsabilidades deve ter as seguintes características:
- Estrutura clara: o modelo deve ser fácil de seguir e ter seções claras que discutam vários aspectos de uma função, desde responsabilidades até predefinições hierárquicas.
- Monitoramento do progresso: muitos dos melhores modelos oferecem opções para acompanhar o progresso dos funcionários, tornando o documento útil para exercícios de avaliação.
- Recursos de personalização: como o perfil do cargo pode mudar devido a eventos de expansão ou reestruturação, o modelo deve ter espaço para atualizações fáceis das seções.
- Acessibilidade: colegas de equipe relevantes, como avaliadores de desempenho e líderes de equipe, devem ter acesso ao documento.
- Suporte colaborativo: o modelo deve permitir contribuições de diferentes chefes de projeto, especialmente se a função envolver tarefas que abrangem vários departamentos.
10 modelos de funções e responsabilidades para usar
Analisamos dezenas de modelos de funções e responsabilidades e selecionamos as 10 melhores opções que podem ser aplicadas a uma variedade de funções modernas. Vamos direto ao assunto! ?
1. Modelo de funções e responsabilidades de gerenciamento de projetos do ClickUp
O sucesso de qualquer projeto depende da organização — deve haver um esboço claro de quem faz o quê, como e quando. O modelo de funções e responsabilidades de gerenciamento de projetos do ClickUp ajuda você a criar um resumo conciso, mas abrangente, do envolvimento de cada funcionário em um projeto e garantir a máxima transparência.
O charme do modelo reside na sua versatilidade — ele pode ser usado para todos os nichos, desde o desenvolvimento de software de IA até a fabricação de bonecas Barbie. ?
Suas seções cuidadosamente criadas ajudam você a definir funções, atribuir responsabilidades e planejar projetos. Você começa com uma seção geral chamada Nome do projeto, que descreve as metas e os objetivos do seu projeto.
Algumas seções dignas de nota e favoráveis a projetos incluem:
- Conheça a equipe: aqui você mencionará as pessoas envolvidas no projeto e discutirá suas responsabilidades. Você pode ser tão detalhado quanto quiser — não há limite máximo de caracteres com que se preocupar!
- Cronograma do projeto: Divida o trabalho em partes menores e mais fáceis de gerenciar (tarefas), defina metas e represente-as em um cronograma.
- Orçamento e recursos: estime quanto custará cada atividade e deixe margem para apresentar despesas gerais reais. Você pode comparar os dois para uma alocação adequada de recursos no futuro.
Anexe o modelo às tarefas e crie um repositório centralizado de informações do projeto para sua equipe. Você pode usar este modelo como um documento externo — compartilhe-o com suas partes interessadas e parceiros para informá-los sobre seus projetos mais recentes, apresentá-los à sua equipe e mantê-los atualizados sobre as novidades.
2. Modelo de matriz de funções e permissões do ClickUp
Definir as responsabilidades de cada indivíduo em sua equipe não é suficiente — você precisa descrever como as diferentes funções interagem entre si e explicar o nível de acesso e permissões de cada funcionário.
Faça isso com o modelo de matriz de funções e permissões do ClickUp e garanta um trabalho em equipe eficiente e uma comunicação de alto nível que flua na direção certa. ?
O modelo garante que todos os membros da equipe saibam a quem se reportam e evita confusões, estabelecendo uma cadeia de comando hierárquica transparente. Ele oferece duas visualizações de lista (Tarefas Internas e Tarefas Externas) e uma visualização de quadro (Tarefas do Departamento).
A visualização Tarefas internas define as tarefas juntamente com as funções internas necessárias para fluxos de trabalho baseados em aprovação. Forneça informações sobre o departamento (como Vendas, Operações ou Marketing) e marque as funções envolvidas em uma tarefa. Determine a pessoa responsável e deixe comentários adicionais no campo Observações. A visualização Tarefas externas é semelhante à anterior, só que, neste caso, o foco está em funções externas, como atacadistas, freelancers e varejistas.
A visualização Tarefas do departamento é um quadro Kanban onde as tarefas das visualizações anteriores são exibidas como cartões e agrupadas por departamento responsável (como Marketing, RH ou Atendimento ao Cliente ). Use-a para visualizar as cargas de trabalho da equipe.
O modelo oferece várias funções por padrão, como CEO, vice-presidente, líder de equipe e chefe de RH, mas você pode atualizar o banco de dados para se alinhar à estrutura da sua empresa.
3. Modelo de matriz de controle de acesso baseado em funções do ClickUp
A implementação de protocolos de segurança é uma parte essencial da proteção dos ativos digitais de uma organização, mas pode ser cansativo definir os níveis de acesso dos funcionários. O modelo de matriz de controle de acesso baseado em funções do ClickUp simplifica o processo de atribuição de controles de acesso adequados.
O modelo foi projetado tendo em mente a abordagem de controle de acesso baseado em função (RBAC). Você pode definir o nível de acesso de cada funcionário a informações confidenciais para evitar violações de segurança e melhorar os processos de tomada de decisão baseados em dados.
Este modelo ajuda principalmente a definir esses protocolos com a ajuda de três visualizações.
A visualização mais prática é a Matriz de Controle de Acesso. É aqui que você define itens específicos para sua linha de trabalho e personaliza os níveis de acesso para cada um. O ClickUp oferece sete níveis de controle de acesso:
- Autorizar
- Criar
- Ver
- Atualizar
- Reverter
- Excluir
- Configurar
Escolha o que cada função de usuário pode fazer com itens específicos, selecionando um ou mais níveis de controle de acesso na lista suspensa.
As duas outras visualizações (Usuários externos e Usuários internos) permitem que você veja as tarefas agrupadas de acordo com o tipo de função. Personalize as funções com base na hierarquia da sua organização.
4. Modelo de matriz de atribuição de responsabilidades do ClickUp
Uma matriz de atribuição de responsabilidades (RAM) é um gráfico de gerenciamento de projetos que descreve as funções de todas as pessoas envolvidas em uma iniciativa. O modelo de matriz de atribuição de responsabilidades do ClickUp oferece um gráfico pronto que ajuda a visualizar como cada membro da equipe contribui para um projeto.
Este é um modelo de quadro branco. Para quem não conhece, os quadros brancos do ClickUp são ferramentas digitais altamente personalizáveis, ideais para visualizar ideias, fazer brainstorming e trabalhar com sua equipe em tempo real, independentemente da sua localização.
Este modelo oferece um quadro branco com uma matriz criada por especialistas. Suas colunas representam diferentes processos, enquanto as linhas mostram os funcionários individualmente. Basta baixar o modelo gratuito e renomear as colunas e linhas de acordo com suas necessidades.
Adicione um toque visual ao seu RAM com a ajuda de emojis. Por padrão, o ClickUp oferece quatro emojis para descrever quem é:
- Responsável ⚒️
- Responsável?
- Consultado?
- Informado?
Depois de concluída, a grade visual se torna uma fonte comum para identificar o pessoal-chave e os exercícios de comunicação.
5. Modelo de matriz RACI da ClickUp
Você adivinhou: o modelo de matriz RACI do ClickUp é baseado na matriz RACI (Responsável, Responsável, Consultado e Informado). Fundamentalmente, ele é semelhante em espírito ao modelo anterior que discutimos. Mas este tem um design mais complexo para dar suporte ao monitoramento de tarefas.
Usar o modelo RACI é bastante simples, mesmo que você seja novo na filosofia RACI. Recomendamos começar pela visualização em matriz — é aqui que você atribuirá as funções da equipe para os quatro elementos RACI. Edite as funções de trabalho para se adequarem à estrutura da sua empresa.
O modelo oferece diferentes configurações de visualização para monitorar as tarefas. Por exemplo, a visualização Status do projeto é ideal para definir prazos realistas e monitorar o andamento de cada tarefa. Você pode criar e atribuir tarefas para cada função e adicionar atributos de status como Bloqueado, Concluído, Em andamento, Revisão interna e A fazer.
A visualização Equipe do projeto é mais adequada para acompanhar atribuições de tarefas individuais. A visualização Liderança do projeto oferece aos membros da sua equipe uma visão rápida sobre quem é responsável por uma tarefa ou subtarefa específica. Quanto à visualização Recursos externos, ela compila todos os ativos externos necessários para entregar seu trabalho.
6. Modelo de modelo DACI da ClickUp
O modelo DACI é uma estrutura de tomada de decisão baseada na atribuição de funções específicas aos membros da equipe para acelerar e otimizar processos e evitar confusão. “DACI” é um acrônimo para Driver (Impulsionador), Approver (Aprovador), Contributor (Colaborador) e Informed (Informado). O modelo DACI da ClickUp segue essa estrutura à risca.
Suas múltiplas visualizações permitem atribuir os rótulos certos à sua equipe e mapear a linha de responsabilidade. Comece com a visualização da lista DACI para adicionar tarefas aos membros da equipe, definir um status de prioridade e o estágio de tomada de decisão. Outras visualizações práticas incluem:
- Exibição de prioridades: para definir quais tarefas devem ser concluídas primeiro. Você pode adicionar notas para explicações adicionais ou dicas valiosas.
- Visualização do quadro DACI: este é um quadro Kanban que exibe as tarefas da visualização da lista DACI como cartões. Ele classifica os cartões de tarefas com base no estágio de tomada de decisão (como Contexto, Coleta de dados e Alternativas). Altere os critérios de classificação pressionando o botão Agrupar por no canto superior direito da tela.
- Visualização do quadro: este quadro Kanban classifica as tarefas com base em seu status, que pode ser Não iniciado, Em andamento e Concluído.
Assim como outros modelos do ClickUp, este é 100% personalizável — adapte seus campos personalizados, adicione novas visualizações e edite seções para garantir que seu exercício DACI esteja alinhado com seus negócios.
7. Modelo de planejamento RACI da ClickUp
Se você adora layouts RACI para definir funções de equipe, temos outra opção excelente para você! O modelo de planejamento RACI do ClickUp pode ser sua escolha ideal para esclarecer funções, visualizar e melhorar processos e identificar as pessoas responsáveis por concluir tarefas, dar conselhos ou tomar decisões.
Este é um modelo do Doc e não vem com várias visualizações, mas isso não o torna menos valioso. É uma ferramenta ideal para líderes que desejam criar um esboço visual de fonte única das atividades do projeto e das funções dos usuários. Como é baseado na abordagem RACI, você categoriza os usuários com base nas seguintes categorias:
- Responsável: é o proprietário da tarefa, a pessoa responsável pela conclusão.
- Responsável: para usuários que devem participar da tomada de decisões importantes
- Consultado: use essa classificação para usuários que oferecem sugestões, mas não participam da tomada de decisões. Eles não serão responsáveis pela conclusão ou pelo sucesso do projeto.
- Informado: destinado a usuários que se mantêm atualizados sobre o andamento do projeto, mas normalmente não participam da tomada de decisões.
Este modelo oferece uma tabela com cargos e atividades do projeto. Determine a função de cada pessoa envolvida no projeto colocando R, A, C ou I no campo correspondente. Codifique os campos com cores para facilitar a distinção e compartilhe a tabela com sua equipe para manter todos alinhados.
8. Modelo de SOP de responsabilidades profissionais da ClickUp
Para a maioria das empresas, os procedimentos operacionais padrão (SOPs) são os mapas do tesouro para o sucesso. ?
O modelo de SOP de responsabilidades de trabalho do ClickUp permite que você crie um SOP detalhado baseado em funções. Ele pode conter instruções sobre como realizar diferentes tarefas, manter a qualidade do trabalho e ser eficiente. O modelo garante que seus funcionários adotem uma abordagem padronizada para o trabalho, minimizando o risco de erros.
O modelo de SOP oferece seções pré-definidas com textos padrão do setor para definir os SOPs de forma clara e objetiva. Preencha as seções de objetivo, escopo e procedimento e adicione recursos extras na parte inferior do documento (se necessário).
Se você é novo na elaboração de SOPs, siga o guia integrado ao modelo para prosseguir. Você pode facilmente delinear cadeias de delegação e incluir precursores de comunicação que espera que sejam seguidos.
Para tornar seu SOP mais orientado para a ação, ajuste a seção de objetivo do modelo e use-o como uma declaração de trabalho (SOW). Defina melhor a SOW adicionando o escopo, os objetivos, os prazos e os resultados do projeto, e explicando quem faz o quê e quando.
9. Modelo de descrição de cargo do Microsoft Word da Betterteam
Tem uma vaga em aberto para preencher? O modelo de descrição de cargo do Microsoft Word da Betterteam ajuda você a descrever a vaga em detalhes por meio de uma estrutura organizada.
Você tem quatro seções: Reporta-se a, Visão geral do cargo, Responsabilidades e deveres e Qualificações. Cada seção vem com orientações sobre o que escrever e como. Por exemplo, na parte Qualificações, o modelo instrui você a incluir pontos como nível de escolaridade, experiência ou habilidades específicas que você procura para atrair candidatos adequados.
O formato Microsoft Word do modelo torna-o 100% personalizável. Adicione seções extras, altere fontes e ajuste o modelo para corresponder à marca da sua empresa.
10. Modelo de funções e responsabilidades do Microsoft Word por Template.net
Esclareça as posições de trabalho dentro da sua empresa e facilite a transparência das funções com o modelo de funções e responsabilidades do Microsoft Word da Template.net.
O modelo fornece a estrutura perfeita para criar anúncios de emprego — ele define o cargo, o tipo de posição, o departamento e a cadeia de comando. O ponto principal do modelo é definir uma descrição detalhada do cargo. É aqui que você inclui todas as informações sobre o cargo que ajudarão a atrair os candidatos certos.
O modelo de documento de funções e responsabilidades está disponível nos formatos Microsoft Word e Google Docs, para que você possa escolher o que preferir. Embora não ofereça opções avançadas de colaboração e visualização, o modelo é ideal para quem deseja uma solução sem recursos extras. ?
Você pode ajustar suas seções para obter os resultados desejados. Por exemplo, inclua uma seção sobre habilidades especiais que o cargo exige, seja possuir um certificado específico ou falar uma língua estrangeira.
Crie sua equipe perfeita com esses modelos de funções e responsabilidades
Equipes perfeitas não são montadas aleatoriamente — elas são formadas com cuidado.
Sem funções e responsabilidades definidas para os funcionários, sua empresa é como um navio no mar sem bússola e com um convés cheio de marinheiros inexperientes. Por mais que se esforcem, o navio nunca chegará ao seu destino. ⛴️
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