Che si tratti di presentare un rimborso spese o di gestire il budget di un progetto, le note spese sono parte integrante di qualsiasi tipo di azienda.
Tuttavia, scriverle non è esattamente divertente.
Anzi, può essere un processo noioso e lungo, soprattutto se si tratta di crearle da zero ogni volta. Per fortuna c'è una soluzione facile e gratuita a cui ogni team può rivolgersi!
I modelli di nota spese rendono il processo di presentazione delle note spese più rapido, fluido e privo di errori, grazie a schemi professionali già pronti. Inoltre, è possibile accedere a una serie di modelli personalizzabili e dettagliati senza alcun costo.
Per celebrare i modelli di nota spese, discutiamo le principali qualità da ricercare nel vostro prossimo modello di nota spese e accediamo a 10 dei nostri preferiti per Excel, Google Sheets e ClickUp. Esploreremo le loro migliori caratteristiche e vi mostreremo come sfruttarle al meglio in tempo per la vostra prossima grande spesa. 🎉
Che cos'è un modello di nota spese?
Una nota spese è un documento che le aziende utilizzano per tenere traccia delle spese. Un modello di nota spese è un modulo precostituito che facilita il processo di creazione della nota spese dell'azienda. 🖊️
Le note spese vengono spesso create quando un dipendente sostiene spese per conto dell'azienda. Il modulo specifica il costo di ogni articolo o servizio per garantire un rimborso accurato. Ma possono servire anche per altri scopi! Molti team utilizzano le note spese per la compilazione della dichiarazione dei redditi, per la valutazione dei costi e per l'analisi dei costi l'impatto di un progetto o per un semplice controllo del budget .
Alcuni vantaggi dell'utilizzo di un modello di nota spese sono:
- Efficienza: Poiché è sufficiente inserire i valori per ogni nuova spesa, è possibile creare rapporti in modo rapido ed efficiente
- Risultati professionali: Il modello vi copre su questo fronte, quindi tutto ciò di cui dovete preoccuparvi sono i numeri. Potete scegliere il modello di nota spese che meglio si allinea con il livello di formalità preferito dal vostro marchio e dalla vostra azienda
- Linee guida: Se non avete mai scritto una nota spese prima d'ora, un modello vi garantirà di non dimenticare nessuna informazione importante
- Miglioramento della comunicazione: Con una nota spese accurata, i revisori e gli altri stakeholder possono capire dove è realmente destinato il budget approvato
- Funzioni aggiuntive: I modelli digitali dispongono di varie funzionalità di incorporamento, integrazioni e caratteristiche per allegare ricevute e altri supporti utili ai vostri report
Cosa cercare in un modello di resoconto spese eccellente
Un modello di nota spese di alta qualità dovrebbe..
- avere una struttura chiara: Deve essere pulito, organizzato e facile da leggere
- Includere tutte le sezioni necessarie: Deve fornire spazio e sezioni sufficienti per aggiungere tutti i dettagli chiave
- Fornire istruzioni sufficienti: Deve definire con precisione dove vanno le informazioni e quali file allegare
- Consentire una certa flessibilità: Dovreste essere in grado di personalizzare il modello per riflettere le vostre pratiche, le vostre politiche e il vostro branding
- Essere accessibile su più dispositivi: Dovreste essere in grado di modificare il modello in movimento tramite il vostro laptop o telefono
- Migliorare la collaborazione del team: Che sia attraverso i commenti o la semplice condivisione di file, un modello di alta qualità deve consentire dicomunicare con i colleghi ## 10 Modelli di nota spese da utilizzare nel 2024
La rendicontazione delle spese è semplice se si dispone del modello giusto per guidarla. Con un quadro ben strutturato e categorie predefinite, potete documentare le vostre spese e assicurarvi che tutti i conti siano perfettamente bilanciati.
Avete bisogno di aiuto per trovarne uno? Ci pensiamo noi.
Seguiteci con i 10 migliori modelli di nota spese per ClickUp, Excel, Word e Google Sheets.
E come ciliegina sulla torta, sono tutti gratuiti! Così potrete gestire le vostre spese aziendali senza spendere una fortuna. 🍒
1. Modello di nota spese di ClickUp
Modello di nota spese di ClickUp
Iniziamo con qualcosa di semplice ma efficace. Il Modello di nota spese di ClickUp cattura tutte le informazioni chiave di qualsiasi spesa in un layout pulito e colorato. 🌈
Questo modello, adatto ai principianti, è stato creato in Documenti ClickUp -Il sistema dinamico e integrato di ClickUp per la modifica dei documenti che è diverso da qualsiasi altro strumento utilizzato in precedenza. In questo documento pronto per l'uso, troverete formattazione, banner e stili preimpostati per rendere il processo di compilazione e condivisione delle vostre note spese più semplice che mai.
Con sezioni dettagliate per definire il membro coinvolto, il budget, le spese e altro ancora, questo modello ha tutto ciò che serve per documentare correttamente tutte le spese relative a qualsiasi team o progetto. La sezione Ripartizione delle spese include una tabella in cui è possibile elencare tutte le spese con la data, la descrizione e le sottocategorie, come cibo e viaggi.
Dopo aver elencato le spese aziendali e trovato l'importo totale, l'autore dell'invio può aggiungere le foto delle ricevute e descriverle direttamente nel modello. Una volta raggiunto il termine del modello, si vedrà uno spazio finale per l'approvazione e la firma del rapporto da parte dei revisori. Inoltre, come per ogni Modello ClickUp -È possibile personalizzare tutte le parti del documento per allinearlo al proprio marchio e ai propri processi. Scarica questo modello
2. Modello di resoconto delle spese mensili di ClickUp
Modello di nota spese mensile di ClickUp
Il Modello di resoconto delle spese mensili di ClickUp questo modello presenta molte analogie con il precedente modello ClickUp Doc, ma è stato progettato per gestire le spese aziendali di un dipendente nell'arco di un mese, offrendo una soluzione conveniente per una rendicontazione regolare e sistematica.
Nella parte superiore di questo modello, sono presenti sezioni designate per aggiungere il logo della società, il nome e le informazioni di contatto. In fondo alla pagina, si trovano le sezioni per definire lo scopo e il periodo di spesa. Nella sezione Informazioni sul dipendente il richiedente può indicare il proprio nome, la posizione, il documento d'identità, il numero di previdenza sociale e altri dettagli per garantire il corretto rimborso.
Ci sono due tabelle in cui elencare le spese. La prima è un riepilogo generale con i costi totali per ogni categoria, compresi trasporto, alloggio e vitto. La seconda e ultima tabella consente di suddividere le spese in modo più dettagliato. Se la spesa si riferisce a un determinato conto aziendale si avrà lo spazio per specificarlo in questa sezione. Scaricare questo modello
3. Modello di nota spese per i dipendenti di ClickUp
Modello di nota spese per i dipendenti di ClickUp
Se organizzate spesso viaggi aziendali, il Modello di nota spese per i dipendenti di ClickUp semplificherà notevolmente il processo con un documento preformattato per tenere sotto controllo le spese di viaggio di ciascun dipendente. 🧳
Questo modello caricato è composto da otto pagine in totale. La prima e principale pagina contiene le informazioni di base sull'organizzazione, sul mittente e sul destinatario. Le cinque pagine successive rappresentano diversi tipi di spese, tra cui:
- Alloggio
- Trasporto e carburante
- Pasti
- Intrattenimento
- Varie
Ogni pagina contiene tabelle per elencare tutti i costi e fornire dettagli su ogni transazione. Da qui, il dipendente può accedere alla sottopagina preconfezionata Allegati alle ricevute per supportare le spese con la documentazione adeguata.
Infine, nella pagina Riepilogo spese viaggio si trova l'elenco finale delle spese per tipo e l'importo totale del rimborso dovuto al dipendente.
Per un'esperienza ancora più agevole, utilizzare l'indice sul lato sinistro del documento. Attivare l'indice appiccicoso per visualizzare il contenuto della pagina sulla destra. Scarica questo modello
4. Modello di rendiconto e spese aziendali di ClickUp
Modello di rendiconto e spese aziendali di ClickUp
sebbene i modelli in stile Doc siano certamente popolari tra i modelli di nota spese, non è l'unico modo per crearne uno! Vediamo come è possibile organizzare spese e bilanci più complessi utilizzando il modello Modello di rendiconto e spese aziendali di ClickUp . Questo modello a livello di elenco è ricco di tonnellate di funzionalità pronte all'uso, tra cui campi personalizzati, attività predefinite e viste multiple per aiutarvi a gestire le vostre note spese da ogni punto di vista.
Raccogliete e archiviate i dati in modo ordinato all'interno del vostro spazio di lavoro, ottenendo al contempo preziose informazioni sulle abitudini di spesa della vostra azienda o del vostro team grazie a questo modello personalizzabile. Questo modello è ricco di risorse diverse per gestire le spese dalla presa in carico all'adempimento, tra cui:
- Form view: Una nota spesemodulo di assunzione che si può condividere con i dipendenti tramite un semplice URL per raccogliere informazioni sulle loro spese. Una volta completato, l'invio crea automaticamente un'attività
- Elenco vista: Un elenco principale interattivo delle spese, organizzato per default per tipo di spesa. Le informazioni essenziali su ciascuna spesa sono riportate nelle colonne a destra
- Scheda vista: ALavagna in stile Kanban di spese organizzate per stato. Trascinare e rilasciare le attività sul tabellone per modificarne lo stato durante il processo di approvazione
- Docs: Un documento di resoconto delle spese aziendali simile ai modelli precedenti presenti nell'elenco
È possibile personalizzare tutti gli aspetti di questo modello per adattarlo alle fasi del processo, applicare filtri e modificare i criteri di raggruppamento e ordinamento.
**Date un'occhiata a questi modelli
**Modelli di proposta di budget_
5. Modello di nota spese per piccole imprese di ClickUp
Modello di nota spese per piccole imprese di ClickUp
Sebbene viste multiple, campi personalizzati e stati delle attività personalizzabili sembrino impressionanti per qualsiasi resoconto delle spese, la vostra piccola impresa potrebbe non aver bisogno di queste caratteristiche per essere efficiente. Il prossimo modello lo fa, mantenendo le cose brevi e dolci per facilitare una rendicontazione accurata e tempestiva. 🔔
Questo Modello di nota spese per piccole imprese di ClickUp è un pratico strumento progettato proprio per questo scopo. È facile da usare per tutti, anche per i nuovi utenti di ClickUp o per i meno esperti di tecnologia.
Un altro modello in stile Doc, questa risorsa condivide una struttura familiare. Inizia con il nome dell'azienda, il logo e la Reporter Overview, una sezione dedicata alle informazioni del richiedente. Nella sezione Dettagli delle spese, si suddivide ogni spesa, quando si è verificata e quanto ha comportato per l'azienda.
Dopo la sezione dedicata alle ricevute, si trova il segmento finale Autorizzazione. La persona che approva la transazione compilerà queste aree e fornirà il proprio nome, la data, la firma e altro ancora. Scarica questo modello
6. Modello di gestione finanziaria di ClickUp
Modello di gestione finanziaria di ClickUp
Il modello Modello di gestione finanziaria ClickUp è il vostro sportello unico per tutto ciò che riguarda la finanza. Centralizza i dati finanziari, fornendo un facile accesso a informazioni critiche e documentazione di progetto in uno spazio organizzato all'interno della piattaforma. Consente inoltre di assegnare compiti e di seguirne l'avanzamento utilizzando viste multiple, campi personalizzati e stati dei compiti personalizzati.
In questo modello a livello di spazio, troverete cartelle separate per organizzare le spese relative a vendite, spese e prodotti e servizi. All'interno di ogni cartella, sono presenti elenchi separati con viste multiple per i relativi rimborsi, un calendario dei pagamenti, listini prezzi e altro ancora.
Questo modello viene fornito anche con quattro automazioni preconfezionate per eliminare il lavoro inutile legato al processo di rimborso. Ad esempio, quando un campo personalizzato cambia, lo stato dell'attività si aggiorna automaticamente. È anche possibile introdurre Automazioni personalizzate per soddisfare il flusso di lavoro specifico e le dipendenze delle attività. Scaricate questo modello
7. Modello di resoconto delle spese di viaggio in Excel di Vertex42
Modello di nota spese in Google Sheets
Se preferite rimanere fedeli ai fogli di calcolo, abbiamo pensato a voi! Questo modello di nota spese di viaggio in Excel è un'opzione affidabile e familiare per la gestione delle spese di viaggio. 🛍️
A partire dal periodo di riferimento, inserite tutte le informazioni necessarie nelle celle designate, come lo scopo, il nome e il dipartimento. Le sezioni successive elencano tutte le date di viaggio e l'importo di ciascuna categoria di spesa per ogni giorno. C'è anche una sezione dedicata all'elenco delle spese.
Non dimenticate di allegare le ricevute come prova, poiché il modello non prevede una sezione apposita. 🧾
Trattandosi di un documento Excel, questo modello non supporta la collaborazione in tempo reale o l'accesso mobile. Mentre ClickUp offre una piattaforma unificata che va oltre il monitoraggio delle spese, Excel è uno strumento autonomo di foglio di calcolo. Scarica questo modello
8. Modello di nota spese annuale in Word by ExcelTemplates
Alla fine dell'anno, utilizzate il modello di rapporto spese annuali in Word di ExcelTemplates per creare un riepilogo delle spese
In un anno possono succedere molte cose: viaggi di lavoro, cene con i clienti, eventi di team building . 👥
Un solido sistema di tracciamento delle spese annuali è fondamentale se si vuole essere accurati e chiari sulla destinazione delle proprie spese annuali.
È proprio a questo che serve il modello di nota spese annuale per Word. È uno strumento semplice ma prezioso per mantenere un registro delle spese annuali accurato.
Come in qualsiasi documento Word, digitate e formattate il testo desiderato. Per prima cosa, indicate in alto il vostro nome, titolo, ID e dipartimento. Calcolate le spese per ogni mese dell'anno e sommatele per trimestre. Inserite i numeri nella tabella fornita, ordinandoli per tipo di spesa.
Per eventuali osservazioni o chiarimenti speciali, consultare la sezione Commenti aggiuntivi. Terminare con il nome, la data e la firma dell'approvatore per convalidare il documento. ✒️
Se si preferisce ancora usare Word, questo modello è sufficiente. Tuttavia, essendo stato concepito principalmente per la modifica del testo, questo programma offre funzionalità limitate rispetto a Excel e ClickUp. Scarica questo modello
9. Modello di nota spese per i dipendenti in Excel by ExcelTemplates
Tenete traccia delle entrate e delle uscite mensili dei vostri dipendenti con il modello di nota spese per dipendenti in Excel di ExcelTemplates
Il modello di nota spese per i dipendenti in Excel è un modo semplice per documentare, classificare e analizzare le entrate e le uscite mensili. 📆
È stato progettato principalmente per uso personale. Presenta categorie di spesa come l'alloggio e le utenze, che in genere non sono coperte dal datore di lavoro. Tuttavia, grazie alla sua natura flessibile, è possibile adattare il modello a diversi contesti aziendali. Il testo segnaposto offre un solido punto di partenza per la creazione di contenuti personalizzati.
Nella scheda principale di riepilogo, il dipendente deve elencare i flussi di reddito nella sezione verde e le spese nella sezione blu. Le colonne rappresentano i mesi. Il modello presenta anche schede separate per ogni mese, che consentono di approfondire la questione. Ogni categoria di reddito o di spesa può avere più sottocategorie. Scarica questo modello
10. Modello di rapporto spese in Google Sheets
Modello di nota spese in Google Sheets
A questo punto, tutti e il loro cane sanno a cosa serve un modello di nota spese. Quindi, veniamo al dunque: che cosa rende unico questo semplice modello di nota spese per Google Sheets?
Per cominciare, è forse il modello di nota spese settimanale più dettagliato di questo elenco. Offre numerosi esempi per ogni categoria, consentendovi di dettagliare con precisione le spese settimanali. Grazie alle formule precostituite, tutte le somme vengono calcolate automaticamente. Non solo è possibile risparmiare tempo e fatica, ma anche evitare di fare calcoli, il che è sempre un vantaggio! 🔣
Come ClickUp, Google Sheets è una piattaforma basata sul cloud che salva automaticamente i vostri progressi e li archivia online in modo sicuro nel cloud. È possibile accedere al documento da qualsiasi dispositivo e persino modificare il report con altri in tempo reale. Scarica questo modello
I 10 migliori modelli di nota spese - una panoramica
Sappiamo che siete molto impegnati, quindi abbiamo riassunto i punti chiave per voi nella tabella sottostante:
L'integrazione di questi modelli nel vostro flusso di lavoro garantisce anche un'agevole chiusura del progetto processo. Consente di chiudere i documenti finanziari e le approvazioni in modo rapido e accurato. 💵
Semplificare il monitoraggio delle spese con i modelli di ClickUp
Approfittate dei numerosi vantaggi offerti da questi modelli di nota spese. Documentate tutte le spese e gli altri dati finanziari in un unico posto, analizzateli e ottenete una panoramica sistematica della situazione finanziaria della vostra azienda.
Per una comprensione completa delle spese aziendali e di quelle relative ai progetti, non potete sbagliare con i modelli di nota spese di ClickUp. Non solo avrete accesso a tonnellate di funzioni ricche e dinamiche a costo zero, ma sarete in grado di portare il vostro modello molto più in là con oltre 1.000 integrazioni e una vasta libreria di modelli per qualsiasi caso d'uso. Iscriviti a ClickUp oggi stesso per portare la vostra rendicontazione delle spese a nuovi livelli. ⛰️