Come project manager, vi siete mai trovati in una di queste situazioni?
- Stime inaccurate del budget del progetto, con piccoli errori che si aggiungono al budget complessivo.
- Osserva le spese che superano il budget totale previsto per il progetto.
- Spendere troppo per determinate risorse e lottare per trovare fondi aggiuntivi
Se la risposta è sì, è il momento di trovare il software per la gestione dei budget dei progetti più adatto alle tue esigenze.
Il tuo software di project management deve aiutarti a gestire i budget sia nei periodi positivi che in quelli difficili. Hai bisogno di una soluzione che ti aiuti a correggere la rotta quando devi affrontare spese impreviste e costi eccessivi e ad adeguarti di conseguenza.
Beh, la buona notizia è che abbiamo quello che fa per te. Abbiamo studiato cosa cercare in un software di gestione del budget, i 12 migliori strumenti disponibili, le loro funzionalità/funzioni, i loro limiti e i loro prezzi.
Ti aiutiamo a scegliere il vincitore indiscusso.
Cosa cercare in un software di project management per i costi dei progetti?
Alcune delle caratteristiche fondamentali che dovete cercare in uno strumento di project management del budget di progetto includono:
- Interfaccia intuitiva: è necessaria un'interfaccia user-friendly e una navigazione fluida per semplificare il processo di budgeting, come il piano e l'allocazione delle risorse e la gestione delle spese per migliorare l'efficienza.
- Collaborazione tra team di progetto: è necessaria un'unica fonte di informazioni attendibili affinché i team di progetto possano collaborare e effettuare il monitoraggio dei budget.
- Automazione: sfruttate l'automazione per semplificare i flussi di lavoro relativi al budget, assegnare attività e effettuare il monitoraggio dello stato.
- Sicurezza: un software basato su cloud con crittografia avanzata e conformità alle certificazioni di sicurezza proteggerà i dati finanziari sensibili.
- Integrazione con strumenti di terze parti: verifica se lo strumento è integrabile con i tuoi attuali strumenti finanziari e la tua piattaforma contabile. L'integrazione con i tuoi sistemi di back-end, compresi quelli contabili e delle risorse umane, garantisce un flusso bidirezionale di informazioni che consente ai collaboratori incaricati del budget di accedere ai dati più recenti.
- Reportistica affidabile: gestisci i budget dei progetti e crea report dettagliati e personalizzabili per consentire agli stakeholder di approfondire e contribuire a un'analisi finanziaria completa e a un processo decisionale informato.
- Modelli di budget: resta al passo con i tuoi risultati grazie ai modelli di budget per progetti predefiniti.
I 12 migliori software per la gestione dei costi del progetto da utilizzare
1. ClickUp
Il software di project management ClickUp è in cima all'elenco degli strumenti di budget utilizzati dai project manager per effettuare il monitoraggio delle finanze dei progetti senza sforzo. Il software offre molte funzionalità ricercate dai project manager come te, tra cui modelli di budget, solide funzionalità di collaborazione e adattabilità.
Le migliori funzionalità di ClickUp
- Monitorare in tempo reale lo stato di avanzamento dell'allocazione e della spesa del budget con i dashboard finanziari completamente personalizzabili.
- Automatizza le azioni ricorrenti su base giornaliera o bisettimanale, come i promemoria per i pagamenti imminenti o la fatturazione delle risorse del progetto con le attività di ClickUp.
- Il modello dettagliato di struttura di suddivisione del lavoro (WBS) di ClickUp consente di suddividere progetti complessi in componenti più gestibili e supporta la mappatura delle attività sotto forma di tabelloni Kanban e stime dei costi.
- L'assistente di ClickUp AI per i responsabili della pianificazione del budget aiuta a redigere analisi dettagliate dell'ambito del progetto e a creare rapidamente piani di lavoro giornalieri.
- Esegui calcoli tra campi numerici, di data e di ora utilizzando formule semplici o avanzate.
- ClickUp Obiettivi aiuta a effettuare il monitoraggio preciso degli obiettivi di budget dei progetti e a visualizzare lo stato dei progressi rispetto a più obiettivi in un'unica schermata.
Limiti di ClickUp
- ClickUp AI è disponibile solo con piani a pagamento.
- Capacità limitata di effettuare il monitoraggio dei tempi di realizzazione dei progetti
Prezzi di ClickUp
- Free Forever
- Illimitato: 7 $ al mese per utente
- Aziendale: 12 $ al mese per utente
- Enterprise: prezzi personalizzati
ClickUp AI è disponibile su tutti i piani a pagamento al costo di 5 dollari al mese per membro.
Valutazioni e recensioni di ClickUp
2. Lavoro di squadra
Se stai cercando un software di project management semplice per monitorare i costi e il budget dei progetti, TeamWork è la scelta giusta.
TeamWork fa un passo in più con la sua dashboard di reportistica. È possibile creare dashboard personalizzate per effettuare il monitoraggio delle metriche relative alle finanze del progetto, ai carichi di lavoro e molto altro ancora.
Tuttavia, per accedere alle funzionalità/funzioni più importanti dello strumento è necessario sottoscrivere uno dei piani a pagamento.
- Gestisci le risorse e i carichi di lavoro in modo efficiente.
- Monitorare il tempo utilizzando uno strumento di monitoraggio del tempo per la fatturazione, la gestione delle spese, la gestione del budget e il calcolo delle fatture.
- Organizza attività e attività secondarie utilizzando campi, tag e versioni.
- Collabora con le parti interessate tramite commenti, messaggi, documenti e bozze.
- Imposta l'automazione del flusso di lavoro e crea progetti da modelli.
- Gli amministratori potrebbero avere difficoltà a gestire l'accesso a più progetti.
- Non offre supporto per la chat in tempo reale.
- La versione gratis del software ha un limite rispetto ad altri strumenti.
- Free
- Consegna: 13,99 $ al mese per utente
- Grow: 25,99 $ al mese per utente
- Scala: Prezzi personalizzati
G2: 4,4/5,0 (oltre 1.100 recensioni)Capterra: 4,5/5,0 (oltre 800 recensioni)
tramite Workstatus
Mentre la maggior parte degli strumenti di gestione della forza lavoro offre funzionalità di monitoraggio del tempo e di produttività, Workstatus si distingue per le sue capacità di geofencing. Che tu stia gestendo un team remoto o supervisionando il personale sul campo, Workstatus ti offre visibilità in tempo reale su presenze, livelli di attività e stato dei progetti.
La sua dashboard intuitiva offre informazioni dettagliate sulla produttività dei dipendenti, il tempo dedicato alle attività, i tempi di inattività e altro ancora, tutto in un unico posto. È inoltre possibile utilizzare Workstatus per generare report, effettuare l'automazione delle tabelle orarie e semplificare la gestione delle buste paga con il minimo lavoro richiesto.
Detto questo, abbiamo notato che l'accesso a funzionalità avanzate come screenshot, monitoraggio GPS o classificazione della produttività richiede una sottoscrizione a pagamento.
- Monitoraggio automatico del tempo con screenshot opzionali, monitoraggio di app/URL e rilevamento di inattività.
- Gestione intelligente dei progetti e delle attività con monitoraggio delle attività in tempo reale e controllo delle scadenze.
- Report personalizzabili e fatturazione basata sul monitoraggio del tempo e sui budget dei progetti.
- Integrazioni di terze parti limitate rispetto ad altri strumenti
- Le funzionalità potrebbero risultare eccessive per i piccoli team che cercano solo uno strumento di monitoraggio di base.
- La versione gratis offre meno funzionalità di gestione del team.
- piano Free
- Premium: 4,99 $ al mese per utente
- Enterprise: 9,99 $ al mese per utente
- Piani personalizzati disponibili
- G2: 4,3/5,0 (oltre 200 recensioni)
- Capterra: 4,6/5,0 (oltre 150 recensioni)
4. RodeoDrive
RodeoDrive è uno strumento completo per il project management che supporta le aziende in tutte le fasi del progetto, dalla definizione dell'ambito alla determinazione dei prezzi. Con funzionalità quali il monitoraggio degli obiettivi di progetto, la reportistica di progetto, la gestione delle risorse, i dashboard interattivi e la semplificazione delle fatture, aiuta i team leader e i team finanziari a tenere sotto controllo l'intero costo del progetto.
Le migliori funzionalità di RodeoDrive
- Possibilità di confrontare in tempo reale le attività preventivate e le spese del progetto con i dati effettivi per ridurre la spesa.
- Consente di suddividere i progetti in fasi e di fatturarli separatamente in base ai dati effettivi, agli anticipi o alla percentuale di completamento per una migliore pianificazione e un migliore controllo dei progetti.
- I modelli di sequenza di progetto integrati e le funzionalità di monitoraggio delle spese aiutano a definire il budget del progetto in modo corretto.
Limiti di RodeoDrive
- La piattaforma presenta alcuni bug poiché è ancora nelle prime fasi di sviluppo.
- Non è possibile scaricare rapporti dettagliati sulla reportistica sul budget.
Prezzi RodeoDrive
- Gratis: 0 $ al mese per singolo utente
- Achiever: 14,99 $ per utente/al mese
Valutazioni e recensioni di RodeoDrive
- G2: 4,3/5 (6 recensioni)
- Capterra: 4,7/5 (3 recensioni)
5. Adobe Workfront
Una piattaforma collaborativa per il project management, Adobe Workfront, aiuta a gestire budget, piani e spese effettive. Le funzionalità native consentono a tutti coloro che sono coinvolti nel processo di definizione del budget, dagli stakeholder ai team interni, dai fornitori ai team di rete, di gestire e effettuare il monitoraggio dei costi fissi e variabili, delle spese fisse, dei costi di progetto e dei costi delle risorse.
Uno dei principali problemi che i marketer, i manager e gli stakeholder devono affrontare è il disallineamento tra il budget di un progetto e la sua esecuzione.
È necessario avere una visibilità in tempo reale sui costi preventivati, di previsione e effettivi e sul loro andamento. È necessario correggere la rotta ogni volta che il progetto supera il budget assegnato o le ore effettive. Gestire manualmente questi aspetti su fogli di calcolo è soggetto a errori e richiede molto tempo.
Le migliori funzionalità/funzioni di Adobe Workfront
- Visibilità in tempo reale del budget del piano, della previsione e dell'effettivo, con la visualizzazione delle prestazioni attuali in un dashboard facilmente accessibile.
- Gestisci e effettua il monitoraggio dei costi del piano, dei livelli delle attività e delle spese per le risorse.
- L'integrazione con la suite di prodotti Adobe aiuta a collegare i team di progetto ad altre parti dell'azienda e anche ad attribuire efficacemente l'impatto sui ricavi.
Limiti di Adobe Workfront
- Il software richiede che gli utenti siano formati prima di poterlo utilizzare.
- Nessuna versione di prova gratis
- Opzioni di personalizzazione limitate nella dashboard di Workfront
Prezzi di Adobe Workfront
- Prezzi personalizzati
Valutazioni e recensioni di Adobe Workfront
- G2: 4. 1/5 (920 recensioni)
- Capterra: 4,4/5 (1391 recensioni)
6. Smartsheet
Smartsheet, una piattaforma centralizzata per la gestione del lavoro, elimina le incertezze dalla definizione del budget di progetto. Permette ai dirigenti e ai team di progetto di essere tutti sulla stessa lunghezza d'onda per quanto riguarda la pianificazione, il monitoraggio, lo spazio di archiviazione dei dati, la condivisione dei file e la reportistica sulle attività di progetto.
Per qualsiasi nuovo progetto, è necessario un repository centrale che ospiti tutti i componenti del budget, generi fatture e consenta alle parti interessate, ai contabili e ai project manager di effettuare un monitoraggio diligente dei budget e intraprendere azioni correttive quando necessario.
Le migliori funzionalità di Smartsheet
- Accedi al software di gestione del budget per creare e effettuare il monitoraggio dei budget per valuta, tipo di spesa o unità di valuta.
- Centralizza i documenti di supporto, come le offerte dei fornitori, in un unico luogo.
- Consolida le metriche finanziarie chiave su dashboard in tempo reale da più fogli in un'unica vista.
Limiti di Smartsheet
- Non offre il monitoraggio automatico del tempo a livello globale.
- Nessun supporto e-mail integrato
- Mancanza di una vista Elenco per una visualizzazione completa dei livelli delle attività.
Prezzi di Smartsheet
- Gratis: 0 $ al mese per utente
- Pro: 7 $ per utente/al mese
- Aziendale: 25 $ per utente/al mese
- Enterprise: prezzi personalizzati
Valutazioni e recensioni di Smartsheet
- G2: 4,4/5 (15065 recensioni)
- Capterra: 4,5/5 (3057 recensioni)
7. Harvest
Stabilire un budget per qualsiasi progetto è impegnativo, ma un budget ben strutturato getta le basi per un monitoraggio efficace. Il software di project management di Harvest per le piccole imprese semplifica la creazione di un tracker sia per le ore che per le tariffe.
Ottieni visibilità in tempo reale sul budget utilizzato e su quello rimanente per evitare lo scope creep prima che diventi un problema insormontabile. Le informazioni sulla gestione delle spese sono fondamentali per verificare con maggiore precisione il budget dei tuoi progetti futuri.
Harvest fornisce report personalizzati per visualizzare le attività che occupano il tempo del tuo team, il tempo dedicato al monitoraggio dei problemi e il modo in cui ciò influisce sui costi stimati per intraprendere azioni correttive.
Sfruttate le migliori funzionalità/funzioni
- Trasformate i dati delle tabelle orarie in report visivi in tempo reale per visualizzare l'efficienza del team, ridurre il burnout e migliorare la produttività.
- Monitorare le ore di lavoro fatturabili, i riporti e controllare l'utilizzo a colpo d'occhio e convertire le ore fatturabili in fatture.
- Integrazione con strumenti popolari come Trello, Slack, Quickbooks e Stitch per fornire dati aggiornati ai team di project management e di budget.
Limiti di Harvest
- Il software richiede un supporto approfondito per essere utilizzato all'inizio.
- Non dispone di funzionalità di controllo degli accessi e autorizzazioni.
Prezzi Harvest
- Gratis: 0 $ al mese per utente
- Pro: 10,80 $ per utente/al mese
Raccogli valutazioni e recensioni
- G2: 4,3/5 (790 recensioni)
- Capterra: 4,6/5 (572 recensioni)
8. Zoho Projects
I project manager di tutto il mondo sanno che la definizione del budget non riguarda solo il risparmio, ma anche il controllo. L'integrazione di Zoho Expense consente di creare un dashboard di riepilogo della redditività con lo stato delle entrate e delle spese del progetto.
I project manager sono coinvolti nel controllo delle finanze attraverso la creazione, il monitoraggio e la previsione dei budget, il monitoraggio delle spese e l'analisi dei report. Gestire tutte queste attività su strumenti diversi che non sono in fase di sincronizzazione tra loro rende il processo di monitoraggio complicato per tutti coloro che sono coinvolti nel progetto. Ottieni il controllo completo su ogni fase del processo di budgeting con Zoho Projects.
Questo software di project management offre funzionalità di monitoraggio in tempo reale per i budget, avvisi di soglia e superamento e reportistica comparativa tra dati del piano e dati effettivi.
Le migliori funzionalità/funzioni di Zoho Projects
- Gestisci le finanze creando, con il monitoraggio e la previsione dei budget, fatturando i clienti, con il monitoraggio delle spese fisse e variabili e con la reportistica.
- Monitorate il budget del vostro progetto in base all'importo stanziato o alle ore effettivamente dedicate ai progetti, alle attività cardine e alle diverse attività tramite dashboard personalizzate.
- Avvisi personalizzati per gli stakeholder quando il budget supera la soglia del piano.
Limiti di Zoho Projects
- Non consente agli utenti di creare attività, assegnarle ai membri del team e monitorarne lo stato di avanzamento.
- Nessuna applicazione mobile
Prezzi di Zoho Projects per i progetti
- Gratis: 0 $ per tre utenti per un massimo di due progetti
- Premium: 4 $ per progetti illimitati, fino a 50 utenti
- Premium: 9 $ per progetti illimitati, senza limiti massimi di utenti
Valutazioni e recensioni di Zoho Projects
- G2: 4,3/5 (382 recensioni)
- Capterra: 4,3/5 (412 recensioni)
9. Hubstaff
Nelle grandi organizzazioni, dove un team lavora solitamente su più progetti, è necessario impostare soglie di budget per i diversi progetti e ricevere avvisi in caso di spese eccessive.
L'app Hubstaff per la gestione della forza lavoro consente agli utenti di impostare limiti di budget, ricevere notifiche in tempo reale in caso di variazioni di ambito e superamento dei costi e automatizzare il monitoraggio del tempo per le risorse. Grazie alle informazioni in tempo reale sulle spese, potrete essere certi di non perdere di vista i vostri budget.
Le migliori funzionalità di Hubstaff
- Stimare i costi del piano in base alla gestione delle risorse o al numero di ore dedicate a un progetto.
- Con la funzionalità dei budget a livello di progetto, effettua il monitoraggio della redditività dei tuoi progetti e comprendi il costo per progetto e per utente.
- Il report sui budget dei progetti semplifica il monitoraggio del budget (in termini di ore totali o costo totale effettivo per progetto) e l'utilizzo.
Limiti di Hubstaff
- Opzioni limitate per la gestione delle attività
- La navigazione non è intuitiva.
Prezzi di Hubstaff
- Starter: 4,99 $ al mese per utente
- Grow: 7,50 $ al mese per utente
- Team: 10 $ al mese per utente
- Enterprise: 25 $ al mese per utente
Valutazioni e recensioni di Hubstaff
- G2: 4,3/5 (431 recensioni)
- Capterra: 4,6/5 (1432 recensioni)
10. Wrike
La definizione del budget di un progetto richiede la collaborazione di stakeholder provenienti da diversi team, quali quelli di prodotto, marketing e project management, spesso distribuiti in tutto il mondo.
Quando i team di progetto sono distribuiti geograficamente, è necessario un software per la gestione dei budget di progetto che possa essere personalizzato in base alla valuta. Per evitare ritardi nella comunicazione, dovrebbe archiviare tutti i documenti rilevanti in un unico posto.
I team interfunzionali possono accedere a questi documenti e effettuare il monitoraggio dello stato per evitare follow-up tramite email e altri canali di comunicazione asincroni.
Il software di project management Wrike aiuta le piccole e medie imprese, le startup e le grandi aziende a gestire le variazioni di budget e a creare un piano di bilancio.
Quando i costi effettivi differiscono da quelli del piano, questo aiuta i project manager impegnati a indagare sulle ragioni della variazione. I project manager possono quindi identificare strategie per gestire il budget in modo efficace, riallocando le risorse o implementando misure di risparmio sui costi.
Le migliori funzionalità di Wrike
- Personalizza il budget con le impostazioni di valuta preferite e imposta le tariffe orarie predefinite per la pianificazione del budget.
- Wrike automatizza l'assegnazione delle attività e la distribuzione delle risorse per garantire il rispetto dei budget.
- Integrazioni con oltre 400 applicazioni, come Salesforce, HubSpot, Bynder, Zoom e Slack per eseguire analisi avanzate.
Limiti di Wrike
- Wrike non dispone di una chat in tempo reale per la collaborazione interfunzionale.
- Non è possibile inviare o ricevere email direttamente da Wrike.
Prezzi di Wrike
- Gratis: 0 $ al mese per utente
- Team: 9,80 $ al mese per utente
- Business: 24,80 $ al mese per utente
- Enterprise: prezzi personalizzati
- Pinnacle: prezzi personalizzati
Valutazioni e recensioni di Wrike
- G2: 4,2/5 (3499 recensioni)
- Capterra: 4,3/5 (2523 recensioni)
11. Birdview PSA
Birdview PSA è uno strumento di project management online con sicurezza di livello aziendale. Per i dirigenti, una visione completa delle prestazioni dell'organizzazione consente una risposta rapida ai cambiamenti del mercato. I project manager possono effettuare il monitoraggio dello stato dei progetti, identificare i colli di bottiglia, allocare le risorse e stabilire le priorità delle attività per garantire che il progetto proceda secondo i piani.
In qualità di project manager presso un'organizzazione di servizi professionali (PSO), la misurazione del successo di un progetto si basa sul completamento e sulla consegna ai clienti.
Cosa succederebbe se consegnaste il progetto al client prima della data di consegna prevista, ma il budget fosse superato del 15%? Lo considerereste un successo? Secondo una ricerca dell'Harvard Business Review, un progetto di qualsiasi dimensione presenta in media un superamento dei costi del 200% e un superamento dei tempi del 70%.
Condivisione della notizia con i clienti può causare problemi, poiché saranno loro a dover sostenere i costi aggiuntivi.
Le migliori funzionalità di Birdview
- Gestione centralizzata dei documenti per ottenere numeri, tabelle orarie o dati relativi all'ambito del progetto per creare il budget.
- Gestisci tutte le comunicazioni e la collaborazione relative al progetto su un'unica piattaforma e invita i clienti a collaborare tramite un portale ospiti.
- L'assistente IA di Birdview aiuta a velocizzare la project management, l'allocazione delle risorse e le previsioni per una pianificazione efficace del budget.
Limiti di Birdview
- La gestione del team non è intuitiva
- Mancano i diagrammi Gantt e le viste di pianificazione.
Prezzi Birdview
- Lite: 9 $ al mese per utente
- Team: 24 $ al mese per utente
- Enterprise: prezzi personalizzati
Valutazioni e recensioni di Birdview
- G2: 4,2/5 (354 recensioni)
- Capterra: 4,4/5 (287 recensioni)
12. Runrun
Per le medie imprese in cui i clienti esitano a utilizzare strumenti più avanzati, Runrun.it è uno strumento di collaborazione di facile utilizzo. Comprendi i dati del tuo progetto con viste interattive e diagrammi Gantt e monitora i tuoi progressi con un tracker intuitivo.
Comunicare l'esito positivo di un progetto ai clienti utilizzando grafici visivi invece di lunghi rapporti. Con le app iOS, web-based e Android, i team e i clienti possono collaborare su questa piattaforma indipendentemente dalla loro posizione.
Le migliori funzionalità/funzioni di Runrun
- Le lavagne intelligenti aiutano i membri del team e i clienti a effettuare il monitoraggio degli aggiornamenti dei progetti e a gestire le attività.
- Crea moduli di richiesta di budget con modelli predefiniti.
- Salva la cronologia delle decisioni, gli allegati e le conversazioni con utenti interni o esterni in un unico posto per migliorare il processo decisionale relativo al budget.
Runrun. Limiti
- Funzionalità di reportistica e analisi limitate
- L'interfaccia del Calendario è difficile da comprendere.
Runrun. Prezzi
- Gratis: 0 $ fino a cinque utenti
- Aziendale: 8 $ al mese per utente
- Enterprise: 25 $ al mese per utente
Runrun. it valutazioni e recensioni
- G2: 4,7/5 (1066 recensioni)
- Capterra: 4,8/5 (141 recensioni)
Pronti a creare il budget del progetto perfetto?
In qualità di project manager, conosci bene le inefficienze della gestione manuale o basata su fogli di calcolo dei budget.
Ecco un modo migliore per identificare le opportunità di risparmio sui costi e comunicare con i tuoi stakeholder in un formato di facile comprensione.
Il software di gestione dei costi di progetto di ClickUp semplifica la creazione di un piano di budget realistico, il monitoraggio dei rischi e l'adeguamento dei costi in base alle esigenze aziendali per evitare spese eccessive. Riunisci tutto il tuo lavoro in un'unica dashboard utilizzando oltre 100 integrazioni con altri strumenti di budgeting per la gestione dei progetti.
Prova ClickUp gratis per accedere a diversi modelli, visualizzazioni e opzioni di personalizzazione.