Ein Projekt termingerecht abzuschließen, ist ein Balanceakt. Die Ausführung von Aufgaben, die Verwaltung von Budgets und die Einhaltung von Fristen sind neben vielen anderen die wichtigsten beweglichen Teile.
Als Projektmanager habe ich schon unzählige Male erlebt, dass Clients mit „nur einer kleinen Ergänzung” oder „einer Änderung” zu mir kamen, die leider nicht im Plan für das Projekt berücksichtigt worden war.
Diese können sich summieren, und ehe Sie sich versehen, sind die Zeitleiste und das Budget des Projekts in Gefahr.
Das ist Scope Creep. Selbst die am besten geplanten Projekte fallen ihm zum Opfer und verhindern so den Erfolg beim Abschließen Ihres Projekts.
Ich habe verschiedene Programme für das Projektmanagement ausprobiert, um Ihnen bei der Bewältigung dieser Störungen zu helfen. Sie helfen Ihnen dabei, Leitplanken zu setzen, damit Sie Ihre Marge nicht durch unerwartete Arbeiten verlieren.
Die 3 besten PM-Softwareprogramme zur Verwaltung von Scope Creep bei Clients auf einen Blick
Ich habe genug Tools für das Projektmanagement getestet, um zu wissen, dass nicht alle gleichermaßen mit Scope Creep umgehen. Hier sind diejenigen, die Ihre Aufmerksamkeit verdienen:
| Tool | Am besten geeignet für | Wichtigste Features | Vor- und Nachteile | Preise |
| ClickUp | KI-gestütztes Projektmanagement für Teams jeder Größe | ClickUp Brain (kontextbezogene KI und KI-generierte Zusammenfassungen), Vorlage für den Arbeitsumfang, Aufgaben, Automatisierungen, vorgefertigte Agenten | Vorteile:🌟 Konvergierter KI-Workspace für alle Ihre Arbeiten🌟 Zentralisiert die gesamte Projektkommunikation🌟 Erleichtert das Management der Kapazität🌟 Ermöglicht die Zusammenarbeit im TeamNachteile:🧐 Steile Lernkurve für neue Benutzer aufgrund des umfangreichen Features-Umfangs | Free Forever; Benutzerdefinierte Anpassungen für Unternehmen verfügbar |
| Teamarbeit | Projektmanagement mit integrierter Zeiterfassung und Abrechnung für Agenturen | Ressourcenmanagement, Teamwork-KI, Regeln für die Automatisierung, Dashboard zur Rentabilität | Vorteile:🌟 Vereinfacht die Zeiterfassung und das Workload-Management🌟 Erleichtert die Automatisierung mühsamer Aufgaben🌟 Ermöglicht eine reibungslosere KundenverwaltungNachteile:🧐 Das Dashboard verfügt über ein Limit an Steuerungsmöglichkeiten, was sich auf den Visualisierungsprozess auswirkt | Free-Plan verfügbar; kostenpflichtige Pläne ab 13,99 $/Benutzer/Monat |
| Asana | Optimiertes Management für Aufgaben und Workflows für kleine bis mittelgroße Teams | Automatisierte Workflows und regelbasierte Auslöser, Dashboards für Workload und Fortschritt, über 270 Integrationen, AI Studio | Vorteile:🌟 Erleichtert die Nachverfolgung von Terminen🌟 Unterstützt die Zusammenarbeit im Team🌟 Durchführt Automatisierungen für routinemäßige Genehmigungen und AktualisierungenNachteile:🧐 Berichte sind sehr einfach gehalten🧐 Benachrichtigungen können überwältigend sein | Free-Plan verfügbar; kostenpflichtige Pläne ab 10,99 $/Benutzer/Monat (jährliche Abrechnung) |
👀 Wussten Sie schon: Scope Creep wird manchmal auch als „Kitchen Sink Syndrome” oder „Requirement Creep” bezeichnet und betrifft bekanntermaßen mehr als die Hälfte aller Projekte. Und es gibt keine Anzeichen dafür, dass sich dieser Trend verlangsamt. Die Auswirkungen von Scope Creep sind in den letzten zehn Jahren bei allen Projekten von 43 % auf 52 % gestiegen.
Worauf sollten Sie bei einer PM-Software achten, die Scope Creep bei Clients verwaltet?
Nicht jede PM-Software ist darauf ausgelegt, zusätzliche Arbeit zu bewältigen, die durch Scope Creep beim Client entsteht. Auf dem Papier mag sie perfekt aussehen, aber die Workflows sind möglicherweise nicht so intuitiv.
Bei der Bewertung von Software, die mir dabei hilft, bessere Zeitpläne zu erstellen und Clients schneller mit der Arbeit zu beliefern, achte ich auf Folgendes:
- Legen Sie den Projektumfang und die Basislinien frühzeitig fest: Sie sollten die zu erbringenden Leistungen, Ausschlüsse und Annahmen vor Beginn des Projekts dokumentieren. Wählen Sie ein Projektmanagement-Tool mit Projektstrukturplänen (WBS) und Nachverfolgung der Basislinien, damit Sie den geplanten und den tatsächlichen Umfang im Verlauf des Projekts vergleichen können.
- Richten Sie formelle Workflows für Änderungsanfragen ein: Ihre PM-Software sollte einen Änderungskontrollprozess bieten, der Ihnen hilft, neue Anforderungen zu prüfen und zu genehmigen. Dank integrierter Genehmigungsprozesse für Änderungen des Projektumfangs wissen Sie, wie sich jede Änderung auf Kosten, Zeit und Ressourcen auswirkt.
- Kundenkommunikation ermöglichen: Ihr Team und Ihre Kunden sollten direkt innerhalb des Workspace kommunizieren können – indem sie Unterhaltungen mit bestimmten Aufgaben, Feedback-Threads und Ergebnissen verknüpfen.
- Verfolgen Sie Zeit, Kosten und Aufwand pro Liefergegenstand: Stellen Sie sicher, dass Ihre Software Aufgaben mit Budgets und der Ressourcenzuweisung verknüpft. So können Sie die Kosten für „zusätzliche” Arbeit sofort erkennen und mit Ihren Clients datengestützte Unterhaltungen über die Erweiterung des Umfangs führen.
- Automatisieren Sie Warnmeldungen und die Nachverfolgung von Abweichungen: Wählen Sie eine PM-Software, um Scope Creep zu verwalten, indem Sie benachrichtigt werden, wenn Fristen, Budgets, Workloads oder Projektumfang die Schwellenwerte überschreiten. Echtzeit-Warnmeldungen und Dashboards helfen Ihnen, Scope Creep zu erkennen, bevor es zu einem ernsthaften Problem wird.
- Zeiterfassung für mehr Verantwortlichkeit: Die Software sollte es Ihnen ermöglichen, die Zeit direkt innerhalb der Aufgaben zu protokollieren und diese Stunden mit bestimmten Leistungen zu verknüpfen. Sie sollten in der Lage sein, Berichte zu erstellen, die den tatsächlichen Aufwand im Vergleich zum geschätzten Aufwand zeigen, um diese während der Besprechungen mit den Clients zu freigeben.
- Regelbasierte Auslöser: Wählen Sie eine PM-Plattform, die Änderungen der Workload automatisch erkennt und mit KI-gestützter Workflow-Automatisierung Folgeaktionen anstößt.
🧠 Wissenswertes: Das Wort „Deadline” wurde erstmals im 19. Jahrhundert in amerikanischen Gefängnissen verwendet und bezog sich auf eine physische Grenze, die Insassen auf die Gefahr hin überschritten, erschossen zu werden. Bis zur Mitte des 20. Jahrhunderts entwickelte sich der Begriff zu seiner heutigen Bedeutung: ein Zeitpunkt, den man nicht überschreiten darf.
⭐ Bonus: Erstellen Sie immer noch jede einzelne Aufgabe von Grund auf neu und tippen Sie alle Briefings und Details manuell ein? Mit dem Talk-to-Text-Feature von ClickUp Brain MAX können Sie einfach über die Aufgabe „sprechen”, sagen, was Sie im Briefing benötigen, und Brain MAX wandelt Ihre Stimme sofort in Text um.
Und das gilt nicht nur für Aufgaben! Sie können Feedback in Dokumenten hinterlassen oder mit Ihrem Team chatten, indem Sie einfach sagen, was Sie denken. Unsere KI transkribiert Ihre Äußerungen automatisch, benachrichtigt/legt Tags auf die richtigen Personen, merkt sich im Laufe der Zeit Ihre Lieblingswörter und führt die Bearbeitung des transkribierten Textes entsprechend durch.
Die beste Software für Projektmanagement zur Verwaltung von Scope Creep bei Clients
Lassen Sie uns nun die drei führenden Programme für Projektmanagement zur Verwaltung von Scope Creep in Ihren Projekten genauer betrachten:
Wie wir Software bei ClickUp bewerten
Unser Redaktionsteam folgt einem transparenten, forschungsgestützten und herstellerneutralen Prozess, sodass Sie darauf vertrauen können, dass unsere Empfehlungen auf dem tatsächlichen Wert des Produkts basieren.
Hier finden Sie eine detaillierte Übersicht darüber, wie wir Software bei ClickUp bewerten.
1. ClickUp (am besten geeignet für KI-gestütztes Projektmanagement)
ClickUp, die Allround-App für die Arbeit, kombiniert Projektmanagement und Teamzusammenarbeit mit KI-gesteuerter Automatisierung. Planen Sie Ihre Projekte, weisen Sie Aufgaben zu, chatten Sie mit Ihrem Team, geben Sie Ergebnisse an den Client frei und überwachen Sie die Teamleistung direkt in ClickUp! So verhindern Sie Scope Creep und minimieren das Risiko, dass Ihr Projekt aus dem Gleichgewicht gerät.
Vor allem aber ist die Projektmanagement-Software von ClickUp auf Skalierbarkeit ausgelegt. Kleine Teams können mit dem kostenlosen „Free Forever”-Plan von ClickUp sofort loslegen, während größere Unternehmen die erweiterten Ansichten, Berichterstellung und den KI-gestützten Support erhalten, die sie für die Verwaltung komplexer Projekte benötigen.
Legen Sie mit der Vorlage „Scope of Work (SOW)” von ClickUp klare Erwartungen fest.
Eine der Hauptursachen für Scope Creep ist eine Diskrepanz zwischen dem Projekt und den Vorstellungen und Erwartungen des Clients.
Die Vorlage „Scope of Work (SOW)” von ClickUp löst dieses Problem, indem sie Ihnen ein vorgefertigtes Framework zur Verfügung stellt, mit dem Sie definieren können, was zum Projektumfang gehört – und, was ebenso wichtig ist, was nicht dazu gehört.
Sie können diese Vorlage verwenden, um:
- Legen Sie die Ziele des Projekts im Voraus fest, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten aufeinander abgestimmt sind.
- Listen Sie die zu erbringenden Leistungen, Ergebnisse, Zeitleisten und wichtigen Meilensteine auf, um dem Client und Ihren Team-Mitgliedern einen klaren Fahrplan für die zu erbringenden Leistungen zu geben.
- Kontrollieren Sie die Eigentümerschaft an Dokumenten und weisen Sie Verantwortlichkeiten für jedes Ergebnis zu.
- Fügen Sie benutzerdefinierte Felder, benutzerdefinierte Status-Angaben für Aufgaben und benutzerdefinierte Ansichten für flexibles Projektmanagement hinzu.
Teilen Sie den Projektumfang in klare Aufgaben und Unteraufgaben auf, um das Projektmanagement zu vereinfachen.
Der beste Weg, um Scope Creep unter Kontrolle zu halten, ist die Aufteilung des Projekts in kleine, nachverfolgbare Schritte. Mit ClickUp Aufgaben können Sie:
- Erstellen Sie für jedes Ergebnis eine Hauptaufgabe und fügen Sie darunter Unteraufgaben hinzu. Wenn der Umfang beispielsweise „Entwicklung einer Website“ umfasst, lautet die Hauptaufgabe „Website-Entwicklung“ und Unteraufgaben könnten „Design der Homepage“, „Entwicklung des Kontaktformulars“, „Einrichtung des Hostings“ usw. sein.
- Fügen Sie jeder Aufgabe detaillierte Anweisungen, Projektanforderungen, Akzeptanzkriterien oder Checklisten hinzu.
- Weisen Sie Aufgabenverantwortliche zu und fügen Sie Fälligkeitsdaten hinzu, um Unklarheiten hinsichtlich Zeitleisten und Verantwortlichkeiten zu beseitigen.
- Legen Sie Abhängigkeiten zwischen Aufgaben fest, damit die Arbeit in der richtigen Reihenfolge und erst nach Erfüllung aller Voraussetzungen im Projektplan erfolgt.
Ein ClickUp-Feature, das ich sehr nützlich finde, ist ClickUp Task Priorities. Durch die Einstellung der Priorität (dringend, hoch, normal, niedrig) weiß das Team genau, welche Aufgaben sofortige Aufmerksamkeit erfordern und welche später erledigt werden können.
Bleiben Sie mit kontextbezogener KI allen Veränderungen einen Schritt voraus.
ClickUp Brain ist ein leistungsstarker KI-Assistent, der Ihrem Team dabei helfen kann, Scope Creep im Auge zu behalten. Verwenden Sie Brain, um Projektgrenzen zu klären, Kundenanforderungen für wichtige Stakeholder zusammenzufassen, Wirkungsanalysen durchzuführen oder Aufgaben zu identifizieren, die möglicherweise nicht mit dem ursprünglichen Projektplan übereinstimmen.
Brain ist außerdem kontextsensitiv. Wenn eine neue Anforderung eines Clients eingeht, bewertet Brain, ob sie innerhalb oder außerhalb des Umfangs liegt, markiert sie und schlägt sogar vor, eine Aufgabe zur Genehmigung zu erstellen.
Sie erkennen potenzielle Scope Creep bereits in der Kommentierungsphase, bevor Sie Stunden mit der neuen Arbeit verschwendet haben.
Automatisieren Sie Genehmigungen und Benachrichtigungen mit benutzerdefinierten Regeln.
Dieses Tool für das Umfangsmanagement hat ein herausragendes Feature: ClickUp Automations, den No-Code-Builder, mit dessen „If this, then that”-Regeln Sie in wenigen Minuten benutzerdefinierte automatisierte Workflows erstellen können. Legen Sie die Regeln einmal fest, und das System übernimmt automatisch Benachrichtigungen, Aufgabenweiterleitung und die Sichtbarkeit für die Beteiligten.
Sie können beispielsweise eine Automatisierung erstellen, um:
- Senden Sie eine Genehmigungsanfrage an den Leiter des Projekts, wenn sich der Status einer Aufgabe in „Warten auf Freigabe” ändert.
- Benachrichtigen Sie den Client oder den Kontobetreuer, wenn eine neue Änderungsanforderung eingereicht wird.
- Weisen Sie automatisch Prüfer zu, wenn ein Ergebnis in die Liste „Kundenprüfung” verschoben wird.
- Aktualisieren Sie ein benutzerdefiniertes Feld auf „Genehmigt“, sobald der Client im Chat-Thread seine Bestätigung gegeben hat.
Halten Sie alle Beteiligten mit integrierten Tools für die Zusammenarbeit auf dem gleichen Stand.
Die PM-Software von ClickUp zentralisiert die gesamte Kommunikation des Projekts, sodass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand bleiben und Scope Creep leicht zu bewältigen ist.
- Lassen Sie Ihre Team-Mitglieder Anforderungen klären und Feedback geben – mit ClickUp Assigned Comments.
- Halten Sie Unterhaltungen mit Thread-Antworten im Kontext und erwähnen Sie relevante Stakeholder.
- Zentralisieren Sie alle Client- und internen Unterhaltungen innerhalb des Projektbereichs – direkt verknüpft mit Aufgaben, Ergebnissen oder Dokumenten, mit ClickUp Chat.
- Verwandeln Sie jede Chat-Nachricht in eine Aufgabe – weisen Sie sie zu, fügen Sie Fristen hinzu oder machen Sie sie zum Anhang eines Client-Ergebnisses.
- Vereinheitlichen Sie alle Projektdokumente, wie z. B. Projektcharta, Projektumfangsdokumente, Änderungsanforderungen usw., mit den kollaborativen ClickUp Docs.
Verfolgen Sie den Fortschritt gegenüber den Projektzielen in Echtzeit.
ClickUp Dashboards bieten Echtzeit-Einblicke in bereits fertiggestellte Aufgaben, noch ausstehende Aufgaben, Hindernisse usw. KI-Karten liefern Ihnen sofortige Zusammenfassungen und helfen Ihnen so, Zeit zu sparen, die Sie sonst für die Analyse von Daten aufwenden müssten.
Die besten Features von ClickUp
- Mit der Zeiterfassung von ClickUp können Sie Timer von jedem Gerät aus starten, manuelle Einträge hinzufügen und detaillierte Berichte nach Mitarbeiter, Projekt oder Tag erstellen. Protokollieren Sie Stunden direkt in Aufgaben, vergleichen Sie sie mit den ursprünglichen Schätzungen und erkennen Sie, wann die Arbeit des Clients den geplanten Aufwand zu überschreiten beginnt.
- Visualisieren Sie Projekte nach Ihren Vorstellungen mit über 15 ClickUp-Ansichten, darunter Liste, Gantt, Board und Zeitleiste.
- Verwenden Sie die Workload-Ansicht von ClickUp, um die Workload des Teams zu überprüfen und zu sehen, wer über- oder unterhalb seiner Kapazität arbeitet, um Ressourcen zu optimieren und Burnout zu verhindern.
- Passen Sie Workflows mit benutzerdefinierten Feldern für Budget, Client-Daten usw. und benutzerdefinierten Status an Ihre Projektanforderungen an.
- Finden Sie Dateien, Aufgaben und Unterhaltungen in ClickUp und integrierten Apps wie Google Drive oder Slack mit der Connected Search von ClickUp.
- Verwalten Sie Aufgaben, erfassen Sie Zeiten und bleiben Sie mit den iOS- und Android-Apps von ClickUp auch unterwegs auf dem Laufenden, unabhängig davon, ob Ihre Projektteammitglieder vor Ort, im Ausland oder hybrid arbeiten.
Einschränkungen von ClickUp
- Neue Benutzer könnten sich vom breiten Bereich der Features in der ClickUp-App-Suite überwältigt fühlen.
- Einige Benutzer finden die Desktop-Version flüssiger und schneller als die mobile App.
Preise für ClickUp
ClickUp-Bewertungen und Rezensionen
- G2: 4,7/5 (über 10.500 Bewertungen)
- Capterra: 4,6/5 (über 4.500 Bewertungen)
Was sagen echte Benutzer über ClickUp?
Die Bewertung des Projektmanagers sagt alles:
ClickUp bietet einen beeindruckenden Bereich an Features, mit denen Sie Workflows einfach anpassen, Aufgaben verwalten und den Fortschritt an einem Ort verfolgen können. Ich finde es toll, dass ich für jedes Projekt maßgeschneiderte Ansichten erstellen, Automatisierungen festlegen und das Tool mit anderen Tools integrieren kann, die ich bereits verwende. Es ist sehr vielseitig, egal ob für die Verfolgung persönlicher Aufgaben oder komplexer Geschäftsabläufe. Die Vorlagen und Dashboards sind besonders hilfreich, um alles organisiert und übersichtlich zu halten.
ClickUp bietet einen beeindruckenden Bereich an Features, mit denen Sie Workflows einfach anpassen, Aufgaben verwalten und den Fortschritt an einem Ort verfolgen können. Ich finde es toll, dass ich für jedes Projekt maßgeschneiderte Ansichten erstellen, Automatisierungen festlegen und das Tool mit anderen Tools integrieren kann, die ich bereits verwende. Es ist sehr vielseitig, egal ob für die Verfolgung persönlicher Aufgaben oder komplexer Geschäftsabläufe. Die Vorlagen und Dashboards sind besonders hilfreich, um alles organisiert und übersichtlich zu halten.
📮 ClickUp Insight: Nur 15 % der Manager überprüfen die Workload, bevor sie neue Aufgaben zuweisen. Weitere 24 % weisen Aufgaben ausschließlich auf der Grundlage von Projektfristen zu.
Das Ergebnis? Die Teams sind entweder überlastet oder nicht ausgelastet und in den meisten Fällen ausgebrannt.
Ohne Echtzeit-Sichtbarkeit auf die Workloads ist es nicht nur schwierig, diese auszugleichen, sondern fast unmöglich.
Die KI-gestützten Features „Assign” und „Prioritize” von ClickUp helfen Ihnen dabei, die Arbeit gleichmäßig innerhalb des Teams zu verteilen, indem sie Aufgaben auf der Grundlage von Echtzeit-Kapazitäten, Verfügbarkeit und Fähigkeiten den Teammitgliedern zuweisen. Probieren Sie unsere KI-Karten aus, um sofortige, kontextbezogene Übersichten über Workload, Fristen und Prioritäten zu erhalten.
💫 Echte Ergebnisse: Lulu Press spart mit ClickUp Automatisierungen pro Mitarbeiter täglich 1 Stunde Zeit ein – was zu einer Steigerung der Effizienz bei der Arbeit um 12 % führt.
🧠 Wissenswertes: Das Sydney Opera House gilt als eines der größten Fehlschläge im Projektmanagement unserer Zeit. Es wurde mit 10 Jahren Verspätung fertiggestellt, das Budget wurde um das 14-fache überschritten, und der Architekt schloss die Fertigstellung nicht mehr ab.
2. Teamwork (am besten geeignet für die Verwaltung von Projekten und Ressourcen mit integrierter Zeiterfassung und Abrechnung)
Teamwork ist eine PM-Software für Agenturen und Client-Teams, die zeitkritische Projekte mit knappem Budget bearbeiten, selbst wenn sie mit Herausforderungen wie Scope Creep konfrontiert sind.
Diese Projektmanagement-Software bietet Ihnen Projekttafeln, mit denen Sie Zeitleisten erstellen, Meilensteine festlegen und alle Ergebnisse an einem Ort abbilden können. So stellen Sie sicher, dass das Team und der Client auf dem gleichen Stand sind.
Für das Kundenmanagement hilft ein zentralisiertes Proof-Hub dabei, den aktuellen Status jedes Proofs einzusehen, mit einem historischen Protokoll aller Rückmeldungen von Anfang bis Ende. Um Scope Creep zu vermeiden, können Sie mit dem Tool interne und externe Rückmeldungen überwachen und überprüfen, unabhängig davon, ob sie von Clients oder Ihrem Team stammen.
Ein Feature dieser PM-Software, das mir bei der Verwaltung von Scope Creep hilft, ist die Budgetierung und Rentabilitätsberechnung.
Durch die Zeiterfassung und die Verknüpfung mit unserem Projektbudget liefert mir Teamwork Echtzeitberichte zur Rentabilität von Projekten. Wenn eine neue Anfrage uns in die roten Zahlen zu bringen droht, habe ich die Daten sofort zur Hand, um die Notwendigkeit einer Änderungsanforderung zu begründen. Darüber hinaus kann ich Gewinnmargenziele festlegen und verfolgen.
Da ich mehrere Projekte gleichzeitig verwalte, ist die Erstellung von Tabellenkalkulationen für jedes einzelne Projekt sehr zeitaufwendig. Teamwork hilft mir, schnell Anpassungen an den zu liefernden Ergebnissen, Preisen, Zeitleisten und Ressourcen vorzunehmen.
Die besten Features für Teamarbeit
- Verwandeln Sie unübersichtliche Kundenbriefings in vollständig ausgearbeitete Projektvorschläge mit Zeitleisten, Aufgaben und Teamvorschlägen – mit Teamwork KI.
- Prognostizieren Sie die Team-Kapazität präzise, um die Workload auszugleichen und Burnout zu verhindern. Visualisieren Sie anstehende Projekte, führen Sie die Nachverfolgung der Verfügbarkeit in Echtzeit durch und weisen Sie Ressourcen neu zu, bevor Engpässe die Lieferung beeinträchtigen.
- Legen Sie ereignis- oder zeitbasierte Auslöser fest, um mühsame Aufgaben wie die Nachverfolgung des Aufgabenfortschritts zu automatisieren. Über den zentralen Automatisierungs-Hub können Sie Ihre Automatisierungen erstellen, bearbeiten und überprüfen.
- Verschaffen Sie sich eine Live-Sichtbarkeit über den Projektfortschritt, erkennen Sie Risiken bei der Ressourcenbeschaffung und -auslastung und vergleichen Sie den Plan mit den tatsächlichen Ergebnissen.
- Verwenden Sie integrierte Timer, Timesheets und Echtzeit-Dashboards zur Rentabilitätsanzeige, um Zeiten genau zu erfassen, Kosten und abrechenbare Sätze zu verknüpfen und automatische Benachrichtigungen zu erhalten, wenn Budgetgrenzen überschritten werden.
Einschränkungen bei der Teamarbeit
- Das Dashboard verfügt über begrenzte Steuerungsmöglichkeiten, die sich auf den Visualisierungsprozess auswirken.
- Für den Zugriff auf zusätzliche Features wie KI und Integrationen müssen Benutzer mehr bezahlen, was die Kosten für die Software zum Projektmanagement erheblich erhöht.
Preise für Teamwork
- Free
- Deliver: 13,99 $/Benutzer/Monat
- Grow: 25,99 $/Benutzer/Monat
- Scale: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
- Unternehmen: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Bewertungen und Rezensionen zur Teamarbeit
- G2: 4,4/5 (über 1000 Bewertungen)
- Capterra: 4,5/5 (über 900 Bewertungen)
Was sagen echte Benutzer über Teamwork?
Ein G2-Benutzer sagt Folgendes über die Verwendung von Teamwork zum Projektmanagement mehrerer Projekte:
Wir haben ein Team von vier Leitern, von denen jeder zwischen 5 und 15 Projekte gleichzeitig in verschiedenen Phasen der Fertigstellung betreut. Es handelt sich um einjährige Projekte mit so vielen beweglichen Teilen, dass wir ohne unseren Projektmanager und Teamwork nicht so viel leisten könnten, wie wir es tun. Wir schaffen nicht nur alles, sondern auch noch pünktlich und innerhalb des Budgets.
Wir haben ein Team von vier Leitern, von denen jeder zwischen 5 und 15 Projekte gleichzeitig in verschiedenen Phasen der Fertigstellung betreut. Es handelt sich um einjährige Projekte mit so vielen beweglichen Teilen, dass wir ohne unseren Projektmanager und Teamwork nicht so viel leisten könnten, wie wir es tun. Wir schaffen nicht nur alles, sondern auch noch pünktlich und innerhalb des Budgets.
🧠 Wissenswertes: Das Gantt-Diagramm, ein von PM bevorzugtes Tool, ist über 100 Jahre alt (es wurde 1910 erfunden!). Es ist älter als das Internet, das Fernsehen und sogar geschnittenes Brot.
3. Asana (am besten geeignet für optimiertes Management von Aufgaben und Workflow)
Asana vereinfacht das Aufgaben- und Workflow-Management für Teams jeder Größe, insbesondere für solche, die remote zusammenarbeiten. Als PM-Tool macht es Asana einfach, die tägliche Arbeit mit übergeordneten Geschäftszielen zu verknüpfen, wodurch Scope Creep reduziert und mehr Klarheit in Ihre Projekte gebracht wird.
Organisieren Sie Ihre Projekte in Asana mithilfe vorgefertigter Vorlagen, weisen Sie Aufgaben mit Eigentümern und Fristen zu, visualisieren Sie den Fortschritt und verfolgen Sie alles an einem Ort, um Änderungen in letzter Minute an Ihren Zeitleisten zu vermeiden.
Mit Asana können Sie Tools wie Aufgabenverwaltungssoftware, Entwicklungstools, Tool für die Berichterstellung und Tools für die Zusammenarbeit sowie viele andere ganz einfach in Ihre Technologieplattform integrieren.
Ein Feature, das ich seit kurzem nutze, ist AI Teammates für die KI-gestützte Projektdurchführung. Es nutzt das Work Graph-Datenmodell von Asana, um den geschäftlichen Kontext aller Interaktionen darzustellen. AI Teammates kann beispielsweise die Projektgeschichte analysieren und auf der Grundlage früherer Produkteinführungen oder ähnlicher Ergebnisse realistische Anpassungen der Zeitleiste empfehlen.
Das Asana AI Studio enthält einen No-Code-Workflow-Builder, der Sie in jeder Phase unterstützt. Die KI kann Eingangsanfragen erfassen, sortieren und zuweisen, die Sie dann überprüfen können. Die KI kann auch die erste Version eines Projektbriefings entwerfen und das Feedback der Stakeholder zusammenfassen.
Die besten Features von Asana
- Organisieren Sie komplexe Projekte in strukturierten Workflows mithilfe vorgefertigter Vorlagen, die Eigentümer zuweisen, Fristen festlegen und jede Aufgabe auf übergeordnete Geschäftsziele abstimmen.
- Automatisieren Sie routinemäßige Genehmigungen und Aktualisierungen mit anpassbaren Regeln, die Auslöser für Benachrichtigungen, Aufgabenübergaben oder Anpassungen der Fälligkeitsdaten auslösen.
- Verschaffen Sie sich mit Ansichten der Zeitleiste, des Workloads und des Dashboards einen Echtzeit-Überblick über den Fortschritt, um Abhängigkeiten zu überwachen, die Leistung zu verfolgen und kurzfristige Änderungen an der Zeitleiste zu vermeiden.
- Verbinden Sie die tägliche Arbeit mit größeren Geschäftszielen mithilfe von „Goals and Portfolios” und überprüfen Sie den Fortschritt über Echtzeit-Dashboards.
- Verwenden Sie den integrierten Timer, um die Dauer der Arbeit zu messen und Aufgaben zu finden, die den ursprünglichen Arbeitsumfang überschreiten.
Einschränkungen von Asana
- Benutzer können keine externen Inhalte in Asana einbetten oder mehrere Mitarbeiter hinzufügen. In diesem Fall sollten Alternativen zu Asana in Betracht gezogen werden.
- Die verfügbaren Regeln und Filter unterstützen möglicherweise komplexe Workflows oder die spezifischen Anforderungen verschiedener Teams nicht ausreichend.
Preise für Asana
- Persönlich: Kostenlos
- Starter: 13,49 $/Benutzer/Monat
- Erweitert: 30,49 $ pro Benutzer und Monat
- Unternehmen: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
- Enterprise+: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Asana-Bewertungen und Rezensionen
- G2: 4,4/5 (über 12.000 Bewertungen)
- Capterra: 4,5/5 (über 13.000 Bewertungen)
Was sagen echte Benutzer über Asana?
Das sagt ein Manager, der sich mit Strategie befasst, über Asana auf G2:
Was ich am meisten schätze, ist die KI-gestützte Effizienz. Die intelligenten Vorschläge und Features zur Automatisierung von Aufgaben sparen mir jede Woche mehrere Stunden Zeit, sodass ich das Gefühl habe, einen digitalen Co-Piloten zu haben, der meine nächsten Schritte vorhersieht.
Was ich am meisten schätze, ist die KI-gestützte Effizienz. Die intelligenten Vorschläge und Features zur Automatisierung von Aufgaben sparen mir jede Woche mehrere Stunden Zeit, sodass ich das Gefühl habe, einen digitalen Co-Piloten zu haben, der meine nächsten Schritte vorhersieht.
Weitere erwähnenswerte Tools
Hier sind einige weitere Tools für das Projektmanagement, die Ihnen ebenfalls beim Scope Management helfen.
- Jira : Verfolgen Sie Änderungen des Umfangs explizit über Berichte in Jira Align, um während eines Sprints oder einer Iteration hinzugefügte Arbeiten zu erfassen. Rovo AI zeigt verwandte Aufgaben und Arbeitselemente an, verknüpft ähnliche Probleme und führt Automatisierungen der Änderungsanforderungs-Workflows durch, sodass unerwartete Arbeiten leichter zu erkennen sind. Da das Tool Sichtbarkeit darüber bietet, was zum Umfang gehört und was neu ist, unterstützt es die Durchsetzung von Grenzen, die Überprüfung von Änderungsanforderungen und die klare Kommunikation dessen, was nicht Teil des ursprünglichen Plans ist.
- Basecamp : Basecamp verwendet die „Shape Up”-Methodik, die feste Fristen und definierte Arbeitsumfänge („Appetit”) betont, sodass Teams entscheiden müssen, was sie einbeziehen und was sie weglassen – wodurch das Risiko von Scope Creep verringert wird. Hill Charts und Scope Maps machen die Arbeit sichtbar und zeigen, wann ein Teilbereich des Umfangs wächst oder unklar ist.
- OpenProject : Als Open-Source-Plattform für klassisches, agiles oder hybrides Projektmanagement bietet es Sichtbarkeit bei Projektplänen, Gantt-Diagrammen, Aufgabenaufteilungen und Nachverfolgung von Änderungen. Sie können es selbst hosten, Workflows benutzerdefiniert anpassen, Meilensteine verfolgen und Änderungskontrollen durchsetzen. Damit haben Sie die Kontrolle über Umfangsgrenzen und Abweichungen.
- Monday. com: Beginnen Sie mit der Definition eines klaren Projektumfangsdokuments und verwenden Sie dann Boards, Ansichten und Workflows, um die Nachverfolgung der Einhaltung dieser Vorgaben durchzuführen. Mit der visuellen Überwachung, benutzerdefinierten Automatisierungen und Dashboards können Sie erkennen, wenn die Arbeit vom Umfang abweicht, und eingreifen, bevor die Abweichung zu groß wird.
⚠️ Das Konzept des „Gold Plating”: Der Einsatz von PM-Tools hilft Ihnen dabei, Prozesse zu etablieren. Aber es gibt ein Konzept, das Sie laut Simon Heaton, Growth Marketing Lead bei Shopify, angreifbar macht: „Gold Plating”.
Das bedeutet, dass zusätzliche Features, Verbesserungen oder Arbeiten hinzugefügt werden, die nicht Teil des ursprünglichen Projektumfangs oder der Client-Anforderungen waren. Es ist ein Versuch, den Kunden zufrieden zu stellen oder etwas Besseres als das Gewünschte zu liefern. Gold Plating treibt die internen Kosten in die Höhe, ohne zusätzliche Vorteile zu bieten.
📚 Weiterlesen: Asana vs. ClickUp: Welches Teammanagement-Tool ist besser?
👀 Wussten Sie schon: Burnout am Arbeitsplatz erhöht das Risiko für Bluthochdruck, depressive Störungen und Diabetes bei Mitarbeitern. 7 % der Mitarbeiter leiden unter Burnout aufgrund von Überlastung. Auf der anderen Seite verlieren 20 % ihre Motivation und ihr Engagement für die Arbeit, wenn sie nicht ausreichend ausgelastet sind. Arbeitgeber müssen daher unbedingt für eine gerechte Verteilung der Arbeit unter den Mitarbeitern sorgen, um Burnout zu verhindern.
So bewältigen Sie Scope Creep bei Clients effektiv (Tipps + Best Practices)
PM-Software kann durch sorgfältige Organisation einen Großteil des Stresses mindern, der mit Scope Creep einhergeht. Das allein reicht jedoch nicht aus. Sie müssen auch den richtigen Ansatz für das Management mehrerer Prioritäten anwenden, wenn sich die Anforderungen der Clients ändern:
Besprechen Sie mit dem Client und ordnen Sie Prioritäten nach ihrer Auswirkung.
Wenn alles dringend erscheint, wird nichts wirklich erledigt. Wenn die Ressourcen knapp sind, ist es wichtig, effektiv mit Ihrem Client zu kommunizieren, um zu bestimmen, welche Leistungen Sie sofort bearbeiten müssen und welche aufgeschoben werden können.
🌟 Beispiel: Anstatt einfach jeder Client-Anforderung zuzustimmen, können Sie Ihren Clients erklären, wie sich die neuen Prioritäten auf den bestehenden Projektzeitplan auswirken werden, und fragen, ob sie damit einverstanden sind.
Fragen wie „Wenn wir dieses neue Feature hinzufügen, welche bestehende Aufgabe sollten wir dann zurückstellen?“ schützen nicht nur die Zeitleiste, sondern beziehen auch die Clients in Kompromissentscheidungen mit ein.
⚡ Vorlagenarchiv: Kostenlose Vorlagen zur Projektpriorisierung
Teilen Sie große Projekte in überschaubare Meilensteine auf
Indem Sie große, vage Ziele in kleinere Aufgaben unterteilen, können Sie nicht nur Fortschritte messbar machen, sondern auch verhindern, dass Clients einfach so noch eine weitere Aufgabe hinzufügen.
Wenn jede Aufgabe auf Ihrem Projekt-Board sichtbar ist, wird es einfacher, alle Aufgaben zu verwalten und termingerecht zu liefern.
🌟 Beispiel: Stellen Sie sich den Start einer Kampagne vor. Anstatt „Kampagnenmaterial erstellen” als eine einzige Aufgabe zu betrachten, können Sie diese in „Hero-Banner entwerfen”, „Landingpage-Text schreiben” und „Grafiken für soziale Medien erstellen” unterteilen.
Verfolgen Sie regelmäßig die Workload und die Ressourcenkapazität
Ein häufiger Fehler beim Projektmanagement mehrerer Projekte? Die Zuweisung von Arbeiten, ohne zu überprüfen, ob Ihr Team tatsächlich über die erforderlichen Kapazitäten verfügt.
Die Kapazitätsplanung sorgt dafür, dass die Arbeit fair und realistisch verteilt wird. Außerdem sorgt sie dafür, dass Unterhaltungen mit Clients faktenbasiert bleiben, z. B.: „Wir können das im nächsten Sprint übernehmen, aber wenn wir es jetzt hinzufügen, verzögert sich Meilenstein X.“
🌟 Beispiel: Wenn Ihr Designer diese Woche bereits 30 Stunden Arbeit zu erledigen hat, vermeiden Sie es, ihm eine weitere „dringende” Aufgabe zu übertragen, ohne zuvor etwas anderes von seiner To-do-Liste zu streichen.
⭐ Bonus: KI-Agenten in ClickUp können dabei helfen.
Vorkonfigurierte Agenten übernehmen alle Routineaufgaben: Sie senden Erinnerungen an Termine an das Team, geben tägliche Updates an Clients frei oder beantworten kurze Fragen zum Projekt.
Stellen Sie einen benutzerdefinierten Agenten zusammen, um komplexe Aktionen wie die Zuweisung von Aufgaben basierend auf der Workload oder das Freigeben von Projektzusammenfassungen an Stakeholder zu automatisieren. Auf diese Weise laufen Ihre Projekte reibungslos im Hintergrund, ohne dass eine ständige Überwachung erforderlich ist.
Die Einstellung eines KI-Agenten in ClickUp ist ganz einfach. In diesem Video erfahren Sie, wie es geht:
⚡ Vorlagenarchiv: Kostenlose Vorlagen für die Nachverfolgung mehrerer Projekte
Halten Sie Scope Creep bei Clients mit ClickUp in Schach
Scope Creep und konkurrierende Prioritäten sind ein unverzichtbarer Bestandteil des Alltags eines Projektmanagement-Profis. Aber lassen Sie sich davon nicht Ihr Projekt torpedieren.
Mit der richtigen PM-Software können Sie Ihren Gewinn steigern und Ihre Liefertermine effizienter planen.
Teamwork ist ideal für Agenturen, die ihren Clients Stundenhonorare in Rechnung stellen oder eine detaillierte Sichtbarkeit auf Rentabilität und Ressourcennutzung benötigen.
Asana eignet sich am besten für Teams, die von Struktur profitieren – es hilft ihnen dabei, wiederholbare Workflows zu planen, Genehmigungen zu automatisieren und sich an übergeordneten Geschäftszielen auszurichten.
ClickUp wurde jedoch für das Scope-Management von Teams jeder Größe in einem einheitlichen All-in-One-Workspace entwickelt.
Wenn Sie eine Plattform für Projektmanagement suchen, die alles miteinander verbindet – vom Projektumfang und der Kundenkommunikation bis hin zu KI-gestützten Zusammenfassungen und Workflow-Automatisierung –, dann ist ClickUp genau das Richtige für Sie.
Mit ClickUp Brain erhalten Sie kontextbezogene Einblicke, und mit Automatisierungen und KI-Autopilot-Agenten können Sie routinemäßige Genehmigungen, Aktualisierungen und Nachverfolgungen im Hintergrund laufen lassen, während Sie sich auf die Client-Strategie konzentrieren.
Wenn Scope Creep Ihre Fähigkeit zur Umsetzung von Projekten beeinträchtigt, empfehle ich Ihnen, sich kostenlos bei ClickUp anzumelden und es auszuprobieren.