Indipendentemente dal luogo in cui lavori oggi, la documentazione cartacea e i documenti sono inevitabili. Dalle politiche aziendali e dai manuali dei dipendenti ai contratti di servizio e ai rendiconti finanziari, un'organizzazione media gestisce centinaia di documenti nell'ambito delle sue normali attività. 📁
Una gestione caotica dei documenti è un fattore di rischio enorme per qualsiasi azienda. L'impossibilità di effettuare il monitoraggio dei contratti e dei documenti importanti può portare a problemi normativi e di sicurezza, per non parlare del potenziale stress nella collaborazione e nella consegna delle attività.
La soluzione? Stabilisci un flusso di lavoro adeguato per la gestione dei documenti. Ti evita disorganizzazione e inefficienza, dettando le regole per la creazione, lo spazio di archiviazione, il recupero, la distribuzione e lo smaltimento dei documenti di un'organizzazione.
In questo articolo discuteremo dei metodi approvati dagli esperti per ottimizzare e strutturare i tuoi processi di gestione dei documenti.
Che cos'è un flusso di lavoro di gestione dei documenti?
Un flusso di lavoro di gestione dei documenti (DMW) rappresenta il modo in cui gestisci i documenti all'interno della tua organizzazione. Ciò comprende tutti i processi e le attività relativi ai documenti, tra cui la gestione delle diverse versioni dei documenti, la garanzia della conformità con gli organismi di regolamentazione e la creazione di reportistica più rapida e priva di errori.
Componenti di un flusso di lavoro documentale
Ecco alcuni esempi di sottoprocessi importanti all'interno di un flusso di lavoro documentale:
- Creazione: spiega come devono essere redatti e creati i nuovi documenti.
- Modifica: mostra come i documenti esistenti devono essere modificati, corretti e revisionati per garantire la conformità e prevenire errori.
- Spazio di archiviazione: descrive come e dove archiviare i documenti, sia in formato fisico che digitale.
- Categorizzazione: mostra come i documenti devono essere organizzati e indizzati per facilitarne il recupero e la navigazione. Pensa alle posizioni dell'area di lavoro, alle cartelle, alle cartelle nidificate, ecc.
- Condivisione: specifica chi può accedere, effettuare la modifica e condividere i documenti.
- Eliminazione: descrive come effettuare il monitoraggio dei documenti ridondanti ed eliminarli dal flusso di lavoro del sistema di gestione dei documenti.
- Richieste e approvazioni: spiega i processi di approvazione dei documenti a tutti i livelli di gerarchia.
- Monitoraggio: descrive come tenere traccia delle revisioni delle versioni e delle modifiche per garantire la massima trasparenza. Si riferisce anche alla revisione delle prestazioni dell'intero flusso di lavoro, all'individuazione delle inefficienze nel recupero o nella gestione dei documenti e alla ricerca di modi per eliminarle.
Per saperne di più: Come creare un flusso di lavoro per la documentazione dei prodotti
Perché è importante ottimizzare i flussi di lavoro di gestione dei documenti?
Una delle sfide più grandi che le organizzazioni devono affrontare oggi è la gestione inefficiente delle informazioni, soprattutto quando sono coinvolti team remoti o ibridi. Uno scenario tipico è quello in cui i soggetti coinvolti in un progetto faticano a trovare dati e documentazione rilevanti, il che può triggerare lacune nella comunicazione all'interno dei reparti o superamenti dei tempi e dei costi previsti.
Ottimizzare i flussi di lavoro di gestione dei documenti significa tenere a bada queste inefficienze. La sua importanza all'interno di un'azienda si riflette principalmente in sette aspetti distinti:
- Maggiore efficienza: i flussi di lavoro di gestione dei documenti aiutano a ottimizzare i flussi di lavoro generali e i processi aziendali, garantendo una maggiore produttività dei dipendenti e evitando perdite di tempo nella ricerca dei documenti.
- Trasparenza: avere tutti i documenti in un unico posto elimina i silos dipartimentali e garantisce che le informazioni siano divulgate ai membri del team interessati.
- Onboarding dei dipendenti più semplice: una documentazione strutturata garantisce che i nuovi membri del team possano trovare le informazioni che hanno interesse ad approfondire e imparare a gestire diverse attività.
- Standardizzazione dei processi: flussi di lavoro pianificati con cura ti aiutano a delineare procedure operative standard (SOP) per i processi e le attività collaborative e a mantenere allineati i team interfunzionali.
- Maggiore sicurezza: un flusso di lavoro di gestione dei documenti ben progettato consente di controllare le autorizzazioni di accesso a file e cartelle.
- Errori ridotti al minimo: puoi garantire la coerenza nella gestione dei documenti e automatizzare le attività amministrative ripetitive, riducendo il rischio di errori manuali.
- Miglioramento dei processi decisionali: l'accesso ai documenti essenziali con informazioni contestuali all'interno di una soluzione di gestione dei documenti aiuta gli utenti a prendere decisioni oculate e basate sui dati.
Come creare un flusso di lavoro per la gestione dei documenti in 6 passaggi
Ecco una panoramica di ogni passaggio della creazione di un flusso di lavoro per la gestione dei documenti:
Passaggio 1: Identificare i tipi di documenti e i requisiti
Prima di progettare un flusso di lavoro, comprendi l'attuale processo di gestione dei documenti. Esplora i processi di flusso di lavoro per i tipi di documenti gestiti dalla tua organizzazione e i loro requisiti specifici.
- Tipi di documenti: contratti, fatture, relazioni, documenti relativi alle risorse umane, politiche, materiali di marketing, ecc.
- Conformità legale e normativa: alcuni documenti potrebbero essere soggetti a normative di settore (ad esempio GDPR, HIPAA, ISO).
- Esigenze aziendali: i documenti potrebbero richiedere riservatezza, approvazioni multilivello o monitoraggio delle versioni.
👉 Esempio: un reparto finanziario potrebbe aver bisogno di un flusso di lavoro per l'elaborazione dei documenti relativo alle fatture con approvazioni e audit trail obbligatori.
💡Suggerimento professionale: è sempre un'ottima idea chiedere ai membri del tuo team di esprimere la loro opinione su ciò che vorrebbero vedere nel flusso di lavoro di elaborazione dei documenti e su cosa ne pensano del sistema attuale. Puoi sfruttare i moduli ClickUp personalizzabili per raccogliere i feedback del tuo team e trasformarli in attività concrete collegate ai tuoi flussi di lavoro.
Passaggio 2: mappare il ciclo di vita dei documenti
Ogni documento segue un percorso dalla creazione all'archiviazione. Mappare questo percorso garantisce chiarezza nella gestione.
- Fasi del ciclo di vita: Creazione (chi genera il documento?) Revisione (chi ne verifica l'accuratezza?) Approvazione (chi dà il via libera finale?) Spazio di archiviazione (dove verrà salvato?) Recupero (come possono accedervi gli utenti?) Archiviazione/Smaltimento (quando diventa obsoleto?)
- Creazione (chi genera il documento?)
- Revisione (chi ne verifica l'accuratezza?)
- Approvazione (chi dà il via libera finale?)
- Spazio di archiviazione (dove verranno salvati?)
- Recupero (come possono accedervi gli utenti?)
- Archiviazione/smaltimento (quando diventano obsoleti?)
- Parti interessate: identifica tutte le persone coinvolte, inclusi gli autori dei documenti, i revisori, gli approvatori e i revisori contabili.
- Creazione (chi genera il documento?)
- Revisione (chi ne verifica l'accuratezza?)
- Approvazione (chi dà il via libera finale?)
- Spazio di archiviazione (dove verranno salvati?)
- Recupero (come possono accedervi gli utenti?)
- Archiviazione/smaltimento (quando diventano obsoleti?)
👉 Esempio: un documento relativo alle politiche delle risorse umane viene sottoposto a redazione, revisione legale, approvazione da parte delle risorse umane, distribuzione a livello aziendale e archiviazione.
💡Suggerimento professionale: pianifica il ciclo di vita dei tuoi documenti utilizzando le lavagne online ClickUp e le mappe mentali a cui tutto il team può contribuire.
Passaggio 3: Definire l'accesso ai documenti e le autorizzazioni
La sicurezza e l'accesso controllato sono fondamentali per prevenire modifiche non autorizzate.
- Accesso basato sui ruoli: i dipendenti dovrebbero avere solo il livello di accesso di cui hanno bisogno.
- Autorizzazioni di lettura, scrittura, modifica ed eliminazione: utenti diversi dovrebbero avere autorizzazioni diverse
- Livelli di riservatezza: alcuni documenti potrebbero essere riservati al solo top management.
- Crittografia e autenticazione: utilizza metodi di accesso sicuri come l'autenticazione a più fattori (MFA).
👉 Esempio: i team delle risorse umane hanno bisogno di un flusso di lavoro per il controllo dei documenti che garantisca che le valutazioni delle prestazioni dei dipendenti siano accessibili solo alle risorse umane e ai manager diretti.
Strumenti come il modello di matrice di controllo degli accessi basato sui ruoli di ClickUp possono essere utili in questo caso. Con questo modello, puoi facilmente:
- Identifica chi ha accesso a quali risorse
- Assegna ruoli con vari livelli di autorizzazione all'interno della tua organizzazione.
- Controlla e monitora le attività degli utenti
💡Suggerimento professionale: ClickUp ti consente di personalizzare i livelli di gerarchia per cartelle e aree di lavoro, nonché di configurare le autorizzazioni e le impostazioni sulla privacy, offrendoti il controllo completo su chi può accedere, modificare e condividere i tuoi documenti.
Passaggio 4: Implementare politiche di conservazione e archiviazione dei documenti
Non tutti i documenti devono essere conservati per sempre. Definisci regole chiare per la conservazione e l'eliminazione dei documenti digitali.
- Periodi di conservazione: stabilisci i tempi di conservazione per i diversi tipi di documenti (ad esempio, i documenti fiscali devono essere conservati per 7 anni).
- Archiviazione automatica: sposta i file inattivi nell'archivio di spazio di archiviazione a lungo termine dopo un periodo di tempo prestabilito.
- Smaltimento sicuro: elimina definitivamente i file sensibili quando non sono più necessari.
👉 Esempio: i dati dei dipendenti vengono archiviati per 5 anni dopo la cessazione del rapporto di lavoro e poi eliminati con misure di sicurezza.
Per saperne di più: Modelli gratuiti di manuali per i dipendenti in Word e ClickUp
Passaggio 5: Formare i dipendenti e applicare le politiche
Anche il miglior flusso di lavoro fallisce se i dipendenti non lo seguono.
- Organizza sessioni di formazione sulle migliori pratiche di gestione dei documenti.
- Fornisci procedure operative standard chiare per i flussi di lavoro dei documenti.
- Applicate le politiche attraverso i controlli di sistema (ad esempio, monitoraggio obbligatorio delle versioni)
- Aggiorna regolarmente le politiche per riflettere le mutevoli esigenze aziendali.
👉 Esempio: una formazione a livello aziendale sulla conformità al GDPR garantisce che i dipendenti gestiscano correttamente i dati dei clienti.
Il modello di documento "Processi aziendali" di ClickUp è progettato per aiutarti a creare e gestire i documenti relativi ai processi della tua azienda in un unico posto. Con questo modello puoi:
- Assicurati che tutti siano sulla stessa pagina con istruzioni aggiornate.
- Organizza tutti i documenti di processo della tua azienda in un unico posto
- Crea modelli e liste di controllo per formare i dipendenti
💡Suggerimento professionale: utilizza ClickUp Brain per generare più documenti di procedura operativa standard in pochi secondi. Guarda il nostro video per scoprire come ⤵️
Passaggio 6: Monitorare, valutare e migliorare il flusso di lavoro
Un flusso di lavoro di gestione dei documenti deve evolversi per rimanere efficiente.
- Raccogli il feedback degli utenti per identificare i punti critici.
- Effettua il monitoraggio dei KPI come il tempo di recupero dei documenti, la velocità di approvazione e i tassi di conformità.
- Perfeziona i flussi di lavoro per eliminare passaggi superflui.
- Adotta nuove tecnologie (IA per la classificazione dei documenti, blockchain per la sicurezza)
👉 Esempio: un'azienda nota ritardi nell'approvazione dei contratti e automatizza il processo di approvazione per migliorare l'efficienza.
💡Suggerimento professionale: esistono diversi modi per effettuare il monitoraggio dei flussi di lavoro all'interno di ClickUp. Ad esempio, puoi definire i KPI e monitorarli utilizzando ClickUp Dashboard con oltre 50 widget. Concentrati su aspetti specifici per identificare i colli di bottiglia e apportare modifiche man mano che procedi.
Per saperne di più: Modelli gratuiti di conto economico per semplificare i processi contabili aziendali
Best practice per processi di gestione dei documenti efficienti
Oltre al flusso di lavoro di gestione dei documenti descritto sopra, ecco alcune best practice da seguire per massimizzare l'efficienza:
Standardizza la denominazione dei documenti e il controllo delle versioni
Una denominazione incoerente e versioni non tracciate dei documenti possono causare confusione e inefficienze.
- Crea una convenzione di denominazione: utilizza un formato strutturato, ad esempio [Reparto]_[Tipo di documento]_[Data]_[Versione] (ad es. , HR_PayrollPolicy_2024_v1. 0. PDF)
- Abilita il monitoraggio delle versioni per evitare informazioni obsolete; implementa controlli di "check-in/check-out" nel sistema di gestione dei documenti.
Automatizza l'inoltro e l'approvazione dei documenti
La gestione manuale dei documenti rallenta i flussi di lavoro e aumenta gli errori. L'automazione aiuta a:
- Assegna revisori e approvatori in base a regole predefinite.
- Attiva notifiche per le approvazioni in sospeso
- Imposta flussi di lavoro condizionali (ad esempio, le fatture superiori a 10.000 dollari richiedono l'approvazione del CFO).
- Monitorate lo stato per identificare i colli di bottiglia.
Ad esempio, l'automazione può garantire che un ordine di acquisto (PO) venga automaticamente inoltrato al reparto finanziario, quindi al responsabile del reparto e infine al direttore finanziario se supera un importo prestabilito.
💡Suggerimento professionale: con oltre 100 Automazioni ClickUp senza codice, puoi lasciare che sia la piattaforma a occuparsi della gestione dei documenti e delle attività di routine al posto tuo. Puoi controllare cosa attiva un'automazione e cosa succede dopo che è stata attivata, il tutto attraverso un'interfaccia visiva. Può essere utile per gestire le revisioni dei documenti e aggiornare lo stato delle approvazioni. 😍
Stabilisci la conformità e le tracce di audit
Rimani conforme alle normative e pronto per gli audit tramite il monitoraggio di ogni azione relativa ai documenti.
- Registra tutte le attività degli utenti (chi ha consultato, effettuato la modifica o approvato i documenti)
- Conserva i registri con data e ora per scopi legali e di revisione contabile.
- Garantite la conformità agli standard di settore (ISO 27001, GDPR, SOX)
Utilizza un sistema di gestione dei documenti (DMS) centralizzato.
Un corretto spazio di archiviazione dei documenti consente un facile recupero e previene la perdita di dati.
Archivia tutti i documenti in un sistema centralizzato per semplificare le procedure di accesso, recupero e backup. Utilizza funzionalità di ricerca avanzate, come la ricerca per metadati e full-text, per individuare rapidamente i documenti.
💡Suggerimento professionale: Hub documenti è un eccellente centro di archiviazione per tutti i documenti relativi all'azienda. Presenta tutti i tuoi documenti attraverso tre schede: Recenti, Preferiti e Creati da me, seguite da una tabella che mostra tutti i tuoi record. 😎
Non trascurare il disaster recovery e il piano di continuità operativa.
Esegui backup regolari e predisponi un piano chiaro per il ripristino dei documenti in caso di perdita dei dati.
Utilizza soluzioni di archiviazione cloud o backup offsite per garantire la continuità aziendale durante le interruzioni.
Seguendo queste best practice, le organizzazioni possono creare un flusso di lavoro di gestione dei documenti che semplifica le operazioni e garantisce sicurezza, conformità e adattabilità ai cambiamenti futuri.
Per saperne di più: Modelli gratuiti di contratti di servizio in Word e ClickUp
5 casi d'uso dei flussi di lavoro di gestione dei documenti
Ecco alcuni casi d'uso specifici per reparto relativi ai flussi di lavoro di gestione dei documenti in un'organizzazione:
Risorse umane (HR): flusso di lavoro per l'inserimento dei nuovi assunti
📂 Documenti coinvolti: lettere di offerta, contratti di lavoro, moduli fiscali, conferme di polizze, prove di identità
🛠 Passaggi del flusso di lavoro:
- Invio dei documenti – Il nuovo assunto invia la lettera di offerta firmata e un documento ID
- Revisione e approvazione delle risorse umane: le risorse umane verificano i documenti e li inoltrano al reparto IT e al reparto paghe.
- Configurazione IT: il team IT crea l'accesso al sistema e fornisce le attrezzature
- Elaborazione delle buste paga: il team addetto alle buste paga imposta i dettagli salariali
- Completamento dell'onboarding: l'ufficio Risorse umane archivia i documenti per riferimento futuro.
Vantaggio: garantisce un inserimento agevole, evita la perdita di documenti cartacei e velocizza l'elaborazione delle nuove assunzioni.
Finanza: flusso di lavoro di elaborazione delle fatture
📂 Documenti coinvolti: fatture dei fornitori, ordini di acquisto, approvazioni di pagamento
🛠 Passaggi del flusso di lavoro:
- Invio delle fatture: il fornitore invia la fattura tramite email o portale documentale.
- Convalida e corrispondenza: il reparto finanziario verifica i dettagli delle fatture rispetto agli ordini di acquisto.
- Percorso di approvazione: se rientra nel budget, il responsabile del reparto approva; in caso contrario, passa al CFO.
- Elaborazione dei pagamenti – Fattura approvata inviata per l'elaborazione del pagamento
- Archiviazione e conformità – Fatture archiviate nei registri finanziari per la revisione contabile
Vantaggi: elimina i pagamenti duplicati, previene la perdita delle fatture e velocizza le approvazioni.
Legale: flusso di lavoro di gestione dei contratti
📂 Documenti coinvolti: accordi di riservatezza, contratti di servizio, contratti di partnership
🛠 Passaggi del flusso di lavoro:
- Redazione e revisione: il team legale redige il contratto e lo sottopone a condivisione per la revisione.
- Negoziazione e modifiche: le parti interne ed esterne suggeriscono revisioni
- Approvazione e firme: la versione finale viene inviata alle parti interessate per l'approvazione e le firme elettroniche.
- Archiviazione e controllo degli accessi – Contratto archiviato in un repository di documenti sicuro con restrizioni di accesso
- Controlli di rinnovo e conformità: promemoria automatici inviati per i rinnovi dei contratti
Vantaggi: riduce i tempi di elaborazione dei contratti, garantisce la conformità e impedisce modifiche non autorizzate.
Marketing: flusso di lavoro per l'approvazione dei contenuti
📂 Documenti coinvolti: post di blog, comunicati stampa, post sui social media, creatività pubblicitarie
🛠 Passaggi del flusso di lavoro:
- Creazione di contenuti – Lo scrittore o il designer redige una bozza dei contenuti
- Revisione interna: il responsabile marketing verifica la coerenza e l'accuratezza del marchio.
- Approvazione finale e pubblicazione: la direzione dà il via libera e il contenuto viene programmato per la pubblicazione.
- Spazio di archiviazione e analisi: versioni finali archiviate per riferimento e analisi delle prestazioni
Vantaggio: mantiene la coerenza del marchio e accelera la produzione di contenuti.
IT: flusso di lavoro delle richieste di modifica
📂 Documenti coinvolti: richieste di assistenza IT, registri di aggiornamento del sistema, registri di approvazione
🛠Passaggi del flusso di lavoro:
- L'utente invia una richiesta IT: il dipendente registra una richiesta di aggiornamento software o di modifica dell'accesso.
- Revisione IT e valutazione dei rischi: il team IT valuta l'impatto e i rischi per la sicurezza
- Percorso di approvazione: richiesta inoltrata alla direzione per l'approvazione, se necessario.
- Implementazione e test: il reparto IT esegue le modifiche e verifica la presenza di eventuali problemi.
- Documentazione e archiviazione: registrazioni archiviate per conformità e risoluzione dei problemi
Vantaggi: Migliora la sicurezza, garantisce la conformità IT e semplifica le approvazioni.
Per saperne di più: Modelli gratuiti di moduli di richiesta di servizi
Vantaggi dell'utilizzo di un software di gestione dei documenti
Ecco alcuni motivi per cui le organizzazioni dovrebbero optare per un software di gestione dei documenti per migliorare i propri flussi di lavoro di gestione dei documenti:
- Spazio di archiviazione centralizzato: conserva tutti i documenti in un unico luogo sicuro e organizzato, riducendo duplicazioni e confusione.
- Migliore collaborazione: consente l'accesso in tempo reale, il controllo delle versioni e una collaborazione senza soluzione di continuità tra i team.
- Flussi di lavoro automatizzati: semplifica l'approvazione, la revisione e la condivisione dei documenti con processi di lavoro automatizzati.
- Maggiore sicurezza e conformità: controlla le autorizzazioni di accesso, effettua il monitoraggio dell'attività dei documenti e garantisce la conformità normativa.
- Recupero e ricerca più rapidi: consente una ricerca veloce con metadati, tag e OCR per una maggiore efficienza.
- Riduzione degli errori manuali: riduce al minimo gli errori umani grazie alle automazioni, ai modelli e ai flussi di lavoro strutturati.
- Integrazione con strumenti aziendali: si collega con sistemi di project management, CRM e altri sistemi aziendali per un flusso di lavoro senza soluzione di continuità.
- Risparmio di costi e spazio: riduce la dipendenza dallo spazio di archiviazione fisico e i costi amministrativi generali.
Per saperne di più: Il miglior software di gestione dei documenti da provare
Migliora i flussi di lavoro dei documenti con ClickUp
Il software di gestione dei documenti che sceglierai dovrebbe aiutarti a ottimizzare i tuoi flussi di lavoro e massimizzare l'efficienza.
ClickUp è una piattaforma di project management di prima classe che dovrebbe essere la tua prima scelta come strumento di gestione del flusso di lavoro dei documenti. Ecco solo alcune delle funzionalità/funzioni di ClickUp che consentono di semplificare i processi di gestione dei documenti.
Centralizza la gestione dei documenti con ClickUp Docs
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Per saperne di più: Come documentare le lezioni apprese nel project management
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