I venditori vi hanno abbandonato? Non è colpa vostra, è colpa della vostra RFI. 🤷
Nessun progetto inizia con tutte le attrezzature e le forniture necessarie già pronte. Per ottenere un hardware specifico o un nuovo software, è necessario seguire le procedure standard per l'acquisto di un prodotto processo di approvvigionamento che inizia con la richiesta di informazioni a fornitori o provider di servizi.
Per formalizzare il processo, è necessario inviare un documento di richiesta di informazioni (RFI) al fornitore, che lo utilizzerà per stabilire se vuole lavorare con voi.
I modelli di richiesta di informazioni sono essenziali se si vuole fare una buona impressione sui fornitori con un aspetto e un tono più professionali. Inoltre, avere un processo standardizzato per il documento RFI consente a voi e ai vostri team di avere un esito positivo nei processi di approvvigionamento.
Questi documenti hanno campi predefiniti per acquisire i dati in modo formale, rendendo il processo di raccolta delle informazioni facile e veloce per entrambe le parti. Non sapete dove trovare il modello perfetto? Ci pensiamo noi!
Abbiamo scelto i 10 modelli di richiesta di informazioni più funzionali che renderanno la comunicazione con i fornitori facile come una torta.
Cos'è una richiesta di informazioni?
Una richiesta di informazioni è un documento formale utilizzato dai gestori del progetto e delle attività, nonché dai team di pianificazione, per chiedere ai potenziali fornitori se hanno la capacità di fornire i servizi o i materiali necessari per un determinato progetto.
Il documento può anche essere usato per chiedere informazioni su un prodotto, un elemento o un servizio già acquistato. La maggior parte delle richieste di informazioni sono suddivise in queste cinque categorie:
- Nome e informazioni di contatto dell'azienda richiedente
- Panoramica del progetto che necessita di forniture
- Query sul prodotto o sul servizio richiesto (capacità del prodotto, esperienza e prezzi) ❓
- Una scadenza per la presentazione delle risposte
- Istruzioni contestuali
Di solito si invia la RFI a più fornitori e si creano elenchi di fornitori per raccogliere informazioni e confrontare le opzioni in base ai criteri di selezione. Poiché i fornitori possono rispondere all'interno dello stesso documento, questo serve a registrare lo scambio di informazioni.
Perché avete bisogno di un modello RFI
Per scrivere un foglio RFI perfetto, è necessario essere concentrati e puntuali. Ecco perché i manager più accorti si affidano a modelli RFI creati da esperti per fare il lavoro più pesante. 🏋️
Un modello di RFI semplifica il processo di richiesta di informazioni ai fornitori. Segue la struttura formalizzata per estrarre le informazioni. Le sue sezioni definite assicurano coerenza, chiarezza e concisione nella comunicazione esterna e fanno risparmiare tempo e lavoro richiesto.
L'uso di modelli di richiesta di informazioni offre numerosi vantaggi, tra cui:
- Personalizzazione: sono facilmente modificabili per adattarsi ai requisiti unici di ogni scenario di approvvigionamento, pur mantenendo un quadro uniforme
- Facilità di confronto: i formati standardizzati semplificano il processo di confronto delle risposte dei fornitori, favorendo una selezione più rapida
- Documentazione:I modelli consentono di tenere facilmente traccia di tutte le conversazioni con i fornitori, fungendo da descrizione dettagliata o da prova della scelta effettuata in modo equo
- Riduzione dei costi: Aiutano a ridurre i costi amministrativi associati agli acquisti, snellendo il processo di richiesta di offerta
10 modelli e moduli RFI pratici da provare
C'è un'ampia varietà di modelli di richieste di informazioni finanziarie disponibili online, e noi abbiamo raccolto il meglio del meglio per voi! Abbiamo opzioni facili da usare di provider leader del settore come ClickUp e TemplateLab. Date un'occhiata più da vicino alle loro esclusive funzionalità/funzioni. 👀
1. Modello RFI standard di ClickUp
Rimanete organizzati e tenete traccia di tutte le richieste di informazioni senza problemi con il modello RFI standard di ClickUp
Rimanete concentrati e organizzati per qualsiasi iniziativa di RFI o processo di approvvigionamento con il modello di Modello RFI standard di ClickUp . Questo modello RFI versatile e gratuito vi aiuta a raccogliere dati da tutti i tipi di fornitori, a mantenere le risposte centralizzate e a rendere i confronti equi e senza soluzione di continuità. ⚖️
Per utilizzare il documento, basta scaricarlo e creare un modulo RFI Ticket per i potenziali fornitori. Aggiungete tutti i dettagli che volete, come il nome del richiedente, il reparto e la data di scadenza. Inviate il modulo e monitoratelo attraverso stati come Nuova richiesta, Riconoscimento, Annullata, Completata e Consegna. Confrontate le risposte ricevute attraverso diverse visualizzazioni personalizzabili.
La vista Elenco richieste visualizza le RFI organizzate per categorie come Problemi, Suggerimenti e Modifiche. È disponibile anche la visualizzazione Bacheca dei processi RFI, che rappresenta visivamente le richieste sotto forma di schede su un Bacheca Kanban . Queste schede sono raggruppate in base allo stato e alla priorità per una migliore gestione del lavoro visualizzazione delle attività .
Spostate una richiesta da una fase all'altra con un semplice strumento di trascinamento. Oppure impostate criteri di valutazione per tutti gli stati, per snellire il processo.
Nella visualizzazione Calendario delle consegne, l'attenzione si concentra soprattutto sulle date di scadenza di ogni richiesta, dando una rapida visione di ciò che è stato onorato o trascurato. È possibile riprogrammare le scadenze facendo clic sul pulsante Calendario della schermata.
2. Modello di richiesta di informazioni ClickUp
Raccogliete i dati delle richieste di informazioni e registrate con facilità tutti i dettagli essenziali utilizzando questo modello di risposta alle richieste di informazioni di ClickUp, creato per i progetti di costruzione
Cercate un modo semplice per raccogliere i dati di fornitori e appaltatori con maggiore chiarezza? Non cercate altro che il modello Modello di richiesta di informazioni di ClickUp un potente modulo RFI appositamente progettato per creare un processo di raccolta delle informazioni facile da seguire ma coerente. 🧐
Utilizzate questo modello per raccogliere facilmente dati sui fornitori come qualifiche, materiali e prezzi. Potete gestire i dati di più appaltatori attraverso un'unica interfaccia e monitorare lo stato di avanzamento con aggiornamenti in tempo reale, ad esempio cambiamenti nella programmazione tempi di risposta o prezzi.
Questa funzionalità/funzione è particolarmente utile nei casi di settori come quello delle costruzioni e manifatturiero, in cui le frequenti variazioni dei costi possono creare scompiglio nei bilanci. Monitorate le risposte alle richieste di informazioni urgenti attraverso quattro semplici visualizzazioni:
- Visualizzazione del Modulo di invio RFI: Aiuta a ricontrollare i dettagli delle richieste di informazioni finanziarie, come il titolo e la descrizione, il nome del progetto, l'ambito e la priorità
- Vista Elenco registri RFI: visualizza un riepilogo di tutti i dati RFI raggruppati per stato e offre campi personalizzati per Risposta, Modifica dei costi e Modifica della sequenza temporale
- Vista Bacheca: visualizza le richieste di intervento raggruppate per nome del progetto, migliorando la corrispondenza tra i vari reparti
- Vista Tabella Ambito RFI: visualizza le richieste di intervento ordinate per ambito, consentendo ai manager di decidere l'eventuale approvazione necessaria
Si consiglia di utilizzare Email in ClickUp per inviare un documento RFI ai fornitori senza spostare le piattaforme.
3. Modello per gli appalti ClickUp
Navigate in modo efficace nell'intero processo di approvvigionamento attraverso tabelle, elenchi e documenti per vari scopi utilizzando il modello di approvvigionamento ClickUp
L'acquisizione di beni dai fornitori in tempo e nella giusta quantità è un'attività stressante che richiede un piano e una collaborazione meticolosi. Affidatevi al Modello di approvvigionamento ClickUp per rendere l'intero processo una passeggiata! 🌳
Quando si tratta di di procurarsi le materie prime quest'area di lavoro copre tutto, dal piano e dal coordinamento all'esecuzione delle attività, l'accettazione di proposte di prezzo supervisionare l'inventario e standardizzare il processo di consegna.
È dotato di otto diverse visualizzazioni che consentono di controllare tutte le fasi critiche dell'approvvigionamento. Per istanza, la vista Documento sulle procedure operative standard di approvvigionamento è ideale per assegnare i ruoli del team e definire la matrice di approvazione.
Sono disponibili diverse visualizzazioni focalizzate sui fornitori, come le visualizzazioni Master Supplier Directory e Supplier Risk, per classificare i fornitori e tenere conto dei rischi di consegna associati a ciascuno di essi. Utilizzate la visualizzazione Supplier Tier per classificare i fornitori in base alla criticità delle loro forniture per un progetto.
Il modello è dotato di un modulo integrato di Richiesta di assunzione per raccogliere le richieste di approvvigionamento interno. Utilizzate stati come Aperto, In revisione, Negoziazione attiva e Necessità di chiarimenti per aggiornare il team sulle attività di approvvigionamento in corso.
Personalizzate il modello per il monitoraggio del tempo, per gli avvisi di dipendenza e per il monitoraggio delle attività cardine usando Configurazioni di ClickApps .
4. Modello di processo RFP di ClickUp
Modello di processo RFP di ClickUp
Pronti ad attirare i clienti proposte di progetto di offerenti impazienti? Il Modello di processo RFP di ClickUp è qui per aiutarvi! Questo modello di attività razionalizza gli attributi del progetto e i criteri comuni per una valutazione oggettiva, rendendo il processo di valutazione delle proposte un gioco da ragazzi. 🌬️
Una Richiesta di Proposta (RFP) viene tipicamente utilizzata per richiedere offerte o proposte a potenziali fornitori o provider di servizi, specificando il piano di esecuzione del progetto in caso di selezione. Questo modello di attività incorpora liste di controllo, aspettative e campi personalizzati per facilitare un processo RFP senza intoppi e garantire una partnership affidabile con i fornitori.
In genere, è possibile aggiungere dettagli chiave sul progetto in cinque categorie predefinite:
- Fase del processo: Funzionalità di un elenco a discesa per la selezione della fase del processo in corso, come Redazione, Piano o Revisione. Controllare lo stato di avanzamento delle attività e delle attività secondarie utilizzando il menufunzionalità/funzione di stato automatico2. Budget: Specifica il budget allocato per l'intera attività RFP o per una particolare attività secondaria
- Allegati: campo del file che memorizza gli input e/o gli output necessari per un'attività secondaria
- Data di aggiudicazione:Campo data per specificare la data di aggiudicazione del contratto
- Scadenza della proposta: Campo data che indica la scadenza per la presentazione delle proposte
Sebbene il modello sia dotato di una lista di controllo già pronta, le liste di controllo delle attività e delle attività secondarie sono completamente personalizzabili. Una volta ottenute le proposte, utilizzare Attività cardine in ClickUp per negoziare e finalizzare gli accordi.
5. Modello di dichiarazione di lavoro per le RFP di ClickUp
Create un riepilogo del vostro primo progetto insieme al vostro fornitore condividendo il modello di dichiarazione di lavoro di ClickUp RFP, un documento SOW completamente personalizzabile e predefinito
Delineare una dichiarazione di lavoro (SOW) da zero è una sfida non da poco. Fortunatamente, il Modello di dichiarazione di lavoro per RFP ClickUp aiuta a formare proposte complete e professionali in pochissimo tempo. ⏳
Per chi non lo sapesse, un SOW fornisce una condivisione del progetto e delle sue caratteristiche progetti da consegnare e i termini di pagamento, aggiungendo chiarezza e direzione al progetto. Questo modello di ClickUp Doc, facile da usare per i principianti, è dotato di campi predefiniti per scrivere facilmente un SOW di qualità. Iniziate con la definizione dei dettagli misurabili relativi al lavoro richiesto, alla sua durata, ai processi coinvolti e alle risorse necessarie per raggiungere ogni deliverable.
Se avete difficoltà a navigare in una sezione, la guida integrata del modello può aiutarvi. Per istanza, se non siete sicuri di cosa aggiungere alla sezione Autorizzazione, il documento vi suggerirà di spiegare se il vostro esecuzione del progetto richiede un'autorizzazione hardware o software. Potete anche chiedere assistenza per incorporare segmenti come i diritti d'autore e i marchi, la privacy dei dati e le leggi sulla sicurezza pertinenti al vostro settore.
ClickUp offre supporto all'IA per una varietà di attività di scrittura . Provate il ClickUp AI funzionalità/funzione per generare rapidamente SOW, pitch e proposte con un tono e uno stile specifici.
Questo modello consente a voi e al vostro fornitore di modificare lo Statement of Work (SOW) insieme e di effettuare revisioni in tempo reale attraverso un collegamento condivisibile.
6. Modello di procedura operativa per l'acquisto di materie prime di ClickUp
Scrivete facilmente una procedura operativa standard per l'approvvigionamento di materiali per la vostra azienda compilando le sezioni predefinite con il modello ClickUp Purchasing Raw Materials SOP
Il Modello di procedura operativa standard per l'acquisto di materie prime di ClickUp è un'altra opzione del nostro elenco che favorisce gli acquisti. Aiuta a mantenere le relazioni con i fornitori, a gestire i flussi di acquisto e a ottimizzare i livelli di inventario con consegne puntuali e gestione degli scarti.
Questo modello consente di definire il procedura operativa standard (SOP) per mantenere una fornitura costante di materie prime, promuovendo l'efficienza operativa con discrepanze minime.
Utilizzate le sezioni precostituite di questo modello per scrivere la vostra procedura operativa standard in modo efficace. È possibile dichiarare lo scopo e l'ambito di applicazione. Poi, nella sezione Procedura, delineate i passaggi precisi dell'ordine.
Se state delegando l'attività di approvvigionamento, vi consigliamo di impostare standard per i fornitori preferiti, la quantità desiderata e il costo preventivato per evitare malintesi. Il framework include una sezione FAQ personalizzabile alla fine del modello.
È possibile memorizzare questo modello in Documenti di ClickUp per un facile accesso da parte di tutto il team o per allegarlo ai contratti con i fornitori o i venditori in pochi clic. Una volta inserita una ordine di acquisto e monitorare il suo stato su ClickUp Dashboard attraverso tag di stato come Order Placed, Waiting Approval e Materials Received. È possibile utilizzare Automazioni in ClickUp per ricevere una notifica in caso di scenari critici come bassi livelli di inventario e consegne in ritardo.
7. Modello di modulo d'ordine per forniture ClickUp
Tenete traccia delle richieste di fornitura e monitorate le scadenze di consegna in un unico posto utilizzando il modulo d'ordine di ClickUp
Avete diversi ordini in arrivo contemporaneamente? Semplificate il processo d'ordine delle forniture con il modello Modello di modulo d'ordine per forniture ClickUp . 🎁
Questo modello mira a semplificare l'onere amministrativo derivante da cicli d'ordine complessi. Lavora sia per i fornitori che per gli acquirenti. Una guida introduttiva vi mostrerà come navigare in questo strumento ricco di funzionalità, organizzare l'inventario e la logistica delle consegne e collaborare con i fornitori.
Il modello prevede l'impostazione di un modulo per l'ordine di fornitura che semplifica la voce. Compilate i campi con informazioni come il numero dell'ordine, le informazioni sul richiedente e sul fornitore, il reparto e il tipo di fornitura.
Tracciate il flusso dei vostri ordini di fornitura/acquisto con questi pratici tag di stato:
- Nuova richiesta
- Pagato
- Invia al fornitore
- Aggiunto all'inventario
- Completato
- Rifiutato
- Fattura ricevuta
- Per approvazione
- In transito
- Forniture ricevute
Se siete un fornitore, aprite la vista Elenco nuovi ordini sul modello per visualizzare le ultime richieste d'ordine raggruppate in base al loro stato. È inoltre possibile ottenere visibilità sugli ordini per reparto e tenere traccia delle date di scadenza dei pagamenti.
8. Modello di richiesta di informazioni sulla cultura della sicurezza
Scrivete e condividete le richieste di informazioni, allegate immagini per un riferimento più chiaro e scegliete il vostro fornitore senza fatica con il modello di richiesta di informazioni sulla cultura della sicurezza
I documenti RFI per i lavori di costruzione richiedono la richiesta di una serie di specifiche e di riferimenti a progetti passati. Il modello di richiesta di informazioni di Safety Culture può aiutarvi a cercare dati con riferimenti adeguati per elementi quali disegni proposti, permessi di costruzione e questioni di salute e sicurezza.
Questo modello di facile utilizzo contiene campi predefiniti come il numero della richiesta di informazioni, la data della richiesta e l'ID del progetto, che possono essere utilizzati per facilitare la collaborazione con le parti interessate al progetto. Offre una sezione dedicata RFI panoramica, che consente riferimenti a immagini e testi.
Per quanto riguarda le domande RFI, potete essere dettagliati quanto volete. Per utilizzare questo modello, è necessario registrarsi sulla piattaforma Safety Culture (ex iAuditor).
Una volta creato l'account, è possibile individuare facilmente una specifica richiesta di informazioni sui rischi cercando il suo ID univoco. Inoltre, è possibile inviare il modello RFI come report PDF, esportarlo in Word, Excel, Fogli Google e Documenti Google o assegnarlo a un destinatario esterno via email. ✉️
9. Modello di richiesta di informazioni (RFI) in Word da TemplateLab
Utilizzate questo modello Word per creare RFI personalizzabili per diversi scenari di requisizione
Se state cercando una richiesta di informazioni altamente dettagliata con sezioni comuni, approfittate del modello di richiesta di informazioni (RFI) in Word di TemplateLab.
Questo modello Word di otto pagine è composto dalle sezioni standard con titoli, sottovoci, tabella dei contenuti e una prima pagina dall'aspetto formale. Da fare è solo sostituire il testo scritto in rosso per personalizzare il modello in base alle proprie esigenze.
Questo modello funge da guida di passaggio per la stesura di una RFI dettagliata. Vi vengono fornite istruzioni per affrontare sezioni essenziali come lo scopo della richiesta di informazioni, gli oggetti, i dati di base, la descrizione del sistema attuale e del problema in questione, le informazioni richieste e le informazioni tecniche.
È inoltre completamente personalizzabile, in quanto consente di modificare lo stile, le dimensioni e il colore dei font, di aggiungere tabelle e di inserire immagini per garantire la chiarezza.
10. Il miglior modello RFI completo di Word di RFP360
Utilizzate questo modello Word per creare RFI personalizzabili per diversi scenari di richiesta
Se non amate i modelli lunghi e prolissi, il modello Word Best All-Around RFI di RFP360 potrebbe fare al caso vostro.
Sia che stiate cercando informazioni sui servizi di consulenza, sia che abbiate in mente un progetto particolare che richiede assistenza, questo modello di RFI è il più adatto a voi Modello RFP è il vostro strumento per trasmettere efficacemente i requisiti ai fornitori in un formato conciso.
Il modello vi permette di personalizzare la vostra RFI attraverso cinque sezioni:
- Informazioni sull'azienda:Offrite informazioni sulla vostra organizzazione o sul tipo di settore
- Requisiti del fornitore: Delineate le specifiche/competenze che cercate nei potenziali fornitori
- Descrizione del progetto: Fornire dettagli suobiettivi del progetto e una panoramica della sfida
- Linee guida per l'invio: Specificare chiaramente come si desidera ricevere e formattare le risposte
- Informazioni richieste: Porre una serie di domande che approfondiscano l'azienda, l'esperienza, la soluzione proposta e i prezzi del fornitore
Semplificate il processo dell'ordine di fornitura!
Se vi trovate in un panorama competitivo incentrato sui fornitori, le RFI di qualità vi danno un vantaggio strategico come azienda. Creano una buona prima impressione e vi aiutano a trovare partner validi. Fortunatamente, redigere e inviare moduli RFI di qualità è un gioco da ragazzi con i nostri modelli elencati.
Potete dare un'occhiata ai modelli di Libreria di modelli ClickUp per trovare oltre 1.000 modelli multiuso progettati per ottimizzare le operazioni aziendali. 🦸