Lorsque vous êtes spécialiste en marketing numérique indépendant, tout passe par vous.
Vous rédigez des briefs. Vous répondez aux appels des clients. Vous réagissez aux commentaires et gardez à l'esprit les délais à respecter.
Mais ce système s'effondre dès que vous essayez de vous développer.
Dès que vous acceptez de nouveaux clients ou que vous embauchez votre premier rédacteur ou gestionnaire de compte à temps plein, les lacunes commencent à apparaître. Vous jonglez entre les délais, la coordination du travail, le recrutement, la mise en place des processus d'intégration des clients et une centaine d'autres tâches.
Vous commencez à réfléchir : comment développer votre agence de marketing sans perdre votre avantage concurrentiel ?
En tant que fondateur d'une agence numérique en pleine croissance, votre rôle passe de ce que vous devez faire à ce que vous devez concevoir.
Tout à coup, vous avez besoin de processus reproductibles. Vous avez besoin de modèles d'intégration des clients, de briefs partagés et d'évaluations internes. Vous développez une entreprise qui peut fonctionner sans que vous soyez présent dans chaque pièce.
C'est précisément l'objet de ce guide : comment développer votre agence de marketing numérique à l'aide de systèmes et d'outils adaptés.
Quel est le bon moment pour développer une agence de marketing ?
L'un des aspects les plus délicats de la gestion d'une agence de marketing numérique est de savoir quand se développer. Si vous allez trop vite, vous risquez de surcharger votre équipe, de brûler vos liquidités ou de compromettre la qualité. Si vous attendez trop longtemps, vous vous retrouverez coincé dans un mode de réaction constant, débordé, à court de ressources et incapable de vous développer.
Alors, comment savoir que le moment est venu ?
Voici quelques signes qui indiquent que votre entreprise de marketing numérique a dépassé sa structure actuelle :
1. Vous refusez de nouveaux clients malgré la demande
Si votre pipeline entrant est sain mais que vous refusez toujours de nouveaux clients, cela signifie que vos systèmes de livraison ne sont pas encore adaptés.
Vous êtes peut-être doué pour lancer des campagnes marketing. Mais sans l'infrastructure adéquate, chaque nouveau client représente davantage un risque qu'une opportunité.
📚 En savoir plus : Processus d'intégration des clients avec des modèles
2. Vous êtes le goulot d'étranglement pour chaque décision et chaque livrable
De la sélection des outils de gestion de projet et des logiciels pour agences marketing à la validation des créations et des campagnes, rien ne bouge sans vous. Dans une agence numérique en pleine croissance, cela devient insoutenable.
Pour maintenir la qualité tout en développant vos services marketing, vous avez besoin de flux de travail évolutifs, de rôles bien définis et de processus reproductibles.
3. Les clients veulent des solutions à 360 degrés que vous ne pouvez pas offrir seul
Peut-être êtes-vous doué pour le référencement naturel (SEO) ou les médias payants.
Cependant, vos clients existants demandent des services d'automatisation des e-mails, de rédaction de contenu ou de sensibilisation des influenceurs. En développant vos services de marketing numérique par le biais de recrutements ou de partenariats, vous pouvez augmenter la taille de votre portefeuille de comptes sans avoir à rechercher constamment de nouveaux clients.
4. La croissance se fait au détriment de l'expérience client
Vous savez qu'il est temps de réévaluer vos opérations et vos processus lorsque les résultats commencent à devenir incohérents ou que l'intégration semble précipitée.
Une agence en pleine croissance a besoin d'indicateurs clés de performance marketing, de procédures opératoires normalisées et de systèmes pour mener à bien ses efforts marketing de manière cohérente.
5. Votre priorité est désormais la croissance plutôt que la production
Vous êtes passé de la question « Comment puis-je terminer ce projet plus rapidement ? » à des questions telles que :
- De quel type d'équipe ai-je besoin pour fournir l'assistance nécessaire à cette croissance ?
- Nos messages correspondent-ils aux besoins du marché cible ?
- Devrions-nous mener une étude de marché avant d'élargir notre offre de services ?
- Notre stratégie actuelle de marketing numérique est-elle reproductible et évolutive ?
🧠 Anecdote : DDB Worldwide Communications Group travaille avec Volkswagen aux États-Unis depuis 1959. Une relation client qui dure depuis plus d'un demi-siècle !
Comment développer votre agence de marketing (étape par étape)
Se développer signifie sortir de la mentalité de freelance et construire quelque chose qui fonctionne tout seul, même sans vous. Voici ce qu’il faut faire étape par étape.
1. Transformez vos services en produits
Lorsque vous êtes à l'étape du début, il est tentant d'accepter toutes les demandes personnalisées. « Nous créerons votre site web, diffuserons vos publicités, rédigerons votre blog, gérerons vos réseaux sociaux... tout ce dont vous avez besoin. »
Bien sûr, vous continuez à être rémunéré pour cela, mais vous rencontrerez un obstacle lorsque vous envisagerez de développer votre agence de marketing numérique.
Grâce aux services standardisés, vous n'avez pas besoin de réinventer la roue pour chaque nouveau client. Vous définissez :
- Ce que vous faites
- Ce qui est inclus
- Combien de temps cela prend-il ?
- Combien ça coûte ?
📌 Exemples d'offres de services productisés :
- Audit SEO + 5 optimisations sur page + document sur la stratégie de mots-clés : pour une agence de marketing numérique spécialisée dans le référencement naturel.
- Installation Google Ads + optimisation pendant 30 jours + tableau de bord de rapports : pour une agence de marketing à la performance
- Pack identité de marque : logo, palette de couleurs, 3 modèles sociaux : pour une agence numérique créative
Ce qui fonctionne pour vous, c'est que vous disposez de marges prévisibles. Vous savez combien de temps prend chaque forfait, vous pouvez donc fixer vos prix en fonction de vos bénéfices.
De plus, cela réduit les risques de dérive dans la gestion de projet de votre agence. Vous pouvez pointer votre offre et dire : « Ce n'est pas inclus, mais voici un devis pour cela. »
L'assistant IA intégré de ClickUp, ClickUp Brain, vous aide à rédiger des propositions personnalisées pour vos clients en mettant en avant vos services. Mieux encore, il peut également vous aider à rédiger des e-mails et des résumés de discussions, à transcrire vos appels et à convertir les prochaines étapes en tâches concrètes que vous pouvez attribuer aux bons membres de l'équipe.
2. Créez des flux de travail évolutifs
À mesure que votre agence marketing se développe, la création de flux de travail reproductibles garantit que chaque campagne marketing suit un cheminement cohérent, quelle que soit la personne qui la gère.
De l'intégration des clients à la gestion des comptes, en passant par la livraison, les commentaires, les rapports et le départ, vous devez créer des systèmes pour organiser le travail au sein de votre agence.
Comment faire ?
- Modélisez vos processus : gagnez du temps grâce à des processus pouvant fonctionner en mode automatique, avec des modèles réutilisables, tels que des modèles de propositions de consultation, des modèles de rapports de marketing numérique, etc.
- Cartographiez les dépendances et les échéanciers : identifiez les tâches qui dépendent les unes des autres afin d'éviter les retards imprévus. Utilisez des échéanciers de projet visuels pour repérer rapidement les goulots d'étranglement.
- Créez un processus d'approbation centralisé : recueillez les commentaires là où le travail est effectué, directement dans l'outil de gestion de projet, afin d'éviter toute mauvaise communication.
- Renforcez la visibilité pour vos clients et vos équipes internes : configurez des tableaux de bord ou des vues de résumé pour réduire le besoin d'envoyer constamment des e-mails de mise à jour.
- Créez une source unique de vérité : documentez vos procédures opératoires normalisées, vos conventions de nommage des fichiers, vos boucles de rétroaction et vos échéanciers de livraison.
Imaginez que vous gériez plusieurs campagnes clients, chacune avec ses propres délais, ressources et validations. Au lieu de vous fier à des feuilles de calcul et à des e-mails éparpillés, ClickUp, le premier environnement de travail convergent basé sur l'IA au monde, vous aide à systématiser la gestion de projet à grande échelle.
ClickUp pour la gestion de projet regroupe tous vos documents, projets et discussions en un seul endroit. Cela vous aide à :
Standardisez vos flux de travail de livraison
Évitez les e-mails éparpillés. Configurez des modèles de tâches avec ClickUp Task Templates pour les livrables courants tels que les articles de blog, les campagnes publicitaires ou les projets de conception. Ainsi, chaque nouvelle tâche que vous créez dans ClickUp comprend par défaut les mêmes sous-tâches, échéanciers et personnes assignées. Vous pouvez même ajouter des champs personnalisés et des dépendances dans ClickUp pour simplifier davantage les tâches.
Créez des tableaux de bord clients en temps réel
Grâce aux tableaux de bord ClickUp, vous bénéficiez d'une visibilité en temps réel sur l'avancement des projets sans avoir besoin de mises à jour ou d'appels constants. Vous pouvez créer des tableaux de bord clients pour afficher les jalons et les échéanciers de livraison, et même créer des tableaux de bord en lecture seule ou exporter des résumés à des fins de rapports.
Voici comment en créer un :
Centralisez les révisions et les approbations des ressources
👀 Le saviez-vous ? 22,34 % des professionnels déclarent passer environ une demi-journée de travail par semaine à rechercher les informations dont ils ont besoin. 10,47 % supplémentaires consacrent une journée et demie de travail par semaine uniquement à la recherche d'informations.
Lorsque vous disposez d'un référentiel unique pour tous les actifs, les révisions et les validations de votre agence de marketing numérique, vous passez moins de temps à rechercher ces informations et plus de temps à travailler sur les campagnes.
Par exemple, tous vos brouillons de contenu peuvent être stockés dans ClickUp Docs. Vous pouvez utiliser la Révision dans ClickUp pour réviser des créations publicitaires, des PDF, des carrousels et d'autres ressources marketing sans quitter ClickUp.
Visualisez et gérez les échéanciers de vos campagnes
L'un des moyens les plus rapides de réduire les retards est de visualiser toutes les étapes de votre projet. ClickUp propose une vue du Calendrier pour planifier et programmer vos publications sur les réseaux sociaux, vos blogs, etc.
Grâce à la vue Gantt de ClickUp, vous pouvez planifier les ressources et les échéanciers pour les campagnes de grande envergure, les stratégies marketing ou les lancements de produits. De plus, les jalons ClickUp vous permettent de marquer les évènements importants tels que les transferts, les dates de lancement, etc.
3. Recrutez ou externalisez de manière stratégique
La plupart des agences de marketing ne se développent pas car elles grandissent dans la mauvaise direction.
Ils ajoutent du volume avant d'ajouter de la structure. Plus de clients. Plus de livrables. Plus de « On verra ça plus tard. »
Signes indiquant que vous devez commencer à externaliser certaines tâches de travail :
- Vous acceptez du travail que vous n'avez pas le temps de réaliser.
- Vous utilisez vos meilleurs créatifs pour des tâches à faible valeur ajoutée, telles que mettre en forme des présentations ou planifier des publications.
- L'innovation est au point mort (pas le temps de tester de nouveaux outils ou stratégies de marketing basés sur l'IA )
- Les projets ralentissent chaque fois qu'un membre clé de l'équipe part en congé ou tombe malade.
- Les rapports clients ou la documentation des campagnes sont de moins en moins prioritaires.
- Vous lancez de nouvelles offres de services avant de développer vos capacités internes.
En tant que fondateur, vous ne voulez pas réagir en ajoutant des freelances aléatoires, en embauchant à la hâte ou en engageant des consultants trop chers. En réalité, vous n'avez pas besoin de plus de personnel. Vous avez besoin de la bonne combinaison de personnes et de systèmes.
Cela peut signifier embaucher un responsable de gestion de projet avant d'embaucher un autre designer. Ou externaliser les publicités payantes à un spécialiste afin que votre équipe généraliste ne passe pas des heures à regarder des tutoriels YouTube pour un résultat médiocre.
Grâce à une stratégie d'embauche ou d'externalisation, vous protégez le cœur de votre agence : la qualité du travail de votre équipe et son dynamisme.
Vous pouvez utiliser la vue « Charge de travail » de ClickUp pour visualiser la capacité de votre équipe. Vous pouvez même ajuster cette capacité en fonction du calendrier de travail de chaque membre de l'équipe dans l'environnement de travail.
4. Privilégiez la fidélisation des clients plutôt que leur acquisition
Selon votre secteur d'activité, acquérir un nouveau client coûte entre cinq et vingt-cinq fois plus cher que de fidéliser un client existant. En effet, vous n'avez pas besoin de consacrer du temps et des ressources à la recherche de nouveaux clients. Il vous suffit de satisfaire ceux que vous avez déjà, et même une augmentation de 5 % du taux de fidélisation de la clientèle augmentera vos bénéfices de 25 à 95 %.
La fidélisation des clients stabilise la croissance. Pour y parvenir de manière cohérente, il est essentiel de mesurer la valeur vie client (LTV), de rationaliser l'intégration et d'améliorer la communication.
- La LTV vous montre qui sont vos meilleurs clients, non seulement en termes de dépenses, mais aussi en termes de rentabilité, de longévité et de valeur stratégique.
- Une bonne intégration donne le ton. Les clients décident s'ils font confiance à votre équipe au cours des 2 à 4 premières semaines.
- Une communication continue réduit le risque de perte de clientèle dans le domaine du marketing numérique. La plupart des clients ne partent pas en raison de mauvaises performances, mais parce qu'ils se sentent ignorés, confus ou déconnectés.
Pour cela, pensez à utiliser la plateforme de gestion de projet pour agences créatives de ClickUp afin de documenter tous ces détails. Elle offre une multitude de fonctionnalités utiles :
Modèles d'intégration automatisés
Créez des modèles d'intégration automatisés qui guident les clients à chaque étape. Cela comprend les réunions de lancement, l'envoi des ressources, les modèles de suivi du temps et la définition des objectifs de campagne, sans avoir à repartir de zéro à chaque fois.
Par exemple, le modèle d'intégration client ClickUp vous permet d'offrir à chaque fois une expérience d'intégration client fluide et cohérente.
Vous pouvez :
- Utilisez le formulaire d'inscription client pour recueillir à l'avance les informations essentielles (telles que le modèle commercial, les objectifs ou les identifiants d'accès).
- Attribuez des tâches telles que les appels de lancement, la collecte de contenu ou les revues de stratégie de marketing numérique à l'aide de statuts personnalisés tels que « Appel d'intégration » ou « Affectation d'équipe » pour suivre la progression.
- Configurez des automatisations pour envoyer des e-mails de rappel ou informer les propriétaires des tâches lorsqu'une étape est achevée, afin que tout le monde reste sur la même longueur d'onde sans suivi supplémentaire.
- Suivez la progression et la satisfaction des nouvelles activités à l'aide de tableaux de bord, afin de détecter rapidement les risques de perte de clientèle et d'améliorer l'expérience au fil du temps.
📌 Exemple : lorsqu'un nouveau client SEO s'inscrit, votre modèle d'intégration ClickUp attribue automatiquement des tâches telles que « Envoyer un e-mail de bienvenue », « Planifier un appel stratégique », « Connaître les tendances du secteur » et « Demander l'accès aux analyses ».
Documents centralisés
Stockez les procédures opératoires normalisées et les guides destinés aux clients dans ClickUp Docs afin que votre équipe puisse les consulter à tout moment. Ajoutez des mises en forme riches, des checklists et même des vidéos ou des liens Loom pour expliquer clairement les processus.
Grâce à la collaboration en temps réel, votre équipe peut mettre à jour les procédures opératoires normalisées à mesure que la relation évolue, et grâce au contrôle des permissions, vous décidez si les clients peuvent afficher, commenter ou rester en retrait.
Vous pouvez également lier des documents directement dans les descriptions de tâches ou les tableaux de bord afin que les gestionnaires de comptes et les créatifs aient toujours accès aux directives de la marque, aux préférences en matière de révision et aux références relatives au style à adopter.
Créez des boucles de rétroaction centralisées
Avec ClickUp Forms, vous centralisez la collecte des commentaires dans un seul système plutôt que dans cinq outils différents. Grâce à la logique conditionnelle, vous pouvez même demander à vos clients des réponses spécifiques au contexte. Pour aller plus loin, vous pouvez configurer des automatisations et visualiser tous les commentaires.
Vous pouvez mettre en place des boucles de rétroaction, des rappels récurrents pour les évaluations trimestrielles, des contrôles de satisfaction mensuels ou des sondages de fin de projet.
Ce type de structure d'agence marketing permet de rassurer vos clients en leur montrant qu'ils sont entre de bonnes mains. Et lorsqu'ils se sentent écoutés, entendus et en possession d'une assistance, ils restent plus longtemps, ce qui vous permet d'augmenter vos revenus sans avoir à constamment rechercher de nouveaux clients.
J'ai essayé ClickUp et je suis tombé sous le charme. Cette plateforme est devenue l'un de mes outils favoris dans mon travail quotidien. Je suis un fervent défenseur de ClickUp et j'en parle à tout le monde.
J'ai essayé ClickUp et je suis tombé sous le charme. Cette plateforme est devenue l'un de mes outils favoris dans mon travail quotidien. Je suis un fervent défenseur de ClickUp et j'en parle à tout le monde.
5. Effectuez l'automatisation des tâches administratives et répétitives
Le travail administratif peut facilement occuper plusieurs heures par semaine à votre équipe, entre la création des factures, l'envoi des relances et la planification des réunions. Aucune de ces tâches ne contribue directement à la croissance de votre agence, mais elles doivent toutes être effectuées.
Conseils pour l'automatisation du travail des administrateurs :
- Regroupez et traitez par lots les tâches similaires afin de réduire les changements de contexte pour tous les membres de votre agence de marketing numérique.
- Utilisez des modèles pour le travail récurrent tel que les e-mails d'intégration des clients, les checklists de lancement de projet ou les modèles de calendrier de contenu.
- Automatisez les tâches à faible valeur ajoutée telles que les mises à jour de statut, les rappels et la saisie de données.
- Standardisez les communications récurrentes en configurant des réponses prédéfinies ou en programmant des vérifications à l'avance.
De l'attribution des tâches à la mise à jour des statuts et à la génération de rapports, les automatisations ClickUp vous permettent de gagner plusieurs heures chaque semaine en automatisant les tâches fastidieuses.
Vous pouvez utiliser des automatisations prédéfinies ou créer vos propres flux de travail personnalisés en fonction des processus de votre agence.
📌 Exemple : vous pouvez configurer une automatisation qui crée instantanément une tâche de rapport de campagne marketing chaque vendredi, l'attribue au bon membre de l'équipe et envoie une mise à jour au client une fois qu'elle est marquée comme achevée. Ou générez automatiquement une facture lorsqu'un projet atteint le statut « Achevé ».
📚 En savoir plus : Comment utiliser l'IA pour l'automatisation du marketing (cas d'utilisation et outils)
📮 ClickUp Insight : 24 % des travailleurs affirment que les tâches répétitives les empêchent d'accomplir un travail plus significatif, et 24 % supplémentaires estiment que leurs compétences sont sous-utilisées. Près de la moitié des travailleurs se sentent donc bloqués sur le plan créatif et sous-estimés. 💔
ClickUp vous aide à vous recentrer sur les tâches à fort impact grâce à des agents IA faciles à configurer, qui automatisent les tâches récurrentes en fonction de déclencheurs. Par exemple, lorsqu'une tâche est achevée, les agents IA de ClickUp peuvent automatiquement attribuer la prochaine étape, envoyer des rappels ou mettre à jour le statut du projet, vous libérant ainsi des suivis manuels.
💫 Résultats concrets : STANLEY Security a réduit de 50 % ou plus le temps consacré à la création de rapports grâce aux outils de reporting personnalisables de ClickUp, ce qui a permis à ses équipes de se concentrer moins sur la mise en forme et davantage sur les prévisions.
6. Créez un hub de connaissances centralisé
À mesure que votre agence de marketing numérique se développe, le chaos s'installe, en particulier lorsque votre équipe est constamment à la recherche des dernières procédures opératoires normalisées, des briefs clients ou des modèles de rapports enfouis dans la boîte de réception de quelqu'un ou dans un dossier Google Drive aléatoire.
C'est pourquoi la création d'un hub de connaissances centralisé est indispensable. Il s'agit du cerveau de votre agence, qui regroupe toutes vos procédures opératoires normalisées, vos modèles, vos briefs clients et votre documentation dans un espace structuré et accessible.
C'est là que ClickUp Documents et Wikis entrent en jeu.
Utilisez ClickUp Docs pour :
- Créez et maintenez des procédures opératoires normalisées internes telles que « Comment lancer une campagne publicitaire sur Facebook » ou « Processus mensuel de rapports sur les clients ». Tous les membres de votre agence de marketing numérique suivent le même guide.
- Créez des modèles réutilisables pour la rédaction de contenu, des feuilles de route marketing, des plans de campagne ou des processus d'intégration.
- Stockez la documentation spécifique à chaque projet directement dans les listes de tâches ou les dossiers, afin que votre équipe n'ait pas besoin de passer d'un outil à l'autre pour obtenir le contexte nécessaire.
Vous pouvez également créer des wikis qui peuvent être utilisés pour :
- Configurez un wiki interne pour organiser votre équipe (conception, contenu, stratégie) à l'aide de checklists, d'outils et de FAQ. Par exemple, votre équipe de conception peut accéder aux directives relatives aux ressources de la marque, tandis que votre équipe de contenu trouve des listes de contrôle éditoriales.
- Partagez les échéanciers de livraison, les notes de réunion, les ressources de la marque, le profil du public cible, les protocoles de communication, les FAQ et les normes de communication dans le wiki central en direct.
👀 Le saviez-vous ? En moyenne, un travailleur du savoir passe quotidiennement de 9,4 applications différentes : gestion de projet, CRM, e-mail et outils d'analyse. Cette dispersion des tâches est un véritable frein à la productivité, qui coûte au total 2 500 milliards de dollars en perte de productivité à l'échelle mondiale. C'est également la raison pour laquelle de nombreuses agences se tournent vers des plateformes tout-en-un telles que ClickUp afin de préserver la santé mentale de leurs équipes.
7. Affinez vos systèmes pour l’équipe commerciale et la génération de prospects
Lorsque vous démarrez, vos prospects proviennent de votre réseau, de quelques recommandations, voire d'un ou deux messages privés spontanés. Mais à mesure que votre agence se développe, vous ne pouvez plus compter sur des « contacts aléatoires » ni espérer que vos clients renouvellent leur contrat comme par magie.
Pour assurer une croissance constante et réaliser une prévision précise de vos revenus, vous avez besoin d'un moteur de génération de prospects reproductible qui combine le marketing entrant, les recommandations et les partenariats stratégiques.
💡 Conseil de pro : envisagez d'utiliser un CRM pour les agences de marketing afin d'organiser votre pipeline sur les trois canaux. Suivez la source, l'étape, la priorité et la cadence de suivi des prospects en un seul endroit, car la croissance implique la mise en place d'un moteur de revenus qui fournira l'assistance nécessaire à l'agence que vous souhaitez diriger dans 12 mois.
Pour commencer, misez sur le marketing de contenu, le référencement naturel (SEO) et les aimants à prospects qui vous amènent vos clients idéaux. Cela inclut la publication d'études de cas ou de guides pratiques pour montrer comment votre agence relève les défis de l'entreprise. Cela peut également signifier la création de campagnes de nurturing ou l'utilisation de vidéos pour susciter l'intérêt des prospects.
Envisagez également de mettre en place un programme de parrainage pour vos clients ou vos pairs (par exemple, 10 % de réduction pour chaque parrainage réussi). Une autre stratégie à envisager consiste à établir des partenariats avec d'autres outils ou agences SaaS qui s'adressent à votre public, mais avec des services complémentaires.
📚 En savoir plus : Comment utiliser l'IA pour générer des prospects
8. Surveillez les performances et ajustez
Commençons par les limites des rapports basés sur des feuilles de calcul.
Chaque rapport client devient un rituel consistant à copier des données, mettre en forme des diagrammes, rechercher des captures d'écran de campagnes et mettre à jour des indicateurs. Une formule erronée, une ligne obsolète ou une mise à jour manquée, et les données du client sont fausses.
Il manque également de clarté visuelle et de contexte, car les feuilles de calcul ne permettent pas de réaliser la connexion entre les indicateurs et les jalons importants. Et lorsque vous gérez plus de 15 clients, la création de rapports devient un travail à plein temps.
Les tableaux de bord intuitifs, quant à eux, extraient automatiquement les indicateurs des outils de projet, des plateformes publicitaires ou des statuts des tâches. Ils utilisent des graphiques, des diagrammes et des barres de progression pour communiquer les performances d'une manière compréhensible pour les clients. Ils constituent une source unique d'informations fiables, permettant à toutes vos équipes de travailler à partir des mêmes données. Étant standardisés, ce type de rapports est adaptable à tous les types de services et segments de clientèle.
Au sein de l'écosystème ClickUp, grâce aux tableaux de bord ClickUp, votre agence peut :
- Visualisez la progression des tâches, le suivi du temps et les jalons des campagnes.
- Extrayez des données à partir des champs personnalisés, des statuts et des personnes assignées pour établir des rapports sur les livrables.
- Utilisez des cartes pour surveiller la santé des projets, la charge de travail, l'allocation des ressources et les éléments en retard.
- Créez différentes vues de projet pour les équipes internes et les clients, tout en travaillant à partir des mêmes données en temps réel.
Et si vous êtes face à une multitude d'indicateurs et que vous vous demandez ce qu'ils signifient, il vous suffit de demander à ClickUp Brain. Il peut analyser chaque donnée de vos tableaux de bord et répondre à des questions telles que :
- Quel client est le plus susceptible de vous quitter ?
- Où notre équipe passe-t-elle le plus de temps ?
Mais ce n'est pas tout ! Essayez le modèle de gestion d'agence ClickUp prêt à l'emploi pour tout gérer, du pipeline commercial à la livraison au client, en passant par la définition du périmètre du projet, les demandes de modification et les commentaires.
Conçu à partir des bonnes pratiques du secteur, il comprend :
- Neuf vues ClickUp pour visualiser les charges de travail et les livraisons aux clients
- 30 statuts personnalisés pour faire avancer les processus entre les équipes, de l'équipe commerciale au service du marketing, en passant par la gestion des comptes.
- Automatisations pour définir des déclencheurs, des conditions et des actions pour les tâches
- Champs personnalisés pour organiser et filtrer le travail par type d'élément PMO, calendrier, portée, description du projet, budget et phase créative du projet.
Ce modèle est un système prêt à l'emploi qui aide votre agence à fonctionner de manière efficace, rapide et axée sur le client.
📚 Pour en savoir plus : Les meilleures agences de marketing de contenu pour votre entreprise
Erreurs courantes lors du développement d'une agence de marketing
1. Manque de documentation
Tout est dans la tête de quelqu'un. Les processus sont verbaux, les préférences des clients sont dispersées dans les discussions et les nouvelles recrues sont intégrées en leur disant « demandez autour de vous ». À mesure que vous vous développez, ce savoir tribal ne s'adapte pas.
🧠 Impact : les livraisons deviennent irrégulières, la formation des équipes prend une éternité et les mêmes erreurs se répètent d'un projet à l'autre.
✅ Solution : Créez une base de connaissances centrale avec des procédures opératoires normalisées, des modèles, des conventions de nommage et des flux de travail à l'aide d'outils tels que ClickUp Docs ou Wikis. Commencez par vos trois principaux services reproductibles. Pour vous inspirer, voici comment l'équipe marketing de ClickUp utilise ClickUp.
2. Absence de rôles ou de responsabilités clairement définis
Tout le monde touche à tout, et personne ne possède rien. Les designers courent après les briefs, les stratèges effectuent des modifications en cours sur les textes, et les appels des clients sont ignorés parce que « je pensais que tu t'en occupais. »
🧠 Impact : confusion interne, duplication du travail et transferts manqués qui frustrent à la fois l'équipe et le client.
✅ Solution : Définissez des responsabilités claires pour chaque projet à l'aide d'un cadre RACI (Responsable, Compte rendu, Consulté, Informé).
Dans les tableaux de bord ClickUp, en ajoutant des champs personnalisés liés aux rôles et les widgets appropriés, vous pouvez créer des vues en direct et transparentes de la responsabilité des tâches pour les processus marketing.
3. Ne pas suivre la rentabilité par client
Vous connaissez votre chiffre d'affaires, mais pas vos marges par compte. Certains clients coûtent plus cher qu'ils ne rapportent, mais sans suivi du temps ni analyse des efforts, vous ne savez pas lesquels.
🧠 Impact : vous augmentez votre chiffre d'affaires sans augmenter vos bénéfices.
✅ Solution : suivez le temps passé par client ou par service à l'aide de ClickUp Suivi du temps. Utilisez des tableaux de bord pour comparer les heures travaillées et la valeur générée, et réduisez ou réévaluez le travail à faible marge.
4. Surcharge d'outils
Votre agence utilise une multitude d'outils : Slack + Google Docs + Trello + Notion + Excel + e-mails. Aucun d'entre eux ne communique entre eux.
🧠 Impact : changement de contexte, duplication des efforts et visibilité nulle entre les différentes fonctions.
✅ Solution : Consolidez les opérations de votre agence sur une seule plateforme, telle que ClickUp pour la gestion de projet marketing. ClickUp vous permet de centraliser les tâches, les documents, les échéanciers, les commentaires et les rapports, réduisant ainsi la dispersion du travail et les changements de contexte.
5. Le défi du leadership sans indicateurs clés de performance (KPI)
Sans un leadership fort au sein de votre agence marketing, vos campagnes manqueront de direction et de responsabilité. Vous serez obligé de gérer des conflits internes ou votre équipe passera son temps à effectuer des tâches peu valorisantes. Tout cela découle également d'indicateurs de performance clés (KPI) peu clairs.
🧠 Impact : Même lorsque votre travail est solide, les attentes des clients ne sont pas satisfaites.
✅ Solution : Parmi les indicateurs clés de performance (KPI) que vous devriez suivre, citons la satisfaction et la fidélisation des clients, l'optimisation du taux de conversion (CRO), le retour sur investissement (ROI), le coût d'acquisition client (CAC) et la valeur vie client (CLV).
Envisagez d'utiliser le modèle ClickUp pour agences de marketing afin d'aligner vos équipes autour d'objectifs et d'indicateurs clés de performance significatifs.
Des outils qui vous aident à évoluer
Gestion de projet et collaboration
ClickUp
Plateforme centralisée pour la gestion des tâches, les flux de travail, les tableaux de bord et la documentation, spécialement conçue pour les agences, ClickUp réduit le besoin d'investir dans plusieurs outils cloisonnés.
Meilleures fonctionnalités
- Gestion flexible des tâches avec tâches imbriquées, sous-tâches et dépendances : idéal pour les flux de travail de projets complexes.
- Plusieurs vues (tableaux Kanban, diagrammes de Gantt, etc.) permettent aux équipes de visualiser le travail de la manière qui leur convient le mieux.
- Assistance IA intégrée et contextuelle pour la création de contenu, la résumation et l'automatisation des tâches récurrentes, utile pour les équipes de contenu, le marketing, les opérations commerciales, etc.
- Documents + gestion des connaissances + discuter + tâches + Tableaux blancs : tout est regroupé au même endroit, ce qui réduit les changements de contexte et la fatigue liée à l'utilisation de plusieurs outils.
Limitations
- Avec ses nombreuses fonctionnalités, la courbe d'apprentissage peut être raide pour les équipes qui découvrent ce type de plateformes complexes.
Tarifs
Avis G2 et Capterra
- G2 : 4,7/5 (plus de 10 600 avis)
- Capterra : 4,6/5 (plus de 4 500 avis)
Propositions et aide à l'équipe commerciale
PandaDoc
Simplifiez la création de propositions grâce à des modules glisser-déposer, la signature électronique et le suivi de l'engagement. Utilisez-le pour créer, modifier, envoyer, suivre et signer électroniquement des propositions, des devis, des contrats et d'autres documents commerciaux.
Meilleures fonctionnalités
- Permet aux utilisateurs de créer rapidement des propositions, des devis et des contrats soignés sans avoir besoin de compétences en conception ou en annotation avancée de documents.
- Fournit une visibilité en temps réel sur la manière dont les destinataires interagissent avec les documents (consultations, temps passé, etc.), ce qui permet de mieux comprendre leur engagement et d'assurer un meilleur suivi.
Limitations
- Les fonctionnalités clés telles que l'analyse de documents, la personnalisation de la marque, l'envoi groupé et les intégrations ne sont disponibles que dans les forfaits payants.
Tarifs
- Free
- Starter : 35 $/utilisateur/mois
- Entreprise : 65 $/utilisateur/mois
- Enterprise : Personnalisé
Avis G2 et Capterra
- G2 : 4,7/5 (plus de 3 200 avis)
- Capterra : 4,5/5 (plus de 1 200 avis)
Formation et intégration des clients
Flipick
LMS personnalisé basé sur la vidéo pour l'intégration des clients, la formation et l'habilitation interne. Comprend la gamification, des évaluations et une diffusion multilingue.
Meilleures fonctionnalités
- Propose des outils de gamification et de personnalisation de marque pour que le LMS soit vraiment le vôtre, personnalisé.
- Permet de suivre la progression des cours en cours et délivre des certificats pour les cours achevés.
Limitations
- Certains utilisateurs trouvent que la courbe d'apprentissage peut être raide pour les utilisateurs peu familiarisés avec la technologie.
Tarifs
- Tarification personnalisée
Avis G2 et Capterra
- G2 : Pas assez d'avis
- Capterra : pas assez d'avis
Trupeer. /IA
Outil alimenté par l'IA pour transformer des enregistrements d'écran en vidéos de produits et en guides étape par étape, avec des modèles personnalisés, des voix off et une assistance multilingue.
Meilleures fonctionnalités
- L'enregistrement vocal et la traduction basés sur l'IA permettent d'enregistrer une seule fois le contenu de formation et de le convertir en plusieurs langues.
- Créez des vidéos de qualité professionnelle à l'aide de l'IA sans avoir besoin de compétences professionnelles.
- Ajoutez une musique de fond aux vidéos générées.
Limitations
- La plupart des utilisateurs se plaignent des fonctionnalités de modification limitées pour les vidéos générées.
Tarifs
- Free
- Pro : 49 $/utilisateur/mois
- Échelle : 249 $/mois (3 éditeurs)
- Enterprise : Tarification personnalisée
Avis G2 et Capterra
- G2 : 4,8/5 (plus de 40 avis)
- Capterra : pas assez d'avis
Flux de travail de révision et d'approbation
Filestage
Retour d'information centralisé sur les ressources créatives, avec gestion des versions et annotations contextuelles.
Meilleures fonctionnalités
- Centralisez les validations pour divers actifs marketing.
- Laissez vos commentaires à des moments précis dans les vidéos et sur les sites web en direct.
- Comparez facilement les versions avant et après les commentaires.
Limitations
- De nombreux utilisateurs trouvent la configuration et la navigation difficiles au début.
Tarifs
- Free
- Basique : 129 $/mois
- Professionnel : 369 $/mois
- Enterprise : Tarification personnalisée
Avis G2 et Capterra
- G2 : 4,7/5 (plus de 240 avis)
- Capterra : 4,6/5 (plus de 100 avis)
Rapports et analyses clients
AgencyAnalytics
AgencyAnalytics est une plateforme de rapports et d'analyse conçue pour les agences de marketing. Elle intègre le référencement naturel (SEO), le référencement payant (PPC), les réseaux sociaux, l'analyse web et bien plus encore dans des tableaux de bord unifiés et en marque blanche pour les clients.
Meilleures fonctionnalités
- Consolide les données provenant de plus de 70 à 80 intégrations marketing dans un seul tableau de bord.
- Rapports en marque blanche et tableaux de bord personnalisables, afin que les agences puissent présenter des rapports personnalisés à leurs clients.
- Planification automatisée des rapports (par exemple, mensuels, trimestriels) et possibilité de générer/partager des rapports au format PDF.
Limitations
- Certains utilisateurs signalent une flexibilité limitée lorsqu'ils ont besoin d'indicateurs personnalisés complexes ou d'une segmentation avancée dans les rapports ; dans de tels cas, il peut être nécessaire d'importer manuellement les données ou de recourir à des solutions de contournement.
Tarifs
- Freelance : 79 $/mois
- Agence : 239 $/mois
- Agency Pro : 479 $/mois
- Personnalisé
Avis G2 et Capterra
- G2 : 4,7/5 (plus de 400 avis)
- Capterra : 4,8/5 (plus de 110 avis)
Entonnoir
Consolide les données marketing provenant de plusieurs canaux, permettant ainsi des rapports de mesure et d'attribution unifiés.
Meilleures fonctionnalités
- Gagnez du temps grâce aux rapports automatisés d'automatisation
- Offre des vues personnalisables pour différentes parties prenantes.
- Dispose d'une variété de connecteurs et d'intégrations disponibles avec les principales plateformes de réseaux sociaux et les outils d'analyse de données payants, même dans le cadre du forfait Free.
Limitations
- Certains utilisateurs trouvent que l'outil n'est pas assez évolutif.
- Un trop grand nombre de fonctionnalités peut être source de confusion pour les utilisateurs.
Tarifs
- Free
- Tarification personnalisée
Avis G2 et Capterra
- G2 : 4,5/5 (plus de 160 avis)
- Capterra : pas assez d'avis
CRM et pipeline commercial de l'équipe commerciale
HubSpot CRM
Ce CRM très apprécié permet de suivre les prospects, d'automatiser les suivis et s'intègre aux outils d'automatisation du marketing et aux hubs de services. Il est utile pour les agences et les entreprises qui cherchent à gérer leurs pipelines de bout en bout.
Meilleures fonctionnalités
- Une vue unifiée des contacts, des transactions et du pipeline commercial facilite le suivi de l'état d'avancement des prospects.
- L'intégration avec les hubs de marketing et de services permet d'automatiser les suivis, les e-mails et la gestion des prospects.
- L'offre gratuite est idéale pour les petites équipes ou les entreprises qui se lancent dans la gestion structurée de la relation client (CRM).
Limitations
- À mesure que vous vous développez ou que vous avez besoin de fonctionnalités plus avancées (automatisation du marketing, personnalisation plus poussée), les prix peuvent augmenter considérablement.
Tarifs
- Tarification personnalisée basée sur des offres groupées
Avis G2 et Capterra
- G2 : 4,5/5 (plus de 14 100 avis)
- Capterra : 4,5/5 (plus de 4 500 avis)
Act-On
Fonctionnalités spécifiques aux agences pour la gestion centralisée des campagnes et la tarification groupée.
Meilleures fonctionnalités
- Suivez les ouvertures d'e-mails pour cibler vos actions de communication et vos suivis.
- Suivez et évaluez facilement les interactions avec vos clients.
- Combine les pages de destination, les formulaires, les webinaires et le CRM en un seul endroit pour simplifier le marketing par e-mail.
Limitations
- Certains utilisateurs signalent une flexibilité limitée dans la personnalisation des rapports.
Tarifs
- Professionnel : 900 $/mois
- Enterprise : Tarification personnalisée
Avis G2 et Capterra
- G2 : 4,1/5 (plus de 1 050 avis)
- Capterra : 4,3/5 (plus de 50 avis)
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