Większość menedżerów produktu spotkała się już z taką sytuacją: plany działania, które dla różnych osób mają różne znaczenie. Dokumenty PRD, które istnieją tylko w głowie jednej osoby. Decyzje, które trzeba wyjaśniać od nowa za każdym razem, gdy dołącza nowy interesariusz.
Kiedy coś idzie nie tak w procesie rozwoju projektu, pojawia się pytanie: Dlaczego nie zostało to udokumentowane?
Teraz wyobraź sobie odwrotną sytuację.
Zanim rozpocznie się praca, problem jest jasno sformułowany. Kontekst użytkownika jest zapisany. Kompromisy, założenia i priorytety są odnotowane.
Każdy, kto dołącza do projektu w trakcie jego realizacji, może otworzyć dokument i zrozumieć nie tylko co jest tworzone, ale także dlaczego, czyli poznać całą logikę procesu rozwoju produktu.
Co się zmieniło? Zespół zarządzający produktem dokumentuje wszystko.
W tym przewodniku przedstawiamy 10 najważniejszych dokumentów, które muszą przygotować menedżerowie produktu.
Ułatwiają one zarządzanie produktem i sprawiają, że jest ono mniej chaotyczne.
⭐ Polecany szablon
Szablon dokumentacji projektu ClickUp to najlepszy punkt wyjścia do tworzenia uporządkowanych, przejrzystych i opartych na współpracy zapisów dotyczących całego cyklu życia projektu.
Skorzystaj z tego szablonu, aby nakreślić wizję produktu, narzędzia, procesy i osie czasu potrzebne Twojemu zespołowi do planowania i realizacji inicjatyw. Sporządź listę kluczowych członków zespołu zaangażowanych w proces rozwoju produktu, dodaj kluczowe cele i wyniki oraz określ zakres projektu.
10 najważniejszych dokumentów, których potrzebuje każdy menedżer produktu
Jeśli zapamiętasz tylko jedną rzecz, to niech będzie to fakt, że najlepsze systemy dokumentacji obejmują odkrywanie, planowanie, realizację i naukę. Właśnie to zapewnia dziesięć poniższych dokumentów.
Dokumenty te można podzielić na cztery kategorie: odkrycie (rynek + persony), planowanie (mapę drogową + uzasadnienie biznesowe), realizację (PRD + backlog + historie + plan wydania + komunikację) oraz naukę (przegląd po wprowadzeniu na rynek).
Skuteczne zarządzanie produktem opiera się na przejrzystej, powtarzalnej dokumentacji procesów.
Dla kogo są przeznaczone te dokumenty:
Skuteczne zarządzanie produktem opiera się na przejrzystej, powtarzalnej dokumentacji procesów.
Dla kogo są przeznaczone te dokumenty:
- GTM i wdrożenie: plan działania, plan wprowadzenia produktu na rynek, komunikacja z interesariuszami, analiza po wprowadzeniu produktu na rynek.
- Przywództwo: uzasadnienie biznesowe, plan działania, komunikacja z interesariuszami, analiza po wprowadzeniu produktu na rynek.
- Inżynieria: PRD, backlog, historie użytkowników, plan wydania
Poniżej znajduje się dziesięć kluczowych dokumentów, które pomagają menedżerom produktu w budowaniu wspólnego zrozumienia i kontynuowaniu prac nad produktem.
1. Dokument wymagań produktowych (PRD)
Dokument wymagań produktowych (PRD) określa cel, zakres, funkcje i kryteria powodzenia produktu. Oto krótkie wideo, które pomoże Ci w napisaniu PRD!
Kluczowe elementy, które należy uwzględnić w PRD:
- Opis problemu: Jakie problemy użytkowników lub firmy rozwiązujesz?
- Cele i zadania: Jak wygląda powodzenie w procesie rozwoju produktu (wskaźniki lub kluczowe wskaźniki efektywności, tzw. KPI)
- Historie użytkowników i przypadki użycia: W jaki sposób użytkownicy będą wchodzić w interakcję z produktem?
- Wymagania funkcjonalne: konkretne funkcje lub zachowania, które musi posiadać produkt.
- Wymagania niefunkcjonalne: ograniczenia dotyczące wydajności, skalowalności lub użyteczności
- Zależności i ryzyko: Co może mieć wpływ na dostawę lub jakość?
- Kryteria akceptacji: Skąd będziesz wiedzieć, kiedy zadanie będzie zrobione?
Jeśli potrzebujesz gotowej struktury dokumentu PRD, najlepszym wyborem będzie szablon dokumentu wymagań produktowych ClickUp, ponieważ odzwierciedla on proces tworzenia produktu od pomysłu do wprowadzenia na rynek.
Zawiera:
- Cele i wskaźniki powodzenia pozwalające przełożyć intencje na liczby
- Persony i scenariusze użytkowników dodają kontekst do każdego najmniejszego wyboru.
- Oś czasu z planem wydawania produktów i kamieniami milowymi, aby zapewnić synchronizację wyników
- Historie użytkowników z przejrzystymi przykładami w języku Gherkin, aby wyeliminować niejasności.
- Kryteria wydania obejmują funkcjonalność, użyteczność i wydajność, dzięki czemu jakość produktu przed wprowadzeniem na rynek jest z góry określona.
⚡ Archiwum szablonów: bezpłatne szablony do zarządzania produktami, które pomogą stworzyć strategiczne plany działania
👀 Czy wiesz, że... Rola menedżera produktu powstała w 1931 roku, kiedy Neil H. McElroy z firmy Procter & Gamble napisał notatkę służbową dotyczącą zatrudnienia „ludzi marki” do zarządzania poszczególnymi produktami.
2. Plan działania dotyczący produktu
Plan działania dotyczący produktu to dokument wysokiego poziomu, który pokazuje, w jakim kierunku zmierza produkt i dlaczego, w określonym okresie czasu. Łączy on cele biznesowe, potrzeby klientów i planowane inicjatywy produktowe w spójną całość.
W przeciwieństwie do szczegółowego planu realizacji, mapa drogowa koncentruje się na kierunku, priorytetach i kolejności działań, a nie na realizacji zadań na poziomie zadaniowym.
Większość planów działania obejmuje kilka kluczowych elementów niezbędnych do realizacji ogólnej strategii i wizji produktu:
- Tematy opisujące główne zadania na dany okres
- Inicjatywy, które dzielą każdy temat na większe wysiłki
- Funkcje, które przekształcają te wysiłki w coś, co użytkownicy mogą zobaczyć lub wykorzystać.
- Oś czasu pokazująca, kiedy należy wykonać poszczególne zadania.
- Znaczniki statusu, które śledzą, co jest planowane, w trakcie realizacji lub gotowe.
- Właściciele odpowiedzialni za każdą inicjatywę
Podamy Ci krótki przykład 👇
| Kwartał | Temat | Inicjatywy | Oczekiwane rezultaty |
| Pytanie 1 | Popraw proces wdrażania nowych pracowników | Uprość rejestrację, dodaj ustawienia z przewodnikiem | Szybsza aktywacja użytkowników |
| Q2 | Zwiększ retencję | Dodaj korzyści lojalnościowe, udoskonal powiadomienia | Dłuższe aktywne użytkowanie |
| Q3 | Rozwiń integracje | Nowe narzędzia dla partnerów, otwarty dostęp do API | Szerszy zasięg ekosystemu |
| Q4 | Zoptymalizuj wydajność | Skróć czas ładowania, aktualizuj dane analityczne | Płynniejsze działanie |
Aby szybko rozpocząć pracę, skorzystaj z szablonu planu działania produktu ClickUp.
Dzięki temu otrzymasz:
- Kwartalny plan działania, który grupuje elementy według kwartałów i zawiera pola dotyczące inicjatywy, terminu realizacji, priorytetu MoSCoW, zespołu oraz statusu wydania, np. „Na dobrej drodze” lub „W zagrożeniu”.
- Plan działania według inicjatyw pokazuje pasma dla poszczególnych tematów, dzięki czemu można zobaczyć zakres i postępy każdego dużego przedsięwzięcia.
- Wykresy Gantt ClickUp podkreślają sekwencjonowanie i zależności między zespołami, co pozwala na terminową realizację dostaw.
- Product Master Backlog przechowuje nowe zgłoszenia i elementy badań wraz z oceną RICE, pewnością, wysiłkiem i rozmiarem koszulki.
Szablon zawiera więcej informacji, niż można zmieścić na papierze. Najlepszym sposobem, aby się o tym przekonać, jest samodzielne rozpoczęcie pracy!
📮 ClickUp Insight: Jak byś się czuł, gdyby wszystkie otwarte zakładki zniknęły w wyniku awarii przeglądarki? 41% respondentów naszej ankiety przyznaje, że większość z tych zakładek nie miałaby żadnego znaczenia.
To właśnie zmęczenie decyzjami w praktyce: zamknięcie zakładek wymaga podjęcia zbyt wielu decyzji i wydaje się przytłaczające. Dlatego zamiast wybierać, które z nich zachować, pozostawiamy je wszystkie otwarte. 😅
Jako Twój partner w zakresie sztucznej inteligencji otoczenia, ClickUp Brain w naturalny sposób rejestruje cały kontekst Twojej pracy. Jeśli na przykład pracujesz nad zadaniem badawczym dotyczącym modeli LangChain, Brain będzie już przygotowany i gotowy do przeszukania sieci w poszukiwaniu informacji na ten temat, utworzenia zadania, przypisania do niego odpowiedniej osoby i zaplanowania spotkania w celu omówienia rozpoczęcia projektu.
3. Dokument dotyczący uzasadnienia biznesowego
Dokument biznesowy jest podstawowym artefaktem, który uzasadnia inwestycję w inicjatywę produktową. Ujednolica on działania interesariuszy (kadry kierowniczej, działu finansowego, inżynierów itp. ), pokazując problem, który warto rozwiązać, wykonalność proponowanego rozwiązania oraz oczekiwany zwrot z inwestycji.
Zasadniczo menedżerowie produktu przygotowują się w ten sposób przed znaczącą alokacją zasobów (np. podczas fazy odkrywania lub przed rozpoczęciem projektu), aby zapewnić sobie poparcie i finansowanie.
Szablon Business Planu ClickUp to gotowa do użycia struktura, która pomaga w przejrzystym kategoryzowaniu i organizowaniu poszczególnych części planu.
Różne firmy lub Teams mogą dodawać lub zmieniać nazwy sekcji, ale każdy dokument powinien zawierać następujące elementy, aby stanowić solidną podstawę biznesową:
- Problem lub szansa określa, dlaczego jest to obecnie ważne. Określa sytuację, która stała się impulsem do powstania propozycji.
- Proponowane rozwiązanie przedstawia plan do zrobienia i sposób rozwiązania problemu.
- Kontekst rynkowy opiera propozycję na rzeczywistości zewnętrznej, takiej jak potrzeby klientów, presja konkurencji lub czas.
- Oczekiwane korzyści pokazują, dlaczego warto to zrobić, łącząc wyniki z mierzalnymi celami biznesowymi.
- Koszty i zasoby dają decydentom widok na to, ile czasu, pieniędzy i ludzi będzie to wymagało.
- Ryzyko i założenia podkreślają niepewność, dzięki czemu liderzy mogą rozważyć kompromisy przed tym, zanim podejmą decyzję o komitowaniu się.
- Wskaźniki powodzenia określają, w jaki sposób można ocenić powodzenie działania pod względem realizacji i wpływu.
💡 Wskazówka dla profesjonalistów: Zastąp niejasne korzyści, takie jak „poprawa wydajności”, mierzalnymi wynikami, np. „skrócenie czasu przetwarzania transakcji z 4 godziny do 45 minut”. Konkretne wskaźniki przetrwają kontrolę kierownictwa, podobnie jak jasny dokument opisujący potrzeby użytkowników sprawia, że wpływ produktu jest namacalny dla interesariuszy.
4. Dokument dotyczący person użytkowników
Dokument dotyczący persony użytkownika opisuje osoby, dla których produkt jest tworzony. Przekształca dane badawcze w zestaw wiarygodnych profili, które pokazują, jak myślą różni użytkownicy, co jest dla nich ważne i jakie problemy wymagają rozwiązania.
W idealnym przypadku dokument dotyczący persony powinien łączyć wzorce uzyskane z wywiadów, ankiet i danych dotyczących użytkowania w krótką narrację wyjaśniającą zachowania w kontekście.
Co zazwyczaj zawiera dokument dotyczący persony 👇
- Imię i nazwisko oraz rola: etykieta ułatwiająca odniesienie się do danej osoby.
- Kontekst: kluczowe cechy, poziom doświadczenia lub kontekst pracy
- Cele: Co dana osoba chce osiągnąć dzięki produktowi
- Wyzwania lub trudności: przeszkody, które uniemożliwiają osiągnięcie tych celów.
- Zachowania i preferencje: jak pracują, dokonują wyborów lub korzystają z narzędzi
- Cytaty lub spostrzeżenia: Prawdziwe wypowiedzi lub obserwacje z badań, które ożywiają personę.
Aby przyspieszyć ten proces i uczynić go bardziej praktycznym, możesz stworzyć swoje persony, korzystając z szablonu ClickUp User Persona Template.
Persony są pogrupowane według roli lub zawodu, co ułatwia porównanie segmentów użytkowników na pierwszy rzut oka. Dostępne są pola dotyczące wieku, doświadczenia, celów, wyzwań i innych szczegółów.
Szablon umożliwia dodawanie zdjęć, sporządzanie krótkich notatek lub przełączanie się do widoku, który sortuje osoby według danych demograficznych lub rodzaju pracy.
⭐ Bonus: Formularze ClickUp do zbierania danych osobowych bezpośrednio z wywiadów lub ankiet, które następnie automatycznie aktualizują obszar roboczy ClickUp.
5. Dokument dotyczący badań rynkowych
Dokument z badania rynku to formalny raport, który przedstawia wyniki, analizy i wnioski z badań przeprowadzonych w celu zrozumienia konkretnego rynku, odbiorców lub branży.
Ta dokumentacja dotycząca zarządzania produktem służy do oceny wielkości rynku, trendów wzrostowych i gotowości do wdrożenia. Możesz również dodać dokumentację dotyczącą analizy konkurencji, aby zidentyfikować luki rynkowe.
Oto kilka dokumentów dotyczących wymagań rynkowych, z którymi się spotkasz:
- Raport z badań eksploracyjnych: Przeprowadzany w celu uzyskania wstępnych informacji na temat rynku lub obszaru problemowego, identyfikacji trendów, problemów lub możliwości wymagających głębszej analizy.
- Opisowy raport badawczy: zawiera dane ilościowe opisujące charakterystykę rynku, dane demograficzne klientów, zachowania lub wzorce zakupowe w określonym momencie.
- Raport z badań przyczynowych: analizuje związki przyczynowo-skutkowe w celu określenia, w jaki sposób konkretne zmiany, takie jak działania związane z cenami lub marketingiem, wpływają na reakcje klientów lub wyniki biznesowe.
- Raport z analizy konkurencji: analizuje mocne i słabe strony konkurencji, jej pozycję rynkową, ceny i strategie w celu zidentyfikowania możliwości wyróżnienia się na tle konkurencji.
- Raport dotyczący zachowań konsumentów: analizuje motywacje, preferencje i procesy decyzyjne klientów, aby zrozumieć, dlaczego konsumenci wybierają określone produkty lub marki.
Szablon badania rynku ClickUp pomaga w bardziej efektywnym przekształcaniu danych z badań rynku w spostrzeżenia i decyzje.
Możesz scentralizować informacje z wywiadów, ankiet, danych dotyczących konkurencji itp. w jednej przestrzeni i używać pól niestandardowych do efektywnej kategoryzacji projektów.
📚 Czytaj więcej: Najlepsze oprogramowanie do dokumentacji technicznej
6. Dokument dotyczący zaległości
Dokument backlogu to uporządkowana lista zadań, funkcji, wymagań lub pomysłów, które należy zrealizować lub rozważyć w przyszłych cyklach rozwoju, zazwyczaj stosowana w rozwoju produktów lub metodologiach Agile.
Dobrze skonstruowany, użyteczny dokument dotyczący zaległości zazwyczaj zawiera następujące elementy:
| Dziedzina | Opis |
| ID identyfikacyjny/referencyjny | Unikalny identyfikator do śledzenia każdego elementu zaległości |
| Tytuł/nazwa elementu | Krótka, opisowa nazwa zadania lub funkcji |
| Opis | Zwięzłe wyjaśnienie, co jest do zrobienia i dlaczego. |
| Typ | Kategoria (np. funkcja, błąd, ulepszenie, zadanie badawcze) |
| Priorytet | Znaczenie lub pilność (np. wysokie, średnie, niskie) |
| Status | Aktualny stan (np. do zrobienia, w trakcie realizacji, zakończone, odroczone) |
| Osoba przypisana/właściciel | Osoba lub zespół odpowiedzialny za zakończenie zadania |
| Szacowany wysiłek/punkty fabularne | Miara ilości wymaganej pracy |
| Zależności | Linki do innych elementów lub zadań, które należy zakończyć w pierwszej kolejności. |
| Cel wydania/Sprint | Wskazuje, kiedy oczekuje się dostawy elementu. |
| Data dodania/aktualizacji | Aby przeprowadzić śledzenie, kiedy elementy zostały utworzone lub zmodyfikowane |
| Komentarze/notatki | Wszelkie dodatkowe informacje, kontekst lub decyzje |
Aby efektywnie zarządzać zaległościami, szablon zaległości projektowych ClickUp umożliwia przełączanie się między widokami niestandardowymi w celu wizualizacji elementów zaległości według statusu, priorytetu i planowanych terminów realizacji.
Szablon ten, będący idealnym narzędziem dla menedżerów produktu, służy jako obszar przygotowawczy przed planowaniem sprintu. Żądania dotyczące funkcji, błędy i ulepszenia można rejestrować przed przerwaniem cyklu pracy, a elementy zaległości mogą płynnie przechodzić do wydań, gdy tylko będą gotowe.
🧠 Ciekawostka: Fala SaaS, jaką znamy dzisiaj, rozpoczęła się w 1999 roku, kiedy to firma Salesforce wprowadziła na rynek system CRM oparty na chmurze, który podważył dotychczasowy model „kup oprogramowanie, zainstaluj je”.
📋 Uwaga: Niektóre zespoły dołączają również zalecenia lub streszczenie, aby pomóc recenzentom w szybkim zrozumieniu kluczowych punktów.
7. Dokumentacja historii użytkowników
Dokument zawierający historie użytkowników to zbiór krótkich, prostych opisów cech lub funkcji przedstawionych z perspektywy użytkownika końcowego. Innymi słowy, pomaga on zespołowi programistów zrozumieć, czego potrzebują użytkownicy, dlaczego tego potrzebują i jaką wartość zapewnia to w całym cyklu życia produktu.
📋 Uwaga: Dokument zawierający historie użytkowników różni się od instrukcji obsługi! Instrukcja obsługi wyjaśnia, w jaki sposób użytkownicy korzystają z gotowego produktu, natomiast dokument zawierający historie użytkowników skupia się na tym, co należy stworzyć, aby osiągnąć cele użytkowników.
Dokument zawierający historie użytkowników zazwyczaj obejmuje:
- Identyfikator i tytuł historii: krótka, unikalna etykieta dla każdej historii (ułatwiająca szybkie odnalezienie).
- Persona/rola użytkownika: „Jako [kto]”; połączona historia z jedną z określonych person lub ról użytkowników.
- Cel lub pragnienie użytkownika: „Chcę [zrobić coś]”; działanie, które użytkownik chce podjąć.
- Korzyść lub wynik: „Aby [korzyść]”; dlaczego użytkownik tego chce i jaką wartość z tego czerpie
- Kryteria akceptacji: jasne, możliwe do przetestowania warunki, które określają, kiedy dana historia jest zrobiona i działa zgodnie z zamierzeniami.
- Priorytet/wartość biznesowa: Jak ważna jest ta historia w porównaniu z innymi (np. wysoka, średnia, niska) lub poprzez punkty historii/wysiłek
- Oszacowanie: przybliżona wielkość/złożoność (często w punktach fabularnych), aby zespół mógł planować działania.
- Zależności i notatki: wszelkie linki do innych artykułów, informacje zwrotne dotyczące kwestii technicznych lub ważne informacje kontekstowe.
- Status/właściciel: kto jest odpowiedzialny i jaki jest aktualny stan (np. planowany, w trakcie postępu, zrobione)
📌 Struktura dokumentu zawierającego historię użytkownika: Standardowa historia użytkownika ma prosty szablon, taki jak 👇
Jako [typ użytkownika] chcę [funkcję lub działanie], aby [korzyść lub powód].
Na przykład: „Jako zarejestrowany klient chcę zresetować hasło online, aby odzyskać dostęp do konta bez konieczności kontaktowania się z wsparciem technicznym”.
Aby ułatwić pisanie, śledzenie i organizowanie historii użytkowników, zacznij od szablonu historii użytkownika ClickUp.
Ten szablon zaczyna się od określenia, kim jest użytkownik i co chce osiągnąć, a następnie dzieli te cele na mniejsze działania i zadania.
Możesz również oznaczyć funkcje, które muszą zostać dostarczone przed przejściem do następnego kroku, i posortować je według różnych faz wydania w oparciu o plan wdrożenia.
Legenda po stronie poprowadzi Cię przez strukturę, od zdefiniowania użytkownika po podział wersji, co sprawia, że proces ten jest intuicyjny nawet dla zespołów, które nie mają doświadczenia w mapowaniu historii użytkowników.
❗ Szybkie pytanie: Czy kiedykolwiek próbowałeś użyć AI do tworzenia lub dopracowywania dokumentacji? Pomaga to przełamać blokadę twórczą i nawet skrócić długie, szczegółowe sekcje.
Według badania przeprowadzonego przez McKinsey & Company 78% organizacji wykorzystuje obecnie AI w co najmniej jednej funkcji biznesowej.
8. Dokument dotyczący planu wydania
Dokument planu wydania to ogólny plan działania stosowany w zwinnym (Scrum, SAFe lub hybrydowym) i tradycyjnym zarządzaniu produktami w celu określenia, co zostanie dostarczone, kiedy, przez kogo i przy jakich ograniczeniach w ciągu jednego lub więcej cykli wydania (zazwyczaj 3–12 miesięcy).
Dokument ten łączy plan działania produktu (wizję) z planami sprintów/iteracji (realizacja), odpowiadając na pytanie: „Które historie użytkowników, funkcje lub epiki zostaną wprowadzone w której wersji i dlaczego?”
Poniżej znajduje się przykład tego, co zazwyczaj należy uwzględnić w tego typu dokumentach:
| Epic / Funkcja | Historie użytkowników | Punkty fabularne | Sprint | Status | Notatki |
| Mobilny pulpit nawigacyjny | US-101, US-102 | 13 | Sprint 1 | gotowe | |
| Powiadomienia push | US-201, US-202, US-203 | 21 | Sprint 2–3 | W trakcie postępu | Zależy od Firebase |
| Tryb offline | US-301 | 8 | Sprint 4 | Do zrobienia | Zadłużenie technologiczne |
| Ogółem | 42 |
Szablon planowania wydania ClickUp pomaga zarządzać wydaniami oprogramowania lub produktów od początku do końca. Od planowania i przeglądów projektów po testowanie i wdrażanie — wszystkie zadania można zarejestrować w jednym miejscu, co zapewnia przejrzystość i lepszą koordynację między zespołami.
Dzięki niestandardowym statusom możesz śledzić etapy zadań w oparciu o projekt cyklu pracy i potrzeby. Znacznie zmniejsza to niejasności i nieporozumienia dotyczące tego, kto jest odpowiedzialny za kolejny krok.
📋 Notatka: Nie myl planów wydania z informacjami o wydaniu!
- Plan wydania to wewnętrzny harmonogram, który określa, co będzie dostępne, kiedy zostanie dostarczone i kto jest odpowiedzialny za jego realizację.
- Z kolei notatki o wydaniu to aktualizacje skierowane do użytkowników zewnętrznych, które informują ich o nowościach, ulepszeniach lub poprawkach wprowadzonych po uruchomieniu wydania.
9. Dokument dotyczący komunikacji z interesariuszami
Dokument dotyczący komunikacji z interesariuszami (zwany również planem komunikacji z interesariuszami, planem komunikacji lub matrycą RACI + Cadence) to plan, który zawiera listę wszystkich interesariuszy, dokładnie określa, jakich informacji potrzebuje każdy z nich, kiedy ich potrzebują, w jaki sposób je otrzymają i kto jest odpowiedzialny za ich przesłanie.
W skrócie, oto co to oznacza:
- Przegląd projektu: podsumowanie w jednym zdaniu, daty premiery, cele
- Rejestr interesariuszy: imię i nazwisko, rola, organizacja, wpływ/zainteresowanie (siatka wpływów i zainteresowań)
- Matryca komunikacji: Co → Kto → Kiedy → Jak → Właściciel
- Narzędzia i kanały: e-mail, spotkania ogólne i inne
- Matryca RACI: odpowiedzialny, rozliczalny, konsultowany, informowany w odniesieniu do każdego rezultatu
- Ścieżka eskalacji: z kim należy się skontaktować w przypadku przeszkód, ryzyka, decyzji
- Częstotliwość spotkań: harmonogram, cel, uczestnicy, artefakty
- Pętle informacji zwrotnej: Jak interesariusze mogą przekazywać informacje zwrotne
- Historia wersji: data, zmiana, autor
Szablon raportu o statusie projektu ClickUp zapewnia, że kluczowe szczegóły projektu są rejestrowane i jasno przekazywane interesariuszom. Zawiera on dedykowane sekcje dotyczące aktualizacji postępów, potrzeb w zakresie zasobów, przeszkód, obszarów wymagających poprawy itp., co ułatwia utrzymanie spójności i minimalizuje niejasności w miarę rozwoju projektu.
📚 Czytaj więcej: Jak stworzyć plan komunikacji z interesariuszami
10. Dokument zawierający analizę po wprowadzeniu produktu na rynek
Dokument zawierający analizę po wprowadzeniu produktu na rynek (zwany również retrospektywą wydania lub przeglądem wprowadzenia produktu) jest tworzony po wprowadzeniu produktu na rynek w celu oceny, czy wprowadzenie produktu przebiegło zgodnie z oczekiwaniami. Zawiera on kluczowe wskaźniki, takie jak dane dotyczące sprzedaży, opinie klientów, ruch na stronie internetowej i trendy dotyczące zaangażowania, które pozwalają ocenić, czy cele związane z wprowadzeniem produktu zostały osiągnięte.
Oprócz śledzenia wyników, dokumentacja dotycząca zarządzania produktem służy do zrozumienia, co się sprawdziło, gdzie członkowie zespołu nie sprostali zadaniu i co można poprawić w kolejnej wersji.
Niniejszy dokument zawiera:
- Przegląd wprowadzenia produktu na rynek: podstawowe informacje, takie jak nazwa produktu, wersja, data premiery, grupa docelowa i pierwotne cele wprowadzenia produktu na rynek.
- Kluczowe wskaźniki i wyniki: przyjęcie, aktywacja, utrzymanie, sprzedaż, rezygnacje lub wykorzystanie funkcji, a także dane dotyczące wydajności, takie jak czas działania i wskaźnik odpowiedzi.
- Co się udało, a co nie: szczera refleksja poparta danymi dotyczącymi powodzeń i wyzwań.
- Informacje o klientach: opinie zebrane w ankietach, kanałach wsparcia i analizach użytkowników, które pokazują, jak ludzie faktycznie korzystali z produktu.
- Analiza konkurencji: Jak zareagował rynek — czy konkurenci zareagowali, skopiowali lub zmienili swoje pozycjonowanie?
- Podstawowe przyczyny i wnioski: Co wpłynęło na osiągnięte wyniki i jakie wzorce należy wzmocnić lub unikać w przyszłości.
- Plan działania: zadania następcze, poprawki lub iteracje funkcji wraz z przypisanymi właścicielami i osiami czasu.
- Następna data przeglądu: ustalony termin ponownego przeanalizowania wyników i śledzenia postępów w realizacji inicjatyw po wprowadzeniu produktu na rynek. Zaplanuj datę przeglądu uzupełniającego, aby zdobyta wiedza faktycznie przełożyła się na zmiany.
Do oceny końcowej projektu użyj szablonu retrospektywy projektu ClickUp. Możesz scentralizować wyniki i wnioski oraz przekształcić refleksje w działania, a nie tylko dyskusję.
Widok tablicy w stylu Kanban grupuje wpisy w konkretne retrospektywne dane wejściowe, takie jak to, co poszło dobrze, co poszło źle, wyciągnięte wnioski, alternatywne rozwiązania itp. Ułatwia to zespołom rozdzielenie sukcesów, problemów, spostrzeżeń i otwartych pytań, zamiast mieszania wszystkiego razem.
⚡ Archiwum szablonów: bezpłatne szablony dokumentacji technicznej dla zespołów IT
Jak ClickUp pomaga menedżerom produktu w przygotowaniu tych dokumentów
Jako kompetentny menedżer produktu z dużym obciążeniem pracą zawsze odczuwasz niewidzialne obciążenie związane ze zmianą kontekstu, brakiem spójności i rozproszeniem danych w silosach.
Nie wspominając już o ogromnej ilości pracy związanej z zarządzaniem użytkownikami, rynkiem, strategią, funkcjami, interesariuszami i wynikami wprowadzenia produktu na rynek!
Wprowadź ClickUp: pierwsze na świecie zintegrowane środowisko pracy oparte na AI.
Co to oznacza? 👇
Poniżej pokazujemy, jak oprogramowanie do zarządzania produktami ClickUp ułatwia życie dzięki funkcjom opartym na AI.
1. ClickUp Brain + Super Agents, aby zwielokrotnić swoją wydajność
ClickUp Brain to zawsze aktywny asystent wydajności wbudowany bezpośrednio w obszar roboczy produktu.
Brain pobiera informacje z Twoich zadań, dokumentów, czatów, pól i narzędzi w połączeniu, aby zapewnić Ci wysoce kontekstowe odpowiedzi i wyniki.
W kontekście dokumentacji produktu ClickUp Brain pomaga w następujących kwestiach:
- Tworzenie dokumentów PRD, analiz biznesowych, historii użytkowników i podsumowań badań z wykorzystaniem istniejącego kontekstu obszaru roboczego.
- Podsumowanie dyskusji z interesariuszami w postaci przejrzystej dokumentacji
- Przekształcanie rozproszonych notatek lub wątków spotkań w uporządkowane dokumenty dotyczące produktu
- Natychmiastowe odpowiadanie na pytania dotyczące produktów poprzez odniesienia do zadań, planów działania i dokumentów
Dzięki wsparciu dla wielu modeli AI możesz wybrać najlepszą inteligencję do danego zadania. Opisy strategii, dokumentacja dla użytkowników, analizy techniczne i syntezy badań mogą być obsługiwane z tego samego interfejsu bez opuszczania ClickUp.
Super agenci idą o krok dalej. Są to inteligentne, autonomiczne agenty działające w tle.
🤝 ClickUp Brain + Agents combo = Wspólna platforma operacyjna dla Twojego zespołu produktowego.
Otrzymasz:
- Asystent wydajności: ClickUp Brain współpracuje z Tobą i zapewnia wsparcie dla ponad 500 cykli pracy.
- Pasek poleceń AI: Wpisz spację w dowolnym komentarzu, aby wygenerować zadania, szkice odpowiedzi lub podsumować długie wątki, korzystając z pełnego kontekstu rozmowy.
- Wiele modeli AI: Uzyskaj dostęp do ChatGPT, Claude, Gemini i innych modeli premium, a także wyszukiwania internetowego w czasie rzeczywistym, z jednego interfejsu, bez konieczności przełączania się między narzędziami.
- Agent udzielający odpowiedzi na żywo: Gdy w czacie ClickUp pojawiają się pytania, agent odpowiada automatycznie, korzystając z wiedzy o Twoim obszarze roboczym, co ogranicza przerwy w pracy i powtarzanie wyjaśnień.
- Automatyczne aktualizacje projektów: Pozwól agentom generować codzienne lub cotygodniowe raporty dotyczące statusu list, zadań lub czatów, dzięki czemu interesariusze będą na bieżąco informowani bez konieczności ręcznego sprawdzania postępów.
⭐ Bonus: Wykorzystaj najlepsze funkcje ClickUp na swoim komputerze dzięki ClickUp Brain MAX — samodzielnej superaplikacji.
- Twoje centrum dowodzenia ClickUp: Natychmiastowe wyświetlanie kontekstu ukrytego w zadaniach, dokumentach, komentarzach i projektach. Znajdź odpowiedzi, pobierz dokumenty i sprawdź status projektu w czasie rzeczywistym z dowolnego miejsca na pulpicie.
- Wyszukiwanie w połączonych aplikacjach: znajdź ukryte pliki i decyzje w narzędziach takich jak Google Drive, Dokumenty Google i czaty, eliminując straty czasu związane z ręcznym wyszukiwaniem.
- Wbudowana funkcja dogłębnego wyszukiwania w sieci: Dzięki analizie sieci opartej na AI i przejrzystym, użytecznym cytatom godziny badań rynku lub konkurencji zamienisz w kilka minut.
- Talk to Text dla szybszego myślenia: rejestruj pomysły, notatki i szkice za pomocą głosu. Brain MAX zajmuje się transkrypcją i dopracowywaniem, pomagając dokumentować spostrzeżenia dotyczące produktu, gdy są one jeszcze świeże.
- Ogranicz rozproszenie AI : zamiast korzystać z wielu narzędzi AI do badań, pisania, tworzenia podsumowań i wyszukiwania, Brain MAX konsoliduje te cykle pracy w jedną warstwę AI, która rozumie kontekst Twojego produktu.
Jeśli już masz do czynienia z rozrostem AI, oto wideo pokazujące, jak możesz to kontrolować, zanim sytuacja wymknie się spod kontroli:
2. ClickUp Docs + Brain jako scentralizowane hub dla wszystkich dokumentów dotyczących produktów
ClickUp Docs zapewnia menedżerom produktu jedno miejsce do dokumentowania wymagań, rejestrowania decyzji podjętych podczas spotkań, współpracy z zespołami w czasie rzeczywistym oraz łączenia każdego pomysłu bezpośrednio z zadaniami i realizacją.
W ramach funkcji Docs ClickUp Brain pomaga tworzyć i aktualizować dokumenty, wykorzystując kontekst zadań, dyskusji i poprzednich decyzji. Twoja dokumentacja pozostaje aktualna bez dodatkowego wysiłku.
Dzięki komentarzom i historii wersji członkowie Twojego zespołu mogą przeglądać, omawiać i udoskonalać decyzje dotyczące produktów w oparciu o jedno wiarygodne źródło informacji.
Aktualizacje są wprowadzane tam, gdzie odbywa się praca, co ogranicza konieczność ponownej pracy i brak spójności.
Dzięki uprawnieniom i kontrolom udostępniania możesz dostosować dostęp dla kierownictwa, inżynierów, projektantów lub zewnętrznych interesariuszy, zapewniając wszystkim odpowiedni poziom szczegółowości bez powielania dokumentów.
3. Zamień dokumentację w gotowe do realizacji plany dzięki zadaniom i pulpitom nawigacyjnym
Jednym z elementów jest stworzenie dokumentacji produktu. Drugim, równie ważnym elementem jest przekształcenie jej w działanie.
Jak to zrobić w obszarze roboczym ClickUp?
Twórz zadania ClickUp bezpośrednio z dokumentów, komentarzy lub wyników AI. Ten krok gwarantuje, że wymagania, decyzje i kryteria akceptacji przechodzą bezpośrednio do realizacji.
W miarę postępu prac aktualizacje zadań automatycznie odzwierciedlają aktualny stan produktu.
Twórz ogólne przeglądy wszystkich elementów swojego obszaru roboczego ClickUp za pomocą pulpitów nawigacyjnych ClickUp. Mogą to być pulpity nawigacyjne dotyczące postępów, ryzyka, wpływu oraz pulpity niestandardowe do szczegółowego raportowania wewnętrznego i zewnętrznego.
W ramach pulpitów nawigacyjnych możesz:
- Zobacz widok podsumowania stanu produktu, który obejmuje liczbę aktywnych użytkowników dziennie (DAU), wskaźnik rezygnacji, trendy w korzystaniu z funkcji oraz wpływ na przychody — wszystko na jednej tablicy.
- Skoordynuj status wprowadzenia produktu na rynek i planu działania, pokazując kluczowe kamienie milowe, obciążenie mocy produkcyjnych, wzrost zaległości i zależności na wspólnym pulpicie nawigacyjnym.
- Połącz swoje cele KPI (na przykład wartość klienta w całym okresie współpracy, koszt pozyskania klienta) z aktualnymi wskaźnikami, aby sprawdzić, czy jesteś na dobrej drodze do osiągnięcia zamierzonych celów.
- Filtruj i dostosowuj karty (takie jak wykresy kołowe, trendy liniowe, karty oparte na czasie) według wersji produktu, regionu lub persony.
Wprowadź jasność i dynamikę do każdego planu produktowego dzięki ClickUp.
Kiedy priorytetowo potraktujesz dokumentację produktu, Twój zespół produktowy będzie mógł stworzyć repozytorium informacji, z którego wszyscy będą mogli korzystać.
Połączony obszar roboczy ClickUp ułatwia Ci to zadanie.
Możesz tworzyć, aktualizować i rozwijać dokumenty dotyczące produktów w tym samym miejscu, w którym odbywa się praca, bez powielania wysiłków i śledzenia aktualizacji.
Dzięki połączeniu dokumentów, zadań, pulpitów nawigacyjnych i wbudowanej AI dokumentacja produktu staje się częścią codziennego cyklu pracy, a nie czymś dodanym na końcu.
Niezależnie od tego, czy jesteś menedżerem produktu, aspirującym menedżerem produktu, czy założycielem podejmującym decyzje dotyczące produktów, ClickUp pomoże Ci przejść od rozproszonej dokumentacji do jasnych, gotowych do realizacji planów.
Chcesz wypróbować? Zarejestruj się w ClickUp za darmo.
Często zadawane pytania
Każdy menedżer produktu powinien posiadać podstawowy zestaw dokumentów dotyczących odkrywania, planowania, realizacji i uczenia się. Obejmują one dokument wymagań produktu (PRD), plan działania produktu, uzasadnienie biznesowe lub opis problemu, profile użytkowników, badania rynku, zaległości, historie użytkowników, plan wydania, aktualizacje dla interesariuszy oraz analizę po wprowadzeniu produktu na rynek.
Produkty B2B SaaS wymagają dokumentacji, która odzwierciedla dłuższe cykle życia, wielu interesariuszy i ciągłe iteracje. Dokumenty te obejmują szczegółowe PRD z cyklami pracy opartymi na rolach, profile użytkowników dla nabywców, użytkowników i administratorów, badania rynku z analizą konkurencji i cen oraz plany rozwoju produktów powiązane z celami w zakresie utrzymania klientów, ekspansji lub przychodów. Zespoły polegają również na komunikacji pisemnej z planami wydawniczymi, notatkami dla klientów o nowych wersjach oraz analizami po wprowadzeniu produktu na rynek, skupiającymi się na adopcji, użytkowaniu i odejściach klientów.
Zazwyczaj zaczyna się od jasnego określenia problemu i celów, a następnie kontekstu użytkownika, założeń i zakresu. Następnie w PRD nakreślone są wymagania funkcjonalne, kryteria akceptacji, zależności, ograniczenia i wskaźniki powodzenia.
Plan działania produktu określa kierunek i priorytety, pokazując, nad czym zespół zamierza pracować w danym okresie i dlaczego te inicjatywy są ważne. Plany działania = zorientowane na strategię i wyniki. Z kolei plan wydania koncentruje się na realizacji i harmonogramie, szczegółowo opisując, kiedy konkretne funkcje zostaną wprowadzone, jakie istnieją zależności i w jaki sposób będzie koordynowana dostawa. Plany wydania = taktyczne i zorientowane na dostawę.
Włącz dokumentację do codziennych cykli pracy, zamiast traktować ją jako jednorazowe zadanie. Połącz dokumenty z zadaniami i zaległościami, aktualizuj je podczas planowania sprintów lub przeglądów wydań i korzystaj z komentarzy lub historii wersji, aby rejestrować zmieniające się decyzje.
Istnieje kilka narzędzi, które pomagają menedżerom produktu tworzyć i utrzymywać odpowiednią dokumentację w różnych kluczowych typach dokumentów. ClickUp wyróżnia się dzięki możliwości automatycznego generowania zawartości, łączenia zadań, automatyzacji cyklu pracy i tworzenia wizualnych planów działania. Do wizualnego mapowania pomysłów przydatne są narzędzia Miro i Lucidchart, ponieważ pomagają zespołom tworzyć mapy podróży, diagramy i wizualne schematy. Jeśli chodzi o układ, Figma umożliwia osadzanie makiet i prototypów bezpośrednio w dokumentach, co pozwala na kompleksową współpracę między działem projektowym a produktowym. Z kolei Airtable zapewnia dynamiczne bazy danych, które zapewniają wsparcie dla badań problemów, śledzenie postępów i organizowanie spostrzeżeń między zespołami.