La gestione dei processi di approvvigionamento richiede di affrontare catene di fornitura complesse, trattare con i fornitori, seguire le regole e destreggiarsi tra l'approvvigionamento globale, il che non è un'attività facile!
Una comunicazione efficace e la trasparenza sono fondamentali per ottimizzare le prestazioni della catena di fornitura.
Per ottenere le migliori condizioni dai tuoi fornitori e massimizzare i guadagni è necessaria una strategia ben ponderata. E, naturalmente, disporre degli strumenti di approvvigionamento giusti è fondamentale per essere all'avanguardia.
Preparati a ricevere alcuni consigli utili e un'introduzione alla piattaforma di approvvigionamento ClickUp, lo strumento ideale per potenziare i tuoi obiettivi aziendali. La soluzione ti aiuterà a velocizzare l'intero processo come mai prima d'ora.
Che cos'è l'approvvigionamento?
L'approvvigionamento si riferisce all'acquisizione di beni, servizi o lavori da fonti esterne. Si tratta di un processo in più passaggi che comprende l'approvvigionamento, l'acquisto, la negoziazione e la logistica. L'obiettivo è quello di garantire le risorse necessarie per supportare le operazioni o i progetti della tua organizzazione.
L'approvvigionamento è fondamentale per gestire i costi, garantire la qualità e coltivare le relazioni con i fornitori, al fine di raggiungere gli obiettivi strategici della tua azienda. L'approvvigionamento di base copre questi passaggi iniziali, ma il livello avanzato approfondisce ulteriormente l'argomento, analizzando i dati di approvvigionamento, gestendo i pagamenti e elaborando piani di approvvigionamento futuri.
La tua strategia di approvvigionamento può includere lo studio dei requisiti aziendali, il monitoraggio delle ricevute e l'aggiornamento dei termini di pagamento. Tuttavia, al centro del processo di approvvigionamento, ogni reparto acquisti condivide lo stesso obiettivo: ottenere forniture a prezzi competitivi in tempo e massimizzare il valore.
Nell'approvvigionamento, i passaggi chiave includono il riconoscimento della domanda, la negoziazione e la gestione dei contratti, la gestione dei preventivi, l'approvazione del budget, la fatturazione e la conservazione dei registri. Ne parleremo più approfonditamente nelle sezioni successive.
Tipi di processi di approvvigionamento
Per comprendere meglio il processo di approvvigionamento, suddividiamolo in diversi tipi:
1. Processo di approvvigionamento diretto
L'approvvigionamento diretto comporta l'acquisto di beni, servizi o materie prime per il tuo prodotto finale. Comprende l'approvvigionamento di materiali essenziali per la produzione o la fabbricazione dei prodotti o servizi principali della tua azienda.
L'approvvigionamento diretto dei servizi mira a garantire in modo efficiente input di qualità, negoziare con i fornitori, gestire i contratti e garantire consegne puntuali a supporto del ciclo di produzione.
Per le aziende manifatturiere, si tratta di procurarsi le materie prime e i servizi necessari per creare il prodotto finale. Allo stesso modo, per i rivenditori, si tratta di acquistare prodotti dai grossisti per venderli al cliente finale.
Questo tipo di approvvigionamento è fondamentale per settori come quello manifatturiero, dove la qualità e la disponibilità tempestiva dei materiali hanno un impatto significativo sul prodotto finale.
2. Processo di approvvigionamento indiretto
L'approvvigionamento indiretto consiste nell'acquisto di beni e servizi non direttamente correlati alla produzione del prodotto finale. Comprende l'acquisto di beni e servizi che forniscono il supporto al funzionamento e alla funzionalità complessivi della tua azienda, ma che non diventano parte del prodotto finale.
Pensa alle forniture per ufficio, all'assistenza IT, ai servizi di marketing, ai servizi di consulenza, alla manutenzione delle strutture e ad altre cose che mantengono l'organizzazione in funzione: queste rientrano nell'approvvigionamento indiretto.
L'approvvigionamento indiretto garantisce la disponibilità delle risorse necessarie per fornire il supporto alle operazioni interne e alle attività aziendali.
3. Processo di approvvigionamento strategico
L'approvvigionamento strategico è un processo che prevede lo sviluppo e l'esecuzione di una strategia di approvvigionamento in linea con gli obiettivi generali della tua organizzazione. Va oltre gli aspetti transazionali dell'acquisto di beni e servizi e si concentra sulla creazione di valore a lungo termine per l'organizzazione.
Ciò richiede la collaborazione di diversi reparti dell'azienda per garantire che vengano acquistati prodotti della giusta qualità al momento giusto.
Nell'approvvigionamento strategico, discutiamo della gestione delle relazioni con i fornitori, della valutazione dei rischi, dell'analisi del mercato e della collaborazione con le principali parti interessate. L'obiettivo? Ridurre i costi, aumentare l'efficienza e aiutare la tua organizzazione ad avere successo prendendo decisioni intelligenti e costruendo partnership solide e sostenibili con i fornitori.
4. Processo operativo di approvvigionamento
L'approvvigionamento operativo è il processo quotidiano di acquisizione di beni e servizi necessari per il regolare funzionamento della tua organizzazione. Comprende l'esecuzione di attività di routine quali la richiesta, l'ordine e la ricezione di prodotti o servizi.
L'approvvigionamento operativo consiste nel soddisfare le esigenze immediate e garantire il corretto svolgimento delle attività: gestire le transazioni, garantire consegne puntuali e mantenere livelli di scorte adeguati.
Ciò comporta attività quali l'elaborazione degli ordini di acquisto, la gestione transazionale dei fornitori e la gestione delle attività amministrative di approvvigionamento di routine.
5. Processo di approvvigionamento tattico
Nell'ambito di questo processo di approvvigionamento, il team esegue azioni e strategie specifiche all'interno del processo di approvvigionamento più ampio. Si concentra sul raggiungimento di obiettivi a breve e medio termine relativi al risparmio sui costi, al miglioramento dell'efficienza e all'ottimizzazione dei processi.
Nell'approvvigionamento tattico, effettui la selezione dei fornitori, negozi i contratti e implementi misure di risparmio sui costi.
Si tratta di un approccio reattivo e più incentrato sulle transazioni rispetto ad altri tipi di approvvigionamento. È ideale anche per soddisfare le esigenze urgenti della tua azienda.
Passaggi del processo di approvvigionamento
Ogni azienda ha il proprio modo di gestire gli acquisti. Per semplificare, suddividiamo il processo in nove passaggi generali applicabili universalmente:
Passaggio 1: identifica le tue esigenze
Identificare ciò di cui hai bisogno è un processo. Innanzitutto, parla con le parti interessate, ovvero gli utenti finali, i responsabili di reparto e i decisori, per comprendere le loro esigenze e aspettative.
Quindi, esegui una valutazione approfondita delle esigenze analizzando i livelli attuali delle scorte, valutando le lacune prestazionali o considerando gli obiettivi organizzativi futuri.
Definisci chiaramente le specifiche e i requisiti dei beni o dei servizi di cui hai bisogno aggiungendo dettagli quali quantità, standard di qualità, specifiche tecniche, tempi di consegna e altri criteri rilevanti.
Successivamente, valuta e comprendi i tuoi vincoli di budget per stabilire aspettative realistiche. Infine, conduci una valutazione dei rischi per identificare potenziali sfide o rischi associati all'approvvigionamento.
Documenta tutti questi dettagli in un documento formale che servirà come base per creare richieste di proposte (RFP) o preventivi (RFQ) quando comunichi con potenziali fornitori.
Passaggio 2: Creare e inviare una richiesta di acquisto (PR)
Dopo aver identificato le tue esigenze, è il momento di inviare una richiesta di acquisto.
Una richiesta di acquisto (PR), o una richiesta di approvvigionamento, è un documento formale o un modulo utilizzato all'interno di un'organizzazione per avviare il processo di approvvigionamento.
Una richiesta di acquisto include dettagli cruciali come una descrizione chiara degli elementi o dei servizi necessari, le specifiche relative alle quantità, le informazioni sul budget, i requisiti di consegna, le preferenze dei fornitori e le firme di approvazione.
Una volta approvata la richiesta di acquisto, utilizzala come base per emettere un ordine di acquisto al fornitore scelto. Questo documento garantisce una comunicazione fluida tra i reparti e allinea gli acquisti alle esigenze e al budget della tua organizzazione.
Passaggio 3: Seleziona i tuoi fornitori
Ora che hai ricevuto la richiesta di acquisto, è il momento di iniziare a cercare fornitori che offrano servizi convenienti con il massimo valore.
Dopo aver selezionato i fornitori, richiedi un preventivo a ciascuno di essi. Più dettagliata è la tua richiesta di informazioni, più facile sarà confrontare e analizzare i diversi prezzi e servizi.
Quando scegli un fornitore, considera fattori quali prezzo, servizio, qualità, reputazione, velocità e affidabilità. Il fornitore ideale soddisfa tutti questi requisiti. Se la tua organizzazione attribuisce valore alla responsabilità sociale, considera l'impegno ambientale e l'etica del fornitore.
L'analisi di questi fattori ti indirizzerà verso i fornitori più adatti e ti consentirà di creare una gestione della catena di approvvigionamento in linea con le tue esigenze di approvvigionamento.
Passaggio 4: Negozia per ottenere l'accordo migliore
Ora si tratta di ottenere l'offerta migliore dalle opzioni che hai selezionato. Chattare con diversi fornitori, valutare le loro proposte e negozia per ottenere il prodotto migliore entro il tuo budget.
Questo è il passaggio in cui scegli il fornitore finale attraverso una procedura di gara competitiva.
Ti consigliamo di selezionare almeno tre fornitori e di negoziare con loro per ottenere il miglior accordo possibile. Dopo aver negoziato individualmente con ciascun fornitore, è il momento di confrontare le loro offerte.
Valuta le migliori offerte presentate, prenditi un momento per riflettere, effettua un confronto approfondito e, una volta effettuata la tua scelta, ottieni un accordo scritto dal fornitore selezionato.
Questo passaggio consolida l'impegno ed evita potenziali malintesi.
Passaggio 5: Avvia un ordine di acquisto (PO)
Una volta ottenuto il miglior prezzo, effettua l'ordine.
Basta compilare un ordine di acquisto e inviarlo al provider. Mantieni la chiarezza ed evita confusione fornendo dettagli precisi durante l'acquisto.
Cita il prezzo e le specifiche concordati, ricontrolla tutto e metti tutto per iscritto. Questo approccio attento rende la transazione più fluida e riduce la possibilità di malintesi.
Passaggio 6: Ricezione e ispezione della merce
Una volta ricevuta la merce, è il momento della verità. È il momento di verificare se il fornitore ha mantenuto le sue promesse.
Ispeziona le forniture per valutarne la qualità e individuare eventuali errori o difetti. È la tua occasione per controllare l'ordine e assicurarti che la qualità soddisfi gli standard della tua azienda.
Il lavoro richiesto per la scelta di un fornitore adeguato deve ripagare in termini di qualità delle forniture consegnate.
Passaggio 7: Esegui il triplo controllo
Dopo aver controllato la merce, è il momento di effettuare la verifica della fattura prima di effettuare il pagamento finale al fornitore.
Segui una tecnica di verifica a tre vie per controllare i debiti confrontando tra loro l'ordine di acquisto, la ricevuta dell'ordine e la fattura. Questo ti aiuterà a individuare eventuali discrepanze o fatture non corrette.
La centralità di questo passaggio nel ciclo di approvvigionamento deriva dalla necessità di ricontrollare i pagamenti effettuati per individuare eventuali errori o aggiunte errate. È una delle tue responsabilità principali.
Passaggio 8: paga la fattura
È ora di premiare i tuoi fornitori pagando loro l'importo dovuto in tempo e stringendo relazioni cordiali per il futuro.
Proprio come la buona qualità e i prezzi convenienti fanno risaltare un fornitore rispetto a tanti altri, i pagamenti puntuali sono alla base dell'attrattiva di un acquirente. Se il processo di verifica incrociata è impeccabile, procedi con l'approvazione della fattura e il pagamento tramite la contabilità fornitori.
Effettuare pagamenti puntuali è quindi uno dei fattori critici per instaurare buone relazioni con i fornitori, ottenere sconti per i pagamenti puntuali e migliorare la reputazione della tua azienda. Inoltre, evita l'applicazione di penali per ritardi di pagamento e incoraggia nuovi fornitori a entrare in contatto con l'azienda.
Passaggio 9: Conserva i registri
L'ultimo ma più significativo passaggio nel processo di approvvigionamento è la conservazione dei dati.
La tenuta dei registri significa annotare ogni passaggio del processo di approvvigionamento, dai preventivi iniziali e dalle negoziazioni agli ordini di acquisto e alle fatture.
Tenere registri è fondamentale per pianificare acquisti futuri, audit e calcoli fiscali. Non è solo un vantaggio interno, ma anche una risorsa preziosa per risolvere controversie.
Sfide nell'approvvigionamento
Anche con un processo di approvvigionamento diligente, è comunque possibile che si presentino delle difficoltà nel processo complessivo. Alcuni dei punti critici comuni alla maggior parte dei team di approvvigionamento nella gestione della catena di fornitura includono:
1. Frammentazione dei fornitori
Ci sono semplicemente troppi prodotti e servizi diversi da tenere in considerazione?
Il database dei fornitori è spesso frammentato, con più fornitori in diverse categorie, il che rende difficile negoziare sconti sul volume e complica la gestione dei contratti.
La categorizzazione e la gestione dei singoli account possono richiedere tempo e attenzione incommensurabili da parte del team di approvvigionamento.
Soluzione: Crea delle linee guida per la valutazione dei fornitori e aggiorna costantemente il database dei fornitori per mantenerlo aggiornato. Utilizza una soluzione di gestione degli acquisti come ClickUp per semplificare le interazioni con i fornitori, consolidare i dati e promuovere la collaborazione.
2. Spese non autorizzate
Gli acquisti non autorizzati o non conformi effettuati da individui all'interno di un'organizzazione senza rispettare le politiche e le procedure di approvvigionamento stabilite sono classificati come spese non autorizzate.
I dipendenti di alto livello e i dirigenti dei vari reparti potrebbero effettuare acquisti in modo indipendente, aggirando la procedura standard. Ciò potrebbe comportare per la tua azienda acquisti costosi, opportunità di risparmio perse e qualità incostante.
Si tratta di una perdita per l'azienda e crea difficoltà nella tenuta dei registri per il team di approvvigionamento. Il budget potrebbe vacillare o gli acquisti potrebbero non essere registrati affatto.
Soluzione: Prevenite questo problema stabilendo impostazioni di acquisto ben definite per tutti i dipendenti. Utilizzate un software di gestione degli acquisti come ClickUp che vi aiuta a gestire centralmente tutti gli aspetti della vostra strategia di approvvigionamento.
3. Strategia limitata
I team di approvvigionamento potrebbero essere assorbiti dalle esigenze aziendali quotidiane, concentrandosi esclusivamente sull'approvvigionamento prompto dei requisiti di acquisto.
Con l'attenzione principalmente rivolta alle esigenze operative, le strategie quali il consolidamento dei fornitori, la riduzione dei costi e le partnership potrebbero passare in secondo piano. Ciò può servire a raggiungere obiettivi a breve termine, ma mette a rischio il ruolo fondamentale della gestione degli acquisti.
Soluzione: Utilizza ClickUp per creare, monitorare e gestire il tuo processo di approvvigionamento in modo strategico con la collaborazione del team, viste semplificate e molto altro ancora.
4. Conformità e gestione dei rischi
Garantire la conformità e gestire i rischi nell'approvvigionamento è una sfida impegnativa. Richiede un'attenta osservanza delle normative, la considerazione delle implicazioni legali e l'implementazione di strategie proattive di mitigazione dei rischi per proteggersi da complicazioni impreviste.
Lavorare in conformità con queste norme e mitigare i rischi causati da violazioni dei dati o dalla non conformità dei venditori è di primaria importanza per il team. Ancora una volta, si tratta di un processo che richiede tempo e che è sensibile al fattore tempo.
Soluzione: Utilizza ClickUp per effettuare il monitoraggio della conformità, integrare i protocolli di gestione dei rischi e centralizzare i tuoi processi di approvvigionamento. Si tratta di un approccio sistematico che riduce gli errori, aumenta la visibilità e favorisce una collaborazione fluida, semplificando la conformità e la gestione dei rischi nell'approvvigionamento.
5. Sfide manuali
La gestione delle richieste di acquisto, delle fatture e delle approvazioni dei pagamenti può essere impegnativa per i team di approvvigionamento ancora legati ai processi manuali. Questo processo è laborioso, soggetto a errori, dispendioso in termini di tempo e inefficiente.
Affidarsi a processi manuali rallenta la velocità, riduce la precisione e ostacola la produttività complessiva, rendendo difficile stare al passo con le esigenze frenetiche dell'approvvigionamento.
Soluzione: Le automazioni di ClickUp semplificano l'inserimento dei dati, le approvazioni e la comunicazione, consentendo al tuo team di concentrarsi sulla strategia mentre si occupa delle attività di routine, aumentando l'accuratezza e la produttività nell'approvvigionamento.
Come ottimizzare il processo di approvvigionamento
Hai bisogno di una piattaforma che gestisca oltre la metà delle tue attività di approvvigionamento manuali e aumenti l'efficienza complessiva? La soluzione è proprio qui.
ClickUp è la soluzione definitiva per le tue esigenze di approvvigionamento, con una funzionalità di software dedicato che combina attività, documenti, lavagne online, analisi, chat e altro ancora in un'unica piattaforma integrata.
Con tutto in un unico posto, puoi rilassarti e smettere di destreggiarti tra diverse piattaforme anche per le attività più semplici.
Visualizzazione della vista Gantt di ClickUp
La vista Gantt di ClickUp ti consente di visualizzare e gestire le diverse fasi del processo di approvvigionamento come mai prima d'ora.
Tieni traccia delle dipendenze e gestisci le priorità con il tuo team tramite una sequenza visiva condivisa. Pianifica facilmente le attività, visualizza lo stato, gestisci le scadenze e identifica i colli di bottiglia, il tutto in un'unica vista grafica dinamica.
Mappe mentali ClickUp
Le mappe mentali di ClickUp ti aiutano a visualizzare i diversi passaggi del flusso del processo di approvvigionamento mappando i flussi di lavoro con nodi drag-and-drop e tracciando connessioni tra varie attività.
ClickUp fornisce mappe mentali basate su attività e nodi per semplificare il lavoro e pianificarlo meglio. Puoi anche condividere questa mappa mentale con il tuo team per far sì che tutti lavorino contemporaneamente verso obiettivi simili.
Automazione ClickUp
Lascia che ClickUp Automation si occupi del lavoro pesante mentre tu ti concentri sulle esigenze più urgenti. La piattaforma offre oltre 100 opportunità di automazione per svolgere le attività di routine e semplificare i flussi di lavoro.
Puoi anche utilizzare le opzioni di automazione predefinite per personalizzarle in base alle tue esigenze. Modifica le priorità, applica tag e cambia lo stato per tenere informato il tuo team e aggiornare le tue operazioni aziendali.
Modelli di approvvigionamento ClickUp
I modelli di approvvigionamento ClickUp aiutano a standardizzare i processi di approvvigionamento, semplificandoli e ottimizzandoli, con un risparmio di tempo e denaro. Il vantaggio principale di un formato chiaro e coerente è la riduzione degli errori. Alcuni elementi centrali del modello di approvvigionamento ClickUp sono:
- Stati personalizzati: identifica le diverse fasi del processo di approvvigionamento con 21 tag di stato quali Aperto, Chiarimenti necessari, in corso, ecc.
- Visualizzazioni personalizzate: raccogli informazioni da 8 diverse visualizzazioni, tra cui Elenco, Livello fornitore, Rischio fornitore, Fornitori mission-critical di livello 1, ecc. , per aiutarti a svolgere rapidamente le attività.
- Campi personalizzati: classifica e aggiungi attributi alle tue attività aggiungendo elementi visivi come nome del contatto del fornitore, approvo approvvigionamento, email di contatto, fornitore, richiedente, ecc.
- Project management: grazie a tutte le funzionalità/funzioni sopra evidenziate, semplifica la gestione dei progetti e raggiungi i tuoi obiettivi più rapidamente.
Ci auguriamo che tu possa gestire meglio il processo comprendendo i tipi di approvvigionamento, i diversi passaggi e i limiti. Sebbene le esigenze di tutte le aziende varino, una comprensione generale può aiutarti ad analizzare i tuoi requisiti specifici e ad attingere a risorse preziose.
Inoltre, i processi di approvvigionamento di ClickUp possono aiutarti a navigare istantaneamente grazie alle loro funzionalità estese. Con molteplici vantaggi a portata di mano, iscriviti oggi stesso alla gestione degli approvvigionamenti di ClickUp e inizia subito a lavorare in modo efficiente!