I project manager sono come i capitani: guidano i loro equipaggi nella giusta direzione ed evitano le tempeste per raggiungere le loro destinazioni in modo tempestivo e sicuro. Nei loro viaggi, né i project manager né i capitani si affidano a sensazioni o intuizioni. Prendono le decisioni migliori sulla base delle informazioni disponibili. 🛳️
Per navigare senza problemi e consentire l'esito positivo del progetto, i project manager raccolgono tutti i tipi di dati e cercano tendenze e modelli nascosti. Queste intuizioni, o analisi del progetto, sono come stelle guida che indicano la strada da seguire per migliorare le prestazioni del progetto riducendo al minimo i rischi.
In questo articolo spiegheremo l'importanza delle analisi di project management per il monitoraggio dello stato del progetto, per il miglioramento dei risultati e per la gestione del progetto allocare le risorse . Discuteremo anche un paio di metriche essenziali da tenere d'occhio se si vogliono prendere decisioni basate sui dati.
Infine, vi consiglieremo un software di project management per l'analisi dei dati che vi aiuterà a raccogliere, monitorare e analizzare i dati di progetti complessi.
Comprendere le analisi del project management
Ogni project manager di successo sa che i dati possono parlare, basta imparare ad ascoltarli e a comprenderli. L'analisi del project management consiste nel trasformare i dati grezzi in informazioni utili che dovrebbero guidare ogni decisione relativa al progetto.
L'analisi del project management comprende principi e componenti che guidano il processo decisionale e aiutano a raccogliere e interpretare i dati rilevanti:
- Analisi predittiva: Comporta l'analisi dei dati passati per scoprire schemi e tendenze e utilizzare tali informazioni per prevedere il futuro
- Indicatori di performance chiave :Indicatori chiave di prestazione (KPI) del project management misurano lo stato di avanzamento verso il raggiungimento di un obiettivo precedentemente stabilito. Mantengono la concentrazione su di voi e sul vostro team e individuano potenziali inefficienze
- Apprendimento automatico : Gli algoritmi analizzano i dati storici (con poca o nessuna interferenza umana) per prevedere i rischi, identificare le tendenze e aiutare a prendere decisioni informate e basate sui dati
- Visualizzazione dei dati : Consiste nel rappresentare i dati attraverso grafici e diagrammi per renderli più comprensibili 📊
- Business intelligence : È un termine che racchiude gli strumenti e le tecnologie utilizzate per ottenere visibilità sulle prestazioni aziendali e ottenere informazioni preziose
- Big data: Insiemi di dati enormi e complessi che gli strumenti tradizionali di elaborazione dei dati non sono in grado di gestire. L'analisi dei big data aiuta a scoprire tendenze che non si possono notare su scala ridotta
Importanza delle analisi guidate dai dati nel project management
Immaginate di essere abbandonati in un bosco senza telefono, bussola o istruzioni su dove andare: ecco come si sente un project manager senza dati.
Senza l'analisi dei progetti, i project manager non hanno alcuna visione delle prestazioni dei progetti e non possono capire quali decisioni strategiche prendere per migliorarle. 🧭
Ecco alcuni vantaggi specifici che otterrete affidandovi all'analisi dei dati per il project management:
- Miglioramento della produttività : L'analisi dei dati aiuta a scoprire i colli di bottiglia e le inefficienze e ad agire rapidamente per rimettere in sesto il progetto
- Pianificazione accurata del progetto : Guardare al passato per prevedere il futuro e fissare obiettivi realistici
- Allocazione corretta delle risorse: Individuare ed eliminare gli sprechi di risorseottimizzare i processi *Migliore comunicazione esterna: Presentare i dati relativi allo stato e alle prestazioni del progetto agli stakeholder per tenerli informati e mantenere la comunicazione
- Migliore collaborazione del team : I dati offrono trasparenza e aiutano a identificare i punti di forza e di debolezza del team. Utilizzate questa saggezza per indirizzare il vostro team nella giusta direzione e aiutarlo a migliorare ✨
Metriche essenziali da monitorare nell'analisi del project management
Non esistono metriche buone o cattiva nell'analisi del project management, ma ce ne sono di irrilevanti.
Ad esempio, se si tratta di una campagna sui social media per un client, una delle metriche essenziali da monitorare è il numero di like e condivisioni dei post. Ma la stessa metrica non ha alcun significato quando il progetto è l'ottimizzazione di un sito interno processi di gestione dei documenti .
Detto questo, ci sono alcune metriche "universali " da tenere d'occhio, indipendentemente dalle dimensioni, dalla portata e dagli obiettivi del progetto.
Metriche di monitoraggio del tempo
Le metriche di monitoraggio del tempo fanno luce sullo stato di avanzamento di un progetto, sulla produttività del team e sui potenziali colli di bottiglia. ⏳
Queste metriche forniscono informazioni sul progetto dalla prospettiva temporale e aiutano a ottimizzare le risorse, a individuare ritardi e inefficienze e a costruire una solida base per la previsione dei risultati futuri del progetto.
Esempi tipici sono:
- Tempo stimato vs. tempo effettivo: Si confronta la stima del tempo necessario per completare un'attività o un progetto con il tempo effettivo impiegato dal team. Questo aiuta a farsi un'idea realistica delle prestazioni del team e ad affinare le capacità di piano
- Durata dell'attività: Si guarda a quanto tempo è stato necessario per completare una singola attività. Queste informazioni consentono di allocare tempo sufficiente per attività simili in futuro e di garantire un utilizzo ottimale delle risorse
- Attività cardine raggiunte: Suddividere il progetto in attività cardine e monitorarle consente di capire lo stato di avanzamento e le prestazioni del team e di determinare quanto si è vicini all'obiettivo
- Tempo di risoluzione: Misura il tempo necessario al team per risolvere un problema. Fornisce informazioni sulle prestazioni del team e sulla funzione complessiva dei processi interni
Metriche di gestione dei costi
Le metriche di gestione dei costi consentono di analizzare le attività e i progetti da un punto di vista finanziario e di verificare se e quanto le strategie e i processi specifici siano redditizi. 💸
Queste metriche sono preziose per capire la salute finanziaria del progetto creare un budget sostenibile per il progetto e assicurarsi di non sprecare denaro in attività di scarso valore.
Queste sono le metriche comuni di gestione dei costi da tenere d'occhio:
- Costi previsti e costi effettivi: Confrontate la vostra stima dei costi con il costo reale di un'attività o di un progetto specifico per capire a che punto siete e fare piani per il futuro con fiducia
- Ritorno dell'investimento (ROI): Misura e visualizza la redditività di un progetto in percentuale. Questa percentuale rivela se un investimento apporta valore all'azienda e se porta a un aumento della redditivitàun migliore processo decisionale *Indice di prestazione dei costi (CPI): Analizza il valore guadagnato e i costi effettivi per determinare l'efficacia finanziaria
- Costo della qualità (COQ): Mostra la quantità di denaro che la vostra azienda investe per mantenere la qualità del prodotto e la confronta con i costi risultanti dai fallimenti. Questa metrica aiuta a capire quanto si dovrebbe spendere per aumentare la qualità
Metriche del rischio e dei problemi
Queste metriche si concentrano su tutto ciò che può potenzialmente compromettere la salute e le prestazioni del progetto. Consentono di identificare i colli di bottiglia e di reagire il prima possibile per minimizzare il loro effetto sul progetto. ❌
Date un'occhiata ad alcuni esempi:
- Esposizione al rischio: Prevede la perdita potenziale che potreste subire da una specifica attività. È possibile utilizzare questa metrica per "valutare" le perdite e scegliere quella meno dolorosa
- Indice di gravità: Determina l'impatto potenziale di un problema specifico per aiutarvi a stabilire le priorità e a creare piani di mitigazione
- Costo della gestione del rischio: Indica la quantità di risorse impiegate per identificare, gestire e risolvere i rischi. La metrica mostra l'efficienza del vostro sistema di gestione dei rischigestione del rischio processi
Metriche della qualità
Se volete capire l'efficacia, le prestazioni e il valore del vostro prodotto o servizio (e credeteci, Da fare), avete bisogno di metriche di qualità. Vi aiutano a stabilire le aree di miglioramento e a lavorare su di esse per fornire più valore ai vostri clienti e ottimizzare i processi.
Approfondisci gli esempi di metriche di qualità:
- Tasso di difettosità: Indica il numero di unità difettose su un numero specifico di unità. Aiuta a individuare i problemi di produttività e gli sprechi di risorse e a definire le strategie per risolverli
- Tasso di soddisfazione dei clienti: Indica quanto i clienti sono soddisfatti dei loro acquisti o delle interazioni con il vostro team. Ottenete informazioni su questa metrica attraverso i sondaggi: le loro risposte indicano se vi state muovendo nella giusta direzione e cosa potete fare per migliorare il vostro marchio e offrire più valore
- Punteggio di promozione: Questa metrica orientata al cliente indica la probabilità che i vostri clienti raccomandino la vostra azienda ad altre persone. È un ottimo indicatore della fedeltà dei clienti
Metriche di gestione dell'ambito
Le metriche di gestione dell'ambito mostrano l'efficienza con cui state gestendo uno specifico progetto ambito del progetto rispetto a parametri diversi come il budget o la Sequenza.
Esempi tipici sono:
- Ambito di applicazione Indice: Indica la quantità di espansione incontrollata e continua dell'ambito di un progetto nel corso del tempo e il suo effetto sulla tabella di marcia iniziale e sulle prestazioni e la qualità del prodotto finale
- Tasso di richieste di modifica dell'ambito: Misura la frequenza delle richieste di modifica e il loro impatto sull'ambito
Metriche di performance del team
Queste metriche aiutano a comprendere la le dinamiche del team e dell'impegno e determinare se e quanto i membri del team lavorano bene insieme. Vediamone alcuni:
- Velocità del team: Una metrica standard inmetodologie agili e scrum che mostra la quantità di lavoro che il team può completare in una specifica iterazione o sprint. Questa metrica delle prestazioni aiuta a pianificare i carichi di lavoro e a riconoscere potenziali interruzioni e ritardi
- Impegno dei dipendenti Valutazione: Misura quanto i membri del team sono soddisfatti del loro lavoro. È possibile ottenere informazioni sul coinvolgimento dei dipendenti tramite sondaggi o interviste
- Collaborazione interfunzionale : Dimostra come persone di team diversi lavorino insieme per raggiungere lo stesso obiettivo. Un'efficiente collaborazione interfunzionale è la prova di una forte cultura aziendale, dell'agilità, della condivisione delle conoscenze e di un'ottima comunicazione interna
Metriche degli stakeholder
Le metriche relative agli stakeholder riflettono i livelli di fedeltà, impegno e soddisfazione dei vostri clienti. Tenete d'occhio le seguenti metriche:
- Valutazione della soddisfazione degli stakeholder: Mostrano quanto gli stakeholder sono soddisfatti della vostra produttività o dei vostri servizi
- Tassi di fidelizzazione: Indica se la vostra azienda è brava aa trattenere i personalizzati a lungo termine e a generare ricavi ricorrenti
- Fiducia degli stakeholder: Indica il livello di fiducia che gli stakeholder hanno nella vostra azienda o in un particolare prodotto o servizio
4 Suggerimenti per l'implementazione dei dati analitici nel project management
Un'analisi dei dati accurata e puntuale rende la gestione delle attività e dei progetti molto più semplice, in quanto è possibile distinguere chiaramente ciò che funziona e ciò che non funziona e regolare i processi al volo.
L'implementazione dell'analisi dei dati nel project management può sembrare all'inizio un'impresa ardua: potreste essere confusi dal numero di metriche disponibili e dai modi per interpretarle. Di seguito sono riportati alcuni dei passaggi migliori per aiutarvi a iniziare.
Suggerimento 1: definire gli oggetti
Prima di dedicarvi all'analisi dei dati, dovete porvi una domanda semplice ma essenziale: **Da fare per ottimizzare le risorse, standardizzare uno specifico processo gestire i rischi o migliorare la soddisfazione dei clienti?
Se non riuscite a definire il vostro obiettivi e finalità non sarete in grado di individuare le metriche rilevanti e potreste finire per vagare senza meta.
Suggerimento 2: offrire formazione e supporto
Se il team non è abituato ad analizzare in modo dettagliato il project management, potrebbe aver bisogno di una mano in più per adattare la propria mentalità e capire cosa ci si aspetta da loro. Il manager deve assicurarsi che tutti i membri del team abbiano ben chiara l'importanza dell'analisi dei dati e il loro ruolo nel quadro generale.
Aiutate il vostro team creando una documentazione completa che descriva i processi relativi all'analisi dei dati del progetto. In questo modo, è possibile ridurre al minimo gli errori e le incomprensioni e garantire che il team sia in grado di implementare i principi dell'analisi dei dati fin dall'inizio.
Suggerimento 3: Monitorare e migliorare costantemente i lavori richiesti per l'analisi dei dati del progetto
Una strategia di data analytics che oggi funziona potrebbe essere inutile domani. Per assicurarvi che il lavoro richiesto sia proficuo, dovete rivedere il vostro approccio per adattarlo al mercato o alle richieste specifiche del progetto.
Suggerimento 4: Selezione dei giusti strumenti di analisi dei dati per i project manager
L'analisi, la visualizzazione e l'interpretazione dei dati sono molto più gestibili con un software affidabile al vostro fianco. Con il giusto strumento di analisi dei dati per il project management, sarete in grado di:
- Analizzare e visualizzare le metriche desiderate
- Gestire emonitorare i progetti e attività
- Creare sondaggi per i membri del team, per i soggetti interessati e per i clienti
- Aumentare la collaborazione e la comunicazione
- Creare e gestire la documentazione pertinente
- Progettazioneroadmap dei progetti ...E questa è solo la punta dell'iceberg! Se non siete sicuri di quale strumento scegliere, provate a ClickUp , un'attività di prima classe e piattaforma di project management per le aziende , piccole aziende e liberi professionisti.
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progetti durante il loro intero ciclo di vita un gioco da ragazzi.
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Per visualizzare i flussi di lavoro e tracciare e modificare facilmente lo stato delle attività e dei progetti, si può scegliere lo stile Kanban Vista Bacheca .
Determinare le metriche di monitoraggio del tempo con l'opzione Sequenza visualizzata o zoomare sulle prestazioni del team con la funzione Vista Carico di lavoro di ClickUp .
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