A contratação de uma equipe de especialistas não garante o sucesso se você não tiver estabelecido com precisão as funções e responsabilidades da equipe. 🧑🤝🧑
Definições de trabalho ruins podem levar a mal-entendidos, redução do foco, entregas malfeitas, sobreposições de trabalho, trabalho inadequado, etc utilização inadequada de recursos e insatisfação dos funcionários. De acordo com uma pesquisa da Efetivo em um estudo realizado pela Universidade de São Paulo, 75% dos funcionários com clareza na função relatam melhores níveis de satisfação no trabalho.
A definição de funções, responsabilidades e até mesmo procedimentos faz parte do manual de todo líder. No entanto, o processo pode ser exaustivo e demorado, principalmente se você estiver administrando uma equipe grande. Felizmente, você não precisa começar do zero, graças aos modelos de funções e responsabilidades.
Discutiremos os 10 principais modelos para estabelecer deveres e fluxos hierárquicos em sua organização. Nossas análises detalhadas o ajudarão a encontrar o modelo certo em pouco tempo!
O que é um modelo de funções e responsabilidades?
O sucesso de qualquer empresa, independentemente do tamanho e do ramo de atividade, depende de quão bem os funcionários entendem e cumprem suas funções. Líderes e Gerentes de RH podem usar um modelo de funções e responsabilidades para apresentar uma gama completa de deveres, responsabilidades do trabalho e expectativas de entrega para a função.
Suas seções padrão normalmente vêm com diretrizes para ajudá-lo a esclarecer:
- O título do cargo com as competências e habilidades desejadas
- O(s) departamento(s) responsável(is) ou os gerentes de projeto com os quais se alinhar
- Fluxos de comunicação hierárquica (ou seja, a quem o funcionário se reporta)
- Um detalhamento das principais responsabilidades e das funções dos outros membros da equipe
- KPIs e métricas para avaliação
Um modelo de responsabilidade ajuda você a criar deveres de trabalho de acordo com metas e objetivos da equipe . Além de evitar falhas de comunicação, é útil para:
- Avaliação de desempenho: As métricas de desempenho definidas ajudam a medir o desempenho dos membros da equipe em relação às suas funções marcadas
- RH: Descrições de cargos bem detalhadas ajudam o departamento de RH a encontrar contratações adequadas
- Desenvolvimento do funcionário: Os colegas de equipe conscientes dos deveres têm maior probabilidade de desenvolver suas habilidades e participar deprocessos de tomada de decisão com confiança
- Baixa rotatividade: Funções claramente definidas eliminam o elemento de confusão da equação, promovendo um senso de segurança no trabalho e reduzindo a rotatividade de funcionários
O que faz um bom modelo de funções e responsabilidades?
Um bom modelo de funções e responsabilidades deve ter as seguintes características:
- Estrutura clara: O modelo deve ser fácil de seguir e ter seções claras que discutam vários aspectos de uma função de trabalho, desde as responsabilidades até as predefinições hierárquicas
- Monitoramento do progresso: Muitos dos principais modelos oferecem opções paramonitorar o progresso dos funcionáriostornando o documento útil para exercícios de avaliação
- Recursos de personalização: Como o perfil do cargo pode mudar devido a eventos de expansão ou reestruturação, o modelo deve ter espaço para atualizações de seção sem esforço
- Acessibilidade: Os colegas de equipe relevantes, como avaliadores de desempenho e líderes de equipe, devem poder acessar o documento
- Suporte colaborativo: O modelo deve permitir contribuições de diferentes chefes de projeto, especialmente se o cargo envolver tarefas que abrangem vários departamentos
10 modelos de funções e responsabilidades para usar em 2024
Verificamos dezenas de modelos de funções e responsabilidades e selecionamos as 10 principais opções que podem ser aplicadas a uma variedade de funções modernas. Vamos direto ao assunto! 🤩
1. Modelo de funções e responsabilidades de gerenciamento de projetos do ClickUp
Use o modelo de funções e responsabilidades do ClickUp Project Management para organizar sua equipe e definir suas funções
O sucesso de qualquer projeto depende da organização - deve haver um esboço claro de quem faz o quê, como e quando. O Modelo de funções e responsabilidades do gerenciamento de projetos do ClickUp ajuda a criar um resumo conciso e abrangente do envolvimento de cada funcionário em um projeto e a garantir o máximo de transparência.
O charme do modelo está em sua versatilidade - ele pode ser usado para todos os nichos, desde o desenvolvimento de software de IA até a fabricação de bonecas Barbie. 💗
Suas seções cuidadosamente criadas ajudam a definir funções, atribuir responsabilidades e planejar projetos. Você começa com uma seção geral de Nome do projeto que descreve o metas e objetivos .
Algumas seções de destaque para projetos incluem:
- Conheça a equipe: É aqui que você mencionará as pessoas envolvidas no projeto e discutirá suas responsabilidades. Você pode ser tão detalhado quanto quiser - não há limite máximo de caracteres com que se preocupar!
- Linha do tempo do projeto :Dividir o trabalho em partes menores e mais fáceis de gerenciar (tarefas), defina metas e represente-as em uma linha do tempo
- Orçamento e recursos: Faça uma estimativa de quanto cada atividade custará e deixe espaço para apresentar as despesas gerais reais. Você pode comparar os dois para obter o valor adequadoalocação de recursos no futuro
Anexe o modelo às tarefas e crie um repositório centralizado de informações do projeto para sua equipe. Você pode usar esse modelo como um documento externo - compartilhe-o com suas partes interessadas e parceiros para informá-los sobre seus projetos mais recentes, apresentá-los à sua equipe e mantê-los informados sobre as atualizações.
2. Modelo de matriz de funções e permissões do ClickUp
O ClickUp Roles and Permission Matrix Template ajuda você a criar uma cadeia de comando e atribuir tarefas às pessoas certas com apenas alguns cliques
Definir as responsabilidades de cada indivíduo da sua equipe não é suficiente - é preciso delinear como as diferentes funções interagem entre si e explicar o nível de acesso e as permissões de cada funcionário.
Faça isso com o Modelo de matriz de funções e permissões do ClickUp e garantir um trabalho em equipe eficiente e uma comunicação de alto nível que flua na direção certa. 🌊
O modelo garante que todos os membros da equipe saibam a quem se reportam e evita confusões ao definir uma cadeia hierárquica de comando transparente. Ele oferece duas visualizações de lista (Tarefas internas e Tarefas externas) e uma visualização de quadro (Tarefas de departamento).
A visualização de Tarefas Internas define tarefas juntamente com as funções internas necessárias para fluxos de trabalho baseados em aprovação . Forneça informações sobre o departamento (como Vendas, Operações ou Marketing) e coloque uma marca de seleção abaixo das funções envolvidas em uma tarefa. Determine a pessoa responsável e deixe comentários adicionais no campo Remarks (Observações). A visualização External Tasks é semelhante à anterior, só que, nesse caso, o foco está nas funções externas, como atacadistas, freelancers e varejistas.
A visualização Tarefas de departamento é uma Quadro Kanban em que as tarefas das visualizações anteriores são exibidas como cartões e agrupadas pelo departamento responsável (como Marketing, RH ou Atendimento ao cliente ). Use-o para visualizar as cargas de trabalho da equipe.
O modelo oferece várias funções de trabalho por padrão, como CEO, vice-presidente, líder de equipe e chefe de RH, mas você pode atualizar o banco de dados para alinhar-se à estrutura da sua empresa.
3. Modelo de matriz de controle de acesso baseado em função do ClickUp
Defina as funções dos usuários e determine o nível de acesso de cada um de seus funcionários com o modelo de matriz de controle de acesso baseado em funções do ClickUp
A implementação de protocolos de segurança é uma parte essencial da proteção dos ativos digitais de uma organização, mas pode ser cansativo definir os níveis de acesso dos funcionários. A Modelo de matriz de controle de acesso baseado em função do ClickUp simplifica o processo de atribuição de controles de acesso adequados.
O modelo foi projetado mantendo a controle de acesso baseado em função (RBAC) em mente. Você pode definir o nível de acesso de cada funcionário a informações confidenciais para evitar violações de segurança e aprimorar os processos de tomada de decisões com base em dados.
Esse modelo ajuda principalmente a definir esses protocolos com a ajuda de três visualizações.
A visualização mais útil é a Matriz de controle de acesso. É nela que você define os itens específicos da sua linha de trabalho e personaliza os níveis de acesso para cada um deles. O ClickUp oferece sete níveis de controle de acesso:
- Autorizar
- Criar
- Visualizar
- Atualizar
- Reverter
- Excluir
- Configurar
Escolha o que cada função de usuário pode fazer com itens específicos, selecionando um ou mais níveis de controle de acesso na lista suspensa.
As outras duas visualizações (visualização Usuários externos e Usuários internos) permitem que você veja as tarefas agrupadas de acordo com o tipo de função. Personalize as funções com base na hierarquia de sua organização.
4. Modelo de matriz de atribuição de responsabilidade ClickUp
Use o modelo de matriz de atribuição de responsabilidade do ClickUp para visualizar os processos em sua empresa e determinar a função de cada funcionário
Uma matriz de atribuição de responsabilidade (RAM) é uma gráfico de gerenciamento de projetos que descreve as funções de todas as pessoas envolvidas em uma iniciativa. O gráfico Modelo de matriz de atribuição de responsabilidade do ClickUp apresenta um gráfico pronto que ajuda a visualizar como cada membro da equipe contribui para um projeto.
Este é um modelo de quadro branco. Para os não iniciados, Quadros brancos do ClickUp são ferramentas digitais altamente personalizadas, ideais para visualizar ideias, fazer brainstorming e trabalhar com sua equipe em tempo real, independentemente de sua localização.
Esse modelo oferece a você um Quadro branco com uma matriz criada por especialistas. Suas colunas representam diferentes processos, enquanto as linhas mostram funcionários individuais. Basta fazer o download do modelo gratuito e renomear os nomes das colunas e linhas de acordo com suas necessidades.
Adicione um toque visual à sua RAM com a ajuda de emojis. Por padrão, o ClickUp oferece quatro emojis para descrever quem é:
- Responsável ⚒️
- Responsável 🦾
- Consultado 💼
- Informado 🤳
Depois de concluída, a grade visual se torna uma fonte comum de identificação de pessoal-chave e exercícios de comunicação.
5. Modelo de matriz RACI do ClickUp
Use o Modelo de Matriz RACI do ClickUp para delinear as funções dos membros da sua equipe em diferentes tarefas e atividades
Você adivinhou: o Modelo de matriz RACI do ClickUp é baseado na matriz RACI (Responsável, Responsável, Consultado e Informado). Basicamente, seu espírito é semelhante ao do modelo anterior que discutimos. Mas esse modelo tem um design mais complexo para dar suporte ao monitoramento de tarefas.
Usando a matriz Modelo RACI é bastante simples, mesmo que você não conheça a filosofia RACI. Recomendamos começar pela Visão de matriz - é aqui que você atribuirá as funções da equipe para os quatro elementos RACI. Edite as funções de trabalho para que correspondam à estrutura de sua empresa.
O modelo oferece diferentes configurações de visualização para monitorar as tarefas. Por exemplo, a visualização Project Status é ideal para definir prazos realistas e monitorar o progresso de cada tarefa. Você pode criar e atribuir tarefas para cada função e adicionar atributos de status como Bloqueado, Concluído, Em andamento, Revisão interna e A fazer.
A visualização Project Team é mais apropriada para acompanhar as atribuições de tarefas individuais. A visualização Liderança do projeto oferece aos membros da equipe uma visão rápida de quem é responsável por uma determinada tarefa ou subtarefa. Quanto à visualização External Resource, ela compila todos os ativos externos de que você precisa para entregar seu trabalho.
6. Modelo ClickUp DACI
O modelo ClickUp DACI Model Template permite definir o envolvimento de cada membro da equipe em diferentes tarefas e melhorar os processos de tomada de decisão
O modelo DACI é uma estrutura de tomada de decisões baseada na atribuição de funções específicas aos membros da equipe para acelerar e agilizar os processos e evitar confusão. "DACI" é um acrônimo para Driver, Approver, Contributor e Informed (condutor, aprovador, colaborador e informado). O Modelo DACI do ClickUp segue essa estrutura ao pé da letra.
Suas várias visualizações permitem atribuir os rótulos certos à sua equipe e mapear a linha de responsabilidade. Comece com a visualização Lista DACI para adicionar tarefas aos membros da equipe, definir um status de prioridade e o estágio de tomada de decisão. Outras visualizações práticas incluem:
- visualização Prioridades: Para definir quais tarefas devem ser concluídas primeiro. Você pode adicionar notas para explicações adicionais ou dicas valiosas
- Visualização do quadro DACI: Esse é um quadro Kanban que exibe as tarefas da visualização de lista DACI como cartões. Ele classifica os cartões de tarefas com base no estágio de tomada de decisão (como Antecedentes, Coleta de dados e Alternativas). Altere os critérios de classificação pressionando o botão Group By (Agrupar por) no canto superior direito da tela
- Visualização do quadro: Esse quadro Kanban classifica as tarefas com base em seu status, que pode ser Não Iniciado, Em Andamento e Concluído
Como outros modelos do ClickUp, este é 100% personalizável - adapte seu Campos personalizados adicione novas visualizações e edite seções para garantir que o exercício do DACI esteja alinhado com a sua empresa.
7. Modelo de planejamento RACI do ClickUp
O modelo de planejamento RACI do ClickUp ajuda a visualizar as funções da sua equipe para cada atividade relacionada ao projeto
Se você adora os layouts RACI para definir as funções da equipe, temos outra opção excelente para você! O modelo Modelo de planejamento RACI do ClickUp pode ser sua referência para proporcionar clareza de funções, visualizar e aprimoramento de processos e identificar as pessoas responsáveis por concluir tarefas, dar conselhos ou tomar decisões.
Este é um modelo de documento e não vem com várias visualizações, mas isso não o torna menos valioso. É uma ferramenta ideal para líderes que desejam criar um esboço visual de fonte única das atividades do projeto e das funções do usuário. Como se baseia na abordagem RACI, você categoriza os usuários com base nas seguintes categorias:
- Responsável: Esse é o proprietário da tarefa, a pessoa responsável pela conclusão
- **Accountable (Responsável): Para usuários que devem participar da tomada de decisões essenciais
- **Consulted (Consultado): Use essa classificação para usuários que oferecem contribuições, mas não participam da tomada de decisões. Eles não serão responsáveis pela conclusão ou pelo sucesso do projeto
- Informado: Essa classificação é para usuários que se mantêm atualizados sobre o andamento do projeto, mas normalmente não participam da tomada de decisões
Este modelo oferece uma tabela com cargos e atividades do projeto. Determine a função de cada pessoa envolvida no projeto colocando R, A, C ou I no campo correspondente. Codifique os campos por cores para facilitar a distinção e compartilhe a tabela com sua equipe para manter todos na mesma página.
8. Modelo de POP de responsabilidade do trabalho do ClickUp
Simplifique seu processo de treinamento e garanta a consistência em sua organização com o modelo de POP de treinamento e desenvolvimento de funcionários do ClickUp
Para a maioria das empresas, os procedimentos operacionais padrão (SOPs) são os mapas do tesouro para o sucesso. 🪙
Os Modelo de POP de responsabilidade do trabalho do ClickUp permite que você crie um SOP detalhado baseado em função, que pode conter instruções sobre como realizar diferentes tarefas, manter a qualidade do trabalho e ser eficiente. O modelo garante que seus funcionários adotem uma abordagem padronizada para o trabalho, minimizando o risco de erros.
O Modelo de SOP oferece seções pré-fabricadas com textos padrão do setor para definir os POPs em alto e bom som. Preencha as seções de objetivo, escopo e procedimento e adicione recursos extras na parte inferior do documento (se necessário).
Se você não tem experiência em redigir POPs, siga o guia integrado do modelo para prosseguir. Você pode delinear facilmente cadeias de delegação e inclua precursores de comunicação que você espera que sejam seguidos.
Para tornar seu SOP mais orientado para a ação, ajuste a seção de finalidade do modelo e use-a como um declaração de trabalho (SOW) . Defina ainda mais a SOW adicionando o escopo do projeto, os objetivos, os cronogramas e o projeto entregáveis e explicando quem faz o quê e quando.
9. Modelo de descrição de cargo do Microsoft Word da Betterteam
Crie descrições de cargo perfeitas para documentação interna ou anúncios de emprego com o modelo de descrição de cargo do Microsoft Word da Betterteam
Tem uma vaga em aberto para preencher? O modelo de descrição de cargo do Microsoft Word da Betterteam o ajuda a descrever o cargo em detalhes por meio de uma estrutura organizada.
Você tem quatro seções: Relaciona-se a, Visão geral do cargo, Responsabilidades e deveres e Qualificações. Cada seção vem com diretrizes sobre o que escrever e como. Por exemplo, na parte Qualificações, o modelo instrui você a incluir pontos como nível de escolaridade, experiência ou habilidades específicas que você está procurando para atrair candidatos adequados.
O formato do modelo no Microsoft Word o torna 100% personalizável. Adicione seções extras, altere as fontes e ajuste o modelo para que ele corresponda à marca da sua empresa.
10. Modelo de funções e responsabilidades de trabalho do Microsoft Word da Template.net
O modelo de funções e responsabilidades de um cargo no Microsoft Word da Template.net ajuda a delinear os deveres que acompanham um cargo em sua organização
Esclareça os cargos em sua empresa e facilite a transparência das funções com o modelo de funções e responsabilidades de cargos do Microsoft Word da Template.net.
O modelo fornece a estrutura perfeita para a criação de anúncios de emprego - ele define o título do cargo, o tipo de cargo, o departamento e a cadeia de comando. A parte principal do modelo concentra-se em uma descrição detalhada do cargo. É aqui que você inclui todas as informações sobre o cargo que o ajudarão a atrair os candidatos certos.
O modelo de documento de funções e responsabilidades está disponível no formato Microsoft Word e Google Docs, portanto, você pode escolher o que preferir. Embora não apresente opções avançadas de colaboração e visualização, o modelo é ideal para quem deseja uma solução sem recursos. 🔔
É possível ajustar as seções para obter os resultados desejados. Por exemplo, inclua uma seção sobre as habilidades especiais que o cargo exige, seja possuir um certificado específico ou falar um idioma estrangeiro.
Crie sua equipe perfeita com estes modelos de funções e responsabilidades
Equipes perfeitas não são formadas aleatoriamente - elas são montadas com cuidado.
Sem funções e responsabilidades definidas para os funcionários, sua empresa é como um navio no mar sem bússola e com um convés cheio de marinheiros não treinados. Por mais que se esforcem, o navio nunca chegará ao seu destino. ⛴️
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