Oggi ogni team di professionisti sa quanto siano importanti i dati. Che si tratti di fogli di calcolo finanziari, file grafici vettoriali, documenti collaborativi o presentazioni, o qualcos'altro ancora, sono i dati che consentono al tuo team di svolgere il proprio lavoro ogni giorno. È quindi logico che la governance dei dati debba essere al centro dell'attenzione del tuo team in ogni passaggio del processo.
Mantenere i dati del tuo team in sicurezza non deve essere complicato. Abbiamo compilato un elenco di 5 strumenti e strategie che ogni team professionale può (e dovrebbe!) utilizzare per garantire la sicurezza delle proprie informazioni.
Ecco cosa c'è nell'elenco:
- Esegui il backup tempestivamente e con frequenza
- Scegli una piattaforma di archiviazione cloud con funzionalità di cancellazione remota.
- Mantieni il controllo sull'accesso a file e cartelle
- Le password sono ancora una parte importante della sicurezza dei dati.
- Non lasciare nessun dispositivo incustodito
Eseguire il backup dei dati del tuo team sui server sicuri di un provider di archiviazione cloud è un ottimo modo per proteggersi dalla perdita di dati.
Esegui il backup tempestivamente e con frequenza
Quando si tratta di proteggere i dati, il mondo là fuori è pazzesco. Molte cose possono andare storte. Cosa succede se l'hardware del tuo dispositivo si guasta e perdi i file salvati localmente? Cosa succede se i tuoi dati vengono danneggiati da un virus? Cosa succede se il tuo dispositivo viene rubato o distrutto? Senza un backup dei dati del tuo team, qualsiasi di queste situazioni potrebbe significare la perdita definitiva dei tuoi dati.
Il modo più semplice per prevenire la perdita di dati è eseguire il backup dei dati sul cloud. Quando esegui il backup dei dati sul cloud, viene creata una copia delle tue informazioni che viene archiviata sul server sicuro del tuo provider di archiviazione cloud.
Ovviamente, più spesso esegui il backup dei tuoi dati, meno informazioni perderai in caso di emergenza. La frequenza con cui il tuo team deve eseguire il backup dei dati dipende da una serie di fattori, come la natura del lavoro del tuo team.
Scegli una piattaforma di archiviazione cloud con funzionalità di cancellazione remota
Se il tuo dispositivo viene smarrito o rubato, avere un backup aggiornato dei tuoi dati aiuterà il tuo team a continuare a lavorare senza interruzioni. Tuttavia, cosa succede se il tuo dispositivo finisce nelle mani sbagliate? Tutti i dati sensibili su cui il tuo team potrebbe aver lavorato, come numeri di account, nomi dei clienti e così via, potrebbero essere compromessi.
Fortunatamente, alcuni fornitori di servizi di archiviazione cloud offrono funzionalità di cancellazione remota come misura di sicurezza. Ciò significa che, in caso di smarrimento o furto di un dispositivo, puoi cancellare i file associati all'app del tuo fornitore di servizi di archiviazione cloud anche se non hai il dispositivo a portata di mano.
Poiché i tuoi dati sono già stati salvati nel cloud, puoi comunque accedervi da altri dispositivi e non devi preoccuparti della sicurezza dei tuoi dati, poiché personale non autorizzato potrebbe accedervi.
Se smarrisci il tuo dispositivo, non puoi sapere chi potrebbe accedere ai tuoi dati. La cancellazione remota ti consente di proteggere i tuoi dati in qualsiasi circostanza.
Mantieni il controllo sull'accesso a file e cartelle
A tal proposito, è anche importante monitorare chi accede ai tuoi dati e come li utilizza. La maggior parte dei provider di archiviazione cloud semplifica il lavoro collaborativo, e quindi la condivisione dell'accesso a file e cartelle, consentendoti di stare al passo con i tempi. Gli strumenti di collaborazione sicuri garantiscono anche diversi livelli di autorizzazione a seconda dei ruoli all'interno del team.
Come regola generale, concedi l'accesso a file e cartelle solo alle persone che ne hanno assolutamente bisogno. Anche se è improbabile che i membri di altri team facciano intenzionalmente qualcosa che possa mettere a rischio i tuoi dati, limitare l'accesso a file e cartelle riduce le possibilità che si verifichino incidenti.
È sicuramente importante coinvolgere più persone in un progetto, ma è altrettanto importante tenere traccia di chi ha accesso a quali dati.
Le password sono ancora una parte importante della sicurezza dei dati
Si tratta di una regola fondamentale della sicurezza dei dati, eppure molte persone non hanno ancora adottato le migliori best practice in materia di password. Con tutti gli account personali e professionali a cui accediamo ogni giorno, può essere difficile ricordare una password unica per ciascuno di essi, e l'idea di cambiare tutte queste password uniche ogni 6 mesi (come raccomandato dalla maggior parte degli esperti di sicurezza informatica ) è decisamente scoraggiante.
Bonus: scopri come implementare un framework di gestione dei rischi di sicurezza informatica
Ma non temere! Esistono diversi strumenti per la creazione di password sicure che possono aiutarti a tenere tutto sotto controllo.
Non lasciare nessun dispositivo incustodito
Se un dispositivo viene smarrito o rubato, ci preoccupiamo immediatamente della sicurezza dei nostri dati. Dopo tutto, chi può sapere chi potrebbe accedere ai nostri dati dal dispositivo quando non lo abbiamo sotto controllo?
Ma cosa succede quando lasci il cellulare che usi per accedere alle e-mail di lavoro sul tavolo di un bar mentre vai a prendere altro latte? E cosa succede quando ti allontani dal tuo laptop o computer desktop al lavoro senza disconnetterti dal tuo account?
Indipendentemente da dove ti trovi o da quanto tempo prevedi di tornare al tuo dispositivo, la best practice per mantenere la sicurezza dei dati è quella di disconnettersi prima di allontanarti o, se possibile, di portare il dispositivo con sé.
Inoltre, abilita l'autenticazione a due fattori per rendere più difficile l'accesso alle tue informazioni.
Utilizzando questi semplici strumenti di sicurezza dei dati e le best practice, il tuo team può fare molto per mantenere i tuoi dati al sicuro.
La sicurezza dei dati è estremamente importante per i team professionali di oggi, ma adottare le migliori pratiche in materia di sicurezza dei dati non deve essere difficile. Questi 5 strumenti e strategie sono alcuni dei nostri metodi preferiti per mantenere i dati di qualsiasi team al sicuro e garantire il corretto funzionamento del tuo team. Quali precauzioni di sicurezza adotta il tuo team? Ci piacerebbe conoscere la tua opinione nei commenti!
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Melissa Pallotti è una scrittrice professionista, appassionata di informatica e fan dell'hockey con sede a Pittsburgh, in Pennsylvania. Puoi contattare Melissa su Twitter o LinkedIn.