Che si tratti di presentare una richiesta di rimborso spese o di gestire il budget di un progetto, i rapporti spese sono parte integrante di qualsiasi tipo di attività aziendale.
Tuttavia, scriverli non è proprio divertente.
In realtà, può essere un processo noioso e dispendioso in termini di tempo, soprattutto se devi crearli da zero ogni volta. Fortunatamente, esiste una soluzione facile e gratis a cui ogni team può ricorrere!
I modelli di note spese rendono il processo di invio delle note spese più veloce, fluido e privo di errori grazie a schemi professionali predefiniti da cui partire. Inoltre, puoi accedere a un numero di modelli personalizzabili e dettagliati gratis.
Per celebrare i modelli di note spese, discutiamo delle caratteristiche principali da ricercare nel tuo prossimo modello di nota spese e accediamo a 10 dei nostri preferiti per Excel, Fogli Google e ClickUp. Esploreremo le loro migliori funzionalità e ti mostreremo come sfruttarle al meglio in tempo per la tua prossima grande spesa. ?
Che cos'è un modello di nota spese?
⭐ Modello in primo piano
Sommersi da ricevute e fogli di calcolo disordinati? Semplificate il monitoraggio delle spese con il modello gratis di nota spese di ClickUp: niente più caos, solo chiarezza.
Un rendiconto spese è un documento utilizzato dalle aziende per tenere traccia delle spese. Un modello di rendiconto spese è un modulo predefinito che facilita il processo di creazione dei rendiconti aziendali. ?️
I rendiconti spese vengono creati più spesso quando un dipendente sostiene delle spese per conto dell'azienda. Essi specificano il costo di ogni elemento o servizio per garantire un rimborso accurato. Ma possono servire anche ad altri scopi! Molti team utilizzano i rendiconti spese per presentare le dichiarazioni dei redditi, valutare l'impatto dei progetti o per un semplice controllo del budget.
Ecco alcuni dei vantaggi dell'utilizzo di un modello di nota spese:
- Efficienza: poiché è sufficiente inserire i valori per ogni nuova spesa, è possibile creare rapporti in modo rapido ed efficiente.
- Risultati professionali: il modello ti copre su questo fronte, quindi tutto ciò di cui devi preoccuparti sono i numeri. Hai la possibilità di scegliere il modello di nota spese più adatto al tuo marchio e al livello di formalità preferito dalla tua azienda.
- Linee guida: se non hai mai redatto una nota spese prima d'ora, un modello ti aiuterà a non dimenticare nessuna informazione importante.
- Comunicazione migliorata: grazie a un resoconto spese dettagliato, i revisori e le altre parti interessate avranno una visione chiara di come viene effettivamente utilizzato il budget approvato.
- Funzionalità aggiuntive: i modelli digitali dispongono di varie funzionalità di incorporamento, integrazioni e funzioni per creare allegati con ricevute e altri file multimediali utili per la reportistica.
Cosa cercare in un modello di nota spese
Un modello di nota spese di alta qualità dovrebbe...
- Crea uno schema chiaro: deve essere pulito, organizzato e facile da leggere.
- Includi tutte le sezioni necessarie: dovrebbe fornire spazio e sezioni sufficienti per aggiungere ogni dettaglio importante.
- Fornisci istruzioni sufficienti: è necessario definire con precisione dove inserire le informazioni e quali file da allegare.
- Consenti una certa flessibilità: dovresti poter personalizzare il modello in modo che rifletta le tue pratiche, le tue politiche e il tuo marchio.
- Accedibile da più dispositivi: dovresti poter effettuare la modifica del modello ovunque ti trovi tramite il tuo laptop o telefono.
- Migliora la collaborazione nel team : che si tratti di commenti o di semplice condivisione di file, un modello di alta qualità deve consentirti di comunicare con i colleghi.
10 modelli di note spese da utilizzare
La reportistica delle spese è semplice quando si dispone del modello giusto che ti guida. Con una struttura ben organizzata e categorie predefinite, puoi documentare le tue spese e assicurarti che tutti gli account siano perfettamente bilanciati.
Hai bisogno di aiuto per trovarne uno? Ci pensiamo noi.
Segui la nostra analisi dei 10 migliori modelli di note spese per ClickUp, Excel, Word e Fogli Google.
E, ciliegina sulla torta, sono tutti gratis! Così potrai gestire le spese aziendali senza spendere una fortuna. ?
1. Modello di nota spese di ClickUp
Cominciamo con qualcosa di semplice ma efficace. Il modello di nota spese di ClickUp raccoglie tutte le informazioni chiave di qualsiasi spesa in un layout pulito e colorato. ?
Questo modello intuitivo è stato creato in ClickUp Docs, lo strumento di modifica dei documenti dinamico e integrato di ClickUp, diverso da qualsiasi altro tu abbia mai utilizzato. In questo documento già pronto troverai formattazioni, banner e stili predefiniti che renderanno più facile che mai completare e condividere le tue note spese.
Con sezioni dettagliate per definire il membro coinvolto, il budget, le spese e altro ancora, questo modello ha tutto ciò che ti serve per documentare correttamente tutte le spese relative a qualsiasi team o progetto. La sezione Ripartizione delle spese include una tabella in cui puoi elencare tutte le spese insieme alla data, alla descrizione e alle sottocategorie, come cibo e viaggi.
Dopo aver elencato le spese aziendali e calcolato l'importo totale, chi invia il rendiconto può aggiungere le foto delle ricevute e descriverle direttamente nel modello. Una volta completato il modello, vedrai uno spazio finale in cui i revisori possono approvare e firmare il rendiconto. Inoltre, come per tutti i modelli ClickUp, puoi personalizzare qualsiasi parte del documento in modo che sia in linea con il tuo marchio e i tuoi processi.
2. Modello di nota spese mensile di ClickUp
Il modello di nota spese mensile di ClickUp presenta molte somiglianze con il precedente modello ClickUp Documento, ma è progettato per gestire le spese aziendali di un dipendente nell'arco di un mese, fornendo una soluzione pratica per la reportistica regolare e sistematica.
Nella parte superiore di questo modello troverai delle sezioni dedicate all'inserimento del logo, del nome e delle informazioni di contatto della tua azienda. Più in basso nella pagina troverai delle sezioni in cui definire lo scopo e il periodo di spesa. Il richiedente potrà quindi indicare il proprio nome, la propria posizione, il proprio ID, il numero di previdenza sociale e altri dettagli nella sezione Informazioni sul dipendente per garantire il corretto rimborso.
Sono disponibili due tabelle in cui è possibile elencare le spese. La prima è un riepilogo/riassunto generale con i costi totali per ciascuna categoria, inclusi trasporto, alloggio e vitto. La seconda e ultima tabella consente di specificare e suddividere le spese in modo più dettagliato. Se la spesa è relativa a un determinato account aziendale, in questa sezione è possibile specificarlo.
3. Modello di nota spese per dipendenti di ClickUp
Se organizzi spesso viaggi aziendali, il modello di nota spese per dipendenti di ClickUp semplificherà notevolmente il processo grazie a un documento preformattato che ti consentirà di tenere sotto controllo le spese di viaggio di ciascun dipendente. ?
Questo modello completo è composto da otto pagine in totale. La prima pagina contiene le informazioni di base sull'organizzazione, il mittente e il destinatario. Le cinque pagine successive rappresentano diversi tipi di spese, tra cui:
- Alloggio
- Trasporti e carburante
- Pasti
- Intrattenimento
- Varie
Ogni pagina contiene tabelle per l'elenco di tutti i costi e per fornire dettagli su ogni transazione. Da lì, il dipendente può navigare alla sottopagina predefinita Allegati delle ricevute per fornire il supporto necessario alle proprie spese con la documentazione adeguata.
Infine, nella pagina Riepilogo spese di viaggio troverai l'elenco finale delle spese per tipo e l'importo totale del rimborso dovuto al tuo dipendente.
Per un'esperienza ancora più fluida, utilizza l'indice sul lato sinistro del documento. Attiva/disattiva l'indice fisso per visualizzare il contenuto della pagina sulla destra.
4. Modello di nota spese e rendiconto aziendale di ClickUp
Sebbene i modelli in stile Doc siano sicuramente popolari tra i modelli di note spese, non sono l'unico modo per crearne uno! Diamo un'occhiata a come è possibile organizzare spese e budget più complessi utilizzando il modello Business Expense & Report Template di ClickUp. Questo modello a livello di elenco è ricco di tantissime funzionalità pronte all'uso, tra cui campi personalizzati, attività predefinite e visualizzazioni multiple per aiutarti a gestire le tue note spese da ogni angolazione.
Raccogli e archivia i dati in modo ordinato nell'area di lavoro, ottenendo al contempo preziose informazioni sulle abitudini di spesa della tua azienda o del tuo team grazie a questo modello personalizzabile. Questo modello è ricco di diverse risorse per gestire le spese dall'acquisizione all'evasione, tra cui:
- Visualizzazione modulo: un modulo di raccolta dati per le note spese che puoi condividere con i dipendenti tramite un semplice URL per raccogliere informazioni sulle loro spese. Una volta completato, l'invio crea automaticamente un'attività.
- Vista Elenco: un elenco interattivo delle spese, organizzato per tipo di spesa per impostazione predefinita. Puoi trovare le informazioni essenziali su ciascuna spesa nelle colonne a destra.
- Vista Bacheca: una bacheca delle spese in stile Kanban organizzata per stato. Trascinate e rilasciate le attività sulla bacheca per modificarne lo stato in attesa di approvazione.
- Documenti: un documento di nota spese aziendale simile ai modelli precedenti presenti nell'elenco.
Puoi personalizzare tutti gli aspetti di questo modello in base ai passaggi del tuo processo, applicare filtri e modificare i criteri di raggruppamento o ordinamento.
Dai un'occhiata a questi modelli di proposta di budget!
5. Modello di nota spese per piccole imprese di ClickUp
Sebbene le visualizzazioni multiple, i campi personalizzati e gli stati delle attività personalizzabili possano sembrare impressionanti per qualsiasi nota spese, la tua piccola impresa potrebbe non aver bisogno di tutte queste funzionalità per rimanere efficiente. Il prossimo modello lo capisce, mantenendo le cose semplici e concise per facilitare la creazione di reportistica accurata e tempestiva. ?
Questo modello di nota spese aziendale di ClickUp è uno strumento pratico progettato proprio per questo scopo. È facile da usare per tutti, anche se sei nuovo su ClickUp o non sei esperto di tecnologia.
Un altro modello in stile Doc, questa risorsa condivide una struttura familiare. Inizia con il nome dell'azienda, il logo e la Panoramica del segnalante, una sezione dedicata alle informazioni del mittente. Nella sezione Dettagli delle spese, potrai suddividere ogni spesa, quando è stata effettuata e quanto è costata all'azienda.
Dopo la sezione dedicata alle ricevute, segue la sezione finale Autorizzazione. La persona che approva la transazione compilerà queste aree e fornirà il proprio nome, la data, la firma e altro ancora.
6. Modello di rendiconto finanziario e di spesa di ClickUp
Il modello di gestione finanziaria ClickUp è la soluzione completa per tutto ciò che riguarda la finanza. Centralizza i dati finanziari, fornendo un facile accesso alle informazioni critiche e alla documentazione dei progetti in uno spazio organizzato all'interno della piattaforma. Consente inoltre di assegnare attività e monitorarne lo stato di avanzamento utilizzando più visualizzazioni, campi personalizzati e stati delle attività personalizzati.
In questo modello di livello Space troverai cartelle separate per organizzare le spese relative a attività commerciali, spese, prodotti e servizi. All'interno di ogni cartella troverai elenchi separati con più visualizzazioni per i rimborsi correlati, un Calendario con il programma dei pagamenti, listini prezzi e altro ancora.
Questo modello include anche quattro automazioni predefinite per eliminare il lavoro superfluo associato al processo di rimborso. Ad esempio, quando un campo personalizzato cambia, lo stato dell'attività viene aggiornato automaticamente. Puoi anche introdurre automazioni personalizzate per adattarle al tuo flusso di lavoro specifico e alle dipendenze delle attività.
? Ulteriori informazioni: Che cos'è l'automazione del flusso di lavoro e come implementarla utilizzando ClickUp?
7. Modello di elenco delle spese di viaggio in Excel di Vertex42
Se preferisci continuare a utilizzare i tuoi fidati fogli di calcolo, abbiamo quello che fa per te! Questo modello di nota spese di viaggio in Excel è un'opzione affidabile e familiare per la gestione delle spese di viaggio. ?️
A partire dal periodo di riferimento, inserisci tutte le informazioni necessarie nelle celle designate, come lo scopo, il nome e il reparto. Le sezioni seguenti riportano tutti gli elenchi delle date di viaggio e dell'importo giornaliero di ciascuna categoria di spesa. È presente anche una sezione dedicata alla suddivisione delle spese.
Non dimenticare di allegare le ricevute come prova, poiché il modello non prevede una sezione dedicata. ?
Trattandosi di un documento Excel, questo modello non supporta la collaborazione in tempo reale né l'accesso da dispositivi mobili. Mentre ClickUp offre una piattaforma unificata che va oltre il monitoraggio delle spese, Excel è uno strumento di foglio di calcolo autonomo.
8. Modello di nota spese annuale in Word di ExcelTemplates
In un anno possono succedere molte cose: viaggi aziendali, cene con i clienti, eventi di team building. ?
Un solido sistema di monitoraggio delle spese annuali è fondamentale se vuoi avere un quadro completo e chiaro di dove vanno a finire le tue spese annuali.
Questo è esattamente lo scopo del modello di nota spese annuale per Word. Si tratta di uno strumento semplice ma prezioso per tenere registri accurati delle spese annuali.
Come faresti in qualsiasi documento Word, digita e formatta il testo desiderato. Innanzitutto, inserisci il tuo nome, titolo, ID e reparto nella parte superiore. Calcola le tue spese per ogni mese dell'anno, quindi sommalo per trimestre. Inserisci i numeri nella tabella fornita, ordinandoli per tipo di spesa.
Per eventuali osservazioni o chiarimenti particolari, fai riferimento alla sezione Commenti aggiuntivi. Concludi con il nome, la data e la firma dell'approvatore per convalidare il documento. ✒️
Se preferisci comunque utilizzare Word, questo modello di nota spese di base fa al caso tuo. Tuttavia, essendo stato progettato principalmente per la modifica di testi, questo programma offre funzionalità limitate rispetto a Excel e ClickUp.
9. Modello di nota spese per dipendenti in Excel di ExcelTemplates
Il modello di nota spese per dipendenti per Excel è un modo semplice per documentare, classificare e analizzare le entrate e le spese mensili. ?
È progettato principalmente per uso personale. Include funzionalità come alloggio e utenze, che in genere non sono coperte dal datore di lavoro. Tuttavia, grazie alla sua natura flessibile, è possibile adattare il modello a vari contesti aziendali. Il testo segnaposto offre un solido punto di partenza per creare i propri contenuti.
Nella scheda di riepilogo principale, il dipendente deve effettuare un elenco delle proprie fonti di reddito nella sezione verde e delle spese nella sezione blu. Le colonne rappresentano i mesi. Il modello dispone anche di schede separate per ogni mese, che consentono di approfondire ulteriormente i dettagli. Ogni categoria di entrate o spese può avere più sottocategorie.
10. Modello di nota spese in Fogli Google
A questo punto, tutti sanno a cosa serve un modello di nota spese. Quindi, andiamo al sodo: cosa rende unico questo semplice modello di nota spese per Fogli Google?
Per cominciare, è probabilmente il modello di nota spese settimanale più dettagliato di questo elenco. Offre numerosi esempi per ogni categoria, consentendoti di specificare con precisione le spese settimanali. Grazie alle formule predefinite, tutti i totali vengono calcolati automaticamente. Non solo puoi risparmiare tempo e lavoro richiesto, ma anche evitare di fare calcoli, il che è sempre un vantaggio! ?
Come ClickUp, Fogli Google sono una piattaforma basata su cloud che salva automaticamente lo stato e lo archivia in modo sicuro online nel cloud. Puoi accedere al documento da qualsiasi dispositivo e persino effettuare le modifiche al report con altri in tempo reale.
I 10 migliori modelli di note spese: una panoramica
Sappiamo che sei molto impegnato, quindi abbiamo riassunto i punti chiave per te nella tabella sottostante:
| Modello | Cosa offre |
| Modello di nota spese ClickUp | Semplifica il monitoraggio delle spese con un layout pulito e vivace. |
| Modello di nota spese mensile ClickUp | Ti aiuta per la reportistica sulle spese aziendali su base mensile. |
| Modello di nota spese per dipendenti ClickUp | Garantisce un rimborso equo a ciascun dipendente della tua organizzazione. |
| Modello di nota spese e rendiconto aziendale ClickUp | Fornisce un quadro completo per la gestione delle spese e del lavoro correlato. |
| Modello di nota spese per piccole imprese ClickUp | Offre alle piccole imprese un modo semplice per documentare le spese aziendali |
| Modello di gestione finanziaria ClickUp | Centralizza tutte le tue informazioni finanziarie, consentendoti di gestirle con facilità. |
| Modello di nota spese di viaggio in Excel di Vertex42 | Consente di registrare le spese di viaggio aziendali in un foglio di calcolo. |
| Modello di nota spese annuale in Word di ExcelTemplates | Rende la creazione di un resoconto spese di fine anno un gioco da ragazzi, indipendentemente dalla quantità di dati. |
| Modello di nota spese per dipendenti in Excel di ExcelTemplates | Consente ai dipendenti di documentare in modo semplice e intuitivo le entrate e le spese mensili. |
| Modello di nota spese in Fogli Google | Archivia tutto il tuo lavoro nel cloud e ti consente di creare note spese in modo collaborativo. |
Incorporare questi modelli nel tuo flusso di lavoro garantisce anche un processo di chiusura dei progetti senza intoppi. Ti consente di completare i registri finanziari e le approvazioni in modo rapido e accurato. ?
Semplifica il monitoraggio delle spese con i modelli di ClickUp
Approfitta dei numerosi vantaggi offerti da questi modelli di note spese. Documenta tutte le tue spese e gli altri dati finanziari in un unico posto, analizzali e ottieni una panoramica sistematica della situazione finanziaria della tua azienda.
Per una comprensione completa delle spese relative alla tua attività e ai tuoi progetti, i modelli di note spese di ClickUp sono la scelta giusta. Non solo avrai accesso a tantissime funzionalità/funzioni avanzate e dinamiche a costo zero, ma potrai anche sfruttare al massimo il tuo modello grazie a oltre 1.000 integrazioni e a una vasta libreria di modelli per qualsiasi esigenza.
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