La gestione dei processi di approvvigionamento richiede di affrontare catene di fornitura complesse, di trattare con i fornitori, di seguire le regole e di destreggiarsi nell'approvvigionamento globale, attività non facili!
Una comunicazione efficace e la trasparenza sono fondamentali per ottimizzare le prestazioni della supply chain.
Per assicurarsi le migliori condizioni con i fornitori e massimizzare i guadagni è necessaria una strategia ben studiata. E, naturalmente, disporre dei giusti strumenti di approvvigionamento è fondamentale per essere all'avanguardia.
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Che cos'è il Procurement?
L'approvvigionamento si riferisce all'acquisizione di beni, servizi o lavori da fonti esterne. È un processo a più passaggi che comprende l'approvvigionamento, l'acquisto, la negoziazione e la logistica. L'obiettivo è quello di assicurarsi le risorse necessarie per supportare le operazioni o i progetti dell'organizzazione.
L'approvvigionamento è fondamentale per gestire i costi, garantire la qualità e coltivare le relazioni con i fornitori, per raggiungere gli obiettivi strategici dell'azienda. L'approvvigionamento di base copre questi passaggi iniziali, ma il livello avanzato approfondisce l'analisi dei dati di approvvigionamento, la gestione delle transazioni e la creazione di piani di approvvigionamento futuri.
La strategia di approvvigionamento può includere lo studio dei requisiti aziendali, il monitoraggio degli incassi e l'aggiornamento dei termini di pagamento. Tuttavia, al centro del processo di approvvigionamento, ogni dipartimento di approvvigionamento condivide lo stesso obiettivo: ottenere forniture a prezzi competitivi in tempo e massimizzare il valore.
I passaggi chiave del processo di approvvigionamento comprendono il riconoscimento della domanda, la negoziazione e la gestione dei contratti, la gestione dei preventivi, l'approvazione del budget, la fatturazione e il mantenimento dei registri. Ne parleremo più diffusamente nelle sezioni successive.
Tipi di processi di approvvigionamento
Per comprendere meglio il processo di approvvigionamento, suddividiamolo in diversi tipi:
1. Processo di approvvigionamento diretto
L'approvvigionamento diretto prevede l'acquisizione di beni, servizi o materie prime per la produttività finale. Si tratta di approvvigionarsi di materiali essenziali per la produzione o la produttività dei prodotti o servizi principali dell'azienda.
L'approvvigionamento diretto di servizi mira ad assicurarsi input di qualità in modo efficiente, a negoziare con i fornitori, a gestire i contratti e a garantire consegne tempestive per supportare il ciclo produttivo.
Per le aziende manifatturiere, si tratta di ottenere le materie prime e i servizi necessari per creare il prodotto finale. Allo stesso modo, per le aziende di produttività, si tratta di acquistare prodotti dai grossisti per venderli al cliente finale.
Questo tipo di approvvigionamento è fondamentale per settori come quello della produttività, dove la qualità e la disponibilità tempestiva dei materiali hanno un impatto significativo sul prodotto finale.
2. Processo di approvvigionamento indiretto
L'approvvigionamento indiretto consiste nell'acquisizione di beni e servizi non direttamente collegati alla produzione del prodotto finale. Si tratta dell'acquisto di beni e servizi che supportano l'operatività e la funzione complessiva dell'azienda, ma che non fanno parte del prodotto finale.
Pensate alle forniture per ufficio, all'assistenza informatica, ai servizi di marketing, ai servizi di consulenza, alla manutenzione delle strutture e ad altre cose che fanno funzionare l'organizzazione: queste rientrano negli acquisti indiretti.
Gli acquisti indiretti garantiscono la disponibilità delle risorse necessarie per supportare le operazioni interne e le attività aziendali.
3. Processo di approvvigionamento strategico
L'approvvigionamento strategico è un processo che prevede lo sviluppo e l'esecuzione di una strategia di approvvigionamento allineata con l'obiettivo generale dell'azienda obiettivi e finalità generali dell'organizzazione. Va oltre gli aspetti transazionali dell'acquisto di beni e servizi e si concentra sulla creazione di valore a lungo termine per l'organizzazione.
Implica la collaborazione di diversi reparti dell'azienda per garantire l'approvvigionamento di beni di qualità corretta al momento giusto.
Negli acquisti strategici si parla di gestione delle relazioni con i fornitori, di valutazione dei rischi, di analisi del mercato e di collaborazione con le principali parti interessate. L'obiettivo? Ridurre i costi, aumentare l'efficienza e aiutare la vostra organizzazione ad avere successo prendendo decisioni intelligenti e costruendo partnership solide e sostenibili con i fornitori.
4. Processo di approvvigionamento operativo
L'approvvigionamento operativo è il processo quotidiano di ottenimento di beni e servizi necessari per la regolare funzione dell'organizzazione. Comporta l'esecuzione di attività di routine come la richiesta, l'ordine e la ricezione di prodotti o servizi.
L'approvvigionamento operativo consiste nel riunire le esigenze immediate e mantenere le cose in ordine, gestendo le transazioni, assicurando consegne puntuali e mantenendo i giusti livelli di stock.
Si tratta di attività come l'elaborazione degli ordini di acquisto, la gestione transazionale dei fornitori e l'amministrazione degli acquisti di routine.
5. Processo di approvvigionamento tattico
In questo processo di approvvigionamento, il team esegue azioni e strategie specifiche nell'ambito del più ampio processo di approvvigionamento. Si concentra sul raggiungimento di obiettivi a breve e medio termine relativi a risparmi sui costi, miglioramenti dell'efficienza e ottimizzazione dei processi.
Nel processo di approvvigionamento tattico, si selezionano i fornitori, si negoziano i contratti e si attuano misure di risparmio.
Si tratta di un approccio reattivo e più incentrato sulle transazioni rispetto agli altri tipi di approvvigionamento. È ideale anche per riunire le esigenze di emergenza della vostra azienda.
Passaggi nel processo di approvvigionamento
Ogni azienda ha il suo modo di Da fare per quanto riguarda gli acquisti. Per semplificare le cose, suddividiamo il processo in nove passaggi generali che si applicano universalmente:
Passaggio 1: Identificare le proprie esigenze
L'identificazione delle esigenze è un processo. Per prima cosa, parlate con le parti interessate - utenti, capi reparto e responsabili delle decisioni - per capire i loro requisiti e le loro aspettative.
Quindi, eseguire una valutazione approfondita delle esigenze analizzando gli attuali livelli di inventario, valutando le lacune nelle prestazioni o considerando gli obiettivi organizzativi futuri.
Definite con chiarezza le specifiche e i requisiti dei beni o dei servizi di cui avete bisogno, aggiungendo dettagli come la quantità, gli standard di qualità, le specifiche tecniche, le sequenze di consegna e altri criteri pertinenti.
Successivamente, valutate e comprendete i vincoli di budget per stabilire aspettative realistiche. Infine, condurre una valutazione dei rischi per identificare le potenziali sfide o i rischi associati all'approvvigionamento.
Documentate tutti questi dettagli in un documento formale che serva da base per la creazione di richieste di proposte (RFP) o di preventivi (RFQ) quando comunicate con i potenziali fornitori.
$$$a Passaggio 2: Creare e presentare una richiesta di acquisto (PR)
Dopo aver identificato le vostre esigenze, è il momento di presentare una richiesta di acquisto.
Una richiesta di acquisto (PR), o requisizione di acquisto, è un documento o modulo formale utilizzato all'interno di un'organizzazione per avviare il processo di approvvigionamento.
Una PR include dettagli cruciali come una chiara descrizione degli elementi o dei servizi necessari, le specifiche di quantità, le informazioni sul budget, i requisiti di consegna, le preferenze dei fornitori e le firme di approvazione.
Una volta approvata la richiesta di acquisto, la si utilizza come base per emettere un ordine di acquisto al fornitore scelto. Questo documento assicura una comunicazione fluida tra i reparti e allinea gli acquisti alle esigenze e al budget dell'organizzazione.
Passaggio 3: selezione dei fornitori
Ora che avete la richiesta di acquisto, è il momento di iniziare a cercare fornitori che offrano servizi convenienti con il massimo valore.
Dopo aver selezionato i fornitori, richiedere un preventivo da ciascuno di essi. Più dettagliato è il vostro richiesta di informazioni più è facile confrontare e analizzare i diversi prezzi e servizi.
Quando scegliete un fornitore, considerate i fattori prezzo, servizio, qualità, reputazione, velocità e affidabilità. Il fornitore ideale soddisfa tutti questi Box. Se la vostra organizzazione valorizza la responsabilità sociale, considerate l'impegno ambientale e l'etica del fornitore.
L'analisi di questi fattori vi indirizzerà verso i fornitori più adatti e creerà una gestione della catena di fornitura per le vostre esigenze di approvvigionamento.
Passaggio 4: negoziare per ottenere il miglior affare
Ora si tratta di ottenere l'offerta migliore tra le opzioni selezionate. Chattate con i diversi fornitori, verificate le loro offerte e negoziate per ottenere il prodotto migliore nel rispetto del vostro budget.
Questo è il passaggio in cui si sceglie il fornitore finale attraverso un processo di offerta competitiva.
Suggeriamo di selezionare almeno tre fornitori e di negoziare con loro per ottenere il miglior accordo possibile. Dopo aver negoziato individualmente con ciascun fornitore, è il momento di confrontare le loro offerte.
Valutate le migliori offerte presentate, prendetevi un momento di riflessione, fate un confronto approfondito e ottenete un contratto scritto dal fornitore selezionato una volta fatta la vostra scelta.
Questo passaggio consolida il commit ed evita potenziali malintesi.
Passaggio 5: avviare un ordine di acquisto (PO)
Una volta ottenuta la migliore offerta, effettuare l'ordine .
È sufficiente compilare un ordine di acquisto e inviarlo al fornitore. Per essere chiari ed evitare confusione, è necessario fornire dettagli precisi durante l'acquisto.
Riportate i prezzi e le specifiche concordate, ricontrollate tutto e mettete tutto per iscritto. Questo approccio attento rende la transazione più fluida e riduce la possibilità di malintesi.
Passaggio 6: Ricevere e ispezionare la merce
Una volta ricevuta la merce, è il momento della verità. È il momento di verificare se il fornitore ha mantenuto le sue promesse.
Ispezionate le forniture per valutare la qualità e individuare eventuali errori o difetti. È la vostra occasione per rivedere l'ordine e assicurarvi che la qualità sia conforme agli standard della vostra azienda.
Il lavoro richiesto per scegliere un fornitore appropriato deve essere ripagato dalla qualità delle forniture consegnate.
Passaggio 7: Eseguire il confronto a tre
Dopo aver controllato la merce, è il momento della verifica della fattura prima di effettuare il pagamento finale al fornitore.
Seguite una tecnica di corrispondenza a tre vie per verificare i debiti, confrontando l'ordine di acquisto, la ricevuta d'ordine e la fattura. In questo modo si evidenzieranno eventuali discrepanze o fatture imprecise.
La centralità di questo passaggio nel ciclo di approvvigionamento deriva dalla necessità di ricontrollare i pagamenti effettuati per individuare eventuali difetti o aggiunte errate. È una delle vostre principali responsabilità.
Passaggio 8: Pagare la fattura
È il momento di premiare i vostri fornitori pagando loro l'importo dovuto nei tempi previsti e suggellando relazioni cordiali per il futuro.
Come la buona qualità e i prezzi convenienti fanno sì che il fornitore si distingua da molti altri, i pagamenti puntuali sono il fondamento di un acquirente attraente. Se il processo di confronto a tre è impeccabile, procedete all'approvazione della fattura e al pagamento tramite account.
La puntualità dei pagamenti è quindi uno dei fattori critici per stabilire buone relazioni con i fornitori, ottenere sconti per i pagamenti puntuali e migliorare la reputazione dell'azienda. Inoltre, evita le richieste di pagamento tardivo e incoraggia i nuovi fornitori a entrare in connessione con l'azienda.
Passaggio 9: tenere i registri
L'ultimo passaggio, ma il più significativo, del processo di approvvigionamento è la tenuta dei registri.
Registrare significa annotare ogni passaggio del processo di approvvigionamento, dai preventivi e dalle trattative iniziali agli ordini di acquisto e alle fatture.
La conservazione dei registri è fondamentale per pianificare gli acquisti futuri, le revisioni contabili e i calcoli fiscali. Non si tratta solo di un vantaggio interno, ma anche di una risorsa preziosa per risolvere le controversie.
Sfide negli acquisti
Anche con un processo di approvvigionamento diligente, è possibile che si verifichino problemi nel processo generale. Alcuni dei punti dolenti comuni alla maggior parte dei team di approvvigionamento nella gestione della supply chain sono:
1. Frammentazione dei fornitori
Ci sono semplicemente troppi prodotti e servizi diversi da notare?
Il database dei fornitori è spesso frammentato con più fornitori di diverse categorie, il che rende difficile la negoziazione di sconti sui volumi e porta a complesse gestione dei contratti .
La categorizzazione e la manutenzione dei singoli account possono richiedere tempo e attenzione incommensurabili da parte del team di approvvigionamento.
Soluzione: Creare linee guida per la valutazione dei fornitori e aggiornare costantemente il database dei fornitori per mantenerlo aggiornato._Utilizzare una soluzione per la gestione degli acquisti come ClickUp per semplificare le interazioni con i fornitori, consolidare i dati e favorire la collaborazione.
2. Spesa Maverick
Gli acquisti non autorizzati o non conformi effettuati da singoli individui all'interno di un'organizzazione senza rispettare le politiche e le procedure di approvvigionamento stabilite sono classificati come spese abusive.
I dipendenti di alto livello e i dirigenti dei vari reparti possono effettuare acquisti in modo indipendente, aggirando le procedure standard. Questo potrebbe avere un impatto sulla vostra azienda con acquisti costosi, opportunità di risparmio mancate e qualità incoerente.
È una perdita per l'azienda e crea problemi di registrazione per il team di approvvigionamento. Il budget potrebbe vacillare, oppure gli acquisti potrebbero non essere più registrati.
Soluzione: Evitate questo problema impostando regole di acquisto ben definite per tutti i dipendenti. Utilizzare un software di gestione degli acquisti come ClickUp che aiuta a gestire centralmente tutti gli aspetti della vostra strategia di approvvigionamento.
3. Strategia al limite
I team che si occupano di acquisti possono rimanere invischiati nelle esigenze quotidiane dell'azienda, concentrandosi esclusivamente sul sourcing dei requisiti di acquisto in modo tempestivo.
Con l'obiettivo primario di esigenze operative le strategie come il consolidamento dei fornitori, i risparmi sui costi e le partnership potrebbero passare in secondo piano. Questo può servire per obiettivi a breve termine, ma mette a rischio il ruolo centrale della gestione degli acquisti.
Soluzione: _Utilizzate ClickUp per creare, monitorare e gestire il vostro processo di approvvigionamento in modo strategico con la collaborazione del team, visualizzazioni semplificate e molto altro ancora
4. Conformità e gestione del rischio
Garantire la conformità e gestire i rischi negli acquisti è una sfida. Richiede un'attenta aderenza alle normative, la considerazione delle implicazioni legali e l'attuazione di misure proattive strategie di mitigazione del rischio per evitare complicazioni impreviste.
Per il team è di primaria importanza lavorare nel rispetto di queste norme e mitigare i rischi causati dalla violazione dei dati o dalla non conformità dei venditori. Ancora una volta, si tratta di un processo che richiede molto tempo.
Soluzione: Usate ClickUp per monitorare la conformità, integrare i protocolli di gestione del rischio e centralizzare i processi di approvvigionamento. Si tratta di un approccio sistematico che riduce gli errori, aumenta la visibilità e incoraggia la collaborazione, rendendo semplice la conformità e la gestione del rischio negli approvvigionamenti
5. Sfide manuali
La gestione delle richieste di acquisto, delle fatture e delle approvazioni di pagamento può essere impegnativa per i team di approvvigionamento ancora legati ai processi manuali. Questo processo richiede molto lavoro, è soggetto a errori, richiede molto tempo ed è inefficiente.
Affidarsi a processi manuali rallenta la velocità, diminuisce l'accuratezza e ostacola la produttività generale, rendendo difficile tenere il passo con le esigenze frenetiche del procurement.
Soluzione: L'automazione di ClickUp semplifica la voce dei dati, le approvazioni e la comunicazione, permettendo al team di concentrarsi sulla strategia mentre si occupa delle attività di routine, aumentando l'accuratezza e la produttività dell'approvvigionamento
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- Campi personalizzati: Categorizzare e aggiungere attributi alle attività aggiungendo elementi visivi come Nome del contatto del fornitore, Approvvigionamento approvato, Email del contatto, Fornitore, Richiedente, ecc.
- Project management: Con tutte le funzionalità/funzione sopra elencate, semplificate il project management e raggiungete più velocemente i vostri obiettivi
Ci auguriamo che possiate gestire meglio il processo comprendendo i tipi di approvvigionamento, i diversi passaggi e i limiti. Anche se le esigenze di tutte le aziende variano, una comprensione generale può aiutarvi ad analizzare i vostri requisiti specifici e ad attingere a risorse preziose.
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