W świecie, w którym ludzie mają uwagę złotej rybki (lub mniejszą), nie mamy czasu na czytanie długich, szczegółowych dokumentów, chyba że są one dla nas wartościowe. Do zrobienia zatem czegoś, co przekona czytelnika, że dokument jest wartościowy? Tutaj właśnie pojawia się streszczenie.
Czym jest streszczenie?
Streszczenie to krótsza wersja dłuższego dokumentu korporacyjnego. Podsumowuje najważniejsze punkty planu biznesowego, propozycji lub raportu, dzięki czemu kadra kierownicza może zrozumieć sedno i przeczytać dalej o tym, co jest dla nich ważne.
Innymi słowy, wersja tl;dr (za długa; nie przeczytałem).
Typowe streszczenie zawiera:
- Opis problemu
- Proponowane rozwiązanie
- Oczekiwane wyniki
- Wnioski
Może się to różnić w zależności od tego, do czego piszesz streszczenie. Weźmy przykład raportu z projektu. Być może będziesz musiał zastąpić proponowane rozwiązanie i oczekiwane wyniki odpowiednio rozwiązaniami wykonawczymi i faktycznie osiągniętymi wynikami. Lub, jeśli piszesz plan biznesowy, propozycję badawczą lub analizę rynku, możesz również dołączyć swoją metodologię.
Teraz, gdy znasz już cel streszczenia, zobaczmy, jak je napisać.
Jak pisać streszczenia wykonawcze i przykłady
Chociaż streszczenie jest tylko skondensowaną wersją dłuższego raportu, nie jest łatwo je napisać. Musi ono uchwycić istotę raportu, nakreślić najistotniejsze punkty i opowiedzieć historię równie atrakcyjną jak pełny raport. Oto kilka sposobów na osiągnięcie tego celu.
1. Zidentyfikuj historię
Samo podawanie faktów i danych nie będzie dla nikogo fascynującą lekturą. Zidentyfikuj więc historię, która naprawdę wpływa na życie ludzi. Podczas gdy terminy branżowe, takie jak optymalizacja cyklu pracy lub kontrola kosztów przyciągają uwagę ludzi, ale nie opowiadają prawdziwej historii stojącej za Twoim wysiłkiem. Skup się na tym drugim.
Jeśli piszesz streszczenie projektu w zakresie rozwoju oprogramowania, możesz zacząć od tego, co jest ważne dla czytelnika w następujący sposób.
W 2020 r. główny detalista zarządzał swoimi zapasami w arkuszach kalkulacyjnych. Tak więc za każdym razem, gdy klient pytał, czy produkt jest w magazynie, członek personelu musiał przejść przez sklep o powierzchni 5000 stóp kwadratowych, aby to sprawdzić, często z klientem na ręku. Nowy cyfrowy system zarządzania zapasami ABC rejestruje stany magazynowe online w czasie rzeczywistym. Członek personelu może sprawdzić i potwierdzić w mgnieniu oka. Co ważniejsze, sami niestandardowi klienci mogą sprawdzić stan zapasów w dowolnym z 25 kiosków rozmieszczonych w całym sklepie.
2. Przynieś dane
Chociaż historia jest ważniejsza, dane nie są bezużyteczne. Dokładne i istotne dane pomagają zbudować wiarygodność. Następna sekcja może zawierać następujące informacje w przykładzie cyfrowego systemu zarządzania zapasami ABC.
Od czasu wdrożenia systemu zarządzania zapasami ABC, główny detalista odnotował: 85% spadek czasu potrzebnego na sprawdzenie stanu zapasów 75% spadek czasu potrzebnego na znalezienie miejsca, w którym znajdują się zapasy
3. Rozwiń korzyści
Dane pokazują, że nastąpiła rzeczywista poprawa. Aby jednak czytelnik zrozumiał jej wpływ, musisz wyjaśnić korzyści. Można to zrobić za pomocą rzeczywistych scenariuszy, a nawet cytatów. Na przykład,
Adrian, kierownik ds. obsługi klienta w sklepie Central Park, mówi: "Teraz z dowolnego miejsca - kiosku, kasy lub telefonu komórkowego - mogę szybko sprawdzić stany magazynowe i potwierdzić, że mamy produkty, których potrzebuje klient. Widzę, że klienci są zachwyceni natychmiastową odpowiedzią"
Do zrobienia tego można również wykorzystać dane. Możesz na przykład wyjaśnić, w jaki sposób skrócenie czasu potrzebnego na sprawdzenie stanu magazynowego zwiększyło wydajność pracowników, zadowolenie klientów lub przychody firmy. Możesz też zamieścić tutaj swoje sugestie. Na podstawie swoich obserwacji wyjaśnij metodologie doskonalenia procesów zalecane.
4. Zakończ z mocą
To jest czas na zakończenie historii. W tym miejscu opowiedz o tym, w jaki sposób Twój projekt wprowadził zmiany w teraźniejszości i ustawił się na jeszcze lepszą przyszłość. Może to być coś w stylu:
System zarządzania zapasami ABC stanowi pierwszy krok w cyfrowej transformacji głównej sieci detalicznej. Do drugiego kwartału przyszłego roku połączymy rozwiązanie sklepowe z platformą inwentaryzacyjną e-commerce, aby zapewnić 360-stopniową widoczność stanu zapasów. Umożliwiłoby to również nowy kanał sprzedaży w formie Buy Online, Pick Up in Store (BOPIS), umożliwiający realizację zamówień tego samego dnia.
Najlepsze praktyki dotyczące pisania streszczenia
Podczas pisania streszczenia warto pamiętać o kilku najlepszych praktykach.
Bądź krótki i prosty: Długość może zależeć od raportu, który podsumowujesz, ale najlepiej nie przekraczać jednej strony, aby szybko się czytało. Unikaj też frazesów i żargonu; spraw, by był łatwy w odbiorze. Krótki plan biznesowy poniżej jednej strony to najlepsze pierwsze wrażenie, jakie można zrobić.
Skup się na docelowych odbiorcach: Nie wszystkie streszczenia są czytane przez kierownictwo Businessu. Często możesz chcieć skierować swoje podsumowanie do współpracowników, sprzedawców, partnerów, a nawet nastolatków. Poznaj swoich docelowych odbiorców i niestandardowo dostosuj swoje podsumowanie.
Użyj odpowiedniego narzędzia: Możesz oczywiście użyć Notatnika lub dokumentu Word do napisania podsumowania. Warto jednak skorzystać z nowoczesnego oprogramowania do tworzenia dokumentów, takiego jak ClickUp Docs .
- Korzystaj z bogatych funkcji formatu bez przeskakiwania przez obręcze
- Stylizuj najważniejsze informacje za pomocą kolorowych banerów, przycisków i nie tylko
- Współpracuj w czasie rzeczywistym dzięki komentarzom, elementom akcji i zadaniom, które można śledzić
- Bezpieczne udostępnianie każdemu z odpowiednią kontrolą dostępu
Wybierz odpowiedni szablon: Jeśli po raz pierwszy piszesz streszczenie, mamy dla Ciebie wsparcie. Uruchom jeden z Szablony streszczeń ClickUp lub szablony do pisania zawartości i rozpocznij swoją pracę.
zmodernizuj swoje streszczenia z ClickUp Docs_
Przyspiesz AI: Jeśli w przemyślany sposób stworzyłeś swój raport, możesz znacznie szybciej napisać jego streszczenie, korzystając z jednego z wielu Narzędzia AI do pisania raportów . Instancja, ClickUp AI oferuje opcję podsumowania jednym kliknięciem bezpośrednio w ClickUp Docs.
Podsumuj notatki ze spotkania jednym kliknięciem dzięki ClickUp AI
Co więcej? ClickUp AI zapewnia wsparcie podczas burzy mózgów, pisania pierwszych szkiców podsumowań i ich korekty.
10 przykładów podsumowań wykonawczych
Teraz, gdy omówiliśmy teorię pisania streszczeń, spójrzmy na kilka przykładów, aby zobaczyć, jak to wygląda w praktyce. Oto dziesięć, z których można się uczyć lub naśladować.
1. Streszczenie raportu zarządu
szablon streszczenia raportu zarządu od ClickUp_
W pewnym okresie tablica oczekuje raportu na temat wyników organizacji. Różne działy zazwyczaj piszą swoje raporty, które są konsolidowane w raporcie zarządu. Skuteczne streszczenie takiego raportu zawierałoby następujące elementy.
- Najważniejsze informacje
- Przychody i wydatki
- Kluczowe obszary działalności
- Krytyczne czynniki powodzenia
- Informacje finansowe
- Wyzwania i przeszkody
- Pytania
To Szablon podsumowujący raportowanie ClickUp Tablica łączy wszystkie te aspekty, abyś mógł od razu rozpocząć pracę nad podsumowaniem. Możesz niestandardowo dostosować ten Free szablon streszczenia aby dostosować go do swoich potrzeb i wypełnić dane w odpowiedni sposób.
2. Przykład streszczenia raportu z badań od McKinsey
Raport z badań przeprowadzonych przez McKinsey [ Źródło ]
McKinsey, jedna z wiodących firm konsultingowych na świecie, publikuje dziesiątki raportów badawczych rocznie. Dla każdego z nich pisze streszczenia, często nazywane "w skrócie"
W tym raporcie zatytułowanym Wydajność dzięki ludziom: Przekształcanie kapitału ludzkiego w przewagę konkurencyjną streszczenie" przyjmuje podejście dwutorowe. Przedstawia kluczowe spostrzeżenia w tekście na jednej stronie i dane w infografice na następnej.
Wnioski w tekście: Raport rozpoczyna się od bezpośredniego odniesienia się do głównego celu badania. Poniżej znajduje się kilka pierwszych zdań.
W jaki sposób rozwój talentów wpływa na zyski finansowe firm? Badanie to wykazało, że firmy, które koncentrują się na rozwijaniu kapitału ludzkiego i dobrym zarządzaniu nim, mają przewagę w zakresie wyników.
Ta sekcja podsumowuje kluczowe spostrzeżenia z badań. Nagłówki każdej sekcji są pogrubione, co ułatwia czytelnikowi przeglądanie.
Dane w formie wizualnej: Po sekcji z tekstem znajduje się infografika przedstawiająca kluczowe wnioski z danych. Na jednej stronie w ciekawy sposób prezentuje wszystkie wykresy istotne dla czytelnika.
Na dwóch stronach McKinsey daje czytelnikowi widok z lotu ptaka na to, czego może się spodziewać po 40-stronicowym dokumencie, niestandardowym dla rynku docelowego.
Streszczenie raportu można przeczytać na stronie Strona internetowa McKinsey .
3. Streszczenie raportu z badania przeprowadzonego przez ONZ
The Raport o luce adaptacyjnej 2023 sporządzony przez Program Narodów Zjednoczonych ds. Środowiska to 112-stronicowy raport z dość szczegółowym streszczeniem, rozciągającym się na osiem stron. Szczegółowość informacji i powaga poruszanych tematów wymagają rozszerzonego streszczenia.
Jednak autorzy dołożyli wszelkich starań, aby było ono wciągające dzięki połączeniu typografii, projektu i wykresów. Zaczyna się ono następująco.
Pomimo wyraźnych oznak przyspieszenia zagrożeń i skutków klimatycznych na całym świecie, luka w finansowaniu adaptacji powiększa się i wynosi obecnie od 194 mld USD do 366 mld USD rocznie. Potrzeby w zakresie finansowania adaptacji są 10-18 razy większe niż obecne międzynarodowe publiczne przepływy finansowania adaptacji - co najmniej o 50 procent wyższe niż wcześniej szacowano.
Na kolejnych stronach przedstawiono wykresy ilustrujące podstawy tych kluczowych ustaleń.
koncepcyjny krajobraz raportu o luce adaptacyjnej /%img/ Źródło ]
4. Streszczenie raportu z realizacji projektu
Każdy kierownik projektu tworzy raporty wydajności na koniec każdego tygodnia, miesiąca lub kwartału. Obejmują one zazwyczaj śledzenie zadań , spalanie, spalanie, spędzone godziny itp.
Chociaż można to zapisać na liście, przedstawienie tych informacji w formie slajdu z elementami wizualnymi jest o wiele bardziej skuteczne.
Jednym ze sposobów na osiągnięcie tego jest użycie Szablony podsumowujące projekt ClickUp które oferują niestandardowe szablony do różnych celów związanych z zarządzaniem projektami.
Innym sposobem jest skorzystanie z dynamicznych raportów na stronie Pulpit ClickUp który gromadzi wszystkie kluczowe wskaźniki i aktualizuje je w czasie rzeczywistym, abyś mógł je udostępniać każdemu, kogo chcesz.
Raportowanie postępów projektów w ClickUp Dashboard
5. Szablon podsumowania raportu płacowego
szablon raportu podsumowującego listę płac ClickUp_
Zespoły ds. zasobów ludzkich lub zarządzania ludźmi tworzą raporty płacowe, zazwyczaj w arkuszach kalkulacyjnych, dla każdego okresu płatności - co dwa tygodnie lub co miesiąc. Dane te są również pomocne przy tworzeniu projektów finansowych. Starsi liderzy finansowi często tworzą podsumowanie najważniejszych informacji, takich jak:
- Łączna kwota wypłaconych wynagrodzeń
- Potrącenia w poszczególnych kategoriach
- Wydatki na wynagrodzenia od początku roku
- Kredyty na płatny czas wolny
- Podsumowanie wynagrodzenia netto Szablon raportu podsumowującego listę płac ClickUp pozwala zaoszczędzić czas dzięki automatycznemu gromadzeniu wszystkich istotnych danych z platformy. Gdy dane są niedostępne w ClickUp, można podświetlić dowolny tekst, aby @wspomnieć członków zespołu, którzy mogą wypełnić prawidłowe informacje.
Po zakończeniu można zaktualizować ustawienia dokumentu w celu kontroli dostępu i natychmiast udostępniać go zespołowi zarządzającemu.
6. Przewodnik po stylu zawartości Mailchimp tl;dr
Opis firmy lub sposób, w jaki się projektuje, jest często ważny, aby wyróżnić się na zatłoczonym rynku. Mailchimp wyróżnił się swoim przewodnikiem po stylu. Przewodnik jest kompleksowy i szeroko stosowany przez mniejsze Teams zawartości, które nie mają jeszcze własnych.
Mailchimp upublicznił go i udostępnił na licencji Creative Commons Uznanie autorstwa-Użycie niekomercyjne 4.0 Międzynarodowe, aby każdy mógł dostosować go do swoich potrzeb.
Chociaż każda sekcja tego przewodnika po stylu jest wciągająca i wartościowa, na potrzeby tego artykułu chcemy zwrócić uwagę na sekcja tl;dr która pełni rolę quasi-wykonawczego podsumowania.
Jest to wypunktowana lista siedmiu podsekcji, podkreślająca podstawy stylu pisania Mailchimp.
przewodnik po stylu Mailchimp[ Źródło ]
Uderzającą rzeczą w tej wersji tl;dr jest jej prostota. Nawet bez żadnych elementów wizualnych, infografik czy wykresów, strona ta daje czytelnikom prawdziwe i praktyczne podsumowanie całego przewodnika po stylach.
7. Notatki do wydania ClickUp
Kiedy mówimy o streszczeniu, prawie zawsze myślimy o mniejszej wersji całego dokumentu. Nie musi tak być.
Dla zespołu inżynierów oprogramowania notatki dotyczące wydania są swego rodzaju streszczeniem wszystkich zmian/ulepszeń wprowadzonych w najnowszej wersji.
Notatki do wydania ClickUp 3.04
Weźmy za przykład Notatki do wydania ClickUp 3.04 . Każde wydanie zawiera:
- Zorganizowane, ale zwięzłe podsumowanie wszystkich wprowadzonych zmian
- "ClickTip", aby pomóc czytelnikom jak najlepiej wykorzystać nowe funkcje
- Wizualizacje i obrazy aplikacji, aby pokazać, jak wyglądają zmiany
- Połączone strony pomocy dla każdej z tych funkcji, aby czytelnik mógł dowiedzieć się więcej
- Lista naprawionych błędów
- Oraz wszelkie inne zasoby, takie jak webinaria na żądanie lub szkolenia
Te notatki informują użytkowników i deweloperów o najnowszych aktualizacjach platformy ClickUp bez przytłaczania ich szczegółami.
8. Tytuł i opis artykułu z New Yorkera
profil New Yorker[ Źródło ]
The New Yorker Magazine napisał 10,000-słowny profil Geoffreya Hintona informatyka i psychologa kognitywnego, w problemie z 20 listopada 2023 r. pod tytułem "Metamorphosis" Nawet w formie podcastu trwa on ponad 60 minut.
Kiedy artykuł został opublikowany online, potrzebowali tytułu i opisu, które podsumowałyby artykuł w sposób, który przyciągnąłby uwagę laika do kliknięcia i przeczytania. Nagłówek oddaje główny konflikt poruszany w artykule. Opis przedstawia głównego bohatera.
Chociaż zazwyczaj nie jest to coś, co sklasyfikowalibyśmy jako streszczenie, jest to fantastyczny przykład uchwycenia istoty długiego artykułu w kilku mocnych słowach.
To streszczenie służy jako inspiracja dla pisarzy, niezależnie od tego, o czym piszesz, aby podsumować swoje główne punkty nie tylko zwięźle, ale także mocno i atrakcyjnie.
9. Streszczenie raportu z badania przeprowadzonego przez Harvard
Wiosną 2019 r. Uniwersytet Harvarda przeprowadził pierwszą w historii ankietę dotyczącą kultury kampusu. Streszczenie raportu z tych odpowiedzi ankietowych stanowi świetną lekturę. Jest to również świetny przykład tego, jak szczerze i autentycznie przedstawić kluczowe wnioski, nawet te nieprzyjemne.
raport końcowy z pilotażowego badania Pulsu na temat integracji i przynależności Źródło ]
Streszczenie jest uczciwe na wielu frontach. Przyznaje, że:
- w 2019 r. po raz pierwszy w historii Harvardu przeprowadzono badanie kultury kampusu
- Trzech na dziesięciu członków społeczności Harvardu nie czuje się jej częścią
- 34% studentów nie zgodziło się z przekonaniem, że Harvard podejmie odpowiednie działania w przypadku incydentów nękania i dyskryminacji
- Osoby z historycznie niedostatecznie reprezentowanych i defaworyzowanych grup zgłaszały mniej pozytywne widoki
W podsumowaniu przedstawiono konkretne kroki, jakie podejmie Harvard w odpowiedzi na te reakcje społeczności.
Kierownicy projektów mogą wykorzystać to jako inspirację do zarządzania podsumowaniami wykonawczymi projektów, które poszły nie tak. Pomaga to liderom wziąć odpowiedzialność za to, co się stało i zbudować systemy zapobiegające przyszłym błędom.
10. Meta streszczenie z ClickUp AI
Nie wszystkie podsumowania zarządu muszą być pisane ręcznie. Warto skorzystać z darmowego szablonu podsumowania. Oferuje je wiele narzędzi. Dziesiątki Narzędzia AI do automatyzacji mogą podsumować tekst w kilka sekund. Oto co ClickUp AI został zwrócony, gdy wstawiliśmy powyższy artykuł i poprosiliśmy o podsumowanie.
Artykuł omawia cel i znaczenie streszczenia, które zapewnia krótki przegląd szczegółowych dokumentów, czyniąc je bardziej przystępnymi dla czytelników z ograniczonym czasem.
Streszczenie zazwyczaj zawiera opis problemu, proponowane rozwiązania, oczekiwane wyniki i wnioski. Aby stworzyć przekonujące podsumowanie, kluczowe jest zidentyfikowanie głównego wątku, uwzględnienie odpowiednich danych, rozwinięcie korzyści i mocne zakończenie.
Korzystanie z nowoczesnego oprogramowania do tworzenia dokumentów, takiego jak ClickUp Docs i narzędzi AI, takich jak ClickUp AI, może poprawić jakość i wydajność pisania streszczeń wykonawczych. Artykuł dostarcza również praktycznych przykładów podsumowań wykonawczych z różnych pól, pokazując ich wszechstronność i możliwość zastosowania.
To świetny punkt wyjścia dla tych, którzy boją się pustej strony. Można go teraz edytować, aby dodać szczegóły, obrazy lub wstawić cytat.
Dzięki ClickUp AI możesz wybrać ton (od profesjonalnego, prostego, inspirującego, optymistycznego, swobodnego, pewnego siebie, przyjaznego lub humorystycznego) i kreatywność (niską, średnią i wysoką), aby niestandardowo dostosować podsumowanie do swoich potrzeb.
To nie wszystko! Dla kierowników projektów i liderów biznesu, ClickUp AI oferuje szeroki zakres narzędzi do pisania i podsumowywania dokumentów zakresu, briefów projektowych, agend spotkań, zestawień prac, pytań ankietowych i innych.
Możesz oznaczać osoby, aby zaprosić je do wyrażenia opinii. Można również przekształcać komentarze w zadania i zarządzać nimi bez wysiłku, wszystko w jednym miejscu.
Nigdy wcześniej nie używałeś AI do pisania? Nie ma się czym martwić. Oto Szablony podpowiedzi AI które pozwolą ci natychmiast rozpocząć pracę.
Dzięki niestandardowemu asystentowi AI dostosowanemu do Twojej roli, możesz pracować szybciej, pisać lepiej, pobudzać kreatywność i być znacznie bardziej wydajnym.