Ottimizzare il flusso di lavoro della gestione documentale: Migliori pratiche per migliorare l'organizzazione

Sia che si lavori in un'azienda che in un'altra sviluppo di software un'azienda o un negozio di scarpe, non si può sfuggire a documenti e scartoffie. Dalle politiche aziendali e manuali per i dipendenti a accordi di servizio e rendiconti finanziari un'organizzazione media gestisce centinaia di documenti nell'ambito delle sue attività regolari. 📁

Una gestione caotica dei documenti è un enorme fattore di rischio per qualsiasi azienda. Supponiamo che si perda il monitoraggio di contratti importanti -Questo può portare a problemi normativi e di sicurezza, per non parlare delle potenziali tensioni in aree come la collaborazione e la consegna delle attività.

La soluzione? Stabilire un corretto flusso di lavoro per la gestione dei documenti che vi salvi dagli artigli della disorganizzazione e dell'inefficienza dettando le regole per la creazione, l'archiviazione, il recupero, la distribuzione e lo smaltimento dei documenti di un'organizzazione. In questo articolo discuteremo i modi approvati dagli esperti per ottimizzare e strutturare i processi legati ai documenti.

Che cos'è un flusso di lavoro di gestione documentale?

Un flusso di lavoro di gestione documentale (DMW) rappresenta il modo in cui vengono gestiti i documenti all'interno dell'organizzazione. Questo comprende tutti i processi e le attività legate ai documenti, tra cui la gestione di diverse versioni dei documenti, la conformità con gli enti normativi e la creazione di un sistema di gestione dei documenti la reportistica più veloce e senza errori.

Ecco alcuni esempi di sottoprocessi principali all'interno di un flusso di lavoro documentale:

• Creazione: Spiega come devono essere redatti e creati i nuovi documenti
• Modifica: Mostra come i documenti esistenti devono essere modificati, corretti e rivisti per garantire la conformità e prevenire gli errori
• Spazio di archiviazione: Descrive come e dove archiviare i documenti, sia in formato fisico che digitale
• Categorizzazione: Mostra come i documenti devono essere organizzati e indicizzati per facilitarne il recupero e la navigazione. Si pensi alle posizioni delle aree di lavoro, alle cartelle, alle cartelle annidate, ecc.
• Condivisione: Specifica chi può accedere, modificare e condividere i documenti
• Smaltimento: Indica come tenere traccia dei documenti ridondanti ed eliminarli dal sistema di gestione dei documenti
• Richieste e approvazioni: Spiega i processi di approvazione dei documenti a tutti i livelli gerarchici
• Monitoraggio: Descrive come tenere traccia delle revisioni e delle modifiche delle versioni per garantire la massima trasparenza. Si riferisce anche alla revisione delle prestazioni dell'intero flusso di lavoro, all'individuazione di inefficienze nel recupero o nella gestione dei documenti e all'individuazione di modi per eliminarle

Perché è importante ottimizzare i flussi di lavoro della gestione documentale?

Una delle maggiori sfide che le organizzazioni si trovano ad affrontare nell'era attuale è l'inefficienza della gestione delle informazioni, in particolare quando team remoti o ibridi sono coinvolti. Uno scenario tipico è il seguente soggetti interessati al progetto faticano a trovare la documentazione pertinente a portata di mano, il che può innescare lacune di comunicazione all'interno dei dipartimenti o un superamento dei tempi e dei costi.

Ottimizzare i flussi di lavoro della gestione documentale significa tenere a bada queste inefficienze. La sua importanza all'interno di un'azienda si riflette principalmente in sette aspetti:

1. Maggiore efficienza: I flussi di lavoro per la gestione dei documenti aiutanoottimizzare i flussi di lavoro generali e i processi aziendali, assicurando che i dipendenti sianopiù produttivi e che non perdano tempo a cercare documenti
2. Trasparenza: Avere tutti i documenti in un unico posto elimina i silos dipartimentali e garantisce che le informazioni siano divulgate ai membri del team interessati
3. Più facileinserimento dei dipendenti: Una documentazione strutturata assicura che i nuovi membri del team possano trovare le informazioni di loro interesse e imparare a gestire le diverse attività
4. Standardizzazione dei processi: Flussi di lavoro pianificati con cura vi aiutano a delineare i contorni del vostro lavoroprocedure operative standard (SOP) per i processi e le attività di collaborazione e a mantenereteam interfunzionali allineati
5. Maggiore sicurezza: Un flusso di lavoro ben progettato per la gestione dei documenti consente di controllare le autorizzazioni di accesso a file e cartelle
6. Minimizzazione degli errori: È possibile garantire la coerenza nella gestione dei documenti e automatizzare le attività ripetitive degli amministratori, riducendo il rischio di errori manuali
7. Miglioramento: è possibile garantire la coerenza nella gestione dei documenti e automatizzare le attività amministrative ripetitive, riducendo il rischio di errori manualiprocessi decisionali: L'accesso, all'interno di una soluzione di gestione documentale, a documenti essenziali con informazioni contestuali aiuta gli utenti a prendere decisioni sagge e basate sui dati

10 modi efficaci per migliorare il flusso di lavoro dei documenti

Migliorare i flussi di lavoro della gestione documentale può senza dubbio aiutare la vostra organizzazione a prosperare, ma la domanda è: qual è il modo ideale Da fare?

Per cominciare, il metodo tradizionale di archiviazione fisica di file e cartelle è da escludere. Nello scenario attuale, è possibile ideare un sistema di documentazione di qualità utilizzando un software di gestione dei documenti (ad esempio, ClickUp ) per organizzare e gestire i record.

Dopo un'approfondita ricerca, abbiamo mappato le 10 best practice che aiutano a costruire il nucleo centrale dei flussi di lavoro della gestione documentale. Mostreremo anche alcune funzioni di ClickUp che possono migliorare il processo! 😍

1. Identificate le vostre esigenze

La prima cosa da fare nel programma è analizzare la vostra organizzazione e identificare le esigenze specifiche relative ai documenti. Poiché ogni azienda è unica, potrebbe essere necessario scavare a fondo e rivedere i processi per capire cosa non funziona e su cosa concentrarsi.

Considerate il vostro lavoro e i documenti che dovete gestire. Ad esempio, se siete un'azienda di uno studio di account è necessario un flusso di lavoro che supporti un elevato traffico di documenti e che disponga di opzioni di categorizzazione avanzate per recuperare rapidamente gli elementi in caso di controversie.

D'altro canto, se siete un'azienda di piccola azienda vendendo gioielli online, il flusso di lavoro del sistema di gestione dei documenti si concentrerà probabilmente sull'archiviazione delle descrizioni dei singoli prodotti e sulla creazione e gestione delle fatture.

L'identificazione delle esigenze può essere un processo lungo e complesso, ma da esso dipende la funzione del vostro flusso di lavoro di gestione dei documenti. Iniziate tenendo conto delle dimensioni del vostro team e considerate quante persone accederanno al flusso di lavoro e con quale frequenza.

È sempre un'ottima idea chiedere ai membri del team di dire la loro su cosa vorrebbero vedere nel flusso di lavoro e su cosa pensano del sistema attuale. Si può fare leva su personalizzabili Moduli ClickUp per catturare le risposte e i feedback del vostro team e trasformarli in attività che si collegano ai vostri flussi di lavoro.

Semplificare le richieste interne di feedback per raccogliere le informazioni esatte necessarie nei moduli

Una volta raccolte le informazioni necessarie, si può iniziare a reinventare il flusso di lavoro dei documenti per allinearlo alle esigenze aziendali.

2. Utilizzate il giusto software per il flusso di lavoro dei documenti

Un software di gestione documentale adeguato dovrebbe essere dotato di opzioni che consentono di ottimizzare i flussi di lavoro e massimizzare l'efficienza.

ClickUp è un software di gestione documentale di prima classe di prima classe per il project management e le attività la piattaforma di gestione delle attività e dei progetti, che comprende la necessità di snellire i processi di gestione dei documenti. All'interno dello strumento, troverete ClickUp Documenti è una suite interessante che aiuta a gestire tutte le attività legate ai documenti in un unico posto.

Con ClickUp Docs è possibile creare, modificare, condividere e archiviare tutti i documenti relativi all'azienda, da basi di conoscenza e wiki ai contratti e alle procedure operative standard.

La collaborazione è fondamentale con ClickUp 3.0 Docs, per cui è possibile condividere, impostare autorizzazioni o esportare rapidamente i documenti a utenti interni o esterni

Utilizzate le ricche opzioni di modifica e di stile per personalizzare i documenti, aggiungere segnalibri, inserire cartelle annidate e incorporare tabelle per rendere i vostri documenti dettagliati come richiesto.

Una delle caratteristiche migliori di ClickUp Docs è la possibilità di collegare i documenti ai flussi di lavoro, lasciando agli assegnatari delle attività informazioni contestuali sufficienti per fare bene il loro lavoro.

Collegare ClickUp Docs al flusso di lavoro collegando le attività tra loro

Preoccupati per la sicurezza? ClickUp vi permette di personalizzare i vostri documenti Livelli di gerarchia per cartelle e aree di lavoro, oltre a configurare le autorizzazioni e le impostazioni di privacy, offrendo un controllo completo su chi può accedere, modificare e condividere i documenti.

3. Sfruttare l'intelligenza artificiale (IA) nella gestione dei documenti

Voi e il vostro team non dovreste fare i salti mortali e passare ore a creare documenti dettagliati. Per fortuna, l'/IA si è dimostrata un'aggiunta preziosa allo spazio di gestione dei documenti, consentendo ai team di ordinare i documenti e generare elementi di conoscenza più velocemente. In effetti, una recente studio scientifico ha rilevato che l'uso di strumenti di IA generativa possono:

• Ridurre il tempo di scrittura del 40%
• Migliorare la qualità dell'output del 18% ClickUp AI è un esempio eccellente di come l'IA possa trasformare i flussi di lavoro della gestione documentale. La piattaforma generativa di questa assistente di scrittura accelera qualsiasi processo di creazione di documenti grazie a prompt personalizzabili e specifici per ruolo.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/07/Reprompting\\_GIF.gif Riproduzione con ClickUp AI /$$$img/

Ottimizzate i vostri risultati per raggiungere più velocemente contenuti migliori utilizzando il reprompting in ClickUp AI

ClickUp AI vi aiuta a ideare, generare, lucidare e riepilogare/riassumere contenuti per diversi tipi di documenti, il tutto ottimizzato per il tono e la grammatica. Da fare è compilare i campi relativi agli intenti e lo strumento può generare documenti di livello professionale come i brief di progetto, programmi di riunione , casi di studio di marketing e sequenza dei progetti con la massima precisione.

C'è di più: ClickUp AI vi permette di generare elementi di azione dai vostri documenti! È sufficiente selezionare una parte specifica del documento, fare clic su IA e scegliere Genera elemento d'azione. ClickUp AI analizzerà il contenuto selezionato e creerà un elenco di azioni da fare. ✨

Utilizzate ClickUp AI per scrivere più velocemente e perfezionare i vostri testi, le risposte alle email e molto altro ancora

Oltre a ClickUp AI, la piattaforma offre un altro aiuto per la creazione di documenti: i modelli! L'impressionante capacità di ClickUp di ClickUp con oltre 1.000 modelli velocizza il processo di creazione di documenti, agende giornaliere, basi di conoscenza ed email. Sono personalizzabili al 100%, in modo da poterli adattare alle linee guida e al tipo di lavoro della vostra azienda.

4. Centralizzare i documenti

Non tenere tutti i documenti centralizzati può essere la causa del caos e della disorganizzazione, mancanza di trasparenza e perdita di dati . Un flusso di lavoro efficiente per la gestione dei documenti deve garantire che tutti, compresi i dipendenti, i manager e i client, possano accedere a file e informazioni cruciali in un unico posto, e non tramite email o thread di messaggi.

Se si utilizza ClickUp 3.0, è possibile esplorare Hub Documenti è un eccellente centro per l'archiviazione di tutti i documenti aziendali. Presenta tutti i documenti attraverso tre schede -Recenti, Favoriti e Creati da me - seguite da una tabella che mostra tutti i documenti. 😎

L'Hub documenti di ClickUp è il repository centrale dei documenti aziendali

5. Assicuratevi che i documenti siano facili da trovare in un software di gestione del flusso di lavoro

Tutti i documenti aziendali sono conservati in un unico luogo, ma c'è un altro problema: trovare un documento specifico può sembrare di cercare un ago in un pagliaio. Lo scarso valore di recupero è uno dei principali difetti di qualsiasi flusso di lavoro per la gestione dei documenti. Questo potrebbe non sembrare un grosso problema se avete appena avviato un'azienda con un piccolo gruppo di client. Ma immaginate di riesumare un documento creato tre o quattro anni fa.

Un flusso di lavoro ottimizzato per la gestione dei documenti ruota attorno alla ricercabilità. Dovete essere in grado di trovare QUALSIASI documento nel vostro flusso di lavoro in pochi secondi, per garantire che l'efficienza del processo .

Molti dei migliori strumenti di gestione dei documenti soffrono di scarse capacità di ricerca, ma questo problema non si presenterà con il software di gestione dei documenti Ricerca universale Funzionalità/funzione presente in ClickUp 3.0. Questa funzionalità/funzione consente di cercare praticamente qualsiasi cosa nell'area di lavoro utilizzando parole chiave di base. È anche possibile cercare gli elementi in base all'ora in cui sono stati aggiornati e visualizzati l'ultima volta.

La Ricerca universale di ClickUp consente agli utenti di trovare rapidamente attività, documenti, file, utenti, chat e dashboard nell'intera area di lavoro e anche in altre aree di lavoro connesse

Non ricordate il nome di un documento? Migliorate la vostra logistica di ricerca all'interno di ClickUp creando tag personalizzabili per i record. Ad esempio, se avete creato più documenti che si concentrano su metodologie di miglioramento dei processi è possibile taggarli con miglioramento dei processi.

ClickUp aggiunge anche la colonna Posizione nei risultati della ricerca. Ciò consente di vedere dove è archiviato un particolare documento e di trovarlo con pochi clic.

6. Automazioni del lavoro

Uno dei modi più rapidi per ottimizzare i flussi di lavoro della gestione documentale è quello di automatizzare le attività e i compiti all'interno di essi . Le automazioni evitano al team attività ripetitive e soggette a errori, aumentano l'efficienza e aiutano a concentrarsi su attività a maggior valore.

L'automazione dei flussi di lavoro spesso richiede la codifica e può sembrare impegnativa per i team non tecnologici, ma può essere semplice se si utilizza uno strumento potente come ClickUp.

Con più di 100 funzioni senza codice Automazioni ClickUp è possibile lasciare che la piattaforma si occupi delle attività di routine per voi. Potete controllare cosa fa scattare un'Automazione e cosa succede dopo che è stata attivata, il tutto attraverso un'interfaccia visiva. Può essere utile per gestire le revisioni dei documenti e aggiornare lo stato delle approvazioni. 😍

Le automazioni vengono utilizzate per triggerare automaticamente i risultati quando si verifica un'azione. Ad esempio, utilizzando l'automazione "quando lo stato cambia", applichiamo un modello a un'attività per garantire che non vadano perse informazioni preziose durante i passaggi di consegne ai client

7. Integrare il software di gestione documentale con altre piattaforme

Sono finiti i tempi in cui le organizzazioni potevano completare l'affidamento su un'unica app o piattaforma. Al giorno d'oggi, si ha a disposizione un'app separata per tutto, dalla creazione di fatture e monitoraggio del tempo a programmazione delle riunioni con i membri del team.

Anche se saltare tra decine di app può essere stancante, è un male necessario nel mondo del lavoro moderno. Un modo semplice per ottimizzare i flussi di lavoro della gestione dei documenti ed eliminare la necessità di passare continuamente da un'app all'altra è utilizzare le integrazioni.

Sarete felici di sapere che ClickUp si integra con più di 1.000 piattaforme come Slack, GitHub, Everhour e Zoom. Se non trovate l'app che volete integrare nell'elenco, usate ClickUp API per creare integrazioni personalizzate e mantenere le informazioni su tutte le piattaforme accessibili da un unico hub di risorse!

8. Mantenere flessibili i flussi di lavoro relativi ai documenti

I flussi di lavoro della gestione dei documenti e del project management sono in stretta connessione. E poiché i processi di progetto tendono a cambiare molto, dovete assicurarvi che i vostri flussi di lavoro documentali possano seguirne l'evoluzione.

Mantenere allineati i flussi di lavoro dei progetti e dei documenti è possibile con il programma ClickUp project management suite , curata con funzionalità/funzione che ruotano intorno all'organizzazione meticolosa, alla collaborazione e alla precisione.

L'opzione di spicco, che offre a voi e al vostro team una completa flessibilità, è la seguente Visualizzazioni ClickUp . La piattaforma offre oltre 15 visualizzazioni che consentono di organizzare i flussi di lavoro dei documenti nel modo desiderato. Utilizzate la vista Elenco per ordinare i documenti, passate alla vista Gantt per monitorare le esigenze di documentazione durante le varie sequenze temporali o sfruttate la vista Attività per monitorare le modifiche e gli aggiornamenti recenti dei documenti.

Le oltre 15 visualizzazioni di ClickUp offrono alle organizzazioni una soluzione da parete a parete per ogni team

Volete sapere quanto tempo i membri del vostro team dedicano ad attività specifiche? Utilizzate ClickUp strumento nativo di monitoraggio del tempo per monitorare e gestire il tempo e organizzare facilmente i carichi di lavoro.

Con ClickUp è possibile chattare con i membri del team in tempo reale, assegnare commenti con elementi d'azione e personalizzare le notifiche per garantire che tutte le chiacchiere relative ai documenti vengano comunicate rapidamente. 😍

Altre funzionalità/funzione che troverete utili sono:

• Impostazione delle priorità
• Creazione didipendenze delle attività (ad esempio, è necessario completare il documento A prima che inizi l'attività B)
• Impostazione e monitoraggio degli obiettivi
• Le mappe mentali per la progettazione dettagliata dei flussi di lavoro

9. Formare il team

Avete identificato le vostre esigenze, iniziato a usare una nuova piattaforma di gestione dei documenti e centralizzato i vostri documenti. Ma il vostro lavoro non è terminato finché non avrete aggiornato il vostro team sulle ultime modifiche!

Se volete implementare bene i vostri flussi di lavoro di gestione documentale, assicuratevi che tutti siano informati sulle nuove pratiche.

ClickUp vi offre numerose opzioni per la formazione e l'aggiornamento la gestione del team .

Se avete reinventato i vostri processi e volete aiutare il vostro team a comprendere ogni passaggio, potete usare mappe dei processi per spiegare tutto nel dettaglio. I membri del team possono semplicemente seguire le mappe per completare le attività con un esito positivo garantito. Create procedure operative standard sotto forma di moduli di formazione e invitate i membri del team interessati. Se hanno domande, possono lasciare commenti direttamente sul documento. ✨

Rilevamento e modifica collaborativi, aggiunta di commenti e incorporazione di collegamenti all'interno di ClickUp Docs

Un problema ricorrente nei flussi di lavoro basati sui documenti è quello di due o più persone che lavorano alla stessa attività, con conseguente ridondanza di lavoro. Ma con ClickUp Docs ClickUp Rilevamento collaborativo è possibile vedere più cursori con tag di nome quando altri commentano o modificano il vostro stesso documento. In questo modo si avvia la collaborazione in tempo reale e asincrona e si evita la duplicazione dei documenti.

10. Monitoraggio e aggiornamento

Pensate ai flussi di lavoro della gestione documentale come a piante che richiedono cure costanti per fiorire. Ciò che ha funzionato per la vostra organizzazione qualche anno fa potrebbe essere inutile oggi. Per questo motivo è necessario monitorare l'efficienza del flusso di lavoro, rivalutarne le prestazioni e aggiornarlo se necessario. 🌱

ClickUp 3.0 Software dashboard Teams con priorità e schede di riduzione

Esistono diversi modi per tenere sotto controllo i flussi di lavoro all'interno di ClickUp. Ad istanza, è possibile definire KPI e monitorarli usando Dashboard di ClickUp con oltre 50 widget. Concentratevi su aspetti specifici per identificare i colli di bottiglia e regolatevi man mano.

ClickUp: La vostra procedura guidata per il flusso di lavoro della gestione documentale

Un sistema di documentazione ben funzionante è vitale per ogni organizzazione che voglia rimanere competitiva ed efficiente. Porta ordine e struttura nel team, riduce i costi e migliora la collaborazione, quindi non esitate a esplorare le ottimizzazioni che vi abbiamo suggerito.

ClickUp è lo strumento ideale per creare, gestire, condividere e archiviare documenti, automatizzare i processi e ottimizzare il lavoro di squadra e la comunicazione! Iscriviti gratis e scopri come può aiutarti a garantire la coerenza a livello aziendale nei tuoi flussi di lavoro di gestione dei documenti! 💗