Solo perché il registratore di cassa suona, non significa che ogni progetto sia una rockstar. La performance finanziaria di un progetto non si basa solo sui numeri delle entrate. Per misurare il successo è necessario tenere conto di elementi come il budget utilizzato, il tempo di completamento e i relativi benefici ottenuti.
Ora, la domanda da un milione di dollari: come si fa a distinguere in modo efficiente i vincitori e i perdenti? Impiegando un sistema di contabilità di progetto equilibrato, naturalmente.
Immaginatevi questo: entrate discutibili, budget non rispettati e nessuna traccia tangibile dei costi effettivi: sono cose da incubo sia per i contabili di progetto che per i project manager. La contabilità di progetto si concentra sulla trasformazione di questi "guai finanziari" in "guai finanziari", mettendo ordine nelle operazioni quotidiane sulle entrate! 🥳
Siamo qui per illustrarvi la contabilità di progetto e mostrarvi come può cambiare le carte in tavola per la vostra azienda. Nessun gergo ricercato, solo intuizioni dirette su:
- Il concetto e i vantaggi della contabilità a progetto
- Principi e best practice consolidati
- Il processo di implementazione della contabilità di progetto
Che cos'è la contabilità di progetto?
Forse conoscete la contabilità finanziaria generale, ma la contabilità di progetto è un'altra cosa. In parole povere, si tratta di tracciare i dati finanziari di un progetto su qualsiasi scala per misurare la redditività di un lavoro. È possibile tracciare i centri di costo e i profitti per i singoli progetti della propria azienda.
A differenza della contabilità generale, che fornisce una panoramica della posizione finanziaria complessiva di un'azienda, la contabilità di progetto si addentra nelle specifiche della salute finanziaria di ciascun progetto. La sua visione microscopica consente di vedere i dettagli più complessi che altrimenti potrebbero andare persi nel panorama più ampio dei bilanci. 🔬
Come imprenditori, siete sempre alla ricerca di metodi per aumentare la redditività dei progetti e la contabilità di progetto vi permette di farlo. Tenendo traccia delle spese e delle entrate di ciascun progetto, è possibile determinare quali iniziative sono più redditizie e quali dovrebbero essere riviste, perfezionate o addirittura abbandonate.
Inoltre, grazie a una comprensione granulare del modo in cui il denaro viene speso e guadagnato per ogni progetto, è possibile anticipare più rapidamente potenziali problemi di flusso di cassa, pianificare la gestione delle risorse in modo più efficace e prendere decisioni informate sui progetti futuri.
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Contabilità di progetto: Principi da seguire
Imparando a conoscere i principi di contabilità di progetto, potete assicurarvi un'ottima qualità di vita
e una migliore gestione finanziaria del vostro portafoglio. Ecco i cinque principi fondamentali a cui attenersi:
- Utilizzare un sistema di contabilità di progetto distinto: Separate i sistemi di contabilità in base al progetto per ottenere metriche di performance più chiare. Ad esempio, il progetto A e il progetto B seguono metodi di riconoscimento dei ricavi diversi: il primo utilizza il metodo della percentuale di completamento, mentre il secondo calcola i profitti in base al sistema di contabilità per competenza. Con un sistema di contabilità separato per ciascuno di essi, sarete in grado di tenere traccia dei costi e dei ricavi dei singoli progetti con precisione
- Prevedere il budget prima di iniziare un progetto: Un budget predefinito offre una tabella di marcia finanziaria da seguire, fornendo dei parametri di riferimento rispetto ai quali misurare i costi effettivi ed evitare inutili sorprese
- Identificare gli indicatori chiave di prestazione (KPI):
KPI finanziari consentono di monitorare i progressi dei progetti e di segnalare tempestivamente eventuali problemi. Disporre di numeri prestabiliti consente a qualsiasi team di progetto di avere una previsione più accurata e di praticare la risoluzione preventiva dei problemi - Stabilire codici di costo per le spese: Questo principio richiede di riconoscere in anticipo tutte le potenziali responsabilità, comprese le penali contrattuali. In questo modo, potrete gestire facilmente i costi nelle diverse aree del progetto, assicurandovi che tutto sia in linea con le vostre aspettative
- Diventa un'abitudine di eseguire regolarmente rapporti finanziari: Tenete costantemente sotto controllo lo stato del progetto e identificate eventuali problemi emergenti. Per garantire il rispetto di questo principio, la maggior parte dei manager più impegnati delega i compiti di rendicontazione al contabile del progetto
Perché la contabilità di progetto è importante?
State ancora pensando ai motivi per cui adottare la contabilità di progetto? Ecco quattro vantaggi principali che diventano accessibili con l'implementazione.
1. Visibilità dettagliata delle spese quotidiane
La contabilità di progetto consente di tracciare sia i costi giornalieri che i costi cumulativi del progetto per gerarchie specifiche tra reparti e centri di costo. Con un radar finanziario in tempo reale per ogni uscita, è incredibilmente semplice creare un sistema intelligente per la gestione dei progetti
allocazione intelligente delle risorse
e altre decisioni manageriali e rimanere un passo avanti rispetto ai possibili ostacoli.
2. Bilanci di progetto accurati e realistici
La contabilità di progetto aiuta a identificare i potenziali risparmi sui costi e consente ai manager di apportare modifiche in tempo reale a
garantendo una gestione efficiente delle risorse.
I dati di bilancio e il confronto con le cifre effettive vi aiutano anche a fare proiezioni fiscali più accurate e a fare offerte con stime solide per i progetti futuri. E quando si tratta di stabilire i prezzi dei vostri prodotti e servizi, la contabilità di progetto è il vostro codice per rimanere competitivi e redditizi senza esagerare con le spese. 💸
3. Reporting finanziario in tempo reale
È possibile generare rapporti finanziari completi per ogni progetto, offrendo agli stakeholder, che non sempre comprendono le complessità della contabilità di progetto, una visione cristallina delle prestazioni del progetto. I report sono tipicamente comparativi, consentendo di tracciare le differenze fiscali e di individuare il potenziale di risparmio in modo significativo.
Questo livello di trasparenza rafforza il vostro
in particolare con i clienti, ed eleva la vostra reputazione di entità commerciale affidabile e degna di fiducia. È una mossa strategica che va oltre i numeri, dimostrando il vostro impegno per l'integrità finanziaria. 🌼
4. Migliore controllo sui costi e sulla fatturazione dei progetti e riduzione del rischio di fallimento
La contabilità di progetto è il biglietto da visita per il controllo delle transazioni finanziarie e la riduzione del rischio di fallimento
. Si occupa di tenervi informati e sempre aggiornati, ad esempio, sugli ordini di materiale o sulle scadenze di pagamento. Tutto funziona come un orologio e il rischio che il progetto deragli è notevolmente ridotto.
Come implementare un sistema di contabilità a progetto di successo: 7 passi
Investire tempo e risorse nella contabilità di progetto e implementarla meticolosamente vi ripagherà più volte. Inoltre, è la vostra guida per capire quali sono i clienti e i progetti realmente vincenti o quali sono i progetti più importanti per voi
vi stanno costando molto. L'unico problema per la maggior parte dei project manager è: da dove comincio?
Abbiamo scomposto il ciclo standard di contabilità di progetto in sette fasi. Leggete, metteteli alla prova e scoprite in prima persona come il giusto flusso del processo di contabilità di progetto può trasformare il modo in cui gestite le finanze del progetto. 🔥
Fase 1: Definire le esigenze di contabilità di progetto e selezionare il software di contabilità di progetto
Il passo iniziale, e forse il più cruciale, è stabilire una solida base definendo le vostre esigenze di contabilità di progetto. Consideratela come la pietra angolare di un edificio: senza di essa, la struttura potrebbe non reggere alla prova del tempo.
Riunite il team di progetto per questo esercizio, includendo persone chiave come il project manager, il contabile di progetto e i capi reparto. Collettivamente, potete:
- Identificare l'ambito del progetto : Comprendere le dimensioni, la durata e la complessità dei progetti target. Questo determinerà il livello di dettaglio e di diversità richiesto nei sistemi di contabilità dei progetti specifici
- Determinare le metriche finanziarie misurabili: Definire gli indicatori di prestazione chiave da monitorare. Questi potrebbero includere costi, ricavi, margini o flussi di cassa
- Stabilire le esigenze di rendicontazione finanziaria: Decidete con quale frequenza e in quale formato volete ricevere gli aggiornamenti finanziari, chi deve creare i report e quali parti devono essere informate
- Considerare i requisiti software: Valutare se è necessario di un software di contabilità di progetto e quali caratteristiche dovrebbe avere per soddisfare le vostre esigenze
Se state cercando
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con funzioni integrate per la gestione delle attività di contabilità e revisione dei progetti, si può prendere in considerazione
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Dato che questa fase si concentra sulla creazione di uno schema del progetto, perché non iniziare con il
Modello di proposta di progetto contabile ClickUp
? Questo modello è la guida ideale per definire il cosa, il quando e il come di un particolare progetto. Vi aiuta a definire esattamente il ROI o il margine di profitto che intendete raggiungere e a stabilire le regole di contabilità del progetto. ✍️
Utilizzando questo modello è possibile delineare l'ambito, gli obiettivi e i risultati del progetto
Fase 2: Impostare un piano di contabilità funzionale del progetto
Una volta individuate le esigenze di contabilità dei progetti, è il momento di preparare un piano adeguato che le soddisfi. L'idea è quella di allineare i sistemi di contabilità di progetto con il quadro generale di contabilità finanziaria dell'azienda. Rispondete alle domande sulle ripercussioni fiscali e legali, sulle sovrapposizioni fiscali e sui fondi di riserva.
Avviate la pianificazione finanziaria dei progetti nel modo giusto utilizzando il
Suite contabile ClickUp
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Ad esempio, se si desidera collaborare con i membri del team sul piano contabile, è sufficiente saltare sul sito di
Modello di operazioni contabili ClickUp
. La sua struttura già pronta può essere utilizzata per organizzare e tracciare le operazioni all'interno dei singoli progetti, facilitando la centralizzazione delle attività contabili.
Questo modello, abbinato a ClickUp Accounting, consente di impostare piani di contabilità specifici per il progetto utilizzando il metodo preferito
Altri vantaggi di ClickUp sono:
- Ampie funzionalità di budgeting, reporting e tracciamento dei progetti
- Integrazione con altri sistemi e applicazioni aziendali per garantire un flusso di dati fluido e informazioni finanziarie accessibili
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Assistente di lavoro AI
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-Utilizza l'elaborazione del linguaggio naturale per assistere in molteplici attività di progetto, come ad esempio:
- Riassumere piani contabili
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- Brainstorming di idee
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- Un'interfaccia facile da usare che consente a tutti i membri del team di utilizzare il software in modo efficiente
È semplice aggiungere valori monetari alle attività per tenere sotto controllo i budget dei progetti
Investire in un buon software è fondamentale, ma deve essere in linea con le dimensioni del vostro portafoglio. Per fortuna, questo software di gestione dei progetti è come un paio di pantaloni elastici: cresce con voi! E la cosa migliore è che viene fornito con un pacchetto gratuito, tascabile e
piani aziendali personalizzabili
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Fase 3: stabilire i costi del progetto con stime accurate
Che ci crediate o no, un budgeting e una stima dei costi accurati costituiscono la base di una gestione efficiente del progetto, assicurando che il vostro progetto rimanga finanziariamente valido e sostenibile. Ecco come fare:
- Identificare tutti i potenziali costi generali: Considerate tutti i possibili centri di costo, dalle risorse e dalla manodopera agli imprevisti
- Stimare i costi: Utilizzare dati storici, tariffe di mercato o opinioni di esperti per quantificare questi costi
- Preparare il budget: Combinare le stime dei costi in un budget completo
- Rivedere e rivedere: Monitorare e regolare costantemente il budget man mano che il progetto procede
È più facile a dirsi che a farsi, ma abbiamo pensato anche alla parte del "fare". Il
Modello di proposta di budget ClickUp
agisce come un GPS finanziario. Scompone i costi del progetto in pezzi di dimensioni ridotte, assicurando a voi e ai vostri stakeholder una tabella di marcia finanziaria affidabile. 🛣️
Il modello di proposta di budget di ClickUp è stato progettato per aiutarvi a creare e monitorare le vostre proposte di budget
Passo 4: Definire le entrate
Non tutti i progetti aziendali portano soldi subito. Alcuni progetti, come la semplificazione di un sistema di cartellini marcatempo, non producono denaro direttamente, ma pongono le basi per un margine di profitto più ampio in futuro. Al contrario, progetti come la costruzione di una casa, di una strada o la creazione di un nuovo prodotto software possono generare entrate che coprono i costi entro un periodo di tempo definito.
Quando si tratta di essere pagati per i progetti, il riconoscimento dei ricavi varia e il vostro sistema di contabilità dei progetti deve adattarsi a questo. Alcuni progetti vengono pagati una volta terminato il lavoro, mentre altri seguono il metodo cost-to-cost e registrano pagamenti parziali man mano che il lavoro procede.
È bene stabilire regole chiare su quando si viene pagati e quando si conta effettivamente il denaro come ricavo, prima di dare il via al progetto. 💲
È possibile monitorare le entrate e la crescita dei singoli progetti con la funzione
Modello di monitoraggio dei KPI di crescita dei ricavi di ClickUp
. Create copie di questo modello e personalizzatelo con stili di riconoscimento dei ricavi e parametri di performance unici.
Fase 5: Impostare il monitoraggio delle spese e del tempo in tempo reale
Perché dovreste implementare il monitoraggio delle spese e delle ore in tempo reale? Semplice: Per assicurarvi che tutto sia in linea con il budget e la tabella di marcia. Sarete in grado di identificare qualsiasi
o ritardi non appena si manifestano, consentendo di intervenire rapidamente per il successo del progetto.
Si consiglia di utilizzare
Monitoraggio del tempo del progetto ClickUp
per tenere traccia delle ore di lavoro, dei timesheet separati e delle spese e ottenere un'istantanea aggiornata dell'avanzamento del progetto. ⏳
Per un modo ancora più rapido di
tenere sotto controllo le spese
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Modello di gestione dei costi del progetto ClickUp
. Supponiamo che dobbiate gestire la contabilità dei costi di un progetto di costruzione. Questo modello consente di tenere traccia dei costi del progetto per diversi aspetti, come materiali, manodopera, permessi e attrezzature, senza alcuno sforzo. Potete verificare in tempo reale la tenuta del vostro budget e aggiornarlo in caso di impennate dei prezzi e cambiamenti simili.
Traccia i costi per diversi aspetti in base al tipo di progetto
Fase 6: Generare rapporti periodici sul progetto
La contabilità di progetto è molto simile alla contabilità gestionale: dovete capire cosa rappresentano i numeri e come influiscono sul successo del progetto. Con
opzioni di reporting nativo
in ClickUp è più facile ottenere report numerici e visivi per diversi parametri di progetto, tra cui le risorse del team e i percorsi di budget. Utilizzate queste informazioni per migliorare le vostre pratiche di contabilità dei progetti, migliorare l'efficienza e aumentare la redditività. 💯
Due suggerimenti aggiuntivi:
- Generate e rivedete regolarmente questi rapporti per monitorare la salute finanziaria del progetto: fatelo settimanalmente o mensilmente, a seconda del volume delle attività del progetto
- Mantenere uno stile di reporting flessibile: personalizzare i report con metriche pertinenti che forniscano informazioni sulle prestazioni del progetto
Controllare le allocazioni del budget, monitorare la spesa effettiva e vedere i profitti con ClickUp
Avete bisogno di un go-to? Il
Modello di rendicontazione del progetto ClickUp
consente al project manager di concentrarsi su quelle aree che necessitano di maggiore attenzione, dipingendo un quadro dettagliato di
e le prestazioni complessive. Vi aiuta a tenere sotto controllo elementi cruciali come le attività del progetto, le spese e le cose da fare in sospeso.
Fase 7: Identificare i potenziali problemi e intraprendere azioni correttive
Non limitatevi a conservare i dati compilati, ma analizzateli subito. Utilizzateli per identificare le tendenze, prevedere i risultati e individuare i rischi di completamento. Tenete d'occhio tutti i potenziali problemi che potrebbero far deragliare i finanziamenti del progetto. Questi possono andare da sforamenti dei costi e ritardi nei tempi fino a esigenze impreviste di allocazione delle risorse.
Supponiamo che alcuni di questi scenari si avverino. Come li gestireste? ClickUp può migliorare la vostra gestione dei problemi con:
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- Assegnare compiti: Con un'analisi completa Suite di gestione delle attività non c'è confusione su chi sta affrontando cosa
- Roadmap: Tracciate i dettagli del vostro flusso di lavoro correttivo e condivideteli facilmente con il vostro team di progetto
- Stati dei compiti personalizzati : Create un flusso di processo personalizzato per la contabilità del progetto, assegnando stati personalizzati alle attività di risoluzione dei problemi in corso
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**Siate proattivi, perché un'azione correttiva rapida può ridurre l'impatto negativo sulla redditività del progetto
Migliori pratiche di contabilità di progetto
Le migliori pratiche di contabilità di progetto ruotano attorno a processi di gestione del progetto, controlli e procedure efficaci nell'affrontare i problemi. Esistono alcune best practice da seguire quando si prendono decisioni su prezzi, offerte, processi contrattuali e disposizioni contrattuali. L'obiettivo è migliorare lo sviluppo dei controlli e della documentazione.
Ecco alcune buone pratiche da seguire:
Mantenere uno Schema dei Valori (SOV)
Per la contabilità dei progetti all'interno delle società di ingegneria, è necessario mantenere un SOV dettagliato che delinei il costo delle diverse porzioni di lavoro in un contratto completato. Ciò consente di calcolare in modo trasparente la percentuale di completamento.
Esaminare i verbali delle riunioni e i rapporti di avanzamento
Esaminare regolarmente
e
per individuare le deviazioni dall'accordo originale e avvertire di conseguenza il team contabile.
Preferite rapporti sui costi basati su prove
Controllate costantemente la rendicontazione del progetto, in particolare i resoconti dei costi, per assicurarvi che non vi siano transazioni finanziarie non supportate. Utilizzare
Richiesta di informazioni (RFI)
per colmare le lacune informative di piani, contratti, documenti o specifiche, se necessario.
Essere vigili sugli ordini di modifica
Gli ordini di modifica che segnalano alterazioni al capitolato d'oneri originale possono confondere l'intero team e portare a interruzioni del budget del progetto e al blocco dei lavori. Sviluppate un piano di ordini di modifica che consenta ai project manager di modificare attentamente ogni centro di costo.
Controllare sempre le ore di lavoro e le fatture dei subappaltatori
Rivedere regolarmente la documentazione sulle ore di manodopera, potenzialmente ogni settimana, per allinearla alle previsioni del progetto. Verificare che tutte le fatture dei subappaltatori siano relative a spese approvate.
Rivedere il programma del progetto a intervalli regolari
Ricalcolate regolarmente la schedulazione del progetto, partendo dal livello delle attività per arrivare al livello complessivo del progetto e a quello macro (a livello aziendale), assicurando che le tempistiche siano in linea con le aspettative.
Utilizzare ClickUp per supportare la contabilità a progetto
L'implementazione della contabilità di progetto è un must per le aziende di servizi. Favorisce la trasparenza, offrendo ai project manager gli approfondimenti necessari per ottimizzare le prestazioni finanziarie e raggiungere il successo a lungo termine del progetto.
Il software per la contabilità di progetto, distinto dai tradizionali sistemi di contabilità finanziaria, si pone come un
per le organizzazioni di servizi per migliorare l'utilizzo delle risorse.
Sia i contabili che i project manager si destreggiano tra una serie di compiti, spesso utilizzando una serie di strumenti separati. Ma da
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